Welkom bij ponyclub Wouw Vooruit. Informatiefolder / Regels Ponyclub Wouw Vooruit

Transcriptie

1 Welkom bij ponyclub Wouw Vooruit Informatiefolder / Regels Ponyclub Wouw Vooruit Herziene uitgave oktober

2 Inhoudsopgave 1. Hoe de club is opgebouwd 2. Lidmaatschap 3. Het oefenen 4. Concours rijden 5. Activiteiten 5.1 Eigen concours 5.2 Ponykamp 5.3 Jaarvergadering 5.4 Vaardigheidsdiploma s 5.5 Overige activiteiten 6. (Tussentijds) afmelden lid, pony 7. Vragen, problemen en/of ideeën? 8. Op tijd inleveren van papieren 2

3 1. Hoe is de club opgebouwd? De ponyclub is een onderdeel van de Stichting Ruitersportcentrum de Krekelberg waar ook de landelijke rijvereniging deel van uit maakt. De stichting is namelijk opgebouwd uit afgevaardigden van de ponyclub, afgevaardigden van de landelijke rijvereniging en een neutrale voorzitter. Deze stichting is verantwoordelijk voor zaken zoals het oefenterrein, de gebouwen die erop staan en de eventuele aanschaf van spullen voor het gebruik van beide verenigingen. Van onze club is er 1 vertegenwoordiger die zitting neemt in het bestuur van de stichting. Indien u vragen of problemen heeft over het clubhuis en het oefenterrein kunt u hiervoor bij hem terecht. De ponyclub bestaat vervolgens uit een bestuur en heeft verschillende gediplomeerde instructeurs. Het bestuur heeft een de dagelijkse leiding over de ponyclub en bestaat uit een voorzitter, vicevoorzitter, secretaris, penningmeester en leden. De gediplomeerde instructeurs verzorgen de lessen en helpen / begeleiden en organiseren ook mede de overige activiteiten van de club. Naast het gewone secretariaat is er ook nog een wedstrijdsecretariaat, maar hierover later meer. Het bestuur wordt in haar beslissingen bijgestaan door de commandanten. 2. Lidmaatschap Op het moment dat er een nieuw lid aangemeld wordt, wordt dit in de bestuursvergadering gemeld en wordt n.a.v. onderstaande criteria bekeken of deze aangenomen kan worden voor een proefperiode. Dit is een periode van 3 keer oefenen om te kijken of het aspirant lid het naar zijn of haar zin heeft, hoe de pony zich gedraagt in groepsverband en of er een wederzijdse klik is met de rest van de clubleden. Indien de ruiter na de proefperiode lid wil worden beslist het bestuur in haar vergadering of een persoon al dan niet wordt aangenomen. Punten waar rekening mee gehouden wordt met het besluit tot proefperiode en lidmaatschap zijn o.a.: Is er plaats binnen de club qua groepindeling waar de betreffende ruiter tussen zou passen. 3

4 Indien een ruiter van een andere club naar onze club wil komen wordt bij de andere club informatie ingewonnen en dient er vanuit de andere club altijd schriftelijk toestemming gegeven te worden dat de ruiter deze club mag verlaten. De ruiter of amazone moet: - 6 jaar of ouder zijn - beschikken over een pony, paard is niet toegestaan - zelfstandig kunnen rijden in een groep: 1 uur in stap en draf - elke zaterdagochtend of woensdagavond komen oefenen indien er geen geldige reden is om niet te komen. Onze club heeft het verenigingsbelang hoog in het vaandel en rekent er daarom op dat de ruiters zaterdags komen oefenen tenzij er omstandigheden zijn dat dit niet kan. Als een kind definitief lid wordt van de club krijgt u van onze penningmeester een rekening van contributie. Deze contributie bedraagt 200,- per jaar voor de leden die lessen volgen en deelnemen aan wedstrijden. De hoogte van de eerste contributienota is afhankelijk van de datum waarop het lidmaatschap in is gegaan. Deze zal naar het aantal maanden verrekend worden. Indien een ruiter lid wordt aan het einde van het jaar en dan nog wedstrijd wil gaan rijden zullen de extra kosten die voor de KNHS gemaakt moeten worden ook betaald moeten worden. De contributie omvat kosten voor instructie in de club, kringcontributie, huur aan Stichting Ruitersportcentrum, deelname aan extra activiteiten zoals Sinterklaas, bosrit, kosten voor drinken tijdens oefenen voor de ouders en na het oefenen voor de kinderen. De kosten voor de inschrijvingen voor de wedstrijden en startkaarten komen voor eigen rekening. Indien een ruiter met meerdere pony s deelneemt aan de wedstrijden zijn de kosten voor een extra startkaart ook voor eigen rekening. Ook indien er in de loop van het jaar met een andere pony een startkaart wordt aangevraagd en wordt deelgenomen aan de wedstrijden is dit voor eigen rekening. Bij tweede en volgende gezinsleden zal er een korting plaatsvinden. De pony moet zodra deze voor de eerste keer op het oefenterrein komt ingeënt zijn tegen influenza. Bij de pony moet een geldige influenzalijst aanwezig zijn op het paspoort. Let er op dat de pony elke keer tijdig wordt ingeënt. 4

5 Extra mogelijkheden rondom lidmaatschap: Het is ook mogelijk om lid te worden waarbij je geen gebruik maakt van de lessen en ook niet meedoet aan de activiteiten. Voor deze basiscontributie van 50,- kun je gebruik maken van het oefenterrein met de pony. Wedstrijdruiters die geen gebruik maken lessen kunnen lid worden van de ponyclub en betalen 100,-. Dit is inclusief afdracht KNHS, exclusief startpas. Stil lid Iemand kan stillid worden indien deze stopt als actief rijdend lid van onze club tot en met de leeftijd van 18 jaar. Kosten hiervoor bedragen 100,- per jaar. Een stillid kan dan deelnemen aan activiteiten van de club. 3. Het oefenen: de clublessen Er wordt elke zaterdag geoefend van 10.00uur tot uur (of twee of drie lesgroepen en dan starten we om 9.30uur met de eerste les e.e.a. afhankelijk van de groepsgrootte) op get oefenterrein. Er wordt geoefend in verschillende groepen o.l.v. instructeurs die verantwoordelijk zijn voor het lesprogramma. De ene week wordt er dressuur aangeboden en in de andere week spring- en dressuurles. Er kan door samenvoeging van groepen wel eens van het programma afgeweken worden. Tijdens het oefenen dienen alle aanwezige ruiters en amazones de instructie van de instructeurs op te volgen. Is de ruiter of amazone afwezig zonder af te melden, dan zal deze persoon hier op aangesproken worden. Bij herhaaldelijke afwezigheid zonder afmelden zal binnen het bestuur bekeken worden of actie ondernomen moet worden. Het is namelijk vervelend dat als er bijvoorbeeld een invalinstructeur is gevraagd en het blikt dat er veel ruiters afwezig zijn, waardoor een inval eigenlijk niet nodig was. Het aan- afmelden voor het oefenen voor de zaterdagles kan centraal via de zaterdagles groep WhatsApp die verloopt via coördinator Suzanne Weemaes. Die dit tijdig in verband met de inhuur van de instructeurs en voor het betalen van de binnenbak tijdens de winterperiode. Beslissing over het niet doorgaan van het oefenen wordt door de coördinator, eventueel in overleg met de instructeurs, genomen. Wanneer het oefenen niet doorgaat wordt dit via de WhatsApp doorgegeven. Check daarom op 5

6 zaterdagochtend de WhatsAppgroep. Wordt in uitzonderlijke gevallen later besloten dat het oefenen niet doorgaat, dan worden de ruiters via de WhatsApp op de hoogte gebracht. Tijdens het oefenen is het verplicht om een cap te dragen en rijlaarzen of goede rijschoenen. Tijdens de zomerschoolvakantie houden we een zomerstop met oefenen indien er te weinig ruiters zijn die kunnen (we houden een minimum van 4 ruiters aan). In de wintermaanden november tot en met februari zal op zaterdag binnen geoefend worden in de stal van de familie Peeters te Roosendaal. berichten en onze Facebook pagina Belangrijke mededelingen worden via door gegeven aan de leden. Deze kunnen dus zoals eerder vermeld betrekking hebben op wedstrijden, maar het kunnen ook andere zaken zijn. Bekijk daarom regelmatig je , minimaal enkele malen per week. Leuke nieuwtjes en activiteiten worden ook regelmatig op onze Facebookpagina gezet. Beregenen Bij een stoffig terrein wordt het terrein beregend met de sproei installatie. Iemand van de ouders verzorgd dit. We proberen dit in te delen op toerbeurt. Indien het degene niet tijdig lukt om alles op te ruimen wordt assistentie gevraagd van de overige ouders. Ook wanneer iemand een keer niet kan zal deze zelf voor vervanging moeten zorgen. HELP ELKAAR EEN HANDJE Bij het oefenen zorgen de instructeurs ervoor dat hun ring opgebouwd wordt, hetzij voor dressuur, hetzij voor het springen. Indien tussendoor bij wisseling van het programma balken of hindernispalen weggezet moeten worden, zouden we graag zien dat de ouders hierbij de instructeurs helpen. Dit is ook zo na het oefenen. De dressuurbordjes moeten opgeruimd worden en de balken en de palen in de hangar. Hierbij ook graag hulp van ouders en grotere ruiters. Mest in de binnen bakken direct na de les opruimen. Ook als u buiten de oefentijden van de club gebruik maakt van het terrein, ruim dan de gebruikte balken en palen op en laat geen balken op de grond liggen. Dan rotten ze nog sneller weg. Indien de les gaat beginnen help dan mee de poort te sluiten van het oefenterrein zodat er geen pony s op straat kunnen rennen. Gebruikelijk is dat tijdens de les koffie gezet wordt voor de ouder en instructeurs. Wij achten het als bestuur niet nodig hier iemand 6

7 vast voor aan te stellen, maar help elkaar hierbij een handje. Diegene die zich geroepen voelt op een bepaalde zaterdagochtend koffie te zetten kan hiervoor de spullen uit de akst halen. Koffie kan dan uitgedeeld worden aan ouders en instructeurs tijdens het oefenen. Aan het einde van de les krijgen de ruiters drinken. Help elkaar ook bij het inschenken van de bekers drinken voor de ruiters, die u kunt plaatsen in de houder die hiervoor gemaakt is. Laat het oefenterrein en het clubhuis netjes achter. Doe afval (bekers, melkkuipjes, snoeppapiertjes, koffiefilterzak, e.d.) allemaal in de vuilnisbak, maak met een doekje het aanrecht schoon. Zorg ervoor dat alle tafels en stoelen voordat u naar huis gaat weer binnen staan. Dus nogmaals, help elkaar een hand want vele handen maken licht werk. Graag na gebruik van het clubhuis alles schoon achterlaten. Als de ouders en de ruiters na het oefenen het clubhuis netjes achter laten is het echte schoonmaken ook veel minder werk. Voor het zomerseizoen worden de ouders ingedeeld om het clubhuis te poetsen. Neem eventueel een volle vuilniszak mee naar huis! 4. Concoursen rijden Als de ruiter zover is dat hij of zij wedstrijden wil gaan rijden moet er voor de combinatie een startkaart aangevraagd worden, want zonder startkaart kunnen er nu eenmaal geen wedstrijden gereden worden. Voor vragen wat je moet kunnen om op concours te kunnen rijden en wat de mogelijkheden zijn op concours (o.a. individuele dressuur / bixie wedstrijdjes) kun je terecht bij Suzanne Weemaes. Indien je concours wilt gaan rijden neem dan ook contact op met Suzanne, via de ponyclub pcwouwvooruit@hotmail.com. Zij zal dan doorgeven wat je allemaal bij haar in moet leveren om een startkaart aan te vragen bij de KNHS. Het aanvragen van een startkaart duurt ongeveer 4 weken. Daarna kan er een wedstrijd worden gereden. Indien je voor de eerste keer naar concours gaat vraag dan de instructeurs of aan Suzanne onze secretaris, hoe de gang van zaken is op een concours. Pony moet gechipt zijn voor je naar een concours kunt gaan. Is je pony nog niet gechipt, vraag dan aan de wedstrijdsecretaresse hoe dit in zijn werking gaat. Wanneer de pony is gechipt krijg je een paspoort voor de pony. Dit paspoort moet op wedstrijden altijd getoond kunnen worden. In dit paspoort moeten ook de influenza inentingen genoteerd worden. Hierin moet ook de eerste basis inenting aangegeven 7

8 zijn door de dierenarts. Ook de hoogte van de pony moet hierin genoteerd worden. Per 1 januari 2010 is het medisch inlegvel verplicht. Bij in gebreke zijn van, kunt u niet geweigerd worden voor een wedstrijd echter riskeert u wel een hoge boete. Inschrijven voor concoursen De wedstrijden kun je vinden op en op Je kunt zelf inschrijven voor wedstrijden, online of door het sturen van een mail met eventueel een ingevuld wedstrijdformulier. Op (onder mijn knhs ) tref je alle informatie over behaalde punter van een ruiter en pony. Let wel op, als je inschrijft ben je wel inschrijfgeld verschuldigd. Ook als er niet gereden wordt. De starttijden voor de concoursen en de plaats van het concours worden bekend gemaakt op Meestal de in de week vooraf. Afmelden voor concoursen moet u via het wedstrijdsecretariaat van de organiserende club doen. (waar ook eerder naar toe is g d) Tijdens de wedstrijden moet de startkaart en paspoort met daarin de correcte vermeldingen van de influenza inentingen, altijd meegebracht worden. Starten in de juiste klasse De verantwoording voor het starten in de juiste klasse ligt bij de ruiter zelf. Ook eventuele boetes zijn voor de ruiter zelf. Reglementen zijn te vinden op Het aantal winst- en verliespunten kun je ook zelf bijhouden bij Bewaar wel goed je coupons en schrijf er iedere keer op hoeveel winst, dan wel verliespunten je dan in totaal hebt. Dit is altijd je gelding bewijs als er bij de KNHS iets misgaat. Wanneer je promoveert naar een hogere klasse graag de wedstrijdsecretaris hiervan op de hoogte brengen. Winst- en verliespunten en wanneer promoveren Een overzicht hiervan kun je vinden op de site van de KNHS onder wedstrijdreglementen. 5. Activiteiten De ponyclub organiseert elk jaar een aantal vaste activiteiten, maar neemt ook deel aan evenementen van andere organisaties. Zelf organiseert de club meestal een concours, ponykamp, buitenrit, 8

9 onderling concours, Sinterklaasmiddag en de begeleiding voor de vaardigheidsdiploma s. Evenementen waar de club aan meewerkt zijn onder andere de intocht Sint Nicolaas en de Grote Clubactie. Indien er eigen activiteiten zijn is het niet wenselijk om ergens anders aan een wedstrijd mee te doen. Dit om de clubgeest er in te houden en er niet voor te zorgen dat de organisatie van ons eigen evenement weinig deelnemers heeft door inschrijving aan wedstrijd elders. Eigen concours Ieder jaar wordt er in de periode van 1 april tot 1 oktober (het groene seizoen) een datum geprikt om een buitenwedstrijd te organiseren. Op onze wedstrijd worden andere verenigingen uitgenodigd om samen de verschillende takken van paardensport te beoefenen. De voorbereiding en de coördinatie van deze wedstrijd wordt gedaan door het bestuur. Zij verdelen de taken voor de werkzaamheden in de aanloop naar het concours toe en op de dag zelf. Hiervoor wordt ook de hulp van ouders ingeroepen om tot een geslaagde dag te komen. Op de concours dag zelf worden de ouders ingedeeld met een vast taak. Bij het opbouwen van het concours en het afbreken ervan wordt op alle medewerking van de ouders gerekend. Tijdens de voorbereiding wordt ook aan alle ouders gevraagd om advertentie op te halen voor het programmaboekje of een andere vorm van sponsoring zoals bijvoorbeeld vlaggen en reclameborden. De inkomsten hiervan zijn namelijk de voornaamste reden dat we winst maken net het concours. Indien we geen sponsorgelden ontvangen of maar heel weinig is de kaas zeer groot dat we eindigen met een negatief saldo na het concours. Dit kan mogelijk weer leiden tot contributieverhoging. Dus haal daarom zoveel mogelijk sponsorgeld op ten behoeve van de clubkas en hiermee voor uw eigen kinderen. Ponykamp In de mei- of zomervakantie gaat de ponyclub meestal een weekend of 5 dagen op kamp. Het is de laatste jaren gebruikelijk dat het kamp in de eerste week van de schoolvakantie valt. Voor het kamp wordt een eigen bijdrage gevraagd. Het bestuur zorgt voor een geschikte kampeerboerderij en voor het programma tijdens het kamp. Tijdens het kamp worden er door het bestuur kampouders aangesteld. Zij hebben als taak het verzorgen van 9

10 eten en drinken voor de deelnemers en voor de opvang van de kinderen tijdens het kamp. Het ponykamp heeft meestal een thema waaraan het spelprogramma wordt aangepast. Ook organiseren we in deze dagen een supergezellige ouder avond. Jaarvergadering Ter afsluiting van een kalenderjaar wordt er een jaarvergadering gehouden. In deze vergadering komen alle activiteiten en bijzonderheden aanbod die dat jaar geweest zijn. Ook wordt er door de penningmeester een financieel verslag voorgelezen. Op deze vergadering worden alle ouders en ruiters verwacht omdat er veel belangrijke informatie gegeven wordt. U kunt dan ook vragen stellen en voorstellen doen. Vaardigheidsdiploma s De ponyclub begeleidt de ruiters met de voorbereidingen voor het vaardigheidsdiploma veulen, A, B, en C. Dit zijn diploma s die door de KNHS afgegeven worden voor bepaalde vaardigheden die de ruiters met hun pony s af moeten leggen. Er is zowel een theorieals een praktijkgedeelte. Dit wordt georganiseerd door de Kring West-Brabant. Per jaar wordt door het bestuur bekeken of er weer centrale diplomadagen worden georganiseerd. Overige activiteiten Naast al deze activiteiten doet de club ook mee aan Intocht van Sinterklaas en de Grote Club actie. Deze landelijke loterij actie levert de club extra inkomsten op, waarmee tijdens het jaar dingen georganiseerd kunnen worden voor de ruiters en amazones van de club. De inzet van alle leden is dus van groot belang om al de activiteiten te kunnen blijven organiseren en ervoor te zorgen dat de contributie niet te snel omhoog hoeft. Hierbij stellen wij ieder lid verplicht om tenminste vier loten te verkopen. Het niet inleveren van uw lotenboekje zal dan worden doorberekend bij uw contributie. 10

11 6. (Tussentijds) afmelden Indien een lid wil stoppen voor het volgende kalenderjaar moet de afmelding voor 15 november in het jaar voorafgaand, aan het secretariaat worden doorgegeven omdat dit voor 1 december doorgegeven moet worden aan de KNHS. Indien dit niet gebeurt worden de kosten voor de KNHS toch gewoon gemaakt. Tevens dienen alle verschuldigde bedragen voor 15 november voldaan te zijn. Neem hier zelf contact op met de penningmeester. Indien een lid in de loop van het jaar stopt wordt er geen teruggave van contributie betaald. Ook wanneer een bepaalde pony voor het volgende kalenderjaar afgemeld moet worden alsmede als met een andere pony per 1 januari wilt starten, moet dit voor 15 november doorgegeven worden aan het wedstrijdsecretariaat. Indien een lid stopt omdat de maximale leeftijd is bereikt (ruiters mogen blijven tot en met het jaar dat ze 18 worden) hoeft de ruiter zich niet zelf af te melden. Dit gebeurt vanuit het secretariaat. 7. Vragen, problemen en/of ideeën? Heeft u vragen naar aanleiding van deze informatie folder dan kunt u terecht bij het bestuur. Neem dan contact op met diegene waarvan u denkt dat die uw vraag het beste kan beantwoorden. Hiermee wordt bedoeld dat als er vragen zijn over wedstrijden u bij het secretariaat moet zijn, vragen over contributie bij de penningmeester en vragen over de lessen bij de instructeurs. Heeft u verder vragen, problemen of opmerkingen over het gebeuren op de ponyclub, maak deze dan kenbaar aan een van de bestuursleden of instructeurs. Deze kunnen dan, indien nodig, verder binnen het bestuur en/of net instructeursteam behandeld worden. Aarzel niet als u ergens mee zit, maar maak er direct melding van, zodat deze zaken direct besproken en behandeld kunnen worden. Al uw vragen kunnen worden verzonden naar pcwouwvooruit@hotmail.com, dit adres wordt door alle bestuursleden uitgelezen. 11

12 8. Op tijd reageren! Tot slot willen wij u erop wijzen dat er veel door het secretariaat en het wedstrijdsecretariaat via of een schrijven wordt doorgegeven en waarin dan gevraagd wordt om deelname aan activiteiten (o.a. wedstrijden, kamp e.d.) voor een bepaalde datum te beantwoorden. Wij vragen u dringend om dit dan ook voor de aangegeven datum te beantwoorden. Dit om te voorkomen dat iemand niet is ingeschreven voor een gewenste wedstrijd of andere activiteit. Hopende u hiermee voldoende informatie gegeven te hebben, wensen wij u maar vooral uw kind(eren) een gezellige en sportieve tijd toe bij onze vereniging. Het bestuur 12