Stappenplan implementatie synchronisatieservice

Transcriptie

1 Stappenplan implementatie synchronisatieservice Beschrijving stap Wie? Datum gepland Project Voorbereidingsfase (Week 1 t/m 4) Datum gerealiseerd Bestede tijd (uren) Paraaf Stap 1: Neem de beslissing Stap 2: Breng de randvoorwaarden op orde Stap 3: Maak een projectplan Stap 4: Informeer het apotheekteam Stap 5: Communiceer met de omgeving Stap 6: Stel procedures op Project - Uitvoeringsfase (Week 5 t/m 20) Stap 7: Draai eerst proef Stap 8: Beheers het project Stap 9: Selecteer potentiële synchronisatiepatiënten Stap 10: Benader uw patiënten Stap 11: Voer intakegesprekken Stap 12: Lever de gesynchroniseerde medicatie af Stap 13: Herhaal de medicatie Stap 14: Verwerk medicatiewijzigingen Stap 15: Evalueer periodiek het medicijngebruik met patiënten Project Mijlpalen 5 patiënten maken gebruik van de service 10 patiënten maken gebruik van de service 15 patiënten maken gebruik van de service 20 patiënten maken gebruik van de service 25 patiënten maken gebruik van de service Project Evaluatiefase (Week 21 t/m 24) Stap 16: Bespreek het project binnen het projectteam Stap 17: Bespreek het project met het apotheekteam Stap 18: Maak een verslag van het project Stap 19: Sluit feestelijk af!!! Toelichting: Vul bij Wie? de persoon in die verantwoordelijk is voor het resultaat. Vul bij datum gepland in wanneer deze stap afgerond moet zijn.

2 Projectplan implementatie synchronisatieservice Naam apotheek: Status projectplan: Voorbeeld Datum goedkeuring: Handtekening: Inleiding Wat is synchronisatie? Wanneer patiënten meerdere geneesmiddelen naast elkaar gaan gebruiken, neemt de complexiteit van het medicijnbeheer in de thuissituatie toe. Zeker bij wisselingen in de medicatie, bij ontslag uit het ziekenhuis of bij substitutie van specialité naar generiek of parallel kan dit leiden tot problemen. Voor onze apotheek ligt hier een taak om de patiënt te informeren (begrip te vergroten) en het aanvragen van geneesmiddelen zo eenvoudig mogelijk te maken (synchroniseren). Bovendien leidt een overzicht van de gebruikte medicatie bij arts en apotheker tot meer inzicht in de therapie, zodat de patiënt optimaal behandeld wordt. De synchronisatieservice is een service van de apotheek voor patiënten met meervoudige chronische medicatie en omvat de volgende acties: Houden van een intakegesprek met de patiënt, waarbij informatie gegeven wordt over de therapie, de medicijnvoorraad wordt opgeschoond en aflevertijdstippen van de chronische medicatie op elkaar worden afgestemd; Zorg dragen voor het tijdig aanvragen en afleveren van chronische medicatie voor de patiënt inclusief het aanvragen of ter autorisatie voorleggen van herhaalrecepten bij de huisarts; Wanneer de thuisvoorraad op is contact opnemen met de patiënt over het herhalen van de medicatie; Monitoren van het medicijngebruik en dit periodiek evalueren met de patiënt. Waarom dit project? (Motivatie waarom dit project aansluit bij de visie en het beleid van de apotheek, omschrijf de effecten op uw relatie met uw klanten, met externen en binnen uw eigen apotheek en ga in op de randvoorwaarden voor dit project, beschrijf ook de directe aanleiding voor dit project) Projectopdracht (naam opdrachtgever, meestal de beherend apotheker) geeft opdracht om een synchronisatieservice te implementeren in de apotheek. De implementatie zal projectmatig gebeuren met de synchronisatiemodule van KNMP/WINAp als uitgangspunt. Doelstelling met beoogde resultaten We gaan 25 patiënten die chronisch medicatie gebruiken medicatie leveren via een synchronisatieservice. We doen dit met het hele apotheekteam en in samenwerking met lokale huisartsen en andere zorgverleners in de regio. Onze aanpak is projectmatig en het project is in zes maanden afgerond. Resultaten 25 klanten maken gebruik van onze synchronisatieservice; We werken bij de uitvoer van onze synchronisatieservice samen met lokale huisartsen; Relevante doelgroepen zijn geïnformeerd over dit project; Procedures voor de uitvoer van de synchronisatieservice zijn opgenomen in ons kwaliteitssysteem; Er is een plan beschikbaar voor de verdere implementatie van onze synchronisatieservice en de communicatie hierover richting derden; Uitvoer en onderhoud van onze synchronisatieservice is overgedragen van het projectteam aan de apotheekorganisatie.

3 Algemene planning Dit project is opgedeeld in 3 fasen. De voorbereidingsfase, de uitvoeringsfase, en de evaluatiefase. In de voorbereidingsfase maakt we ons projectplan. De samenwerking wordt opgezet binnen het apotheekteam en met externe betrokkenen, met name huisartsen. We stellen procedures op voor de uitvoering van de service en maken daarbij zoveel mogelijk gebruik van ons AIS. In de uitvoeringsfase gaat we de eerste patiënten onze synchronisatieservice aanbieden. We maken een selectie van potentiële synchronisatiepatiënten, nodigen deze mensen uit en voeren intakegesprekken. Na includering herhalen we periodiek de gesynchroniseerde medicatie. Dit betekent dat we als apotheek zorgdragen voor het tijdig aanvragen, gereedmaken en afleveren van de medicatie. In de evaluatiefase gaat we na in hoeverre het project is verlopen zoals we hadden gepland en maken we eventuele aanpassingen. We kijken hoe de synchronisatieservice verder kan worden uitgebreid en welke acties daarbij noodzakelijk zijn. We ronden het project af met een projectverslag. Na afsluiting van het project is de synchronisatieservice een vast onderdeel van ons zorgaanbod. Fase Mijlpalen Tijdplanning Uren projectteam Voorbereidingsfase Procedures en (Week 1 t/m week 4) (10-12 uur) communicatieplan zijn gereed Uitvoeringsfase 25 patiënten zijn (Week 5 t/m week 20) (55-60 uur) geïncludeerd Evaluatiefase Projectverslag is gereed (Week 21 t/m Week 24) (10-15 uur) en het project is afgesloten Totaal 24 weken uur Projectorganisatie Projectleider: Projectmedewerkers: Intern betrokkenen (Vermeld hier de namen, relaties en rollen van de andere apotheekmedewerkers die bij het project zijn betrokken. ) Extern betrokkenen (Vermeld hier de namen, relatie en rollen van externe personen of bedrijven die bij het project zijn betrokken.)

4 Projectbeheersing Tijdregistratie Binnen dit project wordt op twee niveau s de tijdsbesteding vastgelegd. Tijd besteedt aan de opzet en uitvoer van het in het algemeen wordt vastgelegd in de kolom bestede tijd van het stappenplan. Tijdregistratie wordt op dit formulier vastgelegd in uren. Tijdsbesteding die direct gekoppeld kan worden aan patiënten wordt vastgelegd op het registratieformulier van de betreffende patiënt. Tijdregistratie wordt op dit formulier vastgelegd per kwartier. Voortgangsrapportage maandelijkss wordt de voortgang van het project door de projectleider vastgelegd en gerapporteerd aan de opdrachtgever en het apotheekteam. Hierbij wordt het stramien gebruikt van de voortgangsrapportage. Projectdocumentatie (Vermeld hier welke projectdocumenten er zijn en waar deze documenten worden opgeslagen)

5 Communicatieplan implementatie synchronisatieservice Goedgekeurd door: Doelgroepen, doelen en middelen Doelgroep Doel Middel (Benoem per doelgroep welk doel u wenst te behalen en met welke middelen en materialen u dit gaat doen) Planning communicatie Geplande actie Wie? Datum gepland Datum gerealiseerd Bestede tijd (min) Paraaf Let op: sommige communicatiemiddelen vergen ook de nodige voorbereiding, neem dit mee in de planning.

6 Voortgangsrapportage implementatie synchronisatieservice Naam apotheek: Projectleider: Periode: (bijvoorbeeld week 24 / 25) Voortgang van het project Geplande stappen - Gerealiseerde stappen Bestede tijd Toelichting voortgang (Ligt toe hoe het project er voor staat. Waarom is de voortgang anders dan gepland. Eventueel nieuwe data gepland voor uitvoer van stappen. Benoem specifiek de hoogte- en dieptepunten in relatie tot de bewaking van het project: wat ging er goed en wat niet.) Knelpunten en risico s (Beschrijving van voorgedane problemen en oplossingen, inschatting van risico s voor resultaten van het project. Welke maatregelen zijn getroffen om de knelpunten op te lossen en de risico s te vermijden? Hebben deze maatregelen effect gehad?) Projectwijzigingen (Hebben zich wijzigingen voorgedaan ten opzichte van het projectplan? Staan er wijzigingen gepland? De projectleider heeft met de opdrachtgever afgesproken welke wijzigingen hij zonder tussenkomst van de opdrachtgever mag accepteren.) Vooruitblik naar komende periode (Wat kan de opdrachtgever de komende maand verwachten? Wat kan het apotheekteam verwachten?)

7 Procedure selecteren van synchronisatiepatiënten Versie: Goedgekeurd door: Paraaf: Verantwoordelijke persoon: Doel Het opstellen van een overzicht van patiënten aan wie synchronisatie kan worden aangeboden. Gerelateerde documenten (geef aan welke procedures, werkinstructies, formulieren en protocollen een relatie hebben met deze procedure) Beschrijving Criteria Patiënten komen in aanmerking voor synchronisatie wanneer ze aan de volgende criteria voldoen: Ingeschreven bij de apotheek Gebruik van 2 of meer chronische middelen. Specifieke doelgroepen zijn: Selecteren van patiënten Voer de volgende methodes uit om tot een overzicht van potentiële klanten te komen: Verzamel van elke patiënt de volgende gegevens en maak een overzicht: Naam, adres, telefoonnummer Geboortedatum Naam huisarts Geneesmiddelgebruik Reden van selecteren Controleren Controleer het overzicht en beperk deze tot de 25 meest relevante patiënten. Bespreek indien nodig met de huisarts en/of thuiszorg. Geef het overzicht vrij middels een paraaf van de apotheker. Uitnodigen van patiënten Voer de intakeprocedure uit om klanten uit te nodigen.

8 Procedure intake van patiënten synchronisatieservice Versie: Goedgekeurd door: Paraaf: Verantwoordelijke persoon: Doel Het opnemen van patiënten in de synchronisatieservice. Gerelateerde documenten (geef aan welke procedures, werkinstructies, formulieren en protocollen een relatie hebben met deze procedure) Beschrijving Patiënten uitnodigen Benader de geselecteerde patiënten op de volgende wijze: Leg uit welke service de apotheek biedt en bespreek daarbij de volgende punten: Maak een afspraak voor een intakegesprek, waarbij de patiënt dient mee te nemen: het intakegesprek voorbereiden Stel een overzicht op van de medicatie en maak daarbij onderscheid tussen synchroniseerbare en niet-synchroniseerbare medicatie. Ga na welke vragen er zijn rondom de medicatie. Leg een dossier aan. Het intakegesprek voeren Voer de volgende handelingen uit gedurende het intakegesprek: Bespreek hoe de nieuwe wijze van aanvragen en leveren van medicatie eruit zou zien Bespreek wat de gevolgen zijn voor de medicatie van de patiënt Bespreek de frequentie van herhalen Neem de medicijnvoorraad door Verkrijg toestemming voor synchronisatie Maak een afspraak voor de eerste levering Het intakegesprek registreren Leg vast welke afspraken er met de patiënt zijn gemaakt middels het patiëntregistratieformulier en het Apotheek Informatie Systeem. Leg vast wanneer de medicatie herhaald dient te worden. Autorisatie (huis)arts Leg het medicatieoverzicht voor aan de behandelend (huis)arts en verzoek om autorisatie. Bespreek eventuele wijzigingsvoorstellen met de patiënt en de behandelend arts.

9 Medicatie aanschrijven en afleveren Voer de volgende handelingen uit, volg daarbij de gangbare procedures: Schrijf de medicatie aan. Voer medicatiebewaking uit. Maak de medicatie gereed voor aflevering. Controleer de medicatie. Lever de medicatie af zoals is afgesproken.

10 Procedure herhalen van medicatie synchronisatieservice Versie: Goedgekeurd door: Paraaf: Verantwoordelijke persoon: Doel Het afleveren van medicatie aan patiënten die gebruik maken van de synchronisatieservice. Gerelateerde documenten (geef aan welke procedures, werkinstructies, formulieren en protocollen een relatie hebben met deze procedure) Beschrijving Houdt bij wanneer de medicatievoorraad op is. Start dagen voordat de medicatie op is met onderstaande procedure. Medicatie aanvragen Voer de volgende handelingen uit: Neem contact op met de patiënt. Bespreek welke medicatie er herhaald dient te worden en hoe en wanneer deze wordt afgeleverd. Leg de afspraken vast. Stel een medicatieoverzicht op. Leg het medicatieoverzicht voor aan de huisarts ter autorisatie. Medicatie gereed maken Voer de volgende handelingen uit, volg daarbij de gangbare procedures: Schrijf de medicatie aan. Voer medicatiebewaking uit. Maak de medicatie gereed voor aflevering. Controleer de medicatie. Medicatie afleveren Lever de medicatie af volgens de eerder gemaakte afspraken. Medicatie declareren Declareer bij de zorgverzekeraar.

11 Procedure wijzigen van medicatie synchronisatieservice Versie: Goedgekeurd door: Paraaf: Verantwoordelijke persoon: Doel Het doorvoeren van wijzigingen in de medicatie van patiënten die gebruik maken van de synchronisatieservice. Gerelateerde documenten (geef aan welke procedures, werkinstructies, formulieren en protocollen een relatie hebben met deze procedure) Beschrijving Wijzigingsverzoek beoordelen Controleer of het wijzigingsverzoek afkomstig is van de patiënt of van een behandelend arts. Beoordeel de rationaliteit en veiligheid van het wijzigingsverzoek en laat de apotheker paraferen voor akkoord. Wijzigingsverzoek verwerken Stel een nieuw medicatieoverzicht op. Leg het medicatieoverzicht voor aan de huisarts ter autorisatie. Schrijf nieuwe medicatie aan in een zodanige hoeveelheid dat de medicatie gesynchroniseerd blijft. Maak nieuwe medicatie gereed. Controleer de medicatie. Lever medicatie af. Haal gestopte medicijn op.

12 Werkinstructie uitvoering synchronisatieservice 1. Nodig patiënt en eventueel partner uit voor een intake gesprek. Vraag of zij alle geneesmiddelen die nu in huis zijn mee willen nemen. Vraag ook of de thuiszorg ondersteunt. Zo ja, wie is de contactpersoon? 2. Intake gesprek: Stel jezelf voor, leg het systeem uit en wijs patiënt op de voordelen dier er voor hem/haar in zitten. 3. Neem de medicatie door aan de hand van onze gegevens (gebruik profielrapport en historie van 1.5 jaar) en van de geneesmiddelen die de patiënt heeft meegebracht. 4. Gooi in overleg met de patiënt alle niet relevante geneesmiddelen meteen weg. 5. Bespreek met patiënt waarvoor de verschillende geneesmiddelen worden gebruikt en op welk tijdstip ze worden ingenomen. Laat de patiënt vertellen! 6. Stel samen met de patiënt de lijst van chronisch te gebruiken geneesmiddelen vast en welke geneesmiddelen op aanvraag/ zonodig gebruikt worden. 7. Spreek af op welke datum we beginnen met de synchronisatielevering. Houd rekening met de voorraad die patiënt nog thuis heeft. Kies een maandag en vertel op welke dag van de week de geneesmiddelen gehaald kunnen worden cq bezorgd worden (een dinsdag?) We leveren in principe voor 30 dagen!! 8. Laat patiënt de toestemmingsverklaring tekenen 9. Vul het patiëntregistratieformulier in en let op in juist invullen van de bestede tijd!! 10. Maak een synchronisatierecept aan: * Werk op werkstation: * zoek PATIENT * werk met synchronisatie project blanco dossier * vul alle gegevens (in blanco dossier cursief gedrukt) van patiënt, huisarts en startdatum. * sla het document op (bestand opslaan als) onder de naam van de patiënt, gevolgd door synchronisatie. * Laat dit patiëntendossier meteen tekenen door de betreffende huisarts. 10. Maak 4 bakjes, voor elke week 1 bakje. Leg het nieuwe patiëntendossier in het juiste bakje. 11. Op maandag worden de recepten voor die week verwerkt. 12. Bel de patiënt op en overleg of er op aanvraag medicatie nodig is en spreek af wanneer de geneesmiddelen kunnen worden opgehaald of worden bezorgd. 13. Schrijf de geneesmiddelen aan en gebruik het patiëntendossier als recept. 14. Print een nieuw dossier uit en leg dit in het juiste bakje voor de volgende levering.

13 Betreft: SYNCHRONISATIEPROJECT IN APOTHEEK Beste Collega's, Farmaceutische Patienten Zorg Zoals beloofd zullen we dit jaar, na alle interne organisatieveranderingen in de apotheek (veel bereikt in korte tijd met jullie inzet, waarvoor mijn dank) ons extern gaan richten met "Farmaceutische Patiënten Zorg" (FPZ-projecten). Uiteindelijk zijn we daarvoor allemaal de farmacie in gegaan, niet om "doosjes te schuiven"... Het synchronisatieproject valt ook onder de noemer FPZ. "Synchronisatie is het op elkaar afstemmen van de door de patiënt gebruikte chronische medicatie". Achtergrond Synchronisatieproject Wanneer onze patiënten meerdere geneesmiddelen naast elkaar gaan gebruiken, neemt de complexiteit van het medicijnbeheer in de thuissituatie toe. Zeker bij wisselingen in de medicatie, bij ontslag uit het ziekenhuis of bij substitutie van specialité naar generiek of parallel kan dit leiden tot problemen. Voor onze apotheek ligt hier een taak om de patiënt te informeren (begrip te vergroten) en het aanvragen van geneesmiddelen zo eenvoudig mogelijk te maken (synchroniseren). Bovendien leidt een overzicht van de gebruikte medicatie bij arts en apotheker tot meer inzicht in de therapie, zodat de patiënt optimaal behandeld wordt. Doel van de synchronisatieservice is om patiënten te ondersteunen bij het gebruik van hun medicatie. Correct en veilig gebruik wordt bevorderd door te zorgen dat de patiënt altijd voldoende en de juiste medicatie in huis heeft en weet hoe hij hier mee om moet gaan. Het Synchronisatieproject Het synchronisatieproject zal starten op datum Het synchronisatieproject zal een half jaar duren. In dit half jaar gaan we 25 patiënten includeren. Welke patiënten komen nu in aanmerking voor het synchroniseren? -patiënten die meer dan 5 geneesmiddelen chronisch gebruiken -patiënten die ontslagen zijn uit het ziekenhuis (ontslagrecepten) -patiënten die zelf aangeven dat ze niet synchroon lopen met hun medicatie -patiënten die Thuiszorg aangeeft -patiënten die wij zelf geschikt vinden Welke voordelen heeft de patiënt door dit synchroniseren? -Gemak voor de patiënt altijd de juiste medicijnen in huis (hoeft daar niet bij na te denken en/of "te laat aanvragen" aan te vragen). -Optimale farmacotherapie, omdat het medicijngebruik onder de loep wordt genomen -Door altijd een gepaste voorraad medicijnen in huis te hebben kan de therapietrouw verbeteren

14 Welke voordelen heeft de apotheek door dit synchroniseren? -Extra service verlenen aan patiënten -Expertise uit de apotheek wordt gebruikt (farmacotherapeutische kennis) -Wachttijdreductie aan de balie (minder baliepatiënten) en minder bezorgritten (na synchronisatie bv. 1 x per maand i.p.v. meerdere malen per week) -Minder bezorgritten (ipv meerder malen per week) -Efficiëntere voorraadbeheer (bestelling van medicijnen) -Tijdwinst aantypen van deze bufferrecepten (met 1 druk op de knop worden alle recepten aangeschreven uit de buffer) Wat zullen jullie (assistenten) van dit synchronisatieproject merken? * Het rooster: -Vrijroostering van (namen ) voor dit project * Bij het aanschrijven van recepten: -Geef recepten waarbij je bij het aantypen de vraag "opnemen in aanschrijfbuffer" krijgt aan (namen ). * Bij het uitvullen: -Meer patiënten die volgens een nacontrolerecept moeten worden uitgevuld. 1 x per maand of 1 x per 3 maanden -Uitvullen wat op nacontrolerecept staat en niet afronden naar hele verpakkingen (30 stuks blijft 30 stuks en wordt geen 28 stuks). Dat wordt soms knippen, maar anders blijven de medicijnen niet gelijklopen. Ik hoop dat ik jullie voldoende heb geinformeerd. Hebben jullie tips of feedback voor een praktische uitvoering van dit synchronisatieproject dan horen wij deze graag. Ook alle andere vragen over het synchronisatieproject kun je aan een van ons stellen. Alvast bedankt voor jullie medewerking! Groetjes, (naam projectleider)

15 Beschrijving synchronisatieservice voor huisartsen Wat is synchronisatie? Synchronisatie is het op elkaar afstemmen van de door de patiënt gebruikte chronische medicatie. Als apotheek nemen wij het initiatief, om te zorgen dat de patiënt altijd de juiste medicijnen tijdig in huis heeft. Hoe ziet onze service eruit? Intake gesprek & autorisatieoverzicht: We beginnen met een intakegesprek met de patiënt in de apotheek (eventueel thuis). Hierbij wordt besproken welke medicatie de patiënt chronisch gebruikt en wat de beste frequentie van levering voor de patiënt is. Na het intakegesprek stellen we een medicatieoverzicht op. Dit medicatieoverzicht leggen we altijd voor aan de betreffende huisarts ter autorisatie. Het geautoriseerde medicatieoverzicht geldt als recept, waarna we starten met de periodieke levering van de chronische medicatie aan de patiënt. Continuïteit van levering: De patiënt krijgt per maand of per drie maanden (naar keuze) zijn medicijnen geleverd. De apotheek houdt bij wanneer de medicijnen opraken; maakt de nieuwe voorraad klaar en informeert de patiënt dat de medicijnen weer opgehaald of bezorgd kunnen worden. De hiervoor benodigde recepten worden door middel van autorisatieoverzichten met de arts uitgewisseld. Het synchronisatiesysteem wordt automatisch bijgewerkt, zodat het altijd up-to-date is. Continue coaching van de patiënt: In de loop van de tijd kunnen er door vele oorzaken wijzigingen in de medicatie van de patiënt optreden. De patiënt krijgt er een nieuw medicijn bij, een medicijn wordt gestopt of de patiënt wordt opgenomen in het ziekenhuis. Op al deze cruciale momenten wordt het medicatieoverzicht opnieuw bekeken door de apotheker. Nieuwe medicijnen worden direct gesynchroniseerd (na medicatiebewaking). Oude medicijnen die gestopt moeten worden, worden actief teruggenomen. We zorgen dus dat de patiënt altijd de juiste medicijnen in de juiste hoeveelheden thuis op voorraad heeft. Geïnformeerde huisartsen: Indien een wijziging is ingezet door een specialist, of als het een ontslag uit het ziekenhuis betreft, wordt de betreffende huisarts onmiddellijk op de hoogte gesteld d.m.v. een nieuw medicatieoverzicht. De huisarts is daarmee altijd in het bezit van een up-todate medicatiestatus van de patiënt. Voordeel synchronisatieservice: Hiermee kunnen eventuele onduidelijkheden over de gebruikte medicatie in beeld worden gebracht en mogelijke fouten in de toekomst worden voorkómen, tevens vergroot deze service de efficiëntie richting voorschrijver en patiënt.

16 Voor wie is deze service? Deze service is geschikt voor patiënten met meervoudige chronische medicatie. Gedurende de eerste maanden willen we onze service aan een beperkte groep patiënten aanbieden. Met name patiënten die veel medicijnen naast elkaar gebruiken, patiënten met ontslagrecepten, patiënten die onder begeleiding van de thuiszorg staan en patiënten die om een andere reden problemen hebben met het in hun bezit krijgen van medicijnen, hebben profijt van deze service. Later kunnen we naar verwachting de service uitbreiden naar een grotere groep patiënten. Wat betekent synchronisatie voor de huisarts? Er veranderen weinig ten opzichte van de normale situatie. Herhaalrecepten van patiënten die deelnemen aan deze service zullen voortaan door ons in plaats van de patiënt zelf bij u worden aangevraagd (d.m.v. autorisatieoverzichten, vergelijkbaar als belevering in een verzorgingshuis). In principe leggen wij deze autorisatieoverzichten elke 3 maanden aan u voor, echter indien u de autorisatieoverzichten vaker wenst dan is dit uiteraard mogelijk. Tevens krijgt u bij elke tussentijdse wijziging in de medicatie (specialist of ontslag ziekenhuis, huisarts) een nieuw gewijzigd autorisatieoverzicht. U bent met deze synchronisatieservice altijd in het bezit van een up-to-date medicatiestatus van de patiënt. Verder biedt synchronisatie u de mogelijkheid om patiënten in uw praktijk voor wie het moeilijk is om de medicatie te beheren ondersteuning te bieden. Wij denken als apotheek graag mee over een passende oplossing. Meer informatie? Mocht u vragen hebben over onze synchronisatieservice, dan kunt u deze altijd aan één van ons stellen. Ook tips of feedback voor een praktische uitvoering van deze synchronisatieservice horen wij graag. Alvast bedankt voor uw medewerking. Aanspreekpunten in Apotheek (naam apotheek..) met betrekking tot synchronisatie zijn:

17 Patiëntregistratieformulier Naam patiënt: (Voeg altijd het actuele medicatieoverzicht toe aan dit formulier) Adres: Geboortedatum: Geslacht: M / V Woonplaats: Telefoonnr.: Opmerkingen: Leeftijd: Naam huisarts: Voorbereiding intakegesprek Medicatieoverzicht ja / nee opgesteld: Onduidelijkheid in de ja / nee gebruikte medicatie: Opmerkingen: Wie / paraaf: Bestede tijd (min): Intakegesprek Bestede tijd (min): Wie / paraaf: Locatie: Behandelend artsen: Voorraad opgeschoond: ja / nee Medicatiewijzigingen: ja / nee Medicatie gesynchroniseerd: ja / nee Niet synchroniseerbare medicatie: Inname schema ja / nee meegegeven: Frequentie van leveren: Maandelijks / 3-maandelijks / Anders, Datum eerste levering: Opmerkingen: Distributie: Afhalen / Bezorgen ja / nee

18 Verkrijgen van autorisatie huisarts Bestede tijd (min): Wie / paraaf: Naam huisarts: Akkoord: Ja / nee Medicatiewijzigingen: ja / nee Frequentie van Maandelijks / 3-maandelijks / Anders, autoriseren: Opmerkingen: Eerste keer gereed maken en afleveren medicatie Opmerkingen: Bestede tijd (min): Wie / paraaf:

19 Actie: herhaling / wijziging medicatie / anders Bestede tijd (min): Wie / paraaf: Opmerkingen: Actie: herhaling / wijziging medicatie / anders Bestede tijd (min): Wie / paraaf: Opmerkingen: Actie: herhaling / wijziging medicatie / anders Bestede tijd (min): Wie / paraaf: Opmerkingen: Actie: herhaling / wijziging medicatie / anders Bestede tijd (min): Wie / paraaf: Opmerkingen: Actie: herhaling / wijziging medicatie / anders Bestede tijd (min): Wie / paraaf: Opmerkingen:

20 Toestemmingsverklaring voor synchronisatieservice Hierbij geef ik (naam)..., wonende te (woonplaats)... aan de/het (adres)... aan (naam apotheker) van apotheek (naam apotheek) gevestigd (adres apotheek) tot wie ik mij heb gewend voor het verkrijgen van farmaceutische hulp toestemming voor het leveren van mijn herhaalmedicatie via de synchronisatieservice. Ik ontvang de medicijnen: Elke maand Elke drie maanden Anders, namelijk.. Verder hebben we afgesproken dat: Ik de medicatie zelf in de apotheek kom halen De apotheek de medicatie bij mij thuis bezorgt De apotheek zal bij huisarts de herhaalrecepten aanvragen die nodig zijn voor levering van mijn herhaalmedicatie. En indien nodig vragen over de medicatie bespreken. Ik zal wijzigingen in mijn medicijngebruik zo spoedig mogelijk doorgeven aan de apotheek zodat deze op de hoogte is van mijn actuele medicijngebruik. Ook zal ik de apotheek op de hoogte brengen van medicatie die ik in een andere apotheek of bij een drogist ophaal. De apotheek zal in de maand.contact met mij opnemen om de service en mijn ervaringen met het gebruik van medicijnen met mij te evalueren. Op elk gewenst moment kan ik mijn deelname aan deze service beëindigen. Datum en Plaats Handtekening

21 Gespreksprotocol intakegesprek. Checklist voor het gesprek: o geef uitleg over de service van de apotheek (gemak, handig, beter overzicht,.) o geef uitleg over de herhaalprocedure (synchroniseren, bellen/attenderen, zonodig medicatie, afhalen, herhalingen via huisarts, ). o leg vast wie de behandelend arts(en) is/zijn o vraag toestemming voor het synchroniseren. o maak afspraak over de frequentie, in principe is de service voor 28 dagen bedoeld. o Spreek af dat de patiënt medicatiewijzigingen aan ons doorgeeft. o Spreek af dat de patiënt aan ons doorgeeft wanneer hij/zij in het ziekenhuis wordt opgenomen o Leg uit hoe om te gaan met zonodig medicatie en niet-synchroniseerbare medicatie. o Bespreek het medicatieschema o Schoon de medicatievoorraad op o Maak afspraak over datum eerste levering o Maak afspraak over bezorgen of afhalen o Geef een innameschema mee o Vraag of er nog onduidelijkheden zijn. o Geef aan dat ze bij ons terecht kunnen met vragen.