SOVOR Huishoudelijk reglement 22 januari 2014

Transcriptie

1 Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Roosendaal Raad van Toezicht Huishoudelijk Reglement Algemeen De Raad van Toezicht richt zich bij vervulling van haar taak naar het belang van de organisatie. De leden van de Raad van Toezicht zijn onafhankelijk en opereren zonder last of ruggespraak. De Raad van Toezicht fungeert als een college met gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dat betekent dat alle leden van de Raad van Toezicht gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor besluiten die worden genomen in de Raad van Toezicht, ook als zij zich in de vergadering tegen de inhoud van het besluit hebben uitgesproken. De Raad van Toezicht heeft tot taak toezicht te houden op het beleid en het functioneren van het bestuur en de algemene zaken binnen de organisatie. De Raad van Toezicht staat daarnaast het bestuur met advies terzijde. Artikel 1. Leden 1. Leden worden benoemd conform de Statuten en volgens de in het huishoudelijk reglement beschreven procedures. 2. Leden voldoen aan het profiel, zoals opgenomen in dit reglement. 3. Voor werkzaamheden van leden wordt jaarlijks een vergoeding vastgesteld. Artikel 2. Benoemingsprocedure 1. Leden van de Raad van Toezicht worden benoemd, geschorst en ontslagen door de gemeenteraad van Roosendaal op voordracht van de Raad van Toezicht. 2. Indien een vacature ontstaat in de Raad van Toezicht, wordt de geleding op wiens voordracht het vertrekkende bestuurslid zitting had, in kennis gesteld en verzocht een nieuw kandidaat-lid ter kennis te brengen van de Raad van Toezicht. 3. Ten behoeve van de benoeming voorziet het kandidaat-lid de Raad van Toezicht van een Curriculum Vitae, een ondertekende verklaring van de kandidaat dat hij kennis heeft genomen van de statuten, het huishoudelijk reglement en de voor de branche geldende governancecodes en die onderschrijft, en een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG). Artikel 3. Taakverdeling binnen de Raad van Toezicht 1. De raad van toezicht heeft geen andere taken en bevoegdheden dan die voortvloeien uit de wet, statuten, code goed onderwijsbestuur van de VO-raad en het in de aanhef van dit reglement bepaalde.

2 2. De raad van toezicht kan uit zijn midden vaste en/of ad-hoc commissies instellen en deze belasten met nader door de raad van toezicht omschreven taken. Tevens kan de raad van toezicht voor het functioneren van een vaste of ad-hoc commissie een reglement vaststellen Artikel 4. Rooster van aftreden 1. Volgorde en tijdstip van aftreden vinden plaats conform het huishoudelijk reglement. 2. Voorzitter en vicevoorzitter en secretaris treden niet gezamenlijk af. Artikel 5. Adviseurs 1. De Raad van Toezicht kan besluiten ter vergadering externe adviseurs uit te nodigen. Zij nemen geen deel aan de besluitvorming. Artikel 6. Jaarrekening en jaarverslag 1. De Raad van Toezicht stelt de jaarrekening vast (statuten, 12.3). De jaarrekening wordt na vaststelling ondertekend door alle leden van de Raad van Toezicht (statuten, 12.4). 2. Het jaarverslag als bedoeld in artikel 42b lid 8 van de Wet op het Voortgezet Onderwijs en artikel 19 van de statuten omvat naast de financiële stukken een beschrijving van de werkzaamheden van het bestuur van de stichting. De Raad van Toezicht kan nadere (vorm-)vereisten stellen aan het bestuursverslag. 3. De jaarrekening wordt opgesteld conform de geldende wet- en regelgeving alsmede de richtlijnen van het Ministerie. Artikel 7. Algemene Wet Bestuursrecht 1. Bij bezwaarprocedures op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht inzake door of namens de Raad van Toezicht genomen beslissingen, treden twee daartoe gemandateerde leden van de Raad van Toezicht gezamenlijk op als vertegenwoordigers van de Raad van Toezicht. Artikel 8. Woordvoerderschap 1. De voorzitter van de Raad van Toezicht dan wel zijn waarnemer treedt op als woordvoerder van de Raad van Toezicht. 2. De leden communiceren intern dan wel extern overeenkomstig de besluiten in de Raad van Toezicht. 3. De leden betrachten terughoudendheid bij de communicatie en brengen geen informatie naar buiten die redelijkerwijs als vertrouwelijk is te beschouwen, ook niet na zijn/haar aftreden. Artikel 9. Slotbepaling

3 1. Het huishoudelijk reglement heeft geldigheid tot het moment dat de Raad van Toezicht het huishoudelijk reglement wijzigt. 2. Bij interpretatieverschillen en onderwerpen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de Raad van Toezicht. Bijlagen. De bijlagen vormen een integraal onderdeel van het huishoudelijk reglement A. Profiel van de Raad van Toezicht B. Procedures voor werving en selectie van leden C. Rooster van aftreden D. Reglement Remuneratiecommissie Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld op 25 november 2013 en vervangt alle eerdere versies.

4 BIJLAGE A. Raad van Toezicht van de Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Roosendaal Profiel van de Raad van Toezicht Vastgesteld: 27 maart 2009 De Raad van Toezicht van SOVOR werkt met een profiel van het team, niet met profielen van individuele leden. Bij het uitbreiden of aanvullen van de raad wordt naar volledige invulling van het teamprofiel gestreefd. Binnen de Raad van Toezicht zijn de volgende competenties / deskundigheden aanwezig: a. kennis van en ervaring met regelgeving op het gebied van onderwijs b. kennis van en ervaring met regelgeving en uitvoering op het gebied van financiering van de Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Roosendaal c. onderwijs d. kennis van en ervaring met regelgeving op het gebied van onderwijshuisvesting en gemeentelijk onderwijshuisvestingsbeleid e. kennis van en ervaring met organisatieontwikkeling, veranderingsmanagement, organisatiecultuur f. kennis van en ervaring met integraal personeelsbeleid en de onderdelen daarvan g. relaties binnen de Roosendaalse en regionale gemeentelijke politiek en bij het onderwijs betrokken maatschappelijke groeperingen

5 BIJLAGE B. De Raad van Toezicht van de Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Roosendaal Procedure voor het werven van leden Vastgesteld: 27 maart 2009 Artikel 1: vacature stelling 1. De Raad van Toezicht stelt vast dat er een vacature is. 2. De Raad van Toezicht stelt tevens vast van welke geleding de vacante plaats in de raad is ontstaan. 3. De Raad van Toezicht stelt vast op welke onderdelen van het teamprofiel er in de vacature moet worden voorzien. Op basis hiervan wordt een profiel van het nieuw te benoemen lid opgesteld. 4. De Raad van Toezicht informeert de betreffende geleding omtrent de vacature, en verzoekt de geleding een voordracht te doen op basis van het profiel. 5. De Raad van Toezicht kan de betreffende geleding een voorstel doen voor een kandidaat. Artikel 2: kandidaatstelling 1. De betreffende geleding doet binnen twee maanden na het verzoek aan de Raad van Toezicht een voordracht van een kandidaat. 2. Ten behoeve van de benoeming voorziet het kandidaat-lid de Raad van Toezicht van een Curriculum Vitae, een ondertekende verklaring van de kandidaat dat hij kennis heeft genomen van de statuten, het huishoudelijk reglement en de voor de branche geldende governancecodes en die onderschrijft, en een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG). Artikel 3: benoeming 1. De Raad van Toezicht kan de voorgedragen kandidaat uitnodigen voor een gesprek. 2. De Raad van Toezicht neemt binnen twee maanden na de voordracht van het kandidaatsbestuurslid door de geleding een besluit over voordracht aan de gemeenteraad. 3. Indien de Raad van Toezicht niet overgaat tot voordracht, wordt de betreffende geleding schriftelijk en gemotiveerd hieromtrent ingelicht, waarna de geleding in

6 de gelegenheid wordt gesteld een nieuwe kandidaat voor te dragen conform artikel 2.

7 Bijlage C De Raad van Toezicht van de Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Roosendaal Rooster van aftreden De Raad van Toezicht stelt separaat een rooster van aftreden vast.

8 Bijlage D Remuneratiecommissie Reglement remuneratiecommissie JTC Januari 2011 Artikel 1 Vaststelling en reikwijdte reglement 1. Dit reglement is vastgesteld op grond van de bevoegdheid omschreven in artikel 3 van het huishoudelijk reglement. Dit reglement kan door de raad van toezicht worden gewijzigd. 2. De remuneratiecommissie is een vaste commissie van de raad van toezicht. Artikel 2 Samenstelling remuneratiecommissie 1. De remuneratiecommissie bestaat uit ten minste twee leden die lid van de raad van toezicht dienen te zijn. 2. De leden worden benoemd en kunnen te allen tijde worden ontslagen door de raad van toezicht. 3. De raad van toezicht wijst één van de leden van de remuneratiecommissie als voorzitter aan. Het voorzitterschap wordt niet vervuld door de voorzitter van de raad van toezicht. De voorzitter treedt op als het belangrijkste aanspreekpunt voor de raad van toezicht. 4. De zittingsduur van een lid van de remuneratiecommissie wordt niet van tevoren vastgesteld omdat die met name afhangt van hoe de raad van toezicht als geheel en andere commissies van tijd tot tijd zijn samengesteld. Artikel 3 Taken en bevoegdheden 1. De algemene taak van de remuneratiecommissie is het voorbereiden van de besluitvorming van de raad van toezicht op het specifieke werkterrein van de remuneratiecommissie. 2. De remuneratiecommissie heeft in ieder geval de volgende taken: a. het doen van een voorstel voor selectiecriteria en een benoemingsprocedure inzake de bestuurder(s); b. het doen van een voorstel voor een profielschets van de bestuurder(s) conform artikel 6 lid 3 van de statuten; c. het doen van een voorstel inzake de bezoldiging van de bestuurder(s) ter vaststelling door de raad van toezicht e.e.a. met inachtneming van de wettelijke kaders die hiervoor gelden; d. het voeren van het jaargesprek met het oog op het vaststellen van de door de bestuurder(s) te behalen doelstellingen. e. het voeren van het jaarlijkse beoordelingsgesprek met de bestuurder(s);

9 Artikel 4 Vergaderingen en verslaglegging 1. De remuneratiecommissie vergadert zo vaak als nodig is voor een goed functioneren van de remuneratiecommissie doch ten minste éénmaal per jaar. 2. De remuneratiecommissie bepaalt of en wanneer de bestuurder(s) en/of andere personen bij een vergadering van de remuneratiecommissie aanwezig zijn. 3. Van elke vergadering wordt een verslag of aantekening gemaakt voor het dossier. De inhoud wordt tijdig mondeling of schriftelijk ter kennis gebracht van de raad van toezicht. 4. Indien daartoe verzocht, verstrekt de voorzitter van de remuneratiecommissie nadere informatie aan de raad van toezicht tijdens zijn vergadering. 5. Ieder lid van de raad van toezicht heeft onbeperkt toegang tot alle gegevens van de remuneratiecommissie. Artikel 5 Procedure 1. Voorafgaand of na de laatste vergadering aan het einde van het kalenderjaar bespreekt de raad van toezicht het functioneren en de bezoldiging van de bestuurder(s). De raad van toezicht kan de remuneratiecommissie mandateren om bepaalde toezeggingen aan de bestuurder(s) te doen. 2. De remuneratiecommissie bespreekt onderling het functioneren en de bezoldiging van de bestuurder(s). De Handleiding beoordeling College van Bestuur die als bijlage 1 aan dit reglement is gehecht, geldt als leidraad voor dit gesprek. 3. De remuneratiecommissie heeft in december van het betreffende kalenderjaar of in de maand januari daarna een functionerings- en jaargesprek met de bestuurder(s). Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt voor het dossier. 4. In de eerste vergadering van het nieuwe jaar brengt de remuneratiecommissie mondeling of schriftelijk verslag uit van het functioneringsgesprek. Voor zover de remuneratiecommissie niet gemandateerd was de bezoldiging van de bestuurder(s) vast te stellen, doet de raad van toezicht een voorstel. De raad van toezicht beslist en is te allen tijde als college gezamenlijk verantwoordelijk voor het bezoldingsbeleid van de bestuurder. De bestuurder(s) wordt / worden zo spoedig mogelijk van de beslissing van de Raad van Toezicht in kennis gesteld. Dit reglement is vastgesteld op 19 januari 2011

10 Handleiding Beoordeling Bestuurder(s) Algemene aandachtspunten 1 Functioneren van de school en de stichting 2 Competenties van de bestuurder(s) 3 Omgang bestuurder(s) met de raad van toezicht 4 Afspraken over salaris, bonus en targets voor het volgende jaar Ad 1 Functioneren van de school en de stichting Onderwijs, leerlingen en ouders, resultaten Financiën: exploitatie, risico s, meerjarenvooruitzichten Personeel Organisatie (structuur, systemen, cultuur, verandervermogen) Vastgoed, beheer van gebouwen Externe relaties, imago, netwerken, PR Compliant aan wet- en regelgeving Ad 2 Competenties van de bestuurder(s) Algemene competenties voor de bestuurder worden besproken aan de hand van de competentielijsten zoals die binnen de school zijn vastgesteld voor OOP en directie. Deze lijsten worden gebruikt naast of ter aanvulling van het onderstaande: Strategisch denken en handelen Toekomstgericht en realistisch Oog voor maatschappelijke functies en continuïteit, gevoel voor de maatschappelijke omgeving, beheer van externe relaties Prioriteren, besluitvaardigheid, keuzes maken Besturen van grote, complexe onderneming Delegeren: heldere kaders en afspraken, monitoren en inzicht, zo nodig interveniëren Stimuleren en faciliteren Organisatie Binden van medewerkers aan doelen en cultuur, teamvorming Binden van stakeholders aan de school, ontwikkelen en onderhouden van constructieve relaties Kennis en gezag op het gebied van onderwijs Persoonlijke kenmerken Besluitvaardig en doorpakken Hoog energieniveau en stressbestendig Vermogen tot zelfreflectie en zelfcorrectie Mogelijke signalen ter bespreking Heeft bestuurder de neiging de problemen te ontkennen? Duiken er steeds onverwachte tegenvallers op?

11 Worden prognoses in positieve zin bijgesteld zonder plausibele verklaring? Zegt de bestuurder steeds dat het in voorbereiding is of onder controle? Ligt het steeds aan de ander? Vertoont de bestuurder vluchtgedrag? Verzamelt de bestuurder steeds meer ondersteuners om zich heen? Ad 3 Omgang bestuurder(s) met de raad van toezicht Cultuur Er is duidelijkheid en gemeenschappelijkheid over de rol van bestuur en RvC De houding t.o.v. elkaar (openheid, respect) maakt een goed samenspel mogelijk Informatievoorziening De RvC maakt tijdig duidelijk welke informatie hij nodig heeft met oog voor haalbaarheid Bestuurder heeft oog voor benodigde informatie en beantwoord vragen tijdig en adequaat en stelt zich in het algemeen open op. Samenwerking Bestuur gebruikt RvC en zijn leden als klankbord, de leden weten deze klankbordfunctie adequaat in te vullen Bestuurder betrekt RvC tijdig bij belangrijke beslissingen Ad 4 Afspraken salaris, bonus en de targets voor het volgende jaar De bestuurder wordt beloond conform de daarvoor geldende wettelijk regelingen. Mogelijkheden voor salariële ingrepen zijn, voor zover niet geregeld in het kader van wettelijke regelingen dan wel CAO: Eénmalige verhoging Trapsgewijze verhoging over enkele jaren Indexering Bonus Ad bonus/targets. Een bonus kan worden toegekend voor wezenlijke bijdragen aan het goed functioneren van de onderneming, zowel wat de maatschappelijke doelstellingen als wat de continuïteit betreft. Deze wezenlijke bijdragen stijgen uit boven bijdragen die tot het regulier goed functioneren van een bestuurder behoren. Randvoorwaarden hierbij zijn: Prestaties zijn voor de bestuurder beïnvloedbaar en zetten niet aan tot voor onderneming onwenselijk gedrag. Er zijn spelregels voor het omgaan met onvoorziene en niet te beïnvloeden omstandigheden. Prestaties zijn toetsbaar, ambitieus en realistisch, geformuleerd in te bereiken resultaat i.p.v. uit te voeren taken. Er is goed evenwicht tussen korte en lange termijn doelen. Prestaties worden vooraf besproken: aard van prestaties, indicatoren, te behalen norm en eraan gekoppelde beloning. Te behalen prestaties worden door de RvC en bestuurder samen bepaald. Bij onenigheid geeft de RvC de doorslag. Onderpresteren wordt níet beloond.