Toezichtproject interne controleprocedures bij sociale verhuurkantoren en huurdersbonden

Transcriptie

1 Vlaamse overheid Agentschap Inspectie RWO Afdeling Toezicht Toezichtproject s bij sociale verhuurkantoren en huurdersbonden Rapport voorjaar 2015 spectie RWO Toezicht Sociale huisvestingsmaatschappijen Soc rhuurkantoren Huurdersbonden Vlaams Huurdersplatform Erk kredietmaatschappijen Vlaamse Maatschappij voor Sociaal W n Vlaams Woningfonds Lokale besturen Inspectie RWO Toezic ociale huisvestingsmaatschappijen Sociale verhuurkantoren Hu rsbonden Vlaams Huurdersplatform Erkende kredietmaatscha jen Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen Vlaams Woning nds Lokale besturen Inspectie RWO Toezicht Sociale huisvestin aatschappijen Sociale verhuurkantoren Huurdersbonden Vlaam uurdersplatform Erkende kredietmaatschappijen Vlaamse Maa happij voor Sociaal Wonen Vlaams Woningfonds Lokale bestur spectie RWO Toezicht Sociale huisvestingsmaatschappijen Soc rhuurkantoren Huurdersbonden Vlaams Huurdersplatform Erk kredietmaatschappijen Vlaamse Maatschappij voor Sociaal W n Vlaams Woningfonds Lokale besturen Inspectie RWO Toezic ociale huisvestingsmaatschappijen Sociale verhuurkantoren Hu rsbonden Vlaams Huurdersplatform Erkende kredietmaatscha

2 Inhoud 1 Wat voorafgaat Wat werd onderzocht en hoe? Vaststellingen Procedure inkomende facturen en betalingen Procedure kas- en liquiditeitenbeheer Procedure loonadministratie Conclusie

3 1 Wat voorafgaat Het uitschrijven en de naleving van s inzake door de sociale verhuurkantoren (SVK s) en de huurdersbonden (HB-en) wordt aanzien als een daad van behoorlijk bestuur. Op basis van het Oprichtingsbesluit 1 van het agentschap Inspectie RWO waakt de zichthouder erover dat de beginselen van behoorlijk bestuur gerespecteerd worden. Sinds het nieuwe Erkenningsbesluit 2 voor de SVK s is de zorg voor een behoorlijk werkend systeem van bovendien een erkenningsvoorwaarde. In dat verband onderzocht Toezicht in 2013 bij 21 sociale verhuurkantoren (SVK s), twee huurdersbonden (HBen) en het Vlaams Huurdersplatform (VHP) de s m.b.t. de inkomende facturen en betalingen, de kasen het liquiditeitenbeheer en de loonadministratie. Naast een inhoudelijke van die s ging de zichthouder na of de ook effectief werd gepast. Het rapport van dat zichtproject kan u nalezen op In 2014 kreeg dat project een vervolg bij de 27 SVK s en 3 HB-en die nog niet geerd werden. 2 Wat werd onderzocht en hoe? De volgende financiële s werden onderzocht: inkomende facturen en betalingen; kas- en liquiditeitenbeheer; loonadministratie. De zichthouder voerde een inhoudelijke uit op basis van. Die beschrijven de (zeer) essentiële stappen die in elke aanwezig moeten zijn. Daarnaast ging de zichthouder na of de actor de ook effectief past. Hij deed dit door steekproefsgewijs een aantal stappen uit de te verifiëren a.d.h.v. stukken en de coördinatoren mondeling te bevragen. Ook indien er geen geschreven voorhanden was ging de zichthouder de werkwijze in de praktijk na. Tot slot deed de zichthouder een uitspraak over de. Indien in de praktijk aan alle essentiële criteria van werd voldaan dan is er voldoende interne. Deze is als in de praktijk niet is voldaan aan één van de essentiële criteria. De is onvoldoende indien in de praktijk niet is voldaan aan twee of meer essentiële criteria van de good practices. 3 Vaststellingen De vaststellingen werden gegroepeerd per en, omdat hun wettelijke opdracht verschilt, per type actor, namelijk SVK s of HB-en. De SVK s werden nog onderverdeeld in de 22 SVK s die de vorm hebben aangenomen van een VZW of een OCMW-vereniging en de vijf OCMW-SVK s. De werking van een OCMW-SVK is immers volledig ingebed in de werking van het OCMW zelf. Daardoor vallen een aantal handelingen buiten de bevoegdheid van de zichthouder en kon er geen uitspraak worden gedaan over de passing van de en of de voldoende, onvoldoende of voor verbetering is. 1 Artikel 2, 2 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 november 2005 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Inspectie RWO zonder rechtspersoonlijkheid. 2 Artikel 4, 7 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 20 juli 2012 houdende bepalingen van de erkennings- en subsidievoorwaarden van de sociale verhuurkantoren. 3

4 3.1 Procedure inkomende facturen en betalingen effectief De is SVK (22) OCMW-SVK (5) HB (3) Procedure kas- en liquiditeitenbeheer Zeventien SVK s beschikken over kasgeld en over debet- en/of kredietkaarten. Geen enkele OCMW-SVK beschikt over kasgeld en over debet- en/of kredietkaarten. Twee van hen doen wel beroep op de kas/kaarten van het OCMW of delen een kas/kaarten met andere diensten van het OCMW. effectief De is SVK (17) OCMW-SVK (2) HB (3) Eén SVK past de helemaal niet. Voor één SVK kon de zichthouder geen uitspraak doen omdat de nog maar heel recent werd neergeschreven en goedgekeurd door de raad. 4

5 3.3 Procedure loonadministratie effectief De is SVK (22) OCMW-SVK (5) HB (3) Conclusie Van de 22 SVK s zijn er drie waar de van alle onderzochte s wordt beoordeeld als voldoende, met dien verstande dat zij niet over kas of debet- en/of kredietkaarten beschikken. Bij de overige 19 SVK s zijn er telkens één of meerdere s en/of onvoldoende. Er wordt geen uitspraak gedaan over de van de 5 OCMW-SVK s. De werking van een OCMW- SVK is immers volledig is ingebed in de werking van het OCMW. Daardoor vallen een aantal handelingen buiten de bevoegdheid van de zichthouder. Bij geen enkele van de drie HB-en wordt de van alle onderzochte s beoordeeld als voldoende. Er zijn telkens één of meerdere s en/of onvoldoende. De SVK s en HB-en ontvingen een inspectieverslag met alle vaststellingen en het verzoek de nodige aanpasssingen aan het intern systeem aan te brengen. De actor moet de zichthouder in kennis stellen van de genomen maatregelen. Juli 2015 Philip Dingemans Adjunct van de directeur / projectleider Christian FIEREMANS Afdelingshoofd / zichthouder 5