EMAS + ISO MILIEUVERKLARING

Transcriptie

1 EMAS + ISO MILIEUVERKLARING LAATSTE UPDATE: DECEMBER 2011 Zelfs in cyberspace zorgen we voor het milieu 00. INHOUDSOPGAVE 01. EURid WORDT GROEN // EURid BEDRIJFSOVERZICHT // MILIEUPROTOCOL // MILIEUBEHEERSYSTEEM // RELEVANTE MILIEUASPECTEN // RELEVANTE MILIEUGEGEVENS // BEST PRACTICES EURid // MILIEUPROGRAMMA // AFKORTINGEN // VALIDATIE // 24 1

2 01. EURid WORDT GROEN Beste collega s, zakenpartners en klanten, EURid laat met gepaste trots zien dat zelfs cyberspace op een duurzame manier beheerd kan worden. Wij hebben binnen onze milieuaanpak bepaalde principes gedefinieerd, die leidend zijn voor al onze activiteiten. Het Environmental Audit Management Scheme EMAS is veel meer dan alleen een onderschrift bij ons logo. Binnen onze bedrijfsstrategie, die zowel nu als in de toekomst gedeeld wordt met alle belanghebbenden, staat optimalisatie van het gebruik van interne en externe hulpmiddelen centraal, en is het EMAS een belangrijk onderdeel. We zullen u op de hoogte blijven houden van de stappen die we nemen om onze doelstellingen om te zetten in concrete actiepunten en deze in de komende jaren verder aan te scherpen. Wij voelen ons nauw verbonden met het milieu en dragen op deze manier graag bij aan een groener internet-ecosysteem. Met vriendelijke groet, Mr. Marc Van Wesemael CEO, EURid 02. EURid BEDRIJFSOVERZICHT EURid, European Registry of Internet Domain Names, beheert het.eutopniveaudomein op basis van een contract met de Europese Commissie. Het hoofdkantoor bevindt zich in Diegem, net buiten Brussel. De medewerkers van EURid bieden online en telefonisch support in alle officiële EU-talen aan ongeveer 900 geaccrediteerde registrars over de hele wereld, die.eudomeinregistratiediensten verlenen. GESCHIEDENIS In 1999 startte de Europese Raad met besprekingen over de introductie van één enkel topniveaudomein voor Europa. Na enkele jaren van overleg, werd EURid in mei 2003 door de Europese Commissie benoemd tot beheerder van de.euregistry. In maart 2005 werd het.eu-domein toegevoegd aan de root-zone van het internetdomeinnaamsysteem. In december 2005 begon EURid op beperkte schaal aanvragen voor.eu-domeinnamen te accepteren. Deze introductieperiode staat bekend als de Sunrise Periode. In april 2006 werd begonnen met de algemene registratie. STRUCTUUR EURid is op 8 april 2003 opgericht als particuliere organisatie zonder winstoogmerk naar Belgisch recht. Er zijn drie oprichtende leden: DNS Belgium, de registry voor.be, het nationale topniveaudomein van België; Istituto di Informatica e Telematica, de registry voor.it, het nationale topniveaudomein van Italië; Stiftelsen för Internetinfrastruktur, IIS, de registry voor.se, het nationale topniveaudomein van Zweden. Er zijn vier buitengewone leden: 2

3 The Academic and Research Network of Slovenia (ARNES), de registry voor.si, het nationale topniveaudomein van Slovenië; CZ.NIC, de registry voor.cz, het nationale topniveaudomein van de Tsjechische Republiek; ISOC-ECC, de Europese afdeling van de Internet Society; BUSINESSEUROPE, een koepelorganisatie van 39 werkgeversfederaties uit 33 landen. Het doel van de organisatie is om het eu-topniveaudomein, met inachtneming van het algemeen belang, te organiseren, beheren en controleren op basis van de principes van kwaliteit, efficiëntie, afhankelijkheid en toegankelijkheid. EURid ALGEMENE INFORMATIE NAAM EURID VZW/ASBL ADRES PARK STATION, WOLUWELAAN 150 PLAATS DIEGEM POSTCODE 1831 LAND BELGIE PROVINCIE VLAAMS-BRABANT TELEFOON FAX INFO@EURID.EU WEBSITE GENERAL MANAGER MR. MARC VAN WESEMAEL ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM RESPONSIBLE (EMSR) MR. GIOVANNI SEPPIA NACE-CODE VAN DE ACTIVITEIT (EA 63.9 CODE) AANTAL WERKNEMERS (02/) 40 FULLTIME 5 PARTTIME EURid IN CIJFERS 7 SENIOR MANAGER General Manager Communication Manager External Relations Manager Financial Manager Human Resources Manager Legal Manager Technical Manager 38 STAFMEDEWERKERS M2 KANTOORRUIMTE GEHUURD IN BRUSSEL RUIM 3,5 MILJOEN GEREGISTREERDE.EU-NAMEN Het contract tussen EURId en de Europese Commissie voorziet in: Financiële en bestuurlijke kwartaalverslagen opgesteld door EURid vzw/asbl Financiële en bestuurlijke controles tijdens kantooruren op locatie uitgevoerd door de Europese Commissie Presentatie van een strategisch plan en een marketingplan Presentatie van de jaarlijkse begroting Presentatie van rapporten wanneer zich speciale omstandigheden voordoen 3

4 03. MILIEUPROTOCOL EURid, European Registry of Internet Domain Names, beheert het.eutopniveaudomein op basis van een contract met de Europese Commissie. Als niet-industriële organisatie hebben onze activiteiten een beperkte impact op het milieu. Toch willen wij een inspanning leveren om deze impact nog kleiner te maken. In lijn met ons milieubeleid zorgen we voor voortdurende verbeteringen in onze milieuprestaties. Dit doen wij door: De introductie van energie- en waterbesparende maatregelen in al onze gebouwen; De implementatie van een plan voor milieuvriendelijke leaseauto s; Het principe reduce, reuse, recycle toe te passen, waardoor zowel de hoeveelheid afval als de milieugevolgen van afvalverwerking beperkt worden. Alternatieve maatregelen zijn onder meer kompostverwerking en energierenovatie. Afval komt alleen bij de afvalverwerking terecht als dat niet anders kan; Op een efficiënte manier gebruik te maken van materialen zoals papier en indien mogelijk altijd te kiezen voor dagelijkse gebruiksvoorwerpen die op milieuvriendelijke wijze geproduceerd zijn, te gebruiken en te verwerken zijn na gebruik; Onze ecologische voetafdruk te beperken door CO2-uitstoot te verminderen, samen te werken met groene leveranciers, de meest milieuvriendelijke vervoersmethodes te kiezen en luchtvaartmaatschappijen te selecteren die beschikken over een vrijwillig CO2-compensatieprogramma voor de passagiers; Intern en extern te communiceren over onze milieudoelstellingen en de maatregelen die wij nemen om deze te bereiken; Onze best practices op het gebied van milieu te delen met andere belanghebbenden in onze bedrijfstak (internet). Om te laten zien dat wij ons gecommitteerd hebben aan milieubeheer en van plan zijn voortdurende verbeteringen door te voeren en maatregelen uit te voeren, zullen wij een ISO-gecertificeerd (ISO 14001:2004) Environmental Management System en EMAS (EG-verordening nr. 1221/2009/EC) implementeren IMPLEMENTATIE VAN HET PROTOCOL Toepassingsgebied van dit protocol Wij hebben een impact op het milieu door onze dienstverlening en ons beleid, door handhaving van wet- en regelgeving, en de keuzes die we maken als het gaat om de aankoop van goederen en diensten. Dit belangrijke milieuprotocol geldt voor al onze activiteiten. Milieubeheer Door onze verantwoordelijkheid te nemen ten aanzien van het milieu en ervoor te zorgen dat al onze activiteiten ook die activiteiten die namens ons door derden uitgevoerd worden, en andere relevante verplichtingen, overeenstemmen met de statutaire milieueisen, zullen we onze milieu-impact beheren, en controleren of ons protocol voldoet aan de normen van EMAS. We zullen er alles aan doen om potentiële milieuschade die het gevolg kan zijn van onze activiteiten te onderzoeken en te beheersen. We stellen vast hoe hoog de impact is en spreken doelstellingen af voor continue verbetering. Betrokkenheid Om het maximale resultaat te halen uit onze inspanningen, willen we er zeker van zijn dat alle EURid-managers en werknemers voldoende betrokken zijn. Dit bereiken we door regelmatig bijeenkomsten te organiseren en indien nodig ook trainingen. We ondersteunen onze onderaannemers en leveranciers met het verbeteren van hun milieuprestaties en vergewissen ons ervan dat zij, wanneer ze voor ons werken en indien mogelijk, gelijksoortige milieumaatregelen nemen. Verantwoording We delen onze best practices en prestaties op het gebied van milieu met al onze stakeholders, waaronder ook onze leveranciers. Een van de eisen van EMAS is dat we jaarlijks onze milieuresultaten publiceren in een milieuverklaring, die openbaar wordt gemaakt voor alle betrokkenen. Datum, 11 augustus 2011 Ondertekend door CEO EURid Mr. Marc Van Wesemael 4

5 04. ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM WAAROM WORDEN WE GROEN? Wij zijn van mening dat zelfs bedrijven die in cyberspace werken een bijdrage kunnen leveren aan het milieu. EURid had al diverse maatregelen en procedures ingesteld om de schadelijke milieugevolgen van onze activiteiten te verlagen. Wij hebben ons als doel gesteld om onze dagelijkse werkzaamheden aan te passen en uiteindelijk te veranderen, zodat ze volledig voldoen aan milieueisen, of hier zelfs een stapje verder in gaan. Medewerkers van EURid worden op twee manieren betrokken bij het proces om de milieuprestaties te verbeteren: 1. Een eenvoudige aanpak: de Environmental Management System Responsible is direct aanspreekbaar. Hij staat open voor milieuvriendelijke ideeën van werknemers. Contact kan ook plaatsvinden via EURid is georganiseerd in gespecialiseerde teams. Ten minste eenmaal per jaar besteden wij een gedeelte van de personeelsdag aan duurzaamheid. Het milieuprotocol vastgesteld door het management - het milieuprogramma met jaarlijkse milieudoelstellingen, het jaarlijkse complianceonderzoek met betrekking tot de huidige milieuwetgeving, alle milieurelevante procedures en de voortdurende verbetering van onze milieuprestaties binnen het systeem, zijn allemaal verankerd in de EMAS EG-verordening 1221/2009 en de ISO norm. GIOVANNI SEPPIA is Environmental Management System Responsible (EMSR) bij EURid, en in die functie verantwoordelijk voor het beheer van EMAS en de ISO norm. Als External Relations Manager is hij binnen het uitvoerend managementteam verantwoordelijk voor alle zaken die met duurzaamheid te maken hebben. Samen met zijn team zet hij zich voor de volle 100% in om de duurzaamheid van ons bedrijf te verbeteren. ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM IN CIJFERS 1 ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM RESPONSIBLE 12 PROCEDURES 13 FORMULIEREN 23 RELEVANTE MILIEUASPECTEN 9 DOELSTELLINGEN 41 ACTIES 19 INDICATORS 1 DECALOOG VOOR HET MILIEUVRIENDELIJK BEHEER VAN HET KANTOOR 1 HANDLEIDING VOOR EVENEMENTEN MET WEINIG MILIEU-IMPACT 100% JURIDISCHE COMPLIANCE 5

6 05. RELEVANTE MILIEUASPECTEN In 2011 ontwikkelde EURid een eigen methode om milieuaspecten te identificeren en beoordelen. Met deze methode kwantificeren we de directe en indirecte interacties met het milieu. Deze objectieve methode is gebaseerd op vier criteria, die door het algemeen management vastgesteld zijn. De milieuaspecten zijn relevant wanneer zij boven de drempel van acht milieu-impacteenheden uitkomen. Als niet-industriële organisatie hebben onze activiteiten een beperkte impact op het milieu. ACTIVITEIT MILIEUONDERDEEL MILIEUASPECTEN MILIEUGEVOLGEN Beheer en gebruik van gebouwen en apparatuur Beheer bestuurlijke activiteiten Natuurlijke hulpbronnen Energie Stakeholder Lucht/Energie Papierconsumptie voor kantooractiviteiten DIRECT / INDIRECT INVLOED Afname van natuurlijke hulpbronnen D 1 10 Keuze in leveranciers Toename in milieuvriendelijk gedrag D 1 10 Elektriciteitsgebruik voor verlichting, computerserver en verkoopautomaat Overeenkomsten met externe stakeholders Externe communicatieactiviteiten (.eu identity) Participatie in projecten met SCORE Afname van nucleaire en fossiele hulpbronnen D 1 8 Verhoging van het milieubewustzijn I 0,5 9 Verhoging van de activiteit met als doel verbetering van het milieu I 0,5 10 Verhoging van het milieubewustzijn I 0,5 10 externe bedrijven en bureaus Verhoging van het milieubewustzijn I 0,5 9 Vervoersmethode voor zakenreizen Toename in vervuiling I 0,

7 ACTIVITEIT MILIEUONDERDEEL MILIEUASPECTEN MILIEUGEVOLGEN Beheer van training- en informatieactiviteiten Beheer van activiteiten voor organisatie en participatie in evenementen Stakeholder Natuurlijke hulpmiddelen Stakeholders Natuurlijke hulpmiddelen Betrokkenheid van klanten en gebruikers Betrokkenheid van werknemers DIRECT / INDIRECT INVLOED SCORE Verhoging van het milieubewustzijn I 0,5 10 Verhoging van het milieubewustzijn I 0,75 9 Bewustzijn van leveranciers Verhoging van het milieubewustzijn I 0,5 10 Keuze van leveranciers voor Toename in milieuvriendelijk gedrag D 1 8 apparatuur en materialen Dienstverlening leveranciers voor apparatuur en materialen Afname van schadelijke milieugevolgen en gebruik van natuurlijke hulpbronnen I 0,75 10 Keuze van cateringservice Toename in milieuvriendelijk gedrag D 1 10 Cateringservice Keuze van communicatiematerialen Gebruik van communicatiematerialen Betrokkenheid stakeholders Keuze van leveranciers voor apparatuur en materialen Dienstverlening leveranciers voor apparatuur en materialen Afname van schadelijke milieugevolgen en gebruik van natuurlijke hulpbronnen I 0,75 10 Toename in milieuvriendelijk gedrag D 1 10 Afname van schadelijke milieugevolgen en gebruik van natuurlijke hulpbronnen I 0,75 11 Verhoging van het milieubewustzijn bij stakeholders I 0,5 10 Toename in milieuvriendelijk gedrag D 1 8 Afname van schadelijke milieugevolgen en gebruik van natuurlijke hulpbronnen I 0,75 10 Keuze van cateringservice Toename in milieuvriendelijk gedrag D 1 8 Cateringservice Afname in gebruik van hulpbronnen en milieu-impact I 0,

8 Keuze in communicatiematerialen Gebruik van communicatiematerialen Toename in milieuvriendelijk gedrag D 1 8 Afname van schadelijke milieugevolgen en gebruik van natuurlijke hulpbronnen I 0,

9 06. RELEVANTE MILIEUGEGEVENS AANTAL WERKNEMERS JAAR PARTTIME/FULLTIME TOTAAL fulltime en 10 parttime fulltime en 8 parttime fulltime en 6 parttime fulltime en 6 parttime 46 Alle consumptiegegevens werden gebaseerd op het aantal werknemers. Zo ontstaat er een indicator (consumptie-index), die door de jaren heen vergelijkbaar is. DIRECTE MILIEUASPECTEN a. Papierconsumptie Voor de cijfers over papierconsumptie is rekening gehouden met de aankoop van: Wit papier (A4 en A3) Gerecycled papier (A4) Gekleurd papier (A4) Briefpapier met logo Schrijfblokken (A4 en A5) De consumptie van verschillende papiertypes is omgerekend tot alleen A4- formaat. De papierconsumptie wordt berekend in kilometers door hypothetisch alle A4-vellen achter elkaar te leggen (waarbij uitgegaan wordt van 29,7 cm lengte per vel). De belangrijkste indicator is: Aantal gebruikte A4-vellen/per werknemer per jaar TOTAAL AANTAL A4- VELLEN A4-VELLEN PER WERKNEMER 3.781, , , ,4 TOTAAL AANTAL KM A4 46,05 km 31,42 km 39,57 km 37,10 km KM A4 PER WERKNEMER 1,1 km 0,7 km 0,9 km 0,8 km b. Elektriciteitsverbruik EURid heeft drie elektriciteitsmeters die het verbruik registreren. De laatste werd in 2011 geïnstalleerd, na de uitbreiding van het kantooroppervlak, maar deze staat nog niet op naam van EURid. Zodra deze meter ook op naam van EURid staat, zullen wij de factuur ontvangen en de bijbehorende gegevens kunnen verwerken. De tabel hieronder laat daarom alleen de elektriciteitsconsumptie zien van de eerste twee meters. De belangrijkste indicator is: kwh/ per werknemer per jaar Counters (serienummer) Eerste counter (EAN ) Tweede counter (EAN ) 2008 [kwh] 2009 [kwh] 2010 [kwh] * [kwh] (01/01/ /07/2011) (01/01/ /07/2011) TOTAAL kwh * 9

10 KWh PER WERKNEMER 3.811, , , * * De volledige cijfers over 2011 worden in augustus naar EURid verstuurd. Voor 2011 is alleen de informatie van de laatste factuur (01/ /07/2011) verwerkt. De uiteindelijke cijfers ( kwh / kwh per werknemer) zijn gebaseerd op een schatting aan de hand van de dagelijkse gemiddelde consumptie van 1 januari tot 13 juli, welke vermenigvuldigd is met 364 dagen (2011). 17/02/ /02/ m³ 151,14 m³ 12/02/2011 In 2009 was er een toename in het waterverbruik door alle huurders van het gebouw. EURid heeft daarom beperkte mogelijkheden om verbeteringen door te voeren op dit milieuaspect. Het toegenomen energieverbruik in 2010 van de eerste meter is waarschijnlijk het gevolg van een toename in vierkante meters kantoorruimte, een toename van het personeelsbestand en de bijbehorende gebruikte apparatuur. Het EURid-kantoor is in drie ruimtes ingedeeld (voor, achter en midden). In elke ruimte is een hoofdschakelaar om de elektriciteit af te sluiten. Aan het eind van de werkdag moet de laatste werknemer die het kantoor verlaat, controleren of het kantoor leeg is en daarna het licht uitzetten via de centrale hoofdschakelaar. c. Waterverbruik De watervoorziening vindt plaats via een centraal waterdistributiesysteem. Water wordt gebruikt voor de toiletten, de afwasmachine, de keuken en voor het schoonmaken. In de keuken is ook een waterfontein die kraanwater filtert en koelt. De kantoren hebben geen aparte watermeter. De totale waterconsumptie wordt verdeeld over de huurders en is afhankelijk van het aantal vierkante meters dat gehuurd wordt. Van Tot Waterconsumptie Aandeel EURid heel gebouw [m³] [m³] 09/02/ /02/ m³ 208,62 m³ 12/02/ /02/ m³ 307,79 m³ d. Vervoersmethode voor zakenreizen, luchtvervuiling LEASEAUTO S EURid heeft een aantal medewerkers in dienst die als onderdeel van hun arbeidsvoorwaardenpakket recht hebben op een leaseauto. Het contract met het leasebedrijf voorziet in maximaal km per jaar. Voor het beheer van de leaseauto s heeft EURid een operationele verklaring opgesteld (Beleidsverklaring voor vervoer per auto), waarin de meest gestelde vragen behandeld worden over gewenst gedrag in bepaalde situaties en rechten en plichten van de bestuurders. EURid wil de CO2-uitstoot verder terugdringen door EURO 4-leaseauto s te vervangen door EURO 5-auto s. De gebruikte indicator is: aantal EURO 5-leaseauto s/totaal aantal leaseauto s per jaar In december 2011 bestond het wagenpark uit 24 voertuigen, waarvan vijf EURO 5-auto s. Aantal auto s EURO 5 % [km/jaar] CO 2 -uitstoot [g/km] CO 2 -uitstoot per jaar [kg] 10

11 ,8% , Totaal ,20 De doelstelling is om, met de vervanging van EURO 4-auto s, een gemiddelde CO2-uitstoot van 119,17 g/km in en 113,00 g/km in 2016 te bereiken. BRANDSTOFVERBRUIK Elke bestuurder van een leaseauto krijgt een tankpas, welke alleen in België gebruikt kan worden. De overeenkomst met het leasebedrijf maakt het onmogelijk om het brandstofverbruik van voor november 2010 in kaart te brengen. De volgende tabel laat het maandelijks brandstofverbruik vanaf januari 2011 zien. Alle auto s rijden op diesel. JAAR 2011 Totaal verbruik/ maand [liter] Auto s [n.] Gemiddeld verbruik /maand [liter] Januari 2.463, ,65 Februari 3.454, ,95 Maart 2.898, ,02 April 3.414, ,59 Mei 3.059, ,04 Juni 3.286, ,91 Juli 2.877, ,13 Augustus 2.713, , , ,38 Oktober 3.282, ,77 November 3.189, , , ,30 e. Afvalproductie GEMEENTELIJK AFVAL Omdat het afval van het hele gebouw verzameld wordt in een ruimte in de parkeergarage, is het niet mogelijk om vast te stellen hoeveel kilo gemeentelijk afval EURid produceert. Een van de doelstellingen van het milieuprogramma is om op termijn een procedure te implementeren, waarmee het schoonmaakbedrijf informatie verzamelt over de hoeveelheid afval die EURid produceert. Per type afval moet dan met een weegschaal bijgehouden worden hoeveel kilo ervan geproduceerd wordt. IT-MATERIAAL Voor zijn activiteiten maakt EURid intensief gebruik van laptops en computers. Ook hebben we een serverruimte in het gebouw. Gebruikt IT-materiaal sturen wij terug naar de leveranciers. Daar worden de apparaten hergebruikt of gerecycled. CARTRIDGES Cartridges worden door een extern bedrijf gerecycled. De volgende tabel geeft aan hoeveel kilo cartridges er per jaar gerecycled worden: EWCcodes * * Omschrijving Afval printertoner met gevaarlijke bestandsdelen Ander afval printertoner dan gemeld bij Verpakking die resten van gevaarlijke stoffen bevat of 2009 [kg] 2010 [kg] 2011 [kg] 0,10 0, ,05 2,70 5,40 11

12 * Gevaarlijk afval daarmee is verontreinigd TOTAAL 20,15 kg 15,80 kg 30,40 kg In 2011 gebruikte EURid geen cartridges die gevaarlijke bestandsdelen bevatten. De gebruikte hoeveelheid was echter veel groter dan voorgaande jaren. Met de introductie van best practices om papiergebruik in te reduceren, verwachten we een afname van het aantal gebruikte cartridges. f. Centrale verwarming EURid maakt gebruik van het centrale verwarmings- en koelsysteem van het gebouw. Dit is een Daikin VRV-systeem (Variable Refrigerant Volume). Kosten voor verwarming en airconditioning zijn inbegrepen in de huur. Daarnaast heeft EURid een eigen luchtbeheersingsysteem in de serverruimte. Het totale vermogen van 112kW is verdeeld over 13 units van 8kW en 2 units van 10kW. Het koelmiddel is R22. Buitenunit: Circuit K: 13,5kg R22 20,7 kw Circuit L: 13,5kg R22 20,7 kw Circuit M: 17,5kg R22, afkoeling 11,8 kw verwarming 10,5 kw Circuit N: 13,5kg R22 20,7 kw Het onderhoud vindt een maal per jaar plaats. Het luchtbeheersingssysteem in de serverruimte bestaat uit twee units van 10 kw, koelmiddel R410a. De eerste unit heeft 3,7 kg koelmiddel en de tweede 4,3 kg. Het onderhoud vindt twee maal per jaar plaats. INDIRECTE MILIEUASPECTEN Indirecte milieuaspecten zijn het gevolg van de interactie van de organisatie met derde partijen. Deze kan beïnvloed worden door de beslissing om EMASgecertificeerd te worden. Voor niet-industriële organisaties zoals EURid is het van groot belang om te kijken naar de milieuaspecten die voortkomen uit de belangrijkste bedrijfsactiviteiten. Maar alleen het in kaart brengen van de milieuaspecten van de organisatie is niet voldoende. Voor EURid komen de indirecte milieuaspecten voort uit de volgende activiteiten: Beheer bestuurlijke activiteiten (keuze van leveranciers) Beheer informatieactiviteiten Organisatie en participatie in evenementen EEN PROCES DAT NOOIT AF IS: De EMAS-registratie is slechts een eerste stap van een aanpak die we van plan zijn verder te ontwikkelen in de komende jaren. We zullen onze ervaringen delen met onze stakeholders en met onze collega s in het internet-ecosysteem. f. Keuze van leveranciers Onder contacten met stakeholders verstaan we voornamelijk contacten met klanten en leveranciers. EURid probeert zoveel mogelijk samen te werken met groene leveranciers van apparatuur en materialen. Daarnaast streven we er vooral tijdens evenementen en beurzen naar, om materialen te kiezen die zo min mogelijk negatieve invloed hebben op het milieu. Ook geven wij de voorkeur aan een cateraar die geen wegwerpmaterialen gebruikt. In december 2011 was 15,5% van onze leveranciers groen (14 van de 90). De belangrijkste indicator is: % aan producten of leveranciers met een milieukeurmerk ten opzichte van het totaal aantal leveranciers 12

13 De volgende tabel laat zien met wat voor soort groene leveranciers EURid samenwerkt: TYPE PRODUCT ipad, ipod Papier en schoonmaakproducten IT-apparatuur Printer Ricoh Kantoorartikelen (papier, labels, ordners...) Verpakkings- en kantoormateriaal Vaatwasmachine Papier TYPE DIENST MILIEULABELS** Energy star FSC, European eco label Energy star, Gold&Blue Angel Energy star FSC, PEFC, Blue Angel PEFC, Blue Angel EU energy label A FSC, PEFC MILIEUCERTIFICATEN* Leaseauto s ISO Conferentiesysteem ISO Vaste telefoonlijn ISO Frankeermachine ISO Software ISO Hoofdverbinding ISO * ISO of EMAS ** ECOLABEL of FSC of PEFC of BLUE ANGEL of NORDIC SWAN of ENERGY STAR of EU ENERGY LABEL (Klasse A/A+/A++) Een van de communicatieactiviteiten is de publicatie van het magazine.eu identity. De productie van dit magazine vindt plaats in Zweden. De Zweedse Forest Stewardship Council (FSC) controleert met inachtneming van de Zweedse wetgeving de hoeveelheid gebruikt papier. 07. EURid BEST PRACTICES HANDLEIDING VOOR EVENEMENTEN MET WEINIG MILIEU-IMPACT Een van de doelstellingen van het milieuprogramma van EURid is om elk jaar ten minste 50% van de promotie-evenementen van de organisatie te laten plaatsvinden met inachtneming van de milieucriteria. Om deze doelstelling te kunnen halen, heeft EURid een milieuvriendelijk evenementenhandboek opgesteld, dat medewerkers moet helpen om milieuprocedures te implementeren wanneer ze een evenement organiseren of meedoen aan een beurs of evenement. Het handboek is bedoeld als waardevol hulpmiddel bij het organiseren van bijeenkomsten en evenementen en staat vol met best practices en aanbevelingen om duurzaam te werken. Dit handboek bestaat uit zeven verschillende secties, die gezamenlijk alle activiteiten beslaan die nodig zijn om een evenement te organiseren en beheren. In elke sectie staan specifieke milieucriteria. Het UNEP-handboek voor groene bijeenkomsten schrijft: een groen evenement houdt bij ontwerp, organisatie en uitvoering rekening met het milieu. Schadelijke gevolgen voor het milieu worden zoveel mogelijk beperkt en de gemeenschap waar het evenement plaatsvond blijft achter met een positief gevoel. Een van de geplande actiepunten om de CO2-uitstoot van de organisatie te verminderen is om interne besprekingen in toenemende mate te organiseren via videoconferentie. Zo wordt het aantal vervoersstromen (met name vluchten) tussen het hoofdkantoor en de regiokantoren verminderd. Voordat een vergadering georganiseerd wordt, beoordeelt EURid altijd of deze virtueel kan plaatsvinden. Dit is een milieuvriendelijke en duurzame oplossing. 13

14 CO2-UITSTOOT Om de activiteiten van EURid goed uit te voeren wordt er veel gereisd per auto of vliegtuig. Beide vervoersmethodes zijn schadelijk voor het milieu, vanwege de hoge CO2-uitstoot (de belangrijkste veroorzaker van klimaatverandering). Daarom streeft EURid er in de komende jaren naar om zoveel mogelijk samen te werken met vervoersaanbieders die de negatieve milieugevolgen willen neutraliseren en een co2-compensatieprogramma aanbieden. 14

15 08. MILIEUPROGRAMMA - N. DOELSTELLINGEN REF. MILIEUBELEID MILIEUGEVOLGEN INDICATORS DEADLINE Gebruik van duurzame materialen verhogen met 30% Papiergebruik verminderen met 10% Gedragsverandering bewerkstelligen om het elektriciteitsverbruik in kantoren te verlagen Hoeveelheid geproduceerd afval verlagen met 6% en de kwaliteit van gerecycled afval verbeteren Het terugdringen van de schadelijke milieugevolgen van reizen E.P Op een efficiënte manier gebruik te maken van producten en materialen zoals papier en indien mogelijk altijd te kiezen voor dagelijkse gebruiksvoorwerpen die op milieuvriendelijke wijze geproduceerd zijn, gebruikt kunnen worden en verwerkt kunnen worden na gebruik E.P Efficiënt gebruik van producten en materialen - zoals papier en het terugdringen van de hoeveelheid afval E.P Het introduceren van energiebesparende maatregelen in al onze gebouwen E.P Het principe reduce, reuse, recycle toe te passen, waardoor zowel de hoeveelheid afval als de milieugevolgen van afvalverwerking beperkt worden. E.P Implementatie van een plan voor groene leaseauto s Gebruik van niethernieuwbare natuurlijke hulpbronnen Gebruik van niethernieuwbare natuurlijke hulpbronnen Gebruik van niethernieuwbare natuurlijke hulpbronnen Toename van milieuvervuiling Toename van de hoeveelheid fijnstof in de lucht Aantal producten of leveranciers met een milieukeurmerk ten opzichte van het totaal aantal leveranciers (% per jaar) Aantal milieuvriendelijke promotiematerialen/ totale voorraad promotiematerialen ( % per jaar) Aantal gebruikte A4-vellen/per werknemer per jaar Aantal pagina s on-line tijdschriftabonnementen / totaal aantal pagina s tijdschriftabonnementen ( % per jaar) kwh/per werknemer per jaar Kg afval/per werknemer per jaar Hoeveelheid en type afval dat jaarlijks verzameld wordt Aantal EURO 5-leaseauto s/totaal aantal leaseauto s per jaar ( % per jaar) Aantal videoconferenties per jaar 15

16 N. DOELSTELLINGEN REF. MILIEUBELEID MILIEUGEVOLGEN INDICATORS DEADLINE 6 Compensatie van 30% van de uitstoot van CO2 en broeikasgassen als gevolg van reizen per vliegtuig en auto. Vervoersmethodes kiezen die minder schadelijk voor het milieu zijn E.P Onze ecologische voetafdruk te beperken door CO2- uitstoot te verminderen, samen te werken met groene leveranciers, de meest milieuvriendelijke vervoersmethodes te kiezen en luchtvaartmaatschappijen te selecteren die beschikken over een vrijwillig CO2- compensatiesysteem voor de passagiers Toename van de uitstoot van CO2 en broeikasgassen in de atmosfeer Jaarlijkse compensatie van uitstoot van CO2 en broeikasgassen als gevolg van vervoer per vliegtuig of auto 7 8 Jaarlijks ten minste 50% van de promotionele evenementen van EURid organiseren met inachtneming van de milieucriteria Intensiveren van de milieucommunicatie richting de belangrijkste stakeholders E.P Op een efficiënte manier gebruik te maken van producten en materialen zoals papier en indien mogelijk altijd te kiezen voor dagelijkse gebruiksvoorwerpen die op milieuvriendelijke wijze geproduceerd zijn, gebruikt kunnen worden en verwerkt kunnen worden na gebruik en Het intern en extern communiceren van onze milieudoelstellingen en de maatregelen die wij nemen om deze te halen E.P Onze best practices op het gebied van milieu te delen met andere belanghebbenden in onze bedrijfstak (internet). Gebruik van niethernieuwbare natuurlijke hulpbronnen Aantal evenementen dat georganiseerd is met inachtneming van ten minste vier milieucriteria (P08.02) / totaal aantal georganiseerde evenementen ( % per jaar) Aantal milieugerelateerde, externe initiatieven dat het bedrijf jaarlijks organiseert. Jaarlijks volume van milieugerelateerde communicatie-uitingen (alle soorten) Aantal milieugerelateerde klachten per jaar Jaarlijks volume van negatieve/positieve persverslaggeving met betrekking tot de milieuactiviteiten van het bedrijf 9 Managers en werknemers E.P Het intern en extern communiceren van onze Aantal trainingsuren dat jaarlijks besteed wordt aan het milieu 16

17 N. DOELSTELLINGEN REF. MILIEUBELEID MILIEUGEVOLGEN INDICATORS DEADLINE betrekken bij milieuactiviteiten en projecten die door EURid gepromoot worden milieudoelstellingen en de maatregelen die wij nemen om deze te halen DOELSTELLING n. 1 : Gebruik van duurzame materialen verhogen met 30% (15% in, 10% in, 5% in ) Aantal milieuactiviteiten dat jaarlijks uitgevoerd wordt Aantal werknemers dat betrokken is bij milieuactiviteiten/ totaal aantal werknemers ( % per jaar) Aantal managers met verantwoordelijkheden voor milieu/totaal aantal managers ( % per jaar) ACTIENUMMER ACTIES Controleren van herbruikbare kopjes, borden, kommen en keukengerei. Vervangen waar nodig om het gebruik van wegwerpartikelen te voorkomen. Werknemers die lunch van huis meenemen stimuleren om herbruikbare zakjes en servetten te gebruiken Richtlijnen opstellen voor milieuvriendelijke inkoop Milieuvriendelijk kantoormateriaal inkopen (hervulbare markers, VERANTWOORDELIJKE (FUNCTIE OF NAAM) Office Mgr KOSTEN DEADLINE INDICATOR 2.500,00 Aantal producten of leveranciers met een milieukeurmerk ten opzichte van het totaal aantal leveranciers (% per jaar) TUSSENTIJDS CONTROLEPUNT (PARAAF) Human Resources Mgr (samen met - Juni April communicatiemedewerkers) EMSR - Juni Aantal milieuvriendelijke promotiematerialen/ April Finance Mgr / EMSR 7.000,00 totale voorraad promotiematerialen PRESTATIE CONTROLE (DATUM EN PARAAF) 17

18 5 6 pennen van gerecycled materiaal, bestellen van navullingen, etc.) indien mogelijk Indien mogelijk kantoormateriaal, printers, notebooks, etc. inkopen bij leveranciers met een milieukeurmerk Milieuvriendelijke promotiematerialen uitdelen (tassen van biologisch katoen, pennen van gerecycled materiaal en duurzame primaire materialen zoals CO2- neutrale USB-sticks) Finance Mgr / EMSR EMSR / External Relations Mgr Geen additionele kosten verwacht ,00 ( % per jaar) 18

19 DOELSTELLING n. 2 : PAPIERGEBRUIK VERMINDEREN MET 10% (4% in, 3% in e 3% in ) ACTIEN UMMER ACTIES Werknemers aanmoedigen om milieuvriendelijke aanbevelingen te volgen, die te vinden zijn in Decaloog voor een milieuvriendelijk beheer van het kantoor P08.01 Zowel voor interne memo s als voor de communicatie met klanten en afnemers zoveel mogelijk gebruik maken van e- mail in plaats van papier of fax Introductie van geautomatiseerde verzending van facturen VERANTWOOR DELIJKE (FUNCTIE OF NAAM) EMSR - Communication Mgr/ External Relations Mgr 4 Hergebruik van dozen indien mogelijk Office Mgr Elektronische tekstverwerking in plaats van redigeren op papier. Maak gebruik van redigeren en opmerking invoegen in Word Het aantal papieren tijdschriftabonnementen terugbrengen. Een systeem ontwikkelen waarbij de inhoudsopgave van elk tijdschrift wordt verspreid Voeg de volgende boodschap toe aan iedere die verstuurd wordt: Denk aan het milieu voordat u deze KOSTEN DEADLINE INDICATOR - Finance Mgr - TUSSENTIJDS CONTROLEPUNT (PARAAF) Aantal gebruikte A4- vellen/per werknemer per jaar Aantal pagina s on-line tijdschriftabonnemente n / totaal aantal pagina s tijdschriftabonnemente n ( % per jaar) EMSR - Finance Mgr Geen extra kosten EMSR - Juni April PRESTATIECONT ROLE (DATUM EN PARAAF) 19

20 uitprint DOELSTELLING n. 3 : Gedragsverandering bewerkstelligen om het elektriciteitsverbruik in kantoren te verlagen ACTIENUMMER ACTIES Belangrijke aandachtspunten identificeren en vaststellen welke acties er nodig zijn om het energieverbruik te verlagen Memo s opstellen en verspreiden over het belang van het uitschakelen van alle apparatuur aan het einde van de werkdag en over de optimale instellingen van verwarming, verlichting en airconditioning In kaart brengen van elektrische apparaten in de kantoren (lampen, computers, verkoopautomaten, servers, ) Werknemers aanmoedigen om milieuvriendelijke aanbevelingen te volgen, die te vinden zijn in Decaloog voor een milieuvriendelijk beheer van het kantoor P08.01 VERANTWOORDELIJKE (FUNCTIE OF NAAM) EMSR / Finance Mgr - KOSTEN DEADLINE INDICATOR kwh/per werknemer per jaar TUSSENTIJDS CONTROLEPUNT (PARAAF) EMSR / Finance Mgr - Juni April EMSR / Finance Mgr - EMSR / Finance Mgr - PRESTATIECONTROLE (DATUM EN PARAAF) 20