Alle dagelijkse inkomende post digitaal aanbieden aan de organisatie (behalve kranten, reclame en folders).

Transcriptie

1 1. Project PIM 2.0, deelproject: Verder digitaliseren van de inkomende post 2. Projectomschrijving: Het volledig digitaal aanbieden van de dagelijkse inkomende post 3. Opdrachtgever: Jan Ambachtsheer (afdelingsmanager Service en Ondersteuning) 4. Coördinator projecten/projectleider: Marcel Korving 5. Projectteam: Gildardo Gaviria, Esther Verhees, Nicole Heijnen, Wijnand Hoek, James van Gemeren, Jascha Gregorowitsch (Enable-U) 6. Afdelingen/betrokken (externe) partijen: Alle afdelingen, VHIC, Enable-U 7. Datum projectopdracht: 8. Einddatum: Inleiding De gemeenteraad heeft op 10 november 2011 goedkeuring gegeven om de Business Case Dienstverlening met digitaal werken uit te gaan voeren. 4 deelprojecten van de business case worden uitgevoerd vanuit het cluster PIM met als hoofddoel de gestelde besparingen te realiseren, namelijk; - Verder digitaliseren van de inkomende post - Optimaliseren scanproces - Digitaliseren uitgaande poststroom - Herstructureren cluster PIM Dit deelproject Verder digitaliseren van de inkomende post is randvoorwaardelijk voor de organisatorische implementatie van digitaal werken. Het deelproject is afdelingsoverstijgend en heeft consequenties voor de hele organisatie. Daarnaast kent het deelproject voor wat betreft de uitvoering samenhang met het project Technische Fundament, deelproduct koppelen van het DMS aan de broker. 1. Doelstellingen De doelstelling voor dit deelproject is; Alle dagelijkse inkomende post digitaal aanbieden aan de organisatie (behalve kranten, reclame en folders). 2. Analyse De gemeente Oosterhout digitaliseert een groot deel van haar inkomende poststroom 1. Na de grote digitaliseringslag in 2010 is er nog een kleine groei geweest en digitaliseert de gemeente Oosterhout momenteel 60% van haar inkomende post. Het digitaal aanbieden en verwerken van de inkomende post is een belangrijke voorwaarde om Het Nieuwe Werken in een organisatie mogelijk te maken. Daarnaast zorgt het ervoor dat alle benodigde informatie overal en altijd digitaal beschikbaar is en is het zoeken naar informatie efficiënter. Huidige situatie 2 Momenteel digitaliseert de gemeente Oosterhout 60% (ruim poststukken per jaar) van de dagelijkse inkomende post. De overige 40% (ruim poststukken per jaar) bestaat voor 25% uit inhoudelijke poststukken en 15% uit (on)geadresseerde reclame, kranten en tijdschriften. Deze poststukken gaan fysiek de organisatie in. Waarom de inhoudelijke stukken niet gedigitaliseerd worden heeft 3 belangrijke redenen; 1. Omdat er nog fysieke processen achter het poststuk zitten bij de vakafdeling, 2. Omdat er nog fysieke archieven bij de afdeling worden bijgehouden, 3. Omdat de medewerkers dat makkelijk vinden/ gewend zijn. 1 Onder het digitaliseren van de inkomende post verstaan wij het digitaal aanbieden van de inkomende post, zodat medewerkers digitaal gebruik kunnen maken van deze informatie digitaliseren van werkprocessen. 2 Voor de analyse van de cijfers zie bijlage 1 1/10

2 De 25% inhoudelijke poststukken die niet gedigitaliseerd worden zijn opgebouwd uit onderstaande poststukken, geordend op afdeling en cluster. Afd. Cluster Inhoud post ISC Werk en Inkomen - Aanvragen bijstand, chronisch zieken - Onderzoeken bijstand - Inburgeringtoetsen - Verhaal RBW Afvalverwijdering - Contracten/ overeenkomsten containers met personen e/o bedrijven - Aangifte van diefstal containers SCW Welzijn - Schademeldingen van scholen - In- en uitschrijvingen leerlingenadministratie Sport - Huurovereenkomsten/ reserveringen sporthallen SO P&O - Stageovereenkomsten zonder adresgegevens - Reisdeclaraties - Interne P&O formulieren Financiën - Kennisgeving aanpassingen bankrekeningnummers bedrijven - Kennisgeving verhuizing bedrijven Inkoop - Aanbestedingen Belasting Samenwerking W.Br. - Aanvragen kwijtschelding belastingen - Correspondentie WOZ en andere belastingen - Bezwaar en beroep belastingaanslagen Alle Idem - Uitnodigingen - Rouw-, geboorte-, trouw- en verjaardagskaarten - Vrijblijvende offertes 2/10

3 3. Resultaat Dit deelproject kent een aantal resultaten; - Een volledig (85%) gedigitaliseerde inkomende poststroom, - Organisatiebrede afspraken wat te doen met de fysieke poststukken, - Optimaal postregistratieproces, waardoor kwantiteit, kwaliteit en uniformiteit wordt verhoogd (implementeren I-Navigator) Het verhogen van de te digitaliseren poststroom heeft als resultaat dat er dagelijks een 40-tot-50 poststukken per dag meer worden gedigitaliseerd en geregistreerd. De verwachting is dat met de huidige bezetting van PIM het digitaliseren van de extra poststukken haalbaar is. Het registreren van de inkomende post wordt efficiënter georganiseerd als standaard velden van een registratie geautomatiseerd worden gevuld door de I-Navigator. Deze nieuwe werkwijze sluit naadloos aan op het zaakgericht werken. Door het gebruik van de I- navigator wordt de dagelijkse post niet meer op documentniveau maar op procesniveau geregistreerd. Dit vergt een andere mindset voor de registratoren. Vanuit het project Technisch Fundament wordt de I-navigator gekoppeld met de broker, omdat de I-Navigator wordt gepositioneerd als organisatiebreed bronbestand voor proces, zaak en documentinformatie. Dagelijks worden alle gedigitaliseerde inkomende en uitgaande poststukken digitaal gearchiveerd. Momenteel worden deze werkzaamheden (digitaal archiveren) met een minimale bezetting binnen PIM uitgevoerd. Dit deelproject en het deelproject Digitaliseren uitgaande poststroom zorgen ervoor dat de aantallen poststukken die digitaal gearchiveerd moeten worden dagelijks verhoogd worden met 200 poststukken. PIM weet dat het digitaal archiveren grotendeels vervalt als alle gemeentelijke processen zaakgericht afgehandeld worden. Omdat het zaakgericht werken nog niet gemeentebreed uitgerold is (en dit ook niet voor 2014 het geval zal zijn) zullen extra handjes in de vorm van een 1 fte Allround medewerker DIV (schaal 7) noodzakelijk zijn om het digitaal archief toegankelijk en betrouwbaar te houden. 4. Projectfasering Dit deelproject Verder digitaliseren van de inkomende post wordt opgedeeld in 4 fases, namelijk; 3/10

4 Fase 1) Analyse inkomende poststroom Deze fase is momenteel afgerond 3. Er is uitgebreid geïnventariseerd welke poststukken momenteel niet worden gedigitaliseerd, welke afdelingen het betreft en frequentie van binnenkomst. Daarnaast is er geanalyseerd welke poststromen, met welke reden fysiek de organisatie in worden gerouteerd. Fase 2) Herontwerp digitalisering inkomende poststroom Dit deelproject zit momenteel in fase 2. De stuurgroep Dienstverlening heeft de analyse met nieuwe werkwijze in de stuurgroepvergadering van 27 maart geaccordeerd. Op 16 april wordt de nieuwe werkwijze gepresenteerd aan het Concernoverleg. Na goedkeuring wordt een implementatietraject opgestart. Fase 3) Implementatie verder digitaliseren inkomende post Na goedkeuring wordt de nieuwe werkwijze geïmplementeerd. Hierin wordt de gehele inkomende poststroom digitaal aangeboden aan de organisatie. Daarnaast zullen de postregistratoren bij PIM gaan werken met de I-Navigator. Deze fase zorgt bij PIM voor een nieuwe werkwijze, waardoor extra aandacht aan deze doelgroep wordt gegeven dmv training en persoonlijke gesprekken. Tevens zal extra ondersteuning georganiseerd worden voor de afdelingen die deze werkwijze extra raakt 4. Fase 4) Monitoring Tijdens fase 4 zal intensief worden geanalyseerd of de organisatie voldoende ondersteuning krijgt bij het digitaal raadplegen en afhandelen van de inkomende post. Daarnaast zal bekeken worden hoeveel poststukken fysiek alsnog worden opgevraagd. PIM verwacht dat het digitaliseren van de inkomende post qua werkwijze zal veranderen door het implementeren van zaakgericht werken. Hier zal in deze fase nadrukkelijk op worden gemonitord om in te kunnen spelen op deze verandering. 5. Beslismomenten Tijdens het project zijn een aantal beslismomenten ingebouwd (rode sterren) waarbij de projectleider met de opdrachtgever en opdrachtnemer inhoudelijk in overleg gaan. In overleg zal via een memo de stuurgroep Dienstverlening -waarna indien noodzakelijk het Directieoverleg (na goedkeuring Concernoverleg)- beslissingen nemen op basis van een onderbouwd advies. Maandelijks zal de voortgang van het project besproken worden in de constructie opdrachtgever-opdrachtnemerprogrammamanager. Momenteel zit het deelproject in de fase tussen analyse en herontwerp. De stuurgroep Dienstverlening heeft de projectopdracht PIM 2.0 goedgekeurd en heeft geadviseerd de analyse en herontwerpmemo te presenteren in het Concernoverleg. Na goedkeuring van de nieuwe werkwijze zal een implementatiememo in de stuurgroep Dienstverlening worden ingebracht. 6. Geld Vanuit de Business Case Dienstverlening is richting gegeven aan de totale kosten van het gehele programma. Voor het project PIM 2.0 is in samenspraak met de financieel adviseur Business Case budget geïnventariseerd en mogelijke dekking bepaald. In onderstaande tabel is het deelproject Verder digitaliseren van de inkomende post uitgelicht. 3 Zie bijlage 1 4 Zie tabel pagina 2 om welke afdelingen het gaat 4/10

5 Meenemen voor dit deelproject: Betaald uit: Besproken met: - Migreren MetaDataManager naar I-Navigator 3.200,- ICT 2012 Gildardo Gaviria - Externe ondersteuning omscholing PIM 4.000,- BC alg.stelpost Edwin Branderhorst - 1 fte Digitaal archiefmw schaal ,- BC alg.stelpost Edwin Branderhorst TOTAAL ,- 7. Organisatie De directeur Middelen en Dienstverlening is opdrachtgever en eindverantwoordelijk voor de oplevering van de projecten PIM 2.0. De afdelingsmanager Jan Ambachtsheer is opdrachtnemer voor het te bereiken resultaat ten aanzien van het project PIM 2.0 en opdrachtgever voor de deelprojectleider Marcel Korving. De programmamanager Dienstverlening ziet toe op de gemeentebrede kaderstelling die via de reguliere lijn van informatiemanagement en organisatiemanagement ter besluitvorming in de directie wordt voorbereid. Daarnaast ziet de programmamanager Dienstverlening erop toe of het gedefinieerde project (in samenhang met de andere projecten) qua inhoud, planning en financiële dekking past in de gemeentebrede visie en implementatie van de businesscase. Stuurgroep Dienstverlening Mariska Asmus Directeur Middelen & Dienstverlening OPDRACHTGEVER Jan Ambachtsheer Afdelingsmanager S&O Carin Verheuvel Programmamanager Dienstverlening PROGRAMMAMANAGEMENT OPDRACHTNEMER Projectleider Marcel Korving PROJECTLEIDER Nicole Heijnen Wijnand Hoek Gildardo Gaviria Esther Verhees Jascha Gregorowitsch James van Gemeren PROJECT- ONDERSTEUNING 5 Handjes ter ondersteuning van PIM op het gebied van digitaal archiveren voor minimaal 2012 en Deze handjes zijn van tijdelijke aard totdat de gemeente Oosterhout zaakgericht werkt. Dan wordt geautomatiseerd gearchiveerd. Er is uitgegaan van een jaarlijkse kost van X 1 jaar en 8 maanden ( ). 5/10

6 8. Tijd De planning voor dit deelproject is afgestemd met het project Technisch Fundament en het Business Case project WI. De afstemming met WI is belangrijk omdat dit hele proces nog fysiek gaat en digitalisering een onderdeel is van het project. Daarnaast raakt het deelproject de huidige lijnprojecten bij PIM waar ook mee is afgestemd. Wat Start Einde Q Analyseren 40% niet gedigitaliseerde post Wk 10 Wk 13 - Herontwerp werkwijze digitaliseren inkomende post Wk 13 Wk 15 - Update I-Navigator 3.0 Wk 11 Wk 12 Q Vaststellen nieuwe werkwijze directieoverleg (Na Wk 13 Wk 16 goedkeuring Stuurgroep Dienstverlening en Concernoverleg) - Migreren MetaDataManager naar I-Navigator Wk 14 Wk 18 - Training medewerkers PIM Wk 19 Wk 23 Q Implementeren nieuwe werkwijze alle inkomende post digitaal aangeboden aan organisatie (BIG BANG) Wk Communicatie (en informatie) Communicatie, draagvlak en keuzes maken is in dit project de grootste uitdaging. Het verder digitaliseren van de inkomende post is buiten een andere werkwijze voor de postregistratoren van PIM niet ingrijpend. Onderstaand een tabel waarbij per doelgroep is uitgesplitst hoe er gecommuniceerd gaat worden over dit deelproject. Doelgroep Waarom Hoe Doel Medewerkers PIM Informerend Clustertaakgroepoverleg Informeren wat er staat te gebeuren Analyseren Dagelijkse werkzaamheden Mee cijfers analyseren voor analyse fase Trainen Trainingsdagen Procesdenken ipv documentgericht denken Afdelingsmanagers Draagvlak Bilateraal overleg Uitleg digitaal aanbieden post en gevolgen voor de afdeling Concernoverleg Adviseren en inspraak nieuwe werkwijze Stuurgroep Dienstverlening Informerend/ besluitvormend Stuurgroepoverleg Informeren status project, keuzes maken ivm uitvoering Medewerkers in organisatie algemeen Informerend Intranet, yammer, mailing via afd.ass Informeren implementatie nieuwe werkwijze, handleidingen en training Medewerkers die persoonlijk raakt (zie tabel onder 2. Analyse) Informerend Mail, training, handleidingen Informeren wat consequenties zijn specifiek voor doelgroep 10. Kwaliteit In het project is de kwaliteit van de te gedigitaliseerde documenten van belang. Dit geldt zowel voor de scans als voor de toegevoegde metadata. De kwaliteitscriteria voor dit deelproject zijn; - Huidige kwaliteit van toegankelijkheid en betrouwbaarheid van digitaal aangeboden poststukken blijft gehandhaafd; - De uniformiteit van postregistraties worden vergroot door het gebruik van de I-Navigator. In de I-Navigator wordt de standaard zaak-, proces- en documentinformatie vastgelegd en volgens afspraak gebruikt. 6/10

7 - De digitaal aangeboden scans voldoen aan de NEN-ISO wat de minimale eisen voor vervanging weergeeft. Onze huidige scans voldoen daar ook aan. 11. Risico s Risico Kans Impact Tegenmaatregel (met eventueel korte toelichting) Capaciteit PIM digitaal Groot Groot Voor het hele PIM 2.0 traject is een archiveren. Door meer post te claim van 1,0 fte schaal 7 nodig om de registreren zal er meer post digitale archieven betrouwbaar en digitaal gearchiveerd moeten toegankelijk te houden. worden. Hiervoor is meer capaciteit nodig bij PIM. Kwaliteit postregistratoren ivm nieuwe mindset Omdat de fysieke stukken bij PIM blijven zullen medewerkers meer digitaal werken. De kans is ook aanwezig dat er meer fysieke opvragingen komen bij PIM waardoor er meer zoekwerk ontstaat. Middel Groot Er wordt veel gevraagd van de postregistratoren om een nieuwe werkwijze te hanteren en de kwantiteit van de registraties te verhogen. De opleiding moet ervoor zorgen dat alle medewerkers aan de hand worden genomen om de nieuwe werkwijze onder de knie te krijgen. Middel Middel Goede/ extra Corsaondersteuning om medewerkers te ondersteunen bij digitaal opvragen van poststukken. Daarnaast een organisatiebrede keuze om poststukken niet meer proactief en fysiek de organisatie in te routeren. 12. Raakvlakken met andere projecten Het deelproject Verder digitaliseren van de Inkomende post raakt de projecten: - BC project WI: Momenteel gaan een aantal documenttypen van WI fysiek en ongeregistreerd de organisatie in. Het moment van digitaal aanbieden van de inkomende post zal moeten worden afgestemd met deelprojectleider Joris Burg. - BC project WMO: Momenteel gaan de facturen van de WMO fysiek de organisatie in. Deze zullen in overleg met deelprojectleider Koen Storm bij binnenkomst gedigitaliseerd worden zoals alle inkomende facturen worden behandeld. - Technisch Fundament: Voor het aanbieden van het digitale document inclusief metadata aan de broker. - Zaakgericht werken: Het zaaksysteem van IA wordt in de BC-projecten ingezet. Het komt voor dat binnenkomende poststukken startdocumenten zijn voor een zaak. Het is van belang dat alle inkomende poststukken gedigitaliseerd worden om tijdens de procesafhandeling digitaal in te kunnen zien. Het verder digitaliseren van de inkomende post is randvoorwaardelijk om het zaakgericht werken te kunnen realiseren. - Pilot HNW: Er wordt momenteel een pilot Het Nieuwe Werken gedaan met onder andere SCW. SCW heeft momenteel ook nog inkomende poststukken die niet worden gedigitaliseerd. De pilot is een mooie kans om ook de poststukken van SCW dagelijks te digitaliseren. 7/10

8 Voor akkoord: Ambtelijk opdrachtgever: Projectleider: Datum: Datum: Door directie vastgesteld: Door college van burgemeester en wethouders vastgesteld : 8/10

9 Bijlage 1 Analyse inkomende poststroom 1 Inleiding Analyse In 2010 heeft de gemeente Oosterhout ervoor gekozen om de inkomende post te digitaliseren. Deze digitaliseringslag heeft ervoor gezorgd dat een deel van de dagelijkse inkomende post digitaal wordt aangeboden aan de betreffende medewerker. Om erachter te komen wat momenteel niet gedigitaliseerd is de post een week geïnventariseerd (week ). Om er zeker van te zijn dat er een representatieve week geïnventariseerd is, zijn de gemiddelden van week 6 getoetst aan eerder geïnventariseerde weken in 2010 en Huidige situatie In onderstaande tabel zijn de kwantitatieve gegevens zichtbaar omtrent de inkomende post. Inkomende post 6 febr 7 febr 8 febr 9 febr 10 febr Totaal Gem. Per jaar Procent Gedigitaliseerd % Niet gedigitaliseerd % Totaal % 1.2 Niet digitaliseren Er vindt bij PIM elke ochtend een selectie plaats wat wel/niet gedigitaliseerd wordt. De huidige 40% die dagelijks fysiek en ongeregistreerd de organisatie in gaat is onder te verdelen in 2 groepen, namelijk Inhoudelijke post en Kranten, tijdschriften en reclame. Ongeregistreerde post 6 febr 7 febr 8 febr 9 febr 10 febr Totaal Gem. Per jaar Procent Dagbladen % Weekbladen ,5% Tijdschriften ,5% Reclame % Inhoudelijk % Totaal % De inhoudelijke post raakt diverse afdelingen en processen. Onderstaand de huidige afspraken omtrent poststukken die niet gedigitaliseerd mogen worden en fysiek naar de afdeling gaan. SCW - SCWWE Schademeldingen van scholen, - SCWWE Leerlingenadministratie, brieven in- en uitschrijvingen, - SCWSP Huurovereenkomsten / reservering sporthallen. RBW -RBWAV -RBWAV SO -SOPIM Brieven m.b.t. contracten overeenkomsten afvalcontainers met personen e/o organisaties, Aangifte van diefstal van containers. Rekening van PostNL voor PIM, meteen laten ondertekenen door de senior of coördinator en de rekening persoonlijk brengen naar de afdeling SOFA, 9/10

10 - SOPO Stageovereenkomsten als er geen adresgegevens bekend zijn. ISC - ISC/WI Aanvragen bijstand, chronisch zieken, bijstand onderzoek en verhaal. Belastingsamenwerking West Brabant Deze brieven krijgen een registratiestempel (datum) op de envelop en worden dagelijks opgestuurd. s worden doorgestuurd naar Jan Verhagen. 1.3 Gedigitaliseerd èn fysiek de organisatie in Van de 60% inkomende post die dagelijks gedigitaliseerd wordt gaat er alsnog 30% fysiek de organisatie in. Onderstaand de kwantitatieve gegevens omtrent deze poststroom. Gedigitaliseerd en fysiek de organisatie in 3 febr 6 febr 7 febr 8 febr 9 febr 10 febr Totaal Per week Procent ISC/WI ,2% ISC/BZ ,6% ISC/VH % SOPO ,7% STO ,3% SCWWE ,7% RBW ,5% Totaal % ISC - ISC/VH Omgevingsvergunning, aanvragen en correspondentie - ISC/WI Rapportages, scholing, arbeidsovereenkomsten, work First trajecten - ISC/BZ Koninklijke besluiten naturalisatie ivm uitreiking besluit SCW - SCWWE Brieven over leerplicht, schorsing, ongeoorloofd verzuim etc SO - SOPO Alle stukken over personeel Alle afdelingen - Stukken die fysiek naar de afdeling moeten om te tekenen, in te vullen of uit te reiken - Rapporten, tekening e.d. die in meervoud binnenkomen: 1 exemplaar archiveren en de overige naar de afdeling. 10/10