Veilig samen werken bij Sappi Maastricht BV

Transcriptie

1 Veilig samen werken bij Sappi Maastricht BV Zuyd Hogeschool Faculteit: People and Business Management Phil van Oers Vertrouwelijk Inleverdatum: 16 augustus 2012 Studentnummer:

2 Colofon Uitgave: Sappi Maastricht BV Afdeling Safety Security & Environment (SS&E) Biessenweg AA Maastricht Tel: +31 (0) E- mail: Internet: 2

3 Veilig samen werken! Bij SAPPI Maastricht BV Zuyd Hogeschool Faculteit: Auteur: Stagebegeleider Sappi: 1ste examinator: PBM Phil van Oers Dhr. Quint Dhr. Teney 3

4 2de examinator: Inleverdatum: Dhr. van Bilsen 16 augustus

5 Voorwoord Maastricht Geachte lezer, Voor u ligt het rapport dat ik naar aanleiding van mijn afstudeeropdracht in het laatste jaar van de opleiding People & Business Management aan Zuyd Hogeschool heb geschreven. Na 20 weken onderzoeken, analyseren, observeren overleggen en schrijven is dit adviesrapport, bestaande uit een analyse van het bedrijf Sappi Maastricht BV, een analyse van het probleem, doelstelling en uitwerking van het probleem, het eindresultaat. Het onderzoek is uitgevoerd in opdracht van de heer Quint van Sappi Maastricht BV. De hoofdvraag van het onderzoek luidt: Welke aanpassingen in de bedrijfsvoering van de afdeling SS&E Sappi Maastricht BV zijn nodig om het veiligheidsniveau te waarborgen vanaf januari 2013? Tijdens het onderzoek zijn bepaalde personen van grote waarde geweest. Graag wil ik een aantal van deze mensen bedanken. Ten eerste een woord van dank voor de heer Quint voor de uitdagende opdracht en de medewerking wanneer wij op problemen stuitten. Daarnaast de heer Teney voor de intensieve begeleiding en advies vanuit People & Business Management. Tenslotte wil ik alle andere betrokken partijen die medewerking hebben verleend aan de totstandkoming van dit rapport ook van harte bedanken. Ik spreek de wens uit dat dit rapport zal bijdragen aan de ontwikkeling en verbetering van Sappi Maastricht BV. Wim Quint Phil van Oers 5

6 Inhoudsopgave Voorwoord Managementsamenvatting Inleiding Werkwijze Verantwoording 1. Algemene informatie Sappi Kernactiviteiten van Sappi wereldwijd Algemene informatie over Sappi SWOT analyse Sappi Maastricht BV Huidige afdeling Safety,Security & Environment van Sappi Maastricht BV Interne analyse, 7- s model Vaardigheden Structuur Personeel Strategie Stijl Systemen Gedeelde waarden Doelstellingen en veranderingen Doelstellingen Veranderingen De knelpunten en oplossingen voor de kerntaken van SS&E Het verspreiden van persoonlijke beschermingsmiddelen aan werknemers Knelpunten Advies Het verzorgen van de beveiliging van het Sappi terrein in Maastricht Knelpunten Advies De knelpunten en oplossingen voor het bedrijfsnoodplan voor de afdeling SS&E Knelpunten Veranderingen Advies De knelpunten en oplossingen voor het Crisis Management Team van Sappi Maastricht BV Knelpunt Advies De knelpunten en oplossingen voor de calamiteiten oefeningen binnen Sappi Maastricht BV Knelpunt Advies

7 8. Investeringen met betrekking tot het kostenreductieplan Advies Plan van aanpak in tijdlijn perspectief Aanbevelingen Bronnen en literatuurlijst Begrippenlijst 49 7

8 Managementsamenvatting Sappi is world leader in producing high quality paper. The company has several divisions situated in almost every continent around the world. Originally, Sappi is a South- African enterprise. The current name still refers to their South- African roots. The name Sappi is an acronym for the full company name: South African Pulp & Paper Industries. In Europe alone, Sappi has currently eight factories operational. Three of those eight factories are situated, relatively close to each other, in Western Europe. Two of these factories are situated in the Netherlands, in Nijmegen and Maastricht. The other factory is located at Lanaken, Belgium. I wrote this advisory report by order of the Sappi s Maastricht division, to support the management team in its advice regarding a cost reduction of in the Safety, Security and Environment (SS&E) department. This cost reduction will be normative for the Sappi Maastricht managing board and need to be realized before the end of The current SS&E manager, Mr. Quint, is responsible to accompany the change process and to achieve the final cost reduction of in In December 2011, the Sappi Maastricht managing board revealed their cost reduction decision to Mr. Quint. With this revealing a few conditions came along; the safety standards on the Sappi terrain need to be maintained and the on- site emergency plan requirements need to be guaranteed at all times. To finance the change process and the possible investments to guarantee the safety, the central board budgeted with a margin of 10%. Mr. Quint is in charge for this process and will report directly to the board. The focus in this report is on the supposed changes to realize the desired cost reduction. I collected relevant information by consulting systems, by literature reviews, interviews and other field research. This advisory reports discusses as well suggestions on the fields of both personnel changes and the on- site emergency plan. The report contents firstly the analyses of the current situation; secondly it describes the desired situation. The report even describes which adjustments I consider necessary for the on- site emergency plan. 8

9 Inleiding Probleemstelling Sappi Maastricht is een papierproducent die sinds 1853 gevestigd is te Maastricht. Sinds 1997 heet de fabriek Sappi Maastricht BV. De teruglopende vraag, de stijgende grondstofprijzen en de economische crisis dwingen Sappi Maastricht BV te bezuinigen op haar vaste en variabele kosten. Zo ook in de afdeling Safety, Security & Environment, die de milieu-, en veiligheidsvraagstukken behandelen. De directie heeft besloten dat er een kostenreductieplan van ,- opgesteld en uitgevoerd dient te worden voor 1 oktober 2014 door middel van een herverdeling van taken. Hierdoor zullen er veranderingen plaatsvinden op de afdeling terwijl hetzelfde niveau van veiligheid gehandhaafd moet worden. Ook heeft management team doelen gesteld voor 1 januari 2013 met betrekking tot de verbetering van veiligheid. Vanuit deze probleemstelling en doelstelling volgt de hoofdvraag: 1 Doelstelling De doelstelling binnen Sappi Maastricht BV is dat door het management team (MT) goedgekeurde kostenreductieplan voor de afdeling SS&E een herverdeling van taken zal worden doorgevoerd. Deze herverdeling zal in 2 fasen plaatsvinden tussen 1 januari 2013 en 1 oktober De herverdeling van taken mag geen negatieve invloed hebben op het huidige veiligheidsniveau binnen Sappi Maastricht BV. Hoofdvraag Welke aanpassingen in de bedrijfsvoering van de afdeling SS&E bij Sappi Maastricht BV zijn nodig om het veiligheidsniveau te waarborgen vanaf januari 2013? Subvragen 1. Wat zijn de algemene gegevens van Sappi? 2. Hoe ziet de huidige situatie van de afdeling Safety Security & Environment er uit? 3. Wat zijn de te bereiken veranderingen en doelstellingen van de afdeling Safety Security & Environment opgelegd vanuit het Management van Sappi Limburg? 4. Wat zijn de knelpunten en oplossingen voor de operationele activiteiten van de afdeling Safety Security & Environment? 5. Wat zijn de knelpunten en oplossingen voor het bedrijfsnoodplan van Sappi Maastricht BV? 6. Wat zijn de knelpunten en oplossingen voor het Crisis Management Team van Sappi Maastricht BV? 7. Wat zijn de knelpunten en oplossingen voor de Calamiteiten oefeningen binnen Sappi Maastricht BV? 8. Wat zijn de verwachte investeringen op basis van de adviezen? Uitgangspunten - De investeringen voor Sappi Maastricht BV bedragen niet meer dan en moeten voor 1 januari 2013 zijn gerealiseerd. - Dit onderzoek beperkt zich uitsluitend op de kerntaken van de afdeling van SS&E. - Het onderzoek betreft uitsluitend de afdeling SS&E en de afdeling Utilities. - Het onderzoek richt zich uitsluitend op de huidige en de toekomstige situatie. - Er zullen in de veranderde situatie door de kostenreductie 4 FTE s minder zijn. - Het onderzoek zal gebruikt worden voor de beleidsvoering van Sappi Maastricht BV. 1 Bron: Baarde D.B. en De Goede M.P.M (2006) Basisboek Methoden en Technieken Druk 4 ISBN : Wolters- Noordhof 9

10 Werkwijze De onderzoekstrategie van dit onderzoek bestaat uit 3 fasen, namelijk: eerst deskresearch, daarna literatuuronderzoek en vervolgens kwalitatief onderzoek uitvoeren. Daarna zijn de verkregen gegevens bestudeerd, geanalyseerd en beschreven in de antwoorden van de onderzoeksvragen. Deskresearch In deze fase van het onderzoek zijn vele theoretische bronnen geraadpleegd. Zo zijn meerdere stukken geraadpleegd zoals: het huidige bedrijfsnoodplan (BNP versie 9) van Sappi Maastricht BV, diverse managementprocedures, het kostenreductieplan afdeling SS&E en is er benchmarking toegepast met Sappi Nijmegen op het gebied van beveiliging. Tevens is gekeken naar twee grootschalige calamiteiten ( rampen) bij Thermphos Vlissingen d.d. mei 2009 en Chemiepak Moerdijk d.d. januari Deze grootschalige calamiteiten hadden en hebben nog steeds een grote maatschappelijke impact met vergaande consequenties op het gebied van veiligheidsprocedures. Literatuuronderzoek Binnen dit domein zijn meerdere modellen bestudeerd die mogelijk van toepassing zouden kunnen zijn binnen dit adviesrapport. De modellen die met name bestudeerd zijn, het 7s model van Mc Kinsey en het bronboek van Onderzoeksvaardigheden van Baarda en de Goede. Tevens zal ook gebruik worden gemaakt van een SWOT analyse. De literatuurbronnen die veelvuldig zijn gebruikt zijn het Basisboek integrale Veiligheid, Organiseren en Managen en het bronboek Verander- management. Kwalitatief onderzoek Binnen dit onderzoek zal ook gebruik worden gemaakt van met name kwalitatief onderzoek. Dit kwalitatieve onderzoek zal plaatsvinden doormiddel van ongestructureerde en semi- ongestructureerd interviews met medewerkers. De geselecteerde medewerkers zijn vijf huidige portiers (5Fte), 2 leidinggevende functionarissen (2Fte; de heer Quint/de heer Nievergeld),en een medewerker (1 Fte) van de waterkrachtcentrale (WKC). Extern heeft er een interview plaatsgevonden met een medewerker (Cees van Esch PQM manager) van Sappi Nijmegen. Verantwoording Representaviteit Bij het uitvoeren van de interviews zijn alle vijf de portiers van Sappi Maastricht BV dezelfde vragen gesteld in de vorm van een semi gestructureerde interview. Omdat alle vijf de portiers dezelfde vragen hebben beantwoord vormen deze medewerkers een goede afspiegeling van gehele populatie portiers binnen Sappi Maastricht BV. Daardoor zijn de uitkomsten uit deze interviews representatief voor de afdeling en geven ze een goede afspiegeling van de mening van de portiers van Sappi Maastricht BV. Buiten deze vijf portiers zijn ook de twee managers van SS&E diverse malen ondervraagd geworden. Betrouwbaarheid Bij de uitvoering van dit onderzoek dienen de resultaten de werkelijke situatie zo dicht mogelijk te benaderen. De betrouwbaarheid van een onderzoek wordt vaak uitgedrukt in percentages. Binnen deze percentages wordt vaak een foutpercentage van 5% procent gehanteerd. Dit houdt in dat de betrouwbaarheid van 95% wordt gehanteerd. Doormiddel van het gebruik van interne en externe bronnen en referenties kan het foutpercentage zo laag mogelijk worden gehouden. Om de bronnen betrouwbaar te houden zijn de algemene voorwaarden dat de bronnen niet ouder zijn dan twee jaar en relevant dienen te zijn voor het onderzoek. 10

11 Geldigheidsduur Dit adviesrapport zal een geldigheidsduur hebben tot januari Deze geldigheidsduur is gekozen omdat dan alle veranderingsfases zijn doorlopen en veiligheid bij Sappi Maastricht dan op hetzelfde niveau dient te worden gewaarborgd. 11

12 1. Algemene informatie Sappi In dit hoofdstuk worden de activiteiten van de multinational Sappi omschreven. Allereerst wordt de naam Sappi uitgelegd, vervolgens de vestigingsplaatsen en haar belangrijkste kernactiviteiten. Tot slot wordt het filiaal Sappi Maastricht BV uitgelicht door middel van een uitleg over de structuur, kernactiviteiten en haar belangrijkste doelstellingen. 1.1 Kernactiviteiten van Sappi wereldwijd Sappi is van oorsprong een Zuid Afrikaans papierproductie- en verwerkingsbedrijf. Dit verklaart ook de afkorting SAPPI: South African Paper and Pulp Industries. SAPPI is de wereldwijde marktleider op het gebied van productie en verkoop van papier en heeft meerdere filialen gevestigd in Noord Amerika, Europa en Zuid Afrika. Sappi beheert in Zuid- Afrika hectare boomgaarden waarvan zij zelf haar grondstoffen produceert. Deze grondstofvoorziening in Zuid Afrika is voldoende om 70 % van alleen de Zuid Afrikaanse papierproductie te voorzien. De meeste grondstoffen worden ingekocht bij externe leveranciers. 2 Kernactiviteiten Sappi Grondstoffenproductie Papier productie Verkoop In Zuid Afrika voorziet Sappi 70% van de productie in haar eigen grondstoffen. Het papierassortiment van Sappi bestaat uit negen hoofdsoorten, die elk weer in tientallen varianten verkrijgbaar zijn. Er wordt papier geproduceerd voor verschillende doeleinde zoals brochures, posters, papieren tasjes etc. Er zijn wereldwijd 37 verkoopkantoren, zodat Sappi in alle continenten dicht bij haar klanten kan opereren. 1.2 Algemene informatie over Sappi Sappi bestaat uit twee onderdelen namelijk uit Sappi South Africa en Sappi Fine Paper Totale Omzet Procentuele verdeling Sappi South Africa 25% Sappi Fine Paper 75% Sappi Fine Paper is onder te verdelen in Sappi North America en Sappi Fine Paper Europe. In alle drie de continenten zijn productiebedrijven en verkoopkantoren gevestigd. Sappi is een beursgenoteerd bedrijf. Doordat de grondstoffen van papier steeds duurder worden en de economische crisis zich verhevigd heeft Sappi een economisch lastige periode doorgemaakt. In het tweede kwartaal in 2011 maakte het bedrijf een verlies van 74 miljoen dollar vervolgens werd in hetzelfde kwartaal in 2012 een winst van 58 miljoen dollar gemaakt 3. Elke bedrijfsonderdeel van Sappi zal dus dienen te letten op haar kosten uitgaven en zelfs kostenreducties dienen te realiseren om de teruglopende winstmarges op papier goed te maken. De winstmarges lopen terug omdat de grondstoffen en productie van papier steeds duurder worden. 2 Bron: Website Sappi, SAPPI Information 2012, geraadpleegd op Bron: Website Sappi, Latest Financial Analyses 2012, geraadpleegd op

13 Missie en Visie van Sappi Missie: Het genereren van economische opbrengsten om onze bedrijfsvoering in stand te houden. Met een permanente aandacht voor het terugdringen van onze milieueffecten, het stimuleren van de ontwikkeling van onze medewerkers en het leveren van een positieve bijdrage aan de omgeving waarin wij werken. Visie: De meest uitmuntende papierproducent van Europa te zijn, die meerwaarde creëert en groeit op een duurzame wijze. Papierproductie en de Nederlandse papier consumptie Onderstaand figuur is een schematische weergave van de productie van papier. Fase 2, de samenstelling van de grondstoffen is per papiersoort verschillend, ook fase 4 en 5 verschillen in het productieproces. (Bron: website PRN, Papier Recycling Nederland geraadpleegd In onderstaande tabellen wordt een overzicht gegeven van de ontwikkeling van de papierconsumptie in kiloton in Nederland. Hoeveel Sappi voorziet in de Nederlandse papierconsumptie is niet geheel duidelijk. De tabel Consumptie geeft het aantal nieuw geproduceerd papier weer en Ingezameld het aantal kiloton gerecycled papier in omloop. 13

14 ** HH = huishoudens *** KWDI = kantoren, winkels, diensten en industrie 4 Zoals de tabellen laat zien is het totale papierverbruik in 2010 in totaal kiloton. 4 Bron: website Papier Recycling Nederland, PNR consumptie, geraadpleegd op

15 Sappi vestigingen In deze tabel wordt op verschillende regionale niveaus weergegeven hoeveel werknemers, vestigingen, verkoopkantoren en productiehallen er zijn. Daarbij geeft de tabel ook de omzet en de productiecapaciteit weer. 5 Sappi Fine Paper Sappi Fine Paper Sappi Limburg Sappi Maastricht Europe Werknemers Fabrieken Verkoopkantoren Papiermachines Omzet * * Productiecapaciteit ton ton ton ton Prijzen in Euro s *) gegevens zijn onbekend Divisie structuur Sappi bestaat uit verschillende divisies. Deze verschillende divisie worden aangestuurd door het hoofd van het raad van bestuur van Sappi Limited dat gevestigd is in Kaapstad Zuid- Afrika. Het hoofdkantoor van Sappi Fine Paper Europe ligt in Brussel en zij moeten alles door rapporteren van omzetten tot investeringen aan Sappi Fine Paper die vervolgens weer verantwoording aflegt aan het raad van bestuur van Sappi Limited. Sinds eind 2006 is door een samenvoeging van Lanaken Mill en Maastricht Mill Sappi Limburg ontstaan. Deze twee fabrieken werken nu onder één naam en één directie. Sappi Limburg is onderdeel van SAPPI Fine Paper Europe. 6 5 Bron: Website Sappi, regions, geraadpleegd op Bron: Website Sappi, Sappi Group structure, geraadpleegd op

16 Sappi Maastricht BV Bij Sappi Maastricht BV werken op dit moment ongeveer 520 mensen. Sinds 1850 wordt bij Sappi Maastricht Mill papier gefabriceerd. Op dit moment is alleen nog de PM6 papiermachine nog in bedrijf. De fabriek draait 24 uur per dag en 365 dagen per jaar. Sappi Maastricht BV produceert twee soorten papier, namelijk Label paper en Graphic paper. Het Label paper is papier dat aan één zijde gecoate is. Dit papier wordt onder andere gebruikt als labels voor flessen, potten en blikjes alsmede voor de verpakking van chocolade, geschenken en dergelijke. Het Graphic paper, ook wel grafisch papier genoemd, wordt het meest geproduceerd. Er wordt grafisch papier gemaakt tussen de 200 gram en 400 gram. Dit is dik papier dat wordt gebruikt voor hoogwaardig drukwerk. Het grafisch papier wordt bijvoorbeeld gebruikt voor luxueuze brochures, folders, catalogi, kalenders en dergelijke. Het papier van Sappi wordt geproduceerd op aanvraag van de klant. Papier kan worden geleverd op een rol of in vellen op een pallet. 1.3 SWOT analyse Sappi Maastricht BV Deze sterkte- zwakte analyse van een bedrijf is een goed middel om beslissingen te nemen en om de positie, de koers en de strategie van het bedrijf tegen het licht te houden. De SWOT onderscheidt vier punten; Strengths (sterke punten), Opportunities (kansen), Weaknesses (zwakke punten) en Threats (bedreigingen). Deze SWOT analyse van Sappi is tot stand gekomen uit interviews met medewerkers, eigen observaties en deskresearch op internet. 7 (De volledige Swot analyse staat in bijlage 1) Sterktes Bewezen marktleider Wereldwijde innovatiestrategie Attitude medewerkers Zwaktes Interne samenwerking Kennis en overdracht CMT Huidig beveiligingsniveau Mogelijkheden Bedreigingen Stijgende vraag naar kwalitatief papier Inspelen op toenemende waarde duurzaamheid Toepassingen printtechnieken Printbehoefte consumenten Het organogram van de Opkomende lage lonen landen (BRIC) Ouderdom fabrieksterrein Laag investeringsbeleid Steeds strengere milieuregelgeving Uitdijend stadscentrum 7 Bron: Kleijn H. en Rorink F. (2010) Verander- management druk 2 ISBN: : Pearson Education 16

17 Organogram directie Sappi Limburg. Deze organogram geeft weer hoe het filiaal Sappi Maastricht BV, waar dit rapport voor geschreven is, zich verhoudt tot Sappi Lanaken en Limburg. Ook wordt de positie van de afdeling Safety, Security & Environment duidelijk, deze zit op één lijn met de Lean Expert en Utilities. Deze drie afdelingen staan duidelijk los van de rest van het bedrijf Sappi. 8 8 Bron: Website Sappi, organogram Sappi Limburg 2012, geraadpleegd op

18 2. Huidige afdeling Safety,Security & Environment van Sappi Maastricht BV Nadat het bedrijf Sappi is omschreven in hoofdstuk 1 zal nu de afdeling Safety, Security & Environment van Sappi Maastricht BV worden omschreven. Allereerst wordt de hoofdfunctie van deze afdeling uitgelegd en de interpretatie van veiligheid. Ook komt in dit hoofdstuk de huidige situatie van de afdeling aan bod door middel van een interne analyse op basis van het 7S model van Mc Kinsey. 2.1 Interne analyse, 7- s model Deze afdeling maakt en controleert het beleid op het gebied van veiligheid naar maatstaven van ARBO wetgeving en haar eigen 0- verzuimongevallen doelstelling. Veiligheid heeft voor de afdeling SS&E twee betekenissen. De eerste betekenis is dat de afdeling SS&E ervoor zorgt dat de werknemers van Sappi Maastricht BV veilig kunnen werken op hun werkplaats. De tweede betekenis van veiligheid wat binnen de afdeling SS&E gebruikt wordt is dat SS&E ervoor zorgt dat de eigendommen van Sappi Maastricht BV worden beschermd. Deze eigendommen worden beschermd doormiddel van het weren van ongewenste personen op het fabrieksterrein van Sappi Maastricht BV Om de bedrijfscultuur en de afdeling verder in kaart te brengen wordt er gebruikt gemaakt van het model gebaseerd op Mc Kinsey het 7S model. De zeven onderdelen van het 7S Model van Mc Kinsey zijn; 9 7 gebieden 7 gebieden van Mc Kinsey in het rapport Veilig samen werken Skills - Vaardigheden Structure - Structuur Staff - Personeel Strategy - Strategie Style - Stijl System - Systeem Shared values - Gedeelde waarden Vaardigheden In dit onderdeel wordt beschreven welke verantwoordelijkheden en werkzaamheden binnen de afdeling Safety, Security & Environment (SS&E) worden uitgevoerd door de verschillende functies. Er worden drie functies op de afdeling SS&E onderscheiden namelijk de twee leidinggevende functies en de portiers functie. In hiërarchische volgorde; Functie 1: Manager Safety, Environment, Sustainability & SHEQ systems; Functie 2: Arbo Coördinator / Assistant Safety, Security & Environment Functie 3: Portier De afdeling SS&E heeft een aantal verantwoordelijkheden die onderverdeeld zijn in onderstaande drie functies. 9 Bron: Website 7 S model, geraadpleegd op

19 Functie 1: Manager Safety, Environment, Sustainability & SHEQ systems Het proberen voorkomen van incidenten op het vlak van milieu en ongevallen op de werkplek; Het ervoor zorgen dat de crisis management team (CMT) optimaal kan functioneren; Het organiseren van oefeningen om de BNP procedures onder de aandacht te brengen en te testen. Functie 2: Arbo Coördinator / Assistant Safety, Security & Environment Distribueren van persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) aan werknemers SappiMaastricht BV; Het (bij)- scholen van werknemers van het personeel op het vlak van het veilig werken; Opstellen en handhaven van het bedrijfsnoodplan (BNP). Functie 3: Portier Het verzorgen van de beveiliging van het Sappi bedrijfsterrein in Maastricht Structuur Dit onderdeel beschrijft de organisatie structuur van de afdeling en welke werkzaamheden de afdeling uitvoert. De huidige structuur van deze afdeling wordt weergegeven in onderstaand organogram. Bij dit organogram heeft de afdeling SS&E al afscheid genomen van haar secretaresse. (0.45Fte) De afdeling bestaat uit twee leidinggevende en zeven portiers. 10. Safety, Environment, Sustainability & SHEQ systems Risk Manager Arbo Coördinator/ Assistant SS&E Manager Safety, Environment, Sustainability & SHEQ systems; Arbo Coördinator/ Assistant Safety, Security & Environment; Zeven portiers. De risk manager verricht werkzaamheden als risk manager bij de afdeling SS&E, terwijl hij officieel volledig fulltime werkt voor de afdeling Utilities. 10 Bron: Observaties, Huidige situatie afdeling SS&E

20 2.1.3 Personeel Onder personeel zal beschreven worden welke werkzaamheden de drie functies uitvoeren binnen de afdeling SS&E en hoe de medewerkers met elkaar communiceren binnen de afdeling. SS&E onderscheidt 3 functies namelijk; Functie 1: Manager Safety, Environment, Sustainability & SHEQ systems; Functie 2: Arbo Coördinator / Assistant Safety, Security & Environment; Functie 3: Portier. Manager Safety, Environment, Sustainability & SHEQ systems 11 is het hoofd van de afdeling SS&E. Deze persoon beslist alles op strategisch en beleidsmatig niveau en is voor alle werkzaamheden eindverantwoordelijke bij Sappi Maastricht BV voor SS&E. Voor het bekleden van deze functie is minimaal een universitaire opleiding een vereiste. De functieomschrijving van deze functie manager Safety, Environment, Sustainability & SHEQ systems zal worden geplaatst in de bijlage 4. Zorg dragen voor een adequaat en consistent ondernemingsbeleid op het gebied van milieu, ARBO en BHV, dat voldoet aan de interne en externe criteria, zoals wet- en regelgeving, convenanten, mission statement; Op basis van de geconstateerde externe ontwikkelingen en de situatie waarin de onderneming zich bevindt (her)formuleren van (concept)beleidsuitgangspunten; Het beleid zowel intern als extern positief profileren naar werknemers, omgeving, klanten en overheden; Waarborgen van de beschikbaarheid van adequate, effectief functionerende beheerssystemen. (milieu en ARBO); Op de hoogte blijven c.q. steeds een helder inzicht hebben in de (te verwachten externe ontwikkelingen op milieugebied, arbeidsomstandighedengebied (ARBO) en op het gebied van de bedrijfshulpverlening. (BHV); Waarborgen van de aanwezigheid en beschikbaarheid van een actueel en goed toegankelijk informatiesysteem inzake milieu- en ARBO- aspecten; Waarborgen van de beschikbaarheid van een operationeel en op de problematiek toegesneden relatienetwerk. 11 Bron: Functieomschrijving Manager Safety, Environment, Sustainability & SHEQ systems Sappi Maastricht,

21 De werkzaamheden en verantwoordelijkheden van de functie Arbo Coördinator/ Assistant Safety Security & Environment. 12 Deze persoon assisteert de leidinggevende van SS&E en voert de operationele taken uit. Deze functie is ingeschaald op HBO niveau en wordt hier ook naar beloond. De gehele functieomschrijving Arbo Coördinator/ Assistant Safety & Environment staat beschreven in bijlage 3. Waarborgen van de aanwezigheid van een actuele bedrijfshulpverleningsorganisatie; Beheren van het milieubeheersysteem volgens EMAS (Environmental Management & Audit Scheme); Zorg dragen voor het periodiek weergeven van de (openbare) verslagen; Zorg dragen dat communicatie en samenwerking tussen afdelingen en diensten m.b.t. milieuaangelegenheden gewaarborgd is; Organiseren, plannen en regelen van de uitvoering van auditprogramma's gericht op het gecertificeerd en kwalitatief/kwantitatief actueel houden van het MBS; Waarborgen van de beschikbaarheid van betrouwbare en actuele milieu- informatie,- registratie en- documentatie; Uitvoeren van dan wel samenwerken bij de uitvoering van projecten op het gebied van milieu en arbeidsomstandigheden. De werkzaamheden & verantwoordelijkheden van de functie Portier. 13 Deze medewerkers werken In de portiersloge bij Sappi Maastricht BV. Deze functie is ingeschaald op MBO niveau en wordt hier ook naar beloond. De gehele functieomschrijving staat beschreven in bijlage 2. Bewaken van de toegang tot het bedrijfsterrein Controleren van personen en goederenzendingen Alarmeren van de hulpdiensten, bedrijfsleiding, medische dienst Rapporteren van onregelmatigheden/strafbare feiten Sleutelbeheer en registratie van uitgifte van de magneetsleutels Beheer telefooncentrale buiten kantoortijden. Toezien op de naleving van alle SHEQ voorschriften Beheer en toezicht van de Brandmeldcentrale (BMC). SAP problemen melden aan wachtdienst Communicatie Binnen Sappi Maastricht BV wordt vooral gecommuniceerd via mail en telefonische gesprekken. Verder worden alle mogelijk thema s besproken in vergaderingen. Bij de afdeling SS&E wordt een keer per week door de twee leidingevende de week doorgenomen. In deze vergaderingen worden alle vorderingen besproken van diverse werkzaamheden en of er nog knelpunten zijn binnen SS&E. Met de portiers wordt per kwartaal een vergadering gehouden, waarin alle vragen en voortgangen worden besproken. Verder houdt het management van SS&E onverwachte inloop momenten waarop men kijkt hoe het met de desbetreffende portier gaat en of hij nog vragen heeft over de diverse onderwerpen. eenmaal per jaar wordt er bij iedere portier een functioneringsgesprek afgenomen. 12 Bron: Functieomschrijving Arbo Coördinator/ Assistant SS&E Sappi Maastricht, Bron: Functieomschrijving Portier Sappi Maastricht,

22 2.1.4 Strategie In het strategisch plan staan keuzes en zorgt ervoor dat alle delen van de organisatie weten wat er van hun verwacht wordt, om bij te dragen aan het succes van het geheel. De strategie binnen de afdeling SS&E is om het veiligheidsniveau binnen Sappi Maastricht BV zo hoog mogelijk te houden. De vigerende wetgeving op het gebied van Arbo en Veiligheidseisen dienen daaromintegraal te worden overgenomen. Na bestudering van de strategische doelstellingen die algemeen gelden voor Sappi zijn voldoende aandachtspunten terug te vinden die ook direct van toepassing zijn op de afdeling SS&E. Drie belangrijke aandachtspunten gelden ook voor de afdeling SS&E namelijk Safety, Health & Environment en deze worden hieronder apart beschreven. Safety Safety is een van de kerntaken van de SS&E. De doelstelling van is SS&E is om de bezittingen van Sappi Maastricht BV en haar werknemers zo optimaal mogelijk te beschermen. Zo moet het vrijwel onmogelijk zijn of gemaakt worden dat ongewenste personen het terrein van Sappi ongezien kunnen betreden. Voorbeelden hiervan zijn het tegengaan van koperdieven, zwervers en drugsverslaafden doormiddel van het plaatsen van hekwerken en camera s. Een ander belangrijk safety aspect waar de afdeling SS&E voor werkt is dat de medewerkers van Sappi Maastricht BV op een veilige werkplek kunnen werken. Dit realiseert de afdeling doormiddel van instructies en ervoor te zorgen dat de werkplekken voldoen aan de vigerende ARBO eisen. Health Het onderdeel health heeft een direct causaal verband met verzuimcijfers. Binnen het strategisch beleid is het streven naar het 0- verzuimongevallen een belangrijk aandachtspunt. De huidige cijfers laten echter duidelijk zien dat deze norm de laatste jaren niet behaald wordt. Het streven naar het 0- verzuim is een van de aandachtspunten binnen het strategisch beleid van Sappi Maastricht BV. SS&E probeert door goede veiligheidsinstructies te houden en veilige werkplaatsen te realiseren het ongevallenverzuim te beperken. Verder organiseert SS&E ieder jaar de veiligheidsdag om de werknemers nogmaals op de mogelijk gevaren van hun werk te attenderen. Een ander belangrijk punt binnen dit kader is dat SS&E zorgt voor een goed functionerend BNP, zodat wanneer er zich calamiteiten en problemen op het terrein zich voordoen hier adequaat op gereageerd kan worden. Environment Het onderdeel environment is ook een van de kerntaken van SS&E. Een van de doelstelling binnen Sappi is om zuinig om te gaan met het milieu. Zo dient er zo milieuvriendelijk mogelijk te worden geproduceerd en dienen verspillingen van grondstoffen en energie te worden voorkomen. De afdeling SS&E moet er voor zorgen dat Sappi zich aan alle milieu vergunningen houdt en op zoek gaat naar mogelijke verbeterpunten op milieugebied Strategische doelstellingen Sappi