Consensus wetgeving grensoverschrijdend gedrag Doc. GP rub 5

Transcriptie

1 I. Wettelijke basis - Welzijnswet Hoofdstuk V bis bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk ; - KB van betreffende de bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk; - Wet van tot wijziging van verschillende bepalingen betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk waaronder deze betreffende de bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk + KB van betreffende de voorkoming van psychosociale belasting veroorzaakt door het werk, waaronder geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. II. Consensus 1) Mandaat aan de EDPB voor de behandeling van informele klachten: Behoudens duidelijke en bindende raamafspraken met de aangesloten werkgever (aansluitingsovereenkomst), bestaat de meest aangewezen werkwijze in het telkens opmaken van een offerte, met een geschat tijds- en prijsbestek. De eerste telefonische opvang en het eerste intakegesprek met de klager vallen buiten deze schatting (zie infra punt III wat is inbegrepen in de verplichte forfaitaire minimumbijdragen, wat niet? ). Facturatie gebeurt dan enkel op basis van de effectief verrichte prestaties en voor de opmaak van het geschreven advies waarvan sprake onder Art.28 van het KB van betreffende de bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. In het geval de werkgever de offerte weigert te ondertekenen voor akkoord, zelfs na een telefonisch contact hieromtrent, dan wordt hij schriftelijk herinnerd aan zijn verplichtingen. 2) Opname in het arbeidsreglement van de naam van de preventieadviseur psychosociale; bereikbaarheid van de preventieadviseurs psychosociale: Een pragmatische aanpak volgen die inhoudt: a) dat voor ondernemingen zonder CPBW het Arbeidsreglement aangeeft hoe en wanneer het psychosociaal preventieteam te bereiken is. Bij ondernemingen met een CPBW dient deze zich uit te spreken over de voorgestelde preventieadviseur(s) psychosociale. b) en dat de EDPB met het oog op de registratie van noodzakelijke basisgegevens standby is buiten de normale werkuren (via de meest geëigende weg gepreciseerd in het Arbeidsreglement) Elke EDPB organiseert zich dusdanig dat de naleving van de wettelijk voorziene termijnen optimaal is verzekerd. 3) Risicoanalyse in het kader van de psychosociale belasting: - Een risico-analyse m.b.t. de psychosociale belasting heeft 2 componenten : een structurele risico-analyse : zijn er ondernemingsinherente risico-factoren? een incidentanalyse van alle individuele gevallen van psychosociale belasting. - De wijze van uitvoering van de risicoanalyse wordt afgesproken met de werkgever, de IDPB en alle relevante actoren. De PAPA zal tav de werkgever duidelijk de concrete invulling aanbevelen zowel van de risicoanalyse als van het preventieplan dat hierop moet aansluiten. 1

2 4) Jaarlijkse rapportverplichting in hoofde van de werkgever: De aan de preventieadviseur psychosociale gekende en door hem als pertinent beoordeelde incidenten van psychosociale aard worden, in uitvoering van Art. 8 van het KB van , doorgegeven aan de preventieadviseur van de interne dienst teneinde deze gegevens op te nemen in het psychosociale luik van het jaarverslag. - Deze verplichting door de EDPB enkel invullen bij alle ondernemingen van + 50 werknemers en bij alle ondernemingen waar zich zowel formele of informele klachten (waarvan de werkgever mocht op de hoogte gesteld worden) van grensoverschrijdend gedrag hebben voorgedaan; - Het verdient aanbeveling in de ondernemingen met + 50 werknemers jaarlijks àlle als pertinent beschouwde casussen van psychosociale belasting in functie van de behoefte à rato van ½ dag per jaar te bespreken met de vertrouwenspersoon en, indien nodig, de uitvoering van een nieuwe risicoanalyse en/of het terzake bijsturen van het globaal preventieplan te adviseren. 5) Interventieafspraken tussen klager en preventieadviseur psychosociale/ vertrouwenspersoon: 1. Gebruik van een intake -document (model zie bijlage) waarbij een aantal interventieafspraken tussen klager en preventieadviseur psychosociale of vertrouwenspersoon vastgelegd worden. Het is sterk aan te raden in dit formulier een dubbele precisering op te nemen: - er is géén bemiddeling of schikking meer mogelijk en iedere poging daartoe is mislukt; - de klager werd vooraf geïnformeerd over alle wettelijke mogelijkheden. 2. Bij een vraag naar het neerleggen van een formele klacht, wordt best aan de klager een format (zie bijlage) bezorgd, dat ingevuld dient meegebracht naar (of op voorhand doorgestuurd tegen) het eerstvolgend persoonlijk onderhoud. 6) Terugkeer naar de informele procedure: Het opstarten van een formele procedure mag geen blijvende hindernis vormen voor partijen om alsnog terug te vallen op de informele procedure. Dit kan inhouden dat de klager best in de mogelijkheid gesteld wordt het onpartijdig onderzoek te laten vervangen door een informele interventie. 7) Ogenblik afsluiten dossiers: 7.1 Informele: Eenmaal een casus on hold is gezet (= voorlopig géén acties meer, maar nog niet echt door de klager als af te sluiten bestempeld), wordt het dossier voor de preventieadviseur psychosociale geacht afgesloten te zijn na verloop van een bepaalde termijn (vb: 2 maand). De klager kan wel steeds vragen zijn dossier te heropenen. 7.2 Formele: Wat de EDPB betreft wordt de formele procedure als beëindigd beschouwd vanaf de doorzending van een brief met onze analyse (de analyse van de EDPB) en de geformuleerde preventiemaatregelen naar de werkgever of de betreffende bespreking met de werkgever. Het is de werkgever die de klager hierover dient in te lichten. 2

3 Verdere acties- op vraag van de werkgever- vallen buiten de formele klacht. Het verdient aanbeveling dat de preventieadviseur psychosociale na een bepaalde periode informeel contact opneemt met de werkgever om te peilen naar de voortgang i.v.m. de succesvolle implementatie van de maatregelen. In geval blijkt dat de werkgever geen intentie heeft om deze preventiemaatregelen uit te voeren, en daar evenmin een vanuit welzijnsperspectief gerechtvaardigde motivatie voor geeft, dan wordt hij schriftelijk herinnerd aan de noodzaak rekening te houden met deze geadviseerde maatregelen. 8) Samenwerking/geheimhouding preventieadviseur psychosociale en preventieadviseur arbeidsgeneesheer bij formele en informele klachten: Casussen van grensoverschrijdend gedrag zijn bij uitstek multidisciplinair aan te pakken. De preventieadviseur arbeidsgeneesheer maakt uit welke gegevens relevant zijn voor de preventieadviseur psychosociale en omgekeerd. De preventieadviseur arbeidsgeneesheer systematisch inlichten over offertes die uitgebracht worden bij een formele klacht en over elke formele klacht: op deze wijze kan de preventieadviseur arbeidsgeneesheer ook zelf de preventieadviseur psychosociale contacteren om info te geven of te krijgen. 9) Omgaan met klachten van een klager met een potentieel onevenwichtig gedrag: In alle geval dient de klager aangehoord en uitgenodigd te worden zijn grieven op papier te formuleren. Bovendien zou, - mits het akkoord van de betrokkene -, best de arbeidsgeneesheer gecontacteerd en door de klager geraadpleegd worden 1. Wanneer er een vermoeden is omtrent de noodzaak van een bijkomende psychologische ondersteuning kan, na onderling overleg, de preventieadviseur psychosociale, of de preventieadviseur arbeidsgeneesheer, de betrokkene doorverwijzen naar de therapeut of behandelend arts. 10) De vertrouwenspersoon: 10.1 Proactieve rol vertrouwenspersoon; positionering van de vertrouwenspersoon t.o.v. de personeelsdienst, de hiërarchische lijn en de interne preventiedienst : Vanuit de optiek dat de wetgever een proactieve rol beoogt voor de vertrouwenspersoon, dient te worden gestreefd naar een synergetische samenwerking vertrouwenspersoon/ preventieadviseur psychosociale. Dit impliceert dat we een engagement vragen van de werkgever opdat de vertrouwenspersoon zijn rol volledig adequaat kan vervullen Keuze en aanduiding van de vertrouwenspersoon: De EDPB streeft ook best naar een inbreng zowel bij de keuze (op basis van de bekwaamheid om vaardigheden te verwerven en kennis op te nemen) als bij de opleiding van de vertrouwenspersoon. Er moet tevens gewaakt worden over elke omstandigheid die de autonomie van de functie in het gedrang kan brengen. De doelstelling is aan de vertrouwenspersoon een aangepaste vorming te geven met het oog op een optimale invulling 1 Het is in deze gevallen ook aangewezen steeds TWW te informeren, middels het akkoord van de betrokkene. 3

4 van zijn taak, wat hem of haar moet toelaten de situatie - en de grenzen die aan de opdracht gesteld zijn - evenals de impact van zijn rol op het gehele bedrijfsbeleid, goed in te schatten. Wat de keuzecriteria betreft gaat men er van uit dat de vertrouwenspersoon een zeker niveau van opleiding moet genoten hebben. Ook de (sociale) positie in het bedrijf van de vertrouwenspersoon speelt een rol opleiding van de vertrouwenspersoon: - Met het oog op een versterkte vertrouwensband met de vertrouwenspersoon en omwille van de praktijkervaring organiseert de EDPB de opleiding best zelf; 10.4 begeleiding van de vertrouwenspersoon: Wat betreft de begeleiding van de vertrouwenspersoon dient gestreefd te worden naar : - een uitwisseling van informatie, documentatie, adviezen, tussen vertrouwenspersonen en preventieadviseur; - een jaarlijkse gedachtewisseling met de vertrouwenspersoon over de gebeurde informele en formele casussen en incidenten met het oog op een eventuele actualisering van de risicoanalyse door de preventieadviseur psychosociale. 11) Uitvoering risicoanalyse en bijsturen van incidentanalyse: 11.1 Na elke formele klacht dient een incidentanalyse te gebeuren. Het is aan te raden op periodieke basis, bijv. na elk kalenderjaar, de in het jaarverslag vermelde incidenten van psychosociale aard te evalueren, en zo nodig de risicoanalyse bij te sturen, evenals, eventueel, het globaal preventieplan. Dit uiteraard behoudens het geval een incidentanalyse ernstige structurele tekortkomingen blootlegt: dan dient deze bijsturing direct geadviseerd te worden De werkgever voert de risicoanalyse uit en betrekt hierbij de preventieadviseur psychosociale. De EDPB kan voor de uitvoering van deze risicoanalyse de nodige tools ter beschikking stellen en desbetreffend advies verlenen. De samenwerking van de preventieadviseur psychosociale behelst tevens het uitwerken van de preventiemaatregelen die dienen opgenomen in het preventieplan. Indien gewenst door de werkgever, en mits een extra vergoeding, kan de statistische verwerking ook door de EDPB verzorgd worden. Het bijsturen van de incidentanalyse gebeurt steeds door de werkgever; mits extra vergoeding kan de PAPA desbetreffend advies verlenen. 12) Overdracht dossiers pesten op het werk van de ene EDPB naar de andere: 12.1 Zo de aangesloten werkgever in uitvoering van Art. 13 van het KB van 27 maart 1998 betreffende de externe diensten voor preventie en bescherming op het werk de opzegging van de aansluitingsovereenkomst heeft betekend, of formeel heeft laten weten tot deze opzegging te zullen overgaan, informeert de preventieadviseur psychosociale de klager over het feit dat zijn EDPB na verloop van de opzeggingstermijn niet meer bevoegd zal zijn voor de betrokken werkgever. 4

5 Zo dit naar het oordeel van de preventieadviseur psychosociale van de nieuwe EDPB die het individueel klachtendossier overneemt nuttig of noodzakelijk is omwille van het belang van de klager, zal hij of zij mondeling overleg plegen met de preventieadviseur psychosociale van de overdragende EDPB die het individueel klachtendossier behandelde voor de opzegging Het schriftelijk akkoord van de klager is steeds vereist voor de overdracht van het lopend individueel klachtendossier, ongeacht of het (informeel/formeel) dossier al dan niet in actieve behandeling is bij de preventieadviseur psychosociale. Deze essentiële voorwaarde negeren is strijdig met de te goeder trouw uitvoering van de middelenverbintenis die op de preventieadviseur psychosociale (en de EDPB) berust De externe preventieadviseur psychosociale (en zijn EDPB) moet, voor alles, in elke situatie steeds het belang van de klager centraal stellen De overdracht van het individueel klachtendossier heeft enkel betrekking op de elementen die krachtens Art.20 van het KB van betreffende de voorkoming van psychosociale belasting veroorzaakt door het werk, waaronder geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk, deel uitmaken van het individueel klachtendossier. De persoonlijke notities van de preventieadviseur psychosociale maken nooit deel uit van deze overdracht. 13)Aspect samenwerking met TWW: Co-Prev organiseert een periodiek overleg met de administratie van de FOD WASO en/of de betrokken gerechtelijke instellingen aangaande de interpretatie en toepassing van de regelgeving in zake grensoverschrijdend gedrag. Alle problemen en vragen die zich ter zake (kunnen) stellen maken vervolgens, mits partijen hierover tot eenduidige conclusies en antwoorden komen, het voorwerp uit van een gemeenschappelijke bindende consensustekst waaraan de nodige publiciteit gegeven wordt met het oog op een concrete uitvoering. 5

6 III. Wat is inbegrepen in de verplichte forfaitaire minimumbijdragen, wat niet? De volgende elementen zijn inbegrepen in de forfaitaire minimumbijdrage: - Informatie aan werkgever en werknemer over de te volgen procedures. - De beschikbaarheid van een bevoegde preventieadviseur en de opname van de coördinaten van de EDPB of van de preventieadviseur van de EDPB in het arbeidsreglement van de onderneming. - De eerste telefonische opvang en een eerste intake-gesprek van een werknemer die een verzoek doet tot het opstarten van een informele of formele procedure. - Het samenstellen van en de administratie van het individueel klachtendossier. - Het versturen van de melding van een formele klacht naar de werkgever. - Het bijhouden van een register van verklaringen en klachten. - Digitale en/of telefonische informatieuitwisseling tussen vertrouwenspersonen en preventieadviseur, beperkt tot een bepaald tijdsplafond per jaar. Alle bijkomende prestaties zijn niet inbegrepen en worden gefactureerd in functie van de voorwaarden die in de offerte of de aansluitingsovereenkomst zijn bepaald. C. Briké (werkgroep Mobbing, 3/ , , ) C.Briké (com risicobeheer, ) C. Briké (wg mobbing ) Commissie risicobeheer Raad van bestuur