DE R.S.Z. EN DE FORFAITAIRE KOSTENVERGOEDINGEN.

Transcriptie

1 DE R.S.Z. EN DE FORFAITAIRE KOSTENVERGOEDINGEN. DE BEWIJSVOERING VOLGENS NIEUWE RECHTSPRAAK VAN HET HOF VAN CASSATIE. De arbeidsovereenkomstenwet en de terugbetaling van kosten. De wet van betreffende de arbeidsovereenkomsten stelt in haar artikel 20 : De werkgever is verplicht : 1 De werknemer te doen arbeiden op de wijze, tijd en plaats zoals is overeengekomen, inzonderheid, zo de omstandigheden dit vereisen en behouden strijdige bepaling, door de voor de uitvoering van het werk nodige hulp, hulpmiddelen en materialen ter beschikking te stellen; Met hulp, hulpmiddelen en materialen worden bedoeld : de medewerkers, gereedschap en machines, alsook grondstoffen. Het principe in dit artikel uitgedrukt is duidelijk : de werkgever moet voor zulke hulp, hulpmiddelen en materialen zorgen, en zal hiervan de kosten zelf moeten dragen. Een werknemer moet immers enkel zijn arbeidsprestaties ter beschikking stellen, en niet zijn eigen vermogen ten dienste stellen van de werkgever. Maar (zie de geciteerde tekst : en behoudens strijdige bepaling ): partijen kunnen anders overeenkomen! Laten we in het bestek van dit artikel er evenwel vanuit gaan dat de partijen niet hebben bedongen dat de werknemer bepaalde kosten zelf moet betalen. We vertrekken dan vanuit het hiervoor aangehaald principiële uitgangspunt : de werkgever moet de kosten betalen, zonodig terugbetalen aan de werknemer. Voorbeelden van kosten. In het kader van de uitvoering van een arbeidsovereenkomst, zijn heel wat kosten denkbaar. Hierna enkele voorbeelden : - Verplaatsingskosten (de verplaatsing naar en van het werk; de verplaatsingen naar bepaalde werven of plaatsen van tewerkstelling die niet samenvallen met de eigen vestigingsplaats van de werkgever; verplaatsingen in binnen- en buitenland; ); Brussel - Tel. 02/ Hasselt - Tel. 011/ Kortrijk - Tel. 056/

2 - Diverse reiskosten incl. kosten verbonden aan hotelverblijf; - Kosten voor gerief en materialen; - Kledijkosten en kosten voor het wassen en herstellen van beroepskledij; - Kosten voor of n.a.v. het volgen van opleidingen in opdracht van de werkgever; - Representatiekosten in ruime of enge betekenis; - Kosten m.b.t. de aanwending van eigen voertuig, eigen telefoon of GSM, eigen bureelmaterialen en daartoe ten huize van de werknemer ingerichte ruimten; - Parkeerkosten; - Restaurantkosten, fooien, al dan niet rechtstreeks het gevolg van het vervullen van een representatieve functie, een commerciële functie, enz.; - Kosten voor huisvesting van een in het buitenland tewerkgestelde werknemer en diens gezin (eventueel : de kosten van transport en verhuis; de kosten voor schooluitgaven van kinderen van de in het buitenland tewerkgestelde werknemer; ); - Kosten m.b.t. internetaansluiting; - Vaak zal men in de individuele geschreven arbeidsovereenkomst en haar bijlagen, en/of in het geldend arbeidsreglement bepalingen aantreffen die de terugbetalingsmodaliteiten van zulke kosten regelen. Maar ook in andere (en hogere) bronnen van arbeidsrechtelijke verplichtingen vindt men bepalingen terug m.b.t. de bedoelde terugbetalingsmodaliteiten. Denk maar aan de regelingen die in de wet of in algemeen verbindend verklaarde CAO s zijn opgenomen m.b.t. het woon-werkverkeer en de daaraan verbonden kosten. Zie ook bepaalde CAO s m.b.t. mobiliteitsvergoedingen, kledijvergoedingen, enz. Terugbetaling van kosten op forfaitaire basis. Ongetwijfeld zal de werkgever verkiezen de betaling of terugbetaling van beroepskosten te doen op basis van een duidelijk cijfermatig systeem, met inbegrip van de verplichting in hoofde van de werknemer om bewijsstukken voor te leggen m.b.t. kosten waarvan de terugbetaling wordt gevraagd. Voorbeeld : bewijsstukken m.b.t. gemaakte representatiekosten, zoals restaurantuitgaven. Een voorzichtig werkgever zal de door de werknemer te bewijzen stukken willen budgetteren, teneinde niet met verrassingen en bijhorende discussies te worden geconfronteerd. Brussel - Tel. 02/ Hasselt - Tel. 011/ Kortrijk - Tel. 056/

3 Maar niet van alle kosten kan men gemakkelijk een bewijsstuk bijbrengen. En zo het bijbrengen van bewijsstukken al mogelijk is, dan nog vergt dit voor elke werkgever een administratieve verwerking. Men kan het zich gemakkelijk voorstellen dat in een onderneming met een aantal handelsvertegenwoordigers die hun beroepsuitgaven dienen te staven met stukken, een vrij omslachtige administratie vereist zal zijn, met inbegrip van een daaraan verbonden personeelskost (voor de bediende die de stavingstukken moet controleren en berekenen). Daarom kan een werkgever begrijpelijk ook opteren voor een forfaitair vergoedingssysteem, zeker voor diverse kleine uitgaven, vaak niet te staven met stukken maar toch te aanvaarden als gevolg van de functie en de daaraan verbonden arbeidsprestaties van de werknemer(s). Zowel op fiscaal vlak als op het vlak van de sociale zekerheid (de RSZ) moet zulks forfaitair terugbetalingssysteem worden aanvaard. Verdoken loon? Welk systeem men ook toepast (betaling op grond van schriftelijke bewijsstukken dan wel op forfaitaire basis) : het moet steeds reële kosten betreffen; slagen de fiscus of de RSZ erin aan te tonen dat meer dan reële kosten worden betaald of terugbetaald, dan is er sprake van verdoken loon en hiervoor zal men dan niet ontsnappen aan belasting en/of RSZ-bijdragen. Het begrip beroepskosten. De arbeidsovereenkomstenwet geeft zelf geen definitie van het begrip beroepskosten. In de fiscale wetgeving (zie kort hierna) wordt gewag gemaakt van de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. Hiervoor is trouwens een afzonderlijke rubriek voorzien in de fiscale loonfiches die de werkgever jaarlijks moet afleveren m.b.t. de vergoedingen (en de kosten) die aan de werknemers werden uitbetaald. Op het vlak van de sociale zekerheid wordt inzake beroepskosten nog vaak een theoretisch onderscheid gemaakt. Zo spreekt men van kosten die rechtstreeks voortspruiten uit de eigenlijke uitvoering van de arbeidsovereenkomst en hieraan inherent zijn, hiertoe wezenlijk behoren. Maar het begrip beroepskosten kan ook ruimer worden geïnterpreteerd, met inbegrip van die kosten die wel verband houden met het bestaan van de arbeidsovereenkomst, maar daarom niet noodzakelijk inherent of wezenlijk zijn aan de uitvoering ervan. Tot het ruime begrip van de beroepskosten behoren dan ook die kosten die de werkgever toch verplicht is om ze ten laste te nemen, bijvoorbeeld omdat zulks werd overeengekomen in de arbeidsovereenkomst. Maar voor de praktijk is het hiervoor bedoelde onderscheid al te theoretisch; welke interpretatie men immers toepast, de terugbetaling van beroepskosten zal steeds de bijzondere aandacht genieten van de fiscus en van de RSZ. Brussel - Tel. 02/ Hasselt - Tel. 011/ Kortrijk - Tel. 056/

4 De fiscale behandeling van de beroepskosten. Het Wetboek van Inkomstenbelastingen geeft in artikel 31 een definitie van de bezoldigingen van de werknemers die tot het belastbaar inkomen zullen worden gerekend. Daartoe rekent het W.I.B. ook alle vergoedingen die zelfs toevallig worden verkregen uit hoofde of n.a.v. het uitoefenen van de beroepswerkzaamheid, tenzij als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever. Deze laatste kosten worden als belastingvrij beschouwd. In de context van dit artikel wordt de fiscaalrechterlijke behandeling van de kosten eigen aan de werkgever verder onbesproken gelaten. Toch kort de algemene fiscale richtlijnen : - wil de fiscus kosten eigen aan de werkgever toch beschouwen als belastbare bezoldiging, dan vereist de rechtspraak van het Hof van Cassatie van de fiscus, en niet van de belastingsplichtige, het bewijs dat hetgeen door de werkgever werd (terug)betaald in werkelijkheid geheel of gedeeltelijk verdoken loon betrof. Kortom : een bewijslast ten laste van de fiscus. - dat bepaalde beroepskosten forfaitair worden berekend en terugbetaald door de werkgever, heeft fiscaal niet voor gevolg dat daardoor deze kosten hun karakter van werkelijke uitgaven zouden verliezen. Men kan stellen dat er een vermoeden speelt in het voordeel van werkgever en werknemer, weze het een weerlegbaar vermoeden! De fiscus kan met alle middelen van recht het bewijs leveren dat het geheel of ten dele om vermomde bezoldigingen gaat. Gezien de mogelijkheid van tegenbewijs door de fiscus, is het in elk geval aangewezen dat de werkgever voor zichzelf een zo goed mogelijk gedocumenteerd dossier aanlegt m.b.t. de realiteit van forfaitair terugbetaalde kosten eigen aan de werkgever. Kostenvergoedingen en de RSZ. Voor de RSZ geldt als uitgangspunt : op datgene wat als loon kan worden bestempeld, moeten RSZbijdragen worden betaald. Voor het begrip loon verwijst de RSZ-wetgeving naar artikel 2 van de wet van betreffende de bescherming van het loon der werknemers. Deze wet verstaat onder loon, datgene (loon in geld of de in geld waardeerbare voordelen) waarop de werknemer recht heeft ingevolge zijn dienstbetrekking, ten laste van de werkgever. Maar ook terugbetaalde kosten kunnen daartoe gerekend worden. Vandaar dat een uitvoeringsbesluit van van de RSZ-wet voorziet in haar artikel 19 2 dat toch niet als loon wordt aangemerkt : 4 de bedragen die gelden als terugbetaling van de kosten die de Brussel - Tel. 02/ Hasselt - Tel. 011/ Kortrijk - Tel. 056/

5 werknemer heeft verricht om zich van zijn woonplaats naar zijn werkplaats te begeven, alsook de kosten die ten laste van zijn werkgever vallen. Voor de RSZ kunnen deze kosten slechts als RSZ-vrij worden beschouwd indien de werkgever het bewijs levert : a) van het reële bestaan van kosten die gemaakt werden ter uitvoering van de arbeidsovereenkomst, en als zodanig dan voor terugbetaling door de werkgever in aanmerking kwamen; b) dat het bedrag van deze reële kosten kan worden bewezen aan de hand van (geschreven) stukken, zoals facturen, bonnetjes, enz. Kortom, zoals hoger reeds werd aangehaald, noopte dit de werkgevers tot het organiseren van een administratie en boekhouding die het voormelde dubbele bewijs kon opleveren. Heel wat werkgevers zagen zich in de onmogelijkheid om van alle uitgaven bewijsstukken bij te brengen, of nog, om kosten te kunnen spenderen aan het opzetten van zulke administratie en boekhouding. Vandaar de praktische noodzaak om toch ook te kunnen voorzien in een forfaitair terugbetalingssysteem van beroepskosten / kosten eigen aan de werkgever. Maar t.a.v. deze forfaitaire terugbetalingssystemen stelde de RSZ zich zeer afwijzend op : zeker dan werd van de werkgever het bewijs vereist dat het bestaan van beroepskosten zou worden aangetoond alsook het feit dat het forfaitair terugbetaalde bedrag overeenstemde met een reële kost. Aldus werden de werkgevers ertoe verplicht om zelfs in het geval van forfaitaire kostenregelingen, bewijsstukken bij te houden incl. een administratie daaromtrent. Oude rechtspraak van het Hof van Cassatie inzake bewijsvoering RSZ. Voor haar strikte benadering op het vlak van de bewijsvoering zag de RSZ zich gesteund door rechtspraak van het Hof van Cassatie. In een arrest van trad het Hof van Cassatie de zienswijze van de RSZ bij op het vlak van de bewijslast (ten nadele van de werkgever). Het volstond voor de RSZ om het begrip loon uit de loonbeschermingswet in te roepen, om aldus de werkgever te verplichten tot het onomstootbaar bewijs van het bestaan van reële beroepskosten én van de omvang ervan. Zoniet waren RSZ-bijdragen verschuldigd op die bedragen die door de werkgever waren (terug)betaald als kostenvergoedingen. Nieuwe rechtspraak van het Hof van Cassatie. Op nam het Hof van Cassatie een andere zienswijze aan. Dit arrest keert op eerste zicht de bewijsregels om, want stelt nu dat het aan de RSZ toekomt te bewijzen dat de door de werkgever als beroepskosten terugbetaalde bedragen, geen zodanige beroepskosten zijn, maar wel degelijk loon zoals bedoeld in het artikel 2 van de loonbeschermingswet. Brussel - Tel. 02/ Hasselt - Tel. 011/ Kortrijk - Tel. 056/

6 De wijziging van de rechtspraak van het Hof van Cassatie vindt zijn oorsprong in de wijze waarop men de hoger aangehaalde wetsbepalingen uit de loonbeschermingswet en uit de RSZ-wetgeving moet opvatten : werd voorheen gesteld dat het hiervoor geciteerde artikel e lid voorzag in een uitzondering, zodat diegene die van de uitzondering wilde genieten, de bewijslast daaromtrent droeg, dan wordt nu aanvaard dat deze wetsbepalingen geen uitzondering zijn maar een wezenlijk onderdeel van de wetgeving omtrent de aanrekening van RSZ-bijdragen, en dus moet de RSZ bewijzen waarop zij meent recht te hebben. Gevolgen van de nieuwe rechtspraak. De vraag is welke gevolgen aan dit cassatiearrest kunnen worden verbonden. De nieuwe rechtspraak is ongetwijfeld op te vatten als een ommekeer die de werkgevers in een gunstiger situatie plaatst op het vlak van de bewijsregeling. Het is niet langer zo dat forfaitair terugbetaalde kosten haast per automatisme door de RSZ kunnen worden verworpen en kunnen worden bestempeld als loon waarop RSZ-bijdragen verschuldigd zijn, behoudens afdoend tegenbewijs van de werkgever. Integendeel, de RSZ moet vanaf nu een zeer belangrijk deel van de bewijslast dragen. Zij zal moeten aantonen dat hetgeen betaald werd uit hoofde van een forfaitaire kostenregeling, niets of niet volledig te maken had met beroepskosten ten laste van de werkgever, alsook dat het toegepaste forfaitaire bedrag niet of onvolledig met de realiteit overeenstemt. Dit betekent niet dat vanaf nu de werkgever risicoloos forfaitaire kostenvergoedingen kan toekennen en uitbetalen aan werknemers. Ongetwijfeld zal de praktijk inhouden dat de beide partijen, werkgever en RSZ, hun aandeel in de bewijsvoering zullen moeten dragen. De van de beide partijen te verwachten bewijsvoering zal betrekking hebben op de vraag of er voor een bepaalde werknemer, gezien zijn arbeidsovereenkomst en de daarin omschreven functie, redenen waren om kosten terug te betalen. Zo ja, of het bedrag dat daarvoor forfaitair werd betaald wel een realiteitsbasis heeft. De discussie over het bestaan en over de omvang van de forfaitaire kosten zou dus in eerste instantie een bewijsinspanning vergen vanwege de RSZ, en van de inspectiediensten die daaromtrent zouden worden ingeschakeld (!). Maar voor het eventuele wederwoord zal een voorzichtige werkgever zelf ook in een bepaalde bewijslast moeten voorzien. Aan het arsenaal van verweermiddelen ten gunste van de werkgever kan naast de billijker bewijsvoering die voortspruit uit voormeld arrest van het Hof van Cassatie, nog worden toegevoegd : - alle reële beroepskosten, zowel in ruime zin als in enge zin geïnterpreteerd (zie hiervoor) komen in aanmerking voor vrijstelling van RSZ-bijdragen zoals bedoeld in het geciteerde artikel e lid; aldus arresten van en van het Hof van Cassatie; - bepaalde rechtsleer en ook rechtspraak van Arbeidsrechtbanken en Arbeidshoven had terzake forfaitaire kostenvergoedingen al aanvaard dat zij als werkelijke kostenvergoeding kunnen worden bestempeld, vrij van RSZ, van zodra het toegepaste forfait toch in een voldoende redelijke verhouding stond tot de omvang van hetgeen men als werkelijke uitgaven kon aanvaarden; in bepaalde rechtspraak kon men lezen op welke wijze arbeidsrechters zelf gingen inschatten hetgeen Brussel - Tel. 02/ Hasselt - Tel. 011/ Kortrijk - Tel. 056/

7 als redelijk en aannemelijk kon worden beschouwd, zowel wat het bestaan van bepaalde beroepskosten betreft, als wat de omvang ervan betreft, om aldus het toegepaste forfait al dan niet volledig te aanvaarden. Houding van de RSZ. In de Algemene Onderrichtingen voor de Werkgevers zoals gepubliceerd door de RSZ zelf, kan men inzake terugbetaling van kosten nog lezen dat de werkgever moet aan de hand van bewijsstukken de juistheid van de kostenraming kunnen aantonen. Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, kan men forfaitair ramen. In dat geval moet de werkgever uiteraard het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden. De sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, zijn loon waarop bijdragen verschuldigd zijn. De hiervoor geciteerde rechtspraak van het Hof van Cassatie zou minstens moeten leiden tot een nuancering van het standpunt van de RSZ terzake de bewijsvoering WIST JE DAT de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid uw betalingen op de oudst gekende schuld toerekent indien u NIET PRECISEERT OP WELKE SCHULD deze betaling SLAAT? U hebt achterstallen bij de R.S.Z. en betaalt de sociale zekerheidsbijdragen voor het huidige kwartaal. Toch wordt u voor dit kwartaal gedagvaard. Kan dat? U mag van de Arbeidsrechtbank bepaalde achterstallen afbetalen. U volgt het toegekende afbetalingsplan en betaalt uw termijnen samen met de bijdragen voor het lopende kwartaal. Plots blijkt dat uw achterstallen vroeger dan gepland zijn afgelost, en wordt u tot betaling van de bijdragen voor het huidig kwartaal aangemaand Wanneer een werkgever achterstallige bijdragen, bijdrageopslagen, intresten of gerechtskosten aan de R.S.Z. is, dan zal deze elke niet-benoemde betaling ambtshalve op de achterstallen toerekenen. De wet bepaalt inderdaad dat zonder schriftelijk toerekening op het ogenblik van de betaling (op het betaalstuk, bij aangetekend schrijven) de betaling op de oudste schuld wordt toegerekend. Dit betekent dat wanneer u een afbetalingsplan lopende hebt voor de oudste schuld, en u betaalt een globaal bedrag zonder er de bestemming van te preciseren, de R.S.Z. de betaling volledig op deze oudste schuld toerekent, zelfs al was dit niet de bedoeling. Dit kan voor gevolg hebben dat u zonder het te weten achterstallen oploopt in de betaling van de huidige kwartalen, met alle gevolgen van dien. Het is dus van belang dat u uw betalingen aan de R.S.Z. benoemt. Dit kan - bijvoorbeeld - door in de zone "mededeling" te vermelden waarop uw betaling slaat. Gaat het om de betaling van bijdragen, voorschotten, bijdrageopslagen of intresten en voor welk kwartaal? Brussel - Tel. 02/ Hasselt - Tel. 011/ Kortrijk - Tel. 056/

8 DE RIJKSDIENST VOOR SOCIALE ZEKERHEID DE WERKGEVER VOLLEDIG OF GEDEELTELIJK VAN DE BETALING VAN BIJDRAGEOPSLAGEN EN INTRESTEN KAN VRIJSTELLEN? De werkgever moet de verschuldigde sociale zekerheidsbijdragen binnen de wettelijk vastgestelde termijnen betalen. Gebeurt dit niet, dan moet hij naast de verschuldigde bijdragen bijdrageopslagen en verwijlintresten betalen. Dit bij wijze van geldelijke sanctie. De bijdrageopslag is 10 % van het bedrag dat niet binnen de wettelijke termijn is betaald. De verwijlintrest wordt berekend aan een intrestvoet van 7 % per jaar vanaf het verstrijken van de wettelijke termijn, dit tot de dag van volledige betaling. De R.S.Z. kan evenwel in een aantal gevallen van de betaling van bijdrageopslagen en intresten afzien. De werkgever moet om deze vrijstelling verzoeken en moet het bewijs leveren van bvb. het bestaan van overmacht of uitzonderlijke omstandigheden. Ook de werkgever die alle vervallen bijdragen betaalt en die om 'dwingende billijkheidsredenen' zijn verplichtingen jegens de R.S.Z. niet is nagekomen, mag deze redenen laten gelden. Het gaat om redenen waarbij de rechtvaardigheid gebiedt om geen bijdrageopslagen en intresten te heffen, zelfs al is het niet-nakomen van de verplichtingen jegens de R.S.Z. aan de werkgever toe te rekenen. Wanneer het Beheerscomité van de R.S.Z. de gegrondheid van deze billijkheidsredenen erkent, mag het met eenparigheid van stemmen beslissen, bij wijze van uitzondering, vrijstelling van de toegepaste bijdrageopslagen verlenen. Piet CARLIER Kurt DEVOS Advocaat-Vennoot piet.carlier@monard-adv.be on the net : Brussel - Tel. 02/ Hasselt - Tel. 011/ Kortrijk - Tel. 056/

9 Brussel - Tel. 02/ Hasselt - Tel. 011/ Kortrijk - Tel. 056/