RIS158149_08-OKT-2008 PROGRAMMA DOELMATIGHEIDS- EN DOELTREFFENDHEIDSONDERZOEK

Transcriptie

1 Gemeente Den Haag RIS158149_08-OKT-2008 Ons kenmerk BSD/ RIS PROGRAMMA DOELMATIGHEIDS- EN DOELTREFFENDHEIDSONDERZOEK HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, Gelet op: de bij dit besluit behorende toelichting. Besluit: het programma doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek vast te stellen. Den Haag, 30 september 2008 Het college van burgmeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, mw. A.W.H. Bertram J.J. van Aartsen Postadres: Postbus , 2500 DJ Den Haag Telefoon: Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Fax: Internetadres:

2 BSD/ Toelichting Programma doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek Artikel 213a collegeonderzoeken Wettelijk en gemeentelijk kader Het college heeft de plicht om periodiek onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur (artikel 213a Gemeentewet). De raad heeft in een verordening de kaders hiervoor vastgelegd (5/2008). Nadere regels voor de organisatie en uitvoering van het onderzoek zijn door het college gegeven in een uitvoeringsbesluit (2008). De criteria voor onderwerpkeuze en de methoden van onderzoek zijn eveneens in het uitvoeringsbesluit vastgelegd. Het college stelt een programma vast met onderzoek naar de (gemeentebrede) doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Diensthoofden zijn verantwoordelijk voor de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en de bedrijfsvoering van de dienst. Over het totaal van onderzoeken (dienstoverstijgend en dienstspecifiek) wordt gerapporteerd in het gemeentelijke jaarverslag. Het opstarten, begeleiden en uitvoeren van gemeentebrede doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken is één van de kerntaken van de afdeling Financiële verhouding, Projecten en Onderzoek (FPO) van de directie Financiën (BSD). De onderwerpen voor mogelijke onderzoeken komen uit de ambtelijke organisatie en van het bestuur. Sinds 2003 is het Audit Committee (bestaande uit de gemeentesecretaris, de concerncontroller, directeur van de GAD en een secretaris) ambtelijk opdrachtgever van de onderzoeken. Het Audit Committee bewaakt de kwaliteit en de voortgang van de onderzoeken. Beleidsdoorlichtingen De doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken worden in Den Haag al sinds 1995 verricht in opdracht van het college. Tot op heden richtten de onderzoeken zich voornamelijk op het beleid voor de interne organisatie. Het college heeft besloten de focus daarnaast te richten op de doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid voor de stad, voor de burgers, bedrijven en expats. Dit mede naar aanleiding van het advies van de raadswerkgroep Kwaliteit Programmabegroting (mei 2008). Het college heeft een Haagse aanpak opgesteld voor de doorlichting van het beleid voor de stad (15 juli 2008). De aanpak is gebaseerd op de werkwijze van en ervaringen bij het Rijk, Ministerie van Financiën (Interdepartementale Beleidsonderzoeken) en van de gemeente Rotterdam. De aanpak is vastgelegd in het nieuwe Uitvoeringsbesluit doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek gemeente Den Haag Uitgangspunten voor de gekozen aanpak zijn sterke betrokkenheid van college(leden) en verantwoordelijk topmanagement plus versterken van de onafhankelijkheid van de onderzoeken. Gekozen is voor een hechte samenwerking tussen de directie Financiën en de betrokken beleidsdienst(en). Een stuurgroep is verantwoordelijk voor de inhoud, uitvoering en voortgang van het onderzoek. De stuurgroep bestaat uit een onafhankelijke voorzitter, de verantwoordelijk beleidsdirecteur, de directeur Financiën, externe experts en een secretariaat (in gezamenlijkheid gevoerd door de directie Financiën en de betrokken beleidsdienst). Onderwerpen onderzoeksprogramma Op het programma voor staan zes doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken. De onderzoeksonderwerpen zijn aangedragen door college- en GMT-leden. De onderwerpen voldoen aan de criteria uit het uitvoeringsbesluit. Het aantal onderzoeken wordt bepaald door de beschikbare onderzoekscapaciteit en budget van de afdeling FPO, directie Financiën.

3 BSD/ Om overlap te voorkomen zijn de onderzoeken van het conceptprogramma afgestemd met de Rekeningencommissie en de Rekenkamer. Het programma doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek bevat de volgende onderwerpen: Doorlichting beleid voor de stad 1. Veiligheid in het openbaar vervoer (programma Openbare orde en Veiligheid) 2. Toezicht op en handhaving van de kinderopvang (programma Jeugd) Doorlichting beleid gevoerd voor interne organisatie 3. Grip op Europa 4. Inhuur personeel van derden 5. Evaluatie concernkader Voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik 6. Excellente dienstverlening 7. Stijging prijzen energie-intensieve accommodaties en voorzieningen De eerste twee onderzoeken zijn van het nieuwe type doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek, doorlichting van beleid voor de stad. Na afronding van deze twee onderzoeken zal de aanpak geëvalueerd worden. De evaluatie kan aanleiding vormen voor aanpassing van de aanpak van dit type doorlichtingen. Hieronder wordt per onderwerp kort beschreven waar het onderzoek over gaat, waarom het nodig is, hoe het wordt aangepakt en wat het oplevert. 1. Veiligheid openbaar vervoer Uit statistieken van het CBS blijkt dat het veiligheidsgevoel van OV-reizigers in Den Haag te wensen overlaat. Ook in de raad is er aandacht voor dit onderwerp. De beleidsdoorlichting start met een analyse van het probleem (veiligheidsgevoel en incidenten) en het veld. Daarbij worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle partijen in de veiligheidsketen op een rijtje gezet, zoals de gemeente, HTM, NS, Haaglanden, justitie en (spoorweg)politie. De veiligheid in het openbaar vervoer is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de vervoersbedrijven. DSO voert overleg met deze bedrijven in het kader van gemeentelijk beleid voor verkeer en vervoer. Veiligheid in en om het openbaar vervoer raakt ook het beleidsveld openbare veiligheid, het terrein van de BSD. Het onderzoek beschrijft de huidige beleidsdoelstellingen, bijbehorende middelen en instrumenten van de gemeente. Na deze inventariserende fase vindt een analyse plaats van wat de gemeentelijke aanpak tot nu toe heeft opgeleverd en welke beleidsontwikkelingen wenselijk of mogelijk zijn om de veiligheid in het openbaar vervoer te verbeteren. Het onderzoek zal naar verwachting in het eerste kwartaal van 2009 worden afgerond. 2. Toezicht op en handhaving van de kinderopvang Uit de jaarrapportage toezicht kinderopvang, die in juni naar de raad is gezonden, bleek dat de kwaliteit van de kinderopvang onvoldoende is. De gemeente is volgens de Wet Kinderopvang (2005) verantwoordelijk voor toezicht op de kwaliteit van de Haagse opvang. De GGD voert daartoe regelmatig inspecties uit. Met de stijging van het aantal kinderen en opvanginstellingen is de vraag gerezen of de gemeente voldoende middelen ter beschikking heeft om het toezicht en de handhaving naar behoren uit te voeren.

4 BSD/ De beleidsdoorlichting start met een inventarisatie van het probleem en het veld. Daarbij wordt geïnventariseerd wat de taken en verantwoordelijkheden van verschillende onderdelen van de gemeente zijn en welke taken en verantwoordelijkheden het rijk, de opvanginstellingen en de ouders/verzorgers hebben. Het gemeentelijk beleid en de ingezette instrumenten worden beschreven. De financiering die in het Gemeentefonds is geregeld wordt eveneens betrokken in het onderzoek. Na de inventariserende fase wordt geanalyseerd (i) of de gemeentelijke aanpak en de ingezette middelen leiden tot effectief, efficiënt en proportioneel toezicht en handhaving en (ii) of de beschikbare middelen en personeelsformatie toereikend zijn. Het onderzoek geeft aan welke beleidsontwikkelingen mogelijk zijn om het toezicht op en de handhaving van de kinderopvang te verbeteren. Het onderzoek zal naar verwachting in het eerste kwartaal van 2009 worden afgerond. 3. Grip op Europa Het grootste deel van het nationale en lokale beleid wordt gemaakt in Brussel. Gemeenten ontkomen er niet aan om in hun beleids- en uitvoeringprocessen rekening te houden met Europees beleid. Het gaat daarbij niet alleen om het voldoen aan verplichtingen, zoals het naleven van Europese wet- en regelgeving, waarvan het verzaken kan leiden tot boetes of terugvordering van subsidiegelden. Maar Europa biedt ook kansen: gemeenten kunnen invloed uitoefenen op de totstandkoming van beleid en regelgeving en ze kunnen profiteren van Europese subsidies. De relatie met Europa biedt Den Haag bovendien de kans om zich te profileren als internationale stad, wat gunstige effecten kan hebben op de economie en werkgelegenheid in de stad. Het beperken van risico s en het optimaal te benutten van kansen vraagt om een gemeentelijke organisatie die Europees beleid continu volgt, beïnvloedt en verankert. In 2006 zijn initiatieven genomen om Europa beter in te bedden in de gemeentelijke organisatie. Deze betroffen onder meer de vertegenwoordiging van de G4 in Brussel en het aanwijzen van Europadirecteuren en -coördinatoren bij alle kerndiensten. Verder wordt er gewerkt aan de verankering van Europa via onder meer het Europaproofproject van Juridische Zaken (BSD/BZ/JZ) en de regisserende activiteiten van Bureau Internationale Zaken (BSD/BZ/BIZ). Wat nog ontbreekt is een totaaloverzicht van Europa-aspecten waar de gemeente aandacht aan zou moeten besteden en de bijbehorende sturingsinformatie voor management en bestuur. Dit doeltreffendheidsonderzoek brengt in kaart in hoeverre de gemeente Den Haag grip heeft op Europa aan de hand van een aantal succesfactoren: de kennis van medewerkers, de rolverdeling en informatiestromen binnen de organisatie, het beheer van werkprocessen en externe relaties en samenwerking. Op grond van de stand van zaken op deze gebieden worden aanbevelingen geformuleerd om de grip op Europa te behouden en te versterken. Het onderzoek draagt daarnaast bij aan een groter bewustzijn van het belang van Europa. Het onderzoek zal naar verwachting in het eerste kwartaal van 2009 worden afgerond. 4. Inhuur personeel van derden Uit het Sociaal jaarverslag 2007 kwam naar voren dat de kosten voor het inhuren van personeel van derden in 2007 wederom waren gestegen (naar 85,7 miljoen). Ten opzichte van 2006 is dit een stijging van 32,6%. De directies Financiën en POI stellen op verzoek van wethouder CIIO een onderzoek in. Doelen van het onderzoek zijn inzicht bieden in de doelmatigheid van de inhuur, de redenen daarvoor en de kosten in Het onderzoek leidt onder meer tot aanbevelingen voor de aanpak van de structurele onderbezetting van essentiële functies.

5 BSD/ Het onderzoek zal naar verwachting in het derde kwartaal van 2008 worden afgerond. 5. Evaluatie concernkader Voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik De gemeente dient misbruik en oneigenlijk gebruik (m&o) bij de opzet en uitvoering van wet- en regelgeving te voorkomen en te bestrijden. Misbruik kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Bij oneigenlijk gebruik wordt feitelijk gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving. Daarmee zijn dergelijke handelingen niet onrechtmatig. Wel is sprake van het in strijd handelen met het doel en de strekking van de wet- en regelgeving. Het college heeft een concernkader vastgesteld met eisen waaraan het beleid van de diensten op dit gebied moet voldoen (BSD/ , januari 2005). De directie Financiën houdt toezicht op de naleving van dit concernkader en dient minimaal eens in de vier jaar de effectiviteit van het kader te evalueren. M&o-beleid is relevant voor diensten die zich bezighouden met verstrekken van subsidies, inkomensoverdrachten, belastinginkomsten en vergunningverlening. De accountant betrekt de naleving van al deze regelgeving bij zijn rechtmatigheidsoordeel. In het concernkader is een lijst met aspecten opgenomen waaraan het m&o-beleid van de diensten moet voldoen. In het onderzoek wordt het m&o-beleid van de diensten getoetst aan deze aspecten. Verder wordt bekeken of de dienst registreert hoe vaak m&o voorkomt en of de risico s voldoende zijn afgedekt. Het onderzoek geeft invulling aan de evaluatiedoelstelling, zoals opgenomen in het concernkader (eens in de vier jaar evalueren). Doel van het onderzoek is na te gaan of de gemeente voldoende vorm en inhoud geeft aan het m&o beleid. Het onderzoek zal naar verwachting in het vierde kwartaal van 2008 worden afgerond. 6. Excellente Dienstverlening De laatste jaren probeert de overheid van het imago van starre, bureaucratische en klantonvriendelijke dienstverlener af te komen. Om dat te bereiken, moet een aantal dingen veranderen. Geen aanbodgerichte maar vraaggestuurde dienstverlening en alles zoveel mogelijk elektronisch. We verplaatsen ons in onze klanten, die zoveel mogelijk via internet willen afhandelen, één loket voor alle overheidszaken, niet meerdere malen dezelfde gegevens doorgeven. De gemeente Den Haag is trots op de in 2006 behaalde titel meest klantvriendelijke gemeente van Nederland en wil excelleren in dienstverlening. Daarom is de gemeente het programma Excellente Dienstverlening gestart waarbij o.a. de beleidskaders van de Rijksoverheid en ons collegeprogramma als uitgangspunt dienen. Gemeentebreed vindt een scala van verschillende projecten en activiteiten plaats onder de vlag van het programma. Om dit programma te ondersteunen wordt onderzoek gedaan naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van (aspecten van) de gemeentelijke dienstverlening. De behoefte aan onderzoek wordt geconcretiseerd in het tweede kwartaal van 2009 bij de start van het onderzoek. Gedacht wordt aan onderzoek naar de daadwerkelijke behoeften van de klanten (bewoners, bedrijven en expats): wat vinden zij belangrijk, wat verwachten zij van de gemeentelijke dienstverlening en welke aanvullende wensen hebben zij. Een andere invulling kan zijn een onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van IT-governance (de organisatie, het beleid en het beheer van het gebruik van ICT bij de gemeente Den Haag). Het onderzoek zal naar verwachting in het vierde kwartaal van 2009 worden afgerond.

6 BSD/ Stijging prijzen energieinstensieve accommodaties en voorzieningen In de periode zijn de tarieven voor gas en elektra meer dan verdubbeld. Door deze oplopende energieprijzen zijn de kosten voor energie-intensieve accommodaties en voorzieningen van de gemeente flink gestegen. Onderzocht zal worden wat de omvang van de stijging is en hoe deze kunnen worden opgevangen binnen de systematiek van de loon- en prijscompensatie. Het onderzoek zal naar verwachting in het tweede kwartaal van 2009 worden afgerond.