Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013

Transcriptie

1 Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013 Cogas Infra en Beheer B.V. Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013 (openbaar) Pagina 1 van 60

2 Dit is de openbare versie van het KCD 2013 van Cogas Infra en Beheer B.V. Cogas Infra en Beheer B.V. Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013 (openbaar) Pagina 2 van 60

3 Voorwoord Ieder oneven jaar maakt Cogas Infra & Beheer B.V. een Kwaliteits- en Capaciteitsdocument. Voor u ligt de versie In het Kwaliteits- en Capaciteitsdocument leggen wij verantwoording af over de kalenderjaren 2011 en 2012 en geven een doorkijk naar de komende korte- en middellange periode. Wij zijn al bijna vijftig jaar Netbeheerder van gas- en elektriciteitsnetten. Daarbij profileren wij ons als een stabiele, transparante, betrouwbare en vooruitstrevende Netbeheerder. Een gezonde kijk op de nieuwe technische en maatschappelijke ontwikkelingen evenals duurzaamheid wordt niet geschuwd. Zoals in het vorige Kwaliteits- en Capaciteitsdocument geschreven worden beslissingen over investeringen en onderhoud risicogebaseerd genomen. Bij het afwegen van de risico s wordt rekening gehouden met veiligheid, betrouwbaarheid, kosteneffectiviteit, duurzaamheid en maatschappelijke betrokkenheid. Eind 2013 heeft de Autoriteit Consument & Markt het methodebesluit van de reguleringsperiode bekend gemaakt. Voor Cogas en alle overige Netbeheerders heeft dit een grote negatieve financiële impact op de inkomsten. De inkomsten gaan fors naar beneden. Naar onze klanten toe is dat in eerste instantie een prima gebaar, maar voor ons heeft dat gevolgen voor onze investeringen om de kwaliteit van onze netten op peil te houden. Dat maakt dat wij de komende drie jaar nog kritischer gaan de mogelijkheden kijken om onze uitgaven te verminderen. Daar waar de veiligheid in het geding zou kunnen komen worden door ons geen onaanvaardbare veiligheidstechnische concessies gedaan. Dat is een aspect waar wij als betrouwbare Netbeheerder niet aan gaan tornen. In het vorige Kwaliteit- en Capaciteitsdocument is al aangegeven dat Cogas Infra & Beheer B.V. zich opmaakt voor de nieuwe periode die op ons afkomt. Er zijn nieuwe jonge medewerkers aangetrokken en de organisatie en computersystemen zijn ingericht om met vol vertrouwen een periode in te gaan die gekenmerkt zal worden door grote investeringen in onze netten. Enerzijds om de vervangingsinvesteringen te kunnen plegen, maar anderzijds om de netten toekomst zeker te maken voor het duurzaam gebruik van onze netten. Denk daarbij onder andere aan laadpalen voor elektrisch vervoer, zonnepanelen, smartgrids, verbranding en vergisting van biomassa en andere nieuwe moderne technieken die ten dienste staan voor een duurzaam gebruik van onze energiebronnen. Met gepaste trots presenteer ik u dan ook dit Kwaliteits- en Capaciteitsdocument M.M. Kirch directeur Cogas Infra en Beheer B.V. Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013 (openbaar) Pagina 3 van 60

4 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING VISIE EN MISSIE MISSIE VISIE KERNWAARDEN Duurzaamheid Verbondenheid Betrouwbaarheid KWALITEITSBEHEERSINGSSYSTEEM KWALITEITSMANAGEMENTSYSTEEM ASSETMANAGEMENT RISICOMANAGEMENTCYCLUS Normen, richtlijnen en voorschriften Risicomanagement OPLOSSEN STORINGEN EN ONDERBREKINGEN Organisatie Uitvoering KWALITEIT TERUGBLIK NETKWALITEIT 2011 EN STREEFWAARDEN RELATIE MET BELANGRIJKSTE NETGERELATEERDE RISICO'S MAATREGELEN TEN AANZIEN VAN ONDERHOUD EN VERVANGING/INVESTERINGEN Middellange termijn: komende 7 jaar Onderhoud Vervanging Korte termijn: komende 3 jaar Vervanging Aansluitingen Uitbreiding KWALITATIEVE BESCHRIJVING Componentenanalyse algemeen Resultaten Componentenanalyse VEILIGHEID BESCHRIJVING VAN OEFENINGEN Leren van incidenten en hoe deze worden voorkomen Wijze van prioritering van risico s, inclusief criteria hiervoor Relatie met de belangrijkste Asset-gerelateerde risico s Maatregelen ten aanzien van onderhoud en vervanging Cogas Infra en Beheer B.V. Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013 (openbaar) Pagina 4 van 60

5 6 CAPACITEITSANALYSE INLEIDING BEDRIJFSWAARDEN PLANNINGSTERMIJNEN PROCEDURE CAPACITEITSPLANNING CAPACITEITSRAMING GAS TERUGBLIK OP ONTWIKKELINGEN AANTAL AANSLUITINGEN PIEKUURVERBRUIK MARKTVERKENNING RELEVANTE TECHNISCHE ONTWIKKELINGEN De vraagkant De aanbodkant SCENARIO S EN PROGNOSE Scenario s Totstandkoming van de prognose Variabelen prognose Realisatie van de uitbreidingsplannen (marktverkenning) Ongeplande groei Groei piekverbruik per aansluiting Meest waarschijnlijke scenario Prognose Betrouwbaarheid en risico s Risicoanalyse Betrouwbaarheid Knelpunten en aandachtsgebieden Capaciteit GOS en (GTS) Capaciteitsanalyse Regionale Transportnetten (Cogas, 4 en 8 bar) Knelpunten DIRECTIEBEOORDELING BIJLAGEN LEESWIJZER Cogas Infra en Beheer B.V. Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013 (openbaar) Pagina 5 van 60

6 1 Inleiding Ten opzichte van de organisatie die Cogas Infra en Beheer BV (hierna Cogas) was in 2011 heeft de organisatie zich verder geprofessionaliseerd. Op diverse gebieden zijn grote stappen gemaakt. Daarbij vallen het verkrijgen van het certificaat NTA8120 en het verder inbedden van het risico gebaseerd denken het meeste op. Het continue kijken naar verbeteringen is een standaard werkwijze geworden. Verbeteringen zullen zodanig worden geïmplementeerd dat de flexibiliteit en slagvaardigheid, die zo kenmerkend is voor Cogas, niet in het gedrang komt. Dit Kwaliteits- en Capaciteitsdocument (hierna KCD) geeft invulling aan de eisen die zijn gesteld in de Ministeriële Regeling Kwaliteitsaspecten netbeheer elektriciteit en gas (hierna MR). Afgelopen periode is door de Autoriteit Consument & Markt (ACM) gezamenlijk met alle Netbeheerders veel overleg geweest over het uniformeren van de KCD s. Dat is de reden dat dit KCD qua structuur enigszins afwijkt van die van 2011 maar nog steeds voldoet aan de gestelde eisen in de MR. De MR stelt dat voor gasnetten met een druk van 200 mbar of meer een capaciteitsplan wordt gemaakt. De gasnetten van Cogas hebben een druk tussen de 100 mbar 8 bar. Dat is de reden dat voor het 4 en 8 bar gasnet een capaciteitsplan wordt gemaakt. De MR schrijft ook voor dat er een capaciteitplan vereist is voor elektriciteitsnetten met een spanning van 25 kv of meer. Cogas heeft geen elektriciteitsnetten met een spanning hoger dan 10 kv waardoor een capaciteitsplan voor elektriciteitsnetten geen onderdeel uit maakt van dit KCD. Uiteraard zijn er onderhoudsplannen voor de door haar beheerde spanningsniveaus. Cogas Infra en Beheer B.V. Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013 (openbaar) Pagina 6 van 60

7 2 Visie en Missie Het (organisatorische) strategische plan voor Cogas wordt door de Cogas B.V. gemaakt en vastgesteld in samenspraak met de directie en het managementteam. Dit plan is de basis om verdere invulling te geven aan beleid en uitvoering die voldoen aan de maatschappelijke verwachtingen en de wet- en regelgeving. De documenten die in dit hoofdstuk worden beschreven, vormen een belangrijk onderdeel van het kwaliteitssysteem. Cogas erkent een Sense of urgency om de energietransitie te faciliteren, zodanig dat de energievoorziening betrouwbaar, efficiënt en veilig blijft. Daarom is in 2013 een nieuwe missie en visie neergezet met bijbehorende strategie. De directie vindt het van belang dat deze missie en visie is vastgelegd in een voor het bedrijf toegankelijk visiedocument. Dit is gerealiseerd in het nieuwe besturingsmodel. Hierdoor is deze informatie beschikbaar in het kwaliteitsmanagementsysteem en daarmee beschikbaar voor de gehele organisatie. 2.1 Missie De missie beschrijft wie wij (willen) zijn en waarvoor we staan. Onze missie is verwoord in het volgende statement: Cogas is de beste netbeheerder en loopt voorop bij de verduurzaming van (de energievoorziening in) de regio. 2.2 Visie De visie is een verwachting die wij uitspreken over een toekomstbeeld dat wij (voor onze organisatie) voor ogen hebben. Het geeft invulling aan hoe wij Cogas zien over 5 á 10 jaar. Onze visie is verwoord in het volgende statement: Aan alle consumenten, bedrijven en (maatschappelijke) instellingen in Twente levert Cogas duurzaam comfort. Cogas Infra en Beheer B.V. Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013 (openbaar) Pagina 7 van 60

8 2.3 Kernwaarden De kernwaarden geven de drijfveren en de gedragscode weer van de organisatie. Zij vormen de basis voor strategische keuzes, voor het vormgeven van beleid, hoe mensen handelen en met elkaar omgaan. Cogas heeft drie kernwaarden gedefinieerd, te weten: Duurzaamheid Verbondenheid Betrouwbaarheid Bij de interpretatie van de kernwaarden binnen Cogas, en specifiek binnen de kaders voor het nemen van besluiten, hanteert Cogas Bedrijfswaarden om het benoemen en hanteren van criteria bij de afweging meer SMART te maken. Deze Bedrijfswaarden zijn opgenomen in de risicomatrix van Cogas. Het gaat om de waarden: Veilig, Betrouwbaar, Kosteneffectief, Maatschappelijk en Duurzaam betrokken. Hieronder volgt de uitwerking van de drie kernwaarden van Cogas Duurzaamheid Duurzaamheid voor Cogas is tweeledig. Het start voor Cogas altijd met Veiligheid. Een duurzaam gebruik van de netten en diensten is gebaseerd op een hoge mate van Veiligheid. Voor Cogas betekent dit blijvende inzet op veilig werken en een veilig netwerk voor medewerkers en omgeving. Inmiddels een haast vanzelfsprekende zekerheid, maar een blijvend bewustzijn en handelen vindt Cogas belangrijk. En anderzijds betreft duurzaamheid de duurzame opwekking van energie en het efficiënter gebruik van energie en energienetten. Ook inspanningen gericht op het verduurzamen van de energievoorziening vallen binnen deze strategie. Daarnaast streeft Cogas duurzaamheid na in de bedrijfsvoering en in het faciliteren en stimuleren van consumenten en bedrijven. Cogas Infra en Beheer B.V. Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013 (openbaar) Pagina 8 van 60

9 2.3.2 Verbondenheid Verbondenheid staat in de eerste plaats voor de verbindingen in de grond (het netwerk). Daarnaast is Cogas een verbinder, om samen met andere partijen een bijdrage te leveren aan een duurzame regio. De verduurzaming van de energievoorziening plaatst ons op een centrale plek. Hierdoor zullen er veel vragen op ons af komen, bijvoorbeeld over terugleveren van energie door een woningbouwvereniging. Om oplossingen te vinden voor deze vragen, moeten we nieuwe wegen bewandelen. Nieuwe technologie kan belangrijk zijn, maar ook innovatieve toepassingen die alleen kunnen ontstaan door samenwerking. Cogas wil vanuit haar centrale positie samenwerken (verbinden) met o.a. leveranciers, aandeelhouders en innovatiepartners. Verbondenheid heeft ook betrekking op de mogelijkheden die Cogas biedt, die ervoor zorgen dat mensen (klanten en medewerkers) kunnen meedoen in de samenleving Betrouwbaarheid Betrouwbaarheid is het fundament van Cogas. Dit heeft zowel betrekking op de uitvoering van onze primaire taak (leverbetrouwbaarheid, betrouwbare netwerken) als op de wijze waarop we samenwerken met bestaande en nieuwe relaties (betrouwbare partner). Verschillende benchmark onderzoeken laten zien dat Cogas al jaren behoort tot de best presterende netbeheerders in Nederland. De komende jaren dient de kwaliteit van dienstverlening ook tot uiting te komen in het stimuleren van duurzaam gedrag bij klanten (bijvoorbeeld in energiebesparing) en in de expliciete waardering van verschillende stakeholders voor ons bedrijf. Cogas Infra en Beheer B.V. Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013 (openbaar) Pagina 9 van 60

10 3 Kwaliteitsbeheersingssysteem Een organisatie die op een systematische wijze invulling geeft aan kwaliteit bezit een kwaliteitsbeheersingssysteem (KBS). Cogas voldoet hier ook aan. Binnen Cogas wordt het kwaliteitsbeheersingssysteem echter kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) genoemd; inhoudelijk wordt hiermee hetzelfde bedoeld. Dit hoofdstuk beschrijft de werking van het KMS en is daarbij gebaseerd op gegevens uit het KMS. Het KMS is het systeem waarmee de complete kwaliteit wordt geborgd en is gericht op de beheersing van risico s, op korte en lange termijn, die het realiseren of in stand houden van de nagestreefde kwaliteit van de transportdienst kunnen belemmeren. Vanuit het oogpunt van risicobeheersing, zijn de processen van het KMS in een risicomanagementcyclus gezet conform de NTA 8120 (zie paragraaf 3.3). De procedure risicomanagement (zie 3.3.2) maakt onderdeel uit van deze cyclus en is belegd bij het cluster Asset Management (zie 3.2). Binnen het KMS wordt het optimum nagestreefd ten aanzien van veiligheid, betrouwbaarheid en kosteneffectiviteit. Daarnaast kent Cogas de bedrijfswaarden maatschappelijk betrokken en duurzaam die ook in het systeem zijn opgenomen. Cogas is NTA 8120:2009 gecertificeerd voor het ontwerpen, aanleggen, in stand houden en beheren van de gereguleerde gas- en elektriciteitsnetwerken, tot maximaal 8 bar respectievelijk maximaal 10 kv, binnen de grenzen van de concessiegebieden. Voor de in NTA 8120 genoemde delen is aanvullend Cogas ook gecertificeerd volgens NEN-EN-ISO 9001:2008 en de VGM Checklist Aannemers versie 2008/5.1 (VCA**). 3.1 Kwaliteitsmanagementsysteem In deze paragraaf wordt nader uitgelegd hoe het KMS in elkaar steekt, hoe met kwaliteit wordt omgegaan en hoe de communicatie over (kwaliteits)beleid, doelstellingen en de resultaten van processen verloopt. Het KMS vindt voor Cogas zijn oorsprong medio jaren 90. In de afgelopen jaren is het systeem gegroeid naar een procesmatige wijze van inrichting en werken. Het KMS is gebaseerd op de norm NEN-EN-ISO 9001:2008. Jaarlijks vindt er een externe audit NEN-EN-ISO 9001:2008 plaats om de werking van het KMS te valideren en te verbeteren. Het KMS, zoals omschreven in het KCD 2011, is verder doorontwikkeld binnen Cogas en faciliteit het risicomanagement en de interne processen. Zo is de samenhang tussen beleid, strategie, doelen en plannen verbetert, worden documenten versiematig beheerd en worden de risico s uit het risicoregister met het KMS beheerd. De verdere inbedding van het kwaliteitsmanagementsysteem kenmerkt zich door het innemen van een centrale positie binnen Cogas. Dit heeft als gevolg een actief gebruik en brede inzet binnen de organisatie. De belangrijkste verbeterpunten ten aanzien van het KMS die in audits werden genoemd zijn: 1. Het vaststellen van een intern audit plan betreffende de NTA8120; 2. Aantoonbaar maken van de verbetermaatregelen in de PDCA cyclus; 3. Verzorgen van risicomanagement op locatie en situatie niveau. Cogas Infra en Beheer B.V. Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013 (openbaar) Pagina 10 van 60

11 Voor verbeterpunt 1 is, naast het interne auditplan en de bestaande procedure, in een interne richtlijn een aanvulling gemaakt voor de interne audits m.b.t. de NTA Deze richtlijn is opgenomen in het KMS. Voor verbeterpunt 2 zijn de criteria voor de selectie van maatregelen die geëvalueerd dienen te worden vastgelegd. Tevens is de aantoonbaarheid van de evaluatie verbeterd door een aanpassing in de statusaanduiding. Voor verbeterpunt 3 is een van plan van aanpak opgesteld die de te nemen maatregelen beschrijft om het verbeterpunt op te lossen. Op het moment van schrijven van dit KCD is een deel van dit plan al uitgevoerd. Het invoeren van de resterende maatregelen zal in 2013 en/of 2014 volgen. Het KMS wordt onder andere gebruikt om afspraken vast te leggen hoe de organisatie moet werken. Dit om het (kwaliteits)beleid en doelstellingen te kunnen realiseren. Op het niveau van Cogas N.V. staan de visie, missie, bedrijfswaarden en strategische doelstellingen verwoord in het besturingsmodel. Onderliggende meerjaren- en jaarplannen van de businessunit Infra en Beheer worden daarvan afgeleid. Op deze wijze worden er afspraken binnen de organisatie vastgelegd, zoals de specifieke uitvoering van de werkzaamheden, welke richtlijnen van belang zijn, eisen vanuit wet en regelgeving, etc. Deze afspraken zijn vastgelegd in een systeem bestaande uit drie lagen (zie figuur 1): Figuur 1. Piramide indeling KMS Laag 01: De processen in laag 1 geven een beschrijving van een bepaald product of dienst die geleverd wordt door de organisatie. De processen zijn vaak afdeling overstijgend en zijn een kapstok voor de procedures. Laag 02: Deze laag omvat de procedures die aangeven wat er moet gebeuren. Procedures beschrijven de stappen die nodig zijn om een bepaalde activiteit (taak) in een proces uit te voeren. Laag 03: In deze laag zijn documenten opgenomen die details geven over hoe een stap in een procedure gedaan moet worden, of welke richtlijnen ervoor gelden. Onder documenten vallen onder andere de werkinstructies en richtlijnen. Cogas Infra en Beheer B.V. Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013 (openbaar) Pagina 11 van 60

12 De piramidestructuur geeft een heldere opzet waarin koppelingen tussen processen, procedures en documenten eenvoudiger zijn in te zien, te gebruiken en te beheren. In 2011 zijn de processen volledig herzien. De herkenbaarheid van de structuur in het KMS is hiermee verder vergroot. Hierbij is ook het eigenaarschap met borging en het vier-ogen principe beter neergezet binnen de organisatie. De volgende vijf processen zijn gedefinieerd: - Asset management; - Realisatie netinfrastructuur; - Onderhoud & storingen; - Netbeheer administratie; - Informatiemanagement assets. Alle belangrijke activiteiten van de netbeheerder komen terug in deze vijf processen. Door een duidelijke structuur van autorisatie is de borging en beheersbaarheid verder verbeterd, het eigenaarschap (en hiermee de autorisatie) is op procesniveau bij de afdeling Netbeheer belegd en de onderliggende procedures en documenten bij de inhoudelijk verantwoordelijken. Bij het aanbrengen van wijzigingen zorgt het vier ogen principe voor de borging. Tevens is het KMS voorzien van versiebeheer voor procedures en documenten. De verbetering van het documentenbeheer en samenhang tussen beleid, strategie, doelen en plannen is hiermee gerealiseerd. 3.2 Assetmanagement Binnen het assetmanagement wordt bij Cogas invulling gegeven aan de NTA8120. De NTA8120 sluit goed aan bij de zorgplicht van de netbeheerder om het elektriciteit- en gasnet optimaal te beheren ten aanzien van veiligheid, kwaliteit en capaciteit. Cogas vindt het daarom van belang om te voldoen aan deze norm. De certificatie van de NTA8120 biedt Cogas tevens de mogelijkheid tot een verdere invulling van zelfregulering met beperkt toezicht. Ter voorbereiding op de initiële NTA8120 certificatie is er in 2012 een nulmeting uitgevoerd voor de NTA8120. Opvolgend heeft Cogas in 2012 succesvol het NTA8120-certificaat behaald. Door het gecertificeerde asset managementsysteem, worden de netten aantoonbaar over de hele levenscyclus optimaal beheerd. Vanaf 2013 zal er jaarlijks een NTA8120 audit plaatsvinden. Oktober 2013 is de eerste jaarlijkse NTA8120 audit gehouden die in een positief resultaat heeft geresulteerd. De NTA8120 omvat het geheel aan activiteiten die nodig zijn voor het strategische en beleidsmatige beheer van de gas- en elektriciteitsnetten. De veiligheid, kwaliteit en capaciteit worden door het analyseren van de componenten, de capaciteitsvraag en de veranderingen in de regelgeving getoetst. Door middel van een risico gebaseerde afweging tegen de bedrijfswaarden worden daaruit strategieën opgesteld, doelstellingen geformuleerd en beleid opgesteld die voldoen aan de NTA8120. Binnen het assetmanagement worden tevens aspecten meegenomen die buiten de norm vallen maar wel degelijk van belang zijn voor toekomstscenario s. Hierbij valt te denken aan innovatie binnen de netten en het faciliteren van de energietransitie. De wijze van beheer is erop gericht het asset management volgens de plan-do-check-act -cyclus (PDCA-cyclus, zie figuur 2) uit te voeren. De cyclus zorgt voor een continue verbetering door het plannen (Plan), implementeren (Do), bewaken (Check) en het treffen van maatregelen (Act). Daar waar de resultaten niet in lijn zijn met de missie, visie en het beleid wordt de afwijking van het gewenste resultaat als input gebruikt voor bijsturing. In de risicomanagementcyclus komt de PDCA-cyclus stapsgewijs terug. De risicomanagementcyclus vormt daarmee de kern van het KMS. Dit wordt in paragraaf 3.3 nader beschreven. Cogas Infra en Beheer B.V. Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013 (openbaar) Pagina 12 van 60

13 Figuur 2. PDCA-cyclus 3.3 Risicomanagementcyclus Vanuit het oogpunt van risicobeheersing, zijn de processen van het KMS in een risicomanagementcyclus gezet conform de NTA Een schematische weergave van deze cyclus is weergegeven in figuur 3. Deze cyclus geeft een overzicht van de activiteiten die uitgevoerd worden om risico s te beheersen. Er wordt daarbij rekening gehouden met ten minste de volgende typen risico s: - technisch falen van assets; - operationele risico s; - natuurverschijnselen; - routinematige en niet-routinematige activiteiten; - uitrusting en materialen, geleverd door de organisatie of door anderen; - wijzigingen of voorgestelde wijzigingen in organisatie, activiteiten of materialen; - aanpassing van het asset-managementsysteem, met inbegrip van tijdelijke wijzigingen, en hun invloed op werkzaamheden, processen en activiteiten; - eventuele wettelijke verplichtingen met betrekking tot risicobeoordeling en de invoering van de benodigde beheersmaatregelen; - financiële risico s. De identificatie- en beoordelingswijze van risico s wordt beschreven in paragraaf De cyclus geeft inzicht in de onderlinge relaties tussen processen en hoe deze zijn belegd in de organisatie. De risicomanagementcyclus is in het KMS opgenomen als een verbindende overzichtslaag, die procedures met elkaar verbindt en wordt gebruikt bij het uitdragen van het risico gebaseerd netbeheer. Hieronder volgt een beschrijving van de cyclus. De beschrijving start bij het proces realisatie. Per procesgang volgt een toelichting op de inhoud, en hoe het proces zich verhoudt in het geheel. Cogas Infra en Beheer B.V. Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013 (openbaar) Pagina 13 van 60

14 Figuur 3. Risicomanagementcyclus Risicomanagementcyclus: Realisatie netinfrastructuur Op basis van een marktverkenning, het vervangingsbeleid, aangekondigde reconstructies en aanpassingen van aansluitingen, wordt vanuit het jaarplan de jaarbegroting vastgesteld voor nieuwbouw en aanpassingen van netten en/of aansluitingen in het komende jaar. De realisatie vindt plaats volgens de normen en bedrijfsrichtlijnen en wordt voorbereid door de afdeling Infra, die ook de uitvoering begeleidt. Voor het bewaken van beleidsuitgangspunten is de procedure ingericht voor besluitaanvragen. In deze procedure worden netontwerpen en -plannen ter goedkeuring voorgelegd bij het cluster Asset Management. De afdeling Infra onderhoudt contacten met regionale overheden en ontvangt individuele verzoeken tot nieuwbouw of verzwaring. Beide zijn input voor een tijdige, voor zover noodzakelijke, offertevorming, werkvoorbereiding en realisatie. Belangrijk is het juist en tijdig (administratief) verwerken van het project. Hierbij vindt onder andere de vastlegging plaats van statische assetgegevens in het bedrijfsmiddeleninformatiesysteem (BMIS). Een goede vastlegging van netgegevens is noodzakelijk voor het veilig, betrouwbaar, kosteneffectief en maatschappelijk betrokken uitvoeren van netbeheer. De gegevens worden gebruikt voor bijvoorbeeld het uitvoeren van het onderhoud, het verhelpen van storingen en het opstellen van vervangingsbeleid. Juist vanwege dit belang zijn procedures ingericht die bijdragen aan een goede vastlegging van de gegevens Een juiste en volledige vastlegging is niet alleen van belang voor het effectief uitvoeren van netbeheer. Voor het verzorgen van KLIC meldingen in het kader van de Wet Informatie-uitwisseling Ondergrondse Netten (WION) is deze informatie cruciaal. Derden die graafwerkzaamheden uitvoeren weten zo waar onze kabels en leidingen liggen, waardoor zij zorgvuldiger graven en het aantal graafschades kan verminderen. Om te kunnen voldoen aan een goede gegevensvastlegging is gegevensbeheer bij Cogas ingevoerd. Hierdoor wordt toezicht gehouden op het gebruik van de gegevens en wordt gestreefd naar het behalen, borgen en continu verbeteren van een vastgesteld kwaliteitsniveau. Cogas Infra en Beheer B.V. Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013 (openbaar) Pagina 14 van 60

15 Voor het gegevensbeheer zijn onder andere de volgende aspecten van belang: a) inzicht hebben in welke gegevens waarmee worden geregistreerd; b) inzicht hebben in de rollen/verantwoordelijkheden van betrokkenen; c) volledigheid; d) juistheid, en; e) tijdigheid van invoering gegevens. In het document BMIS overzicht wordt weergegeven welke gegevens waarmee geregistreerd worden en de onderlinge relaties tussen de applicaties. Tevens worden in dit document de kwaliteitseisen omschreven waaraan de gegevens moeten voldoen. Naast uitleg over hoe de beheersorganisatie voor het BMIS is geregeld wordt in het document BMIS handboek uiteengezet wat gegevensbeheer is. Het invoeren van gegevens moet voldoen aan bepaalde kwaliteitseisen waaronder volledigheid, juistheid en tijdigheid. Met behulp van een dashboard wordt de volledigheid van bepaalde assetgegevens (aanlegjaar, materiaal, diameter) gevolgd. De juistheid van de gegevens wordt bij de invoering in het BMIS geborgd door gebruik te maken van keuzelijsten in combinatie met specifieke randvoorwaarden. Door deze randvoorwaarden op te nemen in een programma wordt het mogelijk om deze controle automatisch te laten verlopen. Steekproefsgewijs worden de ingevoerde gegevens op genoemde onderdelen gecontroleerd. De tijdigheid van invoering is mede bepaald door de WION. Bij de gegevenscontrole wordt hier naar gekeken, maar het ligt in de planning om hier een automatisch proces van te maken. Een continue controle op tijdigheid is namelijk belangrijk voor de gehele projectafhandeling van start project tot de financiële afronding. Iedere maand vindt er rapportage plaats over de gegevenskwaliteit en de Klic afhandeling. Vanuit het oogpunt van efficiëntie is bij Cogas een combipunt ingericht waar werk aan aansluitingen gecombineerd, met Cogas Kabel, Enexis, Vitens en Ziggo, wordt voorbereid. Cogas neemt ook deel aan een samenwerkingsverband van netwerkbedrijven en Regionale Opleidings Centra (ROC s) in Noord-Oost Nederland (NoNed). In dit verband wordt synergie verkregen op het aanbesteden van werken en het opstellen van opleidingsprogramma s. Het proces Realisatie netinfrastructuur resulteert in statische gegevens over de netwerken. Na voltooiing gaat het realisatieproces over in het blootstellingsproces. Risicomanagementcyclus: Blootstellingsproces Vanuit het proces Realisatie netinfrastructuur worden netten en aansluitingen in gebruik en beheer genomen. Tijdens deze beheersperiode wordt de netinfrastructuur blootgesteld aan diverse processen zoals veroudering, grondinvloeden, graafwerkzaamheden, etc. Het (operationele) beheer is gericht op het blijvend veilig en betrouwbaar laten functioneren van de netwerken, in lijn met de bedrijfswaarden en doelstellingen. Het preventieve onderhoud wordt door operationeel beheer voorbereid en voor een belangrijk deel met eigen personeel uitgevoerd binnen de afdeling Infra. Het correctieve onderhoud wordt ook binnen Infra georganiseerd. Hiervoor is een 24-uurs storingsdienst beschikbaar die beschreven is in het paragraaf 3.4. Ten behoeve van het veilig werken aan de netten, en de veiligheid naar de omgeving wordt zowel bij onderhoud als nieuwbouw de normen VIAG 2010 (gas), BEI-BS 2010 (laagspanning) en de NEN 3840 (middenspanning) gehanteerd. De afgelopen periode is de VIAG 2010 en de BEI-BS 2010 kwalitatief sterk verbeterd en herschreven naar een taalniveau dat aansluit bij de meeste gebruikers. In 2014 zullen beide normen worden ingevoerd. Onlosmakelijk verbonden met de VIAG en de BEI-BLS zijn de veiligheidswerkinstructies. Deze hebben dezelfde verbeterslag ondergaan en worden ook in 2014 geïmplementeerd. Cogas Infra en Beheer B.V. Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013 (openbaar) Pagina 15 van 60

16 Voor midden- en hoogspanning wordt gewerkt volgens de NEN Deze norm sluit niet goed aan bij de werkzaamheden van de netbeheerders. Daarom wordt momenteel gewerkt aan een specifieke norm voor de netbeheerders, de BEI-BHS. De invoering staat medio 2015 gepland. Op basis van deze normen, ervaring, werkzaamheden en het opleidingsniveau worden de aanwijzingen verstrekt aan de eigen medewerkers en derden die werkzaamheden verrichten namens Cogas. Via een webportal hebben zij toegang tot de laatste versies van de relevante documenten. Bij de afdeling Infra worden door de operationele beheerder diverse monitoringsactiviteiten uitgevoerd en periodiek en ad-hoc gegevens geregistreerd over de conditie van de netten. Er wordt gewerkt volgens de vigerende normen en bedrijfsrichtlijnen (zie paragraaf 3.3.1). Uit het operationele beheer komen wijzigingen van de netinfrastructuur en is vastlegging van zowel statische als dynamische data (wederom) van groot belang. De afgelopen jaren is een nieuw onderhoudsmanagementsysteem (OMS) in gebruik genomen, genaamd Ultimo, voor de planning van werkzaamheden en registraties. De registraties maken analyses en een kwalitatieve beoordeling van de netten mogelijk. Het aantal functies van het OMS wordt ondertussen verder uitgebreid waarbij de planning is dat dit 2014 volledig is. Het blootstellingproces resulteert in dynamische data over de netwerkprestaties en vormt daarmee, samen met de statische netwerkdata, input voor het analyseproces. Risicomanagementcyclus: (Risico)analyseproces Voor de beleidsvorming en het opstellen van plannen, worden de statische en dynamische data periodiek geanalyseerd. De (risico)analyse vormt input voor het besluitvormingsproces en is erop gericht voldoende maatregelen te treffen om minimaal de hiervoor genoemde streefwaarden te realiseren (zie paragraaf 4.2) op een veilige, betrouwbare, kosteneffectieve, maatschappelijk betrokken en duurzame wijze. In algemene zin richt de risicoanalyse zich op het benoemen en kwantificeren van de kans op ongewenste gebeurtenissen, de oorzaken en de mogelijke effecten ervan per bedrijfswaarde. Binnen het risicomanagement worden grenzen per bedrijfswaarde gesteld in een risicomatrix. In de matrix staat de ernst van de risico s, gebaseerd op de kans en het effect van een risico. Het product van beide risico-eigenschappen bepaalt de zwaarte en de acceptatiegraad, ofwel de hoogte van het risico. Met het kwantitatief vaststellen van de bedrijfswaarde duurzaam zal in 2014 worden gestart. Risico-identificatie, -analyse en het opstellen van maatregelen, gebeurt volgens de procedure Risicomanagement, zie paragraaf 3.3.2, en het intern gehanteerde handboek Risicomanagement. De risicoanalyses en beheersmaatregelen in het risicoregister zijn hiervan het resultaat. Naast het uitvoeren van de risicoanalyse vindt (kort cyclische) monitoring plaats van de (kritische) prestatie-indicatoren en de gestelde jaarplannen. Deze vorm van monitoren maakt het tijdig ingrijpen in de processen mogelijk om risico s in een vroeg stadium te reduceren. Er vindt periodiek overleg plaats met de uitvoerende afdelingen en eventuele problemen worden behandeld in de materiaalcommissie of dienen als input voor het risicomanagement. Cogas Infra en Beheer B.V. Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013 (openbaar) Pagina 16 van 60

17 Vanuit de tweejaarlijks uitgevoerde marktverkenning, wordt eveneens de procedure doorlopen voor het opstellen van de capaciteitsplanning. De resultaten van de capaciteitsplanning zijn opgenomen in hoofdstuk 6.Tevens wordt jaarlijks een componentenanalyse uitgevoerd waarmee de staat van de componenten van het gas- en elektriciteitsnetwerk geanalyseerd worden. Het doel van de componentenanalyse is het objectief beoordelen van de kwaliteit van het net. Op basis daarvan kan onderbouwd worden beoordeeld of de huidige netten, en het bijbehorende beheer en beleid, voldoen aan de eisen. De resultaten van het risicoanalyseproces vormen input voor het besluitvormingsproces. Risicomanagementcyclus: Besluitvormingsproces De voorstellen voor risico reducerende maatregelen worden binnen het besluitvormingsproces beoordeeld door het cluster Asset Management. Afkeuring leidt tot het mogelijk her uitvoeren van de risicoanalyse. Bij goedkeuring kan beleidsvorming of bijstelling worden geïnitieerd en vormt deze input voor het begrotingsproces. Samen met resultaten uit het capaciteitsplan en de componentenanalyse leidt dit tot jaarplannen en goedgekeurde begrotingen voor nieuwbouw en onderhoud. Deze vormen de kaders voor het proces Realisatie netinfrastructuur en is het begin van de risicomanagementcyclus bereikt, waarna de cyclus opnieuw wordt doorlopen Normen, richtlijnen en voorschriften In de risicomanagementcyclus worden, naast de al genoemde NTA8120, diverse normen, richtlijnen en instructies toegepast. Voor de gasdistributie is de NEN 7244 reeks één van de voornaamste normen. Door toepassing van de NEN 7244-reeks wordt aangesloten bij de Europese serie EN Het merendeel van de bestaande gasinfrastructuur is ontworpen en aangelegd onder de toen geldende KVGN-richtlijnen, de voorganger van de NEN 7244-reeks. Naast het bovengenoemde, wordt voor de aanleg, het onderhoud en het beheer van gasstations de norm NEN 1059 gehanteerd. Voor de aanleg van elektriciteitsnetten zijn vooral de NEN 1041, NEN 1010 en de door Netbeheer Nederland uitgegeven richtlijnen distributienetten van belang. Voor het beheer van de gas- en elektriciteitsnetten wordt voldaan aan de gestelde eisen in de NEN 3840, BEI-BLS 2013 en de VIAG 2013 met de onderliggende veiligheidswerkinstructies. Medio 2014 wordt de BEI-BS 2013 opgevolgd door de BEI-BS 2013 en de VIAG 2010 door de VIAG Behalve de normen worden er bedrijfsspecifieke richtlijnen gehanteerd bij het ontwerp, de aanleg en het beheer van de gas- en elektriciteitsdistributienetten. Deze projectie-, onderhoud-, en tekenrichtlijnen zijn in eigen beheer opgezet en worden minimaal jaarlijks geactualiseerd. Cogas Infra en Beheer B.V. Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013 Pagina 17 van 60

18 3.3.2 Risicomanagement In de risicomanagementcylcus neemt de procedure Risicomanagement een belangrijke plaats in. Het maakt in de cyclus onderdeel uit van het analyseproces. Met behulp van deze procedure worden risico s geïdentificeerd, beoordeeld en indien nodig beheersmaatregelen opgesteld. Het doel hierbij is het nemen van betere beslissingen op een consistente en navolgbare wijze. Binnen het risicomanagement is er veel aandacht voor de optimale koppeling met de bestaande organisatie en organisatiestructuur. Het bestaande beleid bestaat namelijk uit een groot aantal maatregelen om risico s te beheersen. Dit is zichtbaar in de diverse bowties in de vorm van al toegepaste barrières. In de bowties wordt een onderscheid gemaakt tussen risico s en aandachtspunten: - Risico: De kans op een negatieve gebeurtenis in combinatie met de potentiële impact ervan. - Aandachtspunt: Een gebeurtenis, situatie of handelswijze welke mogelijk een verhogende werking heeft op een risico. In de regel zijn aandachtspunten praktischer en specifieker van aard dan risico s, zie figuur 4. Een aandachtspunt is namelijk (veelal) een faalmogelijkheid van een bestaande risicobeheersmaatregel. Figuur 4. Spectrum risicomanagement Cogas Cogas Infra en Beheer B.V. Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013 Pagina 18 van 60

19 Inventarisatie aandachtspunten De procedure risicomanagement begint met het inventariseren van aandachtspunten. Aandachtspunten kunnen uit allerlei activiteiten voorkomen en overal betrekking op hebben, hiervoor geldt geen beperking. Voorbeelden van bronnen voor het inventariseren van aandachtspunten zijn weergegeven in tabel 1: Tabel 1. Voorbeelden van bronnen voor het inventariseren van aandachtspunten. Na de identificatie van een aandachtspunt wordt beoordeeld of het relevant is. Indien dit niet het geval is, dan wordt het aandachtspunt afgesloten en wordt dit in het risicoregister vermeld in de aandachtspuntenlijst (een verzamelplaats van alle aandachtspunten met de bijbehorende relevante informatie). Indien het aandachtspunt relevant is wordt gekeken of het te relateren is aan een al bestaand risico. Zo ja, dan wordt het aandachtspunt in de relevante bowties in het risicoregister geplaatst en de aandachtspuntenlijst wordt bijgewerkt. Het beoordelen op relevantie en het plaatsen in de bowties gebeurd op basis van de kennis en ervaring van een expertgroep. Een expertgroep bestaat uit werknemers van verschillende uitvoerende afdelingen met ruime praktijkervaring. Indien het aandachtspunt niet gerelateerd kan worden aan een bestaand risico dan wordt een nieuw risico gedefinieerd dat vervolgens wordt beoordeeld zoals hieronder is beschreven. Ten tijde van het invoeren van het huidige risicomanagement zijn de risico s destijds omgezet naar het huidige risicoregister. Zij vormen samen met de nieuw geïdentificeerde risico s en aandachtspunten het huidige risicoregister. Risicobeoordeling Nadat de risico s zijn benoemd, zoals hierboven beschreven, worden ze beoordeeld op de bedrijfswaarden veilig, betrouwbaar, kosteneffectief en maatschappelijk betrokken. Om het risicooordeel te bepalen wordt een actuele risicoanalyse uitgevoerd, waarbij gestreefd wordt naar het beste van twee werelden: een objectieve risicoanalyse gecombineerd met het nemen van beslissingen op basis van ervaring. Dit wordt vormgegeven door conclusies volgend uit (data-)analyses te vergelijken met de praktijkervaring en kennis van een expertgroep. Cogas Infra en Beheer B.V. Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013 Pagina 19 van 60

20 Het beoordelen van de risico s gebeurt op basis van brongegevens, waarbij de volgende voorkeursvolgorde wordt gehanteerd, zie tabel 2: Voorkeursvolgorde brongegevens Voorbeelden 1. (Meet)data Cogas - KB waarden - Belastingstromen - Financiële bestedingen. 2. Registratiegegevens Cogas - Storingsregistratie - Ongevallen en incidentmeldingen - BedrijfsMiddelen InformatieSysteem (BMIS) 3. Registratiegegevens netbeheer extern - Nestorrapportage - Rapportage Veiligheidsindicator - Ongevallen elders - Kenniscentrum Gasnetbeheer 4. Registratiegegevens landelijk / - CBS internationaal - wetenschappelijke studies/rapporten Tabel 2. Voorkeursvolgorde brongegevens risicoanalyse De beperkte beschikbaarheid of (statistische) onbetrouwbaarheid van de data kan ook leiden tot grote onzekerheid in de analyse, waardoor het gebruik van bijvoorbeeld landelijke registratiegegevens toch de meest betrouwbare gegevensbron wordt. Met behulp van de brongegevens wordt de kans en het effect, behorend bij een risico, beoordeeld. Nadat de brongegevens zijn geanalyseerd beoordeeld de relevante expertgroep de data-analyses en/of conclusies. Zij valideren of corrigeren deze of vullen ze aan waar nodig. Indien er voor (specifieke) risico s geen of onvoldoende betrouwbare data voorhanden is wordt de expertgroep om een kwalitatief oordeel gevraagd ter ondersteuning van de objectieve gegevens. De risicoanalyse resulteert op deze manier in een zo betrouwbaar mogelijke inschatting van de kans per jaar dat een gebeurtenis met een omschreven effect optreedt. De risicoanalyse leidt zo tot een risico-oordeel per relevante bedrijfswaarde door de uitkomsten te relateren aan de risicomatrix. De risico s worden, afhankelijk van de kans en het effect, beoordeeld als: - Verwaarloosbaar. Risico behoeft geen additionele beheersmaatregelen; - Laag. Inventariseren van beheersmaatregelen voor verlaging van het risico op lange termijn; - Midden. Inventariseren van beheersmaatregelen voor verlaging van het risico op middellange termijn; - Hoog. Inventariseren van beheersmaatregelen om het risico op korte termijn te reduceren tot minstens een midden of laag risico; - Onacceptabel. Beheersmaatregelen zijn direct noodzakelijk om het risico zo spoedig mogelijk te reduceren. Beheersmaatregelen Indien er sprake is van een verhoogd risico wordt in samenwerking met de Expertgroep een voorstel voor een beheersmaatregel opgesteld. Een beheersmaatregel kan bestaan uit het verbeteren van bestaande beheersmaatregelen (veelal het oplossen van aandachtspunten), het introduceren van nieuwe beheersmaatregelen of een combinatie van beide. Vervolgens beslist het cluster Asset Management-BMIS of het voorstel een definitieve beheersmaatregel wordt. Cogas Infra en Beheer B.V. Kwaliteits- en Capaciteitsdocument 2013 Pagina 20 van 60