BIJZONDERE RUIMTEN STADHUIS/BIBLIOTHEEKCOMPLEX

Transcriptie

1 Gemeente Den Haag Ons kenmerk BFA/ RIS133507_08-DEC-2005 BIJZONDERE RUIMTEN STADHUIS/BIBLIOTHEEKCOMPLEX HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, Besluit: het beleidskader voor de verhuur van bijzondere ruimten in het stadhuis/bibliotheekcomplex aan derden als bijgaand vast stellen. Den Haag, 29 november 2005 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, D.M.F. Jongen W.J. Deetman Postadres: Postbus , 2500 DJ Den Haag Telefoon: Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Fax: Internetadres:

2 BFA/ Beleidskader voor de verhuur van bijzondere ruimten in het stadhuis/bibliotheekcomplex aan derden I. Bijzondere ruimten Bijzondere ruimten in het stadhuis/bibliotheekcomplex zijn alle verhuurbare ruimten anders dan het atrium. II. Bevoegdheden De Facilitaire Dienst verhuurt de bijzondere ruimten voor evenementen van derden niet aan particulieren of particuliere organisaties. De beheerportefeuillehouder kan hiervan afwijken. Over verhuur van de tot het domein van de raad behorende ruimten beslist in alle gevallen de griffier. III. Toetsingscriteria - Het evenement moet qua planning en fysieke mogelijkheden passen binnen het beheer van de bijzondere ruimten; - Het evenement mag geen eenzijdig partijpolitiek en sterk en/of eenzijdig religieus karakter dragen noch in strijd zijn met het karakter van het stadhuis/bibliotheekcomplex; - Het evenement mag geen gevaar, hinder of overlast veroorzaken voor de dagelijkse gang van zaken in het stadhuis/bibliotheekcomplex. IV. Algemene voorwaarden Bijzondere Ruimten De gemeente hanteert de volgende Algemene voorwaarden jegens externe gebruikers van andere ruimten in het stadhuis/bibliotheekcomplex dan het atrium: Algemene voorwaarden bijzondere ruimten 1 Definities Evenement: een activiteit in een ruimte van het stadhuis/bibliotheekcomplex, niet zijnde het atrium Facilitaire Dienst: de Facilitaire Dienst van de Gemeente Gebruiker: degene die met toestemming van de Gemeente gebruik maakt of wenst te maken van een ruimte van het stadhuis/bibliotheekcomplex, niet zijnde het atrium Gemeente: de gemeente Den Haag Overeenkomst: de overeenkomst tussen de Gemeente en een Gebruiker Stadhuis: het stadhuis/bibliotheekcomplex van de Gemeente Technische voorwaarden: de bij de onderhavige voorwaarden behorende voorwaarden, geldend voor het gebruik van de desbetreffende ruimte(n)

3 BFA/ De overeenkomst 2.1 Gebruiker is verplicht de Gemeente voorafgaand aan de overeenkomst en daarna volledig en juist te informeren over aard, inhoud, kwaliteit, doel en achtergrond van het Evenement, alsmede over aard, achtergrond en doelstelling van Gebruiker en eventuele andere bij het Evenement betrokken personen en organisaties, teneinde de Gemeente in staat te stellen te beoordelen in hoeverre het Evenement: - qua inhoud, kwaliteit, planning en fysieke mogelijkheden past binnen het beheer van het Stadhuis; - een eenzijdig partijpolit iek en sterk en/of eenzijdig religieus karakter draagt of in strijd is met het karakter van het Stadhuis; - gevaar, hinder of overlast zou kunnen veroorzaken voor de dagelijkse gang van zaken in het Stadhuis; - mogelijk is binnen het raam van de Technische voorwaarden. 2.2 De Gemeente kan een aanbod te allen tijde intrekken zolang het niet schriftelijk en zonder voorbehoud door Gebruiker is aanvaard, ongeacht of het aanbod een termijn voor aanvaarding bevat. 2.3 De Gemeente is te allen tijde gerechtigd een boeking te annuleren en/of het Evenement of enig onderdeel of aspect daarvan - dan wel de verdere voortgang daarvan - te verbieden, en is bevoegd de desbetreffende zaken op kosten van Gebruiker te verwijderen, indien: - zij voor dat onderdeel of aspect niet bij of na de Overeenkomst uitdrukkelijk schriftelijk toestemming heeft gegeven; - het Evenement in strijd is of dreigt te komen met de relevante gebruiksregels, waaronder in elk geval worden begrepen de brandweervoorschriften, warenwettelijke voorschriften en de Technische voorwaarden; - het Evenement naar het oordeel van de Gemeente gevaar, hinder of overlast veroorzaakt of dreigt te veroorzaken voor de dagelijkse gang van zaken in het Stadhuis; - Gebruiker in enig opzicht niet voldaan heeft aan zijn informatieplicht of handelt in strijd met de Overeenkomst; - in geval van bijzondere situaties als gevolg van het feit dat Den Haag residentiestad, alsmede de vestigingsplaats van ambassades en diverse internationale stichtingen/instellingen is; bijzondere situaties kunnen zich met name voordoen bij bezoeken van staatshoofden, aangelegenheden waarbij leden van het Koninklijk huis zijn betrokken, alsmede bij demonstraties met een verhoogd risico op verstoring van de orde in de openbare ruimte; indien zich een dergelijke situatie voordoet dan zal de Gebruiker hiervan voor zover mogelijk tijdig schriftelijk op de hoogte worden gebracht. 2.4 Annulering door Gebruiker dient schriftelijk, per fax of per plaats te vinden. Kosteloos annuleren kan tot 5 werkdagen voor de geplande aanvang van het Evenement. Daarna wordt 100 % van het verschuldigde tarief gebruik ruimte in rekening gebracht, een en ander vermeerderd met de tot dan toe gemaakte facilitaire kosten.

4 BFA/ Technische voorwaarden, instructies Gebruiker is verplicht er zorg voor te dragen dat het Evenement te allen tijde voldoet aan de eventuele vergunningsvoorwaarden en de Technische voorwaarden, en dient eventuele nadere instructies van functionarissen van de Facilitaire Dienst ten aanzien van het gebruik van de desbetreffende ruimte(n) op te volgen. 4. Betaling Betaling dient binnen 30 dagen na factuurdatum te geschieden. 5 Aansprakelijkheid Gebruiker is aansprakelijk voor alle schade die ontstaat in verband met het Evenement, en vrijwaart de Gemeente tegen aanspraken van derden te dier zake. De Gemeente is niet aansprakelijk voor door Gebruiker geleden schade, in het bijzonder niet voor schade aan aanwezige voorwerpen, stellages, apparatuur en dergelijke. V. Technische voorwaarden De Algemeen directeur van de Facilitaire Dienst stelt de Technische voorwaarden vast. VI. Slotbepaling Dit beleidskader is vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 29 november Het vervangt het reglement Algemene randvoorwaarden voor evenementen in de Bijzondere ruimtes - Stadhuis Den Haag d.d. 1 augustus 2004 en treedt met onmiddellijke ingang in werking.

5 BFA/ Toelichting Bijzondere ruimten zijn de ruimten in het stadhuis/bibliotheekcomplex die behalve voor de gemeentelijke diensten in beginsel ook voor derden beschikbaar zijn. Dit vloeit voort uit de opvatting dat het stadhuis een huis van de stad is. Het gaat om o.a. de Haagse Lobby, het Politiek Terras, de entresol en de tot het domein van de raad behorende ruimten, onder meer de raadzaal. Verantwoordelijk voor de aanname van evenementen in de bijzondere ruimten is de Facilitaire Dienst. Zij hanteert hiertoe het reglement Algemene Randvoorwaarden voor evenementen in de Bijzondere Ruimtes - Stadhuis Den Haag, laatstelijk aangepast op 1 augustus Hoewel er in dit reglement geen selectiecriteria zijn vastgelegd, ziet de Facilitaire Dienst erop toe dat aanvragen van politieke partijen via de griffie worden ingediend. Voor wat betreft de tot het domein van de raad behorende ruimten heeft de griffier het laatste woord. Het reglement bevat hoofdzakelijk voorschriften en bepalingen van technische aard. Dit is onvoldoende basis om eventueel ongewenst gebruik van deze ruimten te voorkomen. Daarom is in de nota van wethouder EP over het gebruik van het atrium voor evenementen (BFA/2005.5, college 24 mei 2005) tevens de behoefte geschetst aan een toetsingskader voor de verhuur van de bijzondere ruimten aan derden. In de nieuwe situatie is een onderscheid aangebracht in de selectiefase (wie en wat wel, wie en wat niet), de fase van het sluiten van een overeenkomst en tot slot de fase nadat deze is gesloten. In het huidige beleid bestaat dit onderscheid niet waardoor een annulering kan leiden tot complicaties. Het aan te brengen onderscheid vertaalt zich in een opsplitsing van de huidige randvoorwaarden in a) toetsingscriteria die de gemeente hanteert jegens aanvragers, b) de algemene voorwaarden die de gemeente in de verhuurovereenkomst opneemt en c) de technische voorwaarden die onderdeel vormen van de algemene voorwaarden. Dit onderscheid is in goed overleg met de Stichting Atrium ook toegepast op de relatie die zij heeft met haar huurders. Het zijn voornamelijk overheids-, semi-overheids- en aan de overheid gelieerde instellingen die bijzondere ruimten huren. Maar daarnaast doen regelmatig particuliere organisaties een aanvraag. Vanuit de gedachte baas in eigen (stad)huis moet de gemeente c.q. de Facilitaire Dienst kunnen uitmaken wie van de bijzondere ruimten gebruik mag maken. Om ongewenste evenementen te kunnen weren, is gekozen voor de, defensieve, formulering dat de Facilitaire Dienst (als huisbaas) de bijzondere ruimten niet aan particulieren of particuliere organisaties verhuurt. Vaak namelijk, leveren aanvragen van (onbekende) particuliere organisaties veel werk op om hun identiteit en bedoelingen na te gaan en is het lastig te beargumenteren waarom de een wel en de ander niet zou mogen huren. Niet aan particulieren is een duidelijk te brengen boodschap aan de aanvrager. Nadrukkelijk is niet gekozen voor de formulering in beginsel niet omdat deze in voorkomende gevallen toch uitleg vergt en tot discussies kan leiden. Het is evenmin de bedoeling bekende en betrouwbare organisaties, bijvoorbeeld gesubsidieerde instellingen, bij voorbaat uit te sluiten. Omdat het voor de medewerkers van Bureau Evenementen van de Facilitaire Dienst ondoenlijk is deze instellingen te (her)kennen, wordt als het ware de bewijslast bij de aanvrager gelegd. Dit betekent dat een organisatie die vindt dat de gemeente haar de huur van een bijzondere ruimte niet kan weigeren, wordt verwezen naar de beheerportefeuillehouder. Deze kan dan, uiteraard hierin geadviseerd door de beleidsafdeling van de Facilitaire Dienst, een bredere belangenafweging maken. In bovengenoemde nota van wethouder EP was reeds aangegeven dat in het te ontwikkelen toetsingskader expliciet de mogelijkheid zal worden geschapen dat bij ernstige twijfel de Facilitaire Dienst een beroep doet op haar beheerportefeuillehouder.