Een kalender die je op weg helpt

Transcriptie

1 Naam: Naam nieuwe medewerker: Eerste werkdag nieuwe medewerker :../../20.. Een kalender die je op weg helpt Mentor

2 Beste lezer, Wat voor je staat, is een kalender. Maar wij, de leden van de projectgroep hopen dat dit document toch meer kan betekenen voor jou. Jouw werkgever, de KHLim, heeft ons gevraagd om het onthaal en de socialisatie van nieuwe medewerkers te onderzoeken en te verbeteren. Deze kalender is een eerste hulpmiddel om dit te doen. De bedoeling van deze kalender is dan ook om je de komende twee maanden te ondersteunen in je rol als mentor. Hiervoor hebben wij ons gebaseerd op een checklist die al ontwikkeld werd door de KHLim. Hoe doen we dit? Door je handige tips aan te bieden, je opdrachten te geven, je vragen te stellen om jouw verworven kennis te testen en nog zo veel meer. Veel lees- en werkplezier, Anke, Eli, Elien, Eline, Hannelore, Jolien en Laura.

3 Inleiding Je hebt deze kalender ontvangen en weet ondertussen wie je mentee (ook wel mete- of petekindje genoemd) is. Bij de eerste kennismaking geef jij je nieuwe collega zijn/haar versie van de kalender. Op die manier bieden de kalenders een ondersteuning voor jullie allebei. 1. Het wat en waarom van mentoring: Mentoring houdt in dat je als collega de nieuwkomer begeleidt binnen je dienst/departement zodat hij/zij op een laagdrempelige en informele manier wegwijs geraakt in onze organisatie. Je bent niet de leidinggevende van de nieuwkomer, noch evalueer je de nieuwkomer op het uitoefenen van zijn werk. 2. Wat is de bedoeling van mentoring? Het is de bedoeling dat de nieuwkomer een goede en snelle start krijgt. Als mentor geef je informatie en adviezen over de dienst en de organisatie. Je zorgt ervoor dat je nieuwe collega snel de werkomgeving en zijn/haar andere collega s leert kennen. Je bespreekt de gangbare procedures en gebruiken. Jouw begeleiding en ondersteuning geeft je nieuwe collega meer zelfvertrouwen en legt de basis voor een goede samenwerking.

4 Inleiding 3. Wat zijn onze verwachtingen van de mentor? Informatie, advies over de nieuwe Hulp bij inburgering werkomgeving, procedures Positieve ingesteldheid SAMENWERKING Vertrouwen Goede start 4. Hulpmiddelen die de KHLim ter beschikking stelt: - Check je intranet. - Haal die infobrochure eens van onder het stof. 5. What s in it for you? - Een goed begin van de samenwerking met een nieuwe collega! Heb je nog ideeën om de checklist/kalender of het mentorsysteem te verbeteren? Stuit je op problemen? Bespreek ze met je nieuwe collega of leidinggevende.

5 Hoe gebruik ik de kalender? - Deze kalender kan je gebruiken voor belangrijke afspraken, verjaardagen Voor overige afspraken kan je het best gebruik maken van je agenda. - Deze kalender heeft een ondersteunende functie en bevat aandachtspunten. - Iedere nieuwe medewerker krijgt een kalender met de checklist. - Loop de puntjes af: o Vink af wat jij (en de nieuwkomer) al weten. o Stel vragen aan collega s indien je zelf iets niet weet. o Voeg zelf specifieke departementale informatie toe of informatie die specifiek gericht is naar je dienst. - Bovenaan (in de rode balk) kan je de datum invullen. - Na twee maanden verwittig je de nieuwkomer dat hij/zij een bevestiging van zijn/ haar onthaal moet afdrukken en moet laten ondertekenen door jou en de leidinggevende. Ten slotte moet hij/zij dit ook opsturen of binnen brengen bij de preventieadviseur (dit moet ten laatste drie maanden na de indiensttreding van je nieuwe collega gebeuren).

6 Welkom! Je nieuwe collega heeft een kalender gekregen met een USB, waar allerlei informatie over de KHLim op terug te vinden is. Zo staat er onder andere een introductiefilmpje op en verschillende documenten die jouw mentee nu of later van pas gaan komen. Het is dus zeker de moeite om hem/haar aan te raden deze eens te bekijken en te bewaren! Tot slot wensen wij onze waardering uit te drukken dat jij de rol van mentor wilt opnemen. Jij bent onmisbaar om ervoor te zorgen dat je nieuwe collega zich snel thuis voelt op de KHLim.

7 Even stilstaan Heb je al kennisgemaakt met je nieuwe collega? Het geven van de kalender is de ideale aanleiding voor een kennismakingsgesprek. Grijp die kans! Wijs de volgende locaties aan: sanitair? parkeerplaats Weet je nieuwe collega eetplaats? dichtstbijzijnde fietsenstalling EHBO? nooduitgangen welke uren hij of zij op het werk moet verschijnen? Wanneer hij of zij door mag gaan s avonds? (werktijden en uurrooster) Kent hij/zij zijn directe collega s al? Heb je ze aan elkaar voorgesteld? TIP: Bij een rondleiding doorheen de belangrijkste plaatsen binnen de werkplek kan je de nieuwe medewerker meteen aan de aanwezige collega s voorstellen. Zo sla je twee vliegen in één klap.

8 Dag 1:../../

9 Even stilstaan Weet je nieuwe collega welke personen hij/zij moet verwittigen of om hulp moet vragen bij een bepaald probleem? o telefoonnummers van de belangrijkste diensten o informatie over hoe men deze personen kan bereiken (via telefoon, reparatiefiche ) waar specifieke taakinformatie te vinden is over zijn/haar functie? welke mogelijkheden er bestaan over het nemen van maaltijden en dranken? (wat de gewoonten hierover zijn binnen de dienst?) wat de bedoeling is van het mentorschap en waarom jij als mentor verschilt van de leidinggevende? TIP: Hierbij is het belangrijk te vermelden dat je een coach bent waar ze altijd bij terecht kunnen, dat je hen niet gaat evalueren op het uitoefenen van hun werk. Zo creëer je een open sfeer! wanneer jij beschikbaar bent voor vragen en hulp? TIP: je kunt hier best duidelijke afspraken rond maken (vb. contacteren via mail, wekelijks contact, ). Specifiek voor onderhoud- en keukenpersoneel: Geef verdere informatie over de dagindeling. Ga na of je nieuwe collega weet wat er moet gebeuren bij het onderhoud, herstelling en gebruik van arbeidskledij?

10 Dag 2:../../

11 Even stilstaan Weet je nieuwe collega hoe je binnen de KHLim kan communiceren met andere departementen en de centrale diensten? o Heeft hij/zij de juiste telefoonnummers? o Weet hij/zij dat het Intranet bestaat? o Weet hij/zij dat er omzendbrieven en een personeelskrantje bestaan? hoe je met je computer aan de slag kan op basis van departementale afspraken? o Mailetiquette? o Gebruikte software en afgesproken bestandstructuur? Welke departementale afspraken er gemaakt zijn rond: o de postverdeling o vakantie-aanvragen o de sluiting van het bureau o de sluiting van het gebouw o afspraken onder collega s o welke sleutels men dient te gebruiken Is de structuur van het intranet duidelijk? Is dit ook zo het geval voor je nieuwe collega? Indien dit niet het geval is, is een informatiesessie binnen het departement misschien handig?

12 Dag 3:../../ Werk is het mooiste wat er is, laten we dus zorgen dat we iets voor de volgende dag overlaten. Don Herold

13 Even stilstaan Weet je nieuwe collega hoe de taakverdeling van de collega s eruitziet? o met wie hij/zij moet samenwerken? hoe de vergaderstructuur in elkaar zit? o wanneer de wekelijkse vergaderingen plaatsvinden? o hoe hij/zij de agenda en inhoud van een vergadering kan raadplegen? o waar de vergaderzalen zijn? waar het kopieerapparaat staat? Hoe het werkt? Beschikt het over een code? wie er in de mediatheek werkt? welke informatie er in de mediatheek te vinden is en hoe je deze kan opzoeken? Heb je al informatie ontvangen over de algemene onthaalsessie van de KHLim? Zo ja, is je nieuwe collega hier van op de hoogte? Specifiek voor administratief en leidinggevend personeel: Weet de nieuwkomer hoe de postverdeling binnen de dienst verloopt? (bv. prior/non-prior, deadline bepaalde inzendingen). Geef ook uitleg over de huisstijl en de ondertekening bij het opstellen van brieven ter correspondentie.

14 Dag 4:../../

15 Even stilstaan Het is belangrijk dat je nieuwe collega bij jou terecht kan met allerlei vragen. Andere collega s kunnen hier natuurlijk bij helpen. Spoor hen aan om jullie nieuwe collega een warm welkom te geven. Weet je nieuwe collega wat te doen, mocht er brand uitbreken? o Brandveiligheid: vuurvergunning, chemisch agentia o Brandevacuatie: evacuatieweg, sluiten ramen en deuren. o Jaarlijkse brandoefening: wanneer deze waarschijnlijk plaats vindt TIP: Mocht je zelf bepaalde dingen hierover niet weten, dan kan je altijd contact opnemen met de preventie-adviseur (Robin.Vandebroek@khlim.be). Je eerste week als mentor zit er op. Wij hopen dat dit goed verlopen is en twijfelen er niet aan dat je deze week al grondig kennisgemaakt hebt met je nieuwe collega. Het is belangrijk om hier even bij stil te staan. Daarom vind je na iedere week van deze kalender een Even stilstaan - pagina. Hier staan leuke weetjes, vragen, cartoons, mopjes, op zodat jij even de tijd hebt om te reflecteren over de voorbije week. Som voor jezelf de positieve en negatieve werkpunten eens op.

16 Dag 5:../../

17 Weet je nieuwe collega Even stilstaan waar het organigram van de KHLim terug te vinden is? waar het meldpunt pesten, geweld en ongewenst seksueel gedrag zich bevindt? wat de rol is van de vertrouwenspersonen en de interne preventieadviseur? wat hij/zij moet doen om incidenten aan te geven: o bijna-ongevallen o schadegevallen o EHBO- en arbeidsongevallen? hoe hij/zij het registratieformulier moet gebruiken? TIP: Mocht je hieromtrent vragen hebben, dan kan je je richten tot de interne preventieadviseur. Specifiek voor onderzoekers: Weet je nieuwe collega wat het nut is van labreglementen? waarom het toepassen van dit reglement zo belangrijk is? wat de code is van goede labpraktijken?

18 Maandag Dinsdag Woensdag Week 2:../../. Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag

19 Weet je nieuwe collega alles van de bestelprocedures? o hoe je benodigdheden moet aanvragen? o wat de veiligheidseisen zijn bij een bestelbon? hoe je vakantie moet aanvragen? o bij wie je vakantie moet aanvragen? wie je moet verwittigen als je ziek bent? hoe je te werk gaat om vorming te kunnen volgen op kosten van de hogeschool? of en in welke mate je terugbetaling kan vragen van kosten voor je woon-werkverkeer? hoe je de fietsvergoeding aanvraagt? bij wie je een rail pass kan aanvragen voor je dienstverplaatsingen met de trein? Heeft hij/zij nog vragen? Even stilstaan Logica brengt je van A tot B, verbeelding brengt je overal. Albert Einstein

20 Maandag Dinsdag Woensdag Week 3:../../. Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag OPDRACHT VAN DE WEEK: Misschien verjaart er binnenkort iemand of gaat iemand met pensioen. Weet je wat er dan georganiseerd wordt op je departement/dienst? VRAGEN:

21 Even stilstaan Specifieke departementale informatie: Ga eens na bij je nieuwe collega of deze weet wat hij/zij moet doen bij een technisch probleem. Bijvoorbeeld wie er verwittigd moet worden en hoe dit moet gebeuren. Je nieuwe collega zou ook meer informatie moeten krijgen over wat een functiegesprek, een functioneringsgesprek, een evaluatiegesprek en een evaluatierapport is.

22 Maandag Dinsdag Woensdag Week 4:../.. /. Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag Een goede coach ziet wie zijn spelers zijn en laat hen zien wie ze kunnen zijn.

23 Even stilstaan Vraag eens aan de nieuwe werknemer wat zijn/haar ervaringen en indrukken van de afgelopen periode zijn? Zo kom je te weten op welke vlakken hij/zij meer ondersteuning en begeleiding nodig heeft en op welke vlakken je hem/haar meer zelfstandig kan laten zoeken of werken. Ga ook na of je nieuwe collega nog vragen heeft.

24 Maandag Dinsdag Woensdag Week 5:../../. Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag Een avond waarop iedereen het met elkaar eens is, is een verloren avond Albert Einstein

25 Even stilstaan Een blinde man en zijn geleidehond stappen een winkel binnen. De man wandelt tot in het midden van de zaak, en begint dan als een bezetene met zijn hond in het rond te zwieren. 'Euh, kan ik u helpen, meneer?' vraagt de winkeljuffrouw. Antwoordt de man: 'Nee, ik kijk alleen maar even rond.' In een ziekenhuis spreekt een arts met de familie van een doodzieke patiënt. 'Onze enige hoop is een hersentransplantatie. Maar dat is een riskante ingreep, en je moet de hersenen zelf betalen.' Na enige aarzeling vraagt één van de familieleden wat dat dan wel mag kosten. '5.000 euro voor de hersenen van een man,' zegt de dokter, 'en 200 euro voor de hersenen van een vrouw.' Er wordt wat gegiecheld, en de mannen in het gezelschap proberen de vrouwen niet aan te kijken. Tot iemand toch durft te vragen: 'Waarom zijn de hersenen van een man zoveel duurder?' Waarop de dokter: 'Dat is standaard prijsbeleid, hoor. We moeten korting geven op vrouwenhersenen, omdat die steevast al gebruikt zijn.'

26 Maandag Dinsdag Woensdag Week 6:../../. Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag Plan een gesprek met je nieuwe collega over twee weken. Leg jullie agenda s nu al eens naast elkaar.

27 Even stilstaan Twee zandkorrels wandelen in de woestijn. Zegt de ene tegen de andere: "ik denk dat we verdwaald zijn." TIP: Het is niet erg als je eens iets niet weet. Je hebt een leidinggevende en fijne collega s die je maar al te graag verder zullen helpen. Vraag hen dus op tijd raad in plaats van te verdwalen. Voor vragen inzake het mentorschap kan je ook eens gaan luisteren bij andere mentoren.

28 Maandag Dinsdag Woensdag Week 7:../../. Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag

29 Even stilstaan Een moment van bezinning met je nieuwe collega: Voelt je nieuwe collega zich goed binnen de KHLim en in zijn departement/afdeling? Zijn er nog bezorgdheden langs jouw kant? Langs de kant van je mentee? Wat vonden jullie beiden van de afgelopen periode? Zijn er zaken uit de checklist over het hoofd gezien?

30 Week 8:../../. Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag OPDRACHT VAN DE WEEK: Passie voor je werk is belangrijk, maar passie voor je gezin/ vrienden/hobby/ is dat ook. Heb je problemen met het vinden van een goede balans? Denk deze week eens na over hoe je dit zou kunnen verbeteren.

31 Even stilstaan Zoekwoorden: banderol bobsleesport boekgeschenk bonne dugout fielt kneedbaar koekoek lauweren legbatterÿ licentiegever offset prima provoceren pasta riposte rivierschip sapporo scheuring stilzetten tuinafval ukkie utopie vatten vegen verovering

32 Week 9:../../. Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag

33 Tijd om af te ronden! Tijd om af te ronden! Wijs je nieuwe collega er op dat hij/zij het document bevestiging onthaal moet afdrukken (dit is terug te vinden op intranet of op de Vergeet niet om het formulier ( bevestiging USB die onthaal), je collega niet af te gekregen drukken van heeft). intranet. De Laat nieuwkomer het aftekenen door moet je leidinggevende dit en breng het binnen of stuur het op naar document de preventieadvisieur. laten ondertekenen door jullie leidinggevende en moet (Afbeelding envelopje ofzo) dit opsturen of afleveren bij de interne preventieadviseur. Dit moet gebeuren binnen de drie maanden na zijn/haar eerste werkdag. Uiterlijk binnen de drie maanden na indiensstreding van de nieuwe medewerker bezorgt deze, het formulier ter bevestiging van het onthaal, ondertekend door de leidinggevende en zichzelf,aan de interne Na negen weken zit je officiële taak als mentor er op. We willen je nu alvast bedanken. Je bent in deze periode een belangrijke persoon geweest voor je nieuwe collega en zal ook in de toekomst een belangrijk aanspreekpunt voor hem/haar zijn. De periode waarin jullie samenwerken, zullen jullie heel wat van elkaar kunnen leren. Wij hopen dat het mentorschap een goede verdere samenwerking vergemakkelijkt en dat de invloed van deze nieuwe collega als een frisse wind door de KHLim mag waaien. Dus laat ook jij je opnieuw inspireren, motiveren en verwonderen door alles wat je de komende tijd meemaakt. Verpersoonlijk mee onze slogan door de beste versie van jezelf te worden!

34