OP DE RAILS NAAR DIVERSITEIT. De toegevoegde waarde van focusgroepen. Hilda Martens, Joke Manshoven, Kellee Smet, Guido Holemans

Transcriptie

1 brochure 1NL 19/11/07 22:05 Page 1 OP DE RAILS NAAR DIVERSITEIT De toegevoegde waarde van focusgroepen Hilda Martens, Joke Manshoven, Kellee Smet, Guido Holemans

2 H. Martens, J. Manshoven, K. Smet, G. Holemans De toegevoegde waarde van focusgroepen. Op de rails naar diversiteit Diepenbeek Universiteit Hasselt, België 2007 ISBN Copyright de auteurs en U Hasselt Uitgave ontwikkeld in het kader van Op de rails naar diversiteit, een project van het Europees Sociaal Fonds Vlaanderen. Met Europese en Vlaamse Steun. Het Europees Sociaal Fonds (ESF) wil bijdragen tot de ontwikkeling van werkgelegenheid door het bevorderen van inzetbaarheid, ondernemerschap, aanpasbaarheid en gelijke kansen door het investeren in menselijke hulpbronnen. Meer info: 2

3 Iedereen betrekken bij diversiteit Indien we wensen en verwachten dat een diversiteitsbeleid gedragen en ondersteund wordt door alle medewerkers uit de organisatie, dan is het goed om de medewerkers al vroeg te betrekken bij acties rond diversiteit. Een participatieve aanpak is hiervoor zeer geschikt. Bij een participatieve aanpak worden medewerkers gevraagd naar hun mening met betrekking tot diversiteit. Medewerkers kunnen laten weten wat zij belangrijk vinden en men kan samen op zoek gaan naar manieren om de kansen die diversiteit biedt ten volle te benutten. Focusgroepen zijn aangewezen om een zicht te krijgen op meningen en ervaringen van verschillende groepen medewerkers. Focusgroepen zijn groepsinterviews die geleid worden door een moderator. De inbreng van de deelnemers vormt het basismateriaal. Tijdens een focusgroep wordt een conversatie op gang gebracht aan de hand van een aantal concrete vragen topics. Focusgroepen kunnen een zicht geven op de variëteit van ervaringen en meningen van mensen. Via focusgroepen kunnen dimensies van diversiteit aan bod komen die verder gaan dan etniciteit en taal. Het hanteren van focusgroepen als methodiek is vaak een uiting van de bereidheid om naar elkaar te luisteren. Focusgroepen geven de deelnemers het gevoel dat ieders mening belangrijk is en dat deze mening ook geuit mag worden in een open, respectvolle sfeer. De deelnemers krijgen de mogelijkheid elkaars opinies te leren kennen en die eventueel te gaan delen of tegen te spreken. Op dit punt leveren focusgroepen een duidelijke meerwaarde ten opzicht van individuele interviews. Er zijn ook een aantal situaties, omstandigheden wanneer het gebruik van focusgroepen niet aan te raden is. We overlopen de voornaamste redenen om af te stappen van de methodiek van focusgroepen: wanneer er door het organiseren van focusgroepen bepaalde verwachtingen gecreëerd worden bij medewerkers die men als organisatie niet kan invullen. Wanneer er geen openheid en/of wederzijds respect aanwezig is in de groep. Deelnemers moeten zich vrij voelen om in groep te spreken over hun ervaringen, over hun mening. Dit wordt bijvoorbeeld moeilijker indien er leidinggevenden of verantwoordelijken aanwezig zijn, of wanneer er rivaliteit is tussen de aanwezigen. Wanneer het onderwerp niet relevant is voor de deelnemers. Het is belangrijk dat de deelnemers aan de focusgroep zich betrokken voelen bij het onderwerp. Wanneer men veel belang hecht aan statistische gegevens statistische analyses. Focusgroep-onderzoek is niet geschikt om uitspraken en resultaten te veralgemenen naar de hele doelgroep, het gaat immers om persoonlijke meningen en ervaringen van een aantal mensen. Hier stellen we de methodiek van focusgroepen voor om gegevens (meningen, ervaringen, wensen en actievoorstellen) te verzamelen bij medewerkers op de werkvloer rond het thema diversiteit. Uiteraard kunnen de onderwerpen aangepast worden aan de specifieke vraag vanuit de organisatie. 3

4 FOCUSGROEP: bij diversiteit op mijn werkplek denk ik aan Doelstelling Verzamelen van meningen over en ervaringen met diversiteit binnen de specifieke context van het werk Verzamelen van wensen en actievoorstellen aangaande diversiteit binnen de specifieke context van het werk Sensibiliseren van medewerkers over het thema diversiteit Creëren van draagvlak bij de medewerkers Identificeren van knelpunten Identificeren van goede voorbeelden Opzet Inhoudelijke voorbereiding Focusgroepen zijn niet zomaar losse, informele gesprekken die weinig voorbereiding vragen. Om voldoende kwaliteitsvolle gegevens te verzamelen tijdens een focusgroep is een goede voorbereiding noodzakelijk. Focusgroepen brengen een gesprek op gang over gekozen thema s, afgebakende onderwerpen. Er bestaan verschillende manieren om een focusgroep inhoudelijk vorm te geven. Men kan werken aan de hand van een lijst met onderwerpen die men wil aanhalen tijdens de focusgroep of men kan concrete vragen op papier zetten. Aan iedere methode zijn voor- en nadelen verbonden: de topic lijst is makkelijk en snel op te stellen, het gesprek verloopt spontaan, men kan de volgorde van onderwerpen afstemmen op het verloop van het gesprek. Nadeel is de meestal moeilijkere verwerking (door ongestructureerde opbouw). Een lijst met vragen zorgt voor meer consistentie waardoor de verwerking achteraf meestal makkelijker verloopt. De vragen kunnen zeer goed toegespitst worden op wat men wil weten. De soms vreemde vraagstelling, het onechte effect en de langere voorbereidingstijd zijn dan weer nadelen van deze methode. Men denkt best vooraf na over de opbouw van een focusgroep. Het is niet aangewezen om meteen met de deur in huis te vallen. Een goede inleiding en enkele algemene vragen zijn nodig opdat de mensen zich goed, rustig, veilig voelen binnen de groep. Dit is vooral zo wanneer de deelnemers elkaar nauwelijks of zelfs helemaal niet kennen. Men kan ook werken met een aantal stellingen ter opwarming. Na een korte inleiding kan men overgaan tot het stellen van enkele gerichte hoofdvragen. Probeer niet té veel vragen te behandelen, voorzie liever voldoende tijd voor iedere vraag. Ter afsluiting kan men nog enkele beschouwende vragen stellen of vragen naar opmerkingen, aanvullingen, enz. 4

5 Vergeet niet te vermelden wat er verder zal gebeuren met de gegevens, de resultaten. Worden de deelnemers geïnformeerd over de resultaten, worden er aan de hand van de resultaten concrete acties opgezet, kunnen de medewerkers achteraf met vragen nog ergens terecht? Op deze manier schept men geen onrealistische verwachtingen. De deelnemers Een verkennend gesprek met de leidinggevende Om de volledige medewerking te verkrijgen voor de focusgroepen is het aan te raden om een verkennend gesprek met de leidinggevende(n) te plannen. Tijdens zo n verkennend gesprek overloopt men best volgende punten: de doelstelling van de focusgroepen, de manier van werken (concrete aanpak), de deelnemers, de verwerking en de terugkoppeling achteraf. Op deze manier worden de belangrijke partijen binnen de organisatie betrokken bij het volledige proces. De verkennende gesprekken kunnen ook nuttige informatie opleveren over de context van het werk, de knelpunten die er leven (vanuit het oogpunt van de leidinggevende), de visie op de toekomst... Deze informatie kan helpend zijn bij het interpreteren en verwerken van de resultaten. Deelnemers selecteren Het aantal deelnemers ligt idealiter tussen 8 en 12 personen, deze grootte stimuleert de deelnemers om hun ideeën met elkaar te delen. Het onderwerp diversiteit veronderstelt een zekere verscheidenheid, ook wat betreft de deelnemers. Probeer met andere woorden de groep divers samen te stellen: mix van mannen en vrouwen, verschillende leeftijdscategorieën, mensen met verschillende achtergrond (qua etniciteit, opleiding... ), verschillende functiegroepen... Men kan gebruik maken van een toevalssteekproef bijvoorbeeld op basis van het personeelsbestand: iedere 5 de of 10 de naam wordt geselecteerd. Controleer hierbij achteraf de diversiteit van de groep deelnemers en pas indien nodig aan. Creëer echter geen geforceerde samenstelling, probeer de samenstelling van de werkplek te vertegenwoordigen in de focusgroepen. Indien men wil dat medewerkers vrijuit spreken over hun werk, hun ervaringen nodigt men best geen directe leidinggevende uit. De aanwezigheid van een leidinggevende kan er in bepaalde situaties voor zorgen dat mensen zich geremd voelen om vrijuit te spreken. In gevallen waar er echter een zeer open sfeer, cultuur heerst waarbinnen leidinggevenden en medewerkers de gewoonte hebben open te spreken is er geen probleem om beide groepen gezamenlijk uit te nodigen voor een focusgroep. 5

6 Deelnemers uitnodigen Om een open en respectvolle sfeer te creëren nodigt men best de deelnemers persoonlijk uit. Dit veronderstelt dat men vooraf de leidinggevende en de organisatie over de focusgroepen, de doelstelling en de werkwijze heeft ingelicht en dat men het akkoord verkregen heeft om de focusgroepen te organiseren. Medewerkers verplichten om deel te nemen aan de focusgroepen kan zorgen voor weerstand en een negatieve houding. Mensen krijgen, door het feit dat ze persoonlijk uitgenodigd worden, het gevoel dat hun mening belangrijk is. Vermeld bij de uitnodiging al waar het over zal gaan, zonder daarbij de concrete vragen al mee te geven. Benadruk ook het belang van ieders aanwezigheid. Praktische voorbereiding Om de focusgroepen optimaal te laten verlopen let men het best op volgende aspecten: Geschikte locatie: zorg voor een geschikte ruimte voor het houden van focusgroepen. Men gebruikt best een ruimte aangepast aan het aantal deelnemers (niet te groot, niet te klein). Deelnemers voelen zich meestal comfortabeler als ze aan een tafel kunnen zitten, de tafel vormt een soort veilige barrière. Het is handig indien er een bord, of flipchart aanwezig is in het lokaal. Eventueel kunnen vragen en stellingen geprojecteerd worden met een overheadprojector of beamer. Moderator en begeleider: een focusgroep wordt geleid door een moderator, deze persoon stelt de vragen en leidt het gesprek. Het is niet aan te raden voor de moderator om tegelijkertijd ook nota s te nemen, vandaar dat er best een tweede persoon aanwezig is die mensen welkom heet, nota s neemt, let op de interacties in de groep Indien de aanwezigheid van een tweede persoon niet mogelijk is kan men werken met geluidsopnamen van de focusgroepen. De praktijk leert ons echter dat de deelnemers het maken van geluidsopnamen soms als een barrière ervaren en minder snel hun mening zullen delen. De verwerking Verwerk focusgroepen liefst zo snel mogelijk. Kleine, maar belangrijke details vervagen immers na een tijdje. Het is aan te raden om de gegevens volledig uit de schrijven, op deze manier gaan geen interessante gegevens verloren. Ook citaten kunnen gebruikt worden bij de verwerking van de gegevens. Citaten maken het verhaal levendig en zeggen vaak meer over de sfeer en ervaringen dan gewone tekst. 6

7 Tijd Zoals reeds aangehaald vraagt de voorbereiding van een focusgroep toch heel wat tijd. Maar voorzie ook voldoende tijd voor de focusgroep zelf, voor de feedback en voor de verwerking. Een focusgroep duurt best niet langer dan anderhalf uur. Nadien neemt de interesse af en verzwakt de aandacht bij de deelnemers. Aangezien het hier gaat om een werkgerelateerd onderwerp wordt de focusgroep liefst in de werktijd georganiseerd. Indien dit praktisch niet mogelijk is kan men er bijvoorbeeld voor kiezen om de helft in werktijd te plannen en de andere helft in eigen tijd. Wanneer de focusgroep volledig in de eigen tijd georganiseerd wordt verkrijgt men soms selectie van deelnemers. Men kan ervan uitgaan dat enkel de mensen die zich aangesproken voelen door het onderwerp, de meest gemotiveerde medewerkers, bereid zullen zijn om in hun vrije tijd deel te nemen aan een focusgroep. Om de deelnemers achteraf te informeren over de uitkomsten van de focusgroep(en) kan men een feedbacksessie organiseren. Tijdens deze korte bijeenkomst (30 min tot 1 uur) worden de resultaten besproken en afgetoetst (om te zien of de juiste conclusies werden getrokken). Ook verdere plannen kunnen tijdens deze bijeenkomst toegelicht worden. Creëer echter geen verkeerde verwachtingen, waarschijnlijk kunnen niet alle dingen die werden aangehaald tijdens de focusgroepen, aangepast of veranderd worden. Zeg dit ook tegen de medewerkers, op die manier weten ze wat ze kunnen verwachten. Wilt u meer lezen over de methodiek van focusgroepen Stewart, D.W. & Shamdasani, P.N. (1991). Focus groups: theory and practice. California: Newbury Park. Morgan, D.L. (1998). The Focus Group Guidebook. California: Thousand Oaks. Krueger, R.A. & Casey, M. (1988). Focus groups: a practical guide for applied research. California: Newbury Park. Krueger, R.A. (1998). Developing Questions for Focus Groups. California: Thousand Oaks. Krueger, R.A. (1998). Moderating Focus Groups. California: Thousand Oaks. Greenbaum, T.L. (1997). The handbook for focus group research. California: Sage. 7

8 brochure 1NL 19/11/07 22:05 Page 8 Toepassing NMBS-Groep e NMBS-Groep acht het, als grootste werkgever van België, noodzakelijk om het contact met de werkvloer niet te verliezen. De aard van de activiteiten zorgt er immers voor dat de bedrijvigheid verspreid is over heel België. Denk maar aan de vele kleinere stationnetjes, de talrijke werkplaatsen, de ploegen onderweg, het personeel op de treinen Het is niet mogelijk om een algemene personeelsvergadering, of algemene sociale activiteiten te organiseren voor het volledige personeelsbestand. D Om de werknemers te betrekken bij en te informeren over de initiatieven op het vlak van diversiteit, werden er focusgroepen georganiseerd. In verschillende werkzetels werden focusgroepen georganiseerd om een zicht te krijgen op meningen en ervaringen van mensen op de werkvloer. Men koos er bewust voor om de focusgroepen rond diversiteit telkens te koppelen aan een ander, voor de medewerkers en het thema relevant onderwerp, zoals onthaal, het samenwerken op de werkvloer en de combinatie werk-privé. We bespreken hier de focusgroepen rond diversiteit en onthaal. Er werd gekozen voor een participatieve aanpak waarbij medewerkers hun mening kunnen geven met betrekking tot het thema diversiteit, waarbij ze kunnen laten weten wat zij belangrijk vinden en vooral waarbij ze samen op zoek kunnen gaan naar manieren om de kansen die diversiteit biedt ten volle te benutten. Ook het onderwerp onthaal kwam aan bod. Het onthaal van een nieuwe medewerker is immers bepalend voor het beeld dat deze medewerker zich zal vormen van zijn nieuwe dienst en voor zijn latere integratie. Dit eerste contact met de nieuwe werkplaats is vaak ook het eerste moment waar mensen geconfronteerd kunnen worden met hun anders zijn en soms loopt het hier al eens mis. We overlopen kort de opbouw van de focusgroepen. Om een open klimaat te creëren waarin iedereen zich vrij voelt om zijn/haar mening te vertellen is het belangrijk om de focusgroepen (het doel, de aanpak...) voldoende te kaderen. Tijdens de introductie stellen de moderatoren zichzelf voor en wordt het doel van de focusgroepen uitgelegd. Het doel van de focusgroepen wordt omschreven als het verzamelen van ervaringen rond het eigen onthaal. Ook het belang van diversiteit binnen de NMBS-Groep wordt gekaderd in een groter geheel. Het verband tussen diversiteit en onthaal wordt op deze manier duidelijk voor de deelnemers. 8

9 Er worden een aantal spelregels overlopen die maken dat de focusgroepen voor iedereen op een aangename manier kunnen verlopen. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat de deelnemers weten dat hun mening, hun ervaringen geuit mogen worden. Daarnaast benadrukken we ook de vertrouwelijkheid van de gegevens en het feit dat er geen goede of foute dingen gezegd kunnen worden, het gaat immers om ervaringen en meningen. We vragen ook aan de deelnemers om zichzelf voor te stellen. Wie zijn ze, wat is hun functie, hoe lang zijn ze al in dienst Na deze introductie starten we met de vragen. Een eerste vraag heeft betrekking op diversiteit. We willen graag van de deelnemers horen wat zij verstaan onder diversiteit. We vragen naar hun perceptie van diversiteit aan de hand van de vraag: Bij diversiteit op mijn werkplaats denk ik aan... Ideeën hierover worden op kaartjes genoteerd en nadien in de groep overlopen. Aspecten die we vaak terug vinden op de kaartjes blijken dus belangrijk te zijn voor de deelnemers in kwestie. De volgende vragen hebben betrekking op het onthaal. Hoe verliep je eerste werkdag? Vanaf wanneer voelde je je thuis in de groep / op je nieuwe werk? Is je job nu zoals je had verwacht? Had je andere dingen verwacht? Heb je sinds je hier in dienst bent de kans gehad om te laten weten wat je vond van jouw onthaal? Resultaten aangaande diversiteit Traditionele verschillen Een eerste vraag heeft betrekking op de invulling van het begrip diversiteit op het werk. Deelnemers worden gevraagd om hun ideeën omtrent diversiteit neer te schrijven op een aantal kaartjes. De kaartjes worden dan overlopen in volgorde van belangrijkheid (frequentie van voorkomen). Een eerste reeks ideeën heeft vooral betrekking op traditionele verschillen tussen groepen mensen: mensen die een andere afkomst hebben, verschillende geslachten, werknemers die verschillende functies uitvoeren De werknemers geven ook een aantal synoniemen voor diversiteit, zoals verscheidenheid en afwisseling. De gevolgen hiervan voor het werk zijn uitingen van diversiteit voor de betrokken werknemers. 9

10 Belangrijke waarden Taal Leeftijd Daarnaast worden er ook een aantal belangrijke waarden aangehaald zoals respect hebben voor elkaar, op een vriendelijke manier met elkaar omgaan, elkaar helpen, het werk goed doen, een goede groepssfeer Diversiteit is dus meer dan het vaststellen van verschillen tussen mensen, ook het op een goede manier omgaan met deze verschillen wordt door de deelnemers aangehaald. De focusgroepen maken het mogelijk om een aantal specifieke invullingen van diversiteit te identificeren. Het gaat om betekenissen van diversiteit specifiek voor het werk en de werkomgeving. In werkplaatsen waar zowel Franstalige als Nederlandstalige werknemers samen werken blijkt diversiteit vooral betrekking te hebben op taalverschillen. Om op een goede manier samen te werken is communicatie cruciaal. Het feit dat er in verschillende werkplaatsen verschillende talen gesproken worden zorgt soms voor spanningen. De verschillen in moedertaal stimuleren de vorming van kliekjes. Ook de sociale contacten tijdens en na het werk worden hierdoor beïnvloed. Verschillen in leeftijd hebben volgens de werknemers zowel positieve als negatieve gevolgen. Het is goed dat er werknemers van verschillende leeftijdscategorieën aangeworven worden, zo krijgen ook oudere werknemers een kans bij de NMBS-Groep. Jong en oud kunnen ook van mekaar leren om het werk zo goed mogelijk te doen. Het feit dat werknemers naarmate ze ouder worden vastroesten in een bepaalde functie wordt als negatief ervaren. Andere invullingen van diversiteit Tijdens de focusgroepen komen ook een aantal onderwerpen aan bod waarvan het verband met diversiteit onduidelijk blijkt. Veiligheid is hier een eerste voorbeeld van. Enerzijds kan dit erop wijzen dat veiligheid een topprioriteit is, alle medewerkers zijn hiervan op de hoogte, het speelt voortdurend mee. Vandaar dat dit ook tijdens de focusgroepen aangehaald wordt. Een ander voorbeeld is de toenemende werkdruk en het doen van permanentie. Werknemers zien ook hier geen duidelijke link met diversiteit maar halen dit toch aan. Dit is waarschijnlijk een belangrijk punt voor de werknemers, vandaar dat ze dit vernoemen. Een andere verklaring voor het aanhalen van deze aspecten kan zijn dat er toch nog wat onduidelijkheid rond het begrip diversiteit en de invulling ervan bestaat onder het personeel. 10

11 Diversiteit binnen het onthaal Na een eerste vraag over diversiteit op het werk gaan we over naar enkele vragen rond het onthaal van nieuwe werknemers. We kunnen besluiten dat er tijdens alle focusgroepen een sfeer van respect heerst voor het anders zijn. De volgende zin zou die sfeer van respect goed kunnen weergeven: Alle mensen zijn nu eenmaal anders, niet iedereen is hetzelfde, gelukkig maar. Wat is er belangrijk voor de deelnemers aan de focusgroepen: zichzelf aanpassen aan de specifieke werkomstandigheden: de ploeg, de werkplaats, de collega s... goed functioneren, het werk goed doen... nadruk leggen op verschillen tussen mensen is niet nodig, zelfs niet wenselijk. een aangename werkomgeving en een goede sfeer zijn belangrijke elementen voor alle werknemers, ongeacht hun afkomst, cultuur, moedertaal, leeftijd, geslacht dus een goed onthaal is belangrijk voor iedereen! Dit alles leidt tot een aantal aanbevelingen op het vlak van onthaal waarbij er rekening gehouden wordt met de hierboven genoemde aspecten en dus met diversiteit. Een terugblik. de toegevoegde waarde van focusgroepen voor de NMBS-Groep Binnen de NMBS-Groep is men overtuigd van de toegevoegde waarde van het organiseren van focusgroepen. Focusgroepen zijn voor de NMBS-Groep een goede manier om in contact te blijven met de werkvloer. Door de grootte van het bedrijf is het niet mogelijk om de werknemers samen te brengen voor een personeelsvergadering, een sociale activiteit of dergelijke. Focusgroepen zijn een ideale manier om de voeling met de praktijk niet te verliezen. De reacties van de deelnemers zijn zeer positief, ze waarderen het feit dat ze gehoord worden, ze voelen zich meer betrokken bij de initiatieven die op een hoger niveau opgestart worden. Ze vinden het nuttig dat er in groep nagedacht kan worden over de voor- en nadelen van een divers personeelsbestand. Ook het begrip voor elkaar vergroot: men deelt ervaringen en krijgt hierdoor een beter zicht op elkaars werkcontext, elkaars specifieke taken. 11

12 OP DE RAILS NAAR DIVERSITEIT Door de grootte van het bedrijf weet men soms niet waarmee anderen bezig zijn, wat voor hen belangrijk is... Door de focusgroepen leren medewerkers verder te kijken dan het eigen werk. Het is in de praktijk niet makkelijk om werknemers vrij te maken van het werk om deel te nemen aan een groepsgesprek. Toch staan de werkplaatsen ervoor open om dit op een goede manier te organiseren. Een verkennend gesprek ter plaatse met de leidinggevende van de werkplaats kadert het geheel en versterkt de bereidheid tot medewerking. Achteraf werden de resultaten bekendgemaakt aan zowel de plaatselijke leidinggevende als de deelnemers. Met de leidinggevende hadden we een gesprek waarin we feedback gaven, de deelnemers kregen hiertoe een korte presentatie te zien. In één geval hebben de resultaten uit de focusgroepen zelfs al geleid tot het uitwerken van concrete acties door de plaatselijke leiding. Het gaat om een zeer praktisch project rond het onthaal van nieuwe medewerkers: een pijnpunt dat meerdere malen aan bod kwam tijdens de focusgroepen. De leiding nam daarom het besluit om op korte termijn al acties te ondernemen met betrekking tot diversiteit. De focusgroepen zijn blijkbaar een stimulans om verder te werken aan een op diversiteit gebaseerd personeelsbeleid. Hopelijk werkt de focusgroep-aanpak ook in uw organisatie stimulerend en raakt u overtuigd van de toegevoegde waarde van focusgroepen Voor meer informatie over het project Op de rails naar diversiteit kan u terecht bij: Prof.Dr. Hilda Martens (UHasselt) / Joke Manshoven (UHasselt) Guido Holemans (NMBS-Groep) / Kellee Smet (NMBS-Groep) Hilda.martens@uhasselt.be Joke.manshoven@uhasselt.be Guido.holemans@b-holding.be Kellee.smet@b-holding.be 12