Raads informatiebrief

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Raadsnummer 09.R3I23.OOI Inboeknummer o9bstoozss Dossiernummer 92I Inel 2009 Raads informatiebrief Betreft onderzoeksrapport "De lange weg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsidiebeheer door de gemeente Eindhoven". Inleiding De Rekenkamer heeft in 2004 onderzoek gedaan naar het subsidiebeleid enbeheer van de gemeente Eindhoven. Op basis van de conclusies en aanbevelingen van dit onderzoek is in september 2005 een Verbeterplan Subsidies opgesteld en er is aan de verbeteracties in 2006, 2007 en 2008 gewerkt. Toentertijd is afgesproken dat de opvolging van de aanbevelingen van de Rekenkamer zou worden beoordeeld. Deze afspraak vormt de aanleiding voor dit onderzoek. Aan het onderzoek is vervolgens de vraag toegevoegd hoe doelmatig de inzet van middelen is ten aanzien van subsidies kleiner dan ,ÃćâĆňâĂİ. Peildatum voor de rapportage en de conclusies is december Besluit van college van burgemeester en wethouders Wij hebben besloten: 1 kennis te nemen van het onderzoeksrapport "De lange weg naar verbetering- De status van het subsidiebeheer door de gemeente Eindhoven"; 2 de conclusies uit het rapport te onderschrijven en onderstaande aanbevelingen uit het rapport over te nemen en de directieraad op te dragen hieraan invulling te geven. Hoewel het beleid gemeentebreed geldt en verplicht is gesteld, is een gemeentebrede toepassing ervan nog steeds geen gemeengoed. Het instrumentarium voor een goed en ordelijk subsidiebeheer is inmiddels grotendeels op orde. De toepassing van het instrumentarium door de lijnorganisatie is voor verbetering vatbaar. De volgende aanbevelingen zijn geformuleerd. 2.1 Wijs een integraal verantwoordelijke instantie aan voor kaderstelling, knelpuntsignalering en het toezicht op de te verstrekken subsidies. VP verwijst naar de relatie met het oorspronkelijke verbeterpunt uit het Rekenkamerrapport.

2 Raadsnummer 09.RQI2Q.OOI Per 1 januari 2009 is de organisatie gemeentebreed anders gestructureerd. De nieuwe organisatieopzet is bij uitstek het moment om voor het toezicht op het verstrekken van subsidies een integraal verantwoordelijke ("subsidiekenniscentrum") aan te wijzen. Dit subsidiekenniscentrum moet ook de bevoegdheid krijgen om toepassing van het subsidie-instrumentarium af te dwingen. Het centrum rapporteert aan de directieraad. Een dergelijk organisatieonderdeel ook tegemoet aan een aantal nog bestaande hiaten in het subsidiebeheer. 2.2A Beschrijf het evaluatieproces voor zowel de Subsidieverordening als de verleende subsidies. Voer het proces vervolgens ook uit. Neem dit bijvoorbeeld op in de af te sluiten managementcontracten. 2.2B Pas de Subsidieverordening aan conform de aanbeveling van de Rekenkamer. 2.3 Leg afwijkingen van het sanctiebeleid expliciet vast en laat deze vooraf goedkeuren door ons college. 2.4 Pas de Subsidieverordening aan voor het onderdeel sluitende begroting. Voeg de volgende passage toe aan de Subsidieverordening: "tenzij het weerstandsvermogen van de instelling toereikend is om de inspanningsverplichting op de begroting af te dekken en het college akkoord Is. 2.5 Breng meer consistentie in de lijn programmabegroting ÃćâĆňâĂİ productenramingãćâćňâăi subsidievaststelling. Neem bijvoorbeeld in de productenraming voor grote gesubsidieerde instellingen (> ,ÃćâĆňâĂİ per instelling) afzonderlijke prestatie-indicatoren op die aansluiten bij de doelstellingen in de programma begroting. 2.6 Geef meer inhoud aan het monitoringsproces. Zorg er voor dat de daadwerkelijke knelpunten ook echt met elkaar (gemeente en subsidieontvangende instelling) worden besproken, leg dat vast en neem zo nodig gezamenlijk of ieder afzonderlijk aanvullende maatregelen. SAGEM is hiervoor een geschikt hulpmiddel. 2.7 Onderzoek de mogelijkheid om zeer kleine subsidies doelmatiger af te handelen. Gedacht kan worden aan het verminderen van de controlewerkzaamheden van subsidies < ,ÃćâĆňâĂİ. Bijvoorbeeld door deze subsidies alleen nog steekproefsgewijs te controleren of ze te verstrekken in de vorm van een waarderingssubsidie.

3 ,ÃćâĆňâĂİ. Raadsnummer 09.RQI2Q.OOI Argumenten 1 en 2 voor eenjuiste opvolging van de verbeterpunten naar aanleiding van het Rekenkameronderzoeki s opvolging van bovengenoemde aanbevelingen noodzakelijk. Het subsidieoverleg in zijn huidige vorm heeft nauwelijks mogelijkheden om gebruik van het instrumentarium af te dwingen. Hiermee wordt beperkt invulling gegeven aan het door de Rekenkamer bedoelde expertisecentrum. Keerzijde van de medaille is dat de (lijn)organisatie niet zelf haar verantwoordelijkheid neemt bij het verbeteren van het subsidieproces. Het evaluatieproces is, zowel voor de Subsidieverordening zelf als voor de subsidies, nog niet beschreven. Het sanctiebeleid is gemeentebreed in een beleidsregel vastgelegd. Desondanks geven diensten aan dat ze het sanctiebeleid niet of in beperkte mate toepasbaar achten voor hun subsidieregelingen. Er is zeker sprake van een toegenomen bewustwording op het gebied van koppeling van door uw raad vastgesteld beleid met de activiteiten van subsidieontva ngers. In de Subsidieverordening is conform de aanbeveling van de Rekenkamer een passage opgenomen over de noodzaak van een sluitende begroting bij de te subsidieren instelling. In de praktijk blijkt hier in sommige gevallen van afgeweken te worden. Er wordt dan een "inspanningsverplichting" op de begroting opgenomen ter grootte van het tekort. Het systeem van monitoring in de zin van een strikter vera ntwoordingstraject, is door de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling opgezet en beschreven. Het gebruik van het subsidiesysteem AGEM dwingt min of meer af het gehele proces te doorlopen De dienst Maatschappelijke Ontwikkeling verstrekt in ,ÃćâĆňâĂİ aan subsidies < E ,ÃćâĆňâĂİ. De totale personele kosten die hiermee gemoeid zijn bedragen E ,ÃćâĆňâĂİ. De personele kosten door de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling verstrekt in 2008 bedragen ,ÃćâĆňâĂİ aan subsidies < ,ÃćâĆňâĂİ. De totale personele kosten die hiermee gemoeid zijn bedragen E Uit het onderzoek is gebleken dat bij de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling met name voor de subsidies < E 1.000,ÃćâĆňâĂİ geldt dat de totale personele kosten (E ,ÃćâĆňâĂİ ) bijna tweemaal zo hoog zijn dan het totaalbedrag aan verstrekte subsidie (E ,-). Uitgaande van het interne tarief dienstverlening 2008 a C 73,ÃćâĆňâĂİ per uur.

4 Raadsnummer 09.RQI2Q.OOI Ter inzage gelegde stukken Onderzoeksrapport "De lange weg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsidiebeheer door de gemeente Eindhoven". Burgemeester en wethouders van Eindhoven, A. Brunninkhuis, secretaris EE

5 gemeente Eindhoven De lange weg naar verbetering. De status van het subsidiebeheer door de gemeente Eindhoven. Concern<ontrol/Cluster Internal Control 15 maart 2009 Bvo/%

6 15 maart 2009 De lange weg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsidiebeheer door de Hndhoven. Concerncontroi/Cluster Intemal Control DeAnltief Colofon Uitgave Gemeente Undhoven Cluster Internal Control Datum 15 maart 200g gemeente Hndhoven

7 De lange veeg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsidiebeheer door de gemeente Eindhoven, Conoerncontrol/Cluster lntemal Control Inhoudsopgave Inhoudsopgave, Conclusies en aanbevelingen. Conclusies 4 Aanbevelingen 6 Inleiding. Doelstelling onderzoek Aanpak en uitvoering Leeswijzer Omvang subsidies Bevindingen. 13 A Hebben de voorgestelde verbeteringen op het gebied van het subsidiebeleld en ÃćâĆňâĂİ beheer geleid tot de gewenste veranderingen? 13 3,A.1 Verbeteracties Rechtmatigheid(01 t/rn 09) 14 3.A.2 Verbeteracties doelmatigheid (1 0 t/m 14) 16 3.A,3 Verbeteracties doeltreffendheid (15 t/m 22) 17 B. Hoe doelmatig is de inzet van middelen (m.n. personele inzet) van de gemeente Eindhoven voor de kleine subsldiestromen (( f )? 18 Bijlage I Resultaten per verbeterpunt. Verbeteracties rechtrnatigheid21 Verbeteracties doelmatigheid 39 Verbeteracties doeltreffendheid 47 kosten Bijlage II Bijlage 7b programmabegrotlng Niet verrekende gebouwgebonden Bijlage Ill Begrotingssubsidies < , 6 I Bijlage IV Cijfers subsidies c overige diensten Bijlage V Normenkader onderzoek op basis van verbeterplan Subsidies...,..., 65 Bijlage Vi Processchema kleine en grote subsidies 67 Bijlage Vil Afkortingen.. 71 Bijlage Vlll Geintervtewde personen..72 gemeente Eindhoven

8 15 maart 2009 Da lange wag naar verbetering ÃćâĆňâĂİ Da status van hat subsidiabehaar door da gemeente sndhevan. CancarncentratKiustar Intamal Control Conclusies en aanbevelingen De rekenkamer heeft in 2004 onderzoek gedaan naar het subsidlebeieid en ÃćâĆňâĂİ beheer van de gemeente Eindhoven. Op basis van de conclusies en aanbevelingen van dit onderzoek is in september 2005 een verbeterplan Subsidies opgesteld. Aan het merendeel van de verbeteracties is in 2006, 2007 en 2008 gewerkt. Toentertijd is afgesproken dat de opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamer zou worden beoordeeld. Oeze afspraak vormt de aanleiding voor dit evaluatieonderzoek. Aan het onderzoek is vervolgens de vraag toegevoegd hoe doelmatig de inzet van middelen is ten aanzien van subsidies kleiner dan E Het onderzoek heeft de vorm van een artikel 21 3a onderzoek. De peildaturn voor de rapportage en conclusies is december 2M8. Conclusies f. Hebben de voorgestelde verbeteringen op het gebied van subsidiebeleid en ÃćâĆňâĂİ beheer geieid tot de gewenste veranderingen? ln het rekenkamerrapport werd geconcludeerd dat de situatie bij DMO (waar ongeveer 90% van de subsidies wordt verstrekt) weliswaar voor verbetering vatbaar is maar op een flink aantal punten ook als voorbeeld kan dienen voor de overige diensten van de geineente. Ook nu,4jaar later, zien we nog steeds grote verschillen in de aanpak van het subsidieproces tussen de verschibende diensten. Hoewel het beleid gerneentebreed geldt en verplicht is gesteld, is een gerneentebrede toepassing ervan nog steeds geen gemeengoed. Om bovenstaande vraag goed te kunnen beantwoorden maken we onderscheid in het instrumentarium voor de uitvoering van het subsldiebeheer en het subsidiebeheer zelf. Het instrumentarium voor een goed en ordelijk subsidiebeheer is grotendeels op orde. De aanbevegngen voor de aanpassing en uitbreiding van dit instrurnentariurn zijn voor het overgrote deel gerealiseerd. Als we kijken naar de toepassing van het instrurnentariurn door de lijnorganisatie dan zijn er, met name buiten DMO, nog verbeteringen rnogegtjk. De belangrijkste reden die hiervoor wordt genoemd door de gefnterviewden, is het feit dat de afspraken om het subsidiebeleid gerneentebreed toe te passen niet worden nageleefd en worden afgedwongen. Andere oorzaken die door betrokkenen worden genoemd zijn de afwijkende vorm van de subsidieregebngen bij de overige diensten en het niet gerneentebreed gebruiken van het subsidiesysteem IQAAU. (in de organisatie vaak nog bij de oude naam SAGEM genoemd). Het Subsidieoverleg in zijn huidige vorm heeft nauwelijks mogelijkheden om gebruik van het ontwikkelde instrumentarium af te dwingen. Hiermee wordt beperkt invuihng gegeven aan het in het rekenkameronderzoek bedoelde expertisecentrum. gemeente Eindhoven

9 De lange weg naar verbetedng - De status van het svbsidiebeheer door de gemeente Bndhoven. Conoerncontrol/Clvster Internal Control OeAnitief Keerzijde van de medaille is dat de (lijn)organisatie niet zelf haar verantwoordelijkheid neemt bij het verbeteren van het subsidieproces. Daarnaast zijn de volgende zaken opgevallen: De verplichting tot evaluatie voor de Subsidieverordening en voor de subsidies zelf is opgenomen in de Subsidieverordening gemeente Eindhoven 2008 (hierna te noeinen Subsidieverordenlng). Het evaluatieproces is nog niet beschreven. Het sanctiebeleid is gemeentebreed in een beleidsregel vastgelegd. Desondanks geven diensten buiten DMO aan dat ze het sanctiebeleid niet toepasbaar achten voor hun subsidieregelingen. DMQ past het sanctiebeleid in afgezwakte vorm toe, Ten aanzien van de door de rekenkamer aanbevolen functiescheiding geldt dat dit, met instemming van de accountant, is geregeld door een uitspraak van het Controllersoverleg. Er is zeker sprake van een toegenomen bewustwording op het gebied van koppeling van door de raad vastgesteld beleid met de activiteiten van subsidieontvangers. De huidige activiteitenbeschrijvingen binnen DMO zijn duidelijk SMARTer ingestoken en van een hoger niveau dan een aantal jaren geleden. Toch moet worden geconcludeerd dat nog onvoldoende sprake is van een transparante koppeling tussen activiteiten van subsidieontvangers en vastgesteld beleid van de raad met prestatie-indicatoren. in de Subsitleverordening is conform de aanbeveling van de ekenkame een passage opgenomen over de noodzaak van een sluitende begroting bij de te subsidiãńren insteliing. In de praktijk bfijkt hier in sommige gevallen van afgeweken te worden. Er wordt dan een inspanningsverplichting op de begroting opgenomen ter grootte van het tekort. Pit hoelt overigensãćâćňâăi financieel technisch gezien - geen probleem te zijn als de instelling beschikt over voldoende weerstandsvermogen. Het systeem van monitoring in de zfn van een strikter verantwoordingstraject, is door DMO opgezet en beschreven. Het gebruik van het subsidiesysteern SAGEM dwingt ruin of meer af het gehele proces te doorlopen. SAGEM wordt met name bij DMO gebruikt en niet bij de andere diensten. Ook wordt vaak alleen een instrurnentele beoordeling uitgevoerd. Voor een goede inhoudelijke monitoring is meer nodig dan alleen het systematisch gebruik van SAGE M. De bevinding van de accountant bij de interimcontroie 2008 dat overwegingen die ten grondslag liggen aan subsidievaststellingen op toereikende wijze moeten worden gedocumenteerd in de subsidiedassiers sluit hierbij aan. Zie aaw beslvit dd 13 Janvan 2009, dossiernvrnmer gemeente Eindhoven

10 l smart 2009 De lange weg neer verbetertng- De status van het subsldtebeheer door de gemeente Eindhoven, ConcemcontroircirrSter Intemal Contrei 2. Hoe doelmatig is de inzet van middelen (m.n. personele inzet) van de gemeente Eindhoven voor de kleine subsidfestramen (< )7 DMO verstrekt in aan subsidies ( De totale personele kosten die hiermee gemoeid zijn bedragen E De personele kosten om een subsidie < te verstrekken zijn gemiddeld K 754. Uit het onderzoek is gebleken dat bij DMO met name voor de subsidies < E geldt dat de totale personele kosten (E ) bijna twee maal za hoog zijn dan het totaalbedrag aan verstrekte subsidie ( ). Het gemiddelde bedrag van de subsidies kleiner dan < E1.000 euro is E 400 en de gemiddelde kosten Aanbevelingen Hieronder worden voor alle verbeterpunten uit het rekenkamerondezoek die nog niet zijn afgehandeld aanbevelingen gegeven. Met uitzondering van verbeterpunt 186 inzake de integriteitstoets. Het College heeft besloten om de wet BIBOB voorlopig alleen toe te passen op de horeca. 1, Wijs ddn integraal verantwoorde(j ike instantie aan voor kadersteiiing, kneipuntsignaiering en het toezicht op de te verstrekken subsidies Per 1 januari 2009 is de organisatie gemeentebreed anders gestructureerd. De nie e organisatieopzet is bij uitstek het moment om voor het toezicht op het verstrekken van subsidies keen integraal verantwoordelijke ( subsidiekenniscentrum ) aan te wijzen. Dit subsidiekenniscentrum moet ook de bevoegdheid krijgen om toepassing van het subsidie-instrumentarium af te dwingen. Het centrum rapporteert aan de Directieraad. Afhankelijk van de manier waarop het bedoelde subs)diekenniscentrum vorrngegeven wordt, komt een dergelijk organisatieonderdeel (bijvoorbeeld als onderdeel van de sector JZ of Control) ook tegemoet aan een aantal nog bestaande hiaten in het subsidiebeheer. Overwogen kan bijvoorbeeld worden aan dit subsidiekenniscentrum ÃćâĆňâĂİ naast de taken die nu zijn toebedeeld aan het Subsidieoverleg - onderstaande taken toe te bedelen: Ondersteunende functie voor knelpunten bij begrotingssubsidies zoals opgenomen in bijlage 7A van de programmabegroting; Toezien op de naleving van de Subsidieverardening en beleid, waaronder het sanctiebeleid (VP 5) Cobrdineren van opleidingen op subsidiegebied (VP 13) Toezien op inzet juridische control (VP 7) Opstellen van handreikingen, richtlijnen omtrent te hanteren software (i.c. SAGEM) en formats (VP 1,4,8,10,14 en18) Uitgaande van het interne tarief dienstverlening zogit a E 73 per uer gememte Eindhoven

11 De lange sveg naar verbetering - De status van het sultsidiebeheer door de gemeente Eindhoven. Conoerncontrol/Goster Intemai Control DeAnhief >. Beschrjif het evaiuatieproces voor zowel de 5ubsidieverordening ais de verleende subsidies. Voer her proces vervolgens ook uit, Rapporteer hierover aan Directieroad en indien nodig het College. Neem dit bijvoorbeeld op in de af te sluiten managementcontracten. 28. Pas de 5ubsidieverordening aan conform de aanbeveling van de rekenkamer Neem in de Subsidieverordening op dat de evaluatie halverwege de collegeperiode plaats dient te vinden. 3. Leg afwijkingen van het sanctiebeieid expliciet vast err laat deze vooraf goedkeuren door het Coiiege. Als sprake is van een incidentele afwijking kan dit door een individueel dossier voor te leggen aan het college. Bilj vaker voorkomende gevallen zou een beleidsregel daarin moeten voorzien. Een dergelijke beleldsregel voorziet in een Juridische basis. 4. Pas de 5ubsidieverordening aan voor het onderdeel sluitende begroting. Voeg de volgende passage toe aan de Subsidieverordening : tenzij het weerstandsvermogen van de instelling toereikend is om de inspanningsverplichting op de begroting af te dekken en het college akkoord is. 5. Breng meer consistentie in de Iijn programmabegroting - productenramingsubsidievaststeiiing Neem bijvoorbeeld in de productenrarning voor grote gesubsidieerde instellingen (> per instelling) afzonderlijke prestatie-indicatoren op die aansluiten bij de doelstellingen in de programmabegroting. 6. Geef meer inhoud aan het monitoringsproces Zorg er voor dat de daadwerkelijke knelpunten ook echt met elkaar (gemeente en subsidieontvangende instelling) worden besproken, leg dat vast en neem zo nodig gezamenlijk of ieder afzonderlijk aanvullende maatregelen. 5AGEM is hiervoor een geschikt hulpmiddel. 7. Onderzoek de mogeiijkheid om zeer kleine subsidies doelmatiger af te handeien, Gedacht kan worden aan het verminderen van de controlewerkzaamheden van subsidies < E Bijvoorbeeld door deze subsidies alleen nog steekproefsgewijs te controleren of ze te verstrakken in de vorm van een waarderingssubsidie. gemeente Eindhoven

12 1 s maart 2009 De lange weg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De atatot van het subsidiebeheer door de gemeente Bndhoven. Conoerntontrol/Oester Internal Control Derinit1el x inleiding De rekenkamer heeft ln 2004 onderzoek gedaan naar het subsidiebeleid en- beheer van de gemeente Eindhoven. Daarbij zijn onder meer alle geldstrornen die als subsidie aangemerkt kunnen worden nader bezien, Op basis van de condusies en aanbevelingen van dit onderzoek is ln september 2005 een verbeterplan Subsidies opgesteld. Aan de verbetedngen is in 2006, 2007 en 2008 gewerkt. Toentertijd is afgesproken dat de opvolg/ng van de aanbevelingen van de rekenkamer zou worden beoordeeld. Deze Âńfspraak vormt de aanleiding voor dit eva luati con derzoek. Het onderzoek heeft de vorm van een artikel 213a onderzoek. Daelstelling onderzoek De vraagstellingen van het onderzoek iuiden als volgt Deze vraagstelling is uitgewerkt in de volgende onderzoeksvragen: 1. Zijn de voorgestelde verbeteringen daadwerkelijk ingevoerd? 2. Tot welke veranderingen hebben de ingevoerde verbetermaatregelen geleid? 3. Zijn de veranderingen een verbetering en komt deze verbetering overeen met hetgeen tevoren is beoogd? 4. Zo nee, welke maatregelen zijn of worden genomen om alsnog tot het beoogde resultaat te komen? Meer specifiek gaat het om een systeemtoets: zijn de voorgestelde aanbevelingen (correct) ingevoerd. Er vindt dus voor onderdeel A geen onderzoek plaats naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het subsidiebeleid en -beheer op zich. Hndhoven

13 De iange weg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsidlebeheer door de te Eindhoven COncerneontrOIKiuster Internai COntral Deanitlef Deze vraagsteging is uitgewerkt in de volgende onderzoeksvragen. 1. Wat is de omvang van de subsidieverlening < < ? 2. Hoeveel fte wordt hiervoor ingezet? 3. Is dit, gelet op vraag 1 en 2, een doelmatige inzet van middelen? Aanpak en uitvoering Het onderzoek is uitgevoerd door dossierstudie en interviews. Het narrnenkader voor dit onderzoek wordt gevormd door de aanbevelingen uit het onderzoek van de rekenkamer. Deze aanbevelingen zijn vertaald naar verbeterpunten in het verbeterplan Subsidies. Het normenkader is apgenarnen in bijlage IV. Anders dan het rekenkarneronderzaek zijn in dit evaluatieanderzoek geen specifieke subsidiestramen onderzocht. Dit onderzoek heeft zich gericht op het averkoepelende subsidieproces. Het onderzaek is uitgevoerd in de periode juni tot en met december De peildatum voor de rapportage en conclusies is december De gebruikte cijfers in tabel 1 en 2 hebben betrekking op de situatie november 2008 en zijn dan oak indicatief. Opdrachtgever van het onderzoek is het Callege van 8 en W. Aanspreekpunt voor het onderzoekstearn is wethouder drs, H.M. Don. Het onderzoek is onder verantwoordelijkheid van de concerncontrolier A.M.M.M. Verbakel, uitgevoerd door mr. C, Gebuis (Middelen/JZ), mr. AJ. Pasterna (Middelen/JZ), drs. LL.H. Roos (CS/CC) en drs. AA J.M. Voarbraak RE (CS/CC). Lees1zrijzer Het rapport begint met de condusies en de aanbevelingen. Hoofdstuk 1 bevat de inleiding waar de doelstelling van het onderzoek, de aanpak en de werkwijze zijn beschreven. In hoofdstuk 2, de contextanalyse, wardt de context rondom de subsidies beschreven. Hoofdstuk 3 bevat de bevindingen bij de vraagstellingen. Bijlage I geeft een uitgebreide toelichting bij de status van ieder afzonderlijk verbeterpunt. Bijlage II t/m VII geven een nadere detaillering van de gebruikte infarrnatie. Als gevolg van de reorganisatie per 1 januari 2009 van de gemeente Eindhoven bestaan bepaalde afdelingen inrniddeis niet meer of zijn van naam gewijzigd. Waar mogelijk is hiermee rekemng gehouden in dit document. Op een aantal plaatsten wordt omwille van de duidelijkheid en herkenbaarheid nog uitgegaan van de oude benamingen. gemeente Eindhoven

14 15 maart 2009 De lange weg naar verbetering-de status van het subsidiebeheer door de gemeente Eindhoven. Concerncontroi/Cluster Internal Control a. Contextanalyse Naar aanleiding van het rekenkameronderzoek subsidiebeleid en ÃćâĆňâĂİ beheer heeft een arnbtegjke werkgroep in opdracht van het College het verbeterplan Subsidies opgesteld. De hoofdaanbevelingen uit het rekenkameronderzoek waren. 1. Formuleer heldere beleidskaders voor de verschillende beleidsvelden, in de zin van zoveel mogelijk meetbare beleidsdoelen (SMART), als vertrekpunt voor het maken van prestatieafspraken (subsidievoorwaarden) met de subsidieaanvragers (middels vastlegging in beschikkingen). Hierbij dient ook gekeken te worden naar de (aanvullende) betekenis van de Beleidsgestuurde Contract Financiering (BCF) en wijze van toepassing. De raad dient hier zijn verantwoordelijkheid te nemen bij het vaststellen van beleid en het vaststellen van de programrnabegroting; 2. Draag zorg voor een uniformering/standaardisatie binnen de gemeente van het juridisch en financieel/administratief systeem ter beheersing van het subsidieproces. Neem de Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling <DMO) zoveel mogelijk als referentie, vooral als het gaat om de beschikbaarheid van de vereiste expertise en het realiseren van een goede dossiervorrning en archivering; 3. Draag zorg voor gerneentebrede strikte toetsing en naleving van de geldende aanvraag- en verantwoordingsverplichtingen (zoals betere financiflle toetsing van aanvragen), evenals voor een betere tussentijdse rnonltoring. implementeer een effectieve toepassing van de hierbij aanwezige sanctiernogelijkheden. In het verbeterplan zijn deze drie hoofdaanbevelingen uitgewerkt in een lijst van 22 verbeterpunten. 6tsn van de verbeterpunten was het instellen van een Subsidieoverleg als vervolg op de ambtelijke werkgroep die het verbeterplan heeft opgesteld. 0tsn van de hoofdtaken van het Subsidieoverleg is het borgen dat acties uit het verbeterplan tot uitvoering komen. Voorzitter van het Subsidieoverleg is DNIO. Verder nemen aan het overleg vertegenwoordigers van DWZl, DSOB en Middelen/JZ en CS deel. Het Subsidieoverleg rapporteert jaarlijks aan het College over de stand van zaken van de 22 verbeterpunten. Subsidieverordening gemeente Eindhoven 2008 De Subsidieverordening bestaat uit een aantal hoofdstukken. Hoofdstuk 1 bevat algemene subsidiebepalingen die van toepassing zijn op alle verstrekte subsidies, Hierin staan de bepalingen ten aanzien van de verlening en vaststelling van de beschikkingen. Hoofdstuk 2 tot en met 4 betreft afzonderlijke regelingen voor DSOB, DWZl, CS en DITO: Hoofdstuk 2: Ruimte (Ruimtelijke ordening) Hoofdstuk 3. Sociaal (Cultuur, Sport, Welzijn, Onderwijs en internationale cobrdinatie) Hoofdstuk 4: Economie (Versterking economische structuur, Werkgelegenheid en arbeidsmarkt) 10 gemeente Eindhoven

15 De lange vreg naar verbetering ÃćâĆňâĂİ De status van het subsidlebeheer door de gemeente 8 ndhoven. ConternCOntroi/Cluster lnternal Cuntoel OeAnitief Deze regelingen bevatten onder meer het toetsingskader en het subsidieplafand. Het vaststellen van een subsidieplafond is van belang, Zonder subsldieplafond is er sprake van een apenwinderegeling. Ook al is het beschikbare budget op, subsidies kunnen dan niet worden geweigerd. Is echter een plafond vastgesteld en bereikt, dan levert dit een weigeringsgrond voor subsidieaanvragen op. Vanuit JZ worden jaarlijks de subsidieplafands verzameld en ter vaststelling aan het College voorgelegd. Basis hiervoor is de vastgestelde begroting. Hoofdstuk 5 van de Subsidieverordening bevat algemene slotbepalingen. Hierin is ook een hardheidsclausule opgenamen voor die gevallen waar de verordening niet in voorziet en waarin het Callege de bevoegdheid wordt gegeven op deze gevallen te beslissen. SubsidiÃńring kan ap de volgende manieren plaatsvinden. Er zijn 3 soorten subsidies die allemaal ander hoofdstuk 1 van de Subsidieverordening vallen: paragraafsubsidies, begrotingssubsidies en incidentele subsidies. Per subsidie valgt hieronder een korte toelichting: Paragraafsubsidie SubsidiÃńring vindt plaats op grond van een regeling (paragraaf in de Subsidieverordeningl. De paragraaf biedt de wettelijke grondslag voor de subsidie. Bij paragraafsubsidies kunnen meerdere instellingen en/of personen subsidie aanvragen, Begrotingssubsidie De wet laat toe dat, als uitzandering, oak subsidies zander een regeling kunnen worden verstrekt. Je spreekt dan van een buitenwetteiljke subsidie. De raad vermeldt dan in de begroting de subsidieontvanger en het subsldiebedrag. JZ verzamelt jaarlijks de lijst met begrotingssubsidies. De Concernstaf neemt deze lijst op a)s bijlage bij de begroting. Incidentele subsidie De wet laat toe dat in inddentele gevailen zonder een regeling subsidie kan worden verstrekt. Het gaat om gevalien waarin zowel het aantal subsidieantvangers als het tijdvak van subsidiliring beperkt is. Indien dit niet het geval (meer) is, is voor verdere subsidiãńring eigenlijk een regeling nodig of vermelding op de begroting ais begrotingssubsidie. 11

16 15 maart 2009 De range weg naar verbetering - De status van het svbsidiebeheer door de gemeente eindhoven. Conoerncontrol/Cluster lnternal Control Oefinitlef Omvang subsidies Het merendeel van de subsidies wordt aangevraagd bij en verstrekt door DMO. Een veel kleiner deel ligt bij DWZI, D568 en CS. Het strbsi dielandschop van de gemeente Eindhoven kenmerkt zich als voigtr Rekenkameronderzoek ROOS { miljoen 8> 18, ,4 59,7 Segrotlngssubsidies 2QO < E Oe begrotingssusbsidies < f in de Programmabegroting 2009 gijn opgenomen in bijlage ill. Veiligheid is niet opgenomen in primaire begroting gemeente Bndhoven

17 De lange weg naar verbetering - De status van het subsidiebehees door de genteente Hndhoven. concerncontrol/cluster Internet control Bevinding eo Dit hoofdstuk is verdeeld in een tweetal paragrafen. De eerste paragraaf heeft betrekking op de eerste anderzoeksvraag, De tweede paragraaf heeft betrekking op de tweede onderzoeksvraag. A Hebben de voorgestelde verbeteringen op het gebied van het subsidiebeleid en ÃćâĆňâĂİ beheer geleid tot de gewenste veranderingen Om de vraag te beantwoorden af de voorgestelde verbeteringen hebben geleid tot de gewenste veranderingen lnoeten vier deelvragen worden beantwoord: I. Zijn de voorgestelde verbeteringen daadwerkelijk ingevoerd? 2. Tat welke veranderingen hebben de ingevoerde verbetermaatregelen geleid? 3. Zijn de veranderingen een verbetering en komen deze overeen met hetgeen van te voren is beoogd! 4. Zo nee welke maatregelen zijn of worden genomen am alsnog tat het beoogde resultaat te komen? Voordat we bovenstaande vragen beantwoorden willen we eerst wat overkoepelende bevindingen weergeven. In het rekenkamerrapport werd geconcludeerd dat de situatie bij DMO (waar bijna 9096 van de subsidies wordt verstrekt) weliswaar voor verbetering vatbaar is maar op een ff in aantal punten ook als voorbeeld kan dienen voor de overige diensten van de gemeente. Ook nu, 4 jaar later, zien we nog steeds grate verschillen in de aanpak van het subsidieproces tussen de versâńhillende diensten. Koewel het beleid gelneentebreed geldt en verplicht is gesteld, is de gemeentebrede toepassing ervan geen gemeengoed, Belangrijkste reden die hiervoor wordt genoemd door de ge?nterviewden, is het feit dat de afspraken om het subsidiebeleid gemeentebreed toe te passen niet worden afgedwongen. Andere oorzaken die worden genoemd zijn de afwijkende vorm van de subsidieregelingen bij de andere diensten en het niet gemeentebreed gebruiken van het "subsidiesysteem" SAGEM. De verbeteracties zijn in het rekenkamerrapport verdeeld in 3 hoofdgroepen: verbeteracties gericht op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid. ln deze rapportage sluiten wij aan bij deze indeling. In dit hoofdstuk worden de verbeteracties niet allenlaal individueel besproken maar de meest relevante/opmerkelijke er uit gelicht. Een totaaloverzicht van de status van de verbeteracties is opgenomen in bijlage I, gemeente Sndhoven

18 1S maart 2009 De lange weg naar verbetering- De status van hetsubsidiebeheer door degemeente Eindhoven. Con trol/cluster internal Control Deiinitief SWx Verbeteracties RechtmatigheM (ot t/m og) Voor de verbeteractles ten aanzien van de rechtmatigheid geldt in zijn algemeenheid dat de gerneentebrede formats zijn ontwikkeld en dat de aanbevolen aanpassingen van de Subsidieverordening (zoals bijvoorbeeld de vorming van een egalisatiereserve) zijn gerealiseerd. De toepassing van de forrnats en de wijzigingen in de Subsidieverordening is echter nog niet vanzelfsprekend. De gemeentebrede formats voor subsidiebeschikkingen en de daarmee samenhangende correspondentie zijn ontwikkeld, opgenomen in het subsidlesysteem SAGEM en, voor de diensten die SAGEM niet gebruiken, gepubliceerd op het gemeentelijk intranet (PINO). In de praktijk worden deze formats voornainelijk binnen DMO gebruikt en niet bij de overige organisatieonderdelen. Opvaliend is dat organlsatieonderdelen die veeh/uldig met DMO te maken hebben of er zelfs onderdeel van zijn gaan uitmaken, zoals stadsdeelgericht werken, in toenemende mate overgaan op de 5AGEM systematiek. SAGEM wordt ook gebruikt voor de dossiervorming van de subsidies, Gelnterviewden vragen zich af in hoeverre het afschaffen van de dienstenstructuur van invloed is op het subsidieproces en -beheer in het algemeen en standaardisering, uniformering en gerneentebreed gebruik van SAGEMinhetbijzonder. ln de Subsidieverordening is nu opgenomen dat zowel de Subsidieverordening zelf als ook de subsidies moeten worden geãńvalueerd en dat een egalisatiereserve moet worden gevormd, Uit het onderzoek is gebleken dat hoewel de Subsidieverordening op deze punten is aangepast de dagelijkse praktijk nog afwijkt, Dit geldt met name voor de verplichting tot evalueren. Op 20 december 2005 heeft de raad ingestemd met het opnemen van een evaluatiebepaling in de Subsidieverardening. Deze bepaling voorziet in een evaluatie en actualisatie van de Subsidieverordening, maar niet halverwege de collegeperiode zoals aanbevolen door de rekenkamer. 6edoelde evaluatie heeft tot nu toe nog niet plaatsgevonden. Vanuit het 5ubsidieoverleg is in het voorjaar van 2008 begonnen met het opstellen van een overzicht met gegevens" van alle subsidieparagrafen. De in de verbeteractie genoemde beschrijving van het evaluatieproces zelf is niet gerealiseerd. Hetzelfde geldt voor de inmiddels in artikel 28 van de Subsidieverordening opgenomen bepaffng dat subsidies op grond van een wettelijk voorschrift 4%n maal in de vier jaar moeten worden geevaiueercl Het systeem van monitoring, in de zin van een strikter verantwoordingstraject, is door DMO opgezet en beschreven in het Handboek rnonitoring gesubsidieerde instellingen". Via het Subsidleoverleg en PINO is dit verspreid over de diensten. Het handboek dateert uit Juni 2005 en wordt momenteel geactualiseerd. Het gebruik van SAGEM dwingt min of meer af het gehele proces te doorlopen. De indruk bestaat bij getnterviewden dat door middel van SAGEM een met name instrumentele beoordeling plaatsvindt. Voor een goede monitoring van subsidies is e Inwerkingtreding, wijsigingen, geldigheidsduur, verantwoordelijke/aarupreekpuntl 14 gemeente EIndhoven

19 De lange weg naar verbetering - De status van het subsidiebeheer door de gemeente Bndhoven. Conoernoontrol/Cluster lnternal Control echter meer nodig dan alleen het systematisch gebruik van 5A6EM. Het voor- en najaarsoverleg moet niet alleen als een formeel gespreksmoment tussen gemeente en subsidiiint worden gehanteerd, Veel belangrijker is dat de daadwerkelijke inhoudelijke knelpunten met elkaar worden besproken en dat (wederzijds) noodzakelijke aanvullende maatregelen worden genomen en zichtbaar worden vastgelegd in het dossier. Op 23 juni 2008 is door het College de Beleidsregel sancties in het kader van subsidies" vastgesteld. Doel van deze beleidsregel is een tijdige en complete aanvraag van subsidies. Ook worden de vaststelling en monitorlng van de subsidies geregeld. Deze beleidswijziging is al vanaf 2007 aangekondigd en ook in de rappelbrieven voor subsidieaanvragen voor 2009 wordt het sanctiebeield vermeld. intern is het sanctiebeleid aan alle directeuren bekend geinaakt. Het komt nu op de toepassing ervan aan. Vit het onderzoek blijkt dat ook voor het sanctiebeleid geldt dat met name DMO gemotiveerd is dit beleid toe te passen en dat de overige diensten het sanctiebeleid niet toepasbaar vinden voor hun subsidieregelingen. Binnen DIVIO vindt toezicht op de naleving van het sanctlebeleid plaats door Planning & Control. Voor de overige diensten is dit niet geregeld. 6ezien de recente vaststelling van de beleidsregei was het ten tijde van het onderzoek nog niet mogelijk te kijken wat de effecten ervan zijn. Het uitvoeren van het merendeel van de verbeterpunten vergt besluitvorming door het College (zoals bijvoorbeeld het vaststellen van het sanctiebeleid). Bestuurlijk draagvlak voor de uitvoering daarvan is daarmee aanwezig. Directeuren en betrokken medewerkers worden persoonlijk op de hoogte gesteld van uitgevoerde verbeteracties. Ook wordt informatie op PINO geplaatst. Ten aanzien van de vereiste functiescheiding geldt dat dit is geregeld door een uitspraak van het Controilersoverleg. De accountant heeft hiermee ingestemd. Aan het verbeterpunt over de noodzaak tot inventarisatie van juridisch advies en juridische contra! is tot op heden nog geen uitvoering gegeven. De juridische control rol zat voorheen bij de controllers van de diensten die het ittitiatlef konden nemen om JZ om advies te vragen. Deze juridische control rol vormt eveneens een aandachtspunt ln de nieuwe organlsatiestructuur per I januari 2009, Ook het verhelderen van subsidiãńring van activiteiten in relatie tot inkoop van diensten is nog niet afgerond. Er zijn is al een themadag geweest. Maar een handreiking ontbreekt nog. Het systeem van de wijksubsidies is inmiddels aangepast: er is nu hhn regeling en ook is er h4n co5rdinator voor alle wijken. gemeente Eindhoven

20 t 5 maart 2009 De lange weg naar varbotaring - Da status van hat suhskilabehaar door de gemeente Hndhovan, 16 gemeente Elndhouan Concarncontrol/Clustar lntamsl Control B.A.z Verbeteracties doelmatigheid (ro t/m aq Ook voor het merendeel van de verbeteracties op het gebied van doelmatigheid geldt dat met name de intplementatie binnen DMQ ln gang is gezet. Binnen de overige diensten is dit nog maar zeer beperkt het geval. Door het Subsidieoverleg is richting directeuren van diensten gecommuniceerd dat er strakker moet worden toegezien op het verkorten van doorlooptijden en het vasthouden van tertnijnen. Binnen DMO werd hier tot nu toe op toegezien door Planning 8 Control. Ook itet instellen van het Subsidieoverleg is het resultaat van een verbeteractie. Zoals beschreven in hoofdstuk 2 heeft het Subsidieoverleg als hoofdtaken het codrdineren van de uitvoering van het verbeterplan, het bewaken van de voortgang en het fungeren ais expertisecentrurn voor subsidies binnen de gemeente. Het Subsidieoverieg rapporteert over de voortgang aan het College en aan de concerndirectie. In het Subsidieoverleg zijn alle diensten vertegenwoordigd onder voorzitterschap van DMO. ln 2006 is vanuit het Subsidieoverleg geconstateerd dat het niet altijd even gernakkegjk was om binnen de verschillende diensten dingen gereaiiseerd te krijgen. Er is een brief verstuurd richting concerndirectie om hiervoor aandacht te vragen. Hierna is, volgens de leden van het Subsidieoverleg, de situatie nauwelijks verbeterd. Het Subsidieoverleg ziet het overigens niet ais haar taak en vindt ook dat zij geen bevoegdheid heeft gekregen om te toetsen of de voorgestelde verbeteringen ook daadwerkelijk worden uitgevoerd door de diensten. Overigens vragen wij ons af of deze taakinterpretatie juist is gezien de taakbeschrijving in het verbeterplan. Hiermee wordt derhalve beperkt invulling gegeven aan het door het rekenkameronderzoek bedoelde expertisecentrum. Keerzijde van de medaille is dat de (lijn)organisatie blijkbaar ook niet in staat is zelf invulling te geven aan de noodzakelijke verbetering van het subsidieproces. Veel getnterviewden geven aan dat het, met het oog op de nieuwe organisatie, goed zou zijn ais er Rn organisatieonderdeel voor subsidie zou komen. Vooral de aansluiting van organisatieonderdelen ÃćâĆňâĂİ belast met subsidieverstrekking- die tot 1 januari 2009 waren ondergebracht bij DSOB, DND en CS bij Hn organisatieonderdeel wordt van belang geacht. Een andere optie die wordt genoemd is 4& sturende instantiejopdrachtge ver. Bovenstaande zou de uniformiteit, het toetsen en evalueren van het subsidiebeheer ten goede komen. Inmiddels is. op initiatief van het Subsidieoverleg, aandacht voor de opleiding van betrokken medewerkers op het gebied van subsidies. Feit is dat de opleidingen veelal een ad hoc karakter hebben en niet structureel zijn ingebed. Deelname is ook niet verplicht voor medewerkers maar vrijblijvend.