Navigeren in de omgeving voor mobiel printen

Transcriptie

1 White paper Micro Focus iprint Navigeren in de omgeving voor mobiel printen In de wereld van vandaag moet efficiënt printen ook mobiel mogelijk zijn. Gebruik dit document om uw weg te vinden naar een effectief platform voor mobiel printen waarmee noch uw veiligheid noch uw budget in de verdrukking raken. Inhoudsopgave pagina Navigeren in de omgeving voor mobiel printen Eisen... 2 Toegang....2 Gebruiksgemak....2 Beveiliging....3 Softwareopties voor mobiel printen Software-infrastructuur....3 Hardwareleveranciers....3 Cloudoplossingen....4 Oplossingen zonder server....4 Apps voor mobiel printen....4 Printappliances voor bedrijven....4 Hoe zit het met het registreren en tracken van printen?....5 Conclusie.... 5

2 White paper Navigeren in de omgeving voor mobiel printen Navigeren in de omgeving voor mobiel printen Als u al enige tijd op zoek bent naar een oplossing voor mobiel printen, zijn er waarschijnlijk momenten geweest waarop u verlangde naar een kaart of kompas. U had waarschijnlijk een software-infrastructuur voor printen die alles bood wat uw gebruikers nodig hadden totdat mobiliteit belangrijk werd. Nu weet u niet zeker meer of u de weg terug naar huis kunt vinden. Dit document leidt u door het verwarrende landschap van printsoftware. Het zal u helpen inzicht te krijgen in de nieuwe behoeften van uw organisatie. Printen blijft een cruciale productiviteitstool en dat betekent dat IT-afdelingen effectieve printmogelijkheden moeten blijven leveren. In de wereld van vandaag moet efficiënt printen ook mobiel mogelijk zijn. Gebruikers willen vanaf alle bedrijfsapparaten toegang hebben tot printresources en mobiele gebruikers kiezen steeds vaker voor consumentgerichte applicaties en andere oplossingen om aan hun productiviteitsbehoeften te voldoen. Tegelijkertijd moeten organisaties ervoor zorgen dat printen (met name mobiel printen) geen informatiebronnen in gevaar brengt. Het is in ieders belang dat printopties zowel eenvoudig als veilig zijn. De IT-afdeling moet snel handelen om die balans te vinden. Dit document beschrijft ook de opties die voor u het meest belangrijk zijn en helpt u begrijpen wat voor soort oplossing en leverancier voor u geschikt zijn. U zult niet alleen in staat zijn om uw weg terug te vinden naar de stabiele printinfrastructuur die u eerder had, maar zult ook begrijpen hoe u mogelijkheden voor mobiel printen aan die infrastructuur kunt toevoegen zonder uw gebruikers (of uw budget) uit het oog te verliezen. Eisen Voordat u een oplossing voor mobiel printen kunt kiezen, moet u de specifieke eisen van uw organisatie onderzoeken. Denk na over het relatieve belang van toegang, gebruiksgemak en veiligheid voor de organisatie, zodat u de opties die u op het gebied van printen hebt, goed afweegt. Toegang Het aantal mobiele medewerkers groeit gestaag: deskundigen voorspellen dat meer dan een derde van alle werknemers in 2017 mobiel zullen zijn. Om productief te blijven, heeft deze groeiende groep mobiele medewerkers toegang nodig tot alle traditionele bestanden, hulpmid- delen en diensten die de rest van de beroepsbevolking gebruikt; printen is slechts één van deze diensten. In 2012 kon volgens IDC 24% van de gebruikers van mobiele telefoons en 32% van de tabletgebruikers printen vanaf hun apparaat. Maar dat aantal moet veel hoger liggen. Hoewel moderne smartphones en tablets veel taken makkelijk maken, zegt IDC dat een verrassende 50% van de gebruikers niet weet hoe ze vanaf hun apparaten kunnen printen. Toen Microsoft Office voor ios werd gelanceerd door Microsoft, implementeerde het bedrijf slechts een maand later een update. Deze nieuwe versie omvatte mobiel printen: de meest gevraagde functie van gebruikers. Mobiel printen is duidelijk wat gebruikers willen. Toegang tot mobiel printen is tegenwoordig de meest uitdagende toegangseis, maar het is slechts één facet van printertoegang dat moet worden overwogen. Desktopgebruikers vereisen dezelfde toegang tot printen. De meeste organisaties hebben veel soorten printers, van recente desktopprinters tot kopieermachines tot gespecialiseerde posterprinters. Wanneer u toegang overweegt, moet u bedenken hoe u toegang verleent tot al deze verschillende apparaten. Gebruiksgemak Gebruiksgemak is niet alleen een zaak voor eindgebruikers. Een goede oplossing moet ook door IT gemakkelijk te implementeren en onderhouden zijn. Voor eindgebruikers moeten printoplossingen eenvoudig zijn. Dit geldt met name voor mobiele apparaten, waarbij de aanpak van configuratietaken vaak lastig is. Om maximale productiviteit te behouden, moeten gebruikers zelf toegang kunnen krijgen tot printers, zonder een beroep te doen op de helpdesk. Voor het behoud van IT-productiviteit zijn interoperabele oplossingen vereist. Deze moeten gemakkelijk te installeren zijn en gecentraliseerd beheer toestaan. Dit vereenvoudigde beheer is van cruciaal belang voor kleine en middelgrote organisaties die zich geen speciale printerbeheerders kunnen veroorloven, maar ook voor grote organisaties, omdat zij de impact op het budget die wordt veroorzaakt door de support voor honderden gebruikers moeten beperken. 2

3 Beveiliging Volgens de Ponemon-studie Cost of Data Breach uit bedragen de gemiddelde kosten van inbreuk op data nu USD 3,5 miljoen. Printinfrastructuur is zelden het eerste waarover beveiligingsexperts nadenken of praten, maar het is een zeer belangrijk onderdeel van de totale beveiliging. Quocirca 2 constateerde dat 90% van bedrijven toegeeft dat zij een of meer printgerelateerde inbreuken op data hebben meegemaakt. Er zijn vier verschillende factoren van printbeveiliging die u zou moeten implementeren. De eerste is integratie van directory s. Door integratie met uw gebruikersdirectory kunt u toegang tot printhardware beheren. Dit is belangrijk omdat moderne printers zelden alleen printers zijn. Ze zijn vaak gedeelde, op een netwerk aangesloten multifunctionele randapparaten, oftewel multifunction peripherals (MFP s), zoals een scanner of een faxapparaat en een printer. Waardevolle informatie stroomt in en uit deze MFP s en het beheren van de toegang tot deze apparaten is van cruciaal belang. Het volgende gebied van printbeveiliging staat bekend als pull printing of follow-me printing. Deze mogelijkheden stellen organisaties in staat om van gebruikers te eisen dat ze bij de printer wachten op de printopdracht, zodat een document niet door iemand anders kan worden opgehaald. Pull printing of follow-me printing eist doorgaans van gebruikers dat zij naar de printer gaan en een ID-badge gebruiken of een pincode invoeren om de printopdracht te ontvangen. Ten derde bevat een moderne MFP vaak een harde schijf waarop gegevens kunnen worden opgeslagen die iemand buiten uw organisatie later kan openen. In tegenstelling tot andere beveiligingsproblemen is dit niet een kwestie die kan worden opgelost door printsoftware alleen. Het beveiligen van deze stations omvat het aanschaffen van hardware die geschikt is voor encryptie, het beperken van toegang tot hardwarebeheerconsoles en het hanteren van een goede procedure voor hardware die is afgeschreven, zodat deze geen waardevolle informatie meer bevat wanneer u deze inlevert. Tenslotte brengt mobiliteit, net als tal van andere IT gebieden, zijn eigen beveiligingsproblemen op het gebied van printen mee. Als IT geen oplossing biedt, stelt mobiliteit gebruikers in staat om hun eigen, vaak onbeveiligde, opties te vinden. Zelfs met een door IT goedgekeurde oplossing moet IT die oplossing integreren met mobile device managementproducten om mobiel printen goed te beveiligen Softwareopties voor mobiel printen Softwareopties voor mobiel printen kunnen in zes hoofdcategorieën worden verdeeld. U vindt beschrijvingen en voor- en nadelen voor elke optie op de volgende pagina s, plus suggesties over welke soorten organisaties bepaalde opties wellicht prefereren. Software-infrastructuur Uw software-infrastructuur wordt waarschijnlijk door Microsoft of Apple geleverd, leveranciers die ook printsoftware bieden. Beide bedrijven begrijpen besturingssystemen en netwerken en bieden natuurlijk de mogelijkheden om printsoftware stevig in hun eigen platformen te integreren. Geen van beide bedrijven biedt echter uitgebreid mobiel printen. Bekende producten Weinig of geen mobiele mogelijkheden Sterke organisatiegegevens Bedrijfseigen oplossingen die alleen werken op een enkel platform Hoge doorlopende onderhoudskosten Alleen basismogelijkheden voor printen weinig of geen beveiliging, tracking, enzovoort Software-infrastructuur zorgt voor voldoende printmogelijkheden voor individuen en kleine organisaties zonder gemengde infrastructuur. Organisaties die mobiel printen nodig hebben, zullen in nieuwe printers moeten investeren. Hardwareleveranciers De meeste leveranciers die u printers verkopen, zullen u ook graag printsoftware verkopen. Deze software loopt uiteen wat betreft de mogelijkheden. Bepaalde leveranciers bieden bijvoorbeeld sterke beveiliging terwijl andere dat niet doen. De meeste grote printhardwareleveranciers begrijpen de noodzaak voor mobiel printen en bieden mobiele printoplossingen. Deze oplossingen vereisen meestal dat een printopdracht door een openbare cloud gaat. Sterke organisatiegegevens Oplossingen werken alleen met de eigen Stabiele mobiele opties hardware van het bedrijf Beveiliging is van wisselende kwaliteit Gebruik van een cloud zou bepaalde richtlijnen of beleidsregels voor gegevensbeveiliging kunnen overtreden Bedrijven richten zich eerst op hardware en dan pas op software Als u bereid bent bij één printermerk te blijven, bieden hardwareleveranciers mogelijk een goede optie. Als veiligheid belangrijk is voor uw organisatie, vergelijk leveranciers dan zeer zorgvuldig. 3

4 White paper Navigeren in de omgeving voor mobiel printen Cloudoplossingen Met cloudprintingoplossingen kunnen gebruikers printopdrachten vanaf allerlei soorten apparaten verzenden naar een printer die op dezelfde cloud is aangesloten. De gebruiker hoeft geen stuurprogramma s of software te installeren, waardoor deze oplossingen erg eenvoudig zijn te gebruiken. Deze opties bieden support voor mobiele apparaten en goede flexibiliteit, maar weinig veiligheid. Cloudprintingplatformen zijn afkomstig van verschillende soorten bedrijven, zoals cloudleveranciers en hardwareleveranciers, elk met verschillende prioriteiten. Gebruiksvriendelijk Beperkte beveiliging Meestal eenvoudig te installeren (weinig of geen stuurprogramma s of andere apparatuur nodig) Gebruik van een cloud zou bepaalde richtlijnen of beleidsregels voor gegevensbeveiliging kunnen overtreden Niet alle clouds zijn compatibel met alle hardware Veel van deze aanbiedingen zijn gericht op persoonlijk gebruik, wat betekent dat deze voor zeer kleine organisaties voldoende kunnen worden uitgebreid, zolang deze organisaties geen deel uitmaken van sectoren waar veiligheid belangrijk is. Elke sector die volledige controle over gegevens moet houden, moet naar andere opties kijken. Grotere organisaties zullen constateren dat hun bestaande printers mogelijk niet met elke cloud kunnen werken. Oplossingen zonder server Bij printen zonder server gaan documenten direct vanuit de computer van een gebruiker naar een printer. Deze oplossingen worden vaak aangeboden door printhardwareleveranciers en werken meestal alleen met de printers van die leverancier. Ze zijn eenvoudig te installeren en te onderhouden, maar vaak gelimiteerd. Het belangrijkste is echter dat deze opties alleen met desktopcomputers werken en geen mobiele mogelijkheden bieden. Lagere installatie- en operationele kosten Mobiel printen niet mogelijk Geen risico op vastlopen van de server Moeilijk om printen te tracken waardoor het printen wordt uitgeschakeld Oplossingen werken met een beperkt aantal printers (meestal vijf) Oplossingen werken alleen met de printers van de betreffende leveranciers Oplossingen zonder server zijn te klein in omvang voor de meeste organisaties, maar kleine organisaties of teams die slechts toegang nodig hebben tot vijf printers, zouden kunnen profiteren van de eenvoudige installatie en onderhoud. Iedereen die mobiel printen wil implementeren, moet echter naar andere mogelijkheden zoeken. Apps voor mobiel printen Net als de meeste applicaties zijn deze gericht op de ervaring van de gebruiker en zijn deze afkomstig van een groot aantal leveranciers, waarvan de meeste startende bedrijven zijn. Startende bedrijven lopen altijd het risico dat ze failliet gaan of gekocht worden door grotere bedrijven met andere prioriteiten of plannen. Daardoor is dit een dynamisch en potentieel onbetrouwbaar gebied binnen de omgeving voor mobiel printen. Heel eenvoudig in het gebruik Vaak afkomstig van onervaren startende bedrijven Soms kan er alleen via desktops worden geprint De meeste bieden beperkte support voor platformen of apparatuur Weinig beveiligingsfuncties Dit zijn goede mogelijkheden voor persoonlijk gebruik, maar zij kunnen waarschijnlijk geen support bieden voor de beveiliging die de meeste organisaties nodig hebben. Elke organisatie die beveiliging, support voor meerdere typen apparatuur en printtracking nodig heeft, zal heel goed moeten opletten bij het kiezen van een mobiele applicatie en zal waarschijnlijk elders betere mogelijkheden vinden. Printappliances voor bedrijven Printappliances voor bedrijven zijn softwareappliances die boven op de bestaande infrastructuur van een organisatie worden geïmplementeerd en die printmogelijkheden voor zowel desktops en laptops als mobiele apparaten bieden. De meeste printappliances voor bedrijven bieden uitgebreide support voor platformen en apparatuur, wat betekent dat ze met meerdere besturingssystemen en de meeste printhardware werken. Om vanaf mobiele apparaten te printen, moeten gebruikers wellicht een mobiele app downloaden om verbinding te maken met de appliance. Deze appliances zijn ook verbonden met uw directory, waardoor u printtoegang kunt bewaken en beperkte controles kunt uitvoeren. Voor een krachtigere manier van registreren en tracken hebt u waarschijnlijk een oplossing voor printregistratie nodig (zie het hoofdstuk Hoe zit het met het registreren en tracken van printen? ). Uitgebreide support voor platformen Uitgebreide support voor apparaten Printen met zelfbediening en ontwerpen van softwareappliances bieden optimaal gebruiksgemak voor zowel gebruikers als IT Directory-integratie Oplossingen vereisen integratie met derden voor pull printing functionaliteit Gebruikers hebben een mobiele client nodig voor volledige functionaliteit Beperkte registratie en controle 4

5 Dit is de beste optie voor de meeste organisaties. Hoewel het implementeren van een appliance niet altijd zin heeft voor zeer kleine organisaties, zullen de meeste andere organisaties wel kunnen profiteren van de brede support voor platformen en apparatuur. Hoe zit het met het registreren en tracken van printen? Hoewel bepaalde printsoftware in dit document beperkte tracking van controlemogelijkheden biedt, hebt u voor volledige printregistratie of -tracking waarschijnlijk een extra oplossing nodig. Deze oplossingen kunnen bijhouden hoeveel uw organisatie print en wie er print, en kan zelfs worden gekoppeld aan factureringssystemen, zodat u printopdrachten bij afdelingen of individuen in rekening kunt brengen. Oplossingen voor printregistratie zijn platformneutraal en werken samen met de printers die u al hebt. U kunt printregistratiesoftware gebruiken als standalone printsoftware. Helaas hebt u hierbij een centrale computer nodig waarop het printen wordt beheerd. Neem bijvoorbeeld een openbare bibliotheek waarin een enkele computer meerdere openbare printers bestuurt. Hierdoor kunnen bibliotheekmedewerkers het openbare gebruik beperken of controleren. Hoewel registratiesoftware ideaal is voor dit gebruik, zal deze alleen voor zeer kleine organisaties effectief zijn als standalone printoplossing. In plaats daarvan is het zinvol om eerst uw printsoftware te selecteren: software die de basisfuncties levert die u nodig hebt. Voeg vervolgens een registratieoplossing toe die eventuele mogelijkheden biedt die uw platform niet heeft. Wanneer u printregistratiesoftware kiest, is het raadzaam een oplossing met support voor mobiel printen te selecteren. Niet alle oplossingen bieden deze mogelijkheid. Conclusie Er is geen perfecte printsoftwareoplossing, maar voor organisaties die mobiel printen overwegen, bieden sommige opties veel betere mogelijkheden. Zeer kleine organisaties in sectoren waarbij beveiliging niet een prioriteit is, beschikken over veel goede mogelijkheden. Voor de meeste andere organisaties is een zakelijke printappliance waarschijnlijk de sterkste oplossing. Door het balanceren van toegang voor mobiele en desktopgebruikers, gebruiksgemak voor gebruikers en IT-afdelingen en beveiliging voor de organisatie, bieden zakelijke printappliances datgene wat u tegenwoordig in uw printomgeving nodig hebt. IT zal hoe dan ook heel binnenkort moeten kunnen voorzien in de behoefte aan mobiel printen. Het alternatief is het riskeren van de kosten die ontstaan wanneer eindgebruikers zelf het heft in handen nemen. Gebruikers kunnen onbewust de hele organisatie in gevaar brengen met voor mobiel gebruik geschikte stealth printers die ze zelf aanschaffen en op het netwerk zetten, of door het gebruik van niet-goedgekeurde apps waarmee printopdrachten via de openbare cloud worden uitgevoerd. U kunt nu beter door de wereld van printsoftware navigeren en uw weg terugvinden naar een stabiele printinfrastructuur die al uw gebruikers en al hun apparaten met al uw printers verbindt. Als u meer wilt weten over de mogelijkheden die voor u beschikbaar zijn, neem dan vandaag nog contact met ons op. 5

6 Micro Focus Nederland +31 (0) Micro Focus Hoofdkantoor Verenigd Koninkrijk +44 (0) DU N 03/ Micro Focus. Alle rechten voorbehouden. Micro Focus, het Micro Focus-logo en iprint, onder andere, zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van Micro Focus of haar dochtermaatschappijen of gelieerde bedrijven in het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten en andere landen. Alle overige merken zijn het eigendom van hun respectieve eigenaars.