Familie en vermogen in bedrijf

Transcriptie

1 Familie en vermogen in bedrijf De familieraad de brug tussen generaties Families met een aanzienlijk vermogen beheren hun vermogen als een goed rentmeester. Een goede samenwerking tussen de verschillende generaties is hierbij van groot belang. De oudere generatie weet hoe effectief beheer van familievermogen niet alleen financiële doelen kan dienen, maar ook de familiewaarden kan waarborgen. Veel families hebben echter nog geen adequate manier gevonden om deze kennis over te dragen. Een familieraad kan hiervoor de oplossing zijn. Leren omgaan met familievermogen steeds belangrijker Dat het belangrijk is om de jongere generatie te leren omgaan met het vermogen zal geen verrassing zijn. Wel is dit in de afgelopen tien jaar steeds belangrijker geworden. Dit komt onder andere door de toename aan financiële producten en door meer complexe en internationale investeringsstrategieën. Daardoor vinden families het niet meer genoeg om hun vermogen op de automatische piloot of met minimaal toezicht te beheren. Daarnaast blijven families groeien, waardoor periodiek overleg met de hele familie relevanter wordt. Als het gaat om een grotere familie met een gezamenlijk vermogen, moeten alle familieleden zich betrokken (blijven) voelen bij de beslissingen over het vermogen. Die beslissingen worden immers tevens in hun naam genomen. Daarom moeten alle familieleden de kans krijgen om ze te begrijpen. Waar vroeger relatief statische vermogensplannen met slechts kleine wijzigingen naar de volgende generatie overgingen, draait het tegenwoordig om een meer dynamische aanpak. Hierbij spelen nieuwe investeringsproducten een grotere rol. Ook stelt de nieuwe generatie vaak andere prioriteiten voor de familie.

2 Verder heeft de familie in toenemende mate kennis nodig van de macro-economische ontwikkelingen, het overheidsbeleid, de beginselen van asset management en de bijbehorende fiscale planning. Familieraden kunnen een effectieve manier zijn om deze benodigde kennis te verkrijgen en tussen de familieleden te delen. Een succesvolle familieraad organiseren Een goede reden om de familie bij elkaar te roepen in een familieraad, is om aan de jongere generatie een beeld te schetsen van het vermogen van de familie, en de juridische en fiscale facetten ervan. Deze bijeenkomsten kunnen ook dienen als een forum voor het bespreken van estate planning, filantropie en het beheersen van de risico s van de familie. In het verleden waren het vooral de oudere familieleden die met externe adviseurs spraken over het vermogen. De jongeren kwamen daarbij in zeer beperkte mate in beeld. Tegenwoordig spreken families steeds meer met de (klein) kinderen - en soms ook met de aangetrouwde familie - over het vermogen en hebben ze daar hun agenda op aangepast. Belangrijkste agendapunten bij een familieraad Onderwerpen die vaak tijdens een familieraad aan de orde komen zijn: vermogensbeheer (strategie, risicobeheer en fiscale structurering) filantropie en de (maatschappelijke) verantwoordelijkheden die vermogen met zich meebrengt veranderingen in de familie (huwelijken, echtscheiding, geboorte en adoptie) woon- en werkkwesties (wie woont en werkt waar?) estate planning en schenkingen (wie krijgt wat, wanneer en waarom?) eigendom en de (juridische) structuur van de entiteiten opvolging en rollen in de familie, het bedrijf en/of het vermogen Periodieke familieraden zijn van wezenlijk belang voor het monitoren van en het voeren van discussies over het familievermogen. Families zijn namelijk continu in beweging en de gevolgen van die dynamiek kunnen bij uitstek in een familieraad besproken worden. Zo kunnen de prioriteiten binnen een familie verschuiven bij het ontstaan van een nieuwe generatie: de komst van een kleinkind. Idealiter heeft de familie al een vermogensstrategie waarin veranderingen in de samenstelling van de familie zijn meegenomen. Zo niet, dan kan het vastleggen van een vermogensstrategie en de mogelijke invloed van veranderingen op die strategie het doel zijn van een volgende familieraad. Een vermogensstrategie geeft een beeld van de doelstellingen op het gebied van overdracht van het familievermogen, de bredere doelstellingen van de familie, de interesses in filantropie, de structuur van de familie en de governance-principes. De waarden van de familie moeten duidelijk tot uiting komen in de vermogensstrategie. Het definiëren van de familiewaarden is een van de eerste stappen bij het zorgvuldig op papier krijgen van die strategie Zowel de korte- als de langetermijndoelstellingen van de familie spelen een prominente rol. Door die combinatie voelen meerdere generaties zich verbonden met de doelstellingen. Dit maakt de kans groter dat zij zich verantwoordelijk voelen voor het behoud van de nalatenschap en het voortzetten van het succes van de familie. Vanzelfsprekend moeten de doelstellingen van de familie eens in de zoveel jaar een toetsing ondergaan en zo nodig worden aangepast. PwC Familie en vermogen in bedrijf De familieraad de brug tussen generaties 2

3 Voorbeeld agenda familieraad Een familieraad heeft tot doel om te informeren en te communiceren. De opzet van een familieraad valt derhalve bijna altijd uiteen in drie blokken. Een zakelijk blok (over bedrijf en vermogen), een persoonlijk blok (over de aanwezigen), en een sport en spel blok voor de ontspanning en binding. Wij zien in de markt dat een effectieve familieraad twee maal per jaar samenkomt. In crisissituaties kan dit natuurlijk vaker zijn. Verder worden familieraden bij voorkeur georganiseerd op plekken waar de aanwezigen geen band mee hebben. Het moet voor iedereen neutraal terrein zijn. Wie er aanwezig is, is altijd anders. Het is aan te raden om de aangetrouwde familie aanwezig te laten zijn, veel punten zullen namelijk ook direct en/of indirect hen beïnvloeden. Verder kan een financieel persoon voor een gedeelte aanwezig zijn. Het betrekken van een raad van advies of commissarissen gebeurt meestal niet, omdat hun aanwezigheid meestal leidt tot een beperking van de communicatie. Datum & tijd: Plaats: Bedrijf Cijfers Strategie Belangrijkste punten Het blok Strategie en Vermogen gaat in op het grote plaatje. Dus wat zijn de geconsolideerde cijfers, wat is de algemene strategie, en wat zijn echt kritische punten. Het kan voorkomen dat de financiële kennis bij deelnemers tekortschiet. Vaak ziet men dan dat een controller van de familie of de CFO te hulp schiet. Het is niet aan te raden om de familieraad te gebruiken voor de financiële educatie. Vermogen Cijfers Strategie Belangrijkste punten Persoonlijk Belangrijkste punten privé Belangrijkste punten werk Overige vragen en/of opmerkingen Fun Het blok fun is, zoals gezegd, voor ontspanning en binding. Gebruikelijk zijn dan zaken als golf, tennis en samen dineren. Sport en/of spel Het blok persoonlijk wordt gebruikt om de belangrijke zaken in de levens van de familieleden te delen. Hoewel dit natuurlijk ook in de dagelijkse gang van zaken wordt gedaan, is het belangrijk om hier een achtervang te creëren. Er zijn namelijk maar weinig momenten dat alle familieleden bij elkaar zijn en dat iedereen tegelijkertijd en op deze manier geïnformeerd kan worden. PwC Familie en vermogen in bedrijf De familieraad de brug tussen generaties 3

4 Frequentie van de familieraden Familiebijeenkomsten vinden vaak jaarlijks plaats. Maar er zijn ook families die het prettig vinden om vaker bijeen te komen, zodat ze actualiteiten beter kunnen volgen. De bijeenkomsten bieden een goede mogelijkheid om de jongere generatie te laten zien hoe recente ontwikkelingen, bijvoorbeeld op het gebied van nieuwe wetgeving en fiscaal beleid, een aanzienlijke invloed kunnen hebben op het vermogensbeheer van de familie. Over het algemeen is aan te raden om twee keer per jaar bij elkaar te komen. Bij de eerste bijeenkomst in het kalenderjaar kijkt de familie terug op de resultaten. Tijdens de tweede bijeenkomst in het kalenderjaar volgt de planning voor de toekomst. Een voorzitter aanstellen Een goede voorzitter is cruciaal voor een succesvolle familieraad. In de regel zorgt de keuze voor een neutrale, externe partij als voorzitter ervoor dat - vooral de jongere - familieleden zich vrij voelen om hun mening te uiten. Dit kan eventueel anders zijn als het familiehoofd de bijeenkomst voorzit, wat jongere familieleden als intimiderend zouden kunnen ervaren. Een neutrale externe voorzitter van de vergadering kan bijdragen aan een open dialoog Er zijn voorzitters die speciaal getraind zijn in het leiden van familieraden. Dit kan handig zijn voor het houden van een eerste familieraad. Ook professionele adviseurs van de familie, zoals advocaten, belastingadviseurs en andere vertrouwde adviseurs kunnen als voorzitter optreden. Als een familielid de bijeenkomst voorzit, is deze persoon bij voorkeur niet (feitelijk) het hoofd van de familie. Het kan een idee zijn om de voorzittersrol te laten rouleren onder de familieleden, zodat steeds een ander familielid als voorzitter van de bijeenkomst optreedt. Een dergelijke aanpak bevordert een gevoel van erbij horen en gedeelde verantwoordelijkheid, en vermindert het gevoel van hiërarchie. Ook is het mogelijk te kiezen voor co-voorzitters uit verschillende generaties. Dit versterkt het gevoel van saamhorigheid. Wel is het verstandig om, vooral in het geval van co-voorzitterschap, een duidelijke (schriftelijke) taakverdeling te maken en het voor de vergadering helder te hebben wie welke rol en verantwoordelijkheden heeft. Een voorzitter, al dan niet een familielid, moet in staat zijn om moeilijke onderwerpen goed aan te pakken en om te gaan met conflicten die mogelijkerwijs (in de vergadering) ontstaan. Daarnaast moet de voorzitter een brug kunnen slaan tussen de verschillende generaties en ervoor zorgen dat iedereen wordt gehoord. Een voorzitter dient derhalve flexibel, diplomatiek en communicatief sterk zijn. Verder moet een voorzitter op zo n manier kunnen communiceren dat ook lastige financiële en fiscale zaken voor ieder familielid begrijpelijk zijn. Wie is erbij aanwezig? Wanneer vaststaat dat een familieraad gewenst is, moet bepaald worden wie de bijeenkomst bijwoont. Bij sommige families is het gebruikelijk dat ook de kinderen, volwassen kleinkinderen en aangetrouwde familie aanwezig zijn, terwijl dit bij andere families niet het geval is. In het algemeen is het verstandig om te kijken wat op de agenda staat en vervolgens na te gaan op wie dit van invloed is. Daarop kan de lijst van genodigden dan weer worden aangepast. Als er meerdere generaties aanwezig zijn op de bijeenkomst, is het belangrijk om te beseffen dat niet ieder familielid dezelfde interpretatie heeft van de familiemissie. Bij grotere families kunnen daarom subfamilieraden georganiseerd worden om specifieke thema s van de algemene familieraad voor te bereiden. Op die manier zijn er voor de verschillende familieleden meer mogelijkheden om van gedachten te wisselen en hun interpretatie te delen. Dit biedt ook de kans om elkaars perspectieven te gaan waarderen, van elkaar te leren, overtuigingskracht te oefenen en de kunst van een compromis sluiten te perfectioneren. PwC Familie en vermogen in bedrijf De familieraad de brug tussen generaties 4

5 Het doel van de familieraad blijft uiteindelijk om het met elkaar eens te worden over de gemeenschappelijke doelstellingen en de missie van de hele familie. Een goede voorbereiding Een goede voorbereiding is cruciaal om de bijeenkomst op de dag zelf soepel te laten verlopen. Voor aanvang moet iedereen weten waarom hij/zij aanwezig is en wat het doel is van de bijeenkomst. Om te voorkomen dat familieleden die niet bij het vermogensbeheer betrokken zijn meer informatie verwachten dan ze zullen ontvangen, is het verstandig van tevoren duidelijk aan te geven welke financiële informatie gedeeld gaat worden. Het is aan te raden dat de organisator van de bijeenkomst de familieleden vooraf informeert over de agenda, en ook ieders input en akkoord op de agenda vraagt. Daarnaast is het natuurlijk minstens zo belangrijk om een datum, tijd en locatie te kiezen die iedere genodigde in staat stelt aanwezig te zijn. Het is ook mogelijk een videoconference of een conference call te organiseren voor de familieleden die niet fysiek aanwezig kunnen zijn, maar wel graag deelnemen aan de bijeenkomst. Dit wordt een steeds belangrijkere optie, met name voor grotere en internationale families. Indien mogelijk is een neutrale locatie aan te raden, zoals een hotelzaal of andere vergaderruimte, in plaats van thuis bij een familielid. Dit zorgt ervoor dat alle betrokkenen zich comfortabel kunnen voelen om hun mening en eventuele bezorgdheid te uiten. Organisatie tijdens de familieraad Een familieraad is geslaagd als deze een open dialoog bevordert en vertrouwen creëert. Daarom is het ook belangrijk dat de agenda zo is ingericht dat iedereen betrokken raakt bij de discussies op de dag zelf. Het kan nuttig zijn om een deel van de bijeenkomst te wijden aan wat bij de vorige bijeenkomst besproken is. Daarnaast kan de bijeenkomst aanvangen met het bespreken hoe de familie er op dit moment uitziet en welke functies de familieleden daarbinnen vervullen. Dit kan ervoor zorgen dat een dialoog op gang komt die anders niet gevoerd wordt. Zeker wanneer het hoofd van de familie de neiging heeft om voor andere familieleden te praten. Als ook de jongere generatie vragen durft te stellen, kunnen belangrijke zaken aan het licht komen. Juist door ervoor te zorgen dat die generatie zich niet geïntimideerd voelt, kunnen eventuele misvattingen worden weggenomen. Dit komt het PwC Familie en vermogen in bedrijf De familieraad de brug tussen generaties 5

6 vermogensbeheer in de toekomst ten goede. Regels afspreken met elkaar bevordert de communicatie. Familieleden moeten naar elkaar luisteren, mogen elkaar niet onderbreken en moeten respectvol met elkaar communiceren, ook bij het bespreken van omstreden punten. De voorzitter geeft aan het einde van de bijeenkomst een samenvatting van de punten waar de familie het over eens is en welke punten nog openstaan. Tot slot bespreekt de voorzitter wat er met deze openstaande punten moet gebeuren tot de volgende bijeenkomst. Dit geeft iedereen de kans om aan één of meerdere van deze punten te werken en bij te dragen aan zijn of haar rol bij de besluitvorming binnen de familie. Het is prettig als een familielid notuleert tijdens de bijeenkomst. De notulen zorgen ervoor dat iedereen op een later moment kan nalezen wat besproken is en welke beslissingen zijn genomen. Zowel de aanwezige familieleden als de familieleden die verhinderd waren, moeten de notulen ontvangen. Door te notuleren en de notulen te verspreiden is alles gedocumenteerd en kan naar de notulen worden verwezen als er een geschil ontstaat. Daarnaast wordt zo de familiegeschiedenis bewaard voor de toekomstige generaties. Uitkomsten Het echte werk begint pas na afloop van de familieraad. Alle familieleden moeten laten zien dat zij zich inzetten om de doelen te bereiken waarvoor zij tijdens de bijeenkomst verantwoordelijkheid hebben genomen. Tenslotte kan een plan worden opgezet voor de begeleiding van de jongere familieleden buiten de bijeenkomst. Zo kunnen oudere familieleden gekoppeld worden aan jongere familieleden en met hen samenwerken op het gebied van de verschillende doelstellingen. Dit brengt verschillende perspectieven samen. Het zorgt er ook voor dat oudere generaties hun ervaringen en kennis kunnen delen met de jongere generatie in een vertrouwelijke sfeer. Conclusie Een geslaagde familieraad is een bijeenkomst die een open dialoog bevordert en vertrouwen creëert. Wanneer een eerste familieraad niet helemaal soepel verloopt, wil dit niet direct zeggen dat de bijeenkomst is mislukt. Het is ook niet realistisch om te verwachten dat de eerste familieraad meteen in perfecte harmonie verloopt en dat tijdens die eerste bijeenkomst meteen over alle onderwerpen overeenstemming wordt bereikt. Eveneens is het belangrijk om te beseffen dat één goede familieraad op zichzelf nog geen succes betekent. Families moeten regelmatig bij elkaar komen. Bijeenkomen is namelijk essentieel voor het bereiken van de huidige doelstellingen én om de jongere generatie te onderwijzen in hoe zij de familiemissie in de toekomst kunnen vervullen. De open dialoog en het gecreëerde vertrouwen moeten duurzaam worden gemaakt. Als de individuele familieleden de voorzitter van de bijeenkomst regelmatig op de hoogte houden van de vorderingen, kan de voorzitter de hele familie informeren over de vorderingen op het gebied van alle doelstellingen. Door vervolgafspraken in te stellen, kunnen de familieleden verantwoording blijven nemen en met elkaar contact houden. Daarnaast kan het een idee zijn om vervolgbijeenkomsten te plannen voor specifieke doelstellingen, zoals het onderwijzen van de jongere generatie over de familie, filantropie en het vermogensbeheer (zie ook de uitgewerkte overzichten Familie en filantropie en Wereldbeeld ). PwC Familie en vermogen in bedrijf De familieraad de brug tussen generaties 6

7 Familie en filantropie Het binden en boeien van de volgende generatie Als de jongere generatie volwassen wordt, wil de oudere generatie hen misschien wel betrekken bij de filantropische missie van de familie. Familieraden zijn een goed middel om deze boodschap te delen: De missie Het bespreken van de (maatschappelijke) verantwoordelijkheden die vermogen met zich meebrengt Inzetten van tijd, talent en geld voor maatschappelijke impact zowel regionaal, nationaal als internationaal Publiekelijk geld doneren of anoniem blijven De middelen Publieke goede doelen Private stichtingen Directe ondersteuning Filantropie Het proces De manier waarop de familie giften doet Hoe succes gemeten en gemonitord wordt De voornaamste adviseurs van de familie voor filantropie Familieraden bieden de mogelijkheid om de filantropische doelstellingen van de familie te bespreken. Jongere familieleden kunnen deelnemen aan het overleg, hun meningen geven en invloed uitoefenen op het filantropiebeleid van de familie. De familie kan dan concrete korte- en langetermijnplannen maken voor filantropie. PwC Familie en vermogen in bedrijf De familieraad de brug tussen generaties 7

8 Wereldbeeld Grensoverschrijdende overwegingen voor internationale families Wanneer families groeien, neemt ook hun geografisch bereik over het algemeen toe, zelfs over landgrenzen. Internationale overwegingen opnemen in de missie van de familie zorgt ervoor dat familieleden in het buitenland actiever helpen met het bereiken van de doelstellingen. Daarnaast krijgt het plan hierdoor ook een wereldwijd bereik. Families met familieleden die - het hele jaar of een deel van het jaar - buiten Nederland wonen of een dubbele nationaliteit hebben, zullen bewust willen omgaan met hoe hun vermogensbeheer in het ene land mogelijk van invloed is op het vermogensbeheer. in een ander land. Een degelijk vermogensbeheer in Nederland hoeft niet automatisch goed te werken binnen het (belasting)stelsel van een ander land. Dit is het vierde onderwerp in de reeks Familie en vermogen in bedrijf. Gedurende het jaar volgen meer onderwerpen rondom familievermogen, zie pwc.nl/familiebedrijven. Onderwerpen waarover u niet vroeg genoeg in gesprek kunt gaan met uw familieleden en adviseurs. Voor meer informatie: Peter Jongerius Casper de Nooijer PwC Familie en vermogen in bedrijf De familieraad de brug tussen generaties 8