: Regionaal mobiliteitsplan Zorg & Welzijn NHN

Transcriptie

1 Regionaal mobiliteitsplan Zorg & Welzijn NHN Project : Regionaal mobiliteitsplan Zorg & Welzijn NHN Datum : 12 maart 2014 Versie : 1.0 Status Opdrachtgever Projectmanager Opsteller(s) : Definitief : Stuurgroep BSP Zorg& Welzijn : Paul Scholtz : Denktank BSP Z&W

2 Dit document wordt gestuurd naar: Naam Functie Datum Versie De denktank Afvaardiging partners BSP Z&W NHN 22/1/ Stuurgroep BSP Z&W Afvaardiging bestuurders 28/1/ Projectteam Deelnemers project 28/1/ Stuurgroep BSP Z&W Afvaardiging bestuurders 31/1/ Stuurgroep BSP Z&W,, 12/3/

3 Inhoudsopgave 1 INLEIDING Doel van dit document De aanleiding 2 Dit document 2 2 PROJECTDEFINITIE Projectdoelstellingen 4 Projectaanpak Scope 4 Op te leveren producten en diensten Randvoorwaarden 5 Relaties met andere projecten Risico s 6 3 PROJECTORGANISATIE Bezetting Rollen, taken en verantwoordelijkheden 7 Overlegstructuren 8 4 COMMUNICATIE 10 5 FASERING EN PLANNING Fasering Planning 11 6 FINANCIËN 12 Pagina 1

4 1 Inleiding 1.1 Doel van dit document In voorliggend document is beschreven op welke manier invulling wordt gegeven aan de wens van het branche service punt zorg & welzijn in Noord-Holland-Noord om op basis van een regionaal mobiliteitsplan de effecten van de personele gevolgen van de transities in de zorg en welzijn (de mis match kwalitatief en kwantitatief) aan te pakken. De aanzet tot dit plan is beschreven in het projectvoorstel dat op 18 december 2014 door de stuurgroep van het brancheservicepunt Zorg & Welzijn NHN is geaccordeerd. 1.2 De aanleiding In 2012 hebben de werkgevers Zorg & Welzijn, verenigd in ZWplus, ondersteund door Calibris en onderwijsinstellingen, een samenwerkingsverband gesloten met gemeenten en UWV in de vorm van een brancheservicepunt. De doelstelling van deze samenwerking is gebaseerd op de intentie om vraagstukken op de arbeidsmarkt gezamenlijk aan te pakken. Fluctuaties op de arbeidsmarkt als gevolg van diverse ontwikkelingen (vraag en aanbod, wetgeving, demografisch, etc.) vragen een regelmatige heroriëntatie gericht op de verwachtingen van de bijdrage van de partners en een effectieve inzet van middelen. In dat kader is in november 2013 de vraag ontstaan om gegeven de uitdaging waar de sector voor staat een agenda te ontwikkelen voor aan de hand waarvan de verwachtingen en acties kunnen worden bepaald en gemonitord. Kortom, hét kompas voor het branche service Zorg& Welzijn waarvoor de doelstelling als volgt is gedefinieerd: Het zorgen voor evenwicht in vraag en aanbod Het managen van de personele gevolgen van de transities in de zorg en welzijn (de mis match kwalitatief en kwantitatief) De samenwerking met de partners in de arbeidsmarkt NHN optimaal benutten. De thema s die hier een belangrijke bijdrage aan leveren zijn (inter)sectorale mobiliteit, inzicht in subsidies (financieringsmogelijkheden) en niet-reguliere opleidingstrajecten. 1.3 Dit document Dit document is tot stand gekomen met medewerking van een afvaardiging van de betrokken partners in de arbeidsmarktregio Noord-Holland Noord in de denktank Z&W. Organisatie Naam Functie Omring Janneke Kuijken Directeur P&O/ lid stuurgroep BSP Z&W UWV Maud van Vuren Regiomanager UWV/ lid stuurgroep BSP Z&W Gemeente Hoorn Aart Ruppert Wethouder Hoorn/ lid stuurgroep Pagina 2

5 BSP Z&W Viva! Zorggroep Wilma Zwijnenburg Manager HRM ZWplus Ingrid Sluijs Coördinator ZWplus Calibris Jan Kerver Strategisch adviseur ROC Kop van Noord-Holland Petra Moltmaker Manager bedrijfsopleidingen Z&W UWV Tinus Geertsma Manager werkgeversservicepunt Gemeente Hoorn Carla de Haas Manager beleid Stichting MEE Lex Bakker HRM Pagina 3

6 2 Projectdefinitie 2.1 Projectdoelstellingen Het managen van de personele gevolgen van de transities in de zorg en welzijn (de mis match kwalitatief en kwantitatief) door met elkaar de consequenties in kaart te brengen en aan de hand van regionaal mobiliteitsplan de juiste acties uit te voeren. Het regionaal mobiliteitsplan omvat de knelpunten, oplossingsrichtingen en acties die daar door de verschillende partijen op uitgevoerd gaan worden en is hét kompas voor het brancheservicepunt Zorg& welzijn in Naast de transities in de zorg als gevolg van de wijzigingen in de zorgverzekeringswet spelen ook ander thema s. Denk aan de effecten van de invulling die gemeenten gaan geven aan de participatiewet, SROI, de drie decentralisaties. Deze uitdagingen vragen een platform waar de partners in de arbeidsmarkt elkaar treffen om de dialoog aan te gaan en gezamenlijk de vraagstukken op het gebied van personeelsvoorziening in de regio aan te pakken. De rol van het onderwijs is hierbij evident gezien de actuele vraag arbeidsmarktrelevant op te leiden, passend bij de ontwikkelingen in het onderwijs. Daarnaast is het onderwijs in de regio een bewezen partner als het gaat om de ondersteuning van transitieprocessen (om- bijscholing voor in- door en uitstroom van personeel) met de ontwikkeling en het aanbod van maatwerkopleidingen- en cursussen. 2.2 Projectaanpak Dit project wordt gerealiseerd onder toepassing van de gangbare projectmanagement methodiek waarvoor Prince2 als referentie wordt gehanteerd. Het projectplan fungeert als routeplanner voor acties en afstemming en markeert de voorbereidingsfase. In de uitvoeringsfase is de voortgangsrapportage het middel om monitoring van de voortgang, risico s en issues bij de stakeholders onder de aandacht te brengen. 2.3 Scope Bereik De intentie is een regionaal mobiliteitsplan te ontwikkelen voor de gehele sector Zorg & Welzijn in de regio Noord-Holland Noord. Dit betekent dat ook niet-zwplus-aangeslotenwerkgevers binnen de scope van dit project vallen en dus betrokken worden bij de ontwikkeling en realisatie. Op basis van de arbeidsmarktanalyse en de contacten met de vertegenwoordigers/werkgevers in de sector wordt het uiteindelijk aantal deelnemers bepaald. Pagina 4

7 2.3.2 Afbakening Het regionaal mobiliteitsplan is gericht op de personele gevolgen binnen de sector Zorg & Welzijn. De ontwikkeling van de actoren die veroorzaker zijn van de vraagstukken op het gebied van de personeelsvoorziening vallen buiten de scope van dit project. Bijvoorbeeld: dit project regelt niet de nieuwe aanbesteding van de zorg door gemeenten of de transitie van de jeugdzorg naar gemeenten. 2.4 Op te leveren producten en diensten Dit project levert de volgende producten: 1. De impactanalyse die bestaat uit de volgende onderdelen: A. Arbeidsmarktanalyse sector Zorg & Welzijn , waarin de omvang van de personele effecten wordt weergegeven in de regio Noord Holland Noord B. De effecten op organisatieniveau aan de hand van scenario s die een aantal werkgevers hebben en of gaan opstellen (mis-match op organisatieniveau als indicator voor te plannen acties en kosten) C. Toetsen van de scenario s aan ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de scenario s (participatiewet, jeugdzorg, Wajong, etc.). D. De arbeidsmarktanalyse van de sector zorg en welzijn wordt gelegd naast/ geplaatst binnen de regionale arbeidsmarkanalyse E. De resultaten At/m D worden getoetst aan de opleidingsmogelijkheden. In dit verband gaat het om op een flexibele wijze organiseren van maatwerkopleidingen, passend bij de vraag vanuit de arbeidsmarkt. om mis match te managen. 2. Knelpuntenanalyse Deze analyse geeft aan of en zo ja welke vorm van samenwerking tussen partijen noodzakelijk wordt geacht en onder welke condities deze samenwerking wordt gerealiseerd. 3. Het mobiliteitsplan Dit plan bevat de resultaten van de voorgaande producten voorzien van oplossingsrichtingen, acties, kosten, financiering en organisatie. 4. Een aanvraag in het kader van de regeling cofinanciering sectorplannen (sociaal akkoord april 2013) indien blijkt dat de reeds landelijk opgestelde plannen geen of onvoldoende dekking bieden voor de benodigde acties in de regio. 2.5 Randvoorwaarden Het primair belang is een regionaal mobiliteitsplan. Een aanvraag voor de regeling cofinanciering is een optie die wordt overwogen nadat is vastgesteld dat het landelijke sectorplan onvoldoende mogelijkheden biedt om het mobiliteitsplan uit te voeren. De impact van het project in termen van activiteiten, uren/tijd en geld dient in een kort projectplan te worden gedefinieerd. Het draagvlak van werkgevers in de sector met betrekking tot de toegevoegde waarde van een regionale aanpak is een punt van aandacht en dient in het projectplan te worden opgenomen. Pagina 5

8 Met het oog op voortgang en continuïteit dient het projectplan geheel 2014 te omvatten waarvan de periode tot 1 april 2014 als fase 1 wordt beschouwd. ZWplus stelt capaciteit en contactpersonen beschikbaar om de benodigde input aan te leveren. (stand van zaken strategische personeelsplanning, uitstroomscenario s, etc.) Medio januari is het projectplan gereed om eind januari in de stuurgroep te worden vastgesteld. Financiering van de deze activiteit wordt gerealiseerd uit het budget van het samenwerkingsconvenant. 2.6 Relaties met andere projecten Programmalijnen ZWplus Dit project wordt als aanvullende en ondersteunende activiteit gepositioneerd in het door ZWplus geformuleerde programmaplan Afstemming en directe betrokkenheid van vertegenwoordigers van ZWplus in het project borgen de samenhang, planning, etc. Programma Inclusieve arbeidsmarkt Dit project levert een bijdrage aan de doelstelling van het programma Inclusieve arbeidsmarkt van het Regionaal platform arbeidsmarktbeleid Noord-Holland Noord. Afstemming en directe betrokkenheid van vertegenwoordigers van het RPA NHN in het project borgen de samenhang, planning, etc. Relevante projecten in dit verband zijn Werkgeversdienstverlening, social return on investment, het regionaal mobiliteitsplatform NHN en initiatieven die andere sectoren ontwikkelen op het gebied van personele mobiliteit/duurzame inzetbaarheid. 2.7 Risico s Nr Risico Mogelijk effect Kans Maatregelen 1. Geen - Kwalitatief minder M/H - tijdens de analyse fase een bijeenkomst commitment/draagvlak (eind)resultaat voor werkgevers Z&W waar analyse werkgevers Z&W - Langere doorlooptijd resultaten, scenario s worden gepresenteerd en de aanpak van het project gedeeld 2. Uitkomsten worden niet geaccepteerd, er is onvoldoende draagvlak voor de aanpak - Uitkomsten worden niet geïmplementeerd, projectdoelen worden niet gehaald M/H - Hoge kwaliteitseisen m.b.t. informatie en analyse, onderbouwing van het eindresultaat - werkgevers stellen zelf scenario s/strategisch personeelsplanning op - resultaten worden gedeeld 3. Geen samenhang met de landelijke sectorplannen onderbenutting financieringsmogelijkheden H - directe afstemming met betrokken partijen - informatie-uitwisseling binnen en buiten de regio Pagina 6

9 3 Projectorganisatie 3.1 Bezetting Het project wordt gerealiseerd met de in onderstaande tabel weergegeven personen. Rol Naam Organisatie Functie Stuurgroep BSP Z&W Janneke Kuijken Omring Directeur HRM, voorzitter ZWplus (OG) Maud van Vuren UWV Regiomanager Aart Ruppert Gemeente Hoorn Wethouder Projectteam Wilma Zwijnenburg ZWplus, Viva! Manager HRM Zorggroep Mariette Stokkermans Omring Beleidsadviseur P&O Jan Kerver Calibris Strategisch adviseur Petra Moltmaker ROC Kop van Noord- Holland Manager bedrijfsopleidingen Z&W Tinus Geertsma UWV Manager werkgeversservicepunt Carla de Haas Gemeente Hoorn Manager beleid Lynette Peeters RPA NHN Projectsecretaris Paul Scholtz - Projectmanager (ON) 3.2 Rollen, taken en verantwoordelijkheden Opdrachtgever (OG) - geven/accorderen van de projectopdracht - beschikbaar stellen van mensen en middelen - goedkeuren van beslisdocumenten, voortgangsrapportages en wijzigingsvoorstellen op vastgestelde projectresultaten - zorgen voor het inpassen van de consequenties van het project in de bedrijfsvoering, voor zover niet meegenomen in het project zelf - afstemmen van het projectresultaat met de permanente organisatie - informeren van de permanente organisatie over de voortgang van het project - afschermen van het project tegen (ongewenste) externe invloeden - accepteren van deelresultaten en het projectresultaat - déchargeren van de projectmanager. Projectmanager (ON) - doen van voorstellen voor de projectopdracht Pagina 7

10 - accepteren van de projectopdracht - (doen) opstellen van beslisdocumenten en wijzigingsvoorstellen, alsmede zorgen voor besluitvorming daarover - zorgen voor de inrichting van de projectorganisatie en efficiënte en effectieve inzet van de toegewezen mensen en middelen - (doen) realiseren van het projectresultaat binnen de opgestelde beheersnormen - faseren en structureren van de inhoudelijke activiteiten - (doen) beoordelen van (deel)resultaten en de consequenties daarvan - beheersen op de aspecten tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie - bewaken van de voortgang van het project en de aangegeven projectrisico s - rapporteren over de voortgang aan de opdrachtgever - signaleren van knelpunten en doen van voorstellen voor oplossingen - zorgen voor afstemming tussen de deelprojecten onderling en voor integratie van de opgeleverde deelresultaten - zorgen voor afstemming met verantwoordelijken van de betrokken onderdelen in de permanente organisatie - content en contextmanagement (inhoud en omgeving) - leiding geven aan de projectsecretaris en projectmedewerkers - overdragen van het projectresultaat aan de opdrachtgever. Projectsecretaris - verzamelen en verwerken van projectmanagementinformatie (gegevens over menscapaciteit, tijdbesteding, financiën etc.) - opstellen en bewaken van regels en procedures voor projectmanagementinformatie - verzorgen van het projectsecretariaat (projectadministratie en projectarchief) - notuleren van vergaderingen - opstellen van voortgangsrapportages - ondersteunen van de projectmanager bij het opstellen van beslisdocumenten en wijzigingsvoorstellen - ondersteunen van de projectmanager bij inhoudelijke coördinatie. Projectteam - uitvoeren van inhoudelijke projectactiviteiten - rapporteren over de voortgang aan de projectmanager. 3.3 Overlegstructuren Voor alle reguliere overlegstructuren geldt dat er actie- en besluitenlijsten worden opgesteld en vastgesteld en daar waar nodig, zakelijk wordt genotuleerd. Stuurgroep-Projectmanager overleg De stuurgroep, in haar rol als ondersteunend naar de opdrachtgever bij zijn meningsvorming en besluitvorming, overlegt maandelijks over de voortgang van het project, eventuele beslisdocumenten, invloeden en consequenties van aanpalende projecten en ontwikkelingen, risico s en genomen dan wel te nemen maatregelen. Projectteam Pagina 8

11 2 wekelijks bespreken de projectmanager en de projectteamleden regulier de voortgang, inhoud en eventuele vraagstukken of problemen voor wat betreft de door het team uit te voeren en/of uitgevoerde werkzaamheden. Pagina 9

12 4 Communicatie Voor de in- en externe communicatie wordt gebruik gemaakt van de instrumenten van ZWplus en het RPA, zoals vastgesteld in de samenwerkingsovereenkomst. Pagina 10

13 5 Fasering en planning 5.1 Fasering Fase 1. Deze fase loopt tot medio maart 2014 en wordt benut om de arbeidsmarktanalyse en een aantal scenario s van organisaties uit de sector gereed te hebben. Voor de arbeidsmarktanalyse wordt gebruikgemaakt van informatie die Calibris aanlevert; de analyse die ZWplus de afgelopen maanden heeft laten uitvoeren en informatie van UWV. De scenario s zijn bedoeld om de regionale analyse te concretiseren op organisatieniveau. Met betrekking tot de uitwerking in scenario s op basis van een strategische personeelsplanning wordt aangesloten bij het betreffende programmaonderdeel van ZWplus. Aanvullend worden niet-zwplus-aangesloten-werkgevers benaderd om de relevante informatie te delen. Het resultaat van deze exercitie wordt gedeeld tijdens een bijeenkomst voor werkgevers uit de sector in de regio. De bijeenkomst heeft een tweeledig karakter, namelijk: a. kennis en informatie delen op het gebied van de regionale personeelsvoorziening in de sector en b. commitment voor een gezamenlijke aanpak met de arbeidsmarkt partners in de regio. Fase 2 Deze fase loopt tot eind mei 2014 en levert het mobiliteitsplan op en, afhankelijk van de financieringsmogelijkheden vanuit landelijke sectorplannen, een aanvraag voor de regeling cofinanciering sectorplannen. In deze fase wordt aangesloten bij de lopende initiatieven die in de sector worden ontplooid en wordt gebruik gemaakt van de contacten met het Actieteam Crisisbestrijding van SZW. Het mobiliteitsplan wordt vastgesteld door een afvaardiging van werkgevers uit de sector (ZWplus en niet-aangesloten-werkgevers) en een afvaardiging van onderwijs en overheid. Voor deze afstemming en besluitvorming wordt gebruik gemaakt van de structuur van het Regionaal platform arbeidsmarktbeleid Noord-Holland Noord. Deze fase sluit aan op de planning van de regeling cofinanciering waarvoor op 31 mei 2014 de tweede tranche afloopt. Fase 3 Deze fase betreft de uitvoeringsfase waarvoor de activiteiten zijn opgenomen in het mobiliteitsplan. 5.2 Planning Zie bijlage 1 Pagina 11

14 6 Financiën Fase 1 en 2 De activiteiten in het kader van dit projectplan worden gefinancierd op basis van cofinanciering door de betrokken partijen. De kosten voor projectmanagement, pr en communicatie vallen binnen de kaders van de samenwerkingsovereenkomst van het brancheservicepunt en worden conform toegepast. (Zie bijlage 2) Fase 3 De financiering van fase 3 maakt deel uit van het mobiliteitsplan en wordt bepaald door de geplande activiteiten en instrumenten die hierin worden opgenomen. Pagina 12