Handleiding YourBoost webmail

Transcriptie

1 Handleiding YourBoost webmail U kunt de webmail benaderen via website>/webmail (bijv. U krijgt nu als alles goed gaat het volgende scherm te zien: U dient altijd de bovenste optie te pakken voor het inloggen op de webmail, de oranje knop werkt niet voor het inloggen. U voert in het eerste vakje het volledige adres in en bij het wachtwoord, het wachtwoord dat bij dat adres hoort. Weet u het wachtwoord niet meer, neem dan contact op met de helpdesk en zij zullen u een nieuw wachtwoord verstrekken. Indien u voor de eerste keer inlogt krijgt u het volgende scherm te zien:

2 U mag hier op Got it klikken. Daarna worden de 3 keuze opties duidelijker. U krijgt nu de keuze uit 3 mogelijke programma s voor het gebruik van de webmail. Alle drie kennen ze vrijwel dezelfde functies, het is vooral welke voor u het fijnste overkomt. Indien u iedere keer dat u inlogt wilt kunnen kiezen welke van de drie u wilt gebruiken, dan klikt u op de afbeelding van uw keuze. Wilt u een vaste kiezen, dan klikt u eerst nog op set as default. (Mocht u later toch een andere willen proberen, dan blijft dit mogelijk.) Wij behandelen in deze handleiding roundcube. Zodra u gekozen heeft voor roundcube krijgt u het volgende scherm te zien: De belangrijkste onderdelen van dit scherm zijn: De knoppenbalk:

3 De mappenlijst:

4 Het berichtenvenster: Filter en zoekvenster: Een ongelezen bericht is te herkennen aan de dikgedrukte tekst en een blauw sterretje. U kunt een lezen door op de regel van de te dubbelklikken. Als u dit doet, dan verandert het scherm: De knoppenbalk is vervangen door andere opties en de lijst met berichten is vervangen door het bericht zelf. De belangrijkste knoppen zullen voor zich spreken. Wilt u terug naar de berichtenlijst zonder deze te verwijderen, dan klikt u in de knoppenbalk links op terug. Doet u dit, dan zult u zien dat het blauwe sterretje bij het bericht verdwenen is en het bericht is niet meer dikgedrukt. Dit geeft aan dat het bericht gelezen is.

5 Wilt u een nieuwe versturen, dan klikt u op de knop opstellen. Ook nu verandert de pagina weer. Dit keer verandert de knoppenbalk, de mappenlijst en het berichtenvenster. De knop reacties gebruiken we niet, de knop bijvoegen is voor het toevoegen van bijlages en de rest spreekt voor zich. De mappenlijst is een lijst met contactpersonen geworden, deze is standaard leeg. De opties in het berichtenvenster: Afzender: Standaard is dit alleen uw adres, er kunnen andere identiteiten aan gekoppeld worden, maar die optie wordt in principe niet gebruikt. Ontvanger: hier tikt u het adres van de ontvanger in. CC toevoegen: U kunt een kopie aan iemand sturen BCC toevoegen: U kunt een kopie aan iemand sturen, maar diens adres is voor de ontvangers niet te zien Antwoord-aan toevoegen: dit gebruikt u als het antwoord op de naar een ander adres moet dan de afzender Followup-to: Deze nooit gebruiken Soort tekstverwerker: Wilt u tekst kunnen opmaken (dikgedrukt, schuingedrukt, ongenummerde lijsten, genummerde lijsten, afbeelding toevoegen etc.) of wilt u alleen platte tekst zonder opmaak gebruiken. Ontvangstbevestiging: Wilt u een berichtje terug zodra de mail is weergegeven op het scherm van de afzender (dit moet ondersteund worden door het mailprogramma van de ontvanger en de instellingen die de ontvanger heeft gedaan in zijn mailprogramma) Afleverbevestiging: Wilt u een berichtje terug zodra de mail is afgeleverd in de mailbox van de ontvanger (dit moet wel door de mailserver van de ontvanger ondersteund worden) Bewaar verzonden bericht in: Hier kunt u aangeven in welke map de mail opgeslagen moet worden na het verzenden. Standaard is dit verzonden items. In het grote witte vlak kunt u uw bericht intikken. In de kolom aan de rechterkant (met het gestippelde vierkantje met een pijl erin) kunt u bijlages toevoegen. U kunt dit doen door

6 een bestand naar dat vlak te slepen en dan wordt het automatisch toegevoegd, of u klikt op de knop bijlage toevoegen. Als u klaar bent met het tikken van de en het toevoegen van de bijlages, klikt u op verzenden en de mail wordt verstuurd naar de ontvanger. Mocht u van mening zijn dat u toch het verkeerde webmail programma gekozen heeft, dan klikt u helemaal bovenin in de blauwe balk op uw adres. Daar krijgt u alle mogelijkheden te zien die u heeft. Sommige van deze opties kunt u beter niet kiezen, aangezien dit gevolgen gaat hebben voor de werking van uw . Het blauwe sterretje achter een optie betekend dat dit het standaardscherm is dat u krijgt indien u inlogt op webmail. Het wachtwoord van uw veranderen kan via Password & Security. U kunt hier zelf een nieuw wachtwoord verzinnen, of u kunt webmail dit laten doen via de knop Password Generator. Uw wachtwoord is pas verandert zodra u op Save klikt. Via de optie Configure Mailclient kunt u hulp krijgen met het instellen van uw in andere programma s (zoals bijvoorbeeld Outlook). Als u gebruikt maakt van deze functie, klik dan altijd op een link die begint met IMAP (het beste is IMAP over SSL/TLS). (Kiest u voor pop3 dan worden de mails van de server verwijdert nadat uw computer ze heeft binnengehaald en kunt u ze alleen nog in uw mailprogramma op die computer bekijken. U kunt ze dan niet meer via uw telefoon, op een andere computer of via webmail bekijken. Kiest u voor IMAP, dan blijft die mogelijkheid wel aanwezig).

7 Via Calendars and Contacts kunt u de uw agenda en adresboek van de webmail koppelen aan programma s op uw computer. Lang niet alle agenda programma s ondersteunen dit. Wij kunnen u hier verder niet bij helpen. Via filters kunt u regels instellen wat er met bepaalde mails moeten gebeuren, pas hier wel mee op, stelt u een regel niet goed in, dan bestaat de kans dat s automatisch verwijderd worden. Deze zijn dan door ons niet meer terug te halen. Via Forwarders kunt u de binnenkomende tijdelijk dan wel permanent naar een ander adres sturen. De s komen dan nog wel binnen op dit adres, er wordt een kopie doorgestuurd naar het andere adres. Via Autoresponders kunt u een automatisch antwoord versturen op binnenkomende s. Om er een in te stellen klikt u op Add Autoresponder. U krijgt nu het volgende scherm te zien. De character set laat u standaard op UTF-8 staan. Dan heeft u ook geen problemen met letters met accenten als u die gebruikt in de tekst. De interval is om aan te geven hoeveel uur er gewacht moet worden voor er weer een automatisch bericht naar een specifieke afzender wordt gestuurd. Bij From geeft u aan wie de afzender van het automatische bericht is. Dit kan uw naam zijn, maar ook uw adres Bij subject vult u het onderwerp van uw automatisch antwoord in. U kunt het ook laten lijken of een echte reply door er Re: %subject% in te vullen. Dan wordt er automatisch Re: voor het onderwerp van de originele adres gezet. Maar u kunt ook kiezen voor bijvoorbeeld: Afwezig van 1 januari tot en met 10 januari. U bent hier geheel vrij in. Bij body vult u het bericht in dat in het automatische antwoord moet staan. U kunt zowel opgemaakte als niet opgemaakte tekst gebruiken, alleen dient u wel kennis van HTML te

8 hebben als u opgemaakte tekst wilt gebruiken. Hier zijn geen knopjes om u te helpen met de opmaak. Start en Stop kunt u gebruiken om de begin en einddatum in te vullen van de periode dat het automatisch antwoord wordt verstuurd. Wilt u dat het automatische antwoord altijd wordt verstuurd kan kiest u voor immediately en never. Wilt u een datum kiezen, dan klikt u op het woordje custom (of als u al eerder een automatisch antwoord heeft ingesteld op de weergegeven datum). Heeft u alles ingevuld dan klikt u op create/modify. Bij contact information kunt u een alternatief adres instellen waar u informatie krijgt over inloggen en andere zaken. Deze informatie hoeft u niet aan te passen. Bij track delivery kunt u van recente berichten zien, of verzending gelukt, mislukt of nog bezig is. Dit gaat om door u verzonden berichten en berichten die u van een ander domein ontvangen heeft. Het veld Recipient (optional) is bedoeld om te filteren op het adres waar het bericht naar toe is gestuurd. Standaard is dit leeg en worden alle s getoond. Je krijgt de volgende kolommen te zien: Event, dit toont het resultaat (is verzending gelukt, mislukt, of nog bezig) Sender, dit is de afzender van het bericht Sent Time, dit is wanneer het bericht verzonden is Spam Score, dit is de score die het spamfilter eraan geeft. Hoe hoger de score, hoe waarschijnlijker het is dat het bericht spam is. Recipient, dit is naar wie het bericht is verstuurd Result, dit is wat de conclusie was van de mailserver, meestal is dit accepted, maar kan ook een reden voor afwijzing bevatten. De meest voorkomende redenen zijn: Accepted (mail is goedgekeurd en afgeleverd in de mailbox), Filtered (mail is door het spamfilter tegengehouden), Could not complete sender verify (er is een controle uitgevoerd of de afzender legitiem kan zijn en deze controle kon niet uitgevoerd worden. Dit gebeurt op bepaalde informatie die in een berichtkop wordt meegestuurd.). Actions, hier staat altijd een i, die een samenvatting geeft van wat er met de mail gebeurd is als je op die i klikt. De box trapper is een methode om spam te weren. Als iemand u een mail stuurt en box trapper staat actief, dan krijgen ze eerst een mail om te bevestigen dat ze u daadwerkelijk een gestuurd hebben en pas dan wordt deze mail afgeleverd. Het gebruik van deze functie wordt afgeraden, omdat niet iedereen het waardeert als ze moeten bevestigen dat ze

9 u een mail gestuurd hebben en voor mailinglists werkt dit sowieso niet. Mochten er problemen zijn, indien u deze functionaliteit gebruikt, is de enige ondersteuning die wij bieden het uitzetten van deze functionaliteit.