De selectieprocedure wordt in opdracht van het Vlaams Parlement georganiseerd door Berenschot Belgium.

Transcriptie

1 SELECTIEPROEF VOOR HET AANLEGGEN VAN EEN TWEEJARIGE WERVINGSRESERVE VAN COMMUNICATIEADVISEUR (CONTRACTUELE FUNCTIE) BIJ HET ALGEMEEN SECRETARIAAT VAN HET VLAAMS PARLEMENT Uiterste inschrijvingsdatum : 13 januari 2017 Op 10 oktober 2016 besliste het Bureau van het Vlaams Parlement een selectieprocedure voor de contractuele functie van communicatieadviseur (Klasse III) op te starten. De selectieprocedure wordt in opdracht van het Vlaams Parlement georganiseerd door Berenschot Belgium. De vaktechnische en gedragscompetenties en de waarden die tijdens de selectieprocedure worden getest en beoordeeld zijn opgenomen in de functiebeschrijving (bijlage). I. Vlaams Parlement Het Vlaams Parlement is het democratisch verkozen parlement van de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest. Het benoemt en controleert de Vlaamse Regering, keurt de begroting van Vlaanderen goed, bespreekt de voorgestelde Vlaamse decreten en stemt erover. Het Vlaams Parlement bestaat uit 124 leden, die om de vijf jaar worden verkozen. De verscheidenheid in de Vlaamse samenleving is daardoor vertegenwoordigd in het parlement. Het Vlaams Parlement regelt bevoegdheden die dicht bij de mensen staan en een grote impact op hebben op het dagelijkse leven (milieu, onderwijs, welzijn, openbare werken, media, ). Het Vlaams Parlement bepaalt daardoor mee het leven van iedere Vlaamse burger. Het Vlaams Parlement vindt het belangrijk om de burgers zo dicht mogelijk bij het beleid te betrekken. Daarom hecht het belang aan het informeren van de samenleving en wil het een forum zijn waarop burgers het woord kunnen nemen, bijvoorbeeld in hoorzittingen of door verzoekschriften. In het Vlaams Parlement werken: de Vlaamse volksvertegenwoordigers (124) met hun medewerkers en het personeel van de politieke fracties (ongeveer 280 personeelsleden; fracties zijn groepen van Vlaamse volksvertegenwoordigers van dezelfde partij), de medewerkers van het Algemeen Secretariaat, dat zijn de diensten die voor de ondersteuning van het parlementair werk zorgen (ongeveer 230 personeelsleden). Het Algemeen Secretariaat wordt geleid door de secretaris-generaal; de paraparlementaire instellingen: het Kinderrechtencommissariaat (13 personeelsleden, onder leiding van de Kinderrechtencommissaris), de Vlaamse Ombudsdienst (14 personeelsleden, onder leiding van de Vlaamse ombudsman), en het Vlaams Vredesinstituut (6 personeelsleden, onder leiding van de directeur VVI). 1

2 Het dagelijks bestuur van het parlement is in handen van het Bureau. Dat bestaat uit de voorzitter, 4 ondervoorzitters en 3 secretarissen. Het Bureau bepaalt de algemene beleidslijnen voor de werking van het parlement. Het Algemeen Secretariaat ondersteunt het parlementaire werk, en heeft daarbij oog voor de kwaliteit van zijn dienstverlening en voor een voortdurende verbetering van zijn werking. Het Vlaams Parlement is gevestigd in Brussel. Meer info: II. Plaats van de functie binnen de organisatie De hoofdtaak van het Algemeen Secretariaat is de optimale ondersteuning van de werking van het Parlement. Het Algemeen Secretariaat bestaat uit het Secretariaatgeneraal en 4 directies: Decreetgeving; Administratie; Communicatie, Informatie & Externe Relaties; Aankoop, Infrastructuur & Informatica. De communicatieadviseur maakt deel uit van de directie Communicatie, Informatie & Externe Relaties. Het team Communicatie bestaat uit vijf teamleden: interne communicatie (2), externe communicatie (2) en de adviseur digitale informatie en communicatie (1). De externe communicatie van het Vlaams Parlement omvat: Corporate communicatie: parlementaire werkzaamheden, persrelaties, crisiscommunicatie, ontvangsten, Communicatie over publieksactiviteiten: rondleidingen, bezoekerscentrum, open dagen, Kanalenbeheer: website, sociale media, gedrukte media, e-nieuwsbrieven, Aan de basis van het communicatiebeleid ligt een communicatiestrategie en -planning (visie, missie, doelstellingen en acties) dat gemonitord en geëvalueerd moet worden. We verwachten van de kandidaat : dat hij met zijn collega externe communicatie de communicatiestrategie verder zal uitbouwen (hoe kunnen we meer of andere doelgroepen bereiken, hoe naamsbekendheid verhogen, welke nieuwe kanalen ontwikkelen of welke verderzetten, ). dat hij planmatig en methodisch kan werken: kennis en toepassing van (project)planning en van meet- en evaluatietechnieken dat hij informatie communicatief kan vertalen, rekening houdend met de doelgroep (redactiewerk, wervend en aantrekkelijk schrijven) dat hij de relevante input kan leveren voor de digitale transformatie van het Vlaams Parlement en dat hij digitale instrumenten kan hanteren (CMS, e- nieuwsbrieven, back up sociale media ) dat hij volgende kanalen verder uitbouwt: website, e-nieuwsbrieven en brochures. Persrelaties, crisiscommunicatie en sociale media zijn tot op heden de verantwoordelijkheid van de andere collega externe communicatie. 2

3 III. Deelnemingsvoorwaarden Op de uiterste inschrijvingsdatum moeten de kandidaten in het bezit zijn van een masterdiploma behorende tot de faculteiten Letteren & Wijsbegeerte, politieke of sociale Wetenschappen (of een overeenstemmend diploma, uitgereikt op basis van een vorige onderwijswetgeving). In het buitenland behaalde diploma s die krachtens verdragen of internationale overeenkomsten of krachtens wet of decreet als gelijkwaardig worden erkend met één der voornoemde diploma s of getuigschriften, alsmede diploma s of getuigschriften erkend overeenkomstig de bij de koninklijke besluiten van 6 en 22 mei 1996 vastgelegde procedure, waarbij de bepalingen van de Europese richtlijnen betreffende een algemeen stelsel van erkenning van diploma s in aanmerking worden genomen, worden eveneens aanvaard. Houders van een buitenlands diploma dienen een attest van gelijkwaardigheid mee te sturen. Relevante ervaring Kandidaten moeten voor deze functie op de uiterste inschrijvingsdatum ten minste 3 jaar ervaring als hetzij adviseur externe communicatie, hetzij stafmedewerker externe communicatie, hetzij beleidsmedewerker externe communicatie kunnen aantonen. IV. Aanstellingsvoorwaarden Belg zijn of onderdaan van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie, Noorwegen, IJsland, Liechtenstein); de burgerlijke en politieke rechten genieten; (voor de mannelijke kandidaten, geboren vóór 1976) aan de dienstplichtwet voldoen. De aanstellingsvoorwaarden moeten vervuld zijn op de datum van de aanwerving. VII. Lichamelijke geschiktheid Wie als personeelslid in dienst wordt genomen, moet medisch gekeurd worden door de externe dienst voor preventie en bescherming van het Vlaams Parlement. VIII. Selectieprocedure De selectieprocedure wordt georganiseerd door Berenschot Belgium. Alle personen die aan de gestelde deelnemingsvoorwaarden voldoen, doorlopen de volgende selectieprocedure. Op basis van het curriculum vitae en de sollicitatiebrief, wordt nagegaan of de kandidaat aan de deelnemingsvoorwaarden voldoet. De kandidaten die voldoen worden uitgenodigd voor onderstaande selectieprocedure: Preselectie Bij meer dan 60 kandidaten wordt een cognitieve test georganiseerd. Tijdens deze test worden de redeneervaardigheden van de kandidaten getoetst. Om te slagen moet de kandidaat ten minste 12 punten op 20 behalen. De 50 best gerangschikte kandidaten gaan door naar het schriftelijke gedeelte. 3

4 Schriftelijk gedeelte Het schriftelijke gedeelte bestaat uit 2 delen: enerzijds het peilen naar vaktechnische kennis en kennis van de (politieke) actualiteit d.m.v. begrippenverklaring en anderzijds het peilen naar competenties d.m.v. een functiegerichte case. Om te slagen moet de kandidaat ten minste 12 punten op 20 op elk onderdeel behalen. De 12 best gerangschikte kandidaten gaan door naar het mondelinge gedeelte. Mondeling gedeelte De mondelinge selectieproef bestaat uit een presentatieopdracht die verband houdt met de communicatiepraktijk en een diepte-interview. Tijdens het jurygesprek komen de kennis, competenties, waarden, ervaringen en de verwachtingen van de kandidaten aan bod. Om te slagen moet de kandidaat 12 punten op 20 behalen. Feedback over de verschillende proeven wordt, indien de kandidaat dit wenst, aan het einde van de selectieprocedure gegeven. IX. Rangschikking en aanstelling De kandidaten worden gerangschikt volgens het totale aantal punten behaald op de schriftelijke en mondelinge proef en opgenomen in een wervingsreserve die twee jaar geldig blijft. De eerst gerangschikte kandidaat wordt opgeroepen voor een contractuele aanstelling met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur. De overige geslaagde kandidaten worden opgenomen in de wervingsreserve in volgorde van rangschikking. X. Salaris De functie van communicatieadviseur is ingeschaald in salarisschaal III.1. Het geïndexeerde bruto aanvangssalaris voor een voltijdse betrekking bedraagt momenteel ,11 tot ,79 euro jaarlijks (bij de huidige liquidatiecoëfficiënt). U geniet bovendien een aantal sociale voordelen, zoals gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een vergoeding voor de verplaatsingskosten woon-werk, een fietsvergoeding, een gratis hospitalisatieverzekering voor u en uw gezin en een aantrekkelijke vakantieregeling. XI. Prestaties De gemiddelde werktijd bedraagt 38 uur per week. De dagelijkse werkprestatie hangt af van de behoeften van de dienst. 4

5 XII. Inschrijving Op de website van Berenschot ( vindt u een online inschrijvingsformulier. Dit formulier mailt u samen met een sollicitatiebrief, een uitgebreid curriculum vitae, een kopie van uw diploma naar het volgende adres: communicatieadviseur@berenschot.be ter attentie van Liesbeth Bos. U krijgt een bevestiging van ontvangst. Uw kandidaatstelling wordt uiterlijk verwacht op 13 januari Kandidaturen ontvangen na dit tijdstip zijn onontvankelijk. Ook kandidaturen die bij afsluiting van de inschrijvingsperiode onvolledig zijn, worden niet in aanmerking genomen. Voor hun eventuele indiensttreding moeten de kandidaten een recent bewijs van goed zedelijk gedrag kunnen voorleggen. XIII. Informatie Indien u bijkomende informatie wenst over deze functie, kunt u zich wenden tot Liesbeth Bos, Berenschot, via communicatieadviseur@berenschot.be of tot Karine Nijs, Vlaams Parlement, via tel

6 Functiebeschrijving Organisatie: Afdeling: Functie: Vlaams Parlement Directie Communicatie, Informatie & Externe Relaties Communicatieadviseur 1. ORGANISATIE Ressorteert onder de Directeur Communicatie, Informatie & Externe Relaties die rapporteert aan de Secretaris-Generaal 2. DOEL Voorbereiding en uitvoering van het intern en extern communicatiebeleid van het Vlaams Parlement: bijdragen tot de communicatiestrategie, het ontwikkelingen en beheren van interne en externe communicatiemiddelen/-kanalen, het coördineren en uitbouwen van de perswerking en relaties, het ontwikkelen van programma s en initiatieven voor diverse doelgroepen en het deelnemen aan interne en externe overlegorganen als communicatie-expert teneinde de correcte, tijdige en kwalitatieve communicatie van het Vlaams Parlement te garanderen 3. HOOFDTAKEN Maakt een beleidsplan op met betrekking tot de interne communicatie: - voert kwalitatieve en kwantitatieve onderzoeken naar de tevredenheid van personeelsleden en fractiesecretarissen omtrent de interne communicatie - gebruikt de resultaten van de gevoerde onderzoeken als input bij het uitschrijven van een beleidsplan - bewaakt dat alle interne communicatie conform het beleidsplan wordt uitgevoerd - evalueert de uitvoering van het beleidsplan Maakt een beleidsplan op met betrekking tot de externe communicatie: - voert de nodige onderzoeken uit die als input gebruikt kunnen worden bij het uitschrijven van een beleidsplan - bewaakt dat alle externe communicatie conform het beleidsplan wordt uitgevoerd - evalueert de uitvoering van het beleidsplan Staat in voor de ontwikkeling en het beheer van interne en externe communicatiemiddelen/-kanalen (o.a. intranet, nieuwsbrieven, website, jaarverslag, sociale media ): - werkt een concept uit in lijn met de strategie maakt een planning op - leidt redactie- en werkgroepvergaderingen met de betrokken interne medewerkers (bv. webmaster, programmeurs, redactie,...) - coördineert de uitwerking van het concept, verdeelt de uit te voeren werkzaamheden onder de betrokken medewerkers en volgt de correcte uitvoering ervan op 6

7 - geeft input bij de keuze van en de onderhandeling met externe partners en leveranciers - bewaakt de kwalitatieve en tijdige uitwerking van het concept - stemt systematisch af met de betrokken leidinggevend mandaathouder en de Directieraad omtrent de inhoud van de communicatie, voert zo nodig zelf aanpassingen uit of coördineert de uitvoering ervan - vraag informatie aan en treedt in overleg met de politieke fracties Coördineert en bouwt de perswerking uit: - fungeert als persverantwoordelijke voor het Vlaams Parlement - bouwt een persbeleid uit en onderhoudt de persrelaties - neemt de nodige initiatieven om het werking van de pers in het Vlaams Parlement te faciliteren Ontwikkelt programma s en initiatieven voor diverse doelgroepen: - coördineert het programma politieke stages, treft de voorbereidingen en volgt het verloop van het programma op - onderneemt initiatieven om het Vlaams Parlement toegankelijker te maken voor de burgers Geeft advies omtrent de wijze en inhoud van de communicatie in het kader van directie-interne en directie-overschrijdende projecten en structurele werkgroepen, werkt daarvoor de communicatiestrategie uitmaakt gebruik van de beschikbare communicatiemiddelen/-kanalen of ontwikkelt communicatiemethoden op maat en ondersteunt collega s bij de uitvoering van hun communicatie-acties: - ontwikkelt communicatiestrategieën en communicatiemiddelen rond verscheidene aspecten gerelateerd aan de werking van de organisatie (bv. veiligheid en preventie, managementbeslissingen, huisstijl en branding,...), in overleg met de inhoudelijk verantwoordelijken - coacht collega s en het management op het gebied van interne communicatie - neemt deel aan het overleg met betrekking tot de communicatie (werkgroepen, Secretariaat-Generaal,...) Ontwikkelt zijn/haar expertise en bouwt een netwerk uit: - verzekert de netwerking in overheden, communicatiegerelateerde verenigingen en de academische wereld - neemt vanuit de functie deel aan externe stuurgroepen, overlegorganen, Raden van Bestuur,... aangaande communicatie-onderwerpen - begeleidt stages van communicatiestudenten 4. VERANTWOORDELIJKHEDEN Is verantwoordelijk voor: Het mee ontwikkelen van de interne en externe communicatiestrategie De ontwikkeling en het beheer van interne en externe communicatiemiddelen/- kanalen De coördinatie van de concrete uitwerking van communicatiemiddelen De coördinatie en uitbouw van de perswerking Het ontwikkelen van programma s en initiatieven voor diverse doelgroepen De adviesverlening met betrekking tot de inhoud en de wijze van communicatie in het kader van specifieke projecten Het ondersteunen en coachen van collega s Netwerkvorming en de deelname aan interne en externe overlegorganen als communicatie-expert 7

8 5. COMPETENTIES 5.1 Vaktechnische competenties - grondige kennis van interne en externe communicatie en ruime praktische ervaring met communicatieadvisering, - theoretische en praktische kennis van overheidscommunicatie (goede kennis van het domein van overheidscommunicatie in het algemeen en van de communicatie van de Vlaamse overheid in het bijzonder) - coachende vaardigheden - een voortreffelijke schriftelijke en mondelinge beheersing van het Nederlands - een brede algemene vorming, vooral inzake maatschappelijke ontwikkelingen en politiek - een brede kennis van de werking van het Algemeen Secretariaat van het Vlaams Parlement - ruime ervaring met het werken met digitale middelen 5.2 Gedragscompetenties - flexibiliteit: past zijn gedrag doelgericht aan om de gestelde doelstellingen beter (sneller, efficiënter) te kunnen bereiken (niv 2) - communiceren: communiceert vlot met verschillende doelgroepen, ook over complexe onderwerpen (niv 3) - Overtuigen: overtuigt door inhoud én aanpak (niv 2) - Netwerken: bouwt doelgericht een professioneel en invloedrijk netwerk uit over de grenzen van zijn entiteit (niv 3) - Analyseren: maakt verhelderende analyses van complexe vraagstukken (niv 3) - Visie: betrekt brede (maatschappelijke, technische,.) factoren bij zijn aanpak (niv 2) - Resultaatgerichtheid: formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken (niv 2) - Plannen en organiseren: coördineert het eigen werk en dat van anderen (niv 2) 5.3 Waarden Samenwerken Klantgerichtheid Vertrouwen Neutraliteit Professionaliteit 8