Regeling inkoopsegmenten voor inkopen met een inkoopwaarde die onder de Europese drempelbedragen liggen.

Transcriptie

1 Regeling inkoopsegmenten voor inkopen met een inkoopwaarde die onder de Europese drempelbedragen liggen. Inhoudsopgave De Regeling inkoopsegmenten De toelichting op de regeling Bijlage 1: Autorisatietabel Basware PM Bijlage 2: Stroomschema bepaling contractwaarde en meldplicht Bijlage 3: Schema: Visualisatie inkoopproces TU Delft Bijlage 4: Schema: Visualisatie implementatie inkoopprocedures TU Delft (plan van aanpak) 1 Juridisch kader Het juridisch kader van de Regeling inkoopsegmenten voor inkopen onder de Europese drempelbedragen is: de Mandaatregeling TU Delft (versie 16 december 2008); de AO/IB voor het bestelproces (Handboek Finance, versie 25 mei 2011); de door het College van Bestuur vastgestelde (d.d. 8 februari 2011) uniforme autorisatietabel t.b.v. Basware die in bijlage 1 is opgenomen; De Gedragscode TU Delft (Code of Ethics). De toelichting op de regeling gaat naast algemene aspecten in op een aantal bijzondere aandachtpunten zoals het integriteitaspect van de regeling en het voorkomen van belangenverstrengeling en de toepasselijkheid van de Algemene Inkoopvoorwaarden TU Delft. 2 Datum van inwerkingtreding De regeling treedt op 1februari 2012 in werking. De regeling vervangt alle eerdere centrale, decentrale en/of facultaire regelingen of inkoopprocedures. Vanaf de genoemde datum worden deze geacht te zijn ingetrokken. 3 Werkingsomvang voor het inkopen van producten en diensten De regeling geldt voor alle inkopen van producten en diensten met een inkoop of contractwaarde die onder het Europese drempelbedrag van (exclusief BTW ) ligt. 3.2 De regeling geldt niet voor inkopen of bestellingen waarvoor al TU brede of op centraal TU niveau overeenkomsten zijn gesloten. Voor deze inkopen/bestellingen geldt een verplichte plaatsing van de inkooporder of de bestelling bij de gecontracteerde leverancier, die een leveringsverplichting heeft. 3.3 In het geval van voorkeurleveranciers waar de TU Delft prijsafspraken of andere afspraken in het kader van de leveringen mee heeft gemaakt, geldt dat de inkooporder bij voorkeur bij deze leveranciers wordt geplaatst. 3.4 Een overzicht van de in 3.2 bedoelde overeenkomsten en de in 3.3. bedoelde voorkeurleveranciers is te vinden op /inkooptoolkit 3.5 De contractbeheerder of contractmanager van de in 3.2 en 3.3. bedoelde overeenkomsten ziet functioneel toe op de juiste gebruikmaking van de overeenkomsten en kan hiervoor aanwijzingen geven. Tevens kan deze functionaris van advies dienen of 1 Het gaat hier in gewoon spraakgebruik om de levering van producten en diensten. Met het oog op de toepassing van de Europese richtlijn (zie noot 6) is de wettelijke definitie hier levering en dienst. Het gaat dus materieel om hetzelfde. 2 De hoogte van het drempelbedrag geldt vanaf 1 januari De hoogte ervan wordt om de twee jaar door de Europese Commissie opnieuw vastgesteld. Het uitgangspunt is dat de financiële grenzen van inkoopsegmenten in overeenstemming zijn met de actuele Europese drempelbedragen. 1

2 nadere inlichtingen verstrekken. Wie de contractbeheerder of contractmanager is, is in het overzicht ad 3.4 vermeld. 4 Werkingsomvang voor het inkopen van werken 4.1 Voor alle werken 3 onder het Europese drempelbedrag van ,- 4 geldt dat de inkopen of de plaatsing van de opdracht(en) in beginsel als afzonderlijke projecten worden beschouwd en als zodanig worden ingericht. 4.2 De directeur FMVG of zijn gemandateerde beslist of sprake is één of een samenstel van opdrachten en als gevolg daarvan welke onderhandse procedure(s) wordt (worden) gevolgd en aan welke voorwaarden of criteria voldaan moet worden. 4.3 De directeur FMVG geeft ook aanwijzingen voor de opzet van de marktconsultatie en de aanbestedingstrategie. 4.4 De directeur FMVG maakt in het kader van de beslissing als bedoeld onder 4.2 verplicht gebruik van bestaande TU brede of centraal gesloten overeenkomsten en minicompetities. 4.5 De directeur FMVG kan besluiten, naar analogie van de segmentatie voor de levering van producten en diensten, op basis van opgedane ervaringen een specifieke FMVG segmentatie vast te stellen, onder goedkeuring van het College van Bestuur. 5. Inkoopsegmenten De regeling onderscheidt de volgende inkoopsegmenten 5 : Onderhandse 6 aanbestedingen: enkelvoudige of meervoudige offerteprocedure Segment 1 leveringen en diensten (simpele bestellingen) Segment 2 leveringen en diensten > (enkelvoudig) Segment 3 leveringen en diensten > (meervoudig) Segment 4 leveringen en diensten > < (meervoudig) Segment 5 werken 0 < Europese aanbestedingen : de aanbestedingsprocedures o.g.v. het Bao 7 Segment 6 leveringen en diensten Segment 7 werken NB Alle bedragen zijn exclusief btw 6. Vereisten per inkoopsegment Segment 1: Leveringen en diensten / waarde: (simpele bestellingen) 1) Er zijn geen (vorm)vereisten voor deze inkopen; 2) De inkoop moet op een integere wijze tot stand komen; 3) Het juiste gebruik van de AO/IB regels voor de toepassing van ERP-LN 8 / Basware IP en Basware PM is verplicht. 3 Werk het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat bestemd is als zodanig een economische functie te vervullen. 4 Zie noot 2 5 Zie bijlage: visualisatie inkoopprocessen (.ppt) 6 Met onderhandse aanbesteding is bedoeld een aanbesteding die niet door een specifiek wettelijke of anderszins publiekrechtelijke regeling wordt voorgeschreven. De aanbesteding komt d.v.m. een objectieve en transparante offerteprocedure waarbij één of meer partijen zijn betrokken tot stand zonder de schijn van belangenverstrengeling. Deze drie uitgangspunten vormen de grondslag van de regeling. 7 Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten - Bao (laatstelijk gewijzigd op 10 februari 2010 Stb. 67) 2

3 Segment 2: Segment 3: Segment 4: Leveringen en diensten / waarde: > (enkelvoudig) 1) Een enkelvoudige offerteprocedure volstaat. 2) Een meervoudige offerteprocedure d.w.z. het kiezen uit ten minste twee concurrerende offertes is facultatief en wordt aan het inzicht en de inkopende organisatie-eenheid overgelaten. In dit geval wordt een gemotiveerde offertekeuze gemaakt; 3) Toepassing van het gunningcriterium laagste prijs is hier toereikend en volstaat. 4) Toepassing van het gunningcriterium economisch meest voordelige aanbieding is facultatief; de keuze wordt aan het inzicht van de inkopende organisatie-eenheid overgelaten; 5) De motivering van de gunningbeslissing bij de meervoudige offerteprocedure wordt als bijlage bij de offerte in het financiële systeem bewaard; 6) Toetsing van de betrouwbaarheid van de leverancier en van de interne integriteit of de (schijn van) belangenverstrengeling is vereist; 7) Toepassing van de Algemene inkoopvoorwaarden van de TU Delft) is in beginsel verplicht 9 ; 8) Het juiste gebruik van de AO/IB regels voor de toepassing van ERP- LN/Basware IP en van Basware PM is verplicht. Leveringen en diensten / waarde: > (meervoudig) 1) Er is een verplichting tot gunning op basis van een vergelijking van ten minste twee concurrerende offertes waaruit een gemotiveerde keuze wordt gemaakt; 2) Het gunningcriterium is in beginsel laagste prijs en de kwaliteit van bijkomende leveringscondities zoals after sales services, leveranciersgaranties en dergelijke; 3) Toepassing van het gunningcriterium: economisch meest voordelige aanbieding is facultatief en wordt aan het inzicht van de inkopende organisatie-eenheid overgelaten; 4) Toetsing van de betrouwbaarheid van de leverancier en van de interne integriteit of de (schijn van) belangenverstrengeling is vereist; 5) De motivering van de gunningbeslissing wordt als bijlage bij de offerte bewaard; 6) Toepassing van de Algemene inkoopvoorwaarden van de TU Delft is in beginsel verplicht; 7) Het juiste gebruik van de AO/IB regels voor de toepassing van ERP- LN/Basware IP/ en van Basware PM is verplicht. Leveringen en diensten / waarde: > < (meervoudig) 1) Er is een voorafgaande meldingsplicht bij Procurement voor inkopen meteen geraamde inkoopwaarde van ,-; 8 Met ingang van 1 januari 2012 is BaaN vervangen door Infor ERP-LN (corporate financial system); in het jargon aangeduid als ERP- LN 9 Zie ook de Toelichting. Deze voetnoot is ook op segmenten 3 t/m 7 van toepassing. 3

4 2) Er is een verplichting van een voorafgaande marktverkenning of marktconsultatie; 3) Er is een verplichting tot gunning op basis van een vergelijking van ten minste drie (indien mogelijk) concurrerende offertes waaruit een gemotiveerde keuze wordt gemaakt; 4) Het gunningcriterium is de economisch meest voordelige aanbieding, waarbinnen zowel het kwaliteitsaspect en het prijsaspect - in een vooraf bepaalde procentuele verhouding - objectief 10 ) worden beoordeeld; 5) Het prijsaspect omvat zo nodig de bijkomende leveringscondities zoals after sales services, leveranciersgaranties en dergelijke; 6) Toetsing van de betrouwbaarheid van de leverancier en van de interne integriteit of de (schijn van) belangenverstrengeling is vereist; 7) De motivering van de gunningbeslissing wordt als bijlage bij de offerte bewaard; 8) Voordat de gunningbeslissing definitief wordt, is een voorafgaande marginale toetsing door Procurement verplicht; 9) Toepassing van de Algemene inkoopvoorwaarden van de TU Delft is in beginsel verplicht; 10) Het juiste gebruik van de AO/IB regels voor de toepassing van ERP- LN/Basware IP en van Basware PM is verplicht. Segment 5: Werken / waarde: 0 < ) Er is een voorafgaand overleg nodig met de directie FMVG; 2) Er is een verplichting van een voorafgaande marktverkenning of marktconsultatie; 3) Er is een verplichting tot gunning op basis van een vergelijking van ten minste twee concurrerende offertes waaruit een gemotiveerde keuze wordt gemaakt; 4) Het gunningcriterium is economisch meest voordelige aanbieding, waarbinnen zowel het kwaliteitsaspect als het prijsaspect objectief 11 ) worden beoordeeld; 5) Toetsing van de betrouwbaarheid van de leverancier en van de interne integriteit of de (schijn van) belangenverstrengeling is vereist; 6) De motivering van de gunningbeslissing wordt als bijlage bij de offerte bewaard; 7) Alvorens de gunningbeslissing definitief wordt is een voorafgaande marginale toetsing door Procurement verplicht; 8) Toepassing van de Algemene inkoopvoorwaarden is in beginsel verplicht; 9) Het juiste gebruik van de AO/IB regels voor de toepassing van ERP- LN/Basware IP en van Basware PM is verplicht. Segment 6: Leveringen en diensten / waarde: ,- Dit segment worden beheerst door de wettelijke regels voor 10 Hier gelden de uitgangspunten van Europese aanbesteding: objectief, transparant, non-discriminatoir en het beginsel van proportionaliteit. 11 Hier gelden de uitgangspunten van Europese aanbesteding: objectief, transparant, non-discriminatoir en het beginsel van proportionaliteit. 4

5 Europese aanbestedingen en het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao). De inkoopprojecten worden door Procurement in opdracht uitgevoerd. Segment 7: Werken / waarde: ,- Dit segment worden beheerst door de wettelijke regels voor Europese aanbestedingen en het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao). De inkoopprojecten worden door Procurement in opdracht uitgevoerd. 7. Gevolgen van invoering van de regeling 7.1 Wijziging hoogte bedrag voor de meldingsplicht Omdat de regeling gebaseerd is op de autorisatietabel voor ERP-LN en Basware PM is de geraamde waarde (excl. BTW) waarvoor de meldingplicht gewijzigd en gesteld op ,-. Sinds 2008 gold hiervoor een geraamde waarde van ,-. (excl. btw). 7.2 Uniforme toepassing autorisatietabel; naasthogere als vaste vervanger De vigerende autorisatietabel dient uniform te worden toegepast. Dit houdt in dat (bestaande) afwijkingen als verbijzonderingen van bevoegdheidsverdeling en het inbouwen van extra autorisatielagen naar eigen, decentrale inzichten binnen de faculteit of de directie niet is toegestaan. In de regel oefent de naasthogere autorisatiebevoegde als vaste vervanger de autorisatiebevoegdheid uit. De autorisatietabel is als bijlage 1 aan de regeling toegevoegd. 7.3 Verlegging van autorisatiebevoegdheid naar het naasthogere niveau In alle gevallen waarin de uitoefening van de autorisatiebevoegdheid in het kader van het voorgeschreven offerteprocedure en de gunningbeslissing, een (mogelijk) integriteitrisico oproept, in de zin dat er aanleiding is voor een inhoudelijk oordeel over de mogelijkheid van belangenverstrengeling, oefent de naasthogere autorisatiebevoegde de betreffende autorisatiebevoegdheid uit. 7.4 Betekenis van de autorisatie De autorisatie van de inkooporder door de bevoegde budgethouder in Basware PM houdt de vereiste goedkeuring in van de offerte en de motivering als resultaat van de doorlopen onderhandse offerteprocedure. Zolang geen gebruik wordt gemaakt van Basware PM heeft de autorisatie van de verplichte Aanvraag tot bestelling (ATB) dezelfde betekenis. 8. Inkooptoolkit Voor de operationalisering van de inkoopsegmenten in de Regeling is een webbased inkooptoolkit beschikbaar. Deze inkooptoolkit is een hulpmiddel voor iedereen die een in het kader van deze Regeling een inkoopactiviteit gaat verrichten. Met het stappenplan, de modellen, de standaard vraagstellingen, de verzoeken om informatie in gestandaardiseerde documenten e.d. die in de inkooptoolkit zijn opgenomen kan tot maatwerk in de verplichte onderhandse offerteprocedure worden gekomen. De inrichting van de toolkit is gebaseerd op de vereisten die aan de verschillende offerteprocedures zijn gesteld. 5

6 9. Onvoorziene situatie In alle gevallen waarin de Regeling niet voorziet of de toepassing ervan leidt tot een ongewenste of onvoorziene situatie beslist het College van Bestuur op voorstel van de directeur Financiën. 10 Evaluatie De Regeling treedt wordt in het derde jaar na inwerkingtreding geëvalueerd of zoveel eerder als een wijziging van wet- of regelgeving dit noodzakelijk maakt en/of de opgedane ervaringen met de toepassing van de Regeling hiervoor aanleiding is. De directeur Financiën is belast met de uitvoering en de handhaving van de Regeling inkoopsegmenten TU Delft. Vastgesteld door het College van Bestuur op 17 januari

7 Toelichting op de Regeling inkoopsegmenten A Algemeen Nu de inhaalslag op de rechtmatigheid van de Europese aanbestedingen is afgerond en handhaving van het bereikte rechtmatigheidniveau binnen de organisatie is geborgd, zal de focus nu gericht moeten zijn op de universitaire inkopen waarvan de geraamde waarde onder de zogenaamde Europese drempelbedragen liggen en waarvoor een onderhandse offerteprocedure toereikend is. De financiële omvang van deze inkoopgerelateerde uitgaven bedraagt circa 65 miljoen op jaarbasis. De universiteit heeft op dit punt geen uniforme regeling. De Regeling onderscheidt vier inkoopsegmenten voor opdrachten tot leveringen en diensten en één specifiek inkoopsegment voor werken. De vereisten waaraan de verschillende onderhandse offerteprocedures moeten voldoen om tot de meest geschikte offerte als grondslag voor gunning van de opdracht te komen, vormen de kern van de Regeling. Er zijn drie belangrijke overwegingen voor vaststelling van de Regeling inkoopsegmenten: In de eerste plaats gaat van de uniforme, TU-brede toepassing van de Regeling een standaardiserende werking uit. Na een korte gewenningsperiode zal de toepassing en de handhaving ervan een routinematige aangelegenheid zijn, die in de bestaande AO/IB 12 regelingen is ingebed. De indeling in vijf inkoopsegmenten is om die reden qua financiële begrenzing van elk inkoopsegment gebaseerd op de vigerende autorisatietabel van ERP-LN en Basware PM. Met een uniforme toepassing van de autorisatietabel is de transparantie en de eenduidigheid van de inkoopprocessen gediend. Tevens wordt de uitwisselbaarheid van relevante inkoopgegevens uit ERP-LN en Basware PM bevorderd. Budgetverantwoordelijkheid en inkoopverantwoordelijkheid zijn op deze in één lijn gesteld. In de tweede plaats leidt toepassing van de Regeling tot meer transparantie van het inkoopgedrag binnen de organisatie. Dit verhoudt zich goed met het primaat van integraal management. Wat en hoe wordt ingekocht, welke bijdrage en toegevoegde waarde (het object van) de inkoop heeft voor de (ondersteuning) van de primaire processen is en blijft voorbehouden aan de inzichten van inkopende organisatie-eenheid en de eindverantwoordelijke decaan of UD directeur. Het is een bewuste beleidskeuze geweest om die afweging laag in de organisatie te leggen. Daarnaast geeft de transparantie en de uniformiteit in de toepassing van de inkoopprocedures mogelijkheden om door analyse en onderlinge vergelijking over de grenzen van de organisatieeenheden heen tot verhoogde inkoopdoelmatigheid en tot besparingen op de directe- en indirecte inkoopkosten te komen. In de derde plaats draagt de Regeling bij tot de handhaving en verbetering van de integriteit van de universitaire organisatie. Het niet vrijblijvende karakter van de Regeling heeft het beoogde doel dat de inkoopprocedures, door objectiviteit en transparantie als karakteristieken van de 12 AO/IB : regelingen die gebaseerd zijn op de werking van de Administratieve Organisatie en maatregelen voor de Interne Beheersing ervan 7

8 afzonderlijke offertetrajecten, verifieerbaar en accountabel zijn. Toepassing van de Regeling binnen het kader van de relevante AO/IB regelingen die op hun beurt het principe van zorgvuldige functiescheiding hanteren, versterkt de beeldvorming van de TU Delft als een betrouwbare contractpartner. Maar het beoogde resultaat van de Regeling staat of valt met de noodzaak van consequente toepassing en handhaving. B Bijzondere aandachtspunten 1 Werkingomvang van de Regeling De werkingsomvang van de Regeling betreft alleen de inkoopgerelateerde uitgaven voor leveringen, diensten en werken waarvan de geraamde inkoopwaarde (exclusief btw) onder de Europese drempelbedragen ligt [dus: < voor diensten en leveringen en < voor werken ]. De hier gebruikte definities zijn gelijk aan die van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) De Regeling geldt dus niet voor inkopen of bestellingen waarvoor al TU brede of op centraal TU niveau overeenkomsten zijn gesloten. Voor deze inkopen/bestellingen geldt een verplichte plaatsing van de inkooporder of de bestelling bij de gecontracteerde leverancier, die een contractuele verplichting tot levering heeft. Daarnaast heeft de universiteit ook een aantal zogeheten voorkeurleveranciers. Met deze Leveranciers zijn dan centraal binnen de TU Delft algemeen geldende prijsafspraken of nadere leveringsafspraken gemaakt. In enkele gevallen is het assortiment waaruit gekozen kan worden in hoge mate gelijk, in andere gevallen niet. In het geval van voorkeurleveranciers geldt dat de opdracht bij voorkeur bij deze leveranciers wordt geplaatst. Met het oog op de meer specifieke inkopen is hier sprake van keuzevrijheid. Het overzicht van de in paragraaf 3.3. van de Regeling bedoelde voorkeurleveranciers is te vinden op In paragraaf 4 van de Regeling is een specifieke en coördinerende aanbestedingsverantwoordelijkheid gelegd bij de directeur FMVG. De reden is dat binnen dit segment werken [d.i. inkoopsegment 5] aanzienlijke bouwkundige, civieltechnische en gebouwgebonden aspecten een rol spelen en deze tot aanzienlijke investeringen leiden, die òf in het Meerjaren Investeringsplan zijn opgenomen, òf vanuit de decentrale organisatie-eenheden worden geïnitieerd en gefinancierd. In alle gevallen zal de directeur FMVG vanuit het oogpunt van zorgvuldig vastgoedbeheer en vastgoedontwikkeling, gegeven noodzaak van een strikte beheersing van de gemoeide uitgaven, het TU brede beleid moeten bepalen en handhaven door in operationele zin voor de uitvoering van de projecten richtlijnen en aanwijzingen te kunnen geven, ook voor de offerteprocedures of de bredere aanbestedingstrajecten. Vanzelfsprekend zal de initiërende organisatie-eenheid als interne opdrachtgever en gebruiker op een evenwichtige wijze bij het concrete project betrokken zijn. De beïnvloedingsmogelijkheden die in onderdeel 4.1 tot en 4.5 van de Regeling zijn opgenomen passen bij de verantwoordelijkheid van de directeur FMVG. 2 Bepalen van de inkoopwaarde of contractwaarde De wijze waarop de inkoop- of contractwaarde van een opdracht wordt bepaald, is van overheersende betekenis voor de juiste toepassing van de Regeling. 8

9 De daartoe bevoegde functionaris binnen inkopende organisatie-eenheid is verantwoordelijk voor het bepalen van de geraamde waarde van de opdracht (exclusief BTW). Aspecten hier zijn: Heeft de opdracht een eenmalig of repeterend karakter? Wat zijn de bijkomende kosten van, bijvoorbeeld, service & onderhoud, de gebruiksbare installatie en koppeling aan (bestaande) installaties en onderwijs- of onderzoekinfrastructuur, van opleiding en gebruiksinstructies e.d.? Zijn er opties en verlengingen die door één van beide partijen kan worden ingeroepen? Een veelheid van aspecten kan hierbij een rol spelen. Inzicht in de volledigheid ervan is wezenlijk. Het antwoord op de vraag: of de berekeningswijze tegemoet komt aan alle inkoopspecificaties en de interne klanttevredenheid, is een goede vuistregel voor het bepalen van de geraamde waarde. In bijlage 2 is een stroomschema opgenomen dat bij de waardebepaling kan helpen. 3. De koppeling Regeling aan het financiële pakket ERP-LN en Basware PM Volgens de planning zal medio 2013 de volledige uitrol van Basware Purchase Management (Basware PM) een feit zijn. Hierdoor beschikt de universiteit over een volledig geautomatiseerd bestelsysteem voor haar inkopen en bestellingen dat aan het financiële systeem gekoppeld is. De financiële autorisaties van de gemandateerde functionarissen zijn in beide systemen gelijk. Cruciaal in de Regeling is dat de offerte op grond waarvan de gunning van de opdracht plaatsvindt als basisdocument de grondslag is voor: de rechtmatige en tijdige aanmaak van de betreffende verplichting in de uitgavenadministratie in het financiële systeem, en de rechtmatige aanmaak van de inkooporder in Basware PM die via de automatische workflow van het systeem uiteindelijk tot betaling van de factuur aan de leverancier leidt. De autorisatie van de inkooporder door de bevoegde budgethouder in Basware PM houdt dan ook de vereiste goedkeuring van de offerte als resultaat van de doorlopen onderhandse offerteprocedure in. Zolang Basware PM binnen de organisatie-eenheid nog niet operationeel is, blijft de bestaande bestelwijze door middel van de verplichte Aanvraag tot betaling (ATB) ongewijzigd van kracht, maar zullen verschillende offerteprocedures op basis van deze Regeling onverkort toegepast moeten worden. Dit houdt in dat de gemotiveerde gunningbeslissing en de offerte onderdeel zijn van de ATB en waar de autorisatie betrekking op heeft. 4. Inkoopcategorieën in Basware PM Het Basware PM hanteert een aantal vaste inkoopcategorieën - de hoofdcategorieën - waarbinnen specifieke inkoop- of productcategorieën worden onderscheiden. De inkoopcategorieën zijn gekoppeld aan corresponderende grootboekrekeningen van het financiële systeem. De consequente toepassing van de Regeling inkoopsegmenten en van Basware PM vergroot de betrouwbaarheid van de uitgavenadministratie en biedt de mogelijkheid van analyse en evaluatie als input van voortgaande verbetering van de inkoopprocessen en verhoging van inkoopdoelmatigheid. Binnen de TU Delft leidt het gebruik van Basware PM tot voornamelijk van twee systeem-eigen inkoopmethodes: als de catalogusinkoop en als vrije tekst inkoop. 9

10 De inkopen/bestellingen die onder de werking van de Regeling vallen zijn bovenal vrije tekst inkopen. Er is ligt geen voorafgaande Europese aanbesteding aan ten grondslag, het onderwerp van inkoop/bestelling is specifiek, het product of de dienst en ook de leverancier als crediteur zijn vooralsnog onbekend in de administratie. De catalogusinkopen zijn in hoofdzaak inkopen/bestellingen binnen de bestaande TU brede overeenkomsten die het resultaat van Europese aanbesteding zijn. Daarnaast kent de TU Delft ook een aantal voorkeurleveranciers (zoals Overtoom, Farmell, RS components) waarmee prijsafspraken c.q. kortingspercentages en /of leveringsvoorwaarden zijn gemaakt. Inkopen/bestellingen van deze soort zijn altijd catalogusinkopen ( het winkelwagentje ) 5. Wijziging meldingsplicht De keuze de meldingsplicht op een geraamde inkoopwaarde van te stellen, is gebaseerd op de veronderstelling dat bij twee afzonderlijke meldingen van voorgenomen inkopen sprake kan zijn van homogeniteit (d.w.z. dat het product of dienst in hoge mate gelijk zijn) en bij elkaar opgeteld al snel de Europese aanbestedingsgrens van voor diensten en leveringen nadert, in welk geval er een verplichting tot een Europese aanbesteding volgens het Bao ontstaat van de dan gebundelde inkoop. De check vooraf door Procurement is ingegeven van het oogpunt van handhaving van de rechtmatigheid van de universitaire inkopen, maar dient in veel gevallen ook de doelmatigheid van inkoop. In het geval bundeling wordt met de melders overleg gevoerd om de gewenste aanbestedingstrategie en de aanbestedingsprocedure te bepalen, in overeenstemming met de Europese richtlijnen c.q. het Bao. 6. Monitoren van de toepassing van de Regeling De toepassing van de Regeling wordt op vaste momenten in het jaar gemonitord. Ieder kwartaal voert Procurement op basis van een spend analyse van de inkoopgerelateerde uitgaven een rechtmatigheidtoets uit. Het gaat hierbij om de vaststelling van het oordeel of in de rapportageperiode de Europese aanbestedingsregels correct zijn toegepast. Per kwartaal wordt deze rechtmatigheidtoets uitgebreid met een oordeel over de toepassing van de Regeling Inkoopsegmenten. Dit oordeel wordt per organisatie-eenheid gegeven. Met de externe accountant worden afspraken gemaakt hoe deze kwartaalrapportages passen in de jaarlijkse controle activiteiten van de totstandkoming van de Jaarrekening. Terugkoppeling door Procurement van de bevindingen leidt in eerste aanleg tot overleg met de decaan of de UD domeindirecteur. Pas daarna wordt resultaat op een hoger aggregatieniveau (zonodig) de directeur Finance ingeschakeld en wordt aan het College van Bestuur gerapporteerd. Naar bevind van zaken heeft nader overleg plaats en worden zo nodig aanvullende afspraken met de organisatie-eenheid gemaakt over de toepassing van de Regeling. 7. Anticiperen In het kader van de reguliere voorbereiding van de begroting (als onderdeel van het format voor indiening van de begroting per beheerseenheid) wordt elke organisatie-eenheid gevraagd aan te geven a) òf grote inkoopgerelateerde uitgaven worden voorzien en, zo ja, b) wat daarvan de geraamde waarde is. Het oogmerk is om vroegtijdig de verplichting tot Europese aanbesteding te inventariseren en hier met een goede voorbereiding op in te spelen, in afstemming met Procurement. Immers, in de regel is de doorlooptijd van een Europese 10

11 aanbesteding vier tot zes maanden. De verplichte invulling in het format van de begroting is dan ook het geëigende moment om binnen de organisatie-eenheid de voorziene inkopen van enige omvang te inventariseren en tijdig de interne voorbereiding van Europse aanbesteding of de vereiste offerteprocedure te starten. C Toelichting per inkoopsegment Segment 1: Het betreft hier veelal simpele inkopen of bestellingen. Er zijn geen vormvereisten en er is geen verplichting van voorafgaande offerteaanvraag. Segment 2: Hiervoor geldt de enkelvoudige onderhandse offerteprocedure. Aan één aanbieder/leverancier wordt gevraagd een offerte in te dienen. Na eventueel onderhandelen wordt de opdracht geplaatst. Het is een bij uitstek korte procedure met lage procedurekosten. Onderhandelen is mogelijk. Eigen ervaringen met een leverancier kunnen worden betrokken. Er is geen concurrentie, waardoor niet altijd de beste prijskwaliteitverhouding wordt verkregen. Er is een risico van belangenverstrengeling bij een te innige band met de leverancier. De procedure is niet transparant en subjectief. Segmenten 3 t/m 5 Hiervoor geldt de meervoudige onderhandse procedure. Een aantal aanbieders/leveranciers wordt gevraagd een offerte in te dienen. De opdracht wordt gegund aan de aanbieder die de laagste prijs biedt of de economisch meest voordelige aanbieding doet. Er is in principe geen ruimte voor onderhandelen. De gunningbeslissing dient in beginsel objectief en transparant tot stand te komen. Met deze uitgangspunten voor ogen kan het offertetraject ook op een integere en verifieerbare wijze tot het gewenste resultaat leiden. Het gunningcriterium economisch meest voordelige aanbieding onderscheidt naast het prijselement ook een kwaliteitselement. Afhankelijk van de inhoud van de opdracht, de inkoopspecificaties en de criteria waaraan het beoogde inkoopresultaat moet voldoen, zal een passende prijs- kwaliteitsverhouding vastgesteld moeten worden om te ontvangen offertes te beoordelen en te bepalen welke offerte tot gunning van de opdracht moet leiden. De keuze van een prijs-kwaliteit verhouding hangt in belangrijke mate af van de marktsituatie en het aantal potentiële leveranciers. Markverkenning of marktconsultatie Voor de inkoopsegmenten 4 en 5 geldt de verplichting van een voorafgaande marktverkenning of marktconsultatie. Gelet op het belang van deze inkopen en de financiële omvang ervan is een voorafgaande marktverkenning geen onzinnige zaak. Hoe ziet de markt van potentiële leveranciers eruit? Hoeveel aanbieders zijn er? De aanwezigheid van een kwalitatief gelijkwaardige markt en met veel aanbieders en gelijkwaardig aanbod kan reden zijn om aan het prijselement binnen het gunningcriterium: economisch meest voordelige aanbieding meer waarde tot te kennen dan aan het kwaliteitaspect. Verschilt echter het aanbod in kwaliteit dan zal het kwaliteitaspect zwaarder wegen bij de beoordeling van ontvangen offertes. 11

12 Een bijzondere vorm van marktverkenning is de marktconsultatie. De marktconsultatie kan als zelfstandig instrument worden ingezet maar ook volgen op een voorafgaande meer globale marktverkenning. Het gaat hier om dieper in te zoomen op een aantal - na eerste schifting - shortlist leveranciers en op deze wijze de vooronderstelde geschiktheid van de leverancier te beoordelen aan de hand van inkoopspecificaties en specifieke (kwaliteits)criteria waaraan het resultaat van de opdracht moet voldoen. De procedure is informeel van aard en kan bijvoorbeeld in de vorm van een verzoek om inlichtingen. De marktconsultatie kan worden ingezet om de beschrijving van de opdracht, de inkoopspecificaties en andere criteria te toetsen aan de marktsituatie om te ontdekken hoe de markt op de offerteaanvraag zal reageren. Het vereiste van een marginale toets door Procurement alvorens de gunningbeslissing definitief te maken is ingegeven door bestuurlijke wens om de inkoopdeskundigheid van deze afdeling te benutten. Unieke inkopen Er zijn situaties denkbaar waarbij maar één geschikte leverancier of opdrachtnemer aan de omschrijving van de opdracht, in overeenstemming met de inkoopspecificaties, kan voldoen. Bijvoorbeeld omdat sprake is van een monopoliepositie op de markt, of omdat de leverancier de beschikking heeft over exclusieve rechten (zoals auteursrechten, intellectuele eigendomsrechten e.d.) die wezenlijk zijn voor de uitvoering van de opdracht. In dergelijke gevallen zal de motivering van gunningbeslissing hierop in moeten gaan. Vanuit het oogpunt van transparantie, objectiviteit en integriteit zal de motivering meer dan aannemelijk moeten zijn en zo nodig onderbouwd met relevante verklaringen en/of andere bescheiden. Het in deze gevallen is het raadzaam een verklaring van een onafhankelijke derde te vragen (de zgn. uniciteitverklaring) te hebben. Integriteittoets De vaststelling door het College van Bestuur van de Gedragscode TU Delft heeft vanzelfsprekend ook invloed op de universitaire inkoopactiviteiten en de klant- leverancierrelatie. Voor de interne integriteit moet er alertheid zijn voor handhaving van de juiste functiescheidingen binnen de inkoop- en offerteprocedure en of sprake is van belangenverstrengeling of de schijn daarvan. Dit geldt voor alle segmenten en is niet afhankelijk van de financiële omvang van de inkoop. Uit de Gedragscode TU Delft: Alle leden van de universiteitsgemeenschap moeten waar mogelijk zien te vermijden dat er sprake is van enige belangenverstrengeling die de doelstellingen van de universiteit ondermijnt. Er is sprake van belangenverstrengeling wanneer de plichten jegens de universiteit en hetzij persoonlijke of professionele externe belangen met elkaar botsen. Als bijvoorbeeld een beslissing die wordt genomen in het kader van de dagelijkse gang van zaken aan de universiteit, bovenmatig wordt beïnvloed door een mogelijk persoonlijk belang, kan er sprake zijn van belangenverstrengeling die ethische bezwaren oproept. In het algemeen verdient het aanbeveling te streven naar transparantie en mogelijke belangenverstrengeling te melden bij het management of leidinggevenden zodra deze kwesties zich voordoen en niet te vermijden zijn. De integriteittoets een middel om de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de universiteit als inkooporganisatie te waarborgen. 12

13 Bij de beoordeling van een beroep op het ontbreken van belangenverstrengeling staat voorop dat een medewerker van de TU Delft, die op enigerlei wijze bij een inkoopactiviteit betrokken is en/of uit hoofde van zijn aanstelling een inkoopfunctie of -rol vervult, geacht wordt onpartijdig en onafhankelijk te zijn. Dit is anders als er uitzonderlijke omstandigheden zijn die zwaarwegende aanwijzingen voor het oordeel opleveren dat de medewerker ten opzichte van een leverancier een vooringenomenheid heeft die zijn bemoeienis bij de inkoop zodanig beïnvloedt dat sprake is van belangenverstrengeling of dat zelfs de schijn daarvan niet kan worden voorkomen. Een dergelijk onderzoek richt zich op omstandigheden die zwaarwegende aanwijzingen zijn voor het oordeel dat sprake is van belangenverstrengeling of voor de schijn geen rechtvaardiging is. Belangrijk onderscheid is: a. de situatie waarin sprake is van de aanwezigheid van subjectieve belangenverstrengeling; b. de situatie waarin sprake is van de schijn van belangenverstrengeling maar waarvoor geen gerechtvaardigde objectivering aanwezig is; c. de situatie waarin sprake is van de schijn van belangenverstrengeling maar waarvoor wel een gerechtvaardigde objectivering aanwezig is. ad a Subjectieve belangenverstrengeling is aanwezig wanneer over iedereen duidelijk is dat uit de feiten en omstandigheden van het concrete geval, uit de gedragingen van de medewerker tot die conclusie moeten leiden. Er is dan sprake van opzet en verwijtbaar niet integer handelen. In deze gevallen wordt de inkoopopdracht niet verstrekt of komt een overeenkomst tot opdracht niet tot stand. ad b Van de schijn van belangenverstrengeling is sprake als er feiten en omstandigheden in het concrete geval zijn die het vermoeden van belangverstrengeling vestigen, in die mate dat er geen objectieve rechtvaardiging voor is en een onaanvaardbaar integriteitrisico aanwezig is. In deze gevallen wordt de inkoopopdracht niet verstrekt of komt een overeenkomst tot opdracht niet tot stand. ad c In beginsel dezelfde situatie als ad b maar waarvoor een objectieve rechtvaardiging aanwezig is. In deze gevallen wordt de inkoopopdracht verstrekt of komt een overeenkomst tot opdracht tot stand. Echter, de autorisatiebevoegdheid is in deze gevallen verlegd naar het naasthogere niveau. Zie ook onderdeel 7.3 van de Regeling. Samenvattend: Bij subjectieve belangverstrengeling (a) en de schijn van belangenverstrengeling waarvoor een rechtvaardigingsgrond is (b) komt de inkoopopdracht of de overeenkomst van opdracht niet tot stand; Bij de schijn van belangenverstrengeling waarvoor een rechtvaardigingsgrond aanwezig is (c) komt de inkoopopdracht of de overeenkomst van opdracht tot stand maar wordt de autorisatie, volgens de autorisatietabel, standraad verlegd naar het naasthogere niveau. 13

14 Door de toenemende samenwerking tussen de TU Delft en het bedrijfsleven, de roulatie en betrokkenheid van personeel van beide partijen ontstaan situaties die risico s op belangenverstrengeling met zich brengen. In beeld komen situaties waarin nevenwerkzaamheden, neveninkomsten uit eigen bedrijf en mogelijke financiële belangverstrengeling of de persoonlijke relatie tot de leverancier een dusdanig effect kunnen hebben dat sprake is van een afhankelijkheidsverhouding en/of van vooringenomenheid van de TU medewerker ten opzichte van de leverancier. Een situatie waarin privé- en werkbelangen (mogelijk) conflicteren, kan zo ontstaan. Conclusie: De motivering van het gunningbesluit moet dus ook op de aanwezigheid en/of invloed van de bedoelde belangenverstrengeling worden ingegaan, de wijze waarop de toetsing heeft plaatsgevonden en tot welk oordeel dit heeft geleid. Het is raadzaam in voorkomende gevallen vooraf overleg hebben met de Stafdienst Juridische zaken en/of Procurement en advies te vragen. Toets geschiktheid leverancier Hierbij gaat het om het vereiste de betrouwbaarheid van de leverancier in het kader van de offerteprocedure te toetsen. De verplichting geldt vanaf inkoopsegment 2. De toets omvat het onderzoek naar de inschrijving van bij de Kamer van Koophandel en, indien gerede twijfel is, ook naar de kredietwaardigheid van de leverancier. De KvK inschrijving en/of het onderzoek naar de kredietwaardigheid kan door het team Debiteuren van de directie Financiën worden uitgezet. Het verzoek moet tijdig worden ingediend door een bericht te zenden aan debiteurenfc@tudelft.nl. In de inkooptoolkit wordt de aanvraag en de aanvraaggegevens van dit verzoek nader uitgewerkt. Vanaf segment 3 geldt in het kader van het geschiktheidonderzoek als vereiste dat de leverancier een Eigen verklaring ondertekent. De verklaring heeft betrekking op de afwezigheid van uitsluitingsgronden om voor gunning in aanmerking te komen. De bedoelde uitsluitingsgronden hebben betrekking op eventuele strafrechtelijke sancties die de onderneming/ondernemer hebben getroffen, maatregelen van faillissement, liquidatie, of surseance van betaling, van betalingsverplichtingen op het gebied van sociale zekerheidsbijdragen e.d. Kortom, een soort verklaring omtrent eigen gedrag als onderneming/ondernemer. Algemene inkoopvoorwaarden TU Delft Uitgangspunt is dat de Algemene inkoopvoorwaarden TU Delft (AIV-TU Delft) op de inkopen vanaf inkoopsegment 2 van toepassing zijn. De AIV-TU Delft zijn echter algemeen van aard en voor een groot aantal diverse situaties geschreven. Het toepassen van de AIV-TU Delft is daarom niet in alle situaties even passend. Het is mogelijk dat binnen verschillende leveranciersbranches en/of inkoopmarkten specifieke verkoop- en leveringsvoorwaarden worden gehanteerd die meer op de specifieke situatie van de branche of de leverancier toegesneden zijn en daarom voor beide partijen billijker zijn. De risico s die aan het gebruik van algemene voorwaarden verbonden zijn, dienen immers voor de leverancier hanteerbaar te zijn en - in sommige gevallen - ook verzekerbaar te zijn. Indien overwogen wordt in te stemmen met de algemene voorwaarden van de wederpartij, dient men deze aandachtig door te nemen en zich daarbij bewust te zijn van de gevolgen die deze voorwaarden (voor de TU Delft) kunnen hebben. 14

15 In het offertetraject kan verder de situatie ontstaan dat verschillende voorwaarden op elkaar inwerken, mogelijk zelfs een tegenstrijdige uitwerking op elkaar hebben. Het is immers mogelijk dat beide partijen algemene voorwaarden hanteren en dat in de voorwaarden van de wederpartij een verwerping van de algemene voorwaarden van de TU Delft is opgenomen. Men dient dan niet voetstoots met de voorwaarden van de wederpartij in te stemmen maar met de wederpartij in overleg te treden om tot een passende oplossing te komen. Het blijft uiteraard mogelijk om naar aanleiding van een wederzijdse belangafweging in een specifieke situatie te kiezen voor het toepassen van de algemene voorwaarden van de wederpartij en de AIV-TU Delft buiten toepassing te laten. Ook in dat geval dient men uiteraard de algemene voorwaarden van de wederpartij aandachtig door te nemen en zich daarbij bewust te zijn van de gevolgen die deze voorwaarden kunnen hebben. Veel problemen kunnen voorkomen worden door de AIV-TU Delft tijdig in de offerteprocedure en/of in het contractsproces op te voeren als de bij uitstek toepasselijke voorwaarden. Het pas met de factuur meezenden van de AIV-TU Delft is te laat. Het werken met algemene voorwaarden blijft daarom maatwerk. Het is raadzaam in voorkomende situaties tijdig overleg te hebben met de afdeling Procurement en/of de afdeling Juridische Zaken hoe in deze situatie te handelen. De universiteit hanteert twee soorten van Algemene inkoopvoorwaarden: voor de levering van van stoffelijke zaken (incl software) en voor het afnemen van diensten. De voorwaarden zijn als standaarddocument in de Inkooptoolkit opgenomen. Subsidies Er kunnen situaties zijn waarin een (toegekende) subsidie wordt aangewend om in de Regeling bedoelde aanschaf of verkrijging van producten en diensten te financieren. Een scala van projecten binnen faculteiten en binnen de Universiteitsdienst dient zich aan. In voorkomende gevallen zullen de subsidievoorwaarden mogelijk aanwijzingen geven voor de aanbesteding of de offerteprocedure die gevolgd moet worden, dat objectiviteit en transparantie daarbinnen moet leiden tot een gemotiveerde en verifieerbare gunningbeslissing. In die zin sluiten de subsidievoorwaarden aan bij het gedachtegoed van de Regeling en zal geen tegenstrijdigheid optreden. Voor de veiligstelling van de subsidie is het raadzaam in geval van twijfel en vragen tijdig contact op te nemen met de afdeling Procurement en/of de Stafdienst Juridische Zaken. 15

16 Bijlage 1: Autorisatietabel Basware PM Autorisatietabel Basware PM Basis voor de inrichting van Basware PM is de mandaatregeling van de TU Delft. De vigerende mandaatregeling, Mandaatregeling TU Delft 2008, geeft, behoudens de randvoorwaarde dat een beheerder binnen zijn begroting moet blijven en de maxima voor de directeuren van de UD bij programmabudgetten geen nadere bepalingen over de invulling van het mandaat, dan wel het ondermandaat. Op het moment dat Basware PM wordt ingevoerd bij een beheerseenheid, wordt de bestaande (decentrale) regelingen van ondermandaten vervangen door de uniforme autorisatietabel Basware PM. Zolang Basware PM nier binnen de beheerseenheid is geïmplementeerd, geldt de verplichting gebruik te maken van de Aanvraag tot bestelling (ATB) om een inkoop of bestelling te doen. De ATB procedure is beschreven op de website van de directie Finance (onder Bestellen )en maakt gebruik van het bekende C5 formulier. Faculteiten Niveau Rol Limiet Toelichting Aandeel naar schatting 0 Initiator Bijvoorbeeld een projectleider 1 Aanvrager V.w.b. Basware PM kunnen dit meerdere personen zijn ± 80% 2 Controller Finance Geen tekenbevoegdheid 3 Sectieleider, Manager Ondersteunende Dienst of Afdelingssecretaris (facultatief) 4 Afdelingsvoorzitter of Faculteitssecretaris (facultatief) ± 19% < 1% 5 Decaan < 0,5% 6 College van Bestuur > < 0,2% 16

17 Universiteitsdienst Niveau Rol Limiet Toelichting Aandeel naar schatting 0 Initiator 1 Aanvrager V.w.b. Basware PM kunnen dit meerdere personen zijn ± 80% 2 Controller Finance Geen tekenbevoegdheid 3 Afdelingshoofd UD ± 19% 4 Directeur UD < 1% 5 Beheerder UD < 0,1% 6 College van Bestuur > < 0,1% 13 In de Mandaatregeling 2007 is het mandaat van de directeuren voor de programmabudgetten die zij in beheer hebben ruimer gesteld. De mandaatregeling zal op dat punt worden gewijzigd. 17

18 Bijlage 2: Stroomschema contractwaarde en meldplicht Is het aannemelijk dat andere onderdelen binnen TU Delft eenzelfde product en/of dienst aanschaffen? Nee Ja, schakel Procurement in Bepaal de waarde van de opdracht van levering van producten en/of diensten (inclusief service, onderhoud, opleidingen, etc.) Heeft de opdracht/ levering een zekere regelmaat of repeterend karakter? Nee, eenmalige opdracht Ja Bepaal de waarde van de opdracht aan de hand van de afname van het afgelopen jaar of op basis van de (voorgenomen) contractperiode. Wanneer het een contract voor onbepaalde tijd betreft vermenigvuldigt u het maandbedrag met 48 Wat is het totaalbedrag (excl. BTW)? > < Regeling inkoopsegmenten TU Delft Meldplicht aan Procurement < < > Niet verplicht Europees aanbesteden Niet verplicht Europees aanbesteden Verplicht Europees aanbesteden Gebruik Inkooptoolkit Gebruik Inkooptoolkit Regie Procurement 18

19 Bijlage 3 : Visualisatie inkoopproces TU Delft Standaard inkoopproces TU Delft < / / Basware PM Segment 1 (Catalogusinkopen) 0 - < Segment 6 Procurement D/L Inkooptoolkit (indien geen TUD contract in Basware PM) Segment 7 W Segment 2 Segment 3 Segment 4 D/L > D/L > D/L > Overeenkomst EA traject NegoMetrix Raamovereenkomst Segment 5 W (i.o.m. FMVG) Opdracht Minicompetitie Basware PM (tot aan operationele fase Basware PM via ATB SSC/F) Uitgavenadministratie BaaN / Basware IP SSC/F D Diensten L Leveringen W Werken 1 19

20 Visualisatie implementatie inkoopprocedure TU Delft 15 nov Concept inkoopprocedure gereed 22 nov dec Conceptbesluit door CvB Presentatie in Groepsraad / Directeurenteam Verwerken evt. aanvullingen n.a.v. Groepsraad / Directeurenteam Consultatie procedure door PWC Presentatie in MT Finance 17 jan Vaststellen definitieve procedure door CvB va Presenteren procedure binnen MT s BHE va feb Ingangsdatum procedure Workshops tbv gebruik inkooptoolkit (gereed Q1-2012) Periodiek Monitoring naleving procedure Periodiek Evaluatie van de procedure Procurement TU Delft november