MaVIS Management Veiligheid Informatie Systeem versie 2.0 Software handleiding Module V&G Ontwerpfase

Transcriptie

1 MaVIS Management Veiligheid Informatie Systeem versie 2.0 Software handleiding Module V&G Ontwerpfase

2 Inhoudsopgave 1 Introductie Voorwoord Structuur van het document Getting Started... 8 Dit hoofdstuk beschrijft de beginselen van gebruik van MaVIS Korte beschrijving van de module V&G plan Inloggen Project aanmaken Project openen Document aanmaken Document uitbesteden Bedrijf aanmaken Contactpersoon aanmaken Objecten aanmaken Hoofdactiviteit aanmaken Activiteiten aanmaken Activiteit invullen Sporen/risico s selecteren Spoorspecifieke risico s Document status Gereed melden Document afkeuren, goedkeuren of ter controle sturen Algemene werkwijze Dit hoofdstuk beschrijft de algemene functies van het programma Algemeen Inloggen/starten Wachtwoord wijzigen* Stoppen/uitloggen Navigatie Toolbars Overzichten Filter aanmaken Filter verwijderen Gegevens invoer Tekst/memo box Datum veld Selecties Gegevens verwijderen Elke regel verwijderen Verwijderen Objecten, (hoofd)activiteiten Kopiëren gegevens (gegevens bouwwerken) Volgorde aanpassen Projecten Dit hoofdstuk beschrijft het aanpassen en invoeren van een project Projectgegevens Project aanmaken Project archiveren Project uit archief halen Document (V&G plan) aanmaken Document versies Document uitbesteden Gereed melden Document afkeuren, goedkeuren of ter controle sturen V&G plan afdrukken Gegevens bouwwerken Objecten Objecten aanmaken Pagina 2 van 61

3 4.3 Hoofdactiviteit Hoofdactiviteit aanmaken Standaard hoofdactiviteit selecteren Activiteiten Spoorspecifieke risico s Niet spoorspecifieke risico s Activiteiten aanmaken Activiteiten groeperen Activiteit invullen Sporen/risico s selecteren Spoorspecifieke risico s Uitvoering Planning Betrokken partijen Regel en voorschiften Overige Documenten Milieumaatregelen Bijlages Te informeren instanties Bijlages Versies Bedrijven en contactpersonen Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van bedrijven en contactpersonen Bedrijven Bedrijf aanmaken Contactpersoon aanmaken vanuit bedrijf Contactpersonen Aanmaken contactpersoon Stamgegevens aanpassen Tips en Tricks Pagina 3 van 61

4 Overzicht figuren Figuur 1: Programma structuur... 8 Figuur 2: Relatie objecten, activiteiten, risico s en maatregelen... 9 Figuur 3: Inlog scherm... 9 Figuur 4: Project aanmaken Figuur 5: Project aanmaken (details) Figuur 6: Document uitbesteden Figuur 7: Bedrijf aanmaken Figuur 8: Contactpersoon aanmaken Figuur 9: Object aanmaken Figuur 10: Hoofdactiviteit aanmaken Figuur 11: Activiteit aanmaken Figuur 12: Activiteit/AHS invullen Figuur 13: AHS controle Figuur 14: AHS validatie/controle Figuur 15: Sporen/risico's selecteren Figuur 16: Spoor beschrijving Figuur 17: Locatie omschrijving Figuur 18: Selecteren spoorspecifieke risico Figuur 19: Maatregel selecteren Figuur 20: Motiveren van de maatregel Figuur 21: Document gereed melden Figuur 22: Project goedkeuren Figuur 23: Inlog scherm Figuur 24: Wachtwoord wijzigen scherm openen Figuur 25: Wachtwoord wijzigen Figuur 26: Menu Figuur 27: Navigeren met tabbladen Figuur 28: Filters Figuur 29: Filters uitzetten Figuur 33: Memo veld Figuur 34: Datum selectie Figuur 35: Selectie Figuur 37: Regel verwijderen Figuur 39: Verwijderen objecten en (hoofd)activiteiten Figuur 40: Meerdere selecties Figuur 41: Selectie erven Figuur 42: Kopiëren object en (hoofd)activiteiten Figuur 43: Volgorde aanpassen Figuur 44: Volgorde aanpassen Figuur 45: Projectgegevens Figuur 47: Project aanmaken Figuur 48: Project aanmaken (details) Figuur 52: Gearchiveerde projecten Figuur 53: Project archiveren Figuur 54: Archief openen Figuur 55: Project uit archief halen Figuur 46: Project versie Figuur 49: Project uitbesteden Figuur 21: Document gereed melden Figuur 22: Document goedkeuren Figuur 56: V&G plan afdrukken Figuur 57: Gegevens bouwwerken Figuur 58: Gegevens bouwwerken Figuur 59: Object aanmaken Figuur 60: Scherm hoofdactiviteiten Figuur 61: Hoofdactiviteit aanmaken Figuur 62: Hoofdactiviteit koppelen Figuur 63: Gekoppelde hoofdactiviteit Pagina 4 van 61

5 Figuur 64: Activiteit aanmaken Figuur 65: Groeperen Figuur 66: Groepeer scherm Figuur 67: Groepeer scherm openen Figuur 68: Omschrijving gegroepeerde activiteit aanpassen Figuur 69: AHS doorlopen van een groep Figuur 70: Activiteit/AHS invullen Figuur 71: AHS doorlopen controle Figuur 72: AHS validatie/controle Figuur 73: Sporen/risico's selecteren Figuur 74: Spoor beschrijving Figuur 75: Locatie omschrijving Figuur 76: Selecteren spoorspecifieke risico Figuur 77: Maatregel selecteren Figuur 78: Motiveren van de maatregel Figuur 79: Planning aanmaken Figuur 80: Planning invullen Figuur 81: Aanmaken betrokken partij Figuur 82: betroken partij invullen Figuur 85: Nieuwe regel of voorschrift Figuur 86: Invullen regel of voorschrift Figuur 87: Selecteren regel of voorschrift uit de database Figuur 88: Selecteren regels en/of voorschriften Figuur 89: Overige scherm Figuur 90: Aanmaken document Figuur 91: Invullen document Figuur 92: Toevoegen milieu maatregel Figuur 93: Milieumaatregel invullen Figuur 94: Scherm bijlages Figuur 95: Nieuwe te informeren instantie Figuur 96: Invoeren te informeren instantie Figuur 99: Aanmaken bijlage Figuur 100: Invoeren bijlage Figuur 101: Versies Figuur 102: Bedrijven overzicht Figuur 103: Bedrijf Figuur 95: Contactpersonen bij een bedrijf Figuur 104: Bedrijf aanmaken Figuur 105: Contact vanuit bedrijf Figuur 106: Scherm contactpersonen Figuur 107: Contactpersoon aanmaken Pagina 5 van 61

6 Overzicht data tabellen Data tabel 1: Projectgegevens Data tabel 2: Objectgegevens Data tabel 3: Hoofdactiviteit Data tabel 4: Activiteit stamgegevens Data tabel 5: Gegevens spoorspecifieke risico Data tabel 6: Gegevens niet spoorspecifieke risico s Data tabel 7: planning Data tabel 8: betrokken partijen Data tabel 9: regels en voorschriften Data tabel 10: Documenten Data tabel 11: milieumaatregelen Data tabel 12: Te informeren instranties Data tabel 13: Bijlagen Data tabel 14: Bedrijf Data tabel 15: Contactpersoon Pagina 6 van 61

7 1 Introductie 1.1 Voorwoord MaVIS is een management tool voor diverse veiligheidsdocumenten zoals RI&E s, plan van aanpak, V&G plan ontwerpfase, uitvoeringsfase en V&G dossiers. Op dit moment is alleen de module V&G plan ontwerpfase en uitvoeringsfase operationeel. De overige modules zullen op een later tijdstip worden toegevoegd 1.2 Structuur van het document Dit document is als volgt opgebouwd: 1. Getting started, de getting started in hoofstuk 2 is een korte beschrijving van het systeem. 2. Uitgebreide handleiding die elke proces stap beschrijft vindt u in: Hoofdstuk 3: Algemene werkwijze Hoofdstuk 4: Projecten Hoofdstuk 5: Bedrijven en contactpersonen Hoofdstuk 6: Stamgegeven aanpassen Hoofdstuk 7: Tip en tricks 3. Referenties De eerste keer dat u de software gebruikt, raden wij u aan gebruik te maken van de Getting Started. De Getting Started geeft u voldoende informatie om te kunnen beginnen met MaVIS. Pagina 7 van 61

8 2 Getting Started Dit hoofdstuk beschrijft de beginselen van gebruik van MaVIS 2.1 Korte beschrijving van de module V&G plan De module V&G plan wordt gebruikt voor het maken van V&G plannen. Door deze module te gebruiken wordt het format van het V&G plan altijd op de juiste manier gebruikt en is de AHS 1 altijd gewaarborgd. Met de module V&G plan is het mogelijk om een project aan te maken, het V&G plan uit te besteden en in te voeren. Het proces staat beschreven in onderstaand diagram. Inloggen (projectmanager) Project goedkeuren (projectmanager) Project ter controle struren (V&G-O Coödinator) Project aanmaken (Projectmanager) Document aanmaken (Projectmanager) Inloggen (V&G-O Coödinator) Document Uitbesteden (Projectleider) Document invoeren (Projectleider of V&G-Coördinator) Figuur 1: Programma structuur De projectmanager of projectcoördinator maakt een project aan en kan deze vervolgens uitbesteden. Een (gecertificeerd) V&G coördinator kan het project dan invoeren. De V&G coördinator biedt vervolgens het project ter controle aan bij de projectmanager (opdrachtgever). De projectmanager kan het V&G plan controleren (niet wijzigingen) en goedkeuren of, als het nodig is om nog aanpassingen door te voeren opnieuw uitbesteden aan de V&G coördinator (het versie nummer wijzigt dan niet). 1 AHS = Arbeidshygiënische strategie. De wet verlangt dat arbo knelpunten in eerste instantie bij de bron worden aangepakt, zodat de oorzaak van het probleem wordt weggenomen (bijvoorbeeld: het gebruiken van een minder schadelijke stof bij het reinigen van gereedschap). Wanneer aanpak bij de bron niet mogelijk is, kunnen andere maatregelen worden genomen: technische maatregelen (afscherming, ventilatie) en als dit ook niet kan: organisatorische maatregelen (rouleren, zodat de blootstelling minder lang is). Op de laatste plaats - in principe als tijdelijke noodmaatregelen, totdat betere oplossingen voorhanden zijn - moeten Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM s) verstrekt worden. Pagina 8 van 61

9 Het V&G plan heeft de volgende structuur: Stamgegevens o Projectnummer en versie o Besteknummer en versie o Contactpersonen (Projectmanager en V&G coördinator) o Projectomschrijving Objecten o Personen op de werkvloer o Hoofdactiviteiten Subactiviteiten Risico s Maatregelen (AHS) en motivatie Uitvoeringsgegevens o Planning o Betrokken partijen o Regel en voorschriften Bijlage s o Te informeren instanties (alarm kaart) o Bijlagen AHS per activiteit bepalen Verwijderen of selecteren activiteiten Toevoegen nieuwe activiteit Activiteiten selecteren Standaard hoofdactiviteit met bijbehoorde activiteiten selecteren Object Nieuwe hoofdactiviteit toevoegen Hoofdactiviteit Figuur 2: Relatie objecten, activiteiten, risico s en maatregelen Inloggen Ga d.m.v. de Internet Explorer naar Type uw gebruikersnaam en wachtwoord. Druk daarna op Ok. Figuur 3: Inlog scherm Pagina 9 van 61

10 2.1.2 Project aanmaken Alleen een projectmanager of projectcoördinator kan een project aanmaken in MaVIS. De projectmanager/coördinator hoeft alleen de stamgegevens in te voeren. Druk in het menu op Projecten en druk daarna op de nieuw project knop Figuur 4: Project aanmaken Vul de stam gegevens in (de velden met een * zijn verplicht) Druk op opslaan of toepassen Project openen Het openen van een project gaat als volgt. Figuur 5: Project aanmaken (details) Druk in het menu op Projecten en druk daarna op het projectnummer. Tip 1: het kan zijn dat een project niet zichtbaar is. Dan staat er mogelijk een filter op het projecten overzicht. Druk dan op het * om alle projecten (filter uit te zetten) zichtbaar te maken. Pagina 10 van 61

11 2.1.4 Document aanmaken Elk project kan meerdere documenten (V&G plannen) bevatten. Open het project, ga naar het tabblad Projectdocumenten en druk op toevoegen. Vul de stam gegevens in (de velden met een * zijn verplicht) Druk op opslaan of toepassen. Tip 2: de knop uitbesteden wordt pas zichtbaar als het document is opgeslagen. U kunt hiervoor de knop toepassen gebruiken Document uitbesteden Open het project en druk op de knop uitbesteden aan de rechter kant van het projecten scherm. U kunt elk document apart uitbesteden. U komt nu in het scherm uitbesteden. Kies hier voor een V&G coördinator. Een project kan en mag alleen worden uitbesteed aan een gecertificeerde V&G coördinator ontwerpfase. U kunt eventueel een opmerking plaatsen in het opmerkingen veld. Druk daarna op uitbesteden. De persoon aan wie het project wordt uitbesteed ontvangt een mail met daarin de gegevens welke nodig zijn om in het project te kunnen werken. Pagina 11 van 61

12 U komt nu in het uitbesteden scherm. Figuur 6: Document uitbesteden Hier kunt u de aan de V&G coördinator aanpassen. Zodra u klaar bent druk op opslaan. De V&G coördinator krijg nu een mail ter bevestiging dat deze toegang heeft tot het document. Pagina 12 van 61

13 2.1.6 Bedrijf aanmaken Druk op Bedrijven en daarna op de knop toevoegen. Figuur 7: Bedrijf aanmaken Vul daarna de gegevens van het bedrijf in (de velden met een * zijn verplicht). Druk op opslaan Contactpersoon aanmaken Druk op Contactpersonen en daarna op de knop toevoegen. Figuur 8: Contactpersoon aanmaken Vul daarna de gegevens van de contactpersoon in (de velden met een * zijn verplicht. Kies ook het bedrijf van deze contactpersoon). Druk op opslaan Objecten aanmaken Open het document, ga naar het tabblad gegevens bouwwerken. Druk op de knop nieuw object. Figuur 9: Object aanmaken Vul daarna de gegevens van het object in (de velden met een * zijn verplicht). Druk op opslaan Hoofdactiviteit aanmaken Open het document, ga naar het tabblad gegevens bouwwerken. Druk op de knop nieuwe hoofdactiviteit onder het betreffende object. Figuur 10: Hoofdactiviteit aanmaken Pagina 13 van 61

14 Vul daarna de gegevens van de hoofdactiviteit in (de velden met een * zijn verplicht). Druk op opslaan. Tip 3: u kunt gebruik maken van de standaard hoofdactiviteiten database. Deze database bevat hoofdactiviteiten waarbij de activiteiten en hun veel voorkomende risico s al zijn ingevuld Activiteiten aanmaken Open het document, ga naar het tabblad gegevens bouwwerken. Druk op de knop nieuwe activiteit onder het betreffende object/hoofdactiviteit. Figuur 11: Activiteit aanmaken Vul daarna de gegevens van de activiteit in (de velden met een * zijn verplicht). Tip 4: u kunt gebruik maken van de standaard activiteiten database. Deze database bevat activiteiten waarbij de veel voorkomende risico s al zijn ingevuld Activiteit invullen Open het project, ga naar het tabblad gegevens bouwwerken. Druk op de naam van de betreffende activiteit. Figuur 12: Activiteit/AHS invullen Een project kan niet worden afgerond voordat alle activiteiten volledig zijn afgehandeld (AHS doorlopen), op het tabblad Gegevens Bouwwerken wordt aangegeven of de AHS doorlopen is of niet. Pagina 14 van 61

15 Figuur 13: AHS controle Tijdens het invoeren kunt u op toepassen drukken. In het scherm worden dan alle nog niet ingevulde zaken die wel noodzakelijk zijn aangegeven. Figuur 14: AHS validatie/controle Pagina 15 van 61

16 Sporen/risico s selecteren Selecteer eerst de sporen die van toepassing zijn d.m.v. van de vinkjes voor het betreffende spoor. Figuur 15: Sporen/risico's selecteren Spoorspecifieke risico s Spoorspecifieke risico s zijn alleen risico s die voortkomen uit Aanrijdgevaar (door treinen) en elektrocutiegevaar (komend vanuit de bovenleiding en of de retourstroom) Spoor beschrijving Vul bij de sporen in om welke sporen het gaat bijvoorbeeld spoor AE. Dit is een verplicht veld. Hier kunnen dus meerdere werksporen worden genoemd bijvoorbeeld spoor AE en AF Locatie omschrijving Figuur 16: Spoor beschrijving Selecteer een locatie d.m.v. de selectie tool of type een omschrijving (of beide). Dit is een verplicht veld. Gebruik bij voorkeur de selectie methode (eenduidige omschrijvingen) Spoorspecifieke risico s Figuur 17: Locatie omschrijving Selecteer d.m.v. de vinkjes het risico. Indien gekozen wordt voor elektrocutie gevaar wordt aanrijdgevaar door treinen automatisch geselecteerd. Aanrijdgevaar kan daarna uitgezet worden als aanrijdgevaar niet van toepassing is. Pagina 16 van 61

17 Selectie AHS/Maatregel Figuur 18: Selecteren spoorspecifieke risico Aan de hand van het geselecteerde spoorspecifieke risico dient een maatregel gekozen te worden. De maatregel kan gekozen worden d.m.v. de selectierondjes. Er kan er per risico één maatregel per risicogroep gekozen worden Motiveren maatregelen Figuur 19: Maatregel selecteren Type of selecteer een motivatie voor de door u geselecteerde maatregel op basis van de AHS (eerst bron dan collectief enz.). Figuur 20: Motiveren van de maatregel Document status Als de V&G coördinator ontwerpfase klaar is met het opstellen en van alle activiteiten de AHS-en doorlopen is kan het project gereed melden, de projectmanager van ProRail krijgt dan een melding dat het project gereed is. Pagina 17 van 61

18 De projectmanager kan het V&G plan ontwerpfase laten beoordelen (status ter controle ), de controleur krijgt dan een met de betreffende V&G plan of het plan goedkeuren. De projectmanager kan het V&G plan ontwerpfase terug sturen voor aanpassingen het plan krijg dan weer de status concept. De V&G coördinator ontwerpfase kan het V&G plan ontwerpfase niet meer bewerken als de status Ter Controle of Gereed van toepassing is. Nadat het project door de projectmanager is goedgekeurd wijzigt de status van concept naar definitief Gereed melden De V&G coördinator kan het project gereed melden als alle activiteiten volledig doorlopen zijn. Druk kan in het document gegevens scherm op Controleren. Het scherm project controle wordt geopend. Als alle activiteiten de AHS is doorlopen wordt het volgende getoond. Figuur 21: Document gereed melden Als alle AHS stappen goed doorlopen zijn, wordt de knop Gereed zichtbaar. Als deze wordt ingedrukt krijgt de projectmanager een dat het project gereed is. Het document krijgt nu de status gereed Document afkeuren, goedkeuren of ter controle sturen Als het document gereed gemeld is dan kan krijgt de projectmanager een melding dat deze gereed is. Pagina 18 van 61

19 Pagina 19 van 61 Figuur 22: Project goedkeuren

20 3 Algemene werkwijze Dit hoofdstuk beschrijft de algemene functies van het programma 3.1 Algemeen Inloggen/starten Start de Internet Explorer. Ga naar het adres Type uw gebruikersnaam en wachtwoord. Zet het vinkje bij Ik ga akkoord met de voorwaarden, deze voorwaarden kunt u lezen door op de link lees de voorwaarden te drukken. Druk daarna op aanmelden. Figuur 23: Inlog scherm Wachtwoord wijzigen* Login/start het programma. Druk op uw gebruikersnaam. Figuur 24: Wachtwoord wijzigen scherm openen Het wachtwoord scherm wordt daarna geopend. * Alleen mogelijk indien u gebruik maakt van SQL login. Anders dient u het wachtwoord op uw netwerk wijzigen. Pagina 20 van 61

21 Figuur 25: Wachtwoord wijzigen Vul uw oude wachtwoord in bij Uw oude wachtwoord en uw nieuwe wachtwoord twee keer bij (bevestig) nieuwe wachtwoord Stoppen/uitloggen Afmelden/uitloggen is van belang dat er niemand anders gebruik kan maken van uw account. Zodra u bent uitgelogd moet er opnieuw worden ingelogd. Druk op de knop afmelden Navigatie Navigatie menu Met het algemene menu kunt u naar de hoofdelementen van het programma navigeren Hoofdscherm Figuur 26: Menu D.m.v. de tabbladen kunt nu naar de andere delen van de module navigeren. Figuur 27: Navigeren met tabbladen Pagina 21 van 61

22 3.1.5 Toolbars Item aanmaken Item aanpassen Item verwijderen Volgorde veranderen Kopieren/selecteren van items uit de standaard database Groeperen Verversen van het scherm Opslaan van de gegevens en het scherm sluiten Opslaan zonder het scherm te verlaten Scherm verlaten zonder de gegevens op te slaan Verwijderen van de geselecteerde items 3.2 Overzichten Filter aanmaken Type een tekst in het vak boven de kolom, klik op het filter icoontje en druk op bevat. Figuur 28: Filters Filter verwijderen Druk op het filter icoontje en druk op geen filter. Figuur 29: Filters uitzetten Pagina 22 van 61

23 3.3 Gegevens invoer Tekst/memo box Een tekstbox wordt gebruikt om teksten in te voeren, een tekstbox heeft een vaste lengte, een memobox is onbeperkt. Verplichte tekstbox: Niet verplichte tekstbox: Memo tekstbox: Figuur 30: Memo veld Datum veld Datum velden worden gebruikt om datums te selecteren. Druk op het pijltje en selecteer een datum. Figuur 31: Datum selectie Met de << en >> word de datum een heel jaar opgeschoven en met < en > een maand. Pagina 23 van 61

24 3.3.3 Selecties Selectie velden worden geopend door op het pijltje te drukken, toets een begin letter in om direct naar de naam te scrollen Bijv. een letter B voor alle beginnend namen met een B. Figuur 32: Selectie 3.4 Gegevens verwijderen Elke regel verwijderen U kunt een elke regel verwijderen door op de volgende icoon te drukken. Figuur 33: Regel verwijderen Verwijderen Objecten, (hoofd)activiteiten U het scherm gegevens bouwwerken kunt u meerdere selecties maken. Als u een object of hoofdactiviteit kiest worden alle onderliggende (hoofd)activiteiten geselecteerd. Pagina 24 van 61

25 Figuur 34: Verwijderen objecten en (hoofd)activiteiten U kunt tevens selecties maken over verschillende objecten/(hoofd)activiteiten. Figuur 35: Meerdere selecties Na het selecteren drukt u op verwijder selectie Alle geselecteerde objecten/(hoofd)activiteiten worden dan verwijderd. Pagina 25 van 61

26 3.4.3 Kopiëren gegevens (gegevens bouwwerken) U het scherm gegevens bouwwerken kunt u meerdere selecties maken. Als u een object of hoofdactiviteit kiest worden alle onderliggende (hoofd)activiteiten geselecteerd. Figuur 36: Selectie erven Na het selecteren kunt u op de knop kopieer selectie drukken. U krijgt dan een nieuw scherm waar u kunt bepalen waar het selecteerde objecten/(hoofd)activiteit naar toe gekopieerd moet worden. Het kopiëren kan over verschillende objecten/hoofdactiviteiten. De AHS wordt niet mee gekopieerd. Figuur 37: Kopiëren object en (hoofd)activiteiten 3.5 Volgorde aanpassen Alle gegevens in MaVIS zijn in volgorde aan te passen. Dit kunt u doen door op het volgorde icoontje te drukken. Figuur 38: Volgorde aanpassen Pagina 26 van 61

27 U komt dan in het volgorde scherm. Selecteer dan het object wat u veranderen en druk op omhoog of omlaag om deze hoger of lager in de lijst te zetten. Figuur 39: Volgorde aanpassen Pagina 27 van 61

28 4 Projecten Dit hoofdstuk beschrijft het aanpassen en invoeren van een project 4.1 Projectgegevens Het tabblad projectgegevens bevat de stamgegevens van het project. Een project kan meerdere V&G plannen bevatten. Figuur 40: Projectgegevens Tip 5: de knop uitbesteden wordt pas zichtbaar als het project is opgeslagen. U kunt hiervoor de knop toepassen gebruiken. De volgende data kan hier worden ingevoerd: Veldnaam Omschrijving Verplicht Projectnr. Projectnummer Ja Versie V&G plan versie nummer Automatisch Besteknummer Geldende besteknummer Nee Versie Bestek versie nummer Nee Omschrijving Project omschrijving Ja Projectmanager Verantwoordelijke voor het project Ja Data tabel 1: Projectgegevens Pagina 28 van 61

29 4.1.1 Project aanmaken Alleen een projectmanager of projectcoördinator kan een project aanmaken in MaVIS. De projectmanager/coördinator hoeft alleen de stamgegevens in te voeren. Druk in het menu op Projecten en druk daarna op de nieuw document knop Figuur 41: Project aanmaken Vul de stam gegevens in (met rood omlijnde vakken zijn verplicht) Druk op opslaan of toepassen. Figuur 42: Project aanmaken (details) Tip 6: de knop uitbesteden wordt pas zichtbaar als het project is opgeslagen. U kunt hiervoor de knop toepassen gebruiken Project archiveren Projecten blijven zonder te archiveren in uw overzicht staan. Zodra een project is afgerond kan deze gearchiveerd worden mits deze de status definitief heeft. Daarna is het project nog toegankelijk via het menu archief > projecten. Figuur 43: Gearchiveerde projecten Pagina 29 van 61

30 Open het project, en druk op de knop archiveren. Figuur 44: Project archiveren Project uit archief halen Ga naar menu archief > projecten. Open het project Druk op Uit archief Figuur 45: Archief openen Figuur 46: Project uit archief halen Document (V&G plan) aanmaken Open het project en ga naar het tabblad project documenten. Druk daarna op Toevoegen. Pagina 30 van 61

31 Vul de gegevens in en druk op opslaan. Daarna is het pas mogelijk het project uit te besteden Document versies De opbouw van document versies is als volgt: Bij de start van het document heeft deze versie nummer 1, zolang deze niet goedgekeurd is blijft er concept versie op de uitdraai staan. Als het document is goedgekeurd blijft dit versie 1 alleen zonder concept op de uitdraai. Als het document opnieuw wordt uitbesteed krijgt deze versie 2 concept. Versie 1 blijft dan het goedgekeurde versie en is via het tabblad versies te bekijken. Figuur 47: Project versie Document uitbesteden Open het document en druk op de knop uitbesteden aan de rechter kant van het document scherm. U komt nu in het scherm uitbesteden. Kies hier voor een V&G coördinator. Een project kan en mag alleen worden uitbesteed aan een gecertificeerde V&G coördinator. U kunt eventueel een opmerking plaatsen in het opmerkingen veld. Druk daarna op uitbesteden. De persoon aan wie het project wordt uitbesteed ontvangt een mail met daarin de gegevens welke nodig zijn om in het project te kunnen werken. Pagina 31 van 61

32 Figuur 48: Project uitbesteden U komt nu in het onderwater scherm. Hier kunt u uw uitbesteding aanvullen met extra teksten/gegevens. Druk daarna op opslaan. De V&G coördinator krijgt nu een ter bevestiging Gereed melden De V&G coördinator kan het project gereed melden als alle activiteiten volledig doorlopen zijn. Druk kan in het document gegevens scherm op Controleren. Pagina 32 van 61

33 Het scherm project controle wordt geopend. Als alle activiteiten de AHS is doorlopen wordt het volgende getoond. Figuur 49: Document gereed melden Als alle AHS stappen goed doorlopen zijn, wordt de knop Gereed zichtbaar. Als deze wordt ingedrukt krijgt de projectmanager een dat het project gereed is. Het document krijgt nu de status gereed Document afkeuren, goedkeuren of ter controle sturen Als het document gereed gemeld is dan kan krijgt de projectmanager een melding dat deze gereed is. Figuur 50: Document goedkeuren Pagina 33 van 61

34 4.1.9 V&G plan afdrukken Open het project en druk op afdrukken Er wordt een PDF file gegenereerd. Deze file kan worden opgeslagen of geprint. Figuur 51: V&G plan afdrukken Pagina 34 van 61

35 4.2 Gegevens bouwwerken Het tabblad gegevens bouwwerken bevat alle objecten,hoofdactiviteiten en activiteiten. Figuur 52: Gegevens bouwwerken Objecten Een object kan o.a. een bouwwerk, onderstation, schakelstation, relaishuis, verzameling objecten, stuk weg of spoor zijn. Figuur 53: Gegevens bouwwerken Het aantal werkgevers, zelfstandigen en werknemers dient per object gekozen te worden. Pagina 35 van 61

36 Een object bevat de volgende gegevens: Veldnaam Omschrijving Verplicht Objectnaam. Naam van het object bijv. spoor nr Ja Geocode Geografische code Nee Van Km Locatie aanduiding op kilometrage Nee Tot Km Locatie aanduiding op kilometrage Nee Omschrijving Uitgebreide technische omschrijving van het Nee object Objectlocatie Uitgebreide locatie omschrijving Nee Aantal personen Aantal personen aan het werk op dit specifieke Ja project Data tabel 2: Objectgegevens Objecten aanmaken Open het project, ga naar het tabblad gegevens bouwwerken. Druk op de knop nieuw object. Vul daarna de gegevens van het object in. Figuur 54: Object aanmaken 4.3 Hoofdactiviteit Een hoofdactiviteit beschrijft een bouwfase of onderdeel van de bouw. Het is een samenstelling van subactiviteiten en de daarbij horende risico s. Figuur 55: Scherm hoofdactiviteiten Pagina 36 van 61

37 Een hoofdactiviteit bevat de volgende gegevens: Veldnaam Omschrijving Verplicht Naam Naam, korte omschrijving van de Ja werkzaamheden Bijzonderheden Bijzonderheden van de hoofdactiviteit Nee Data tabel 3: Hoofdactiviteit Hoofdactiviteit aanmaken Open het project, ga naar het tabblad Gegevens bouwwerken. Druk op de knop nieuwe hoofdactiviteit onder het betreffende object. Figuur 56: Hoofdactiviteit aanmaken Vul daarna de gegevens van de hoofdactiviteit in (de velden met een * zijn verplicht) Standaard hoofdactiviteit selecteren Een standaard hoofdactiviteit is een vastgestelde hoofdactiviteit met activiteiten inclusief risico s en locatie omschrijving.,de AHS moet nog doorlopen worden. Druk op de knop en vul een zoekterm in van de hoofdactiviteit. Selecteer de juiste hoofdactiviteit(ten) en druk op koppelen. Figuur 57: Hoofdactiviteit koppelen De hoofdactiviteit inclusief alle subactiviteiten zijn nu gekoppeld. Figuur 58: Gekoppelde hoofdactiviteit Pagina 37 van 61

38 4.4 Activiteiten Activiteiten bevatten risico s, locaties en maatregelen. De maatregel wordt bepaald d.m.v. de AHS 2. Bij activiteiten maken we onderscheid tussen spoorspecifieke en niet spoorspecifieke risico s. De activiteit heeft de volgende gegevens: Veldnaam Omschrijving Verplicht Activiteit Omschrijving van de activiteit Ja Bijzonderheden Bijzonderheden van de activiteit Nee Werkspoor (vinkje) Hiermee wordt aangegeven of er een Nee werkspoor is. Als dit vinkje wordt aangezet is er, bij deze activiteit, in principe geen naastliggendspoor) Nevenspoor 1 Hiermee wordt aangegeven of er een Nee (vinkje) Nevenspoor 2 (vinkje) Naastliggend spoor (vinkje) Niet spoorspecifieke risico s Risico s naar omgeving nevenspoor is. Hiermee wordt aangegeven of er nog een nevenspoor is (bijvoorbeeld op een emplacement). Hiermee wordt aangegeven of er een naastliggend spoor is. (Als dit vinkje wordt aangezet is er, bij deze activiteit, in principe geen werk- of nevenspoor) Hiermee wordt aangegeven of er niet spoorspecifieke risico s zijn. Hiermee wordt aangegeven of er risico s naar de omgeving zijn. Data tabel 4: Activiteit stamgegevens Nee Nee Nee Nee 2 AHS = Arbeidshygiënische strategie. De wet verlangt dat arbo knelpunten in eerste instantie bij de bron worden aangepakt, zodat de oorzaak van het probleem wordt weggenomen (bijvoorbeeld: het gebruiken van een minder schadelijke stof bij het reinigen van gereedschap). Wanneer aanpak bij de bron niet mogelijk is, kunnen andere maatregelen worden genomen: technische maatregelen (afscherming, ventilatie) en als dit ook niet kan: organisatorische maatregelen (rouleren, zodat de blootstelling minder lang is). Op de laatste plaats - in principe als tijdelijke noodmaatregelen, totdat betere oplossingen voorhanden zijn - moeten Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM s) verstrekt worden. Pagina 38 van 61