e-hrm: Personeelszaken regel je online Optimalisatie e-hrm Toetsing Faculteiten 26 MEI 2015

Transcriptie

1 e-hrm: Personeelszaken regel je online Optimalisatie e-hrm Toetsing Faculteiten 26 MEI 2015

2 PLANNING Afhankelijk van de bevindingen en de gekozen oplossing kan de planning van de realisatie per proces verschillen. Onderstaande realisatiefase is slechts een voorbeeld. Realisatie J&B Voorbereiding Analyse Impact analyse Realisatie AOVK aanmaken Realisatie OVK externen aanmaken Februari Maart April Mei Juni Juli Aug : Go/NoGo besluit Stap 1 Heden Stap 2 Belangrijkste activiteiten afgelopen periode 1. Verzamelen bevindingen adhv HRM Servicedesk, issue/changelijsten, interviews en inventariseren oplossingsrichtingen 2. Toetsing oplossingsrichtingen met 3 hoogleraren uit de gebruikersgroep (FEW/FALW) 3. Toetsing oplossingsrichtingen met IT (Architect, QA adviseur IT, S&E, Coördinator sharepoint) 4. Workshops met afvaardiging eenheden om oplossingsrichtingen in detail uit te werken. 5. Papieren prototype in powerpoint opgeleverd Belangrijkste activiteiten aankomende periode 1. Gesprekken met wetenschappelijk leidinggevenden uit verschillende faculteiten om oplossingen te toetsen (tot 5 juni) 2. Uitvoeren impact-analyse van de realisatie van deze oplossingsrichtingen (18 mei tot 5 juni) 3. Opstellen beslisdocument adhv rondje faculteiten en impact-analyse 4. Opstellen planning, Kwaliteitsplan, Projectarchitectuur PID en Projectkader 2 Optimalisatie e-hrm Toetsing Faculteiten 26 mei 2015 Human Resource Management

3 VRAGEN Vragen: > Wil deze faculteit meedoen aan de pilot? > Hoe wordt Jaar- en Beoordelen nu gebruikt binnen de faculteit? E-HRM / Papier? > Wanneer is het dalmoment bij het gebruik van Jaar- en Beoordelingsgesprekken in e-hrm als Go-live moment? > Wat is de prioriteit van de 3 processen? > Welke communicatiemiddelen zijn nu passend bij de faculteit om in de realisatie te communiceren over e-hrm. Tijdens het project en bij go-live. > Participeren in gebruikersgroep voor o.a. de Gebruikers Acceptatie Test? 3 Optimalisatie e-hrm Toetsing Faculteiten 26 mei 2015 Human Resource Management

4 e-hrm: Personeelszaken regel je online Managementsamenvatting Papieren Prototype Jaaren Beoordelingsgesprek

5 MANAGEMENTSAMENVATTING Belangrijkste resultaten Jaar- en Beoordelingsgesprek: > Reduc1e van 10 stappen naar 5 stappen. > Proces is flexibeler gemaakt. > Leidinggevende hoea maar één keer informa1e in te invoeren voorafgaand aan het gesprek en hoea niet meer te wachten op andere actoren voor invoeren van eigen input. > Leidinggevende heea gedetailleerder inzicht in status input door ontvangen en nog ontvangen. > Leidinggevende kan beoordeling en afspraken komende periode delegeren naar func1oneel leidinggevende en treedt daarbij alleen op als eindverantwoordelijke. > Leidinggevende kan afspraken komende periode delegeren naar medewerker en treedt daarbij alleen op als eindverantwoordelijke. > Leidinggevende kan proces uitstellen naar nieuw opgegeven datum. > Leidinggevende heea de mogelijkheid om alle actoren te overrulen. > Alle actoren worden geholpen door aanpassing van schermteksten naar begrijpelijk taal. 5 Optimalisatie e-hrm Toetsing Faculteiten 26 mei 2015 Human Resource Management

6 PROCES IN TIJD No1fica1e voor LG en Medewerker Taak voor LG - 8wk - 5wk - 2wk T + 1wk + 4wk + 7wk Input 2 e beoordelaar Input informant LG Opstarten selfservice J&B Formulier aanmaken en invullen Input LG invoeren / wijzigen Gesprek Defini1ef maken beoordeling Accorderen Medewerker Accorderen Naasthoger LG Input informant Medewerker Automa1sch uitslui1ng van groepen Op1e tot uitstel Input Medewerker 6 Optimalisatie e-hrm Toetsing Faculteiten 26 mei 2015 Human Resource Management

7 PROCES IN TIJD Taak voor medewerker, 2 e beoordelaar en informant - 8wk - 5wk - 2wk T + 1wk + 4wk + 7wk Input 2 e beoordelaar Input informant LG Opstarten selfservice J&B Formulier aanmaken en invullen Input LG invoeren / wijzigen Gesprek Defini1ef maken beoordeling Accorderen Medewerker Accorderen Naasthoger LG LG kan concept beoordeling (deel b) en concept afspraken nieuwe periode (deel c) + delen met medewerker Input informant Medewerker Input Medewerker 7 Optimalisatie e-hrm Toetsing Faculteiten 26 mei 2015 Human Resource Management

8 PROCES IN TIJD No1fica1e voor LG en Medewerker Taak voor 2 e beoordelaar en informant Taak voor LG - 8wk - 5wk - 2wk T + 1wk + 4wk + 7wk Parallel invoer (geen pingpong) Input 2 e beoordelaar LG kan 2 e beoordelaar en informant uitnodigen ook 1jdens parallel invoeren Input informant LG Opstarten selfservice J&B Formulier aanmaken en invullen Input LG invoeren / wijzigen Gesprek Defini1ef maken beoordeling Accorderen Medewerker Accorderen Naasthoger LG Medewerker kan zelf informant uitnodigen 1jdens parallel invoeren Input informant Medewerker Input Medewerker Medewerker kan input op afspraken vorige beoordelingsperiode geven (deel a) + op1oneel concept afspraken komende periode opstellen (deel c) + op1oneel inzien concept beoordeling (deel b), indien LG deze deelt met medewerker 8 Optimalisatie e-hrm Toetsing Faculteiten 26 mei 2015 Human Resource Management

9 PROCES IN TIJD Taak voor medewerker No1fica1e voor LG en Medewerker Taak voor NHLG - 8wk - 5wk - 2wk T + 1wk + 4wk + 7wk Input 2 e beoordelaar Input informant LG Opstarten selfservice J&B Formulier aanmaken en invullen Input LG invoeren / wijzigen Gesprek Defini1ef maken beoordeling Accorderen Medewerker Accorderen Naasthoger LG Input informant Medewerker Input Medewerker LG kan beoordeling en afspraken defini1ef maken zonder input anderen actoren en overrulen Managementsamenva_ng in pdf + accorderen/a`euren op1e 9 Optimalisatie e-hrm Toetsing Faculteiten 26 mei 2015 Human Resource Management

10 LG voert concept beoordeling (deel b) in en kan het delen met medewerker Inzien UFO profiel Inzien van UFO profiel deel b bovenste deel Tekst wordt aangepast aan nieuw proces. BlijA inzichtelijk in welke stap men zit. þ Delen voorafgaand aan het gesprek met medewerker Formulier opslaan zonder verzenden Formulier Beoordeling verzenden defini1ef maken Waardeomschrijving Beves1gen

11 LG voert concept beoordeling (deel b) in en kan het delen met medewerker Inzien UFO profiel deel b bovenste deel Het delen van deel b (concept beoordeling) kan hier worden aangevinkt. þ Delen voorafgaand aan het gesprek met medewerker Tekst wordt aangepast aan nieuw proces. BlijA inzichtelijk in welke stap men zit. Tekstvak kan vergroot worden en gewijzigde/toegevoegde Tekst is gemarkeerd doornaam. Uitleg van defini1es beoordeling inzichtelijk via knop waarde omschrijving achter de scores Formulier opslaan zonder verzenden Formulier Beoordeling verzenden defini1ef maken Waardeomschrijving Beves1gen LG mag alleen de op1e opslaan zonder verzenden gebruiken, zolang de beoordeling nog niet defini1ef is. Bij formulier verzenden wordt de beoordeling defini1ef gemaakt en aangeboden ter accordering aan medewerker

12 LG voert concept afspraken komende periode (deel c) in en kan het delen met medewerker Inzien UFO profiel deel c bovenste deel Tekst wordt aangepast aan nieuw proces. BlijA inzichtelijk in welke stap men zit. þ Delen voorafgaand aan het gesprek met medewerker Afspraken komende periode onderwijs Afspraken komende periode onderzoek Afspraken komende periode valorisa1e Formulier opslaan zonder verzenden Afspraken komende periode organisa1e Beoordeling Formulier verzenden defini1ef maken Beves1gen Afspraken komende periode overig

13 LG voert concept afspraken komende periode (deel c) in en kan het delen met medewerker Inzien UFO profiel deel c bovenste deel Tekst wordt aangepast aan nieuw proces. BlijA inzichtelijk in welke stap men zit. þ þ Delen voorafgaand met medewerker aan het gesprek met medewerker Afspraken komende periode onderwijs Het delen van deel c (de concept afspraken komende periode) kan hier worden aangevinkt. Afspraken komende periode onderzoek Afspraken komende periode valorisa1e Jargon aangepast voor WP, OBP blija Afspraken komende periode. Formulier opslaan zonder verzenden Afspraken komende periode organisa1e Beoordeling Formulier verzenden defini1ef maken Beves1gen Afspraken komende periode overig

14 Inzien UFO profiel deel c onderste deel Afspraken komende periode Formulier opslaan zonder verzenden Input Formulier defini1ef verzenden maken Beves1gen RechtsposiAonele gevolgen waaraan geen rechten ontleend kunnen worden. Indien ja, dan moet medewerker proces arbeidsovereenkomst wijzigen opstarten

15 Inzien UFO profiel deel c onderste deel Formulier opslaan zonder verzenden Input Formulier defini1ef verzenden maken Afspraken komende periode Indien aanvullende afspraken ja gekozen wordt is het verplicht om no11e aanvullende afspraak In te vullen. Veld is niet zichtbaar indien niet verplicht is. Beves1gen Geen waarde op1e weggehaald voor foutreduc1e Defaultwaarde Bij BKO is het verplicht bij keuze nee. P&O ontvangt no1fica1e bij ja Rechtsposi1onele gevolgen Defaultwaarde is voor de eerste keer nee. Bij eenmaal keuze ja dan voor al1jd ja. HoeA dus ook niet meer zichtbaar te zijn. RechtsposiAonele gevolgen waaraan geen rechten ontleend kunnen worden. Jargon Indien ja, dan moet medewerker proces arbeidsovereenkomst wijzigen opstarten Toelich1ng

16 3. Medewerker opent taak en voert input in deel a Inzien UFO profiel Beoordelingsperiode Datum gesprek Tekst wordt aangepast aan nieuw proces. BlijA inzichtelijk in welke stap men zit. Input medewerker Input medewerker Input medewerker Formulier opslaan zonder verzenden Formulier Input defini1ef verzenden maken Beves1gen Input medewerker Input medewerker

17 3. Medewerker opent taak en voert input in deel a Inzien UFO profiel Tekst wordt aangepast aan nieuw proces. BlijA inzichtelijk in welke stap men zit. Inzien van UFO profiel Beoordelingsperiode Datum gesprek Input medewerker Velden deel A met afspraken vorige periode Zijn niet aanpasbaar, alleen leesbaar Input medewerker Input medewerker Formulier opslaan zonder verzenden Formulier verzenden Input defini1ef maken Input medewerker Beves1gen Input medewerker Medewerker levert input aan

18 e-hrm: Personeelszaken regel je online Managementsamenvatting Papieren Prototype Nieuwe arbeidsovereenkomst

19 MANAGEMENTSAMENVATTING Belangrijkste Resultaten: > Leidinggevende is maar één keer actor in het proces. > Invoer van gegevens door Leidinggevende wordt gereduceerd. > Invoerveldenreduc1e 22 naar 16 velden. > HRM specifieke informa1e (bijv. welke C.A.O.) wordt door P&O ingevuld. > Medewerker levert nog meer informa1e aan (N.A.W. Instelling) i.p.v. de leidinggevende. > Teruggeven in proces met behoud van gegevens is nu mogelijk. > Adviesfunc1e voor controller nu mogelijk (bijv. bij projecten). > Aankomende workload voor Interna1onal Office is inzichtelijk. 19 Optimalisatie e-hrm Toetsing Faculteiten 26 mei 2015 Human Resource Management

20 Selfservice Nieuwe arbeids- of betaalde stage overeenkomst aanmaken Controller kan advies vragen aan Project controller Leidinggevende vult alles in een keer in IO krijgt inzicht in workload via statusoverzicht Nieuwe arbeids- of betaalde stage overeenkomst aanmaken Versturen digitaal pre medewerker formulier Invullen digitaal formulier en ver- zenden naar P&O adviseur Leidinggevende krijgt no1fica1e als Pre medewerker formulier terugstuurt en als IO de indienst datum van een buitenlandse werknemer aanpast P&O en Controller kunnen formulier teruggeven

21 overeenkomst Nieuwe arbeids- of betaalde stage overeenkomst aanmaken

22 Nieuwe arbeids- of betaalde stage overeenkomst aanmaken Tussenvoegsel Persoonlijk tekst e- mail: <Aanhef> <Persoonlijke tekst> <Ondertekening>

23 Nieuwe arbeids- of betaalde stage overeenkomst aanmaken Tussenvoegsel Voorvoegsel is veranderd in Tussenvoegsel Persoonlijke tekst die als eerste in de mail komt te staan Persoonlijk tekst e- mail: <Aanhef> <Persoonlijke tekst> <Ondertekening> De wordt verstuurd met als afzender het mailadres van de leidinggevende. Een evt bounce komt dan weer terug bij de leidinggevende Default worden deze blokken getoond. Leidinggevende kan deze blokken vervangen door eigen tekst of weghalen, dan staat in de mail alleen de instruc1e tekst Er kunnen veel meer vrije bijlagen worden toegevoegd

24 Nieuwe arbeids- of betaalde stage overeenkomst aanmaken Nieuwe arbeids- of betaalde stage overeenkomst aanmaken Soort medewerker Medewerker Medewerker OBP WP Medewerker WP MBO/HBO Oproepkracht(MUP) formeel

25 Nieuwe arbeids- of betaalde stage overeenkomst aanmaken Nieuwe arbeids- of betaalde stage overeenkomst aanmaken Soort medewerker Medewerker Medewerker OBP WP Medewerker WP Zoekfunc1e wordt gebruiksvriendelijker gemaakt, bijv splitsen in OBP en WP. MBO/HBO Oproepkracht(MUP) formeel Naam veld is aangepast en dropdown termen zijn begrijpelijker gedefinieerd. Medewerker OBP en WP zijn gesplitst in 2 verschillende soorten medewerker. Dit om de keuze voor de leidinggevende te vergemakkelijken. Op de achtergrond blija het 1 medewerkersoort

26 Nieuwe arbeids- of betaalde stage overeenkomst aanmaken Scherm bij Medewerker WP/OBP Nieuwe arbeids- of betaalde stage overeenkomst aanmaken Duur Bepaalde 1jd Onbepaalde 1jd Recht op verhuiskosten? Werk1jdsfactor FTE 8,0 8,0 8, ,80 FTE Error: FTE mag niet groter zijn dan 1,00 I:Medewerker krijgt no1fica1e om rooster aan te passen 4522,00 EURO (1FTE) Salarisschaal wordt voorgesteld uit UFO profiel (schaal - 1). De trede wordt default op de laagste trede gezet (00)en met beide gegevens wordt het bedrag getoond

27 Nieuwe arbeids- of betaalde stage overeenkomst aanmaken Scherm bij Medewerker WP/OBP Nieuwe arbeids- of betaalde stage overeenkomst aanmaken Foutmeldingen (die hier verschijnen) worden begrijpelijker gemaakt Duur Leidinggevende kiest uit deze 2 op1es. P&O adviseur kiest later het bijbehorende contract en Recht op verhuiskosten? proeaijd. Deze velden zijn niet zichtbaar voor leidinggevende Werk1jdsfactor FTE 8,0 8,0 8, Bepaalde 1jd Onbepaalde 1jd 0,80 FTE Error: FTE mag niet groter zijn dan 1,00 I:Medewerker krijgt no1fica1e om rooster aan te passen 4522,00 EURO Veld Deel1jdfactor is veranderd in Werk1jdsfactor en wordt nu met een max van 1,00 FTE ingevuld. Rooster wordt automatsich ingevuld ahv Werk1jdsfactor. Medewerker krijgt taak om rooster aan te passen (1FTE) Salarisschaal wordt voorgesteld uit UFO profiel (schaal - 1). De trede wordt default op de laagste trede gezet (00)en met beide gegevens wordt het bedrag getoond

28 Nieuwe arbeids- of betaalde stage overeenkomst aanmaken Faculteit/Dienst

29 Nieuwe arbeids- of betaalde stage overeenkomst aanmaken Faculteit/Dienst Zoek hulp is vereenvoudigd

30 Mail naar pre medewerker Beste Jan, Bij deze stuur ik je dit formulier waar je je gegevens kunt invullen zodat we je contract kunnen opmaken. Ik zie je op je eerste werkdag! Als je vragen hebt, neem dan gerust contact met mij op. Met vriendelijke groet, Drs. Gert- Jan de Wit Persoonlijke tekst bovenaan, onderin algemene instruc1e 5. Om een lange doorloop1jd te voorkomen, graag het formulier zo snel mogelijk invullen en verzenden.

31 e-hrm: Personeelszaken regel je online Managementsamenvatting Papieren Prototype Externen overeenkomst

32 MANAGEMENTSAMENVATTING Belangrijkste Resultaten: > Leidinggevende is maar één keer actor in het proces > Opsplitsing naar 3 selfservices: Externen overig, Gastvrijheid, Bijzonder Hoogleraar voor het makkelijker vinden van de juiste type externe. > Invoer van gegevens door Leidinggevende wordt gereduceerd. > Invoerveldenreduc1e Bijzonder Hoogleraar van 38 naar 13 velden. > Invoerveldenreduc1e Gastvrijheid van 22 naar 13 velden. > Invoerveldenreduc1e Externen overig van 30 naar 16 velden. > Medewerker levert nog meer informa1e aan (N.A.W. Instelling) i.p.v. de leidinggevende. > Teruggeven in proces met behoud van gegevens is nu mogelijk. > Adviesfunc1e voor controller nu mogelijk (bijv. bij projecten). > Aankomende workload voor Interna1onal Office is inzichtelijk. 32 Optimalisatie e-hrm Toetsing Faculteiten 26 mei 2015 Human Resource Management

33 Externe / Gastvrijheid / Hoogleraar Overeenkomst met een externe aanmaken: OVO/ZZP-er, Detachering, Uitzendkracht

34 Registra7e Gastvrijheidsverlening Gast Soort gastvrijheid Func1e Formeel leidinggevende rol? Func1e Bursaal

35 Registra7e Gastvrijheidsverlening Gast Soort gastvrijheid Soort externe is verwijderd, dit kan alleen Gastvrijheidsverlening zijn. Func1e UFO profiel is al1jd Gastvrijheid dus wordt op achtergrond gevuld Formeel leidinggevende rol? Func1e Bursaal

36 Registra7e Gastvrijheidsverlening Gast werkgever Werkzaamheden Gastvrijheidsverlening Reden Gastvrijheidsverlening 15

37 Registra7e Gastvrijheidsverlening Gast werkgever Werkzaamheden Gastvrijheidsverlening Om inzicht te krijgen in de aard van de gastvrijheid is een tekstveld toegevoegd Soort overeenkomst is al1jd Gastvrijheid, dus is verborgen en op de achtergrond gevuld Reden Gastvrijheidsverlening 15

38 Registra7e Gastvrijheidsverlening Gast Error: kostenplaats/ordernummer bestaat niet. Corrigeer het nummer of neem contact op met uw controller

39 Registra7e Gastvrijheidsverlening Foutmeldingen (die hier verschijnen) worden begrijpelijker gemaakt Gast Helpteksten zijn op de velden geplaatst met uitleg. En valida1e vindt plaats op de achtergrond met Hooverteksten eventueel een foutmelding zijn op de velden tot geplaatst gevolg met uitleg. Error: kostenplaats/ordernummer bestaat niet. Corrigeer het nummer of neem contact op met uw controller