Op kantoor optimaal aan de slag met PDF

Transcriptie

1 White paper Op kantoor optimaal aan de slag met PDF PDF-bestanden maken, converteren, bewerken en veilig uitwisselen Document Imaging Solutions

2 Inhoudsopgave Managementsamenvatting... 2 De oorsprong van overdraagbare documenten... 3 PDF voor bedrijven... 3 Innovaties op het gebied van PDF-technologie... 4 De beste PDF-oplossing kiezen... 6 Conclusie... 7 Managementsamenvatting Sinds de introductie begin jaren negentig is de PDF-indeling uitgegroeid tot dé standaard voor digitale documenten. In eerste instantie werd deze indeling enthousiast in gebruik genomen door engineers, uitgevers en drukkers, die de technische grenzen van deze indeling verlegden door speciale mediabestanden en 3D-inhoud toe te voegen, maar tegenwoordig worden PDF-bestanden vooral op kantoor gebruikt. Ondanks deze verschuiving gaat het bij de meeste zakelijke PDF-oplossingen om niet veel meer dan tekst en afbeeldingen. De gemiddelde zakelijke gebruiker wil PDF's bekijken en bewerken, nieuwe PDF's maken van papieren of digitale bronbestanden en, in sommige gevallen, beveiligingsinstellingen definiëren. Omdat PDF-documenten ook worden gebruikt voor formulieren en digitale archieven en de naleving van wettelijke voorschriften, zien we dat kenniswerkers steeds meer behoefte hebben aan de mogelijkheid om PDF-bestanden digitaal te ondertekenen. De vereisten voor het gebruik van PDF-bestanden op kantoor hebben dus een ontwikkeling doorgemaakt. Was het eerst voldoende om documenten met deze indeling weer te geven en te verspreiden, nu wil iedere gebruiker in de dagelijkse documentprocessen op dezelfde manier met deze bestanden werken als met DOC-, XLS- en PPT-bestanden. Degenen binnen een bedrijf die betrokken zijn bij de besluitvorming, moeten op zoek naar betaalbare, volledige oplossingen waarmee kenniswerkers PDF's kunnen maken en bewerken en naar Microsoft Office-indeling kunnen converteren. PDF-software mag eigenlijk op geen enkele desktopcomputer meer ontbreken. Dit vraagt om een flexibel licentieprogramma vergelijkbaar met Microsoft Office, zodat organisaties precies weten wat de kosten zijn en grip houden op het budget. De beste leveranciers bieden ook ondersteuning, een kennisdatabase op internet die door gebruikers zelf kan worden geraadpleegd en functies voor bedrijfsimplementatie waarmee de IT-afdeling de workflow met essentiële PDF-documenten in het bedrijf zo efficiënt mogelijk kan beheren. 2

3 De oorsprong van overdraagbare documenten Zelfs een visionair als John Warnock, de medeoprichter van Adobe, had niet kunnen voorspellen dat de door hem bedachte PDF-bestandsindeling zou uitgroeien tot dé standaard voor digitale documenten. In 1991 kwam zijn team met een ontdekking die destijds IPS (Interchange PostScript) werd genoemd. Bij de introductie van Acrobat 1.0, twee jaar later, veranderde de naam in PDF (Portable Document Format). In de jaren negentig werd PDF een open standaard. Hierdoor konden allerlei bedrijven krachtige, betaalbare PDF-programma's maken met de behoeften van diverse typen zakelijke gebruikers in gedachten. Zo werd de weg vrijgemaakt voor de acceptatie van PDF als standaard voor digitale documenten bij particuliere bedrijven, overheidsinstellingen en universiteiten overal ter wereld. PDF voor bedrijven Wat vroeger gold, gaat nog steeds op: PDF is een flexibele, krachtige indeling waarmee documenten op het scherm in dezelfde lay-out kunnen worden bekeken en doorzocht als op papier. Ze kunnen bovendien eenvoudig worden afgedrukt in die lay-out. Vandaag de dag werken gebruikers met PDFindeling om documenten in de cloud op te slaan en weer te geven. Om het uiterlijk van een document hoeven ze zich niet te bekommeren. Een document ziet er op de desktop hetzelfde uit als in de cloud, evenals op smartphones en tablets. PDF is de enige bestandsindeling waarbij dit mogelijk is. In het bedrijfsleven geldt PDF als digitale standaard voor gegevens. Contracten, catalogi, marketingmateriaal, correspondentie, bestelformulieren, offertes en financiële verslagen, het zijn maar een paar voorbeelden van essentiële bedrijfsdocumenten die in de loop der tijd naar PDF worden geconverteerd. In een onderzoek van Coopers & Lybrand kwam aan het licht dat kenniswerkers maar liefst één derde van hun productieve tijd kwijt zijn aan het opnieuw samenstellen van documenten en informatie. Uit een eigen onderzoek van Nuance bleek dat 5% van die tijd wordt besteed aan specifieke PDF-taken, zoals problemen die optreden bij de toegankelijkheid van inhoud die in PDF-bestanden is opgeslagen. Op basis van deze cijfers schat Nuance dat een organisatie met 500 medewerkers jaarlijks maar liefst aan personeelskosten kan besparen door aan kenniswerkers een nauwkeurige, eenvoudig te gebruiken PDF-oplossing ter beschikking te stellen. Behoeften van de gemiddelde kenniswerker Alle kantoormedewerkers beschikken over een PDF-viewer. De mogelijkheid om PDF-bestanden weer te geven leidt niet automatisch tot een toename van de productiviteit. De meeste medewerkers hebben minimaal behoefte aan basisfuncties voor het maken en bewerken van PDF-bestanden. Dit bespaart tijd en geld en draagt bij aan het behoud van natuurlijke hulpbronnen. Communicatie op de traditionele manier gaat gepaard met verspilling van tijd en papier en brengt porto- en koerierkosten met zich mee. Het is veel productiever om in een tekstverwerker op Opslaan als PDF te klikken, het zo gemaakte bestand per te verzenden en door te gaan met de volgende taak. Uitgaande van een gemiddelde organisatie worden per afdeling mogelijk de volgende eisen aan PDF gesteld: De Human Resources-afdeling maakt digitale formulieren, bijvoorbeeld voor verlofaanvragen, administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden en beoordelingsdocumenten. Personeel van deze afdeling heeft ook behoefte aan een praktische functie voor de conversie van papier naar PDF (waaronder papieren formulieren en digitaal invulbare PDF-bestanden) waarvoor geen programmeervaardigheden zijn vereist. De verkoop-afdeling maakt documenten, waaronder offertes, aanbiedingen en bestelformulieren. Elk document dat te complex is voor , kan efficiënter met PDF worden gemaakt en geleverd. Verkoopmedewerkers hebben ook behoefte aan conversie- en bewerkingsfuncties 3

4 waarmee ze inhoud snel uit PDF-bestanden kunnen halen en in nieuwe documenten kunnen combineren. Daarnaast willen verkopers gebruikmaken van cloudtechnologie zodat ze belangrijke documenten kunnen opslaan en openen terwijl ze onderweg zijn. De marketing-afdeling gebruikt PDF om krachtig, ondersteunend materiaal te maken waarin multimedia-elementen zoals video en audio zijn opgenomen, en om PDF-portfolio's samen te stellen voor informatiemappen, catalogi en presentaties. De Ontwikkel-afdeling laat ontwerpen ter beoordeling rondgaan in de vorm van PDF's, omdat ze gebruikmaken van ontwerpprogramma's waarvan de bestanden niet op computers van klanten en collega's kunnen worden geopend. De IT-afdeling beheert een groot aantal PDF-programma's die via servers op de desktops worden geïnstalleerd. Deze afdeling heeft behoefte aan netwerkprogramma's en connectiviteit met veelgebruikte documentmanagementsystemen zoals Interwoven en Microsoft SharePoint. Als Acrobat en Reader zijn geïnstalleerd, heeft deze afdeling bovendien te maken met de grootschalige architectuur van het programma en de complexiteit van de vele invoegtoepassingen. Voortdurend wordt de keuze gegeven om het programma als standaardsoftware op de computer van de eindgebruiker in te stellen. Ook wordt contact opgenomen met Adobe voor updates en worden knoppen toegevoegd op de werkbalken van andere programma's, zoals Microsoft Word. De financiële en juridische afdelingen houden zich bezig met het doorsturen van een groot aantal facturen, inkooporders, contracten en transcripties naar klanten, rechtbanken, banken en overheidsinstanties. Medewerkers hebben behoefte aan programma's voor het maken van PFD-bestanden, inclusief de mogelijkheid om aan officiële documenten Bates-stempels toe te voegen, en conversieprogramma's zodat ze toegang hebben tot bestaande PDF-bestanden waarvan geen originelen meer bestaan. De juridische afdeling moet documenten kunnen redigeren en gegevens automatisch zwart kunnen maken in bepaalde documenten. De afdeling gegevensbeheer maakt doorzoekbare digitale archieven van documenten van alle bovengenoemde afdelingen. Dergelijke PDF-bestanden blijven toegankelijk voor degenen die deze moeten kunnen raadplegen. Dit helpt een bedrijf bij de naleving van wettelijke voorschriften. Bovendien is er minder opslagruimte nodig. Innovaties op het gebied van PDF-technologie PDF-software heeft zich net zo snel ontwikkeld als het bedrijfsleven zelf, dat vraagt om wereldwijde samenwerking, 24 uur per dag en 7 dagen per week toegang tot belangrijke informatie en oplossingen die aantrekkelijk zijn voor personeel dat in toenemende mate mobiel werkt. De voordelen van de cloudtechnologie kunnen alleen volledig worden benut met PDF-oplossingen die een verbinding met de cloud tot stand kunnen brengen. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om documenten op te slaan naar veelgebruikte cloudservices, zoals Evernote, Dropbox, Nuance PaperPort Anywhere en nog veel meer. Omdat de allerbelangrijkste documenten altijd en overal op internet via een mobiel apparaat toegankelijk zijn, neemt de productiviteit van medewerkers toe, is essentiële informatie veel beter toegankelijk en kan het bedrijf als geheel veel sneller opereren. Daarnaast zijn er nu PDF-functies voor geavanceerde bewerking beschikbaar waarmee documenten worden geconverteerd en volledig kunnen worden bewerkt. De bewerkingsmogelijkheden zijn vergelijkbaar met die van een tekstverwerker, waardoor gebruikers veel efficiënter kunnen werken. De stappen voor het converteren, opslaan en openen van bestanden in een tekstverwerkingsprogramma kunnen worden overgeslagen; heel logisch als gebruikers toch al van plan waren om van het bestand opnieuw een PDF te maken. Een andere nieuwe uitbreiding is de integratie van spraakherkenning. Gebruikers kunnen snel en nauwkeurig notities in PDF-bestanden opnemen door deze in te spreken. Een toetsenbord is hiervoor niet meer nodig. 4

5 Voorbeelden van PDF-software Veel kenniswerkers willen profiteren van de voordelen van PDF omdat ze met deze veilige digitale documentindeling informatie op een eenvoudige manier kunnen uitwisselen. Maar bedrijven, overheidsinstanties en onderwijsinstellingen zien de kosten van een PDF-programma met uitgebreide functionaliteit vaak als een drempel om PDF op grote schaal in te voeren, zeker omdat moet worden betaald voor een groot aantal functies die de gemiddelde kenniswerker niet gebruikt. Er is keuze uit allerlei programma's. Wat het juiste programma is, hangt vooral af van de functies waaraan de gebruikers in het bedrijf behoefte hebben. De opties lopen uiteen van eenvoudige programma's voor het weergeven en maken van PDF-bestanden tot geavanceerde conversie- en bewerkingsprogramma's. Een vuistregel is dat naarmate er in uw bedrijf meer gebruik wordt gemaakt van PDF, het raadzaam is om krachtiger programma's te implementeren. Belangrijkste categorieën met PDF-oplossingen Readers. Miljoenen gebruikers hebben Adobe Reader gedownload en geïnstalleerd, omdat het gratis en stabiel is en op tal van platforms (zelfs onder veel varianten van Linux ) en in vele talen werkt. PDF-readers doen wat de naam al zegt: gebruikers kunnen PDF-bestanden openen en lezen. In sommige programma's is het mogelijk om in beperkte mate markeringen aan te brengen en bestanden op te slaan en af te drukken. Op veel desktop- en laptopcomputers is Adobe Reader vooraf geïnstalleerd als standaard PDF-viewer. Programma's voor het maken van PDF's. Gebruikers die alleen PDF's willen maken van digitale bestanden, kunnen werken met opties in de printerstuurprogramma's op het niveau van het besturingssysteem. Bij de meeste hiervan kan geen invloed worden uitgeoefend op de bestandsgrootte of de beveiligingsinstellingen (zoals beveiliging met een wachtwoord of afdrukken niet toestaan ), iets waaraan kenniswerkers vaak behoefte hebben. Meer geavanceerde programma's voor het maken van PDF-bestanden, zoals Nuance PDF Create, voorzien in deze behoeften en bieden bovendien krachtige functies voor het maken van doorzoekbare PDF-bestanden op basis van gescande papieren documenten. Viewers/editors. Met deze programma's kunnen PDF-bestanden worden bewerkt. Ook is het mogelijk om tekst toe te voegen en bij te werken, pagina's te verplaatsen, toe te voegen en te verwijderen en batchconversies uit te voeren. Er zijn veel programma's beschikbaar voor het bewerken van PDF-bestanden, maar alleen Adobe Acrobat en Nuance PDF Converter kunnen de meest recente inhoud in een PDF-bestand opnemen en weergeven, zoals XFA-formuliergegevens, Flash en video. Conversieprogramma's. Met PDF-conversiesoftware kunnen gebruikers de inhoud uit een PDF-bestand extraheren en in andere programma's gebruiken. Een voorbeeld is de conversie van een PDF met een spreadsheet naar Microsoft Excel om de inhoud te bewerken en opnieuw te berekenen. Voor veel producten is het moeilijk een bestand terug te converteren naar een Microsoft Officeprogramma, omdat de lay-out soms niet nauwkeurig behouden blijft. De inhoud van de PDF wordt dan niet correct teruggezet, bijvoorbeeld bij conversie naar Excel. Er zijn ook online conversieservices beschikbaar, maar de kwaliteit ervan is wisselend. Soms is er niet genoeg controle over de documentinstellingen en de lay-out van het resulterende document komt niet altijd goed overeen met het origineel. Bovendien moet het originele bestand worden toevertrouwd aan een externe website, en is er sprake van beveiligingsrisico's bij de overdracht naar en van de site. Een beproefd desktopprogramma, Nuance PDF Converter, biedt ongeëvenaarde conversie naar Office-programma's, met een nauwkeurige overeenkomst met de originele PDF, zelfs bij moeilijk te converteren grafische elementen, zoals tabellen. Verder kunnen gebruikers met dit programma documenten opslaan naar populaire cloudservices voor betere samenwerking en toegang tot essentiële informatie. Volledige oplossingen. De krachtigste programma's hebben alles in huis: PDF-bestanden maken, converteren, bewerken en nog veel meer, waaronder beveiligingsfuncties, digitale handtekeningen, integratie met scanners en geavanceerde zoekfuncties. 5

6 De beste PDF-oplossing kiezen Er zijn nogal wat programma's verkrijgbaar en de prijzen lopen sterk uiteen. Daarom kan het voor een organisatie lastig zijn om de juiste PDF-oplossing te kiezen. Factoren waarmee rekening moet worden gehouden, zijn functies, kosten, licenties en ondersteuning van de leverancier. Een goede besluitvorming bestaat uit vier stappen: 1. stel vast wat de behoeften zijn. Ongeacht de afdeling waar ze werken, moeten de meeste medewerkers PDF-bestanden kunnen maken, bewerken, delen en converteren, zowel van digitale als van papieren documenten. Verder hebben ze mogelijk behoefte aan wachtwoordbeveiliging, digitale handtekeningen, samenwerking, PDF/A-ondersteuning voor archivering en de conversie naar Word en andere Office-indelingen. Sommigen willen kunnen werken met formulieren en opties voor zwartmaking, terwijl de IT-medewerkers alle desktops op serverniveau wil kunnen beheren. Om de investering in PDF volledig terug te verdienen, dient u PDF te gebruiken in plaats van papier om zo te besparen op de kosten voor afdrukken, opslag en afval. Dat betekent meestal dat elke gebruiker moet beschikken over een volledige PDF-oplossing die in al deze behoeften voorziet. 2. Zet de kosten op een rij. PDF-freeware heeft een geweldig voordeel: het is gratis. Dat wil zeggen: in eerste instantie lijkt dat zo. Maar u krijgt ook te maken met verborgen kosten, zoals weinig of geen ondersteuning van de leverancier, overdreven grote bestanden en afgedwongen installatie van adware of pestware die ten koste gaat van de productiviteit en medewerkers dwingt om herhaaldelijk op Later upgraden te klikken voordat ze eindelijk eens aan de slag kunnen. De edities van Adobe Acrobat zijn overladen met functies, maar zijn ook de duurste kant-enklare bewerkingsprogramma's. Ze bieden allerlei speciale functies die door het merendeel van de kantoormedewerkers nooit worden gebruikt, zoals de controleweergave voor publicatieontwerp in Acrobat Pro. Vooral in tijden waarin het economisch wat minder gaat, is het budget een bepalende factor bij het kiezen van een PDF-oplossing. Veel bedrijven zoeken een vervanging voor Acrobat die, rekening houdend met resources, minder kosten met zich meebrengt dan freeware. Nuance PDF Converter Enterprise biedt alle functies die zakelijke gebruikers nodig hebben voor minder dan de helft van de prijs van Adobe Acrobat Professional. 3. Besteed aandacht aan de licentieopties en de implementatie. Zoek naar software met licentiemodellen die zijn afgestemd op groei zodat de kosten niet uit de hand lopen en er geen ongeplande investering moet worden gedaan op een moment dat het niet uitkomt. Naast licenties voor één gebruiker zijn er groepslicentiemodellen, zoals een bedrijfslicentie die geldt voor elke werkplek in de organisatie. Open licenties hebben betrekking op een vastgesteld aantal werkplekken tegen een volumekorting. Beide licenties maken voorspelbare budgettering mogelijk, zonder onverwachte facturen midden in het boekjaar. Als u de installatie van een PDF-oplossing op een groot aantal desktops overweegt, is het verder belangrijk te controleren of het programma door uw ITmedewerkers via de server kan worden beheerd. 4. Zorg dat u de gewenste ondersteuning krijgt. Een andere doorslaggevende factor is de ondersteuning en online Help die bij een PDF-oplossing beschikbaar is. Op de website van Nuance staat een uitgebreide, doorzoekbare kennisdatabase en er is keuze uit programma's voor technische ondersteuning per serviceaanvraag of op onbeperkte basis. 6

7 Conclusie Naast Adobe is Nuance PDF Converter Enterprise het enige PDF-programma waarmee u PDF-portfolio's en formulieren in XFA-indeling kunt weergeven en makenen waarmee u meer bestandsindelingen naar PDF kunt converteren dan met enig ander concurrerend programma. De tekstconversie van papier naar PDF is gebaseerd op de OCR-engine (OmniPage Optical Character Recognition) van Nuance, een gerenommeerd product dat bekend staat als een van de meest nauwkeurige op de markt, terwijl de meeste andere PDF-leveranciers de OCR-engine van een ander bedrijf in licentie moeten nemen. Als het vanuit budgettair oogpunt noodzakelijk is om het maken en converteren van PDF-bestanden over verschillende groepen medewerkers te verdelen, kunt u kiezen voor Nuance PDF Converter en Nuance PDF Create (enkel in Engels verkrijgbaar). Dankzij de PDF Converter-modellen met bedrijfslicenties en open licenties houdt u grip op het budget en is flexibiliteit gegarandeerd. De kennisdatabase op de website van Nuance helpt eindgebruikers om snel antwoord te vinden op de meeste vragen. Ook zijn hier praktijkvoorbeelden te vinden waarmee de productiviteit kan worden verbeterd. Dankzij deze opties bent u niet veroordeeld tot de hoge kosten van Acrobat PDF Converter Enterprise biedt functies voor zwartmaking, Bates-stempels voor juridisch gebruik en archieffuncties met het oog op de naleving van wettelijke voorschriften, ondersteuning van beheer van digitale rechten, controle van PDF/A-naleving en uitgebreide functies voor netwerkimplementatie. Ook zijn er programma's voor technische ondersteuning zodat IT-afdelingen met de juiste hulpmiddelen het gebruik van PDF efficiënt in de organisatie kunnen uitrollen en beheren. Er is ook een uitgebreide PDF-viewer inbegrepen waarmee alle typen inhoud kunnen worden weergegeven die in een PDF kunnen worden opgenomen, zoals Flash, 3D-weergaven, enzovoort. U hoeft dus niet meer steeds te schakelen naar Adobe Reader. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de krachtige PDF-bewerkingsfuncties in de PDF Converter-reeks. Dankzij de integratie met de documentmanagementsystemen Microsoft SharePoint, Hummingbird, Interwoven en Open Text, evenals CaseMap van LexisNexis, houdt u grip op het grote aantal PDF-bestanden in het netwerk en zijn deze bestanden toegankelijk voor managers, voor archiefsystemen en met het oog op de naleving van wettelijke voorschriften. Nuance helpt u bij de implementatie van PDF in uw organisatie en tilt zo de productiviteit naar een hoger niveau, terwijl de kosten in vergelijking met Adobe Acrobat aanzienlijk lager zijn. Dankzij de talrijke beschikbare licentie- en ondersteuningsprogramma's gaat dit op voor alle bedrijven, of een bedrijf nu één of medewerkers telt. Sluit u aan bij de talloze bedrijven die voor hun meest essentiële projecten al voor Nuance hebben gekozen. Bedrijven zullen voorlopig nog niet volledig zonder papier werken, maar met Nuance PDF komt een aanzienlijke besparing van papier in uw organisatie zeker binnen handbereik. Informatie over Nuance Communications, Inc. Nuance Communications, Inc. is wereldwijd de belangrijkste leverancier van spraak- en beeldoplossingen voor bedrijven en consumenten. Dankzij de technologieën, programma's en diensten van Nuance hebben mensen eenvoudiger toegang tot informatie en kunnen ze gemakkelijker documenten maken, delen en gebruiken. Miljoenen gebruikers, waaronder duizenden bedrijven, genieten dagelijks van de programma's van Nuance die hun waarde meer dan bewezen hebben. Voor meer informatie contacteer ons via sales.benelux@nuance.com 7

8 Copyright Nuance en het Nuance-logo zijn handelsmerken van Nuance Communications, Inc. of zijn dochterondernemingen in de Verenigde Staten en/of andere landen. Alle andere merk- en productnamen zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van de respectieve bedrijven. Document Imaging Solutions