Elvy Document Scanning (DS)

Transcriptie

1 Elvy Document Scanning (DS) "Door Elvy niets meer op papier. Digitaal inboeken en archiveren in een handomdraai." Karel Spoorenberg Jabarika "Elvy biedt gemak, betrouwbaarheid en terugvindbaarheid. Het volledige factuurproces geautomatiseerd: van reservering tot betaling." Elvy herkent, leest en verwerkt documenten en facturen. Eenvoudig facturen digitaliseren met Elvy DS Groeit de hoeveelheid papieren documenten bij u op kantoor u ook boven het hoofd? Er is een slimme oplossing: digitaliseren. Bijvoorbeeld de gehele facturenstroom in uw organisatie. Met Elvy beschikt uw afdeling administratie over een programma om effectief af te rekenen met het tijdrovende verwerken van facturen. Even scannen en Elvy Document Scanning (DS) doet de rest. Gebruiksvriendelijker kan het niet. En efficiënter ook niet. Alle facturen zijn voortaan overzichtelijk terug te vinden in uw administratie. Heeft u wel eens nagedacht over het digitaliseren van uw inkomende facturen? Elvy DS is een pakket dat een compleet scala aan mogelijkheden combineert met een eenvoudig te gebruiken programma. Het programma is namelijk ontwikkeld met de gebruiker - uw medewerkers - in het achterhoofd. Geen ingewikkelde procedures, geen omslachtige handleidingen. U kunt er direct mee aan de slag. Vanaf de eerste minuut kunt u profiteren van het gemak dat een digitale facturenadministratie voor uw bedrijf betekent! Marco Brandsema Hoofd Bedrijfsvoering GGZ Nederland "Elvy maakt in house financiële administratie mogelijk. Kwalitatief hoogstaande administratie door automatisch inboeken." André van Duren Controller Gelderveste "Met Elvy alles bij de hand. Een onmisbare tool voor accountants." Kommerina van der Pijl Systeembeheerder Hak + Baak

2 Wat doet Elvy DS precies? Facturen die binnenkomen, hoeft u alleen maar even te scannen. Het enige wat u nodig heeft is een scanner. Elvy DS leest vervolgens automatisch de gescande digitale factuur. Elvy DS herkent de factuurgegevens en zoekt in uw administratie naar de bijbehorende leverancier. Vervolgens presenteert Elvy DS u het boekingsvoorstel. Liever een ander boeking? Aanpassen kan heel eenvoudig. En daarna verwerkt Elvy DS de boeking en de factuur in uw administratie. Maar dat is nog niet alles! Elvy DS is ontwikkeld om uw inkoopfacturen eenvoudiger te kunnen verwerken. Maar u kunt ook gemakkelijk andere documenten digitaliseren met Elvy DS. Verkoopfacturen bijvoorbeeld. Of werk- en pakbonnen. Personeelscontracten. Offertes. Opdrachtbevestigingen. Correspondentie. Groot voordeel van het pakket is dat u in één moeite door de leveranciersgegevens kunt bijwerken. Bovendien is Elvy DS zelflerend. Naarmate u het programma langer in gebruik heeft, zal Elvy DS binnenkomende documenten steeds correcter gaan verwerken. Daarnaast is Elvy DS inzetbaar voor het verwerken van documenten in Synergy en het automatisch starten van werkstromen. Zoveel voordelen in één pakket? Fouten bij het lezen en inboeken van facturen zijn verleden tijd. U heeft alle facturen overzichtelijk bijeen in uw administratie, zowel gesorteerd op boeking als op leverancier/crediteuren-kaart. Zoeken in orders is er niet meer bij: u bent geen facturen meer kwijt en u vindt alle gegevens snel terug. Doordat de documenten weer naar leesbare tekst worden omgezet en deze gegevens worden meegestuurd, zijn alle gescande documenten eenvoudig te doorzoeken. U heeft de zekerheid dat de gegevens correct zijn verwerkt. Investeren in extra randapparatuur is niet nodig: Elvy DS werkt met alle scanners. Ook facturen die al digitaal binnenkomen, via de mail, kunt u eenvoudig met Elvy DS verwerken. Inboeken van facturen vraagt niet langer meer kostbare tijd: het proces gaat veel sneller. Een plezier om mee te werken Werken met Elvy DS vraagt geen bijzondere kennis van automatisering. Ook de implementatie is snel gerealiseerd. Uw medewerkers kunnen direct aan de slag. Met Elvy DS heeft u het voordeel van een administratie die altijd up to date is. Dus: meer grip op uw boekhouding, meer inzicht in uw cash flow. Kenmerken Beschikbaar voor de financiële software van Exact Globe, Accountview en imuis. Uw medewerkers hoeven geen toegang tot de financiële software zelf te krijgen; dit maakt bijvoorbeeld het verwijderen van inkoopboekingen zonder toestemming onmogelijk. Beschikbaar voor Synergy en Archie XRM. Te combineren met meerdere administraties. Geen limiet aan het aantal scans. Pdf-bestand van kb per pagina. Eenvoudig aanmaken en/of bijwerken van leverancier/crediteur-gegevens. Ook kunt u Elvy DS koppelen aan de Elvy modules voor Inkomende Factuur Registratie, Verplichtingen Administratie en Onkosten Declaratie. Daardoor heeft u nóg meer plezier van Elvy DS! Meer informatie? Vraag dan uw leverancier van financiële software naar Elvy Document Scanning. En vraag meteen om een verhelderende demonstratie. Dan ziet u zelf hoe eenvoudig het werken voortaan is voor uw medewerkers. Of wilt u nú al meer weten? Ga dan naar elvy.nl en bekijk de online demo.

3 Elvy Inkomend Factuurregister (IFR) "Elvy maakt in house financiële administratie mogelijk. Kwalitatief hoogstaande administratie door automatisch inboeken." André van Duren Controller Gelderveste "Elvy is no nonsense, maar vereenvoudigt ondertussen wel ons logistieke proces en ons betalingsproces." Ran Siderius Finance Manager KMM Groep Elvy blokkeert facturen, totdat ze worden goedgekeurd. Alle facturen onder controle met Elvy IFR Weet ú precies hoeveel facturen er dagelijks binnenkomen bij u op de administratie? En heeft u het idee dat uw medewerkers onvoldoende grip hebben en houden op de afhandeling? Dan is er nu de module Inkomend Factuurregister (IFR) van Elvy. Het is een intelligente applicatie die de stroom van facturen digitaal door uw organisatie in goede banen leidt. U heeft altijd inzicht in de status van facturen. En u heeft ook de zekerheid dat alleen goedgekeurde facturen worden betaald. U herkent het ongetwijfeld. Er komt een factuur binnen. In veel gevallen gaat die factuur niet meteen naar de medewerker of de afdeling die de opdracht heeft gegeven. Wie heeft dit of dat besteld? Goedkeuring van die factuur laat daardoor meestal op zich wachten. Daardoor is uw crediteurenadministratie niet meer up to date. En daardoor neemt de kans op fouten toe. Met Elvy IFR is het gehele proces ineens heel inzichtelijk. "Elvy biedt gemak, betrouwbaarheid en terugvindbaarheid. Het volledige factuurproces geautomatiseerd: van reservering tot betaling." Marco Brandsema Hoofd Bedrijfsvoering GGZ Nederland "Een belangrijke stap in de verdere professionalisering van onze automatisering." Ron Droogleever Scandia Stores

4 Wat doet Elvy IFR precies? Facturen die (per post) binnenkomen worden met Elvy Document Scanning gescand en geregistreerd. De factuur gaat vervolgens digitaal door naar de medewerker of de afdeling die de opdracht heeft verstrekt (de 'budgethouder'). Budgethouders zijn vervolgens in de gelegenheid de factuur te controleren en met één druk op de knop te fiatteren. Eerst nog een wijziging aanbrengen? Dat is met Elvy IFR geen enkel probleem. Van te voren kunt u bepalen welke velden wel en welke niet mogen worden gewijzigd. Maar dat is nog niet alles! Het gemak van het Inkomend Factuurregister van Elvy gaat nog verder. Zo werkt de applicatie nauw samen met Elvy Document Scanning, dat documenten - zoals inkoop- en verkoopfacturen - digitaliseert. Daarmee vergroot u de efficiency van Elvy IFR nog eens fors: facturen worden nu ook automatisch verwerkt. Om facturen te onderbouwen, is het simpel mogelijk andere (financiële) documenten toe te voegen. Zo weten beslissingsbevoegde managers altijd waar zij over praten. Zoveel voordelen in één pakket? Alle facturen zijn centraal opgeslagen in uw administratie, dus u bent nooit meer facturen kwijt. Het is in één oogopslag duidelijk bij wie welke factuur in behandeling is. Duurt het afhandelen te lang? U kunt managers toewijzen die de medewerkers monitoren. Uitsluitend facturen die zijn goedgekeurd worden ook betaald. U heeft geen last meer van de beruchte 'spookfacturen'. In uw financiële pakket kunt u snel een overzicht oproepen van leveranciers die nog op uw betaling wachten, ook als de factuur nog niet is goedgekeurd. Dus altijd inzicht in uw cashflow! Gemakkelijk werken met Elvy IFR Elvy IFR verhoogt de efficiency op uw administratie. Zonder dat medewerkers worden lastiggevallen door software die niet doet wat het moet doen. Het programma is vriendelijk in gebruik. En ook overal te gebruiken. Elvy IFR is webbased, dus beschikbaar voor elke computer en tablet-pc met internetaansluiting. Bovendien kunt u gevoelige informatie in uw administratie eenvoudig afschermen. Budgethouders die een factuur moeten fiatteren, hoeven geen toegang te hebben tot financiële gegevens in uw administratie. Kenmerken Beschikbaar voor Exact Globe, Accountview en imuis. Onbeperkt qua aantal gebruikers. Factuurstromen eenvoudig en flexibel aan te leggen. Facturen eenvoudig terug te vinden. Nooit meer verkeerde of onterechte betalingen ('spookfacturen'). Elvy IFR is te combineren met meerdere administraties. U kunt Elvy IFR gebruiken op uw tablet-pc zoals de Apple ipad en Samsung Tab. Elvy IFR werkt samen met Elvy Verplichtingen Administratie. Elvy IFR werkt met elke internet browser. Meer informatie? Vraag dan uw leverancier van financiële software naar Elvy Inkomend Factuurregister. En vraag meteen om een verhelderende demonstratie. Dan ziet u zelf hoe eenvoudig het werken voortaan is voor uw medewerkers. Of wilt u nú al meer weten? Ga dan naar elvy.nl en bekijk de online demo.

5 Elvy Verplichtingen Administratie (VA) "Elvy biedt gemak, betrouwbaarheid en terugvindbaarheid. Het volledige factuurproces geautomatiseerd: van reservering tot betaling." Marco Brandsema Hoofd Bedrijfsvoering GGZ Nederland "Door Elvy niets meer op papier. Digitaal inboeken en archiveren in een handomdraai." Beheers uw uitgaven. Breng vooraf uw kosten in kaart met Elvy. Maximale controle over uw uitgaven met Elvy VA Beslissingen voor bestellingen en investeringen worden op diverse afdelingen in uw bedrijf genomen. Maar als ondernemer wilt u wél graag een up to date en compleet overzicht van aangegane verplichtingen. Dat maakt het stukken eenvoudiger budgetten toe te wijzen en te beheren. Maar hoe? Antwoord: met Elvy Verplichtingen Administratie (VA). Het is een slimme tool die u continu inzicht geeft in de status van bestellingen en investeringen. Zo houdt u of andere financieel verantwoordelijken simpel de vinger aan de pols. Zou het niet gemakkelijk zijn als u alle bestellingen of verplichtingen die medewerkers aangaan, centraal zou kunnen beheren? Dat is de essentie van Elvy VA. Op elk moment van het jaar ziet u de status van uw verplichtingen. Op elk moment van het jaar kunt u dus ook ingrijpen en bijsturen, als dat nodig is. Het voordeel is dat het toewijzen van budgetten minder tijd kost. En u kunt ook de voortgang van verplichtingen binnen uw bedrijf monitoren. U weet precies welke verplichting wáár in uw bedrijf is aangegaan. Karel Spoorenberg Jabarika "Een belangrijke stap in de verdere professionalisering van onze automatisering." Ron Droogleever Scandia Stores "Elvy maakt in house financiële administratie mogelijk. Kwalitatief hoogstaande administratie door automatisch inboeken." André van Duren Controller Gelderveste

6 Wat doet Elvy VA precies? Initieel: Met de Verplichtingen Administratie van Elvy kunt u de bedrijfsbudgetten eenvoudig registreren. Gedurende het beslissingsproces: De medewerkers kunnen een aanvraag of bestelling indienen. Na goedkeuring wordt beslag gelegd op een deel van het budget en kunnen de offertes en dergelijke worden aangevraagd. Na goedkeuring van de offertes worden de verplichtingen aangegaan en geregistreerd. Na het binnenkomen van de nota's kunt u deze tegen de verplichting aanhouden, ter goedkeuring van de nota. Door de centrale registratie ziet u meteen welke verplichtingen uw bedrijf op dit moment is aangegaan. U blijft 'in control': er wordt niets besteld of geïnvesteerd zonder uw fiat of dat van de verantwoordelijke managers. Maar dat is nog niet alles! Zoveel voordelen in één pakket? Wilt u nog meer profijt van Elvy VA? De module is direct gekoppeld aan nóg zo'n handige applicatie van Elvy, het Inkomend Factuurregister. Daardoor kunt u ook meteen de gehele procedure rond het goedkeuren van de inkomende facturen efficiënt regelen. U weet precies wat uw oorspronkelijke budget is, uitgesplitst per afdeling. Door de centrale registratie ziet u meteen welke verplichtingen uw bedrijf op dit moment is aangegaan. Op elk moment van het jaar kunt u de budgetruimte checken. U heeft een actueel overzicht van bestellingen en verplichtingen, inclusief het verplichtingensaldo. Gerealiseerde kosten tot en met nu krijgt u direct op uw scherm. U heeft een complete tool in handen om uw bedrijfskosten optimaal te beheersen. Doordat alle bestellingen (verplichtingen) worden gefiatteerd, hebben managers en eindverantwoordelijken maximale controle over de budgetten. Kenmerken Elvy VA is beschikbaar voor gebruik met diverse boekhoudprogramma's, zoals Exact Globe, Accountview en imuis. Onbeperkt qua aantal gebruikers. U kunt Elvy VA combineren met meerdere administraties. U kunt Elvy VA gebruiken op uw tablet-pc zoals de Apple ipad en Samsung Tab. Elvy VA werkt met elke browser. Meer informatie? Vraag dan uw leverancier van financiële software naar Elvy Verplichtingen Administratie. En vraag meteen om een verhelderende demonstratie. Dan ziet u zelf hoe eenvoudig het werken voortaan is voor uw medewerkers. Of wilt u nú al meer weten? Ga dan naar elvy.nl en bekijk de online demo.

7 Elvy Onkosten Declaratie (OD) "Elvy maakt in house financiële administratie mogelijk. Kwalitatief hoogstaande administratie door automatisch inboeken." André van Duren Controller Gelderveste "Een belangrijke stap in de verdere professionalisering van onze automatisering." Ron Droogleever Scandia Stores Digitaal declareren met Elvy. Weg met de bonnetjes. Onkosten worden transparanter met Elvy OD Uw medewerkers maken onkosten. Voor benzine, voor studie of voor een broodje onderweg. De verwerking van die onkosten vraagt vaak onevenredig veel tijd van uw financiële administratie. Het kan anders: met de module Onkosten Declaratie (OD) van Elvy. Medewerkers worden voortaan zelf verantwoordelijk voor het correct invoeren van bonnetjes en declaraties. Dat maakt het verwerken van de boeking door de collega's van de administratie een stuk simpeler en de kans op fouten aanzienlijk kleiner. Bonnetjes en declaraties zijn in veel bedrijven een bron van ergernis. Gegevens kloppen niet of kloppen maar half. Het is vaak onduidelijk waarom en door wie bepaalde kosten zijn gemaakt. Of er worden kosten gedeclareerd zonder dat er een bon aanwezig is. De verwerking kost uw medewerkers veel tijd. Dan gaat het niet alleen maar om invoer in de administratie, maar ook om het fiatteren van de kosten door managers. En u loopt het risico dat u onterecht kosten vergoedt. Of dat onkosten onjuist in uw administratie terecht komen. "Door Elvy niets meer op papier. Digitaal inboeken en archiveren in een handomdraai." Karel Spoorenberg Jabarika "Elvy biedt gemak, betrouwbaarheid en terugvindbaarheid. Het volledige factuurproces geautomatiseerd: van reservering tot betaling." Marco Brandsema Hoofd Bedrijfsvoering GGZ Nederland

8 Wat doet Elvy OD precies? Medewerkers hebben voortaan zelf de verplichting tot registratie van hun onkosten. Dat gebeurt online. Het enige wat zij nodig hebben is een scanner of smartphone. Daarna is het aan de verantwoordelijke manager om zijn of haar fiat aan de declaratie te geven. Dan komt de boeking bij de financiële administratie terecht, die kan zorgen voor betaling. Zoveel voordelen in één pakket? De foutenmarge daalt. Een medewerker die zelf zijn bonnetjes of declaraties registreert, let er zelf op dat die registratie foutloos is dat is in zijn eigen belang! Uw medewerker kan via Elvy OD ook achterhalen wat de status is van de declaratie. Uw financiële medewerkers en de verantwoordelijke manager worden minder vaak lastig gevallen met vragen over al of niet betaalde bonnen en declaraties. Als per 1 januari 2014 definitief de werkkostenregeling wordt ingevoerd, heeft u al een voorsprong: u weet met Elvy OD precies welke kosten zijn gemaakt en u kunt maximaal de hand houden aan het onbelast vergoeden. Meteen aan de slag met Elvy OD Om het uw medewerkers eenvoudig te maken, kan iedereen overweg met het pakket. Een paar simpele instructies volgen is genoeg. En het enige wat vereist is, is een scanner of smartphone. Het invoeren hoeft dus niet per se op de zaak te gebeuren. Het kan ook thuis, of onderweg. Bovendien kunt u gevoelige informatie in uw administratie eenvoudig afschermen. Managers die een declaratie moeten fiatteren, hoeven geen toegang te hebben tot de financiële administratie. Meer informatie? Vraag dan uw leverancier van financiële software naar Elvy Onkosten Declaratie. En vraag meteen om een verhelderende demonstratie. Dan ziet u zelf hoe eenvoudig het werken voortaan is voor uw medewerkers. Of wilt u nú al meer weten? Ga dan naar elvy.nl en bekijk de online demo. Kenmerken Elvy OD is beschikbaar voor gebruik met diverse boekhoudprogramma's, zoals Exact Globe, Accountview en imuis. Onbeperkt qua aantal gebruikers. Automatische berekening van de kilometervergoeding, rekening houdend met woon/werk-verkeer. Het programma berekent zelf de kilometers op basis van twee postcodes. Medewerkers voeren zelf de declaraties in, dus minder werk voor uw administratie. De verantwoordelijke manager kan (indien gewenst) de declaratie aanpassen. U kunt Elvy OD gebruiken op uw smartphone. Elvy OD werkt met elke browser. Het is heel eenvoudig om zelf de invoerschermen te definiëren: u bepaalt zelf wat uw medewerkers moeten invoeren.