Praktijkcases Disfunctioneren en ontslag. Voor HR directeuren

Transcriptie

1 Praktijkcases Disfunctioneren en ontslag Voor HR directeuren 1

2 Inleiding Veel HR-afdelingen hebben het in de afgelopen tijd zwaar te verduren gehad; bij de bezuinigingsrondes die in menig bedrijf noodzakelijk waren, is ook HR vaak niet buiten schot gebleven. Nu was het waarschijnlijk al niet zo dat u weinig om handen had, dus u kunt vast wel wat verlichting van de werkdruk gebruiken. Onze gebruikersgegevens laten zien dat disfunctioneren en ontslag op dit moment een hot item is. Veel werkgevers gingen er bij het invoeren van het nieuwe ontslagrecht nog vanuit dat het gemakkelijker zou worden om werknemers te ontslaan. De praktijk is zo heeft u wellicht zelf ook al ondervonden - echter anders; het ontslaan van medewerkers is weliswaar goedkoper, maar ook (veel) lastiger; meer dan de helft van de ontslagaanvragen die zijn gegrond op disfunctioneren zijn in het afgelopen jaar afgewezen. Het is daarom nu des te belangrijker om uw managers de fijne kneepjes van ontslag bij te brengen. In dit document vindt u vijf cases die u richting uw managers zou kunnen gebruiken om duidelijk te maken dat kennis van zaken onontbeerlijk is. Case 1: Verbetertraject Sharon Umbra is manager van de afdeling sales. Zij belt u met het verzoek om voor het ontslag van een van haar binnendienstmedewerksters, Iris de Groot, zorg te dragen. Sharon vertelt u dat zij vorig jaar tijdens het jaarlijkse evaluatiegesprek al tegen Iris heeft gezegd dat ze niet tevreden is over haar werkhouding, collegialiteit en klantvriendelijkheid. Tussentijds heeft Sharon veel met Iris gesproken en haar tijdens haar werk steeds gewezen op de dingen die haar storen. Ook heeft Sharon Iris een paar keer een duidelijke waarschuwing gegeven dat zij beter een andere baan kan gaan zoeken als zij zich niet wenst aan te passen. Desondanks, moest Sharon bij het evaluatiegesprek dat zij afgelopen maand met Iris heeft gehad tot de conclusie komen dat ze haar functioneren niet, althans onvoldoende heeft verbeterd. U bekijkt het personeelsdossier van Iris en ziet dat daarin de arbeidsovereenkomst, het gespreksverslag van het evaluatiegesprek van een jaar geleden en het gespreksverslag van het evaluatiegesprek van afgelopen maand zit. Verder niets. Sharon vertelt desgevraagd dat zij geen verslagen heeft gemaakt van de tussentijdse gesprekken en dat zij ook de waarschuwingen niet schriftelijk maar alleen mondeling heeft gegeven. Als u een ontbindingsprocedure bij de kantonrechter moet gaan voeren, dan zal eerst een officieel verbetertraject moeten worden doorlopen. Daarbij zal Iris duidelijk verteld moeten worden wat Sharon van haar verwacht, concrete en objectief controleerbare afspraken moeten maken over de punten die verbeterd moeten worden en Iris zal de tijd moeten krijgen om zich te verbeteren (bijvoorbeeld 3 of 4 maanden). Daarnaast zal regelmatig met Iris moeten worden geëvalueerd en zal zij op de werkvloer - waar nodig begeleid moeten worden. Bovendien zal àlles schriftelijk vastgelegd moeten worden. 2

3 U kunt natuurlijk ook proberen om met Iris een beëindigingsovereenkomst te sluiten. Vermoedelijk zal daarvoor dan wel diep in de buidel getast moeten worden omdat duidelijk is dat u aan werkgeverszijde - dit moment geen sterke zaak heeft bij een rechter. Als Sharon na het eerste evaluatiegesprek had geweten wat nodig zou zijn als onverhoopt zou blijken dat Iris haar functioneren niet zou verbeteren, dan had zij meer structuur in het verbeterproces kunnen brengen en daar een verbetertraject van kunnen maken. In elk geval had Sharon natuurlijk alles schriftelijk moeten vastleggen. Case 2: Gebrek aan scholing J Jonas Cohen is manager van de IT-afdeling. Thomas is 54 jaar oud. Hij is één van de medewerkers van Jonas die zich voornamelijk bezig houdt met document management systemen die moeten zorgen voor efficiënt paperless werken binnen het hele bedrijf. De technologie op dat gebied gaat razendsnel. Jonas vindt dat Thomas onvoldoende aanhaakt bij de ontwikkelingen. Jonas heeft met Thomas een verbetertraject doorlopen; hij heeft Thomas laten weten wat hij van hem verwacht, afspraken gemaakt over de punten die verbeterd moeten worden, hij heeft Thomas 5 maanden de tijd gegeven, driewekelijkse evaluatiegesprekken met hem gehouden en hij is een aantal malen met Thomas mee geweest om hem te begeleiden en heeft Thomas ook een aantal keren laten meegaan met collega s om te laten zien hoe zij de dingen aanpakken. Jonas heeft bovendien alles schriftelijk bevestigd. Op het eerste oog heeft Jonas het allemaal uitstekend en netjes aangepakt. Als u de stukken en gespreksverslagen die Jonas u heeft overhandigd bekijkt, dan valt uw oog echter direct op de herhaalde vraag van Thomas aan Jonas om een bepaalde bijspijkercursus te volgen. Jonas heeft dat verzoek van Thomas kennelijk niet gehonoreerd. Een van de criteria voor de ontslaggrond disfunctioneren is echter dat het disfunctioneren niet het gevolg mag zijn van onvoldoende scholing van de werknemer. Thomas heeft hiermee een steekhoudend argument in handen om ontbinding van de arbeidsovereenkomst door de kantonrechter onmogelijk te maken. Als Jonas het verzoek van Thomas om de bijspijkercursus te doen wel had gehonoreerd en het functioneren van Thomas was niet verbeterd, dan had hij waarschijnlijk een goede kans gemaakt bij de rechter. Dat is nu anders. Nu zal een beslissing genomen moeten worden; ofwel het verbetertraject van Thomas verlengen en hem tijdens dat traject alsnog de bijspijkercursus laten doen, ofwel met Thomas het gesprek aangaan en kijken of beëindiging met wederzijds goedvinden tot de mogelijkheden behoort. Verlenging van het verbetertraject betekent dat Thomas langer in dienst blijft, hetgeen uiteraard kosten met zich meebrengt. Beëindiging met wederzijds goedvinden zal nu Thomas een sterke zaak heeft meer gaan kosten nu de kans dat de kantonrechter de arbeidsovereenkomst op basis van het huidige dossier zal ontbinden niet groot is. Als Jonas vooraf had geweten dat scholing hierbij een issue is, dan had hij de bijspijkercursus tijdens het verbetertraject kunnen laten volgen door Thomas. Hij had dan waarschijnlijk een sterke zaak gehad. 3

4 Case 3: Beëindiging tijdens proeftijd Antoine Vergoes is magazijnmanager en werkt veel met tijdelijke contracten. Antoine heeft een tijdelijke arbeidsovereenkomst gesloten met Marijke Verbruggen. Hij heeft in de arbeidsovereenkomst een proeftijd van een maand opgenomen. Als Marijke drie weken heeft gewerkt vindt Antoine dat zij niet naar behoren functioneert. Antoine zegt binnen de proeftijd het dienstverband op. Antoine komt een week later met een brief van Marijke bij u; Marijke zegt dat Antoine het dienstverband niet had mogen opzeggen en ze maakt aanspraak op schadevergoeding. U ziet dat Antoine de arbeidsovereenkomst van een andere medewerker heeft gebruikt om de overeenkomst van Marijke in elkaar te flansen. De arbeidsovereenkomst van Marijke is echter een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 5 maanden, terwijl het voorbeeld dat Antoine erbij heeft gepakt een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar is. In een overeenkomst die 6 maanden of korter duurt kan helemaal geen (geldige) proeftijd worden overeengekomen. Het proeftijdbeding is dus nietig en Antoine kon het dienstverband dus inderdaad ook niet binnen de proeftijd opzeggen. In de arbeidsovereenkomst staat bovendien geen tussentijds opzegbeding, dus gewoon opzeggen was ook niet mogelijk. Antoine heeft echter wel opgezegd en Marijke vraagt schadevergoeding. Daar heeft zij hoogstwaarschijnlijk ook recht op, en wel een bedrag gelijk aan het loon tot de oorspronkelijke einddatum. Antoine zal dus 5 maandsalarissen aan Marijke moeten betalen, terwijl zij maar 3 weken heeft gewerkt. Als Antoine inzicht had gehad in voorbeeld arbeidsdocumenten conform de geldende wetgeving dan had hij de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd gekozen en had hij kunnen lezen wat de regels zijn voor een proeftijdbeding. Als hij die regels had gekend, dan had hij wellicht kunnen kiezen voor een iets langer contract, zodat hij wel een geldig proeftijdbeding kon overeenkomen. Of hij had in elk geval kunnen weten dat hij geen proeftijd kon overeenkomen. Antoine had bovendien kunnen lezen dat hij had kunnen kiezen voor een tussentijds opzegbeding of niet. Case 4: Beëindiging met wederzijds goedvinden Arie Broekmeulen is de exportmanager. Hij mailt u een overeenkomst tot beëindiging van een dienstverband die door hemzelf en door de heer Karel Woods is ondertekend. In de mail schrijft Arie: Ik was het helemaal zat met deze vent dus ik heb vorige week met hem afgesproken dat hij vertrekt. Ik heb de overeenkomst die we destijds voor het ontslag van Kees Peters hebben gebruikt erbij gepakt, namen en data aangepast en ik heb die vanochtend door Karel laten tekenen. Zorg jij voor verdere afhandeling? Groet, Arie U denkt; Oh, oh de arbeidsovereenkomst van Kees Peters is in 2012 beëindigd; voor de invoering van de WWZ, hij was transportmedewerker en Karel is chauffeur/verkoper en u heeft kort geleden nog een personeelslening in orde gemaakt voor Karel. 4

5 U opent de bijlage en ziet het al; er is geen wettelijke bedenktijd in de overeenkomst opgenomen, over het concurrentiebeding van Karel en de personeelslening wordt met geen woord gerept, maar er is wel finale kwijting overeengekomen. De overeenkomst is bovendien getekend op 3 november en het dienstverband wordt beëindigd per 30 november; dat gaat gedoe geven met de WW-uitkering van Karel. U schrijft Arie: Beste Arie, Ik heb de overeenkomst bekeken maar ik zie nog wel wat haken en ogen; in de overeenkomst staat geen bepaling over het concurrentiebeding van Karel en over de personeelslening die we laatst voor Karel in orde hebben gemaakt. Aan het einde van de overeenkomst (in het laatste artikel) staat wel de finale kwijting-bepaling. Dat betekent dat we in feite dus geen beroep meer kunnen doen op het concurrentiebeding en de overeenkomst van personeelslening. In de overeenkomst staat niets over de wettelijke bedenktijd waar Karel recht op heeft. Dat betekent dat Karel tot 3 weken na 3 november de overeenkomst nog kan ontbinden. Daar hoeft hij geen (goede) reden voor te hebben. Het enige dat hij moet doen is een briefje schrijven en dan is de overeenkomst van de baan. Dat recht heeft alleen Karel als werknemer, wij als werkgever hebben dat recht niet. Als Karel een WW-uitkering wil aanvragen, dan zal het UWV die op z n vroegst vanaf 1 februari uitbetalen; UWV betaalt pas als de geldende opzegtermijn is verstreken. Die van Karel is 2 hele maanden. Aangezien de overeenkomst pas op 3 november is getekend, telt november niet mee, zodat december en januari zijn dan de opzegtermijn. Ik neem aan dat je dat niet met Karel hebt besproken? Ik stel voor dat we even bij elkaar komen om e.e.a te bespreken en om te kijken wat we hier aan kunnen doen. U heeft twee keuzes; of u slikt het feit dat u geen aanspraak meer kunt maken op het concurrentiebeding en op terugbetaling van de personeelslening, of u gaat met Karel in gesprek over zijn WW-uitkering en komt met hem overeen dat hij deze overeenkomst ontbindt, zodat u samen tot een andere inhoud kunnen komen. In dat laatste geval zult u vermoedelijk wel de kosten ter overbrugging van de tijd waarin Karel geen recht heeft op een WW-uitkering op u moeten nemen. In XpertHR Checkit staat een voorbeeld beëindigingsovereenkomst en een checklist beëindigingsovereenkomst. Als Arie daarvan gebruik had gemaakt, dan had hij geweten wat de consequenties waren van de afspraken die hij maakte. Bovendien had hij dan de wettelijke bedenktermijn in de overeenkomst opgenomen, waardoor Klaas geen 3 maar 2 weken bedenktijd had gehad. Case 5: Transitievergoeding Andrej Petrov is de manager van het bedrijfsrestaurant. Hij vindt dat één van zijn gastvrouwen, Johanna Koch, niet goed functioneert. Hij heeft dat met Johanna besproken en aan haar uitgelegd dat ze ofwel met elkaar een verbetertraject zouden moeten ingaan, ofwel dat ze het dienstverband in gezamenlijk overleg zouden moeten beëindigen. Andrej heeft Johanna gevraagd om hierover een paar dagen na te denken. Dat heeft Johanna gedaan en zij heeft ook met haar nichtje overlegd die rechten studeert. Haar nichtje heeft haar aangeraden om schriftelijke toestemming te geven aan Andrej om het dienstverband te mogen opzeggen, waarna Andrej het dienstverband schriftelijk zou 5

6 kunnen opzeggen met inachtneming van de opzegtermijn. Johanna vraagt Andrej of hij haar - in ruil voor haar medewerking een twee maanden langere opzegtermijn wil gunnen en wil vrijstellen van haar werkzaamheden tot het einde van haar dienstverband. Andrej stemt daarmee in. Als het dienstverband is opgezegd krijgt Andrej een brief van Johanna waarmee hij naar u toekomt. Ze vraagt haar salaris, uitbetaling van haar vakantiegeld, uitbetaling van haar niet genoten vakantiedagen én betaling van haar transitievergoeding. Andrej laat u weten dat over een transitievergoeding helemaal geen afspraken zijn gemaakt dus dat die niet betaald hoeft te worden. De transitievergoeding zal toch echt aan Johanna moeten worden betaald als Johanna langer dan 2 jaar in dienst is geweest. Anders dan bij beëindiging met wederzijds goedvinden, is de werkgever bij opzegging van het dienstverband met de schriftelijke instemming van de werknemer, wel gewoon de transitievergoeding verschuldigd. Afhankelijk van de lengte van het dienstverband zal aan Johanna over de eerste 20 halve dienstjaren 1/6 maandsalaris per gewerkt half jaar betaald moeten worden en over de volgende dienstjaren 1/4 maandsalaris per gewerkt half jaar. In XpertHR Checkit had Andrej kunnen lezen dat hij bij opzegging met toestemming van de werknemer de transitievergoeding verschuldigd is. Daar had hij ook kunnen lezen dat hij transitiekosten bestaande uit de kosten voor de werkgever verbonden aan het in acht nemen van een langere dan de wettelijke of eerder overeengekomen opzegtermijn in mindering gebracht kunnen worden op de transitievergoeding als de werknemer gedurende deze termijn is vrijgesteld van het verrichten van arbeid, mits de werknemer daarmee schriftelijk had ingestemd. In XpertHR Checkit is al deze informatie terug te vinden Verbetertrajecten In XpertHR Checkit staat duidelijk omschreven hoe een verbetertraject eruit moet zien om daarvan later als verbetering onverhoopt niet optreedt gebruik te kunnen maken bij een rechter. Bovendien vindt u in XpertHR Checkit voorbeelddocumenten en brieven die Sharon had kunnen gebruiken als model voor het vastleggen van de afspraken en de gesprekken. Ontbinding van een arbeidsovereenkomst In XpertHR Checkit staan de criteria waaraan moet worden voldaan om ontbinding van een arbeidsovereenkomst op grond van disfunctioneren gehonoreerd te kunnen krijgen. Arbeidsovereenkomsten XpertHR Checkit bevat voorbeeld arbeidsovereenkomsten die up-to-date en conform de geldende wetgeving zijn. Beëindigingsovereenkomst. In XpertHR Checkit staat een voorbeeld beëindigingsovereenkomst en een checklist beëindigingsovereenkomst. Meer weten over XpertHR Checkit voor HR directeuren? Maak een vrijblijvende afspraak voor een demo via 6