Gedragscode en huishoudelijk reglement van de Oudenaardse Zwemclub OZEKA

Transcriptie

1 van de Oudenaardse Zwemclub OZEKA 1 Inleiding Deze gedragscode en huishoudelijk reglement zijn te beschouwen als de spelregels waaraan zwemmers, trainers, bestuur, ouders en sympathisanten zich moeten houden om van onze club een plaats te maken waar alle leden met plezier en voldoening kunnen sporten en dit in een sfeer van een echt verenigingsleven waar het beste uit iedere zwemmer kan worden gehaald. Dit vraagt niet alleen van de zwemmers inspanningen, maar ook het bestuur, de trainers, de begeleiders en ouders hebben een belangrijke verantwoordelijkheid en voorbeeldfunctie. De gedragscode en het huishoudelijk reglement gelden daarom voor alle zwemmers, trainers, begeleiders en ouders. Voor de uitvoering ervan kan het bestuur aan ieder van hen gepaste sancties opleggen in geval van overtreding. Het is daarom ook belangrijk dat zwemmers, trainers, begeleiders en ouders van deze gedragscode en het huishoudelijk reglement op de hoogte zijn, deze naleven en uitdragen. Daarom zal aan iedereen uitdrukkelijk gevraagd worden er effectief kennis van te nemen en te bevestigen dat zij ermee akkoord gaan. Een lid, trainer, bestuurder, begeleider of ouder zijn van een vereniging, houdt in dat men de regels accepteert. Het bestuur is steeds gerechtigd om tussentijdse wijzigingen in deze gedragscode door te voeren. Wijzigingen zullen gepubliceerd worden op de website. Samengevat De gedragscode en het huishoudelijk reglement gaan over hoe we met elkaar willen omgaan, vertaald in regels. Het gaat over wat we normaal vinden en niet normaal vinden. Eerst bepalen we wat de regels zijn, daarna beschrijven we wat we daaronder verstaan, wat normaal en wat niet normaal is. Wanneer leden zich niet aan de regels van de gedragscode houden, nemen we maatregelen, we noemen dit de sancties. 2 Algemene gedragsregels Het bestuur vraagt nadrukkelijk aandacht voor normen en waarden vóór, tijdens en na de beoefening van de sport: We zwemmen met elkaar, dus ook met de tegenstander. We gedragen ons altijd sportief, ook als anderen minder sportief zijn: De winnaar is degene die ook tegen zijn verlies kan. We hebben altijd respect voor en zijn beleefd tegen de trainers, lesgevers, afgevaardigden of medezwemmers.

2 We aanvaarden de ander zoals hij/zij is en discrimineren niet op gebied van huidskleur, geloof, seksuele geaardheid, culturele achtergrond, uiterlijk, prestaties en dergelijke. We schelden, pesten, roddelen... niet, m.a.w. we houden rekening met de gevoelens van de ander. Gezien de persoonlijke ervaring van een bepaalde situatie hierin een grote rol speelt, zal elke klacht door de Raad van Bestuur beoordeeld worden. We maken ons niet schuldig aan seksuele intimidatie en gebruiken geen enkele vorm van verbaal of lichamelijk geweld. We blijven van elkaars spullen af; we houden het complex en de omgeving schoon. Sport is er voor iedereen; niet alleen voor uitblinkers. Wees sportief, vertoon teamgeest, help en steun je medezwemmers. 2.1 Regels bij trainingen Bij trainingen ben je minimum 10 minuten voor aanvang van de training aanwezig. Een trainer/lesgever heeft het recht je de toegang tot de training te ontzeggen indien deze reeds is begonnen. Wie meerdere trainingen mist, kan geschrapt worden voor deelname aan wedstrijden. Je lidkaart is persoonlijk. Deze kaart moet je steeds bij je hebben. Bij het binnengaan van het zwembad, laat je deze kaart aan de ingang aan een verantwoordelijke van OZEKA zien, waarna je toegang krijgt tot de kleedkamers. Bij het niet gebruiken of niet bijhebben van je lidkaart, kan de toegang tot het zwembad geweigerd worden. Je respecteert andermans goederen en materiaal in het zwembad, alsook in de kleedkamers. Je draagt in het zwembad een OZEKA badmuts, uit hygiënisch oogpunt en ter bevordering van het clubgevoel. Je helpt spontaan met: het klaarzetten van het bad vóór de training start, op aangeven van je trainer; het opruimen na de training, op aangeven van je trainer. Je legt je eigen materiaal klaar aan je trainingsbaan vooraleer de training start. Je zorgt ervoor dat je voldoende drank bij hebt tijdens de training, bij voorkeur een isotone drank of water. Je afwezigheid op trainingen meld je vooraf aan je trainer of de hoofdtrainer. De gegevens van de hoofdtrainer vind je terug op onze website. Geef bij elke afwezigheid ook de reden op. Het vroeger beëindigen van een training meld je aan de trainer die op dat moment training geeft, vooraleer de training start. Ook hiervoor geef je steeds een reden op. De groepen worden zoveel mogelijk ingedeeld naar ieders kunnen, maar verschil in conditie en/of vooruitgang is onvermijdelijk. De beslissing van de hoofdtrainer, in overleg met de trainers is bindend en staat niet open voor discussie of beroep. Onderweg naar of van, en tijdens de training is alcohol- en/of drugsgebruik niet toegelaten. Gebruik van de kleedkamers: De kleedkamers worden alleen gebruikt om je om te kleden. Douches en kleedkamers zijn geen speelruimten. De kleedkamers dienen, na elk gebruik, door de gebruikers zelf netjes achter gelaten te worden. Vermijd het meebrengen van kostbare voorwerpen, zoals sieraden, gsm, geld Doch, laat ze zeker niet onbeheerd achter. De club is niet verantwoordelijk voor zoekraken, beschadiging of diefstal van allerlei voorwerpen. Het is ten strengste verboden te roken. van de Oudenaardse Zwemclub OZEKA 2 / 10

3 2.2 Regels bij wedstrijden Je schrijft je tijdig IN of UIT voor de wedstrijden die je toegestuurd krijgt per mail. Een volledig wedstrijdoverzicht van september t.e.m. december wordt in het begin van het seizoen doorgegeven, in december volgt de kalender voor de rest van het seizoen. De wedstrijden waarvoor je ingeschreven bent, zwem je ook. Kan je niet deelnemen wegens ziekte, dan verwittig je telefonisch en zo snel mogelijk de hoofdtrainer. 72 uur vóór de aanvang van de wedstrijd kan de zwemmer nog uitgeschreven worden. Bij het inzwemmen en tijdens de wedstrijden draag je steeds je OZEKA-badmuts. Je draagt op de heen- en terugreis en tijdens je aanwezigheid op de wedstrijd steeds je OZEKAuitrusting. De aanschaf ervan is verplicht voor competitiezwemmers. Als je op een wedstrijd een prijs hebt behaald, haal je deze steeds zelf af in je OZEKA-uitrusting. Tijdens de wedstrijd hebben we respect voor en zijn we beleefd tegen de redders, medezwemmers, zwemmers van andere clubs, trainers, sympathisanten, scheidsrechters... Na elke wedstrijd ruim je dan ook zelf alle papiertjes, blikjes, wegwerpvoorwerpen en andere afval op. 2.3 Gedragsregels voor de ouders en sympathisanten Ook ouders en sympathisanten worden bij aanwezigheid op trainingen en/of wedstrijden als ambassadeurs van OZEKA beschouwd. Bij wedstrijden vragen we om zoveel mogelijk in een T- shirt van OZEKA te verschijnen. Deze kunnen besteld worden bij de OZEKA-verantwoordelijke. Ook van hen wordt correct taalgebruik en respect voor anderen verwacht, net als van onze zwemmers en trainers. Ongepast gedrag zal voor hen na beslissing van de Raad van Bestuur kunnen leiden tot een toegangsverbod in het zwembad bij trainingen en/of wedstrijden. Coach je zwemmer niet tijdens de trainingen, lessen en/of wedstrijden, laat dit over aan de bevoegde trainers. Je welgemeende goede raad vóór, tijdens en na wedstrijden en trainingen kunnen je zwemmer misschien doen twijfelen. Supporteren voor je zwemmer mag uiteraard wel! Eventuele negatieve kritiek houd je voor jezelf of deel je rechtstreeks mee aan de verantwoordelijke personen. Wees positief naar je kind. Vragen, problemen of suggesties i.v.m. het sportieve kan je altijd stellen of melden aan de trainers of de hoofdtrainer. Alle niet-sportieve vragen kan je altijd stellen aan het betreffende aanspreekpunt binnen de Raad van Bestuur. 2.4 Regels betreffende de trainersgroep De hoofdtrainer staat in voor het trainersteam en verdeelt de taken. De taakverdeling wordt besproken en goedgekeurd tijdens de trainersvergaderingen. Het bijeenroepen van de trainersvergaderingen is een taak van de hoofdtrainer. Deze worden principieel maandelijks gehouden, tenzij anders afgesproken tijdens een voorgaande vergadering. Het staat de hoofdtrainer vrij zelf te beslissen over de selectie van de zwemmers betreffende deelnames aan wedstrijden. De hoofdtrainer legt, in overleg met het bestuur, ook de nodige sancties op indien het gedrag van een zwemmer indruist tegen het huishoudelijk reglement dan wel de gedragscode van de zwemclub. van de Oudenaardse Zwemclub OZEKA 3 / 10

4 De trainers voeren de opgelegde taken uit en rapporteren op regelmatige basis aan de hoofdtrainer. De hoofdtrainer staat in voor de communicatie van deze rapporten naar het bestuur toe. De trainer staat in voor de sportieve begeleiding van een aan hem toegewezen groep zwemmers. Hij/zij traint en begeleidt de zwemmers tijdens trainingen, wedstrijden en eventuele stages. De trainer draagt steeds de clubkleuren op trainingen, wedstrijden en eventuele stages en is steeds 10 minuten voor het afgesproken uur ter plaatse om de zwemmers op te vangen en te begeleiden. De trainers selecteren de wedstrijden bij de aanvang van het zwemjaar in onderling overleg met de Technische Cel. 2.5 Regels in en rond het zwembad Het zwembad is van ons allemaal. Wees er zuinig op en zorg dat het netjes blijft. Denk daarbij in ieder geval aan de volgende punten: Maak je rommel? Ruim dit dan zelf op. Breng geen glas- en aardewerk mee in het zwembadcomplex. Plaats fietsen en brommers in de daarvoor bestemde rekken in de fietsenstalling. Paarkeer auto's op het daarvoor bedoelde parkeerterrein. Hou de toegang naar het zwembad vrij, in het belang van de veiligheid. Matig je snelheid in de nabijheid van het gebouw. 3 Sancties De trainer, de afgevaardigde en/of een bestuurslid kan een zwemmer die een inbreuk maakt tegen de gedragscode en/of het huishoudelijk reglement bestraffen door hem/haar het water te doen verlaten en dus niet verder deel te laten nemen aan de training, wedstrijd of stage, waarbij de zwemmer wel aanwezig blijft bij de groep tot het einde van de activiteit. Specifiek voor de jaarlijkse stage gelden bijkomende regels die in een aparte brochure aan al de deelnemers wordt uitgereikt, en ter goedkeuring ondertekend aan de hoofdtrainer terugbezorgd wordt. Wanneer deze regels niet worden ondertekend, wordt niet deelgenomen aan de stage. Elke kost die door een bestraffing gegenereerd wordt, is ten laste van de zwemmer of de ouders. Het bestuur van de club kan bij het niet opvolgen van de instructies van de trainer, het herhaaldelijk storen van de trainingen of ongepast gedrag, het lid sanctioneren in overleg met de trainers. Leden die kennelijk onaanvaardbaar gedrag vertonen, zoals bv. het ontvreemden van kledij of materiaal, onverdraagzaamheid, pesten, vandalisme, diefstal, geweld, het in een negatief daglicht stellen van de zwemclub/trainers..., kunnen door de Raad van Bestuur onmiddellijk worden ontslagen uit de club. In geen geval kunnen lidgelden worden teruggevorderd na een ontslag. Ontslagen leden kunnen ook later niet terug lid worden bij OZEKA. Het bestuur aanvaardt onder geen enkele omstandigheid: misbruik van drugs, alcohol en/of medicijnen; bezit van drugs; het verhandelen van drugs. van de Oudenaardse Zwemclub OZEKA 4 / 10

5 Tot het uitspreken van sancties kan besloten worden in volgende situaties: Schelden Pesten. Pesten van en door leden binnen OZEKA wordt niet getolereerd. De trainers/lesgevers krijgen de strikte instructie hier scherp op toe te zien. Naar inzicht van de trainer/lesgever kan in geval van pesten met directe ingang en zonder voorafgaande verwittiging overgegaan worden tot verwijdering van het lid uit het zwembad. Het uiten van bedreigingen. Het gebruik van verbaal (schelden, schreeuwen, beledigen), dan wel lichamelijk geweld. Gebruik van lichamelijk geweld is vaak ook een overtreding van de wet. In dit geval wordt steeds een klacht neergelegd bij de politie. Alle overige misdragingen welke volgens de normen en waarden van OZEKA ontoelaatbaar zijn. Alle, en dus niet alleen de niet hierboven specifiek vermelde aanleidingen tot sancties, worden ter beoordeling voorgelegd aan de Raad van Bestuur. De te volgen procedure is als volgt: De trainer, zwemmer, ouder of wettelijke vertegenwoordiger, begeleider of andere verantwoordelijke stelt de Raad van Bestuur in kennis van de overtreding. Ook in gevallen waarbij de trainer direct tot het verwijderen van de zwemmer van de training of wedstrijd is overgegaan dient achteraf melding te worden gemaakt van de feiten. Dit ter vastlegging van het gebeurde. Alvorens te beslissen noteert de Raad van Bestuur zorgvuldig woord en wederwoord van alle betrokkenen. In uitzonderlijke gevallen kan een spoedvergadering belegd worden om zodoende snel tot actie over te kunnen gaan. De door de Raad van Bestuur genomen bindende beslissing zal schriftelijk worden medegedeeld aan de betrokken persoon, en desgevallend aan diens ouders of wettelijke vertegenwoordiger. Het in herhaling vallen van op zichzelf staande kleinere overtredingen, welke in eerdere gevallen met een waarschuwing zijn bestraft, kunnen de Raad van Bestuur doen besluiten over te gaan tot verder gaande sancties in de vorm van schorsing, uitsluiting of ontslag. 4 Lidmaatschap van OZEKA Iedere zwemmer, trainer, afgevaardigde, ouder (of wettelijke vertegenwoordiger i.g.v. minderjarigen) of sympathisant aanvaardt bij voorbaat het lidmaatschap van elke sportfederatie waarbij OZEKA is aangesloten of zich aansluit en het lid (en de ouders of wettelijke vertegenwoordigers i.g.v. minderjarigen) zal/zullen de desbetreffende statuten en reglementen van inwendige orde van deze federatie(-s) naleven. Iedereen kan op eigen verzoek lid worden van de club, en wordt na een zwemtest ingedeeld in een bepaalde zwemgroep. De indeling van deze zwemgroepen valt onder de verantwoordelijkheid van de hoofdtrainer. Het bestuur van OZEKA behoudt zich echter het recht voor het lidmaatschap te weigeren met opgave van redenen binnen een redelijke termijn van 1 maand na aanmelding. Een actueel overzicht van de verschillende zwemgroepen en hun respectieve trainers kan steeds terug gevonden worden op de website. Elk lid dat voor het einde van een zwemjaar stopt of door tuchtsancties de toegang tot de club wordt ontzegd, kan nooit lidgelden opeisen voor de resterende periode. Enkel het bestuur kan een lid ontslaan. van de Oudenaardse Zwemclub OZEKA 5 / 10

6 Alle regels die voor het zwembad gelden, gelden ook voor onze club. Deze regels kan je steeds raadplegen aan de ingang van het zwembad. 4.1 Lidgelden en persoonsgegevens Het lidgeld wordt jaarlijks vastgesteld door het bestuur. De persoonsgegevens, medegedeeld bij de aansluiting, worden opgenomen in een bestand dat door het bestuur van OZEKA wordt beheerd. Elk lid heeft inzage wat betreft zijn persoonlijke gegevens en kan deze te steeds laten aanpassen. Het lid stuurt hiervoor een mail naar De club mag de persoonlijke gegevens enkel aanwenden voor de administratie, bv. voor de verzekering, de inschrijving van wedstrijden en om de leden op de hoogte te brengen van de activiteiten. Art.7 van de wet , ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. 4.2 Verzekering Enkel door een rechtmatig lidmaatschap van OZEKA heeft men recht op de verzekering die van toepassing is via de Vlaamse Zwemfederatie vzw. Via OZEKA wordt opgave gedaan aan de Vlaamse zwemfederatie om verzekerd te worden tegen zwemsportongevallen. Hiervoor heeft de Vlaamse zwemfederatie met de verzekeringsmaatschappij nv ARENA, volgende verzekeringspolissen afgesloten: Lichamelijke ongevallen (Polisnr ); Burgerlijke aansprakelijkheid (Polisnr ). Deze verzekering geldt voor alle zwemsportactiviteiten van de Vlaamse zwemfederatie en haar aangesloten clubs, zoals wedstrijden, trainingen en vergaderingen die door de federatie beheerd worden en met haar toestemming door de aangesloten clubs voor de leden worden ingericht. Ze geldt tevens voor de ongevallen die zich zouden voordoen op de weg van huis naar deze activiteiten en terug, tijdens verplaatsingen te voet of met gelijk welk vervoermiddel. Ze geldt zowel voor binnen- als buitenland. Voor meer info en uitleg over wie, wanneer, waar en hoe men verzekerd is, kunt u terecht bij het clubsecretariaat, die in het bezit is van de verzekeringspolissen. Wanneer u het slachtoffer wordt van een sportongeval, dan zal het clubsecretariaat helpen bij het invullen van de ongevalaangifte en moet deze aangifte binnen de 8 dagen opgestuurd worden naar de Vlaamse Zwemfederatie, die het na controle onmiddellijk zal overmaken aan de verzekeringsmaatschappij nv ARENA voor verder gevolg. De voornaamste informatie en documenten met betrekking tot uw verzekering zijn te vinden op de website Ook op de website van OZEKA vind je het in te vullen document. 4.3 Duur lidmaatschap Een lidmaatschap begint op 1 januari en eindigt op 31 december van elk jaar. Sluit men aan op een latere datum, ook dan geldt het lidmaatschap tot 31 december, en wordt het lidgeld naar rato aangepast volgens de vastgestelde instapmomenten. Deze instapmomenten alsook de aangepaste lidgelden zijn terug te vinden op onze website. van de Oudenaardse Zwemclub OZEKA 6 / 10

7 Het bestuur beslist wanneer iemand kan toetreden, dit om geen te grote groepen te creëren en de veiligheid te waarborgen. 4.4 Lidkaart Elk lid ontvangt bij aansluiting een lidkaart, waar voor hij/zij de verantwoordelijkheid draagt. Elk lid moet deze kaart op elk verzoek van een bestuurslid kunnen tonen. Bij verlies van de lidkaart, of van zodra er zich een verandering voordoet in de persoonlijke gegevens van een lid, wordt dit lid verondersteld het verlies of de verandering zo snel mogelijk te melden aan via 4.5 Beëindiging lidmaatschap Beëindiging van het lidmaatschap gaat in wanneer: Het lid niet tijdig zijn lidgeld vernieuwt. De verwijltermijn wordt jaarlijks vastgesteld door het bestuur. Het lid een schriftelijke opzegging doet van zijn lidmaatschap. Het lid geschorst of uitgesloten wordt. Het lid het huishoudelijk reglement niet naleeft. Meerdere malen werd vastgesteld dat het lid het zwembadreglement niet heeft nageleefd. Uittredende of uitgesloten leden hebben geen deel in het vermogen van de vereniging en kunnen derhalve ook nooit aanspraak maken op teruggave van het gehele of gedeeltelijke lidgeld of vergoeding vragen voor de gedane inbreng. 4.6 Vrijheidsregeling Overeenkomstig het decreet van 24/07/96 met betrekking op het statuut van de niet-professionele sportbeoefenaar kan je als competitie-vergunninghouder je ontslag geven bij je club. Dit gebeurt tussen 15 mei tot 15 juni van elk jaar, dus niet vóór en niet ná deze period). Je ontslagbrief stuur je aangetekend op naar het clubsecretariaat EN ook aangetekend naar de VZF, Meersstraat 138c3, 9000 Gent. De poststempel geldt als bewijs van verzending. Verzet is niet meer mogelijk en er mag ook geen overgangsgeld gevraagd worden. Je bent vrij op 1 juli. Het decreet is niet van toepassing op officials, trainers, scheidsrechters, beheerders van sportverenigingen voor zover ze die functie niet combineren met eigenlijke sportbeoefening in competitie. Het decreet is in het bezit van je clubsecretaris. Uitzonderingsmaatregelen overeenkomstig het huishoudelijk reglement van de VZF. Overgang wegens woonstverandering: buiten de wettelijk voorziene ontslagperiode kan men enkel een overgang bekomen wegens verhuis, wanneer aan alle onderstaande voorwaarden is voldaan: de atleet heeft het schriftelijk akkoord nodig van zijn huidige club welke is ondertekend door voorzitter en secretaris. de atleet moet een attest kunnen voorleggen van de bevolkingsdienst dat hij/zij wel degelijk verhuisd is. van de Oudenaardse Zwemclub OZEKA 7 / 10

8 de afstand tussen de oude en de nieuwe woonplaats moet meer dan 25 km bedragen. Hiervoor gebruikt men het speciale formulier verkrijgbaar op het VZF-secretariaat. Na goedkeuring door de beheerraad van de VZF, kan via de nieuwe club een competitievergunning aangevraagd worden. Overgang mits onderlinge toestemming: buiten de wettelijke voorzien ontslagperiode van 1 maand (15 mei tot 15 juni ) kan de competitievergunninghouder een overgang bekomen, wanneer zowel beide clubs (de opgezegde club en de nieuwe club) als de competitievergunninghouder zich hiervoor schriftelijk akkoord verklaren. Hiervoor gebruikt men het speciaal formulier verkrijgbaar op het VZF-secretariaat. Dit formulier zal vervolgens aan de Raad van Bestuur worden voorgelegd voor goedkeuring. 4.7 Neutraliteit OZEKA, alsook de leden en toegetreden leden, zullen zich in clubverband onthouden van alle inmenging in politieke, taalkundige, ethische en godsdienstige zaken. 4.8 Effectieve leden De effectieve leden zijn omschreven in de statuten. Zij betalen geen verplichte jaarlijkse bijdrage. Het betreft de bestuursleden, de hoofdtrainer en de vertegenwoordiger(-s) bij de verschillende federaties waar OZEKA lid van is. Zij genieten van alle voordelen van de vereniging en worden uitgenodigd voor de Algemene Vergadering (AV). Zij hebben stemrecht. 4.9 De toegetreden leden De toegetreden leden zijn omschreven in de statuten. Het betreft de zwemmers (vergunninghouders en niet-vergunninghouders), trainers, afgevaardigden, officials, alsook eventueel sympathisanten die hierom verzoeken. Toegetreden leden betalen het lidgeld zoals het jaarlijks door het Bestuur wordt vastgesteld. Ze kunnen zich jaarlijks, conform de statuten, kandidaat stellen voor vacante betrekkingen in de Raad van Bestuur. De lidgelden dienen betaald te worden 1 maand na de vervaldatum, zoniet wordt men geacht ontslag te nemen Uitsluiting De Raad van Bestuur kan een lid ontslagen mits een duidelijke omschreven motivatie Tuchtstraffen Volgende tuchtstraffen zijn voorzien: mondelinge verwittiging; schriftelijke verwittiging; schorsing van bepaalde duur schorsing van onbepaalde duur (uitsluiting); van de Oudenaardse Zwemclub OZEKA 8 / 10

9 ontslag. Elk lid heeft recht op verdediging en kan zich laten bijstaan door een raadsman. 5 Verantwoordelijkheid van ouders/begeleiders De ouders of wettelijke vertegenwoordigers van de zwemmers dienen hun kind in te lichten over het bestaan van deze gedragscode en huishoudelijk reglement, en dienen hun kind in verstaanbare taal uit te leggen wat dit inhoudt, en er zich bij aansluiten. Ouders of wettelijke vertegenwoordigers dragen de verantwoordelijkheid voor het begeleiden van hun kind TOT BIJ de plaats waar men de kinderen overdraagt onder de hoede van de zwemclubverantwoordelijke. Indien zou blijken dat geen verantwoordelijke van de zwemclub aanwezig is, dienen de ouders/begeleiders bij het kind te blijven. Voorgaande geldt ook bij de verplaatsingen naar wedstrijden. OZEKA organiseert, tenzij dit vooraf uitdrukkelijk wordt aangegeven, geen verplaatsingen naar wedstrijden of verblijf aldaar. Dit blijft tot de verantwoordelijkheid van de ouders behoren. 6 Foto s - Video s - Digitale dragers Tijdens de clubactiviteiten, of activiteiten waaraan OZEKA deelneemt of meewerkt, kunnen foto s en/of videobeelden genomen worden waarop mogelijk leden, toegetreden leden, ouders en/of sympathisanten kinderen te zien zijn. Deelname aan OZEKA-activiteiten betekent dat je bij voorbaat toestemming verleent aan OZEKA om deze beelden in het kader van zijn werking op al zijn dragers, zoals o.m. de website, te publiceren. Deze foto s mogen op geen enkele manier door derden verspreid worden. OZEKA zal deze foto s ook niet bezorgen aan commerciële firma s die er dan vrij over zouden kunnen beschikken voor hun publiciteit. 7 Raad van Bestuur De rechten en plichten van de bestuursleden worden omschreven in de wet en de statuten van de club. De statuten zijn gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad en zijn ook te raadplegen op de website. Aanvullend heeft het bestuur in het kader van deze gedragscode en huishoudelijk reglement beslist dat de bestuursleden een collega bestuurslid kunnen schorsen indien het bestuurslid: de reglementen van OZEKA vzw of de sportfederatie(s) niet naleeft; blijk geeft van onverschilligheid; daden zou verrichten die de goede naam van OZEKA vzw in opspraak zouden kunnen brengen; meerdere bestuursvergaderingen achtereenvolgend afwezig is zonder gemotiveerde en voorafgaandelijk ter kennis gebrachte redenen. Na schorsing dient de voorzitter ten spoedigste een (buitengewone) algemene vergadering samen te roepen, elke zich zal beraden over het ontslag van het betrokken bestuurslid. van de Oudenaardse Zwemclub OZEKA 9 / 10

10 Van elke vergadering of actie bijgewoond door een bestuurslid in naam van OZEKA vzw zal een verslag worden opgemaakt en overgemaakt aan de secretaris binnen de 7 dagen. De Raad van Bestuur duidt onder haar leden een afgevaardigde(n) aan: een voorzitter, clubsecretaris, een penningmeester en een sportsecretaris. De rechten en plichten van deze personen worden omschreven in taakomschrijvingen die in de notulen van de bestuursvergaderingen opgenomen zijn, en die van tijd tot tijd door de raad van bestuur kan aangepast worden. Ten einde de goede werking van de club te verzekeren kan de Raad van Bestuur werkgroepen of comités oprichten. Deze werkgroepen of comités kunnen alleen voorstellen doen welke slechts uitvoerbaar worden indien zij goedkeuring hebben verkregen van de Raad van Bestuur. Van elke vergadering van een werkgroep wordt een verslag gemaakt en overgemaakt binnen de 7 dagen aan de clubsecretaris. Elk lid van de Raad van Bestuur kan op eigen verzoek alle vergaderingen van de werkgroepen of comités bijwonen. De leden van de Raad van bestuur stimuleren elkaar hierin om maximaal voeling te houden met de effectieve werking van de club. De Algemene Vergadering wordt samengeroepen, beraadslaagt en beslist conform de statuten van de club. 8 Klachtenbehandeling Een ontevreden zwemmer, trainer, official, begeleider of ouder kan zijn ontevredenheid schriftelijk bekend maken aan de voorzitter, clubsecretaris of hoofdtrainer. Dergelijke uiting van ontevredenheid kan door het bestuur behandeld worden als een klacht. Om als klacht in aanmerking genomen te worden moet de uiting van ontevredenheid in fatsoenlijke bewoordingen opgemaakt zijn, en de reden van de ontevredenheid bevatten, alsmede in de mate van het mogelijke de maatregelen die leiding van de club zou moeten nemen om de ontevredenheid ongedaan te maken. De ontvanger van de klacht (voorzitter, clubsecretaris of hoofdtrainer) zal deze onverwijld overmaken aan de voltallige Raad van Bestuur, die de klacht zo spoedig mogelijk in behandeling zal nemen, beoordelen of ze ontvankelijk is en al dan niet gegrond, en vervolgens een beslissing nemen. Om te beslissen kan de Raad van Bestuur vooraf betrokkenen horen, hetzij als getuigen, hetzij voor advies. De behandeling van klachten kan de Raad van Bestuur ad hoc op zich nemen, en is niet gebonden aan de periodieke vergaderingen van de Raad. Aldus kan een afhandeling van de klacht binnen een redelijke termijn gewaarborgd worden. Handtekening verantwoordelijke Ik heb kennis genomen van deze gedragscode en dit huishoudelijk reglement. Datum van de Oudenaardse Zwemclub OZEKA 10 / 10