Onderzoeksrapport. De veranderingen in het inkoopvakgebied: Een onderzoek naar de belangrijkste veranderingen volgens inkoopprofessionals.

Transcriptie

1 Onderzoeksrapport 2010 De veranderingen in het inkoopvakgebied: Een onderzoek naar de belangrijkste veranderingen volgens inkoopprofessionals. Marno van Houten Supply Value

2 Onderzoeksrapport Versie 1.2 Pagina 2 van 33

3 Onderzoeksrapport Versie 1.2 Pagina 3 van 33 Titel: De veranderingen in het inkoopvakgebied: Een onderzoek naar de belangrijkste veranderingen volgens de inkoopprofessionals. Organisatie: Supply Value Uitgevoerd door: Marno van Houten Functie: Trainee Supply Talent Inkoopmanagement LinkedIn Public Profile: Contact gegevens: Tel: +31 (0) m.houten@supplytalent.nl Datum: 23 maart 2010

4 Onderzoeksrapport Versie 1.2 Pagina 4 van 33 Voorwoord Dit onderzoek is uitgevoerd door Supply Value. Het onderzoekstraject is voor mij een inspirerend en uitdagend project geweest. Het onderzoekstraject heeft mijn kennis van het inkoopvakgebied vergroot en heeft mij een beter inzicht gegeven in de diverse veranderingen in het inkoopvakgebied. Daarnaast heeft het mij in staat gesteld om in contact te komen met diverse inspirerend inkoopprofessionals bij grote en middelgrote ondernemingen in Nederland. Dit heb ik als zeer prettig ervaren en hoop in de toekomst iets voor hen te kunnen betekenen. Ik wil graag iedereen bedanken die heeft bijgedragen aan dit onderzoek. Voornamelijk de inkoopprofessionals die tijd vrij hebben gemaakt om mij te ontvangen bij hun organisatie en met mij hun visie over de veranderingen in het inkoopvakgebied hebben gedeeld. Daarnaast wil ik Mr. M. van Drunen bedanken voor zijn support en deskundige feedback vanuit Supply Value. Marno van Houten, Amsterdam, 23 Maart 2010 Biografie onderzoeker: Marno van Houten, MSc. Afgestudeerd in 2009 aan de Vrije Universiteit van Amsterdam, MBA, Management studies. Trainee bij Supply Talent, het inkoopmanagement traineeship voor jonge ambitieuze HBO en academisch opgeleide mensen.

5 Onderzoeksrapport Versie 1.2 Pagina 5 van 33 Management Samenvatting Doel: Het onderzoek heeft als doel zowel een bijdrage te leveren aan de literatuur over de veranderingen in het inkoopvakgebied, alsmede bruikbaar en leerzaam te zijn voor inkoopprofessionals. De resultaten tonen aan: o o o Welke veranderingen in het inkoopvakgebied volgens de inkoopprofessionals belangrijk zijn; Hoe men de veranderingen heeft ervaren; Welke veranderingen men verwacht in de toekomst. Door de houding van de inkoopprofessionals ten opzichte van de veranderingen te bestuderen kan er o.a. een adequate inschatting gemaakt worden over waarom men een bepaalde verandering belangrijk vindt of niet. Dit kan zeer waardevol zijn voor het succesvol invoeren van nieuwe veranderingen in de toekomst en helpen de impact te bepalen die de veranderingen teweeg zullen brengen bij inkoopprofessionals. Door te onderzoeken welke veranderingen er in de toekomst een rol gaan spelen kunnen toekomstige trends worden ontdekt. Deze kennis kan zeer waardevol zijn voor inkoopprofessionals om een goede inschatting te maken over toekomstige veranderingen in hun vakgebied. Dit kan helpen bij het opstellen van inkoopbeleidsplannen, strategieën en toekomst visies. Onderzoeksvraag: Wat wordt door inkoopprofessionals ervaren als de belangrijkste veranderingen in hun vakgebied? Onderzoeksontwerp: Om een gedegen antwoord te geven op de onderzoeksvraag is een beschrijvend onderzoek uitgevoerd. Er is gebruik gemaakt van half gestructureerde interviews om kwalitatieve data te verzamelen. De datasample bestaat uit dertig inkoopprofessionals, die werkzaam zijn in diverse profit en nonprofit organisatie en industrieën in Nederland. Het merendeel van de respondenten heeft een senior (20%) of inkoopmanagement functie (47%). Om de kwalitatieve data te analyseren is systematisch coderen gebruikt om de data in categorieën te ordenen. Vervolgens zijn analyses uitgevoerd om een antwoord te vinden op de onderzoeksvraag. Alle verkregen data zijn anoniem verwerkt en geanalyseerd. Resultaten: De resultaten van dit onderzoek tonen aan dat de verbetering van de positie van inkoop binnen de organisatie, door de meeste respondenten wordt ervaren als de belangrijkste verandering, in het inkoopvakgebied, van de afgelopen jaren. Inkoopprofessionals ervaren dat inkoop binnen de organisatie meer erkenning krijgt, inkoop dichter bij het management is gekomen, inkoop eerder wordt betrokken in projecten en het kennis niveau (de professionaliteit) is toegenomen. Naast de verbetering van de positie van inkoop binnen de organisatie, zijn vier andere belangrijke veranderingen geïdentificeerd, namelijk: o o o o de inkoopfunctie is strategischer geworden; er wordt meer via de centrale inkoopafdeling ingekocht; intensivering van relaties met belangrijke leveranciers is toegenomen (leveranciersmanagement); er wordt in toenemende mate automatisering gebruikt. De verandering van het strategischer worden van de inkoopfunctie heeft voornamelijk te maken met het feit dat de inkoopprofessional tegenwoordig meer moet bewerkstelligen dan alleen onderhandelen over de aanschafprijs en het kopen van de producten en/of services. Tegenwoordig wordt er verwacht dat men onderwerpen zoals risicomanagement, strategische inkoop en total cost of ownership succesvol kan gebruiken.

6 Onderzoeksrapport Versie 1.2 Pagina 6 van 33 Uit de onderzoeksresultaten komt naar voren dat vele inkoopprofessionals de verandering, van het meer via de centraal inkoopafdeling inkopen, belangrijk vinden. Bij vele organisaties is er een centrale inkoopafdeling opgericht en een groter percentage van de organisatie uitgaven wordt beïnvloed (verwerkt) door de inkoopafdeling. Door centraal in te kopen probeert men voornamelijk kosten voordelen te realiseren door het bundelen van inkoopvolumes. Hierbij vindt contracting vaak op concernniveau plaats en zijn de operationele inkoopactiviteiten meestal gedecentraliseerd. Dit betekent dat alle betrokken divisies en business-units, zelf direct bij de betreffende leveranciers kunnen bestellen onder de centraal afgesproken voorwaarden. De verandering van de intensivering van relaties met belangrijke leveranciers wordt door vele inkoopprofessionals herkend, maar niet als de belangrijkste verandering gezien. Vele organisaties hebben de stap naar intensive leveranciersrelaties nog niet gemaakt, maar hebben wel de ambitie om dit in de toekomst te gaan doen. Een andere verandering die wordt genoemd, is het toenemende gebruik van automatisering binnen inkoop. Automatisering wordt voornamelijk gebruikt om operationele inkoop te automatiseren en maakt het mogelijk om te werken met kleinere inkooporganisaties. Daarnaast maakt het de toegang tot relevante informatie eenvoudiger. Ook deze verandering wordt echter door de inkoopprofessionals niet als de belangrijkste verandering ervaren. Voor de toekomst verwacht men dat automatisering, meer centraal inkopen en intensive leveranciersrelaties een belangrijke rol gaan en/of blijven spelen. De positie van inkoop zal volgens de meeste respondenten niet veel veranderen. Uit de resultaten tonen aan dat de informatievoorziening en basis infrastructuur bij vele organisatie op orde is en de dat komende tijd de nadruk gelegd zal worden op het slim gebruiken van deze voorzieningen. Nagenoeg alle inkooporganisatie zijn blijvend op zoek naar mogelijkheden om het inkoopproces effectiever en efficiënter te maken. De manier waarop men dit wil bereiken verschilt per organisatie. Er is nog geen eenduidige strategische trend zichtbaar. De veranderingen in het inkoopvakgebied worden door de meeste inkoopprofessionals als positief ervaren. Zij vinden het positief dat men meer erkenning, aandacht en waardering krijgt. Daarnaast geeft men aan dat hun functie uitdagender is geworden en ze meer verantwoordelijkheid hebben gekregen. Conclusie: De resultaten van dit onderzoek tonen aan dat de verbetering van de positie van inkoop binnen de organisatie als de belangrijkste verandering wordt ervaren. Het imago (erkenning), de uitvoering (centraal inkopen, automatisering) en focus (strategische inkoopfunctie) zijn verandert. De toegenomen aandacht en erkenning wordt door de inkoopprofessionals als zeer positief ervaren. Voor de toekomst verwacht men dat, met name veranderingen op het gebied van intensive leveranciersrelaties, centraal inkopen en automatisering een belangrijke rol gaan spelen. Inkooporganisaties zullen de komende jaren de strategische functie van inkoop verder moeten ontwikkelen, om op lange termijn (duurzame) concurrentie voordelen te realiseren. De voordelen kunnen deels worden ontplooid door strategische samenwerkingsverbanden aan te gaan met belangrijke leveranciers op het gebied van productinnovatie en proces alignment. Daarnaast zullen onderwerpen zoals; total cost of ownership, cash flow management, risicomanagement, value for money, focus op interne klant, strategische inkoop beter moeten worden toegepast om het optimale rendement te halen uit de inkooporganisatie. Een belangrijke drijfveer achter de veranderingen is zeer waarschijnlijk het feit, dat de inkoopfunctie frequenter door het management wordt gezien als een methode om duurzame competitieve voordelen te realiseren. Door duidelijk aan te tonen hoe inkoop een bijdrage kan leveren aan de organisatiestrategie en andere belangrijke management onderwerpen, wordt de interesse van het management gewekt. De uitvoering en het waarmaken van de verwachtingen is op dit moment erg belangrijk om een goede positie binnen de organisatie te realiseren of te behouden.

7 Onderzoeksrapport Versie 1.2 Pagina 7 van 33 Inhoudsopgave Management Samenvatting 5 1 Introductie Onderzoeksvraag Subvragen Contributie 10 2 Onderzoeksmethodologie Onderzoeksontwerp Data collectie methoden Data gegevens Analyse methoden Conclusie research methodologie 13 3 Resultaten Data verwerking Veranderingen in de afgelopen jaren Toekomstige veranderingen Houding ten opzicht van de veranderingen De belangrijkste veranderingen Conclusie resultaten 20 4 Discussie Discussie van de resultaten Implicaties voor research Aanbevelingen voor inkoopprofessionals Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4.4 Beperkingen Toekomstig research 26 Referenties 27 Bijlage A: Structuur interview 28 Bijlage B: Categorieën 29 Bijlage C: Informatie over Supply Value 32 Colofon 33

8 Onderzoeksrapport Versie 1.2 Pagina 8 van 33 1 Introductie Supply Value heeft in het begin van 2010 een onderzoek opgezet naar de veranderingen in het inkoopvakgebied. Dit onderzoek had als doel om meer inzicht te geven in de belangrijkste veranderingen binnen het inkoopvakgebied en hoe deze werden ervaren door inkoopprofessionals. In de huidige literatuur zijn er diverse artikelen gepubliceerd over de veranderingen van de inkoopfunctie (o.a. Hofmann & Wynstra, 2008; Zheng et. al., 2007). Deze veranderingen zijn veelal gerelateerd aan de professionalisering van de inkoopfunctie. Een belangrijke drijfveer achter deze professionaliseringslag ligt in het feit dat de inkoopfunctie frequenter wordt gezien als een methode om duurzame competitieve voordelen te realiseren (Mol, 2003). Dit is één van de belangrijkste reden waarom inkoop steeds meer aandacht krijgt van het hogere management, media en onderzoekers. Een korte literatuurstudie naar de veranderingen in inkoopvakgebied leert ons dat inkoop niet langer wordt gezien als een puur operationele functie, maar steeds vaker als strategische functie (Johnson et al., 2002; Hofmann & Wynstra, 2008; Rietveld, 2009). Daarnaast neemt inkoop in toenemende mate plaats in de lijnprocessen van organisaties (Hofmann & Wynstra, 2008). Dit heeft er mede voor gezorgd dat de managementfunctie van inkoop en de integratie met andere bedrijfsprocessen is vergroot (o.a. Pagrach et al., 2000). Deze veranderingen illustreren dat de inkoopfunctie aanzienlijk in beweging is gekomen. Dit maakt onderzoek naar deze veranderingen uitermate interessant. Over de toekomst van het inkoopvakgebied bestaan diverse ideeën. Sommige verwachten dat de focus van inkoopmanagement zal verschuift richting de belangrijke strategische inkoopprocessen (Hofmann & Wynstra, 2008). Andere zijn van mening dat de nadruk komt te liggen op cash management en het verlagen van het werkkapitaal. Andere zijn weer van mening dat intensieve leverancierssamenwerkingsverbanden steeds belangrijker worden (Leeuw, de & Fransoo, 2009). Zoals de inleiding schetst is er relatief veel bekend over de veranderingen in het inkoopvakgebied. Echter zijn er ook nog vele onduidelijkheden. Voornamelijk de ervaringen van de inkoopprofessionals en hun houding ten opzichte van de veranderingen is niet helder. Welke veranderingen vinden zij belangrijk? Wat verwachten zij voor de toekomst? Waar liggen volgens hen mogelijkheden om het inkoopvakgebied verder te ontwikkelen? Welke veranderingen vinden zijn positief en welke negatief? En waarom? De resultaten van dit onderzoek zal helpen om een gedegen antwoord op deze vragen te geven. De bevindingen zullen aantonen welke veranderingen in het inkoopvakgebied volgens de inkoopprofessionals belangrijk zijn en hoe men de veranderingen heeft ervaren.

9 Onderzoeksrapport Versie 1.2 Pagina 9 van Onderzoeksvraag De inleiding illustreert dat er veel veranderingen zijn geweest in het inkoopvakgebied, maar dat er onduidelijk bestaat over hoe dit wordt ervaren door de inkoopprofessionals. Gebaseerd op deze bevindingen en een kort literatuur onderzoek is de volgende onderzoeksvraag geformuleerd: Wat wordt door inkoopprofessionals ervaren als de belangrijkste veranderingen in hun vakgebied? 1.2 Subvragen Om de onderzoeksvraag te beantwoorden zijn vier subvragen geformuleerd. Dit zorgt voor structuur en duidelijkheid bij het uitvoeren van het onderzoek. 1. Welke veranderingen zien inkoopprofessionals in het inkoopvakgebied? Door te onderzoeken welke veranderingen inkoopprofessionals zien in het inkoopvakgebied, kan worden vastgesteld welke veranderingen er in de afgelopen jaren zijn geweest. Dit geeft direct een duidelijk inzicht in de veranderingen in het inkoopvakgebied. 2. Hoe worden de veranderingen in het inkoopvakgebied door de inkoopprofessionals omschreven? Door meer informatie over de veranderingen te vergaren wordt het mogelijk om diverse veranderingen beter te definiëren. Hierdoor wordt een duidelijk beeld geschetst over een bepaalde verandering en is het mogelijk om verschillen tussen de diverse veranderingen in meer detail te onderzoeken. 3. Welke veranderingen zullen volgens inkoopprofessionals in de toekomst een rol gaan spelen? Door te onderzoeken welke veranderingen er in de toekomst een rol gaan spelen kunnen toekomstige trends worden ontdekt. Deze kennis kan zeer waardevol zijn voor inkoopprofessionals om een betere inschatting te maken over toekomstige veranderingen in hun vakgebied. Dit kan helpen bij het opstellen van inkoopbeleidsplannen, strategieën en toekomstvisies. 4. Hoe zijn de veranderingen op het gebied van inkoopmanagement door de inkoopprofessionals ervaren? Om de impact van een bepaalde verandering goed te omschrijven en te definiëren is het belangrijk om te weten hoe men de veranderingen heeft ervaren. Dit kan zeer waardevol zijn voor het succesvol invoeren van nieuwe veranderingen in de toekomst en helpen om de impact te bepalen die de veranderingen teweeg zullen brengen bij inkoopprofessionals.

10 Onderzoeksrapport Versie 1.2 Pagina 10 van Contributie In deze paragraaf worden de mogelijke contributies van dit onderzoek nader uitgelegd. Hierbij wordt gekeken naar de relevantie van het onderzoek en de mogelijke toegevoegde waarde. De bevindingen van het onderzoek zullen zowel een bijdrage leveren aan de huidige literatuur, alsmede bruikbaar en leerzaam zijn voor inkoopprofessionals. In de huidige literatuur is er relatief veel gepubliceerd over de veranderingen in het inkoopvakgebied (o.a. Zheng et al., 2007). Echter, recent onderzoek verstrekt weinig inzicht in welke veranderingen belangrijk zijn volgens de inkoopprofessionals. Dit onderzoek tracht deze ontbrekende kennis toe te voegen en een completer beeld te verwerven van de belangrijkste veranderingen in het inkoopvakgebied. Deze nieuwe inzichten kunnen inkoopmanagers helpen bij het inschatten van een bepaalde verandering. Daarnaast maakt dit onderzoek het mogelijk om richting te geven aan toekomstig onderzoek en kan het tevens helpen bij het identificeren van nieuwe interesse gebieden. Door niet alleen de veranderingen uit het verleden te onderzoeken, maar ook toekomstige veranderingen te onderzoeken kunnen nieuwe trends en ontwikkelingen worden ontdekt. Deze kennis kan gebruikt worden bij het opstellen van inkoopbeleidsplannen, strategieën en toekomstvisies. Daarnaast kunnen de resultaten dienen als benchmark voor inkoopprofessionals. Het geeft hen de mogelijkheid om hun kijk op inkoopmanagement te vergelijken met de uitkomsten van dit onderzoek. Deze inzichten en kennis kunnen gebruikt worden om hun huidige visie bij te stellen (indien nodig) en eventueel te gebruiken binnen hun organisatie. Door de houding van de inkoopprofessionals ten opzichte van de veranderingen te bestuderen kan een adequate inschatting gemaakt worden over waarom men een bepaalde verandering belangrijk vindt. Dit maakt het mogelijk om een relatie te leggen tussen de houding van de professional en de aangegeven belangrijkheid van een bepaalde verandering. Inzicht in deze houdingen kan bijdragen bij het aansturen van toekomstige veranderingen.

11 Onderzoeksrapport Versie 1.2 Pagina 11 van 33 2 Onderzoeksmethodologie Dit hoofdstuk voorziet de lezer van specifiekere informatie over de manier waarop het onderzoek is uitgevoerd. In paragraaf 2.1, wordt het onderzoeksontwerp besproken. In paragraaf 2.2 de methoden van de data verzameling. In paragraaf 2.3 de data gegevens en in paragraaf 2.4 de analyse methoden. Het hoofdstuk wordt afgesloten met een korte conclusie in paragraaf Onderzoeksontwerp In deze paragraaf wordt in het kort omschreven welk onderzoeksontwerp is gebruikt voor het onderzoek. Om een gedegen antwoord te geven op de onderzoeksvraag, is gekozen om een beschrijvend onderzoek uit te voeren. Een beschrijvend onderzoek houdt zich bezig met het beschrijven van hoe de werkelijkheid is. Er wordt niet naar een verklaring gezocht, maar een feitelijke registratie volstaat (Baarda & de Goede, 1991). Ter verrijking van het beschrijvend onderzoek zal er niet gestopt worden bij het louter beschrijven, maar ook aanzetten tot interpretatie en evaluatie van de bevindingen. Dit geeft de lezer beter inzicht in de toegevoegde waarde van het onderzoek en de resultaten. 2.2 Data collectie methoden In deze paragraaf worden de data collectie methodes die in dit onderzoek zijn gebruikt beschreven. Voor dit onderzoek is gekozen om half gestructureerde interviews uit te voeren. Dit maakt het mogelijk om diepgaande informatie te achterhalen over de veranderingen in het inkoopvakgebied. Daarnaast wordt het mogelijk om extra vragen te stellen over bepaalde onderwerpen die ter spraken komen. Interviews maken het ook mogelijk om de houding en emotie van de respondenten te observeren en hier direct vragen over te stellen. De mogelijkheid om non-communicatieve emotionele signalen te ontdekken is bruikbaar om een gedegen antwoord te geven op de vraag hoe inkoopprofessionals de veranderingen in het inkoopvakgebied hebben ervaren. Echter zijn er ook een aantal nadelen verbonden aan het houden van interviews. Het uitvoeren van interviews is relatief tijdsintensief en de data is relatief moeilijk om te analyseren. Daarnaast is het lastig om op basis van enkele interviews te generaliseren en algemene conclusies te trekken. Een andere bijkomend nadeel is dat men in een interviewzetting soms geneigd is om sociale wenselijkheid antwoorden te geven op de vragen, hierdoor kan het voorkomen dat het geschetste beeld niet altijd overeenkomen met de werkelijkheid. De uitgevoerde interviews hebben een gemiddeld duur van zestig minuten. Waarvan ongeveer veertig minuten effectief is besteed aan vragen gerelateerd aan het onderzoek. In bijlage A is een overzicht van de hoofdvragen van het interview toegevoegd. Deze hoofdvragen zijn te beschouwen als een leidraad voor het interviews, vragen kunnen echter anders zijn geformuleerd tijdens het interview. Deze variatie in vraagstelling alsmede de manier waarop, maakt het mogelijk dat een natuurlijk verlopend gesprek ontstond. 2.3 Data gegevens In deze paragraaf worden de data gegevens die gebruikt zijn voor dit onderzoek nader toegelicht. Voor dit onderzoek is gebruik gemaakt van een bestaande sample van respondenten die eerder hebben deelgenomen aan een onderzoek. De gebruikte sample bestaat uit 201 individuen die alle lid zijn van de Nederlandse vereniging voor inkoopmanagers (NEVI). De gemiddelde leeftijd is 43 jaar, 84% is mannelijk, 93% heeft een HBO of hoger opleiding genoten, 28% is werkzaam in de industrie, 18% in consultancy, 11% bij de overheid en de rest in overige branches.

12 Onderzoeksrapport Versie 1.2 Pagina 12 van 33 De potentiële respondenten zijn via een uitgenodigd om deel te nemen aan dit onderzoek. In totaal hebben 38 inkoopprofessionals aangegeven dat ze bereidt zijn om deel te nemen aan het onderzoek. Door tijd beperkingen was het echter niet mogelijk om alle aanvragen te honoreren. Dit heeft geresulteerd in 30 interviews (zie tabel 1). Tabel 1: Sample beschrijving: Geslacht Aantal % Man Vrouw 5 17 Totaal Functie titel Aantal % Inkoop manager Senior inkoper 6 20 Strategisch/Tactisch inkoper Inkoper/inkoop coördinator Overige 3 10 Totaal Type industrie Aantal % Industrie 6 20 Service 4 13 Voedsel industrie 4 13 Semioverheid 3 10 Ziekenhuis 2 7 Recruitment 2 7 Gemeente 1 3 Financiële sector 1 3 FMCG 1 3 Consultancy 1 3 Automotive 1 3 Afvalverwerking 1 3 Telekom 1 3 Onbekend 2 7 Totaal De sample gebruikt voor de analyse bestaat uit individuen die werkzaam zijn in diverse organisatie en industrieën. De meeste mensen zijn werkzaam in de industrie (20%), dit zijn bedrijven die zich hoofdzakelijk bezig houden met de productie en/of assemblage van goederen. Door de relatief kleine sample is het onmogelijk om verschillen tussen de diverse branche te onderzoeken. Hierdoor wordt bij de analyses geen onderscheid gemaakt tussen de diverse branches. Het merendeel van de respondenten heeft een senior (20%) of inkoopmanagement functie (47%). Hieruit blijkt dat voornamelijk ervaren inkoopprofessionals hebben deelgenomen aan het onderzoek. Deze groep typeert zich onder andere door veel ervaring in het inkoopvakgebied, hoge opleiding en kennis van de ontwikkelingen in het inkoopvakgebied. Alle verkregen data zijn anoniem verwerkt en geanalyseerd. Dit is aan het begin van het interview aan de respondenten kort toegelicht. Het voordeel van anoniem behandelen van de gegevens is de te verwachten objectiviteit en eerlijkheid van de antwoorden. Om de anonimiteit van de respondenten te garanderen, zijn transcripten en aantekeningen van de interviews niet bijgesloten in dit onderzoeksrapport. Bedrijfsspecifieke gegevens, zoals type industrie, geslacht en functie titel, zijn alleen gebruikt om de sample samenstelling vast te stellen. 2.4 Analyse methoden In deze paragraaf worden de analyse methoden besproken. Om de interviews te analyseren is gebruik gemaakt van systematisch coderen. Hierdoor is het mogelijk om de data op een zinnige en systematische manier te ordenen (Strauss & Cobin, 1990). Daarnaast helpt dit bij het ontdekken van belangrijke thema s en/of patronen (Miles & Huberman, 1994).

13 Onderzoeksrapport Versie 1.2 Pagina 13 van 33 Tijdens de interviews zijn aantekeningen en notities gemaakt, deze zijn binnen twee dagen gecategoriseerd en geordend. Aan de hand van de antwoorden van de respondenten zijn een aantal categorieën opgesteld. De categorieën hebben betrekking op de veranderingen in het inkoopvakgebied. Het opstellen van categorieën is bedoeld om de gegevens eenvoudiger te ordenen en bruikbaar te maken voor het uitvoeren van analyses (Carey et. al., 1996). De data is geanalyseerd op basis van voorkomen van een bepaalde categorie (aantal keer genoemd door de respondenten), de ervaren belangrijkheid van deze verandering, de houding ten opzichte van de veranderingen en de verwachtingen voor de toekomst. De analyse heeft als hoofddoel om een beschrijving te geven van de huidige situatie. De validiteit van het onderzoek is voor een groot deel afhankelijk van de gevolgtrekkingen van de onderzoeker en in hoeverre deze de data adequate heeft verzameld en geïnterpreteerd (Strauss & Cobin, 1990). Om de validiteit van het onderzoek te vergroten zijn de gegevens meerdere keren bestudeerd, zodat een eenduidige gevolgtrekking geformuleerd kon worden. Daarnaast zijn de gegevens ook door een externe professional bestudeerd, met als doel de gevolgtrekkingen, cognities en handelen van de onderzoeker te controleren. Dit heeft geleid tot een aantal aanbevelingen. De aanbevelingen zijn vervolgens verwerkt in dit onderzoeksrapport. 2.5 Conclusie research methodologie Om een gedegen antwoord te geven op de onderzoeksvraag is een beschrijvend onderzoek uitgevoerd. Er zijn interviews gehouden met dertig inkoopprofessionals die alle lid zijn van de Nederlandse vereniging voor aankoopmanagers (NEVI). Het merendeel van de respondenten heeft een senior (20%) of inkoopmanagement functie (47%). Om de gegevens te analyseren is de data eerst in categorieën geordend. Vervolgens is er gekeken naar het voorkomen van bepaalde categorieën, de ervaren belangrijkheid en de houding ten opzicht van de veranderingen. Om de betrouwbaarheid en validiteit te vergroten, zijn de resultaten en analyse methodes tevens door een externe professional gecontroleerd.

14 Onderzoeksrapport Versie 1.2 Pagina 14 van 33 3 Resultaten In dit hoofdstuk worden de resultaten van de data analyse gepresenteerd. In de eerste paragraaf wordt de data verwerking beschreven. In de tweede paragraaf de veranderingen op inkoopgebeid in de afgelopen jaren. In paragraaf 3.3 wordt er gekeken naar welke veranderingen men verwacht in de toekomst. In paragraaf 3.4 wordt de analyse over hoe men de veranderingen heeft ervaren gepresenteerd. In paragraaf 3.5 wordt de resultaten gepresenteerd die het mogelijk maakt om een antwoord te geven op de hoofdvraag. Eindigend in 3.6 met een conclusie over de resultaten. 3.1 Data verwerking In deze paragraaf wordt de data verwerking beschreven en wordt een antwoord gegeven op de subvraag: Hoe worden de veranderingen in het inkoopvakgebied door de inkoopprofessionals omschreven? Hierdoor wordt het duidelijk welke veranderingen de respondenten hebben ervaren en wat deze veranderingen kenmerkt volgens de respondenten. Om de kwalitatieve data bruikbaar te maken voor de analyses, is het noodzakelijke om de data te categoriseren. Gebaseerd op de antwoorden van de respondenten (data) zijn er een aantal categorieën opgesteld. Deze categorieën hebben betrekking op de veranderingen in het inkoopvakgebied. In totaal zijn acht hoofdcategorieën geïdentificeerd, deze hoofdcategorieën zijn weer op gedeeld in subcategorieën (bijlage B). Door de onderverdeling in subcategorieën kunnen de veranderingen in meer detail worden geordend en geanalyseerd. Daarnaast wordt het duidelijk welke verschillende interpretaties er zijn over de veranderingen. De hoofdcategorieën zijn weergegeven in tabel 2, de omschrijving is een weerspiegeling van de interpretatie van de respondenten over een bepaalde verandering. Tabel 2: Hoofdcategorieën Hoofdcategorie Verbetering positie inkoop Centaal inkopen Automatisering Strategische inkoopfunctie Nieuwe inkoper MVO/Duurzaam inkopen Leveranciersmanagement Omschrijving Inkoop is dichterbij het management team gekomen. Inkoop is eerder betrokken in projecten. Er wordt meer gecommuniceerd met inkoop. Inkoop is erkend binnen de organisatie. Inkoop is een professioneel vakgebied geworden. Er is een centrale inkoopafdeling gekomen. Inkoopvolumes worden gebundeld. Er zijn concernbrede inkoop contracten. Samenwerkingsverbanden met andere inkooporganisaties worden opgezet. Er zijn nieuwe software systemen geïmplementeerd. De vraag en het gebruik van inkoop informatie, analyses en rapporten is toegenomen. Operationele inkoop is geautomatiseerd. Er wordt meer gebruik gemaakt van E-procurement tools. Focus van inkoop is strategischer geworden. Inkooporganisatie focussen zich minder op prijs alleen en meer op bijvoorbeeld: total cost of ownership, cash flow management, risicomanagement, value for money, wens interne klant en/of strategische inkoop. De inkoper zelf is anders geworden (moet anders zijn), hoger opgeleid, communicatief sterk, zelfstandig en proactief. Hij moet zijn plannen intern kunnen verkopen en goed kunnen omgaan met veranderingen. Eisen op het gebied van duurzaamheid worden in product en service specificaties vermeld (vertaald naar leveranciers). Regelgeving dwingt bedrijven om duurzaam te worden. Bedrijven gebruiken duurzaamheid om zich te onderscheiden t.o.v. concurrenten. Het aantal leveranciers is verminderd. Macht van grote leveranciers is

15 Onderzoeksrapport Versie 1.2 Pagina 15 van 33 Outsourcing toegenomen. Samenwerking met belangrijke leveranciers is intensiever geworden. Contact met kleine leverancier is minder face-to-face geworden en meer digitaal Make versus buy beslissing wordt vaker gemaakt. Productie en/of leveranciers verschuiven naar lage loon landen (offshoring). Deze tabel laat zien wat de respondenten onder een bepaalde verandering verstaan. In het algemeen heeft men vergelijkbare interpretatie over de algemene inhoud van de verandering, echter wordt het veelvuldig in andere woorden uitgelegd. 3.2 Veranderingen in de afgelopen jaren In deze paragraaf wordt gekeken naar hoe vaak een bepaalde verandering is genoemd door de respondenten. Dit maakt het mogelijk om een overzicht op te stellen van alle veranderingen die hebben plaatsgevonden. Er wordt alleen gekeken of een bepaalde verandering is genoemd (als verandering) tijdens het interview en niet naar het waarde oordeel over deze verandering. Om een detailleert beeld te krijgen van de veranderingen worden ook de onderliggende subcategorieën geteld. Om dit te verduidelijken volgt hieronder een voorbeeld. De onderstaande tekst is afkomstig uit één van de interviews en laat zien op welke manier de interviews zijn gecategoriseerd. Respondent X: Eén van de grootste verandering bij ons in de organisatie is dat de positie van inkoop flink is verbeterd (HC). We maken deel uit van de projectteams, als volwaardig lid, en worden vaker door het management gevraagd naar onze input (1). Men komt ook eerder naar ons toe met vragen over inkoop (2). Eerst deden ze dit allemaal zelf en kwamen ze op het einde nog een handtekening aan ons vragen voor goedkeuring. Dat is nu echt wel verledentijd. In dit stuk tekst komt duidelijk naar voren dat de positie van inkoop is verbeterd (HC) volgens de respondent. Er zijn twee subcategorieën geïdentificeerd, namelijk: (1) Inkoop is erkend binnen de organisatie, (2) Inkoop is eerder betrokken in projecten en er wordt meer communiceert. Indien een respondent meerdere subcategorieën heeft genoemd die behoren tot dezelfde hoofdcategorie, wordt deze maar als één geteld voor het aantal genoemde hoofdcategorieën. Hierdoor is het totale aantal genoemde hoofdcategorieën lager dan het totaal aantal genoemde subcategorieën. Dit is gedaan om een gedetailleerdere analyse uit te voeren en de onderliggende verschillen duidelijker naar voor te brengen. Op deze manier zijn alle interviews uitgewerkt en bruikbaar gemaakt voor de analyse. In tabel 3 is een overzicht gepresenteerd met daarin aangegeven hoe vaak een bepaalde hoofdcategorie en subcategorie is genoemd (omschrijvingen van de subcategorieën zijn gepresenteerd in bijlage B).

16 Onderzoeksrapport Versie 1.2 Pagina 16 van 33 Tabel 3: Aantal genoemde categorieën. Hoofdcategorie (HC) Verbetering positie inkoop Aantal Subcategorieën Aantal HC (SC) SC 21 Inkoop is dichter bij het management team gekomen 9 Inkoop is eerder betrokken in projecten en er wordt meer 10 communiceert Inkoop is erkend binnen de organisatie 18 Kennis toename 10 Centraal inkopen 11 Centrale inkoopafdeling (meer spend via de centrale 9 inkoopafdeling) Concernbrede inkoop contracten 4 Samenwerken op het gebied van inkoop 4 Automatisering 13 Invoering nieuw ICT systeem 9 Strategische inkoopfunctie Informatie voorziening 4 16 Total cost of ownership 7 Cash flow management 2 Risicomanagement 4 Value for money 3 Interne klant 3 Strategische inkoop 3 Minder inkoop personeel 3 Nieuwe inkoper 5 Communicatief sterk, zelfstandig en proactief 4 MVO/Duurzaam inkopen Leveranciers management Hogere opleiding 3 Intern verkopen 2 Verandermanager 1 7 Specificaties aanpassen 3 Gedwongen door wetgeving en regels 3 Competitieve voordelen realiseren 1 13 Minder face-to-face contact 2 Minder leveranciers 7 Meer macht bij leveranciers 2 Intensievere leveranciers relaties 8 Outsourcing 3 Make versus buy beslissing 2 Leveranciers zoeken in lage loon landen 2 Uit dit overzicht blijkt dat de subcategorieën Inkoop is erkend binnen de organisatie en Centrale inkoopafdeling het meeste zijn genoemd door de respondenten. Andere subcategorieën die vaak genoemd worden zijn: Inkoop is dichter bij het management team gekomen, Inkoop is eerder betrokken in projecten en er wordt meer communiceert, Invoering nieuw ICT systeem, Total cost of ownership, Minder leveranciers en Intensievere leveranciers relaties.

17 Onderzoeksrapport Versie 1.2 Pagina 17 van 33 Uit deze analyse is te concluderen dat er relatief veel veranderingen in het inkoopvakgebied gaande zijn geweest. Met name de erkenning van inkoop binnen de organisatie en het meer via de centrale inkoopafdeling kopen zijn veranderingen die door vele respondenten wordt genoemd. Verder is op te merken dat de nieuwe inkoper, MVO/Duurzaam inkopen en outsourcing relatief weinig worden genoemd door de respondenten. Dit komt waarschijnlijk door het relatief lage aandeel van overheid instanties in de onderzoekspopulatie. 3.3 Toekomstige veranderingen In deze paragraaf worden de toekomstige veranderingen geanalyseerd. Er wordt gekeken naar de verwachtingen van de respondenten over toekomstige verandering in het inkoopvakgebied. Voor de categorisatie van de data is de zelfde methode gebruikt als bij de huidige veranderingen (paragraaf 3.2). Dit was mogelijk, omdat de toekomstige verwachtingen bijna volledig overeen kwamen met de eerder genoemde veranderingen. Veranderingen die buiten het huidige schema vielen, werden slecht één keer genoemd en zijn niet meegenomen in de analyse. De data analyse is weergegeven in de onderstaande tabel 4: Toekomstige veranderingen. Hierbij is wederom een onderscheid gemaakt tussen het aantal keer dat een hoofdcategorie of subcategorie is genoemd. Tabel 4: Toekomstige veranderingen Hoofdcategorie (HC) Aantal HC Subcategorieën (SC) Aantal SC Verbetering positie inkoop 6 Inkoop is dichter bij het management team gekomen 3 Inkoop is eerder betrokken in projecten en er wordt meer 1 communiceert Inkoop is erkend binnen de organisatie 3 Kennis toename 2 Centraal inkopen 10 Centrale inkoopafdeling (meer spend via de centrale 6 inkoopafdeling) Concernbrede inkoop contracten 3 Samenwerken op het gebied van inkoop 4 Automatisering 12 Invoering nieuw ICT systeem 10 Strategische inkoopfunctie Informatie voorziening 1 5 Total cost of ownership Cash flow management Risicomanagement 2 Value for money 2 Interne klant 2 Strategische inkoop Minder inkoop personeel Nieuwe inkoper 3 Communicatief sterk, zelfstandig en proactief 2 MVO/Duurzaam inkopen Hogere opleiding 2 Intern verkopen Verandermanager 4 Specificaties aanpassen 4 Gedwongen door wetgeving en regels

18 Onderzoeksrapport Versie 1.2 Pagina 18 van 33 Leveranciers management Competitieve voordelen realiseren 11 Minder face-to-face contact Outsourcing 1 Make versus buy beslissing Minder leveranciers 4 Meer macht bij leveranciers 1 Intensievere leveranciers relaties 6 Leveranciers zoeken in lage loon landen 1 Totaal De bovenstaande tabel laat zien dat men verwacht dat in de toekomst: automatisering, centraal inkopen en leveranciers management een belangrijke rol zal gaan spelen. In vergelijking met de eerder genoemde veranderingen, is het op te merken dat de verbetering van de positie van inkoop veel minder vaak wordt genoemd. Dit impliceert dat men denkt dat deze verandering waarschijnlijk zijn volwassen status heeft bereikt en weinig zal veranderen in de toekomst. De informatievoorziening en basis infrastructuur is bij veel organisatie op orde en de komende tijd zal de nadruk voornamelijk liggen op het slim gebruiken van deze voorzieningen. Kijkend naar de afzonderlijke subcategorieën wordt het duidelijk dat men verwacht dat nieuwe ICT systemen (automatisering) worden ingevoerd, meer centraal wordt ingekocht en dat intensievere leveranciersrelaties een belangrijke rol gaan spelen. Verder is op te merken dat weinig respondenten verwachten dat hun inkoopfocus zal veranderen richting een meer strategische functie. Als we de uitkomsten vergelijk met de veranderingen in het verleden (paragraag 3.2), wordt het duidelijk dat er minder veranderingen zijn genoemd. Dit heeft voor een groot gedeelte te maken met de manier van interviewen. Tijdens het interview is er dieper op de huidige veranderingen in gegaan in vergelijking tot de toekomst verwachtingen van de respondenten. Er is gekozen om te focussen op de huidige veranderingen, omdat deze data het belangrijkste is voor het beantwoorden van de onderzoeksvraag. 3.4 Houding ten opzicht van de veranderingen In deze paragraaf wordt de houding van de inkoopprofessionals ten opzicht van de veranderingen besproken. Tijdens het interview zijn de respondent gevraagd naar hun mening (houding) over de veranderingen. Uit de antwoorden van de respondenten is geen duidelijk onderscheid te constateren richting een specifieke verandering. De antwoorden van de respondenten tonen aan dat men een algemene houding heeft ten opzicht van de veranderingen en moeite heeft om een specifieke houding te omschrijven voor een specifieke verandering. Hierdoor is het niet mogelijk om de houding ten opzicht van de afzonderlijke veranderingen te analyseren. De uitkomsten zijn in tabel 5 weergegeven. Tabel 5: Houding inkoopprofessionals ten opzichte van de veranderingen in de afgelopen jaren Houding Aantal Toelichting/Reden Positief 20 Meer uitdagingen en verantwoordelijkheden; Meer erkenning, aandacht en waardering; Afwisselend en vindt veranderingen leuk. Onverschillig/geen mening 9 Geen uitgesproken mening over de veranderingen. Negatief 1 Minder menselijk contact, te theoretisch geworden, meer juridische aspecten.

19 Onderzoeksrapport Versie 1.2 Pagina 19 van 33 Uit de tabel blijkt dat er slechts één respondent is die de veranderingen als negatief heeft ervaren, 9 zijn onverschillig of hebben geen mening en de meerderheid, 20 respondenten, vinden de veranderingen in het inkoopvakgebied positief. De meest voorkomende aangedragen argumenten waarom men de veranderingen positief vinden zijn: meer uitdagingen, verantwoordelijkheden, erkenning, aandacht en waardering. Daarnaast geeft men aan, dat men veranderingen leuk vinden en dat men houdt van afwisselingen. De genoemde negatieve aspecten van de veranderingen zijn: minder menselijk contact, te theoretisch geworden en toenamen juridische aspecten (nadruk op regelgeving). Uit deze gegevens kunnen we concluderen dat de respondenten in het algemeen de veranderingen als positief hebben ervaren. 3.5 De belangrijkste veranderingen In deze paragraaf wordt de analyse gepresenteerd die het mogelijk maakt om een antwoord te geven op vraag: Welke veranderingen vinden de respondenten het belangrijkste? Tijdens het interview zijn de respondenten gevraagd om van de genoemde veranderingen de belangrijkste en de op een na belangrijkste verandering te benoemen en te beargumenteren waarom men deze verandering zo belangrijk vindt. In tabel 6 is een overzicht opgesteld van het aantal keer dat een bepaalde verandering als belangrijkste of als de op een na belangrijkste is genoemd. Tabel 6: Belangrijkste verandering Verandering Belangrijkste Op een na belangrijkste Totaal Verbetering positie inkoop Centraal inkopen Automatisering Strategische inkoopfunctie Nieuwe inkoper MVO/Duurzaam Leveranciersmanagement Outsourcing 1-1 Totaal Uit de tabel blijkt dat de verbetering van de positie van inkoop het meeste wordt genoemd als belangrijkste verandering, gevolgd door centraal inkopen en de strategische inkoopfunctie. Het duurzaamheidthema en de verandering van de inkoper zelf, wordt door geen van de respondenten genoemd als belangrijkste verandering. De meest genoemde op een na belangrijkste verandering is ook de verbetering van de inkoopfunctie. Dit geeft aan dat vele respondenten deze verandering erg belangrijk vinden. Andere veel genoemde veranderingen zijn strategische inkoopfunctie en leveranciersmanagement. In de laatste kolom van de tabel is het aantal van de belangrijkste verandering en de op een na belangrijkste verandering bij elkaar opgeteld. Hieruit blijkt dat de verbetering van de positie van inkoop duidelijk als belangrijkste verandering wordt ervaren. Gevolgd door de verandering naar een strategische inkoopfunctie en centraal inkopen. Daarnaast worden veranderingen in automatisering en leveranciersmanagement ook een aantal keer genoemd.

20 Onderzoeksrapport Versie 1.2 Pagina 20 van 33 Uit de toelichting van de respondenten blijkt dat men een verandering belangrijk vindt, omdat de verandering veel impact heeft gehad op de mensen in de organisatie, voor veel opschudding heeft gezorgd, veel invloed heeft gehad op de resultaten en/of hun manier van werken erg is veranderd. 3.6 Conclusie resultaten Door de analyse van de resultaten kan er een antwoord gegeven worden op de onderzoeksvraag: Wat wordt door inkoopprofessionals ervaren als de belangrijkste veranderingen in hun vakgebied? De resultaten van dit onderzoek tonen aan dat de verbetering van de positie van inkoop door de meeste respondenten wordt ervaren als de belangrijkste verandering in het inkoopvakgebied. Naaste de verbetering van de positie van inkoop, zijn vier andere belangrijke veranderingen te ontdekken, namelijk: het strategischer worden van de inkoopfunctie, er wordt meer door de centrale inkoop afdeling ingekocht (onder centrale contracten), leveranciersmanagement is toegenomen en er wordt automatisering gebruikt om o.a. operationele inkoop te automatiseren en te decentraliseren. Voor de toekomst verwacht men dat automatisering, centraal inkopen en intensieve leveranciers relaties (leveranciersmanagement) een belangrijke rol gaan spelen. De positie van inkoop zal volgens de meeste respondenten niet veel veranderen. Daarnaast zijn nagenoeg alle inkooporganisatie zijn opzoek naar mogelijkheden om het inkoopproces effectiever en efficiënter te maken. De veranderingen in het inkoopvakgebied worden door de meeste inkoopprofessionals als positief ervaren. Zij vinden het positief dat men meer erkenning, aandacht en waardering krijgt. Daarnaast geeft men aan dat hun functie uitdagender is geworden en ze meer verantwoordelijkheid hebben gekregen. De conclusie van de resultaten zijn weergegeven in het vereenvoudigde model 1: De belangrijkste veranderingen in het inkoopvakgebied. Model 1: De belangrijkste veranderingen in het inkoopvakgebied. Centraal inkopen Strategische inkoopfunctie Verbetering positie inkoop Leveranciers management Automatisering