Gebruikershandleiding: Transsmart-connector in Magento

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding: Transsmart-connector in Magento In deze handleiding nemen we u stap voor stap mee door het proces van het boeken en printen van zendingen.

2 Een korte introductie Voordat u kunt boeken, dient u de Transsmart connector eerst te configureren in Magento. Voor de configuratie hebben we een aparte handleiding geschreven welke u op ons klantportaal vindt (support.transsmart.com) of in Magento bij Transsmart verzendingen. Wanneer de configuratie gereed is, kunt u van start gaan met het boeken en printen van zendingen in Magento met de Transsmart connector. Dit document beschrijft stap voor stap hoe u dit doet. Inhoud 1. Inloggen 3 2. De Transsmart-connector in Magento 3 A. Verkopen > bestellingen B. Verkopen > verzendingen 3. Functionaliteiten in de check-out 6 A. Vervoerdersprofielen B. Locatie selector 4. Zendingen aanmaken, boeken en printen vanuit het bestellingenoverzicht 9 A. Enkele bestellingen B. Meerdere bestellingen tegelijk 5. Zendingen boeken en printen vanuit het zendingenoverzicht 6. Een zelf aangemaakte bestelling verzenden Overzicht statussen 18 2

3 1. Inloggen Log in op uw Magento omgeving (zoals u dat gewend bent met uw Magento inloggegevens). 2. De Transsmart-connector in Magento De Transsmart connector kan (na installatie) op twee plaatsen in uw Magento omgeving gebruikt worden. Namelijk bij verkopen > bestellingen (sales > orders) én bij verkopen > verzendingen (sales > shipments). Bestellingen Verzendingen A. Verkopen > bestellingen Als u via het menu naar verkopen > bestellingen (sales > orders) gaat, ziet u het overzicht van alle bestellingen die in uw webshop geplaatst zijn. Rechts in dit overzicht is een kolom toegevoegd: Transsmart status. 3

4 Deze kolom laat u zien wat de status van de bestellingen is. Er is een aantal statussen mogelijk, namelijk: Wachtende: (Pending) Er is nog geen zending aangemaakt. U kunt de bestelling boeken en printen nadat er een zending is aangemaakt. Geëxporteerd: Er is een zending aangemaakt en/of geboekt en/of (Processing) geprint. In het Magento menu verkopen > verzendingen (sales > shipments) kunt u de actuele Transsmart status zien. Fout: (Processing) U heeft getracht een bestelling te boeken, echter is er een error opgetreden. Details hierover staan in de rode foutmelding bovenaan de pagina. Daarnaast is er bij acties (rechtsboven) een aantal nieuwe acties toegevoegd: Transsmart: zending(en) aanmaken Transsmart: boeken & printen Transsmart: zending(en) boeken Transsmart: label(s) printen Deze acties bespreken we later in detail. 4

5 B. Verkopen > verzendingen Als u via het menu naar verkopen > verzendingen (sales > shipments) gaat, ziet u het overzicht van alle zendingen die zijn aangemaakt voor de bestellingen. In dit overzicht zijn drie kolommen toegevoegd: Transsmart Document ID: Transsmart status: Track & Trace: Dit is het ID-nummer dat het document bij Transsmart heeft gekregen. Deze wordt automatisch aangemaakt. Er zijn 12 statussen mogelijk. Het overzicht hiervan vindt u op pagina 18. Als uw vervoerder een track & trace pagina ter beschikking heeft gesteld wordt u hier direct naartoe gelinkt als u klikt op bekijk. Daarnaast zijn er ook hier diverse acties toegevoegd: Transsmart: boeken & printen Transsmart: zending(en) boeken Transsmart: label(s) printen Deze acties bespreken we later in detail. 5

6 3. Functionaliteiten in de check-out A. Vervoerdersprofielen De bezoeker van uw webshop ziet in de check-out bij verzendmethode de vervoerdersprofielen die u heeft geconfigureerd in Magento. Vervoerdersprofielen Wanneer er een verzendmethode wordt geselecteerd, ontvang u de bestelling in Magento met desbetreffend vervoerdersprofiel. De transportkosten die zichtbaar zijn voor de klant, zijn per vervoerdersprofiel zelf te bepalen in de configuratie (zie configuratiehandleiding). Deze kosten worden meegeteld in het totaalbedrag dat de klant afrekent. Let op: het gaat hier dus niet perse om het daadwerkelijke tarief dat u aan de vervoerder betaalt voor het transport, maar om het tarief dat u aan de klant wilt doorberekenen. 6

7 B. Locatieselector Verschillende vervoerders bieden een service aan om pakketten te laten bezorgen op een servicepunt (ook wel Parcel shop). De locatie selector is een tool die zowel in de front-end (webshop, wat de klant ziet) als in de back-end (Magento, uw beheeromgeving) een overzicht geeft van deze locaties in de vorm van een kaart en een lijst met servicepunten. Uw klanten zien de locatieselector in de checkout bij verzendmethodes > afhalen > afhaallocatie kiezen. Wanneer de klant klikt op afhaallocatie kiezen verschijnt er een pop-up met de kaart en lijst van gevonden afhaallocaties in de regio van de postcode en het afleveradres: Postcodezoeker De postcode-zoeker linksboven maakt het mogelijk voor uw klant om in een andere regio een afhaallocatie te selecteren. 7

8 Rechtsboven ziet u nog 3 opties: Laat open: toont alle afhaallocaties die ná 18:00 uur geopend zijn Vroeg open: toont alle afhaallocaties die vóór 09:00 geopend zijn Zondag open: toont alle afhaallocaties die op zondag geopend zijn De locatie kan geselecteerd worden vanuit de lijst en vanuit de kaart. Wanneer de keuze is gemaakt en deze is opgeslagen, worden de adresgegevens van de afhaallocatie gebruikt. In Magento ziet de bestelling er dan als volgt uit: Afleveradres: Afhaallocatie: Het originele afleveradres van de klant zelf. De locatie waarde klant het pakket wil afhalen; het adres van het servicepoint (Parcel shop). Hier wordt het pakket naartoe verzonden. Verzend- en verwerkingsinfo: De verzendmethode (het vervoerdersprofiel) die uw klant in de check-out heeft geselecteerd. Totalen: De kosten van de zending en verwerking die doorbelast worden aan uw klant. 8

9 4. Zendingen aanmaken, boeken en printen vanuit het bestellingenoverzicht Er is een bestelling geplaatst. Voordat u de zending kunt aanmelden bij de vervoerder en het label kunt printen, dient u een zending aan te maken in Magento. Dit kant op twee manieren: A. Enkele bestellingen Ga naar verkopen > bestellingen (sales > orders) en open een te verwerken bestelling. Zoals u ziet is het vervoerdersprofiel (incl. bijbehorende kosten) waar de klant voor heeft gekozen zichtbaar in de bestelling. Klik vervolgens rechtsboven op de knop verzenden (ship). Verzenden U komt nu in het volgende scherm: 9

10 Hier kunt u onderstaande informatie over de zending vinden en eventueel wijzigen: Vervoerdersprofiel: in het vervoerdersprofiel staat de verzendwijze genoemd die uw klant geselecteerd heeft in de check-out. Als u meerdere vervoerdersprofielen geconfigureerd heeft staan kunt u deze hier wijzigen door op de pijl bij het drop-down menu te klikken. Let op: dit is alleen mogelijk voor bezorgopties. Het is niet mogelijk om een afhaaloptie te wijzigen omdat uw klant dan niet meer kan bepalen wat de afhaallocatie is. Het wijzigen van een vervoerdersprofiel heeft invloed op de transportkosten die u uw klant in rekening heeft gebracht. Omdat de bestelling in Magento al is aangemaakt worden de transportkosten niet meer gewijzigd. Als u dit wel wenst dient u de bestelling te annuleren en een geheel nieuwe bestelling aan te maken. U krijgt altijd een waarschuwing in Magento alvorens u het profiel kunt wijzigen: 10

11 Verzendlocatie: Kostenplaats: type: Incoterm: Colli informatie: Hier staat de verzendlocatie die in de Magento/ Transsmart configuratie is vastgelegd in relatie tot de storeview (uw webshop. Stel u hebt meerdere webshops, dan kunt u voor alle shops een andere verzendlocatie invoeren. Hier kunt u zien of de juiste verzendlocatie ingesteld is). Als u meerdere verzendlocaties geconfigureerd heeft kunt u hier kiezen voor een andere verzendlocatie. Dit heeft invloed op het adres dat op uw label getoond wordt én mogelijk de afhaal locatie waar uw koerier de goederen komt ophalen. Dit veld vertegenwoordigt een Transsmart specifieke instelling om sturing te kunnen geven aan uw transport instellingen. Doorgaans is deze leeg, tenzij u daarover specifieke afspraken heeft gemaakt. Als u meerdere kostenplaatsen geconfigureerd heeft kunt u hier kiezen voor een andere kostenplaats. Optioneel richt Transsmart een notificatie proces voor u in met track & trace informatie over de zending (indien u de standaard Magento flow niet gebruikt, of in aanvulling hierop met aparte statusinformatie). Per template is een apart type gedefinieerd in de instellingen. Als u meerdere notificaties geconfigureerd heeft kunt hier kiezen voor een ander type. Met een incoterm legt u de verkoopvoorwaarden vast met betrekking tot verantwoordelijkheid van de goederen én betaling van transportkosten tijdens het proces. Als u meerdere incoterms geconfigureerd heeft kunt u hier kiezen voor een andere incoterm. Als u meerdere verpakkingstypes geconfigureerd heeft kunt u hier kiezen voor een ander verpakkingstype. Ook kunt u het aantal, de afmetingen en het gewicht wijzigen. Dit kan invloed hebben op uw transportkosten. Per colli wordt er een verzendlabel geprint. Let op: Transsmart configureert de verpakkingstype tabel. Deze kan afwijken per vervoerder. 11

12 Voeg pakket toe: Heeft u meerdere colli van verschillende afmetingen, dan kunt u met deze knop het colli toevoegen. Per colli wordt er een verzendlabel geprint. Als alle voorwaarden waar een zending mee verstuurd moet worden juist staan, kunt u de zending aanmaken, boeken en printen. Transsmart: Zending(en) boeken: de zending wordt aangemaakt in Magento en wordt geboekt bij de vervoerder. Er wordt tevens een label klaargezet op de achtergrond. Deze kunt u later printen. U kunt er ook voor kiezen zit in één handeling uit te voeren. Dit doet u door te kiezen voor Transsmart: boeken & printen. De zending wordt aangemaakt, wordt direct geboekt bij de vervoerder én u print direct de labels uit. Wilt u alleen de zending aanmaken en deze pas later boeken en printen, dan kiest u voor verzending aanmaken. 12

13 B. Meerdere bestellingen tegelijk Wanneer u meerdere bestellingen in één keer wilt bewerken en/of boeken en printen, dan kunt u ervoor kiezen om dit vanuit het bestellingenoverzicht te doen: verkopen > bestellingen. Bewerken: Boeken & printen: Deze manier kunt u gebruiken als u meerdere bestellingen wilt aanpassen. Alle geselecteerde bestellingen zullen dan aangepast worden naar gelijke (nieuw verkozen) voorwaarden. Op pagina 10 ziet u welke zendingsinformatie u kunt wijzigen. Ook gebruikt u deze manier als u zendingen die u wilt boeken & printen niet meer hoeft te wijzigen. Oftewel, zendingen die geboekt mogen worden onder de voorwaarden die de klant zelf in de check-out heeft geselecteerd. In het bestellingenoverzicht vinkt u links de bestellingen aan waar u een zending voor wil aanmaken. Bestellingen aanvinken 13

14 Vervolgens kunt u rechtsboven kiezen voor diverse acties: Wanneer u de bestellingen wilt verzenden moet er altijd eerst een zending aangemaakt worden door te kiezen voor Transsmart: zending(en) aanmaken. (Hierna kunt u de zending boeken & printen.) Hebt u dit gedaan, dan ziet u het volgende scherm: 14

15 Hier vindt u de eigenschappen van de Transsmartzending. De 3 zendingen in bovenstaand voorbeeld worden met verschillende verzendmethodes (vervoerdersprofielen), maar met hetzelfde aantal pakketten, dimensies en gewicht per zending, en me dezelfde verzendlocatie, kostenplaats, types en incoterms verstuurd. Onderaan kiest u vervolgens voor: Transsmart: zending(en) aanmaken: De zending wordt in Magento aangemaakt. U kunt ervoor kiezen om de bestelling vervolgens in dit overzicht ook te boeken en te printen, maar dit kunt u ook later doen. Als de zendingen zijn aangemaakt maar niet direct zijn geboekt en geprint, kunt u in het menu bij acties de zendingen verder opvolgen: Transsmart: boeken & printen: Transsmart: zending(en) boeken: Transsmart: label(s) printen: De zending wordt direct geboekt bij de vervoerder én u print direct de labels uit. De zending wordt geboekt bij de vervoerder. Er wordt tevens een label klaargezet op de achtergrond. Deze kunt u later printen. De labels worden geprint. Let op: na het selecteren van een actie dient u altijd op de knop verstuur te klikken om de actie daadwerkelijk uit te voeren. 15

16 5. Zendingen boeken en printen vanuit het zendingenoverzicht Hebt u alleen een zending aangemaakt maar deze nog niet geboekt & geprint, dan kunt u via verkopen > verzendingen deze zendingen alsnog boeken & printen. Ook dit kunt u weer voor één enkele zending doen, of voor meerdere zendingen tegelijk. Selecteer de zending(en) die u verder wilt afronden en kies rechtsboven bij acties voor desgewenste optie: Transsmart: boeken & printen Transsmart: zending(en) boeken Transsmart: label(s) printen In dit overzicht ziet u verschillende statussen van zendingen staan. Een zending die nog geboekt en geprint moet worden, heeft in dit overzicht de status NONE. Zendingen die al wel geboekt zijn maar nog niet geprint, hebben de status NEW of BOOK. Zendingen die geboekt en geprint zijn, hebben status LABL. Een compleet overzicht van alle statussen vindt u in hoofdstuk 7. 16

17 6. Een zelf aangemaakte bestellingen verzenden Wanneer u in Magento zelf een bestelling heeft aangemaakt via verkopen > bestellingen, dan kunt u in de nieuwe bestelling rechtsonder kiezen voor verzendmethodes en tarieven ophalen. U ziet daar alle vervoerdersprofielen die u in de configuratie heeft ingesteld. Wanneer u het vervoerdersprofiel, en zo nodig de afhaallocatie, heeft bepaald, kunt u onderaan kiezen voor bestelling inboeken. De bestelling wordt aangemaakt en u komt in het onderstaande scherm. Vervolgens kunt u van deze bestelling een zending aanmaken en deze boeken en printen. 17

18 7. Overzicht statussen Status NONE NEW BOOK LABL MANI ACCEP REFU ERROR DEL TRNS DONE APOD Betekenis De zending is geregistreerd in de API, maar nog niet verwerkt naar de vervoerder. De zending is geboekt in het Transsmartportaal, maar de zendinggegevens zijn nog niet doorgestuurd naar de vervoerder. De zending is geboekt in het Transspartportaal én de zendinggegevens zijn doorgestuurd naar de vervoerder. Afhankelijk van de vervoerder / configuratie wordt er ook al een pickup request gedaan. De labels van de zending zijn geprint. De zendinggegevens van de boeking zijn middels een voormeldbestand doorgestuurd naar de vervoerder. De vervoerder heeft de gegevens van de zending ontvangen middels het voormeldbestand. Refused. De zendinggegevens zijn doorgestuurd naar de vervoerder, maar er is een fout opgetreden waardoor de zending geweigerd wordt. Let goed op de foutmelding boven in beeld. De zendinggegevens kunnen niet worden verstuurd. Mogelijk door missende of foutieve informatie. Let goed op de foutmelding boven in beeld. Deleted. De zending is verwijderd. Indien noodzakelijk is ook het pickup request geannuleerd. In transit. De zending is onderweg. De zending is afgeleverd. Automatic Proof of Delivery. De vervoerder kan geen statusinformatie voorzien. Na een aantal dagen wordt de zendingsstatus automatisch aangepast naar afgeleverd. 18