12 Tips & Tricks voor Outlook 2016

Transcriptie

1 Tips & Tricks voor Outlook 06 Shortcuts en timesavers voor je favoriete en agenda app Geldt voor Outlook 06 voor Windows

2 . Open snel je Postvak In Heb je net je computer opgestart en wil je gelijk naar je Postvak In toe? Probeer dan dit. Druk op deze toetsen: + R Typ outlook and druk dan op de Enter toets. Uitvoeren Wanneer Outlook opstart, druk dan op deze toetsen om een te creëren: Ctrl + N Voeg de ontvangers en een onderwerp toe en schrijf daarna je bericht. Tom Schepers Hoe staat de presentatie ervoor? Hallo, ik wilde checken of je nog hulp nodig hebt voor de meeting...

3 . Stop met zoeken naar bijlagen Recent nog aan iets gewerkt? Ga er niet naar op zoek waarschijnlijk staat het al in het Bestand bijvoegen menu. Sla een bestand op in een willekeurige app Maak een nieuw bericht. Ctrl Klik op Bestand bijvoegen. 5 + N Klik Bericht op het lint. Bericht Selecteer een recent opgeslagen bestand van de lijst. Bestand Bestand Bestand Recente Items Boodschappen lijst.docx

4 . Waar is het Bcc veld? Wil je een versturen naar meerdere personen? Zet het Bcc veld aan zodat de verschillende ontvangers elkaar niet kunnen zien. Ook is het niet mogelijk om een antwoord naar iedereen te versturen. Hieronder lees je hoe je het Bcc veld te voorschijn haalt. Maak een nieuw bericht. Ctrl + N Klik Opties op het lint Klik op de Bcc knop. Opties Het Bcc veld komt tevoorschijn. Klaar! Bcc is sticky! Wat betekent dit? Het betekent dat dit veld altijd getoond wordt, nadat je het voor de eerste keer tevoorschijn haalt. Wanneer je dit veld uitzet is dat ook sticky. Het blijft dan uitstaan.

5 . Verwijder verouderde Auto-Complete addressen Auto-Complete addressen zijn handig behalve wanneer ze dat niet meer zijn. Hieronder zie je hoe je ze kunt verwijderen. Begin met het typen van een naam en je zult de Auto-Complete lijst zien. M Marga Leenmans (marga@contoso.com) Margreet van Kaam (margreet@contoso.com) Marian Landa (marian@contoso.com) Marlon Turman (marlon@contoso.com) Matilda Donkers(matilda@contoso.com) Maura Zimmerman (maura@contoso.com) Millie Davids (millie@contoso.com) Klik op de X aan de rechterkant om een adres te verwijderen. M Marga Leenmans (marga@contoso.com) Margreet van Kaam (margreet@contoso.com) Marian Landa (marian@contoso.com) Marlon Turman (marlon@contoso.com) Matilda Donkers(matilda@contoso.com) Maura Zimmerman (maura@contoso.com) Millie Davids (millie@contoso.com) Wil je alle Auto-Complete suggesties wissen? Dat kan. Ga naar Bestand > Opties > . Scroll omlaag naar de Berichten verzenden sectie. Klik dan ofwel op Lijst voor automatisch aanvullen knop of vink Lijst voor automatisch aanvullen uit om deze functie uit te zetten.

6 5. Wanneer moet je Verwijderen of Archiveren. De Verwijder en Archiveer knoppen zitten naast elkaar. Hieronder lees je wanneer je welke moet gebruiken. Verwijder VS Archiveer Archiveren Hoe werkt het Door op de Verwijder knop te klikken zal het bericht verwijderd worden. Waarom dit bijzonder is Hoe werkt het Door op de Archiveer knop te klikken zal het bericht bewaard blijven. Waarom dit bijzonder is Het is de alom bekende Verwijder knop! Simpel gezegd, het zapt je bericht weg en uiteindelijk wordt deze zelfs voorgoed verwijdert. Het is een one-click manier om je bericht te bewaren. Het is dus niet nodig om hem voorzichtig in een map of submap te plaatsen. Het verplaats berichten naar... Het verplaats berichten naar... De Verwijderde items map, die je waarschijnlijk van tijd tot tijd leegmaakt. In sommige gevallen doet je IT afdeling dit voor je. De Archiveer map. Dit is gewoon een andere map om je berichten te bewaren. Reduceert het de grootte van het Postvak? Door het gebruik van de Verwijder knop zal de grootte van je gehele Postvak uiteindelijk kleiner worden als deze tenminste geleegd wordt. Reduceert het de grootte van het Postvak? Nee. Het behoudt dingen, het verwijdert ze niet en laat ook niet je postvak krimpen op watvoor manier dan ook.

7 6. Supersnelle shortcuts voor Zoeken Moet je dringend iemand zijn bericht terugvinden? Probeer dan eens deze snelle shortcuts. Druk op deze toetsen: Ctrl Je cursor springt automatisch naar de Zoek box. Alles Amy Huidig Postvak afkomstigvan:amy Huidig Postvak Typ dit om verzonden door Amy die vorige week is ontvangen te vinden. Alles 6 Huidig Postvak Typ dit om verzonden door Amy te vinden. Alles 5 Typ Amy om alle berichten te vinden die het woord Amy bevatten. Alles + E afkomstigvan:amy ontvangen:deze week Huidig Postvak Typ dit om met bijlages die verzonden is door Amy te vinden. Alles afkomstigvan:amy heeftbijlagen:waar Huidig Postvak

8 7. Stel een automatisch antwoord in Noem het wat je wilt: Vakantie antwoord, Niet aanwezig bericht, of Automatisch antwoord hier vind je hoe je moet instellen dat mensen weten dat je niet aanwezig bent. Ga naar Postvak In. Klik op Bestand. BESTAND START VERZEND Negeren Vink deze optie aan. 5 Klik op Automatische antwoorden. Typ je bericht en klik op OK. Automatische antwoorden Hallo, dank je wel voor je . Ik ben niet aanwezig tot januari. LET OP Niet alle accounts laten je automatische antwoorden instellen. Automatische antwoorden Klaar!

9 8. Verander een bericht in een meeting Heb je een ketting- die er om smeekt om in een meeting behandeld te worden? Zo zorg je dat dit gebeurt. Open een bericht die in een meeting veranderd moet worden. RE: Decision??? Aan Anne Gaans; Jeffrey de Groot; Julian Hak Druk op deze toetsen: Ctrl + Alt + R Ik probeer te bedenken wat we moeten doen? Anne, wat denk jij? Optie? Jeffrey? Ideeën? Ik weet het niet. Julian? Jouw opinie? Ik vind dat er voor en tegens aan beide zitten... Het bericht verandert in een vergadering uitnodiging met deelnemers. Stel je Locatie, de Begintijd, en Eindtijd in. Klik Verzenden en je vergadering staat klaar. robinpruitt@contoso.com Anne Gaans; Jeffrey de Groot; Julian Hak Onderwerp We moeten een beslissing nemen Vergaderzaal 000

10 9. Beweeg met gemak door Outlook Soms moet je in je agenda zijn en dan snel naar je mail terugschakelen. Hier zijn een aantal shortcut toetsen die je hiermee kunnen helpen. Ctrl + Ctrl +...ga je naar ....ga je naar Agenda. Ctrl + Ctrl +...ga je naar Contactpersonen....ga je naar Taken.

11 0. Voeg een persoonlijke handtekening toe Handtekeningen kunnen fancy zijn of juist heel simpel. Wat je stijl ook is, op deze manier maak je er een: Creër een nieuw bericht. Klik op Handtekening. Klik op Handtekeningen... Ctrl + N Handtekening Handtekening Handtekeninge Kies aan de rechterkant een account. 5 Klik op Nieuw aan de rechterkant. account: robin@contoso.com robin@adatum.com robin@contoso.com Nieuw 6 Typ een naam voor 7 Maak de de handtekening. handtekening. Handtekening Robin Pruitt General Manager Contoso, Ltd. 8 Selecteer je handtekening bij Nieuw bericht.

12 . Verander de Outlook kleuren Wanneer je voor het eerst Outlook installeert, zijn de kleuren misschien te licht voor je. Als je wilt dat andere delen van de Outlook interface eruit springen, kun je op deze manier een ander kleurenschema kiezen. Klik op Bestand. Bestand Start Selecteer een ander thema. Office-thema: Kleurrijk Kleurrijk Donkergrijs Zwart Zoek naar Office Thema aan de rechterkant. Office-thema: Verzend Opties Negeren Klik op Opties. 5 Kleurrijk Klik op OK. Klaar! Wit Dit kun je in al je Office apps doen. Let wel op dat wanneer je je Office Thema verandert dit effect heeft op al je Office app kleuren van Outlook, tot Word, naar Excel, en zo verder.

13 . Vind je Outlook on the web adres Je bedrijf heeft je mogelijk Outlook on the web gegeven. Dat is een manier om je werk te bekijken wanneer je niet aan je bureau zit. Op de manier hieronder vind je je web adres. Klik op Bestand. Bestand Start Verzend Klik op Info, en als je bedrijf Outlook on the web heeft, zal het hier tevoorschijn komen. Accountinstellingen Instellingen voor dit account wijzigen of meer verbindingen instellen. Negeren Toegang tot uw account op internet. Klik op de link om het te bekijken. Log in om te bekijken hoe het er uit ziet. Klaar!

14 Dank je wel voor het lezen! Hopelijk heeft dit ebook je kunnen helpen. Als je nog meer vragen hebt over Outlook voor Windows kun je ons altijd bereiken. Neem contact met ons op.

15 06 Microsoft Corporation. All rights reserved.