PROVINCIALE STATE? VAN OVERIJSSEL. Dat.ontv.: 2 5 FEB Onderwerp: Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015

Transcriptie

1 11 PROVINCIALE STATE? VAN OVERIJSSEL Re 9- nr fs> 2o Dat.ontv.: 2 5 FEB 2016 \Qz Luttenbergstraat 2 Postbus GB Zwolle Telefoon Fax overijssel.nl postbus<a>overijssel. nl Provinciale Staten van Overijssel KvK IBAN NL45RABO039734H21 Inlichtingen bij dhr. L. Folkertsma telefoon L.Folkertsma@overijssel.nl Onderwerp: Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015 Datum Kenmerk 2016/ Pagina 1 Toezending aan Provinciale Staten met oogmerk; [X] ter informatie [ ] anders, en wel: Bijlagen I. Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015 (te raadplegen via en ligt ter inzage bij de receptie van het Provinciehuis) De Archiefverordening provincie Overijssel 2013 bepaalt dat de provinciale archiefinspecteur, tevens provinciearchivaris jaarlijks verslag van zijn werkzaamheden uitbrengt aan ons college. Wij hebben heden kennis genomen van dit verslag. Het verslag geeft inzicht in het interbestuurlijk toezicht op archiefgebied dat in 2015 is uitgeoefend; verder krijgt het relatiebeheer (kennis- en informatieoverdracht) aandacht. Het interbestuurlijk archieftoezicht vindt plaats op de gemeenten, waterschappen en openbare lichamen in Overijssel. In de terminologie van de Archiefwet zijn de dagelijkse besturen van deze organisaties de 'zorgdragers' voor informatie- en archiefbeheer. In de functie van provinciearchivaris is sprake van intern toezicht op de informatiehuishouding, vanaf het moment van documentcreatie tot hun wettelijk voorgeschreven vernietiging of hun overbrenging voor blijvende bewaring naar het Historisch Centrum Overijssel (HCO). De constatering in het jaarverslag is dat de zorgdragers in Overijssel voor het overgrote deel voldoen aan de archiefwettelijke eisen. Bij twee gemeenten is sprake van een oranje toezichtregime; bij alle andere zorgdragers is sprake van regulier toezicht. Bij Deventer wordt het verscherpte toezicht veroorzaakt door het in het verslagjaar niet tot uitvoering gekomen actieplan 2015; wegens veel andere werkzaamheden schuift dat door naar De gemeente Kampen heeft de toezichtkleur oranje wegens de gedoogsituatie van de verouderde archiefbewaarplaats; de nieuwe archiefbewaarplaats in de Stadskazerne wordt in de loop van 2016 opgeleverd. Datum verzending 2 5 FEB. 'im provincie verijssel

2 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015 Oer het algemeen is het beeld dat er meer aandacht komt voor kwaliteitszorg voor de archieven en dat in onze provincie de digitale duurzaamheid hoog in het vaandel staat. Vorig jaar archiveerden 9 gemeenten digitaal; dat aantal is per 1 januari 2016 gestegen tot 11 (nieuw zijn Zwolle en Rijssen-Holten). De oplevering van het e-depot bij het HCO, gepaard gaande met een landelijke conferentie op 1 april 2015 en de brief van de koepelorganisaties VNG, IPO en Unie van Waterschappen over het voorkomen van digitale dementie heeft extra aandacht gegenereerd voor de digitale duurzaamheid. Het Nationaal Archief heeft gewerkt aan een Producten- en Diensten Catalogus voor de e- depots van de Regionale Historische Centra, en ook regels opgesteld voor de aansluiting van mede-overheden bij deze e-depots. Mogelijk zullen de eerste zorgdragers in Overijssel zich dit jaar aansluiten op het e-depot. Gedeputeerde Staten van Overijssel,

3 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015 Bestuurs- en Concernzaken februari 2016

4 Colofon Uitgave provincie Overijssel 2016/ Datum februari 2016 Auteur Drs. L. Folkertsma Oplage 80 Een digitaal exemplaar van dit verslag kunt u aanvragen bij het secretariaat van het team BCDOK, telefonisch via of per mail via E. Wouters-Ruiter/overijssel.nl. Fotografie/Illustraties LOPAI (logo) Stadsarchief Kampen Vormgeving Team Communicatie Inlichtingen bij Drs. L. Folkertsma Provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris Eenheid Bestuurs- en Concernzaken, Team Democratie, Openbaar Bestuur en Kabinet Telefoon: Mobiel: l.folkertsma@overijssel.nl Adresgegevens Provincie Overijssel Luttenbergstraat 2 Postbus GB Zwolle Telefoon Fax postbus@overijssel.nl Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015

5 Inhoudsopgave 1. Voorwoord 2. Inleiding 3. Zorgdragers in Overijssel 4. Onderwerpen van inspectie en relatiebeheer 5. Ontwikkelingen in de wet- en regelgeving 6. Ontwikkelingen provincie Overijssel 7. Diversen 8. Bijlagen 8.1. Zorgdragers in Overijssel 8.2 Overzicht van inspectiebezoeken aan resp. relatiebeheer bij archieven van zorgdragers in Overijssel in 2015 alsmede het (ambtelijk voorgestelde) toezichtregime in 2016 op het gebied van archiefzorg en archiefbeheer 8.3 Lijst met afkortingen 8.4 Memo algemene onderwerpen te bespreken bij inspectiebezoeken 2016 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

6 4 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015

7 1 Voorwoord Op grond van de Archiefverordening provincie Overijssel 2013 en het Besluit Informatiebeheer Overijssel 2013 brengt de provinciale archiefinspecteur en provinciearchivaris jaarlijks verslag uit van zijn werkzaamheden. Het verslag wordt aangeboden aan Gedeputeerde Staten van Overijssel, die het in het kader van de horizontale verantwoording voorleggen aan Provinciale Staten. Ik hoop dat de informatie in dit verslag niet alleen een functie vervult in het kader van verantwoording, maar ook bijdraagt aan in het delen van kennis en ervaring; een van de belangrijke doelstellingen van het werk van de archiefinspecteur. Immers naast de feitelijke inspectietaak behoort tot zijn opdracht het relatiebeheer, het onderhouden van de contacten met het veld. Zo wordt kennis gedeeld en ervaring uitgewisseld. In één-op-één contacten, soms incidenteel en soms in een langduriger traject (dat laatste bijvoorbeeld bij overleg over een handboek vervanging en de voorbereiding van de besluitvorming door de zorgdrager over het vervangen van het analoge archief door digitale archiefbescheiden). Het relatiebeheer krijgt ook vorm in de bijeenkomsten van het Archiefberaad Overijssel en die van de Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid (OCDD), beiden in nauwe samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel (HCO). Beide platforms vervullen een belangrijke rol in de professionalisering van het informatie- en archiefbeheer in Overijssel. In een situatie waarin slechts enkele gemeentearchivarissen formeel zijn benoemd (Overijssel behoort evenals de drie noordelijke provincies tot de zogenaamde witte vlekkenprovincies) is kennisdeling extra belangrijk. De archivaris of degene die in de praktijk verantwoordelijk is voor het beheer van het oud archief begint zijn taak aan de voorkant: hij is degene die aan het begin van de levenscyclus van een document nauw betrokken wordt bij de inrichting van de informatiehuishouding. Bij documentcreatie en ordening worden al voorwaarden geschapen om aan het eind van de levenscyclus van een document (of, zo u wilt, een archiefstuk) dit zorgvuldig te kunnen beheren in de archiefbewaarplaats. Sinds de wijziging van het Archiefbesluit per 1 januari 2013 is de instelling van een Strategisch Informatie Overleg (SIO) verplicht. In het verslagjaar hebben enkele gemeenten dit SIO formeeel ingesteld, doorgaans onder voorzitterschap van de Chief Information Officer (CIO). Waar het SIO niet formeel functioneert, komen in de praktijk bij belangrijke beslissingen op het gebied van informatie- en archiefbeheer de noodzakelijke disciplines wel bij elkaar. In het afgelopen jaar is het aantal gemeenten dat voor de verantwoording van het informatie- en archiefbeheer gebruik maakt van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) weer toegenomen. Dat betekent dat op gestandaardiseerde wijze verantwoording wordt afgelegd aan B&W, en via het college aan de raad. Als bij de KPI-rapportage een plan van aanpak wordt gevoegd waarin wordt aangegeven hoe evt. achterstanden in archiefbewerking of andere onvolkomenheden zullen worden opgelost, betekent dat mijns inziens dat kwaliteitszorg aandacht krijgt. Provinciearchivaris Als provinciearchivaris ben ik ook in 2015 betrokken geweest bij projecten van het team BVINF (Informatievoorziening) en bij het Shared Service Centrum (SSC) 1 van de provincie Overijssel, de gemeente Kampen en de gemeente Zwolle. Gespreksonderwerpen waren digitale vervanging (bij het SSC) en het Strategisch Informatie Plan (STIP) tot 2020 van de provincie; verschillende projecten daaruit zijn gestart. Ook vond een eerste overleg plaats over de vervanging van het Staten Informatie Systeem (SIS). 1 Naam per 1 februari 2016: ONS (Overheid en Service), organisatieonderdeel van de gemeente Zwolle Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

8 Verder vond overleg plaats over de dossiers op het gebied van de openbaar vervoerstaken die Regio Twente als gevolg van het opheffen van de zgn. WGR+-taken overdroeg aan de provincie en de afwikkeling van de overdracht van provinciaal archief aan het Historisch Centrum Overijssel. Het betrof daarbij archief van de Commissaris van de Koningin (periode ). Bij die overbrenging zijn, met advisering van het Nationaal Archief, openbaarheidsbeperkingen gesteld aan delen van het archief. In 2015 heb ik nog geen verdere gesprekken gevoerd over de toepassing van RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer) op het informatiebeheer van de provincie. Verder ben ik betrokken geweest bij de uitgave van een flyer over de viering van 70 jaar bevrijding in Overijssel (uitgereikt tijdens de Nieuwjaarsreceptie van GS op 5 januari) en de actualisatie van de film Overijssel in Oorlogstijd, door het HCO in samenwerking met de producent. De film uit 1990 is aangevuld met nieuw beschikbaar gekomen materiaal en gedigitaliseerd. De film is in het voorjaar aangeboden aan scholen en bibliotheken. De officiële presentatie in aanwezigheid van de Commissaris van de Koning vond op 10 april plaats in het Internationaal Oorlogsmuseum in Nijverdal. In de zomer bood een inwoner van Muiden een Overijsselse Duit uit 1766 aan de Commissaris van de Koning aan. Deze munt is weliswaar niet zeldzaam, maar voor het provinciebestuur was het een aanwinst. Deze munt, met naast het provinciewapen het opschrift vigilate en orate (waakt en bidt) is afgebeeld in de provinciebegroting voor De munt is ten toon gesteld in een vitrine bij de receptie van het provinciehuis, bij de zgn. bodebussen. Inspectie en relatiebeheer Bij de voorbereiding van de inspectiebezoeken stuurde ik een memo aan de zorgdragers met algemene onderwerpen van gesprek (opgenomen als bijlage 8.4 bij dit jaarverslag). In 2015 legde ik in totaal twaalf inspectiebezoeken aan gemeenten, waterschappen en openbare lichamen af. Eén inspectiebezoek was een partieel vervolgbezoek aan een gemeente die in 2015 het toezichtregime oranje kreeg toegekend van gedeputeerde staten. Tientallen bezoeken aan zorgdragers heb ik afgelegd in het kader van relatiebeheer. Onderwerpen van gesprek waren vooral vervanging (handboek), kwaliteitszorg (van handreiking tot handboek) en het gemeenschappelijke e-depot bij het HCO. Veel relatiebeheer vond daarnaast (tevens) plaats per mail en per telefoon. Kennis delen Ook in 2015 is kennis en ervaring gedeeld door de provinciale archiefinspecties/toezichthouders archief (LOPAI), in overleg binnen de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN) en in de samenwerking met Gelderland. In het Archiefberaad Overijssel zijn ook diverse thema s behandeld, waaronder digitale duurzaamheid en acquisitie van particuliere archieven. Ook nam ik enkele malen deel aan overleg in het kader van het programma Archief2020 en de zgn. Archiefateliers (over selectie en acquisitie). Digitale Duurzaamheid Ik licht twee mijlpalen uit op het gebied van digitale duurzaamheid. Met een landelijke conferentie op 1 april 2015, waaraan door 350 personen uit de informatiewereld werd deelgenomen, werd de pilot gemeenschappelijke e-depotvoorziening bij het HCO afgerond. Op die dag werd het e-depot aangesloten op de productieomgeving van het e-depot van het Nationaal Archief. De pilotdeelnemers Dalfsen, Deventer en Waterschap Groot-Salland en het HCO hebben de eindrapportage van de pilot beschikbaar gesteld via Daarmee wordt invulling gegeven aan de wens van Gedeputeerde Staten van Overijssel om de resultaten van de pilot te delen. Via deze project website wordt kennis gedeeld over de verdere ontwikkeling van het e-depot. Op dit moment wordt gewerkt aan een pilot waarbij de gemeente Zwolle haar videotulen zal overbrengen naar het e-depot. Dit project vindt plaats in het samenwerkingsverband (AIDO, Archiefinnovatie Decentrale Overheden) onder de vleugels van Archief2020. De tweede mijlpaal is een brief van de koepelorganisaties VNG, IPO en Unie van Waterschappen aan resp. de gemeenten, de provincies en de waterschappen onder het motto voorkom digitale dementie. Deze brief verscheen in de loop van april. De IPO-brief kende als ondertekenaars de Commissarissen van de Koning van Overijssel en van Zeeland. Landelijk ambassadeur voor archiefinnovatie is Maria Wiebosch-Steeman. Zij is dit jaar enkele keren in Overijssel geweest op uitnodiging van een aantal gemeenten, om een lans te breken voor de digitale duurzaamheid van overheidsinformatie. Ook dat is kennisdeling en bewustwording. 6 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015

9 Dit verslag breng ik uit aan alle zorgdragers in Overijssel en aan het College van Gedeputeerde Staten in Overijssel. Lolke Folkertsma Drs. L.Folkertsma, Provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris in Overijssel Eenheid Bestuurs- en Concernzaken Team Democratie, Openbaar Bestuur en Kabinet Tel Tel. Mobiel Zwolle, februari Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

10 2 Inleiding Sleutelbegrippen in 2015 waren vervanging, digitale duurzaamheid en kwaliteitszorg. Ik ga op deze drie sleutelbegrippen kort in. Daarna volgt een paragraaf over de noodzaak om ook na een vervangingsbesluit voldoende aandacht te blijven schenken aan het beheer van de analoge archieven. Tot slot volgt een paragraaf over de concept-selectielijst Gemeenten Vervanging Het aantal zorgdragers dat overgaat tot vervanging van analoge archiefdocumenten door digitale archiefbescheiden vertoont een stijgende lijn. Aan het eind van 2015 archiveerden 9 van de 25 gemeenten digitaal; met ingang van 1 januari 2016 zijn Zwolle en Rijssen-Holten de 10 e en 11 e gemeente die digitaal archiveren. Diverse zorgdragers zijn volop bezig met hun handboek vervanging en zullen waarschijnlijk- in de loop van 2016 een vervangingsbesluit nemen. Dat geldt bijvoorbeeld voor de gemeenten Borne, Kampen, Steenwijkerland en Waterschap Vechtstromen. Het door de zorgdrager te nemen vervangingsbesluit kan betrekking hebben op stukken die op termijn voor vernietiging vatbaar zijn (de zgn. V-stukken), maar ook op de te bewaren stukken (de zgn. B-stukken). Veel zorgdragers hebben al langere tijd een vervangingsbesluit genomen voor de V-stukken. Zo heeft Haaksbergen het besluit genomen om alle V-stukken te vervangen, ongeacht de bewaartermijn, terwijl tot dan toe het alleen de V-stukken met een bewaartermijn tot zeven jaar werden vervangen. Ook bij de V-stukken geldt dat de vervangen stukken gedurende hun bewaartermijn (die kan lopen tot 20 jaar) in goede, geordende en toegankelijke staat moeten blijven. De vraag of men deze documenten gedurende die tijd zelf blijft beheren in het Document Management Systeem /Records Management Applicatie of dat eerder sprake zal (moeten) zijn van overbrenging naar een e-depot is in het verslagjaar nog niet beantwoord. Door het Nationaal Archief zijn aan het einde van het jaar werd richtlijnen gegeven voor het (vervroegd) overbrengen van digitaal archief naar het e-depot en de voorwaarden waaronder zorgdragers gebruik kunnen maken van het e-depot van het Regionaal Historisch Centrum, in Overijssel het HCO. Bij het besluit tot vervanging van alle documenten, dus zowel de V- als de B-stukken, is doorgaans sprake van een generiek besluit tot routinematige vervanging. Of meteen integraal het analoge archief wordt vervangen door digitale documenten of dat dit geleidelijk, per beleidsproces wordt ingevoerd verschilt per gemeente. Ook kan evt. voor een of meer processen ook worden gekozen voor vervanging met terugwerkende kracht. Daarbij teken ik aan dat vervanging met terugwerkende kracht alleen kan als men ervan overtuigd is dat de oudere gedigitaliseerde documenten aan voldoende kwaliteitseisen voldoen om in de plaats te treden van analoge documenten. Wat vaker gebeurt is dat bijv. in een vergunningdossier de oorspronkelijke milieuvergunning in digitale vorm wordt opgenomen om met een compleet digitaal dossier te kunnen werken. De gedigitaliseerde milieuvergunning is dan een gebruikscopie ; de originele, analoge milieuvergunning wordt niet vervangen. Digitale duurzaamheid Negen gemeenten die digitaal archiveren betekent even zovele malen noodzakelijke aandacht voor digitale duurzaamheid. In Overijssel is die aandacht er volop, bijvoorbeeld via de ontwikkeling van de gemeenschappelijke e-depotvoorziening in Overijssel bij het HCO. De oplevering van de pilot, waaraan deelnamen de gemeenten Dalfsen en Deventer en Waterschap Groot Salland, vond plaats op 1 april Op deze landelijke conferentie met 350 deelnemers werd de pilot afgesloten en werd het e-depot van het HCO aangesloten op de productieomgeving van het Nationaal Archief. Daarmee behoorde het HCO tot de koplopers op dit gebied. 8 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015

11 In de loop van april stuurden de koepelorganisaties IPO, VNG en Unie van Waterschappen ieder een eigen brief naar de zorgdragers met als onderwerp voorkom digitale dementie. De brief van het IPO was ondertekend door de Zeeuwse en de Overijsselse Commissaris van de Koning. Om meer aandacht te krijgen voor digitale duurzaamheid kan een beroep worden gedaan op mevrouw Wiebosch-Steeman, ambassadeur digitale duurzaamheid. In de loop van het jaar heeft zij enkele malen acte de presence gegeven bij bijeenkomsten in Overijssel. De OCDD was een van de aan de studiedag deelnemende partijen. De directeur van het HCO en de provinciale archiefinspecteur organiseren jaarlijks één of twee kennisbijeenkomsten waarbij de deelnemers aan de OCDD worden uitgenodigd. Kwaliteitszorg De eis uit artikel 16 van de Archiefregeling dat voor het archief een kwaliteitssysteem beschikbaar moet zijn dat aan toetsbare eisen voldoet wordt steeds beter ingevuld door de zorgdragers. Een belangrijke ontwikkeling is het toenemende gebruik van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) voor archiefbeheer. In meer dan tweederde van de gemeenten, waterschappen en ook enkele openbare lichamen wordt de KPI-rapportage opgemaakt. Deze wordt, met een notitie van B&W resp. het dagelijks bestuur aangeboden aan de raad/het algemeen bestuur. De KPI-rapportage is een meetmoment, de begeleidende notitie geeft aan welke maatregelen en op welke termijn worden getroffen om aan alle archiefwettelijke eisen te voldoen. Het is daarmee een goed middel van kwaliteitszorg voor het archief. Als na één of twee jaar de balans wordt opgemaakt, d.w.z. een nieuwe KPI-rapportage wordt opgesteld, blijkt of de aanbevelingen uit de rapportage resp. het plan van aanpak zijn opgevolgd. Kwaliteitszorg wordt daarmee onderdeel van de planning- en controlcyclus. In 2015 zag de handreiking kwaliteitszorg het licht bij het programma Archief2020; onder de paraplu van het Shared Services Netwerk Twente (SSNT) werd in het voorjaar van 2015 een handreiking kwaliteitszorg opgeleverd. Kwaliteitszorg leeft! Digitaal en analoog Het kan niet genoeg worden benadrukt: digitale archiefzorg en beheer ontslaan de zorgdragers niet van hun verantwoordelijkheid om het analoge archief op orde te houden. Mede als gevolg van de krappe financiële positie bij gemeenten staat de formatie van Documentaire Informatievoorziening, inclusief de aandacht voor het oud-archief, onder druk. Digitaal werken (en archiveren) biedt ontegenzeggelijk grote voordelen. De kortste samenvatting daarvan is enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik. De kasten vol met schaduwarchieven bij medewerkers behoren binnenkort tot het verleden. Niet zelden blijken zich in die schaduwarchieven flink wat originele archiefbescheiden te bevinden. Bij enkele gemeenten die in een reorganisatietraject of een verhuisoperatie zitten kwamen via acties als schoon over, schoon schip of de dag van het document de nodige meters officiële archiefdocumenten boven water. DIV en archief worden geacht er raad mee te weten! Ook wanneer het vervangingsbesluit is genomen en er vanaf heden digitaal wordt gearchiveerd is er nog veel analoog archief te verwerken en te beheren. De analoge archiefstukken van de afgelopen periode (tot 20 jaar!) eisen een zorgvuldig beheer tot het moment waarop zij worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Vanaf dat moment worden zij beheerd als cultureel erfgoed. Van de lopende zaken worden de dynamische dossiers gevormd; als een zaak is afgesloten wordt de semistatische fase bereikt. Het dossier hangt in de paternosterkast of is opgeborgen in de archiefruimte. De Archiefwet eist dat na twintig jaar de dossiers worden opgeschoond (alle V- stukken moeten worden verwijderd, wettelijk meteen al na het vervallen van de bewaartermijn) en formeel worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. In 21 van de 25 gemeenten is die archiefbewaarplaats in eigen huis; Dalfsen, Olst-Wijhe en Zwartewaterland brengen hun oud-archief over naar het HCO, dat tevens de archiefbewaarplaats is van Zwolle. Ook het waterschap Groot Salland brengt zijn oud archief over naar het HCO. Voor de meeste openbare lichamen geldt dat overbrenging plaatsvindt naar de centrumgemeente. Het digitale archief kan zo worden ingericht dat stukken bij het bereiken van hun V-termijn daadwerkelijk worden vernietigd. Het blijvend te bewaren digitaal archief dient, bij ongewijzigde wetgeving uiterlijk na twintig jaar, te worden overgebracht naar de digitale archiefbewaarplaats oftewel het e-depot. De teneur in overbrenging van digitaal archief is dat dit niet pas na twintig jaar zou moeten, maar bijvoorbeeld na vijf jaar of meteen na afsluiting van een dossier. In het (gemeenschappelijk) e- Depot kan dit materiaal zorgvuldig worden beheerd. Mocht zich de noodzaak tot migratie of Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

12 conversie voordoen, dan kan dit ook gemeenschappelijk worden geregeld. De eerste zorgdragers hebben zich inmiddels uitgesproken voor aansluiting bij het gemeenschappelijk e-depot bij het HCO. Selectielijst gemeenten 2017 (Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017) In maart 2015 gaf de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) de nieuwe concept selectielijst voor (inter)gemeentelijke archiefbescheiden vrij voor reacties uit het veld. Deze nieuwe conceptlijst is procesgericht en gebaseerd op de procesarchitectuur GEMMA (Gemeentelijke Model Architectuur). Daarmee wordt afgestapt van een selectielijst waarin wort uitgegaan van documenttypen. Om tot een Selectielijst te komen die voor langere tijd bruikbaar is, hebben de Adviescommissie Archieven en het VNG-bureau aan VHIC de opdracht gegeven om met ondersteuning van het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) verschillende analyses uit te voeren. Er zijn 26 hoofdprocessen gedefinieerd. Voorbeelden van een dergelijk hoofdproces zijn 'plannen opstellen' of 'producten en diensten leveren'. Aan deze hoofdprocessen hangen generieke documenttypes ( producten genoemd in de Selectielijst) als besluiten en onderzoeksrapporten. De waardering (d.w.z. de vernietigings- c.q. bewaartermijn) van de archiefbescheiden zal in de toekomst afhangen van de definitie die aan elk van de 26 processen gegeven wordt. De hoeveelheid reacties uit het veld op de concept-selectielijst is groot geweest. De verwerking van de reacties is in december afgerond. De VNG heeft het defintieve ontwerp aan de gemeenten gestuurd 2 met het verzoek voor 29 februari daarmee in te stemmen. Daarna zal de VNG de lijst aan de Minister van OCW aanbieden ter vaststelling. In 2016 blijft de Selectielijst 2006, actualisatie 2012 van kracht voor de (inter)gemeentelijke archiefbescheiden. 2 Definitieve ontwerpselectlijst, woensdag 2 december 2015; Ledenbriefnummer: Lbr. 15/ Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015

13 3 Zorgdragers in Overijssel 3.1 Gemeenten Overijssel telt vijfentwintig gemeenten. Deze vallen alle onder het archiefwettelijk toezicht van de provincie. In de gemeenten Deventer (tijdelijk), Kampen en Zwolle is een archivaris benoemd. In de overige gemeenten draagt de secretaris/directeur de verantwoordelijkheid voor het beheer van het archief. De beoogd gemeentearchivaris van Steenwijkerland zal naar verwachting in de loop van 2016 kunnen worden benoemd, na afronding van diens opleiding. De gemeente Oldenzaal heeft in de loop van 2015 een dienstverleningsovereenkomst gesloten met Hengelo, waarbij de niet formeel benoemde, maar materieel wel fungerende archivaris van Hengelo twee dagen per week werkzaam is in Oldenzaal. 3.2 Waterschappen Archiefwettelijk toezicht wordt uitgeoefend op de waterschappen Vechtstromen (vestigingsplaats Almelo, met ook een archiefbewaarplaats in Coevorden) en Groot Salland. In het verslagjaar is voor het laatst een inspectiebezoek gebracht aan waterschap Groot Salland. Na de fusie per 1 januari 2016 met het Drentse waterschap Reest en Wieden tot Waterschap Drents Overijsselse Delta (WDODelta) is, gelet op de statutaire vestigingsplaats Meppel, het toezicht op archiefgebied overgegaan naar GS Drenthe. De provinciale toezichthouder archief in Drenthe en de Overijsselse archiefinspecteur hebben hierover contact onderhouden. 3.3 Gemeenschappelijke regelingen De Archiefwet 1995 bevat ook bepalingen over openbare lichamen en andere vormen van gemeenschappelijke regelingen. Ook hun archiefbeheer dient zorgvuldig plaats te vinden. Veelal wordt het regime van de centrumgemeente gevolgd (bijv. aanwijzing archiefbewaarplaats en evt. inschakeling DIV en archief vanuit die gemeente). In 2015 heb ik inspectiebezoeken gebracht aan Regio Twente en het Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn (GBLT) in Zwolle. Dit gemeenschappelijk belastingkantoor int waterschapsbelastingen en gemeentelijke belastingen voor een toenemend aantal partijen. GBLT is sinds dit jaar gehuisvest in het Stadskantoor van Zwolle. In het kader van het relatiebeheer voerde ik overleg met het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (GBT) in Hengelo. Samen met gemeentelijk archiefinspecteur J.Seekles, vanuit het HCO via een dienstverleningsovereenkomst ingezet in Enschede, collega s van de documentaire informatievoorziening en van het Stadsarchief Enschede adviseerde ik een aantal malen ADT over het inrichten van het informatie- en archiefbeheer. 3.4 Overige zorgdragers, die niet of niet volledig vallen onder de archiefwetgeving Een instelling, bekleed met enig openbaar gezag, valt onder archiefwetgeving. Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

14 Nu steeds meer gemeenten taken laten uitvoeren door derden, de zgn. verbonden partijen, moet ook de nodige aandacht worden besteed aan de zorgvuldige archivering van de uitbestede taken. Als de uitvoering van taken wordt uitbesteed aan een bedrijf of instelling die niet valt onder de Archiefwet is des te meer aandacht nodig voor de archivering. In Borne is het initiatief genomen om zorgvuldige afspraken te maken met de Verbonden Partijen (VP): voorbeeldartikelen zijn uitgewerkt om, bijvoorbeeld in dienstverleningsovereenkomsten, de verantwoordelijkheid voor archiefbeheer te regelen. De notitie Verbonden Partijen van LOPAI/BRAIN is uitgebreid met de nieuwe vorm van gemeenschappelijke regelingen die sinds 1 januari 2015 is opgenomen in de Wgr: de samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering (bijvoorbeeld taken op het gebied van financiën, personeelszaken en automatisering) in een BVO, een Bedrijfsvoeringsorganisatie. Een Bedrijfsvoeringsorganisatie heeft een ongeleed bestuur, bestaande uit afgevaardigden van de dagelijkse besturen van de deelnemers (B&W, GS of DB waterschap). Een BVO heeft geen verordenende bevoegdheid en zal daarom de Archiefverordening van de vestigingsgemeente volgen. Een archiefbewaarplaats moet worden aangewezen en het beheer van de informatie moet worden geregeld. De ins en outs van de BVO op archiefgebied zijn nog niet uitgekristalliseerd, maar in de praktijk ontstaan de eerste reglementen om het informatie- en archiefbeheer zorgvuldig te regelen. Een voorbeeld daarvan is de BVO Jeugdzorg regio IJsselland. Publicatie van de mede op basis van reacties uit het veld aangevulde notitie Verbonden Partijen vindt naar verwachting plaats in het voorjaar van De actuele notitie is dan te vinden op en op 12 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015

15 4 Onderwerpen van inspectie en relatiebeheer 4.1 Achterstanden Achterstanden bij dossiervorming en bewerking zijn in het verslagjaar licht toegenomen, wat in één geval leidt tot toekenning van de toezichtkleur oranje. De gemeente Losser is er in 2015 in geslaagd om middelen te vinden om de achterstand weg te werken in de periode ; zij keerde daarmee terug tot regulier archieftoezicht. 4.2 Acquisitie Ik heb onverminderd aandacht gevraagd voor acquisitie van particuliere archieven. De taak van het documenteren van de samenleving ligt niet alleen op rijksniveau (collectie NL), maar ook op regionaal en plaatselijk niveau. Begin 2015 zijn de resultaten van het zgn. atelier Documenteren van de samenleving beschikbaar gekomen. In een dergelijk atelier is samengewerkt door de archiefopleidingen in Amsterdam en Leiden met vertegenwoordigers van diverse overheidsorganisaties. De resultaten van deze vorm van kennisdeling zijn beschikbaar gesteld via In Overijssel merk ik als bijzonderheid op dat ten behoeve van het Stadsarchief Enschede een scriptie is opgeleverd over het onderwerp acquisitie. Deze scriptie kan de basis vormen voor het acquisitiebeleidsplan. 4.3 Archiefbeheer Archiefbeheer omvat de feitelijke werkzaamheden verbonden aan het beheer van het archief. Dat begint bij documentcreatie en eindigt bij het zorgvuldig beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte stukken. Op dit gebied zijn er in 2015 enkele ontwikkelingen geweest. Vooral de materiële verzorging van oude archieven (verpakken in zuurvrije mappen en dozen; dia s zorgvuldig verpakken; oude kaarten in speciale mappen en laden opslaan) heeft in een aantal gemeenten veel aandacht gekregen. Enkele gemeenten hebben gemeld dat geen voortgang kon worden geboekt op dit punt. Herverpakking van archief is ook een van de werkzaamheden waarbij relatief gemakkelijk vrijwilligers of medewerkers die in het kader van social return on investment kunnen worden ingeschakeld. 4.4 Archiefberaad Overijssel Het Archiefberaad Overijssel is een platform waarin kennis en ervaring op breed terrein wordt uitgewisseld. In 2015 hebben er drie bijeenkomsten plaatsgevonden, met diverse thema s op de agenda (digitaal werken, substitutie en uitzonderingen daarop, kwaliteitszorg, communityvorming waaronder het digitale platform MijnStadMijnDorp en de relatie met de OCDD). Het voorzitterschap en het gastheerschap berust bij de directeur van het HCO. Ongeveer twaalf collega s van Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

16 gemeenten, de provincie, een waterschap en de archivaris van de Stichting Twickel maken deel uit van het Archiefberaad. In de loop van dit jaar is ook de Gelderse toezichthouder archief toegetreden tot het Archiefberaad, gelet op de nauwe samenwerking tussen de provinciale archiefinspectie Overijssel en Gelderland. In 2015 zijn we niet te gast geweest op locatie, maar vonden de bijeenkomsten steeds plaats bij het HCO. Na de korte novembervergadering namen we deel aan de TMLO Roadshow van het Nationaal Archief, waarover verderop in dit verslag meer. De agendacommissie van het archiefberaad bestaat sinds mei 2014 uit Anja Tanke, archivaris in Borne, directeur Bert de Vries van het HCO (tot 1 november 2015) en de provinciale archiefinspecteur. 4.5 Archiefbewaarplaatsen De Archiefwet regelt dat elke zorgdrager beschikt over een archiefbewaarplaats c.q. een archiefbewaarplaats aanwijst ten behoeve van de opslag en het beheer van het oud-archief. In Overijssel beschikken 21 van de 25 gemeenten over een eigen archiefbewaarplaats. De gemeenten Dalfsen, Olst-Wijhe, Zwartewaterland en Zwolle brengen hun oud-archief over naar het HCO. In het verslagjaar is de nieuwe archiefbewaarplaats van Almelo (in het nieuwe stadhuis) opgeleverd. De bouw van de archiefbewaarplaats in de Stadskazerne in Kampen (zie bijgaande foto s) is ver gevorderd; oplevering zal plaatsvinden aan het eind van het eerste kwartaal De archiefinspecteur is regelmatig geraadpleegd tijdens de bouw over praktische zaken. De langdurige problemen in de nieuwe archiefdepots van Enschede (lekkage en te hoge temperatuur) zijn na grote inspanningen van de gemeente en leveranciers ultimo 2015 opgelost. De voorziene renovatie van het stadhuis van Hengelo is nog niet in uitvoering genomen. Het is de bedoeling dat in de kelder een nieuwe archiefbewaarplaats wordt gebouwd. Bij al deze trajecten is de provinciale archiefinspecteur meer of minder intensief betrokken. Goedkeuring van de archiefbewaarplaats is als specifiek toezichtinstrument verdwenen; wel zal beoordeling van de archiefbewaarplaatsen volgen. Het past bij de voorkantsturing dat tijdig wordt overlegd met de toezichthouder. 14 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015

17 Beide foto s zijn genomen najaar 2015, voorafgaande aan en bij de sluiting van de archiefbewaarplaats op de locatie Stadskazerne Kampen. 4.6 Archiefruimten Archieven tot 20 jaar oud dienen te worden beheerd in archiefruimten die moeten voldoen aan eisen die de Archiefregeling stelt. GS behoefden onder het regime van de Archiefwet 1995 een archiefruimte niet goed te keuren, maar gaven en geven wel hun oordeel over de bouw en inrichting ervan. Ik heb adviezen verstrekt ten behoeve van de klimaatregeling in bestaande archiefruimten van enkele gemeenten en openbare lichamen, het treffen van brandwerende maatregelen en de plaatsing van de juiste brandblusapparatuur. Bij de nieuwbouw van de archiefruimte van de Veiligheidsregio Twente in de brandweerkazerne in Enschede ben ik ook betrokken geweest. 4.7 Archiefverordening Een aantal zorgdragers heeft in 2015 zijn archiefverordening geactualiseerd. Ook staan nog enkele verordeningen op de agenda voor (begin) De Archiefwet schrijft voor dat elke zorgdrager een archiefverordening vaststelt. De gemeenteraad c.q. het algemeen bestuur van de overheidsorganisatie stelt deze verordening vast. Naar verwachting beschikken in de loop van 2016 alle zorgdragers in Overijssel over een archiefverordening die is aangepast aan de actuele Archiefwet en de wijzigingen in het Archiefbesluit (o.m. instelling van het SIO). De archiefverordeningen worden ter kennis gebracht van GS en, in het kader van het informatiearrangement dat hoort bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, ook de besluiten informatiebeheer. Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

18 BRAIN is sinds medio 2013 verantwoordelijk voor de opstelling van modelverordeningen. In 2015 is intensief gewerkt aan actualisatie van de modellen voor een archiefverordening en een Besluit Informatiebeheer. In oktober 2015 gaf BRAIN de nieuwe modellen vrij voor een inspraakronde. Enkele tientallen reacties uit het veld, waaronder sommige zeer uitgebreide en met fundamentele vragen, zijn door de werkgroep eind 2015 verwerkt. De nieuwe modellen voor gemeenten met of zonder benoemde archivaris zijn op 26 januari 2016 vastgesteld door het bestuur van BRAIN en gepubliceerd op de websites van BRAIN en LOPAI. Vanuit het LOPAI nam auteur dezes sinds 2008 deel aan de werkgroep modelregelingen; met ingang van januari 2016 is zijn plaats ingenomen door drs. Dick Bunskoeke, toezichthouder archief in de provincie Drenthe. 4.8 (Programma) Archief2020 Archief 2020 is een innovatieprogramma dat speciaal is ingericht om te komen tot een archieffunctie die toekomstvast is. Het doel is om (digitale) overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken voor belanghebbenden. Het jaar 2016 is het laatste jaar waarin het programma fungeert. Eind 2015 is nog eenmaal een oproep gedaan aan het veld om evt. projecten voor financiering in aanmerking te brengen in Samenwerkingspartners Voor de uitvoering van het innovatieprogramma werken de partners die het Archiefconvenant hebben ondertekend, intensief samen in projecten. Dit zijn het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Unie van Waterschappen (UvW). Deze koepelorganisaties gingen samen met de archiefsector de uitdaging aan een toekomstvaste archieffunctie te ontwikkelen en te implementeren. Innovatieagenda Onderdeel van het Archiefconvenant is een innovatieagenda. De innovatieagenda onderscheidt 5 lijnen waaraan het programma moet bijdragen: digitale duurzaamheid openbaarheid en selectie toegankelijkheid van de archiefcollectie Nederland documenteren van de samenleving kwaliteitszorg en bestelversterking In 2015 is een aanzienlijk aantal producten opgeleverd. Zij zijn gepubliceerd via Opgeleverd zijn onder meer de herziening van de handreiking vervanging en een handreiking Kwaliteitszorg, een handreiking voor de inrichting van het Strategisch Informatie Overleg en notities over wat een zorgdrager moet doen om zich te kunnen aansluiten bij een e- depot. Eind 2015 startte een decentraal project met steun vanuit het onderdeel AIDO, Archief Innovatie Decentrale Overheden in Zwolle. Het gaat om een pilot waarbij de digitale verslagen (in beeld en geluid) van raadsvergaderingen geschikt worden gemaakt om te worden opgenomen in het e- depot. Voor dit project bestaat landelijk veel belangstelling. 4.9 Archiefzorg De archiefinspectie strekt zich uit over het archiefbeheer en over de archiefzorg. De zorg voor archieven omvat het beschikbaar stellen van voldoende middelen en menskracht door de dagelijkse besturen van de medeoverheden. Deze zorgplicht is niet overdraagbaar; beheer van archieven kan worden uitbesteed maar niet de zorg. Voldoende menskracht bergt ook een kwalitatieve kant in zich: het moet gaan om voldoende gekwalificeerde menskracht. Ondanks de flinke bezuinigingen die zich bij gemeenten voordoen heb ik de indruk dat over het algemeen voldoende budgetten beschikbaar worden gesteld voor opleiding. Wel staat her en der de formatie onder druk wegens noodzakelijke bezuinigingen. Enkele zorgdragers hebben aangegeven dat de ondergrens in de formatie voor DIV en archief de ondergrens heeft bereikt. 16 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015

19 4.10 Beleidsplannen Beleidsplannen kunnen worden onderscheiden in informatiebeleidsplannen in brede zin of beleidsplannen voor het oud-archief. Het aantal beleidsplannen voor het (gemeente)archief blijft stabiel. De voordelen van een beleidsplan zijn evident: ontwikkelingen kunnen beter worden aangestuurd en geprioriteerd. Het vaststellen van een beleidsplan voor het archief door het college van burgemeester en wethouders betekent ook dat er bestuurlijke aandacht voor de (cultuur- )historie is. Het aantal informatiebeleidsplannen, doorgaans voor een periode van een jaar of vier, neemt toe. Daarin wordt een visie ontwikkeld op het gebied van informatiebeheer, waarbij veel aandacht uitgaat naar (verdere) digitalisering en de duurzaamheid daarvan. In diverse gemeenten is of wordt een nieuw documentmanagementsysteem geïnstalleerd, of wordt de zgn. zaaktypencatalogus geïntroduceerd als ordenend principe voor het archief Besluit Informatiebeheer Op basis van de door de gemeenteraad/het algemeen bestuur vastgestelde archiefverordening stellen burgemeester en wethouders/het dagelijks bestuur uitvoeringsregels vast. Vele Besluiten Informatiebeheer zijn de afgelopen jaren aangepast aan de nieuwe wetgeving. Enkele zorgdragers zullen hun Besluit Informatiebeheer het komende jaar actualiseren Beveiliging Beveiliging van archieven en informatiebeveiliging in het algemeen heeft een aantal aspecten. De fysieke toegang tot de archiefbewaarplaats is doorgaans voorbehouden aan de medewerkers van DIV en archief; een afdeling personeelszaken of bouwzaken heeft soms een eigen sleutel. Tot de beveiliging behoort ook het onder toezicht raadplegen van archivalia door derden. Het bezoekersreglement geeft ook duidelijkheid aan externen die een archief kunnen raadplegen. Beveiliging van digitale archieven gaat enerzijds om de autorisatie van gebruikers van het documentmanagementsysteem; anderzijds gaat het om de toegang tot serverruimtes en de toegangsrechten om aan applicaties te werken. In algemene zin krijgt het onderwerp beveiliging voldoende aandacht. De in 2015 geïnspecteerde gemeenten zijn alle op de hoogte van de specifieke aandacht die de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) vraagt voor informatiebeveiliging. Bij een aantal zorgdragers is een speciale functionaris aangesteld c.q. aangewezen voor de informatiebeveiliging. De eerste informatiebeveiligingsplannen hebben het licht gezien. De VNG publiceerde in samenwerking met de Taskforce Bestuur & Informatieveiligheid Dienstverlening (BID) in maart 2015 een ledenbrief over Informatieveiligheid en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden BRAIN BRAIN, de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland, heeft zich in enkele jaren een belangrijke plaats als kennisplatform verworven op het vakgebied. In 2015 is het initiatief genomen tot een nauwe inhoudelijke samenwerking met de KVAN, de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland, nadat een fusievoorstel in 2014 strandde. BRAIN organiseert sinds twee jaar de dag van de inspectie en kwaliteitszorgdagen (zo is een kwaliteitsmonitor ontwikkeld). Het LOPAI is begunstiger van BRAIN Brandblussers In Overijssel is vrijwel overal sprake van juiste en voldoende brandblusmiddelen in of in de nabijheid van archiefbewaarplaatsen en archiefruimten. CO2-handbrandblussers worden het meest toegepast; in een enkel geval een Sprinklerinstallatie. In het verslagjaar heb ik geconstateerd dat bij op één na Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

20 alle zorgdragersop wettelijk toegelaten brandblussers waren geplaatst. Naar verwachting is bij de verschijning van dit verslag ook het laatste schaap over de dam. In het verslagjaar heb ik eenmaal advies uitgebracht over de mogelijkheid een gasblusinstallatie aan te brengen in een archiefbewaarplaats Calamiteiten Ernstige calamiteiten op het gebied van archiefbeheer hebben zich in de verslagperiode niet voorgedaan bij gemeenten, waterschappen of openbare lichamen in Overijssel. Alleen in de archiefbewaarplaats in Kampen heeft zich een lekkage voorgedaan, die werd veroorzaakt door de verouderde klimaatregeling. Een aantal charters is (licht) beschadigd geraakt; uiteindelijk is één charter verloren gegaan. De gemeente heeft adequate maatregelen getroffen, waaronder het onmiddellijk vriesdrogen van het nat geworden materiaal. In Enschede zijn problemen met het klimaat (voortdurend te warm) ultimo 2015 nagenoeg opgelost. De gemeenten Tubbergen en Oldenzaal zullen in 2016 hun klimaatregeling aanpassen; daartoe zal geïnvesteerd worden in nieuwe installaties Calamiteitenzorg Het onderwerp calamiteitenzorg komt bij elk inspectiebezoek aan de orde. Vrijwel alle zorgdragers hebben een overeenkomst met VANWAARDE Documentenwacht (nieuwe naam in )gesloten, voor onmiddellijke assistentie bij een calamiteit. Het aantal zorgdragers met een speciaal calamiteitenplan voor het archief is licht gestegen; in enkele gevallen maakt dit plan onderdeel uit van het algemene ontruimingsplan van het gemeentehuis Chief Information Officer (CIO) De Archiefvisie gaat er van uit dat in een gemeente een Chief Information Officer wordt aangewezen (men zou kunnen zeggen dat het hier gaat om degene die verantwoordelijk is voor het informatiebeleid). In Overijssel is dat al enkele jaren bij alle gemeenten het geval, nadat via het HCO en de provincie was gevraagd naar deze functie. De CIO zit onder meer het Strategisch Informatie Overleg (SIO) voor, dat verplicht moet worden ingesteld op basis van een wijziging van het Archiefbesluit. Over het SIO verderop meer Dataloggers In de Archiefregeling is bepaald dat het klimaat in archiefbewaarplaatsen dient te worden gemeten (relatieve luchtvochtigheid en temperatuur) en gemonitord door koppeling aan het gebouwbeheersysteem. Bij grotere afwijkingen van het gunstige klimaat wordt op deze manier automatisch ingegrepen. In de praktijk zijn er nog diverse zorgdragers waar het klimaat weliswaar wordt gemonitord met een datalogger, maar waar geen sprake is van aansluiting op het gebouwbeheersysteem. In geval van nieuwbouw van een archiefbewaarplaats wordt deze aansluiting wel gewaarborgd (bijvoorbeeld Almelo, Enschede en Kampen). Bij alle inspectiebezoeken in 2015 heb ik het klimaat gelogd met behulp van een geijkte, mobiele datalogger. De resultaten zijn steeds direct beschikbaar gesteld aan de zorgdragers: soms uitmondend in bijstelling van de klimaatregelinstallatie. In een enkel geval moest ik constateren dat een datalogger ontbrak, of een thermometer dan wel een luchtvochtigheidsmeter. Het verhelpen van een dergelijke omissie behoort bij de basale investeringen in de archiefbewaarplaats en de archiefruimte Digitalisering 3 de bereikbaarheidsgegevens van Documentenwacht zijn ongewijzigd. 18 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015

21 In 2015 is het aantal gemeenten in Overijssel dat digitaal archiveert (dus een vervangingsbesluit voor zowel V- als B-stukken heeft genomen) gestegen tot 9. Per 1 januari 2016 kwamen Zwolle en Rijssen-Holten bij dit negental. De bewaring van digitale documenten conform de archiefwettelijke eisen ( digitale duurzaamheid ) krijgt hierna aandacht bij de paragrafen Document Management Systemen en e-depot Document Management Systemen (DMS) Bij de invoering van digitaal werken wordt door de zorgdragers een zogenaamd Document Management Systeem (DMS) aangeschaft. In het DMS worden alle archiefwaardige documenten opgenomen en bewaard gedurende hun bewaartermijn resp. voor overbrenging naar de digitale archiefbewaarplaats, het e-depot. Binnen een DMS wordt een zogenaamde archiefmodule ingericht, een Records Management Applicatie (RMA) waarin afgesloten dossiers worden opgeslagen. Die stukken zijn niet meer muteerbaar, daaarmee zijn authenticiteit en betrouwbaarheid gewaarborgd. Een belangrijke ontwikkeling de afgelopen jaren is de aansluiting van Squit XO, het systeem dat wordt gebruikt in het kader van de omgevingsvergunning, op de onderscheiden documentmanagementsystemen. Voor veel gebruikte DMS n zoals Corsa, Decos, Verseon en Hummingbird is een zgn. koppelvlak ontwikkeld. Ook voor sommige andere applicaties, zoals GWS4ALL (gebruikt in het sociaal domein) worden koppelvlakken ontwikkeld. Dat zijn extra investeringen voor de gemeenten, maar die zorgen er wel voor dat archiefwaardige documenten in het DMS terecht komen. Diverse gemeenten hebben inmiddels een DMS ingericht volgens een zaaksysteem (invoering zaakgericht werken met een zaaktypecatalogus); verschillende gemeenten, lid van de vereniging Dimpactgemeenten, hebben daarvoor de E-suite van Atos aangeschaft. In die gemeenten functioneert naast het DMS Alfresco dat binnen de E-suite is opgenomen veelal ook een ander DMS. In hoeverre in de toekomst sprake zal (kunnen) zijn van het hanteren van één (geïntegreerd) DMS moet blijken. Daarnaast moet worden opgemerkt dat grote hoeveelheden te bewaren archiefdocumenten zich niet in het DMS bevinden, maar in Geografische Informatie Systemen (GIS-applicaties), op websites etc. De digitale duurzaamheid van deze informatie verdient de nodige aandacht. Het is mij opgevallen dat in het verslagjaar enkele zorgdragers ontwikkeling resp. implementatie van een DMS hebben stopgezet of afgebroken; in een aantal gevallen is alsnog voor een andere leverancier gekozen omdat de beoogde functionaliteit van het DMS niet werd waargemaakt E-Depot Een e-depot is: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. Dit is de omschrijving uit ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot, versie 2, LOPAI, december Geen van de zorgdragers in Overijssel heeft op dit moment een eigen e-depot ontwikkeld. Velen overwegen aansluiting bij de gemeenschappelijke e-depotvoorziening die per 1 april 2015 is gerealiseerd bij het HCO. Projectleider dr. Vincent Sleebe verliet het HCO per 1 augustus. Met de nieuwe medewerkers van het e-depot bij het HCO, dhr. Thomas Roerding en mw. Marije Westerman voerde ik enkele keren overleg; in januari 2016 maakte ik kennis met de nieuwe projectleider e-depot, dhr. M. Schuil Gemeenschappelijke e-depotvoorziening De provincie Overijssel heeft met het Historisch Centrum Overijssel het initiatief genomen om te komen tot een gemeenschappelijke e-depotvoorziening in Overijssel. Zie voor de (tussen)resultaten De pilot startte feitelijk op 1 april 2014: met als deelnemers Deventer, Waterschap Groot Salland en Dalfse. Precies een jaar later, op 1 april 2015 zijn de resultaten van de pilot opgeleverd en is het e- depot van het HCO in gebruik genomen. De middelen die nog resteren van de pilotperiode benut het HCO in de jaren voor de verdere bouw en inrichting van het e-depot. Het Nationaal Archief heeft in samenwerking met de RHC s een Producten- en Dienstencatalogus (PDC)voor de e-depots opgesteld, die naar verwachting voorjaar 2016 beschikbaar komt voor het Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel