GEEN GEBAANDE PADEN SAMEN OP WEG NAAR KWALITEIT VAN EXAMINERING

Transcriptie

1 GEEN GEBAANDE PADEN SAMEN OP WEG NAAR KWALITEIT VAN EXAMINERING MARLOES VAN BUSSEL EN SANCIE LEENDERS

2 2 GEEN GEBAANDE PADEN SAMEN OP WEG NAAR KWALITEIT VAN EXAMINERING Het verhogen van de kwaliteit van examinering is een belangrijk aandachtspunt voor veel mbo-instellingen. In het landelijke Netwerk examinering MBO, onder regie van CINOP Advies, staan de kwaliteit van examinering, de examenorganisatie en de rol van de examenfunctionaris regelmatig op de agenda. In dit artikel zoomen we in op drie voorbeelden van instellingen uit het netwerk die stevig investeren in de examenkwaliteit met duurzame borging als doel. Via interviews met Deltion College, Rijn IJssel en Noorderpoort brengen wij in kaart wat de scholen hebben bereikt en hoe ze het proces hebben aangepakt. Door Marloes van Bussel en Sancie Leenders (consultants CINOP Advies) Examinering staat hoog op de agenda bij mbo-instellingen. In alle lagen van de organisatie werken instellingen aan een verbetering van de kwaliteit. En met succes. Ondanks deze inspanningen is de gewenste situatie echter nog niet in alle gevallen bereikt. Daarom investeert het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) ook de komende jaren weer flink in het thema examinering, onder andere in de vorm van deskundigheidsbevordering. De Inspectie van het Onderwijs constateert zoals blijkt uit haar laatste onderwijsverslag dat bijna de helft van de opleidingen nog tekortkomingen heeft op het gebied van examinering en diplomering. Een van de oorzaken daarvan is dat een gedeelte van de opleidingen ondeugdelijke examen instrumenten gebruikt. Ten tweede hebben examencommissies onvoldoende zicht op de kwaliteit van examinering. Naast dat de examencommissie een belangrijke speler is in de examen organisatie, ligt er bij iedereen in de examenorganisatie zowel in de aansturing als in de uitvoering verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van examinering. Hiervoor is het noodzakelijk dat van bestuurder tot aan assessor besef is van wat kwaliteit van examinering is. En: waar deze kwaliteit in de eigen organisatie verbeterd kan worden. Alle betrokken examenfunctionarissen leveren op hun eigen wijze een bijdrage aan de kwaliteit van examinering. SAMEN GAAN VOOR KWALITEIT HOE GEEF JE VORM AAN DE VERANDERING? In dit artikel gaan we verder in op de vraag: wat bepaalt dat de kwaliteit van examinering duurzaam geborgd is en hoe geef je

3 3 DE EXAMENORGANISATIE IS DE CONTEXT WAAR- BINNEN EXAMEN- FUNCTIONARISSEN HUN WERK UITVOEREN vorm aan het veranderproces om dat doel, duurzame borging, te bereiken? Middels interviews brachten we in kaart wat drie mbo-instellingen, ROC Noorderpoort, Deltion College en Rijn IJssel, tot nu toe hebben bereikt. En vooral: hoe zij deze verandering tot stand brachten. We interviewden daarvoor stafmedewerkers examinering, die nauw betrokken zijn geweest bij de inrichting en uitvoering van het gehele veranderproces, en opleidingsmanagers. Zij maakten als belangrijke speler in de examenorganisatie onderdeel uit van het veranderproces. HOGE KWALITEIT, NU EN IN DE TOEKOMST In een examenorganisatie waarin de kwaliteit van examinering duurzaam geborgd is, is de kwaliteit niet alleen op dit moment goed en geborgd, maar ook in de toekomst. Borging van de kwaliteit in de toekomst betekent dat betrokkenen in staat zijn om verbeteringen door te voeren. Dat de kwaliteit op orde is, is volgens de geïnterviewden van de drie mbo-instellingen te zien aan het feit dat aan verwachtingen van stakeholders wordt voldaan, dat iedereen binnen de examenorganisatie weet wat de kwaliteit is en dat deze op een constant niveau blijft. Examinering heeft een zichtbare en verankerde plek in de instelling. Mensen in de examenorganisatie zijn geïnformeerd en voeren het werk uit zoals afgesproken. Dit wordt gemonitord en geëvalueerd en indien nodig bijgesteld; een cyclische manier van werken. Zo is het mogelijk om volmondig te zeggen of een diploma terecht is afgegeven en van waarde is. Om de waarde te bepalen, gaat het om het hanteren van heldere, objectieve normen, waarmee je kritisch en van een afstand naar examinering kijkt. En vanzelfsprekend gaat het ook om het voldoen aan de wettelijke eisen. BEPALENDE ROL De examenfunctionaris speelt in het bereiken van deze kwaliteit een bepalende rol. De kwaliteit wordt in grote mate door zijn of haar handelen bepaald. Het zijn immers de mensen die de organisatie maken. Het gaat om de leden van de examencommissies constructeurs, vaststellers, assessoren, secretarissen, stafmedewerkers examinering, medewerkers examen bureaus en opleidingsmanagers. Een van de geïnterviewden noemt bijvoorbeeld dat het belangrijk is dat de examen functionarissen in lijn met de examenvisie handelen. In dit artikel gaan we ervan uit dat het handelen van examenfunctionarissen het resultaat is van de volgende drie aspecten: deskundigheid, eigenaarschap en kwaliteitsbewustzijn, zie figuur 1. FIGUUR 1: HET HANDELEN VAN DE EXAMENFUNCTIONARIS IN DE EXAMENORGANISATIE BEPAALT DE KWALITEIT De examenorganisatie De examenfunctionaris Deskundigheid Eigenaarschap Kwaliteitsbewustzijn Het handelen Kwaliteit van examinering

4 4 DE VOORBEELDEN UITGELICHT: DE VERANDERAANPAK IN DE PRAKTIJK Hieronder vindt u een aantal aspecten die kenmerkend zijn voor de gekozen veranderaanpak bij het Deltion College. Deskundigheid: de kennis en vaardigheden die iemand bezit over examinering en zijn of haar taken in het examenproces. Eigenaarschap: het zich verantwoordelijk voelen voor de kwaliteit van examinering en uiting geven aan deze verantwoordelijkheid in het handelen. Kwaliteitsbewustzijn: het op individueel niveau vanuit eigen waarden en intenties streven naar kwaliteit en de borging daarvan. EIGENAARSCHAP: WERKEN MET ELAN Ook uit de interviews blijkt dat deze drie aspecten bepalend zijn voor het handelen. In een examenorganisatie waar de kwaliteit op orde is, merkt men bijvoorbeeld dat examenfunctionarissen zich verantwoordelijk voelen en dit ook uitdragen. Ze geven actief invulling aan hun rol en taak, signaleren fouten en nemen initiatief tot verbetering en vragen om hulp waar nodig. Ze gaan zelf op zoek naar oplossingen in plaats van dat ze klagen en leunen minder op de staf. Een van de geïnterviewden gebruikte de uitdrukking het zit in de genen van de mensen. Examenfunctionarissen zijn dan trots op hun vak en werken met elan in plaats van met een houding dat het moet. KWALITEITSBEWUSTZIJN: EEN POSITIEF KRITISCHE HOUDING Kwaliteitsbewustzijn bestaat wanneer men vanuit betrokkenheid werkt, begrip heeft voor examinering en snapt waarom een goede kwaliteit belangrijk is en waar men mee bezig is. De betrokkenen weten wat goed gaat, waar verbetering nodig is en waar risico s liggen. Regelmatig stelt men de vraag of DELTION COLLEGE: VAN VISIE TOT EN MET COACHING Goede verankering van de kwaliteit van examinering door: Het vaststellen van een visie op examinering, inclusief het ontwikkelen van een handboek examinering en het opstellen van werkbare procedures voor het gehele examenproces. Professionalisering van de examen functionarissen door ze systematisch mee te nemen in het proces. Zo krijgen ze inzicht in de manier waarop ze bijdragen aan het examen proces. Ze worden getraind in lijn met de in het handboek vastgestelde procedures. Kenmerken: Sterke sturing vanuit het College van Bestuur. Aandacht voor het proces: tijdspanne van twee jaar. Belangrijk inzicht: coaching-on-the-job rendeert het meest. Daarmee maak je goede stappen om de kwaliteit van examinering duurzaam te verbeteren. Het effect op het handelen van examenfunctionarissen is dan het grootst. Meer weten over deze aanpak? Neem contact op met Albert Jan Hoeve, ahoeve@deltion.nl de kwaliteit goed genoeg is, of er gewerkt wordt vanuit de gestelde kwaliteitseisen en gemaakte afspraken en gaat men hierover met elkaar het gesprek aan. De examenfunctionarissen zien het belang van afspraken in, staan achter de regels, komen deze na en stellen afspraken en regels waar nodig in overleg met

5 5 elkaar bij. Door vanuit een bepaalde afstand, een objectieve houding en begrip voor de context van de situatie te handelen, bewaakt men de kwaliteit van het handelen. Hierbij blijft iedere examenfunctionaris tegelijkertijd zelf nadenken over wat nu het beste is in een bepaalde situatie. Hij of zij is zich bewust van het eigen handelen, staat open voor verbetering en heeft een positief kritische houding. DESKUNDIGHEID: CAPABEL ZIJN In de interviews staan kwaliteitsbewustzijn en eigenaarschap meer op de voorgrond wanneer gesproken wordt over het borgen van de kwaliteit, dan de deskundigheid van de examenfunctionarissen. Wellicht beschouwt men deskundigheid als een onderliggende voorwaarde om het werk goed te doen of als iets dat vanzelfsprekend is of automatisch aandacht krijgt. Een van de geïnterviewden benoemt echter dat mensen wel capabel moeten zijn om het werk te kunnen doen. Een selectie van de juiste mensen draagt bij aan de kwaliteit van examinering. DE EXAMENORGANISATIE Binnen een instelling werken examenfunctionarissen niet zelfstandig aan examinering. Zij doen dit in samenwerking met andere examenfunctionarissen in de examenorganisatie. Examenfunctionarissen hebben een pakket aan taken binnen het examenproces en streven gezamenlijk een doel na. Samen vormen alle examenfunctionarissen de examenorganisatie. De examenorganisatie is de context waarbinnen examenfunctionarissen hun werk uitvoeren. Een goed functionerende examenorganisatie biedt structuur en ondersteunt het werk van examenfunctionarissen, waardoor zij hun werk zo efficiënt en effectief mogelijk kunnen uitvoeren. Examenfunctionarissen kunnen daardoor hun werk afgestemd op het werk van de andere functionarissen uitvoeren. De examenorganisatie is binnen instellingen uitgeschreven in het handboek examinering met daarin bijvoorbeeld een examenvisie, organogram, een structuur, verantwoordelijkheden, taken en taakverdeling, procedures en een profiel van de gewenste bekwaamheden. De examen organisatie is onderverdeeld in een aantal onderdelen: examenraad, centrale examencommissie, decentrale examencommissies, examenbureau, vaststellingscommissies, constructeurs en assessoren. STRUCTUUR EN ONDERSTEUNING In de interviews spreekt men over een goed draaiende examenorganisatie als voorwaarde om het werk als examenfunctionaris goed te kunnen uitvoeren. Een goed draaiende examenorganisatie betekent dat de processen en structuur helder en volledig zijn. De processen zijn ingericht op basis van de procesarchitectuur examinering en de PDCA-cyclus. De structuur kent een bepaalde mate van standaardisatie afgestemd op de situatie van de instelling, zodat er een balans ontstaat tussen efficiëntie en de ruimte om zelf te kunnen bepalen hoe men het werk uitvoert. Er zijn afspraken en iedereen wordt daarover geïnformeerd. Zo is het bijvoorbeeld helder wie je waarover kunt aanspreken. De processen en afspraken zijn gemeengoed; het is steeds minder nodig om het handboek erbij te pakken. Mensen zijn gefaciliteerd en goed toegerust. Managers geven aansturing aan het examenproces en de staf heeft een ondersteunende rol. Een van de geïnterviewden gaf aan dat het gaat om een gedeelde verantwoordelijkheid: je hebt elkaar nodig. HET HANDELEN VAN EXAMEN FUNCTIONARISSEN WORDT BEPAALD DOOR DESKUNDIGHEID, EIGENAARSCHAP EN KWALITEITS BEWUSTZIJN

6 6 MENSEN BEWEGEN IN EEN GEZAMENLIJKE RICHTING OP ELKAAR AFGESTEMD Kortom; om de kwaliteit van examinering duurzaam geborgd te krijgen, gaat het om het creëren van deskundigheid, eigenaarschap en kwaliteitsbewustzijn bij examenfunctionarissen. Daarnaast is het van belang om de examenorganisatie te versterken, zodat deze in lijn is met het handelen van de examenfunctionarissen. De examenorganisatie biedt dan een optimale context voor de examenfunctionarissen om hun werk uit te voeren. DE VERANDERAANPAK OM DE BEWEGING IN GANG TE ZETTEN Hoe kan het veranderproces zo vormgegeven worden, dat examenfunctionarissen dusdanig gaan handelen dat de kwaliteit van examinering geborgd is en het handelen afgestemd en in samenhang is met de examenorganisatie? Het gaat om het in beweging krijgen van mensen in een gezamenlijke richting naar een betere kwaliteit binnen een examenorganisatie die het werk optimaal ondersteunt. Enerzijds kiezen instellingen voor professionalisering van de examenfunctionarissen om de kwaliteit van examinering te versterken. Vanuit het ministerie van OCW wordt hier veel geld voor beschikbaar gesteld. Anderzijds kiezen instellingen voor een aanpak waarbij ze de examenorganisatie opnieuw inrichten. Een herinrichting van de examenorganisatie betekent dat bestaande processen en procedures kritisch tegen het licht worden gehouden en waar nodig aangepast. Ook worden rollen, taken en verantwoordelijkheden opnieuw bekeken en belegd. Professionalisering en de herinrichting van de examenorganisatie zijn twee concrete acties die beiden leiden tot verbetering: ze vormen twee kanten van dezelfde medaille. Echter, zoals in het voorafgaande al duidelijk werd, is het goed om beiden in samenhang op te pakken. Het gaat immers om het handelen van de examenfunctionaris in de examenorganisatie. Het handelen bepaalt de kwaliteit, maar is afhankelijk van de organisatorische context. Met andere woorden: een herinrichting van de examenorganisatie met nadruk op het gedrag van de examenfunctionaris binnen die nieuwe inrichting én scholing, waarbij aandacht is voor de nieuwe aspecten van de examenorganisatie. Een concreet voorbeeld is het ontwerp van een nieuw organogram waarbij tegelijkertijd aandacht is voor de voorbeeldfunctie die het management vervult in het uitdragen van de visie op examinering. De mbo-instellingen die in dit artikel als voorbeeld dienen, kozen alle drie afhankelijk van de startsituatie een veranderaanpak waarin de kwaliteit van examinering duurzaam geborgd is. Zij hebben een veranderproces in gang gezet op twee fronten: in het creëren van deskundigheid, eigenaarschap en kwaliteits bewustzijn van de examen functionarissen in samenhang met de versterking van de examenorganisatie.

7 7 INVOERINGSBENADERING Om het kiezen van de juiste veranderaanpak gemakkelijker te maken, biedt het gebruik van twee benaderingen ondersteuning: de invoeringsbenadering en de betrokkenheidsbenadering. 1 De invoeringsbenadering draait om het invoeren van de nieuwe examenorganisatie. De leiding of examencommissie stuurt en ziet erop toe dat alle betrokkenen volgens de nieuwe organisatie gaan werken. Er is sprake van een eenvoudige, planmatige aanpak. Bij professionalisering ligt het accent op het leren werken met de nieuwe standaarden, instrumenten en procedures. Gaandeweg controleert en monitort de leiding hoe het verander proces loopt en of bijsturing vereist is. Bij alle drie de instellingen was de invoeringsbenadering te herkennen. Ten eerste door de planmatige aanpak die het veranderproces kenmerkte, een start met een diagnosefase of nulmeting, het inzetten van evaluatie-instrumenten, selectie van mensen die geschikt zijn voor hun rol als examenfunctionaris en monitoring van de voortgang. Ook is het nodig om soms in te grijpen als management en stevige maatregelen te nemen. Ten tweede werkten alle drie de instellingen aan het herinrichten van de examenorganisatie, door bijvoorbeeld een nieuwe structuur neer te zetten, het inrichten van een examenbureau, mensen daarvoor verantwoordelijk maken en het ontwikkelen van een nieuw handboek. De invoeringsbenadering leent zich goed voor het doorvoeren van dit type veranderingen. 1 Arend Ardon, Doorbreek de cirkel DE VOORBEELDEN UITGELICHT: DE VERANDERAANPAK IN DE PRAKTIJK Hieronder vindt u een aantal aspecten die kenmerkend zijn voor de gekozen veranderaanpak bij het Rijn IJssel. RIJN IJSSEL: HET INRICHTEN VAN EEN STERKE EXAMENORGANISATIE Rijn IJssel zet zich al geruime tijd in voor de verbetering van de kwaliteit van examinering. Eind 2012 is besloten om een stevig traject in te zetten. Doel is het examen management te versterken en een integrale kwaliteitsslag te maken. In het nieuwe handboek examinering is duidelijk beschreven welke centrale uitgangs punten en kaders er gelden en hoe processen verlopen. Het handboek als pijler vormt de basis voor het veranderproces en de professionalisering die in alle lagen van de examenorganisatie plaatsvindt. Kenmerken: Instellen van netwerken waarin ruimte is voor ontmoeting en het delen van inzichten, knelpunten en succesfactoren. Monitoring van de wijze waarop de implementatie van de nieuwe werkwijze verloopt door met elkaar in gesprek te gaan en daaruit lessen trekken, bijsturen en leren van elkaar. Belangrijk inzicht: het kost tijd om los te komen uit oude structuren en elkaar na een herinrichting van de examenorganisatie te vinden. Het is hierbij belangrijk om het samen te doen en steeds het gesprek aan te blijven gaan met elkaar. Behulpzaam hierbij zijn de ogen van buiten die betrokkenen scherp houden en het tempo hoog. Meer weten over deze aanpak? Neem contact op met Jan Harm Vos, j.h.vos@rijnijssel.nl 1 Arend Ardon, Doorbreek de cirkel.

8 8 BETROKKENHEIDSBENADERING Bij de betrokkenheidsbenadering draait het om het vergroten van de betrokkenheid van de examenfunctionarissen en de kwaliteit ervan. Doel is dat er een positieve cultuur ten aanzien van examinering ontstaat waarin examenfunctionarissen vanuit betrokkenheid werken aan de examinering. Ook bij deze benadering neemt de leiding of examencommissie het voortouw, waarbij zij zich bewust is van hardnekkige situaties en terugkerende patronen die het veranderproces in de weg staan. Het betrekken van mensen bij de verandering staat in deze benadering centraal. Bij scholing is aandacht voor de mindset van waaruit medewerkers werken aan examinering. Concrete situaties die zich voordoen, worden aangegrepen om van te leren. Er is oog en oor voor blokkades, terugkerende problemen en de eigen rol daarbij. Bij het in beeld brengen van de situatie wordt een foto gemaakt met de zelfontspanner: de leiding of examencommissie staat er zelf ook op. Bij deze benadering gaan betrokkenen samen op weg. Het pad ontstaat door erop te lopen. BEIDE BENADERINGEN ZIJN NODIG In sommige situaties is al sprake van een positieve betrokkenheid ten aanzien van processen die onderdeel uitmaken van examinering en is er draagvlak voor de wijze waarop deze processen heringericht worden. Vaak kan dan worden volstaan met de invoeringsbenadering. Aandachtspunten bij het kiezen van deze benadering zijn het voorzien in goede randvoorwaarden, zoals de facilitering van examenfunctionarissen om hun nieuwe taken uit te voeren en het opstellen van een duidelijk handboek examinering. Als in processen sprake is van patronen die een optimalisatie van de kwaliteit van de examinering in de weg staan, is het lastig om met enkel en alleen de invoeringsbenadering voldoende HET PAD ONTSTAAT DOOR ER OP TE LOPEN resultaat te bereiken. In dit soort situaties is de betrokkenheidsbenadering nodig om het gewenste resultaat te bereiken en de examenfunctionarissen daadwerkelijk in beweging te laten komen. Pas dan zullen zij zich realiseren dat ze elkaar nodig hebben om de kwaliteit te verbeteren en hiervoor een gedeelde verantwoordelijkheid dragen. Uit de interviews met de instellingen blijkt dat in alle fases van het veranderproces beide benaderingen nodig zijn om ervoor te zorgen dat de herinrichting van de examenorganisatie succesvol verloopt en de daarbij betrokken examenfunctionarissen in beweging komen. Pas bij toepassing van beide benaderingen ontstaat een verandering in het handelen van de examenfunctionarissen die in lijn is met de nieuwe situatie. Het gaat hierbij om veranderingen in alle lagen van de instelling. VOORBEELDEN UIT DE PRAKTIJK De instellingen doorlopen het veranderproces volgens een combinatie van de invoeringsbenadering en de betrokkenheidsbenadering. Vaak wordt gekozen voor de betrokkenheidsbenadering wanneer er sprake is van impliciete gedragspatronen die onbewust onderdeel zijn geworden van het handelen van examenfunctionarissen. In de aanpak van de instellingen blijkt dat de grootste gedragsverandering optreedt wanneer rekening wordt gehouden met zachte factoren zoals de mate waarin examenfunctionarissen gemotiveerd zijn en de ruimte die er is om te leren en feedback te geven en ontvangen. MOTIVATIE AANWAKKEREN Het in beweging komen, start bij het ervaren van motivatie. Motivatie wordt deels aangewakkerd door factoren in de omgeving en deels door factoren vanuit mensen zelf, zoals kwaliteitsbewustzijn. Harde factoren uit de omgeving die leiden tot urgentiebesef zijn externe druk vanuit de Inspectie van het Onderwijs en een stellig signaal van het College van Bestuur en

9 9 MENSEN DIE EXAMINERING LEUK VINDEN, CREËREN EEN VLIEGWIEL EFFECT: ZE ENTHOUSIASMEREN ANDEREN IN DE EXAMEN ORGANISATIE de centrale examencommissie waaruit blijkt dat de kwaliteit van examinering verbeterd dient te worden. Zichtbare betrokkenheid en inzet van het College van Bestuur en de centrale examencommissie blijken in het veranderproces bij te dragen aan de extrinsieke motivatie om tot ander en nieuw gedrag te komen. Naast deze factoren in de omgeving, is het ook belangrijk om ruimte te creëren voor motivatie vanuit de examenfunctionarissen zelf. Intrinsieke motivatie bepaalt in grote mate het gedrag. Deze motivatie wordt aangewakkerd door mensen te vragen naar hun persoonlijke visie op examinering: wat maakt dat examinering voor jou belangrijk is, wat wil je bereiken en wat maakt dat jij je wilt inzetten voor examinering? Een van de geïnterviewden gaf als voorbeeld dat het goed is om hetgeen dat je doet telkens te koppelen aan het belang van de student. Door het gesprek te voeren over waarom zaken belangrijk zijn, ontstaat er een gezamenlijke richting waarin alle neuzen dezelfde kant op staan. Het doel helder hebben, is een voorwaarde om het doel te bereiken. DRAAGVLAK EN VERTROUWEN Een ander belangrijk aspect om mensen te motiveren, is het geven van vertrouwen. Laten merken dat je gezamenlijk voor een opgave staat. En dat je het vertrouwen hebt dat je gezamenlijk naar een betere situatie kunt toewerken. Voorbijgaan aan processen die goed lopen, werkt demotiverend. Het is daarom belangrijk om de goede dingen die er al zijn, te waarderen. Ook is het goed om sectoren deels hun eigenheid te laten behouden. Sterk verbonden hieraan is draagvlak. Draagvlak ontstaat wanneer het lukt om een situatie te creëren waarin het probleem gezamenlijk ervaren wordt. Aan draagvlak wordt gewerkt door plannen te maken waar iedereen achter staat en door uit te leggen waarom iets belangrijk of nuttig is. Een van de instellingen liet mensen die examinering leuk vinden het voortouw nemen. Dit kan een vliegwieleffect hebben wanneer door hun enthousiasme de betrokkenheid van anderen in de examenorganisatie groeit. TIJD, LEREN EN REFLECTEREN Vervolgens blijkt uit de interviews dat het belangrijk is om examenfunctionarissen in de actiestand te krijgen. Een voorbeeld hiervan is dat mensen niet alle informatie aangereikt krijgen, maar dat ze zelf op zoek moeten. Wie initiatief wil ontlokken, dient ruimte te creëren om initiatieven te kunnen ontplooien. Een ander voorbeeld is om samen activiteiten op te pakken met de werkvloer. Daarbij is het zoeken naar de balans tussen efficiëntie en samen uitvoeren omwille van het veranderproces. Soms werkt het sneller om iets door één persoon te laten ontwikkelen. Dit brengt echter maar één persoon in de actiestand in plaats van meerdere personen. Alle drie de instellingen geven aan dat tijd een belangrijke factor is om tot veranderingen te komen. Het is nodig om tijd te nemen

10 10 en tijd te geven voor de verandering; pas dan ontstaat er een duurzame verandering van het gedrag van de examenfunctionarissen. Verder is het belangrijk om een proces van leren en reflecteren op gang te brengen. Alle drie de instellingen hebben professionalisering in de vorm van scholingsbijeenkomsten ingezet om de deskundigheid te bevorderen en het lerende en reflecterende vermogen van de examenfunctionarissen te vergroten. Intervisie is een goede manier om met elkaar te leren en te verbeteren. OPEN CULTUUR VOOR FEEDBACK Een laatste aspect om een gedragsverandering van examenfunctionarissen op gang te brengen, is feedback. Door de gewenste situatie en daarbij passend gedrag constant in het oog te houden, ontstaat de mogelijkheid om elkaar feedback te geven op gedrag dat nog niet voldoende past bij de nieuwe situatie. Ook hoort daarbij dat iemand echt laat zien wat hij doet. Een van de geïnterviewden gaf aan dat de leden van de examencommissie met de billen bloot moesten. Om dit te kunnen doen, is een open cultuur nodig in combinatie met een positief kritische houding, zodat in goede sfeer gesproken kan worden over verbeterpunten. Een open cultuur betekent ook: helder zijn over waar verantwoordelijkheden liggen, en deze verantwoordelijkheden werkelijk aan deze personen over te laten. Zelf het goede voorbeeld geven, laat ook zien wat het gewenste gedrag is. Een ander voorbeeld van feedback is dat er positieve waardering gegeven wordt voor de verandering die personen laten zien. Bijvoorbeeld een terugkoppeling geven van hetgeen dat uit een evaluatie is gekomen. Dat laat zien dat evaluaties daadwerkelijk gebruikt worden om aanpassingen te doen. Tot slot is het instellen van netwerken een effectieve manier om te delen en te ontdekken hoe het binnen andere sectoren gaat, met als doel daarvan te leren. Deze aspecten zijn samen te vatten in een samenhangend model, zie figuur 2. FIGUUR 2: INGREDIËNTEN OM IN BEWEGING TE KOMEN Motivatie Waarom-vraag Actiestand Zelf aan de slag Reflecteren Leren Feedback In beweging komen/nieuw gedrag DE VOORBEELDEN UITGELICHT: DE VERANDERAANPAK IN DE PRAKTIJK Hieronder vindt u een aantal aspecten die kenmerkend zijn voor de gekozen veranderaanpak bij Noorderpoort. NOORDERPOORT: HERIJKING EXAMENORGANISATIE DOOR SCHOLING Een nulmeting hoe staan de examencommissies ervoor? was een goed startpunt om scholing op maat vorm te geven en om inzicht teweeg te brengen bij de examencommissies. Vervolgens heeft een grote kwaliteitsslag plaatsgevonden met een grondig herontwerp van de examen organisatie met veel aandacht voor kwaliteits borging. Kenmerken: Focus op eigenaarschap van examinering bij het management. Versterking van de professionaliteit van alle examen functionarissen en stafmedewerkers onderwijs met betrekking tot hun adviserende, ondersteunende rol bij examinering op instellingsniveau en schoolniveau. Belangrijk inzicht: het voorhouden van een spiegel die direct en confronterend is, draagt bij aan de gewenste gedragsverandering. Het is soms nodig om mensen uit hun comfortzone te halen. Meer weten over deze aanpak? Neem contact op met Mariëtte de Jong, mja.dejong@noorderpoort.nl

11 11 HELICOPTERVIEW VAN EXTERNE ADVISEURS Alle drie de instellingen zien de inzet van een externe adviseur als een belangrijke bijdrage aan de verandering. De inzet van een externe partij blijkt zowel bij de invoeringsbenadering als bij de betrokkenheidsbenadering van grote waarde te zijn. Een nulmeting bijvoorbeeld waarbij ge sprekken gevoerd worden met een externe adviseur valt onder de betrokkenheidsbenadering. Een gesprek met een buitenstaander geeft meer ruimte om te benoemen wat er niet goed gaat. Concreet maken wat er niet goed gaat, is immers een eerste stap om te leren. Bij een instelling is er in een examencommissie voor gekozen twee type externen te betrekken bij de veranderaanpak: een externe kwaliteitszorgmedewerker die bekend is met de organisatie maar geen onderdeel uitmaakt van de examencommissie oftewel een critical friend en een aantal externe adviseurs. De inzet van externen werpt in deze instelling haar vruchten af: zij kunnen vanuit een helicopterview naar de veranderaanpak kijken en belangeloos feedback geven over waar zij knelpunten en obstakels verwachten en ervaren. Externen kunnen een objectieve maatstaf hanteren voor het bepalen van de kwaliteit. Ze krijgen de ruimte om vanaf afstand naar de voortgang van de verandering te kijken. De kracht ligt in het druk zetten op de voortgang wanneer de situatie hier om vraagt, maar ook in het ruimte nemen om belemmeringen en blokkades te adresseren wanneer dit nodig is om een stap verder te komen in het veranderproces. CONCLUSIES Vertrekpunt in dit artikel was de vraag: wat bepaalt dat de kwaliteit van examinering duurzaam geborgd is, en hoe geef je vorm aan het veranderproces om dat doel, duurzame borging, te bereiken? We hebben deze vraag beantwoord aan de hand van drie voorbeelden van instellingen die het afgelopen jaar intensief investeerden in de kwaliteit van examinering. Het handelen van de examenfunctionarissen bepaalt dat de kwaliteit van examinering duurzaam op orde is. Handelen dat leidt tot kwaliteit van examinering ontstaat als gevolg van deskundigheid, eigenaarschap en kwaliteitsbewustzijn. De examenfunctionaris werkt binnen de context van de examenorganisatie. Deze bepaalt mede de kwaliteit. De kwaliteit van examinering is duurzaam geborgd als het handelen van de examenfunctionarissen en de inrichting van de examenorganisatie in lijn zijn met elkaar. In deze situatie biedt de examenorganisatie optimaal ondersteuning aan het werk van de examenfunctionaris en sluit het handelen van de examenfunctionaris naadloos aan op de wijze waarop de examenorganisatie is ingericht. Om dit te bereiken, is het nodig om in samenhang het handelen van de examenfunctionaris en de inrichting van de examenorganisatie te versterken. Van belang is om hierbij de juiste veranderaanpak te kiezen. Deze wordt bepaald door de situatie waarin de examenorganisatie of instelling zich bevindt. Om tot een goede veranderaanpak te komen, kan gebruikgemaakt worden van de invoeringsbenadering en de betrokkenheidsbenadering. De voorbeelden in dit artikel laten zien dat het nodig is om te kiezen voor een combinatie van beide benaderingen om toe te kunnen werken naar een kwaliteit van examinering die duurzaam geborgd is. De geïnterviewden kijken tevreden terug op het resultaat dat tot nu toe behaald is. Vooraf besef je niet dat het zoveel investering vraagt, vertelt een van de geïnterviewden. Een ander gaf aan dat het goed is om je te realiseren dat het nooit af is. Van belang is dat iedereen betrokken blijft bij examinering en het

12 12 veranderproces. Een voorstel is om bijvoorbeeld elke vijf jaar tijd in te ruimen om kritisch en uitvoerig de examenorganisatie en het handelen van de examenfunctionarissen daarbinnen te evalueren. We bedanken het netwerk examinering voor de input en discussies over het onderwerp. Specifiek gaat onze dank uit naar de drie mbo-instellingen: ROC Noorderpoort, Deltion College en Rijn IJssel. Voor vragen kunt u contact opnemen met: Marloes van Bussel, CINOP, mbussel@cinop.nl; Mariëtte de Jong, ROC Noorderpoort, mja.dejong@noorderpoort.nl Jan Harm Vos, Rijn IJssel, j.h.vos@rijnijssel.nl Albert Jan Hoeve, Deltion College, ahoeve@deltion.nl OVER CINOP ADVIES CINOP Advies is een adviesbureau op het gebied van leren, opleiden en ontwikkelen. Onze consultants werken aan duurzame oplossingen in de driehoek onderwijs, overheid en arbeidsmarkt. In het beroepsonderwijs heeft CINOP Advies een lange traditie van werken en beschikken wij over een veelzijdig trackrecord. Wij werken voor zowel onderwijsinstellingen als koepels, raden en platforms. Daarbij is examinering een kernexpertise. Wij zetten ons in voor het verbeteren van de kwaliteit van examinering en beoordeling het opzetten van de examen cyclus en de kwaliteits borging, de inrichting van de examenorganisatie, de begeleiding van examen commissies en het trainen van direct betrokkenen. WAAR HET UITEINDELIJK ALLEMAAL OM DRAAIT IS DE KWALITEIT VAN DE EXAMINERING COLOFON Redactie: Daphne Doemgens Vormgeving: Evert van de Biezen CINOP Advies Postbus BP s-hertogenbosch Marloes van Bussel werkt als adviseur en trainer op het gebied van examinering, curriculumontwerp en kwaliteitsontwikkeling in het mbo aan het duurzaam verbeteren van de onderwijskwaliteit en de ontwikkeling van mensen. Sancie Leenders werkt voornamelijk op het gebied van examinering in het mbo. Als trainer en consultant draagt zij bij aan de deskundigheidsbevordering en -borging van examencommissies en examenfunctionarissen.