Rekenkamercommissie Maart 2016

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Maart 2016

2 2

3 Inhoud 1 Inleiding 4 2 Samenstelling en taak 5 3 Werkzaamheden Onderzoeken 7 5 Communicatie 9 6 Financiën 9 7 Bijlagen Bijlage 1 Onderzoeksproces Rekenkamercommissie Venray Bijlage 2 Overzicht nevenfuncties externe leden RKC

4 1 Inleiding Voor u ligt het jaarverslag over het jaar 2015 van de Rekenkamercommissie Venray. In dit jaarverslag legt de Rekenkamercommissie verantwoording af aan de gemeenteraad over de door haar verrichte werkzaamheden in De Rekenkamercommissie heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Zij is ingesteld door de gemeenteraad (raadsbesluit 2006 en aangepast in december 2012) en haar doel is een positieve bijdrage te leveren aan het functioneren van het bestuur in Venray en het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad in het bijzonder. Volgens de gemeentewet artikel 185 lid 3 brengt de Rekenkamercommissie jaarlijks vóór 1 april een verslag van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar uit aan de gemeenteraad. De commissie ervaart dat overigens zelf niet zozeer als verplichting, maar eerder als een vanzelfsprekendheid. Het werk van de Rekenkamercommissie kenmerkt zich door objectiviteit en onafhankelijkheid, dat wil zeggen onpartijdig en niet vooringenomen. De Rekenkamercommissie wil met haar rapporten leer- en verbeterprocessen stimuleren en aanbevelingen doen waardoor Venray in het belang van de inwoners effectiever en efficiënter kan werken. Minister Plasterk kondigde op 7 juli 2015 middels een Actieplan lokale rekenkamer aan de Tweede Kamer aan de positie van onafhankelijke rekenkamers te willen versterken. Eén van de voorgestelde maatregelen is dat raadsleden niet langer zitting in rekenkamercommissies hebben. De raad van de gemeente Venray heeft middels een brief aan de minister hem opgeroepen om af te zien van het schrappen van de keuze in rekenkamerfuncties in de Gemeentewet. Het versterken van de horizontale controle is gebaat bij eenduidige normen over middelen. De Rekenkamercommissie kijkt verder met tevredenheid terug op het jaar De Rekenkamercommissie dankt allen, binnen en buiten de ambtelijke organisatie van Venray, die aan de realisatie van de werkzaamheden van de Rekenkamercommissie een bijdrage hebben geleverd. Egbert Edelmann, Voorzitter. 4

5 2 Samenstelling en taak In de gemeentewet (artikel 81 e.v.) is het instellen van een gemeentelijke rekenkamer of Rekenkamercommissie geregeld. De gemeente Venray heeft gekozen voor een Rekenkamercommissie die bestaat uit drie raadsleden en drie externe leden. De externe leden worden door de raad benoemd op voordracht van het Presidium voor een periode van minimaal 1 en maximaal 3 jaar. Deze leden kunnen weer herbenoemd worden voor een periode van minimaal 1 en maximaal 3 jaar. De externe leden zijn in totaal niet langer dan 9 jaar lid van de Rekenkamercommissie. De drie raadsleden worden op voordracht van het Presidium door de raad uit zijn midden benoemd voor een periode die gelijk is aan de zittingsduur van de zittende gemeenteraad. De Rekenkamercommissie Venray bestaat momenteel uit vlnr: Petra van Duijnhoven (raadslid CDA woonplaats Venray) Egbert Edelmann (externe voorzitter sinds 15 april 2014 woonplaats Lent) Judith Hendrickx (extern lid sinds 16 december 2014 woonplaats Den Bosch) Lex van Drooge (extern lid sinds 15 april 2014 woonplaats Lochem) Theo Francken (raadslid PP2 woonplaats Wanssum) Theo Mulders (raadslid Samenwerking Venray woonplaats Veulen) 5

6 Voor de lijst van de nevenfuncties van de externe leden verwijs ik u naar bijlage 2. Het secretariaat en overige ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de Rekenkamercommissie worden uitgevoerd door de griffie. De Rekenkamercommissie onderzoekt als onafhankelijke deskundige het beleid van de gemeente Venray ten aanzien van de volgende punten: de effecten van het beleid; de doelmatigheid van beleid, beheer en gemeentelijke organisatie; de doeltreffendheid van beleid, beheer en gemeentelijke organisatie; de rechtmatigheid van het gemeentelijk beheer; de doelmatigheid en doeltreffendheid van door de gemeente (volledig of grotendeels) gesubsidieerde instellingen. De Rekenkamercommissie wil met haar werkzaamheden de volgende doelen bereiken: het versterken van de rol van de gemeenteraad; het vergroten van de publieke verantwoording; het verbeteren van het gemeentelijk handelen. De commissie acht het van belang niet gebruikt te worden als afrekeninstrument. De uitkomsten van de onderzoeken zijn met name bedoeld om te leren en te verbeteren. 3 Werkzaamheden 2015 In 2015 heeft de Rekenkamercommissie een onderzoek ingesteld naar de ICT-investering binnen de gemeente Venray. Dit onderzoek is uitbesteed aan het bureau PBLQ Zenc en het rapport is gepresenteerd aan de commissie Werken en Besturen op 2 september 2015 en door de raad ter kennis genomen op 22 september De volgende conclusies worden in het rapport genoemd: - de implementatie van EVA is niet te bestempelen als een mislukt ICT-project, immers de gemeente kreeg het systeem dat zij wilde; - de aanschaf van EVA is procedureel goed voorbereid; - de ICT-keuzen van de gemeente zijn in deze case onvoldoende afgestemd op het strategisch beleid van de gemeente; - de bestuurlijke verbinding tussen het project, college en raad was niet aanwezig; - de aansturing van het project heeft vrijwel uitsluitend topambtelijk plaatsgevonden; - het project is te zeer beschouwd als een technische uitvoeringskwestie, waardoor het gebruik van het systeem door medewerkers drie jaar na oplevering sterk achterblijft bij de ambities; 6

7 - de gemeente heeft niet expliciet geleerd van het project. Er is geen evaluatie uitgevoerd. Op basis van die evaluatie zijn geen aanpassingen doorgevoerd in bijvoorbeeld het informatiebeleid; - het project heeft wel op een indirecte manier zijn doorwerking in bijvoorbeeld de manier waarop de ICT-afdeling is georganiseerd; - de verantwoordelijkheid voor het stimuleren van het organisatie breed gebruik van het systeem is niet belegd. De aanbevelingen en leerpunten zijn: 1. Zorg voor een betere verbinding tussen de organisatie en ICT-projecten. 2. Gebruik een beproefde methode voor projectmatig werken. 3. Maak het leren van en tijdens ICT-projecten explicieter. De Rekenkamercommissie hoopt dat de uitvoering van de aanbevelingen die in dit rapport zijn gedaan, zal bijdragen aan het verbeteren van de gemeentelijke ICT infrastructuur en positief doorwerkt op de implementatie van toekomstige ICT applicaties binnen de organisatie. De RKC zal de ontwikkelingen op dit gebied met belangstelling volgen. De volgende onderzoeken zijn in 2015 opgestart: Het onderzoek naar de omvang, doeltreffendheid en verantwoording van het Venrayse subsidiebeleid uitgevoerd door de externe leden, dhr. A. van Drooge en dhr. E. Edelmann; Het onderzoek naar de implementatie van de drie decentralisaties uitgevoerd door de externe leden, mevr. J. Hendrickx en dhr. E. Edelmann; Het onderzoek naar de subsidieverstrekking Schouwburg Venray uitgevoerd door de externe leden, dhr. A. van Drooge en dhr. E. Edelmann. Op basis van suggesties van Raad, College en Ambtenaren heeft de commissie de volgende onderzoeksvoorstellen voor 2016 opgesteld: Evaluatie van het uitvoeringsprogramma zelfsturingsprojecten Dorps- en Wijkraden; Er vindt overleg plaats tussen de regio rekenkamers om een gezamenlijk onderzoek te gaan doen. De Rekenkamercommissie heeft in 2015 in totaal 7 keer vergaderd. Alle vergaderingen vonden plaats in het gemeentehuis van Venray. 4 Onderzoeken De procesgang met betrekking tot onderzoeken vanuit de Rekenkamercommissie is vastgelegd in een protocol. Dit protocol (Onderzoeksproces rekenkameronderzoek Venray) is als bijlage 1 bij dit verslag gevoegd. 7

8 De commissie streeft ernaar jaarlijks 1 kleiner en 1 groter onderzoek uit te voeren, indien mogelijk in eigen beheer. Voor grotere onderzoeken wordt doorgaans gebruik gemaakt van de expertise van landelijk gespecialiseerde onderzoeksbureaus. Aan de Gemeenteraad, College van B&W en het Management wordt periodiek gevraagd om suggesties te doen voor onderzoeksonderwerpen. De Rekenkamercommissie stelt jaarlijks een onderzoeksagenda vast. Bij de keuze van onderzoeksonderwerpen worden door de Rekenkamercommissie van meet af aan de volgende criteria gehanteerd: Maatschappelijk belang Beleid, dat het functioneren van de samenleving als geheel sterk raakt, of de belangen van specifieke doelgroepen uit de samenleving; Twijfel over doeltreffendheid Beleid, dat naar verwachting niet het effect oplevert, dat ervan verwacht wordt; Twijfel over doelmatigheid Beleid dat vermoedelijk niet efficiënt wordt uitgevoerd (kosten in verhouding tot resultaat); Twijfel over rechtmatigheid Geld, dat vermoedelijk niet wordt besteed waarvoor het bestemd is c.q. het niet of anders uitvoeren van besluiten zoals oorspronkelijk bedoeld; Beleidsrisico Beleid waarvan de uitvoering veel onzekerheden kent; Financieel belang en risico Beleid waarin grote sommen gemeentegeld omgaan en de gemeente financiële risico s loopt; Toegevoegde waarde voor de Raad Beleid dat niet reeds langs andere weg in onderzoek is en tot aanbevelingen leidt; Variatie Spreiding over de gemeentelijke beleidssectoren; Communicatie Het moet communiceerbaar zijn naar alle belanghebbenden. 8

9 5 Communicatie De Rekenkamercommissie vindt een goede communicatie met de Gemeenteraad, het College van B&W, de ambtelijke organisatie en overige betrokkenen c.q. belanghebbenden van groot belang. Het opstellen van een (openbaar) jaarverslag is mede hiervoor bedoeld. Jaarverslagen en onderzoeksrapporten worden gepubliceerd op het Bestuurlijk Informatie Systeem via en zijn daardoor voor iedereen beschikbaar. De communicatie van de Rekenkamercommissie door het jaar heen, naar de organisatie, politiek en bestuur en eventuele externe partijen verloopt steeds via de griffie. De commissie is verder altijd bereid tot mondelinge of schriftelijke toelichting op de door haar ondernomen activiteiten. 6 Financiën Voor het jaar 2015 had de Rekenkamercommissie de beschikking over een budget van ,--. De uitgaven waren: Presentiegelden 3.500,-- Reiskostenvergoedingen 2.407,-- Onderzoekskosten ICT-investeringen ,-- Onderzoek subsidiebeleid 9.600,-- Onderzoek Decentralisatie 4.800,-- Onderzoek subsidie Schouwburg Overige 14,15 TOTAAL ,15 Het restant 2.565,85 is toegevoegd aan de post Algemene Middelen. 9

10 7 Bijlagen 7.1 Bijlage 1 Onderzoeksproces Rekenkamercommissie Venray 7.2 Bijlage 2 Overzicht nevenfuncties externe leden RKC 10

11 ONDERZOEKSPROTOCOL REKENKAMERCOMMISSIE VENRAY 1. Inleiding In dit onderzoeksprotocol beschrijft de rekenkamercommissie de richtlijnen die zij hanteert bij de onderwerpselectie en de uitvoering van haar onderzoeken. Doel is waarborgen te bieden voor de kwaliteit van het selectieproces en de onderzoeken en voor een goed verloop van het gehele onderzoeksproces (inclusief de relatie met de ambtelijke organisatie). Daarnaast wil de rekenkamercommissie met dit protocol inzicht verschaffen in de werkwijze van de rekenkamercommissie. 2. Taken en missie rekenkamercommissie In de Gemeentewet (artikel 182 lid 1) is de taak van de lokale rekenkamer beschreven: "De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur (...)". Op grond van artikel 81o is dit artikel voor de uitoefening van een rekenkamerfunctie van overeenkomstige toepassing. In de toelichting op de Gemeentewet is aangegeven dat het doel van de lokale rekenkamer is, de controlerende taak van de raad te versterken. De commissie doet dat door onderzoek te verrichten en daarover rapport uit te brengen aan de gemeenteraad. De rekenkamercommissie heeft als ambitieniveau twee onderzoeken per jaar uit te voeren, uiteraard afhankelijk van omvang en complexiteit van de onderzoeken. 3. Uitgangspunten werkzaamheden De rekenkamercommissie hanteert de volgende uitgangspunten bij haar werkzaamheden: Objectiviteit: Het onderzoeksonderwerp wordt zo gekozen dat de selectie van de te onderzoeken en in de rapportage te presenteren feiten zonder vooringenomenheid plaatsvindt en evenwichtig is. Feiten worden in rapporten gescheiden van oordelen gepresenteerd. Onderbouwing: Methoden en technieken van gegevensverzameling voldoen aan de eisen van sociaal beleidsonderzoek, zoals onder andere validiteit, betrouwbaarheid en herhaalbaarheid. Bevindingen zijn zoveel mogelijk gebaseerd op schriftelijke bronnen of andere vastleggingen en liefst op meer dan één bron. Consistentie: Gehanteerde normen, oordelen en aanbevelingen zijn binnen hetzelfde onderzoek in overeenstemming met elkaar. Zij zijn in principe ook in overeenstemming met normen gehanteerd in een ander (eerder) rekenkameronderzoek met dien verstande dat normen zich ontwikkelen en aangepast dienen te zijn aan de actuele stand van denken. Controleerbaarheid / zorgvuldigheid: Het onderzoeksproces wordt zodanig vastgelegd dat reconstructie op een doelmatige wijze kan plaatsvinden. Belangrijke beslissingen in het onderzoek en bijbehorende overwegingen worden schriftelijk vastgelegd. Er vindt een toegankelijke dossiervorming plaats en er wordt een logboek bijgehouden. Doelmatigheid: Het onderzoek wordt voldoende afgebakend en de aanpak van het onderzoek is doelgericht. Bij keuze van methoden en technieken wordt een afweging gemaakt van kosten en baten. De organisatie van het onderzoek voldoet aan de algemene eisen van goed projectmanagement. Bruikbaarheid: Het onderzoek geeft toegankelijke, bondige, actuele informatie waarmee college en raad iets kunnen doen in termen van het verbeteren van het functioneren. Duidelijk moet zijn op welke punten en van wie de rekenkamercommissie actie verwacht. 4. Onderwerpselectie De rekenkamercommissie heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Dit betekent dat de rekenkamercommissie zelf bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht en hoe het onderzoek wordt ingericht. In zijn algemeenheid geldt dat de eerste overweging van de rekenkamercommissie bij de keuze van haar onderwerpen is of en in hoeverre het onderzoek past binnen haar taakopdracht. De rekenkamercommissie richt zich daarbij in de regel niet op het korte termijn belang maar op de gevolgen van beleid op lange(re) termijn. 1

12 Meer specifiek hanteert zij de volgende criteria: 1. Maatschappelijk belang De vraag of een zaak het functioneren van de samenleving sterk raakt. 2. Gerede twijfel over doeltreffendheid 3. Gerede twijfel over doelmatigheid 4. Gerede twijfel over rechtmatigheid Beleid dat niet het beoogde effect oplevert. Beleid dat mogelijk niet efficiënt wordt uitgevoerd. Het mogelijk niet voldoen aan wet- en regelgeving. Geld dat mogelijk niet wordt besteed aan het doel waarvoor het (volgens afspraken in de begroting) bestemd is. 5. Beleidsrisico Beleid waarvoor de burger de gemeentelijke overheid verantwoordelijk acht en / of waarvan de uitvoerbaarheid, bijvoorbeeld door de afhankelijkheid van andere partijen, veel onzekerheden kent. 6. Financieel belang en risico Beleid waarin veel gemeentegeld omgaat en de gemeente grote financiële risico's loopt. 7. Nieuwe / toegevoegde waarde raad Onderwerpen die informatie opleveren op gebieden waar de raad in zijn nieuwe rol nog geen of onvoldoende kaders stelt of controle heeft. 8. Praktische uitvoerbaarheid Kan de rekenkamercommissie het onderzoek uitvoeren? (capaciteit / rendement investering / doorlooptijd etc.) 9. Variatie Niet elk jaar dezelfde beleidssector in onderzoek nemen. De gemeenteraad, maar ook derden, kunnen de rekenkamercommissie verzoeken een bepaald onderwerp te onderzoeken. Alle inkomende verzoeken worden door de rekenkamercommissie besproken. Zij beslist of de verzoeken worden gehonoreerd en niet. Indien de commissie niet aan het verzoek van de raad voldoet zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren. De rekenkamercommissie laat zich bij haar keuze van onderwerpen niet alleen leiden door verzoeken van derden, maar houdt ook zelf bij wat er speelt binnen de gemeente. Daarvoor maakt zij gebruik van officiële stukken zoals raads- en commissiestukken, besluitenlijsten college van burgemeester en wethouders, begroting, jaarrekening en accountantsrapport. De rekenkamercommissie onderhoudt een short-list van potentiële onderzoeksonderwerpen die zij in haar werk tegenkomt. Daarnaast doet zij elk jaar een actieve oproep aan raadsfracties om mogelijke onderzoeksonderwerpen aan te dragen. Vervolgens bepaalt de rekenkamercommissie (daarbij tevens rekening houdend met uitgevoerde en lopende onderzoeken) haar keuze en stelt zij het onderzoeksprogramma voor het komende jaar vast. 5. Soorten onderzoek De rekenkamercommissie kan verschillende soorten onderzoek uitvoeren. Zo zal zij grote(re) onderzoeken afwisselen met bijvoorbeeld: oriënterend onderzoek waaraan mogelijk een vervolg wordt gegeven in de vorm van een groter onderzoek; quick scans, het snel doorlichten van een specifiek probleem; reviews van onderzoek dat al door anderen is verricht. Daarnaast kan variatie worden aangebracht in de wijze waarop de uitkomsten van het onderzoek naar buiten worden gebracht. Naast het publiceren van rapporten kan daarbij worden gedacht aan het organiseren van conferenties en workshops en het uitbrengen van handreikingen. 6. Onderzoeksopzet Nadat de rekenkamercommissie een onderzoeksonderwerp heeft bepaald, stelt zij een onderzoeksopzet vast. De rekenkamercommissie kan daarvoor vooronderzoek in de vorm van analyse van relevante documenten en literatuur verrichten. Indien nodig kan de rekenkamercommissie besluiten om een aantal oriënterende gesprekken met sleutelpersonen te voeren. 2

13 De onderzoeksopzet kan de volgende onderdelen omvatten: a. Aanleiding en doel van het onderzoek: een korte beschrijving van het onderwerp en de argumenten voor het onderzoek alsmede het beoogde effect van het onderzoek; b. Probleemstelling en onderzoeksvragen: de hoofdvraag en deelvragen die beantwoord moeten worden om de kennis te verkrijgen waarmee het beoogde effect kan worden bereikt; c. Normenkader: zie hierna; d. Keuze onderzoeksinstrumentarium: de wijze waarop de gegevens worden verzameld (bijvoorbeeld interviews, enquêtes, documentenanalyse). e. Organisatie en planning. Ad c. Bij aanvang van het onderzoek stelt de rekenkamercommissie het normenkader vast. Dit zijn de normen waaraan de bevindingen worden getoetst om tot oordelen daarover te komen (wanneer wordt iets goed of fout bevonden). Normen voor rekenkameronderzoek kunnen worden ontleend aan c.q. zijn te baseren op: Wet- en regelgeving; Beleidsdocumenten (waaronder de programmabegroting); Wetenschappelijke en vakliteratuur; Professionele inzichten; Algemene normen (af te leiden van de taken van de rekenkamercommissie) zijn bijvoorbeeld: Rechtmatigheid. Doeltreffendheid. Doelmatigheid. Al naar gelang het onderwerp en de onderzoeksvragen worden deze normen bij aanvang van het onderzoek nader gespecificeerd. Het normenkader wordt opgenomen in het eindrapport zodat duidelijk is waarop de rekenkamercommissie haar oordelen baseert. 7 Aankondiging De onderzoeksopzet wordt ter kennisneming toegezonden aan de raad, de griffier, het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris / MT. Daarnaast wordt deze op de website (onderdeel rekenkamercommissie) geplaatst. De onderzoeksopzet vormt het uitgangspunt voor het onderzoek. Tegelijkertijd wenst de rekenkamercommissie een zekere flexibiliteit te houden. Gaandeweg het onderzoek kan duidelijk worden dat het niet (meer) mogelijk of opportuun is de onderzoeksopzet uit te voeren. De rekenkamercommissie behoudt zich het recht voor de onderzoeksopzet aan te passen. Wanneer substantiële wijzigen worden aangebracht zal daarvan mededeling worden gedaan aan de raad, de griffier, het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de betrokken sectordirecteuren. 8 Samenwerking met externe onderzoekers c.q. onderzoeksbureaus Over het algemeen zal de uitvoering van de onderzoeken - gelet op de relatief beperkte capaciteit van de ambtelijke ondersteuning van de rekenkamercommissie - worden uitbesteed. Daarbij wordt in principe het gemeentelijke aanbestedingsbeleid gevolgd. De onderzoeksbureaus zullen worden benaderd om aan de hand van de onderzoeksopzet een offerte uit te brengen. Het onderzoeksprotocol zal daarbij worden toegezonden met het verzoek in de offerte rekening te houden met de werkwijze van de rekenkamercommissie. Het bureau of de bureaus met de meest aansprekende offerte zullen worden uitgenodigd voor een presentatie van zijn of hun offerte. Eventueel wordt nog een herziene offerte opgesteld. Op basis daarvan maakt de rekenkamercommissie een keuze. De bureaus zal nadrukkelijk worden gevraagd of zij al werkzaam zijn of waren voor de gemeente Venray. Wanneer dit het geval is en de rekenkamercommissie vaststelt dat dit het risico van belangenverstrengeling met zich meebrengt, wordt de opdracht niet gegund aan het betreffende onderzoeksbureau. Bij de inschakeling van externe onderzoekers c.q. onderzoeksbureaus blijft de eindverantwoordelijkheid en de regie bij de rekenkamercommissie liggen. Belangrijke beslissingen over de inrichting en voortgang van het onderzoek worden door de rekenkamercommissie genomen. 3

14 De secretaris van de commissie is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing en vormt het primaire aanspreekpunt voor het bureau. De opdrachtverlening aan een extern bureau vindt plaats onder de voorwaarden van de rekenkamercommissie. Van het bureau wordt verwacht dat het zich houdt aan het onderzoeksprotocol. 9 Start van het onderzoek Elk onderzoek van de rekenkamercommissie wordt geadopteerd door minimaal een lid. Deze is actief betrokken bij het lopende onderzoek en fungeert als klankbord voor de secretaris. Een onderzoek start, afhankelijk van het onderwerp, met een gesprek met een verantwoordelijke van de betrokken sector (die zich uiteraard kan laten vergezellen van medewerkers waarvan hij het nuttig acht dat zij ook op de hoogte zijn van het onderzoek). In dit gesprek zullen de adopterende leden en / of de secretaris van de rekenkamercommissie een toelichting op de onderzoeksopzet geven. In de startbijeenkomst worden over en weer afspraken gemaakt over de procedure en de planning van het onderzoek, de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan, hoe de rekenkamercommissie de door haar benodigde informatie van de betrokken sector zo snel mogelijk kan verkrijgen en hoe de belasting van de sector door het onderzoek zoveel mogelijk beperkt kan worden. De rekenkamercommissie zal de gemeentesecretaris vragen om een contactpersoon voor het onderzoek aan te wijzen. De secretaris van de rekenkamercommissie introduceert de onderzoeker(s) bij de contactperso(o)n(en). 10 Voortgang onderzoek Voor de voortgang van het onderzoek geldt dat: periodiek overleg plaatsvindt tussen de secretaris en de adopterende leden; de secretaris een logboek bijhoudt van alle relevante ontwikkelingen met betrekking tot het onderzoek; (indien van toepassing) het onderzoeksbureau wekelijks secretaris informeert over de voortgang van het onderzoek; (indien van toepassing) het onderzoeksbureau een logboek bijhoudt van alle relevante ontwikkelingen met betrekking tot het onderzoek 11 Dossiervorming Voor de dossiervorming geldt dat: de secretaris een onderzoeksdossier bijhoudt; (indien van toepassing) het onderzoeksbureau een onderzoeksdossier bijhoudt; (indien van toepassing) het onderzoeksbureau na afloop van het onderzoek het gehele onderzoeksdossier overdraagt aan de rekenkamercommissie. Het onderzoeksdossier bestaat in elk geval uit: onderzoeksopzet; offerteaanvraag; gunning en opdracht onderzoeksbureau; logboek van de rekenkamercommissie en het onderzoeksbureau; alle gespreksverslagen; eventuele tussentijdse notities; relevante (mail)correspondentie; onderzoeksrapport onderzoeksbureau; stukken met betrekking tot het ambtelijke wederhoor; eindrapport rekenkamercommissie; stukken met betrekking tot het bestuurlijke wederhoor (inclusief reactie college en nawoord rekenkamercommissie); aanbiedingsbrief raad; persberichten met betrekking tot het onderzoek; verslagen behandeling in commissie en raad. 4

15 12 Rapportage In de rapportages wordt een scherp onderscheid gemaakt tussen normenkader, onderzoeksbevindingen, conclusies, oordelen en aanbevelingen. Tussen deze onderdelen mag geen 'licht' zitten, ze moeten naadloos op elkaar aansluiten. In zijn algemeenheid wordt gestreefd naar een korte en bondige rapportage. Achtergrondinformatie wordt zoveel mogelijk in bijlagen verwerkt. Bij het opstellen van het rapport wordt de volgende indeling als uitgangspunt gebruikt: aanleiding en doelstelling; probleemstelling en onderzoeksvragen; onderzoeksopzet; normenkader; conclusies; beoordeling; aanbevelingen. Het feitenrelaas en de analyse waarop de conclusies zijn gebaseerd wordt opgenomen in een bijlage. De rapportage van de rekenkamercommissie moet als zodanig herkenbaar zijn. Dat betekent dat deze wordt uitgegeven in de huisstijl van de rekenkamercommissie. Wanneer een onderzoek (mede) is uitgevoerd door een extern bureau dan wordt dit bureau in de colofon vermeld. 13 Hoor en wederhoor Voor de rekenkamercommissie is het ambtelijke en bestuurlijke wederhoor met het oog op de zorgvuldigheid die zij bij haar werkzaamheden betracht, een belangrijk onderdeel in de totstandkoming van een rekenkamerrapport. Het stelt de ambtelijke organisatie en het college van burgemeester en wethouders in de gelegenheid een reactie te geven op de uitkomsten van het onderzoek alvorens het onderzoeksrapport officieel wordt gepubliceerd. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen het ambtelijke wederhoor enerzijds en het bestuurlijke wederhoor anderzijds. Ambtelijke wederhoor Bij het ambtelijke wederhoor gaat het uitsluitend om controle op de juistheid van de feiten. Op basis van de ambtelijke reactie kunnen gebleken feitelijke onjuistheden in het rapport worden gewijzigd. Het onderzoeksrapport wordt in concept via de gemeentesecretaris voorgelegd aan de ambtelijke organisatie. Voor dit ambtelijke wederhoor geldt een termijn van 10 werkdagen waarbinnen de organisatie kan reageren, tenzij vooraf andere afspraken worden gemaakt.. Bestuurlijk wederhoor Na eventuele aanpassing op grond van het ambtelijk wederhoor wordt het rapport door de RKC voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders voor een reactie op de oordelen, conclusies en aanbevelingen. Voor dit bestuurlijk wederhoor geldt een termijn van 15 werkdagen tenzij vooraf andere afspraken worden gemaakt. De reactie van het college van burgemeester en wethouders wordt opgenomen in de rapportage. Naar aanleiding van het bestuurlijke wederhoor wordt door de rekenkamercommissie een nawoord opgesteld dat eveneens wordt opgenomen in de rapportage. 14 Publicatie en publiciteit De rapportage wordt aangeboden aan de raad en wordt vergezeld van een aanbiedingsbrief waarin kort wordt ingegaan op doel, de inhoud en de resultaten van het onderzoek alsmede de aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Een afschrift wordt verzonden aan het college van burgemeester en wethouders, het managementteam en eventuele andere betrokkenen. Voor elk onderzoek wordt een publicatieprotocol opgesteld en zal worden bezien of de pers actief wordt benaderd. Zonodig kan de rekenkamercommissie besluiten een persconferentie te houden. Een eventueel persbericht en de rapportage worden ook op de website van de gemeente Venray geplaatst (onderdeel rekenkamercommissie). De voorzitter van de rekenkamercommissie is primair de woordvoerder die de media te woord staat. Zij kan zich laten bijstaan door de leden die het betreffende onderzoek hebben geadopteerd. 5

16 15 Behandeling in vakcommissie en raad Over het algemeen zal het de bedoeling zijn dat de raad de aanbevelingen van de rekenkamercommissie overneemt. Daartoe zal de rekenkamercommissie een voorstel doen c.q. een raadsvoorstel en - ontwerpbesluit aanleveren. Bij de behandeling in de raadscommissie zijn de voorzitter en / of de adopterende leden van de rekenkamercommissie aanwezig om het rapport te presenteren. 16 Nazorg Intern Na afloop van elk onderzoek vindt een evaluatie plaats. In deze evaluatie wordt door de rekenkamercommissie en het eventuele externe bureau de uitvoering van het onderzoek besproken en nagegaan op welke punten verbeteringen wenselijk en mogelijk zijn. Desgewenst kan de rekenkamercommissie besluiten anderen bij deze evaluatie te betrekken. Extern Voor de effectiviteit van de rekenkamercommissie is het van belang te volgen wat er met de rapporten en aanbevelingen wordt gedaan. De rekenkamercommissie volgt de ontwikkelingen en voert zonodig nazorgonderzoek uit. Wanneer de rekenkamercommissie van mening is dat onvoldoende gevolg wordt gegeven aan de aanbevelingen, kan zij de raad daarop attenderen. 6

17 Overzicht nevenfuncties externe leden RKC jaarverslag 2015 De heer E.H.L.M. Edelmann - Onderzoeker/adviseur Edelmann Onderzoek & Advies - Lid Rekenkamercommissie gemeente Venray - Lid Rekenkamercommissie gemeente Meierijstad De heer A.H. van Drooge - Lid Rekenkamercommissie gemeente Venray - Lid Rekenkamercommissie gemeente Bloemendaal Mevrouw J. Hendrickx - Onderzoeker/adviseur Hendrickx Onderzoek & Advies - Raadslid gemeente s-hertogenbosch - Lid Rekenkamercommissie gemeente Venray - Lid Rekenkamercommissie gemeente Goirle, Dongen en Loon op Zand - Lid van het Algemeen bestuur van het Waterschap Aa en Maas - Voorzitter Raad van Toezicht Studio Gebroed Cursief= hoofdbetrekking/betaalde baan