HRM Lectoren Congres 18 november 2016 Bottom-up organisatieverandering in de ouderenzorg: organiseren van verandervermogen

Transcriptie

1 Trends in HRM: pechvogels, hoogvliegers en de middenmoot HRM Lectoren Congres 18 november 2016 Bottom-up organisatieverandering in de ouderenzorg: organiseren van verandervermogen Onderzoeker: Anneke Offereins Lectoraat Organiseren van verandering in het publieke domein Hogeschool Utrecht Praktijkreferent: Ineke Botter Teammanager BrabantZorg 1

2 Inhoud 1. Aanleiding en doelstelling onderzoek 2. Longitudinaal reflectief actieonderzoek 3. Kleinschalige bottom-up veranderinterventie (sociale innovatie door BrabantZorg) 4. Grootschalige bottom-up veranderinterventie 5. Bevindingen & conclusies: succesfactoren en belemmeringen

3 Aanleiding en doelstelling onderzoek

4

5 Een weeffout in onze manier van organiseren Efficiëntie Standaardisatie Regels en procedures Controle en beheersbaarheid

6 Waar komen we vandaan? De traditionele principes Basis gelegd door A. Smith, F. Taylor, H. Ford en vele anderen Organiseren door bewerkingen/functies te isoleren en te groeperen Scheiding tussen DENKEN/DOEN Splitsing van D/O/E/N & D/E/N/K/E/N 6

7 Terug naar de bedoeling: Zelf- en samenredzaamheid organiseren gebeurt in relatie tussen cliënt en medewerker Organisatie Team Systeemwereld Willen (motivatie) Medewerker Kunnen (competenties en kwaliteiten cliënt Wereld van de professionals Gelegenheden (kansen krijgen) Bron: Appelbaum e.a., 2000; Hart & Buiting, 2012

8 Doelstelling onderzoek Opdracht ActiZ 2011: Verander de organisatie van onderop en bouw aan een nieuw zorgorganisatiemodel dat leidt tot betere zorg en meer werkplezier Handreiking met leerervaringen 2013 Doelstelling onderzoek: Hoe kun je van onderop de organisatie van de ouderenzorg van onderop veranderen t.b.v. betere zorgkwaliteit en meer werkplezier en wat zijn de slaag- en faalfactoren?

9

10 Longitudinaal reflectief actieonderzoek Onderzoeksmethoden

11 Onderzoeksmethoden Longitudinaal reflectief actieonderzoek: Sociaal onderzoek waarbij sociale systemen niet alleen onderzocht worden, maar tegelijkertijd ook wordt gezocht naar oplossingen van problemen om te komen tot sociale verandering (Reflectief-onderzoeksmatig handelen als kenmerk van de professionele docent, Ponte, 2000, VELON-tijdschrift, Vol. 21, No. 1, p.14-25) : kleinschalige veranderinterventie Nulmeting en nameting kwantitatief m.b.v. benchmark en kwalitatief m.b.v. interviews Inzet docenten en studenten : grootschalige veranderinterventie Conferentie deelnemers sociale innovatie (april 2015)

12 Onderzoeksmethoden Conceptueel ond. Theoretisch ond. Onderzoek Interventies Wetenschappelijk Exploratief Empirisch Toegepast wetenschappelijk D O V E Verklarend/toetsend Beschrijvend Diagnostisch Evaluatief Nieuwe theorie of beschrijving Oplossingsrichtingen Opmerking 1: Wetenschappelijk onderzoek is pas fundamenteel als de uitkomst een nieuwe theorie of beschrijving is en deze via een wetenschappelijke onderzoeksmethode tot stand is gekomen. Opmerking 2: Zoals weergegeven in de figuur kan binnen de interventiecyclus wetenschappelijk onderzoek plaatsvinden.

13 Onderzoeksmethoden Rol HU: van opzet tot uitvoering experiment: Ontwikkeling verandermethodiek Procesbegeleiding Expertrol Monitoring Van actieve procesbegeleiding naar rol op achtergrond Continu observeren en vastleggen van het proces en weer aanpassen: Procesobservaties Video-opnames Visualiseren dromen en nieuw zorgorganisatiemodel

14 Reflectief actieonderzoek: integrale aanpak langs 3 dimensies Sociale dimensie Fase 1 Creatief en dromen Februari Mei 2011 Fase 2 Ontwerp VERANDERING Unfreeze change- refreeze Juni - december 2011 Fase 3 Implementatie Januari 2012 Augustus 2012 Fase 4 Monitoring, meting en vervolgactiviteiten September 2012 September 2013 Functionele dimensie ONTWERP Infrastructurele dimensie DOVE-cyclus BEGELEIDING Dimensies van het veranderproces (Achterbergh, Vriens en Doorewaard, 2010)

15 Hoe kom je daar?

16 Inrichting begeleiding veranderproces opschaling Procesbegeleiding in duo s i.s.m. teammanager Train-the-trainer Teammanager neemt geleidelijk in coachrol proces over Training teammanagers

17 Kleinschalige veranderinterventie

18 Inhuizing: TM en CCp-er leggen soms huisbezoek af afspraken en wensen in zorgdossier bij bezoek aan V&S Zorgdossier en rapportage in Caress Inhuizing: Cliënt komt op bezoek CCP-er legt huisbezoek af Afspraken en wensen in zorgdossier i.o.m. familie, arts en CCP-er Zorgdossier en Registratie: Bij start dienst dossier lezen en registreren in Caress op 2 pc s in zusterpost Huishoudelijke dienst Activiteitenbegeleiding Nachtdienst Behandelaars X Team Zorgteam X X X. RvB Locatiegroep Looproute 1 V Looproute 2 V Looproute 3 V Looproute 4 V Team Nachtdienst X Specialisaties X planning Bewoners D n Boogerd Behandelaars TM s: 1TM aansturing Viool & Korenbloem 1TM aansturing Sering, Tuinkamer oplossen Verstoringen Looproute 1 S Looproute 2 S Looproute 3 S Looproute 4 S Familie en sociaal netwerk Inhuizing: huisbezoek door CCP-er samenspelscan tbv vaststellen behoeften en wensen afspraken vastgelegd in zorgmenukaart Registratie: Dossier lezen via ipad op kamer van de cliënt, samen met Cliënt registreren. Aansluiting op flatscreen TV Inhuizing: Zorgmenukaart Cliënt komt op bezoek ter kennismaking CCP-er legt huisbezoek af voor portret bewoner en afspraken Afspraken en rolverdeling familie en team ahv samenspelscan Afspraken in zorgdossier, onderdeel van één digitaal platform, toegankelijk voor familie X Familienet: Team X X X. RvB Locatiegroep Team X Specialisaties X Aazicht t Middegaaltje Passiebloem Zorgteam 1 Zorgteam 2 Zorgteam 3 Zorgteam 4 Familie en sociaal netwerk Nachtdienst Nachtdienst Behandelaars Bewoners D n Boogerd Behandelaars Morgenzon Zorgteam Binnenkant Buitenkant: Samenwerking in de wijk Vroeg in contact met nieuwe Bewoners Aanjaagfunctie productontwikkeling en innovatie Coachen teams Binnenkant Vaste groep cliënten, ca.12 Zelforganiserend Zelf roosteren Alle benodigde disciplines in 1 team: zorg, AB en HD max. 8-9 med. 1 ontwerpen veranderen Het doel en de aanpak 1 Bestemming kiezen Creatieve traject Ontwerptraject Route uitstippelen 2 3 Avonturen beleven Realisatietraject Doel bereikt? Evaluatie en doorontwikkelen Een nieuwe reis plannen 4 2 De dromen Kleine wooneenheden met dorpsgevoel & gebruik ipads Cliënt en familie de regie Kwaliteiten en creativiteit benutten 3 Resultaten in praktijk Zelf organiseren, zelfroosteren Tuin opgeknapt Belevingsgerichte zorg Resultaten: inzet technologie 4 Familienet: 1 TM 3 Afdeling Viool TM Afdeling Sering Buitenkant 6 TM TM Beleving door cliënten en familie 5 Pilotafdeling D n Boogerd 6,7 8, : Viool & Sering 8,6 7,5 Katwijk 7,4 8,5 ipads Toepassing van nieuwe technologie 1 6 TM 2 rapportage in Caress TM 4 Meer aandacht Betere inspraak en dialoog Meer rust, vaker zelfde gezichten Gebouw vraagt om vernieuwing Resultaten in cijfers : Rendement pilots niet verslechterd gedurende experiment Verzuim sterk gedaald Nieuwe organisatiemodellen Familieparticipatie Kleinschalige zelforganiserende teams Geen functies, wel kwaliteiten Beleving door medewerkers : Pilotafdeling D n Boogerd 7,3 8,3 Viool & Sering 6,5 7,8 Katwijk 7 7,3 Meer zelfvertrouwen en trots Eigen initiatief Ruimte voor creativiteit Betere samenwerking

19 Grootschalige veranderinterventie

20 Sociale innovatie BrabantZorg : 2011: Start Experiment ActiZ-HU-BZ met 3 pilots: - Viool & Sering - D n Boogerd - Katwijk 2012: Start opschaling op 4 locaties: - Ruwaard - De Wilberthof - Simeonshof - Joachim & Anna (TM en H&F) Trainingen voor procesbegeleiders en TM s Promotieteam sociale innovatie Kracht van Aandacht 2013: Presentatie handreiking Sociale innovatie: samenwerken aan goede zorg, op reis met de cliënt als kompas Trainingen voor procesbegeleiders en TM s Intervisie bijeenkomsten 2014: Verbreding naar Thuiszorg: start 2 teams in Oss Presentatie thuiszorg team Schadewijk over zelf organiserend werken Intervisie bijeenkomsten en kennisdeling Observaties en inzichten gedeeld met RvB 2016: programma zelforganisatie voor hele organisatie 21 teams op 12 locaties bezig (geweest) met sociale innovatie: - Ruwaard - De Wilberthof - Simeonshof - Joachim & Anna (TM en H&F) - St. Jan - St. Antonius - Aatrium - Thuiszorg Oss (2 teams) - Odendael (Lavendel) - Katwijk (zorg, H&F) - St. Petrus - De Wellen & expertise (PG, in opstart) Werkconferentie Organisatieverandering van onderop: leerervaringen delen

21 Resultaten Kleinschalige zelf organiserende teams succesvoller Werkplezier Meer aandacht en rust Cliënt gedraagt zich anders Efficiënter werken Zelfverzekerd en trots Jezelf en daardoor cliënt beter kennen Inzet ICT Teammanager laat los Lager ziekteverzuim

22 Bevindingen & conclusies: Succesfactoren en belemmeringen

23 Wat waren succesfactoren? Duidelijke verwachtingen en doelen Routines doorbroken Kleine teams met afgebakende verantwoordelijkheid Zelforganisatie: roosteren, overleggen en keuzes maken Eigenaarschap Betrekken cliënten en familie Rol procesbegeleider Rol leidinggevende Disruptieve verandering bij Baron van Münchhausen probleem* Fruytier, 1994; Offereins & Ten Have, 2016

24 Binnenkant Zelforganisatie reduceert complexiteit (en bevrijdt!) Van: Naar: 3 Inhuizing: TM en CCp-er leggen soms huisbezoek af afspraken en wensen in zorgdossier bij bezoek aan V&S Zorgdossier en rapportage in Caress 1 TM Afdeling Viool 4 Looproute 1 V Looproute 2 V planning 2 6 TM Afdeling Sering TM s: 1TM aansturing Viool & Korenbloem 1TM aansturing Sering, Tuinkamer oplossen Verstoringen Looproute 1 S Looproute 2 S 2 Inhuizing: huisbezoek door CCP-er samenspelscan tbv vaststellen behoeften en wensen afspraken vastgelegd in zorgmenukaart 3 Zorgmenukaart 5 Aazicht 6 1 Buitenkant TM TM t Middegaaltje Passiebloem Morgenzon Buitenkant: Samenwerking in de wijk Vroeg in contact met nieuwe Bewoners Aanjaagfunctie productontwikkeling en innovatie Coachen teams Looproute 3 V Looproute 3 S Looproute 4 V Looproute 4 S 4 Zorgteam 1 Zorgteam 2 Zorgteam 3 Zorgteam 4 Binnenkant Vaste groep 5 Registratie: Bij start dienst dossier lezen en registreren in Caress op 2 pc s in zusterpost Huishoudelijke dienst Activiteitenbegeleiding Nachtdienst Behandelaars 7 Registratie: Dossier lezen via ipad op kamer van de cliënt, samen met Cliënt registreren. Aansluiting op flatscreen TV Nachtdienst Behandelaars 7 cliënten, ca.12 Zelforganiserend Zelf roosteren Alle benodigde disciplines in 1 team: zorg, AB en HD max. 8-9 med.

25 Wat waren belemmeringen? Te snel / te groot opgeschaald Verwachtingen vooraf niet helder Onduidelijke doelen Focus op praktische zaken Routine en werkpatronen niet doorbroken Duurde langer, motivatie ebt weg Rol leidinggevende Rol procesbegeleiders Geen stabiele teams Gemengde groepen Baron van Münchhausen probleem bleef in stand

26 Verklaring: sterk oog voor proceskant, minder voor organisatiekant (Organisatorische) interventies en condities ontbraken om veranderproces tot succes te maken Aan echte belemmering niet gewerkt Daardoor bleven hiërarchie en routines in stand Innovatiekracht beperkt (praktische zaken) Leermogelijkheden klein Afhankelijkheid externe begeleider groot Veranderproces traag zonder gewenste resultaten Veranderproces Organisatie

27 regelcapaciteit Uitdagend werk met leermogelijkheden hoog Stressrisico s Leermogelijkheden Zinloos werk Uitdagend werk Saai werk Slopend werk laag laag taakvereisten Job-demand model van Karasek (1979) hoog

28 Veranderen van onderop betekent: organiseren van verandervermogen Bovenstroom Concrete veranderingen, resultaten boeken & successen vieren Verandering Veranderingen & verbeteringen realiseren Onderstroom Zelf organisatie Verandervermogen ontwikkelen Openstaan voor verandering en hiervoor de (organiserende) vaardigheden ontwikkelen Veranderbaar

29 Aanpak van onderop: zelforganisatie van teams als instrument voor verandering Vertrekpunt: Scheiding van denken en doen Ingesleten routines Te weinig klantgericht Aanpak en begeleiding van het veranderproces Resultaat: Zelf organisatie Eigenaarschap Flexibel en veranderbaar Klant centraal Aanpak en begeleiding van organisatorische condities Versterken van het verandervermogen van medewerkers door zelforganisatie en leren

30 Van onderop veranderen, vraagt actieve rol van bovenaf Verminder organisatiecomplexiteit Stem team af op (groepen) bewoners Met teams die de klus gaan klaren Zelforganisatie géén doel, maar middel Creëer regelruimte én regelcapaciteit Klein waar het kan, groot als het moet Samenwerken op basis van vertrouwen Verbinding aan lange termijn doelen (kaders) Betekenisvol werk met leermogelijkheden Staf/ondersteuning ten dienste van de zorg Lef, vertrouwen, plezier en geduld!

31 Bedankt voor uw aandacht!

32 Wat zijn de observaties van de praktijkreferent?