Functiereeks P&O-Financiën I Scholengroep Rijk van Nijmegen vastgesteld DT

Transcriptie

1 Functienaam medewerker P&O- Financiën A Functienaam medewerker P&O-Financiën B Salarisschaal 6 Indelingsniveau IIIb Functienaam medewerker P&O-Financiën C Salarisschaal 7 Indelingsniveau IIIc Functienaam medewerker P&O- Financiën D Salarisschaal 8 Indelingsniveau IIIc Salarisschaal 5 Indelingsniveau IIc 2. Context Scholengroep Rijk van Nijmegen (SGRvN) bestaat uit de VO-scholen Canisius College, Kandinsky College, NSG Groenewoud en de Sint Jorisschool. De scholengroep heeft één missie: laat leerlingen als zelfbewuste burgers het maximale uit zichzelf halen. Daartoe werken de scholen samen aan verbetering van het onderwijs, waarbij iedere school een eigen profilering uitdraagt en zelf vormgeeft aan het onderwijs, het pedagogisch-didactisch handelen en de kwaliteitszorg. Het onderwijs van de scholen van SGRvN sluit naadloos aan op het primair onderwijs en de begeleidingsvragen van de leerling. De doorstroom binnen de school en naar andere onderwijsinstellingen is hierdoor zo optimaal mogelijk. Gedurende hun onderwijsloopbaan worden leerlingen voorbereid op deelname aan de samenleving, in een lokale en (inter)nationale omgeving. De scholen stimuleren een actief burgerschap door leerlingen met hun omgeving kennis te laten maken. De inhoudelijke samenwerking met vervolgopleidingen, bedrijven en maatschappelijke partners is om die reden versterkt. Elke school van SGRvN kent meerdere (afdelings)teams die ervoor zorgen dat iedere leerling meester wordt over zijn talenten. De teams dragen verantwoordelijkheid voor de organisatie, uitvoering en ontwikkeling van het primaire proces: onderwijs, de realisatie van de onderwijsdoelen en onderwijsprogrammering. Ter ondersteuning van het primaire proces (direct of indirect) zijn binnen SGRvN OOP-ers op verschillende gebieden werkzaam (Onderwijs Ondersteunend Personeel). Medewerkers P&O en Financiën maken daar ook deel van uit. De werkzaamheden van de P&O en Financiële medewerkers worden uitgevoerd binnen één of meerdere scholen of locaties van de Scholengroep of bij het Bestuursbureau. 3. medewerker P&O-Financiën A (5) 3. medewerker P&O-Financiën B (6) 3. medewerker P&O-Financiën C (7) 3. medewerker P&O-Financiën D (8) Voert een gevarieerd en breed takenpakket uit waarbij sprake is van enige keuzevrijheid en waarvan de aanpak is vastgelegd in regels en procedures. De medewerker legt verantwoording af aan de leidinggevende over de volgorde en juistheid van de uitvoering van de werkzaamheden. uit waarbij op basis van eigen inzicht en interpretatie keuzes worden gemaakt en waarvan de aanpak is vastgelegd in regels, voorschriften en procedures. De medewerker legt verantwoording af aan de leidinggevende over de kwaliteit van de werkzaamheden in relatie tot de gestelde eisen. uit of de coördinatie of aansturing van dit type werkprocessen waarbij sprake is van gevarieerde problemen, er meer inzicht is vereist in samenhang tussen de werkprocessen en het eigen werkterrein en waarvan de aanpak is vastgelegd in regels, voorschriften en procedures. De medewerker legt verantwoording af aan de leidinggevende over de kwaliteit van de werkzaamheden in relatie tot de gestelde eisen. De medewerker legt functioneel verantwoording af over de kwaliteit van de werkzaamheden aan medewerker F. Voert een gevarieerd, complex en breed takenpakket uit of de coördinatie of aansturing van dit type werkprocessen waarbij sprake is van gevarieerde problemen, er meer inzicht is vereist in samenhang tussen de werkprocessen en het eigen werkterrein en waarvan de aanpak is vastgelegd in de administratieve organisatie, met elkaar samenhangende richtlijnen en procedures, regelgeving en/of voor het werkterrein specifiek beleid. De medewerker legt verantwoording af aan de leidinggevende over de kwaliteit van de werkzaamheden in relatie tot de gestelde eisen.

2 De contacten zijn voornamelijk gericht op management en medewerkers waarbij het gaat om het uitwisselen van informatie over de werkwijze en voortgang van de werkzaamheden. Voert een gevarieerd takenpakket uit zoals: De contacten zijn voornamelijk gericht op management, medewerkers en derden waarbij het gaat om het uitwisselen van informatie over de werkwijze en voortgang van de werkzaamheden en het maken van afspraken over voortgang, werkwijze, prioritering van de werkzaamheden. uit zoals: De contacten zijn voornamelijk gericht op management, medewerkers en derden waarbij het gaat om het uitwisselen van informatie over de werkwijze en voortgang van de werkzaamheden en het maken van afspraken over voortgang, werkwijze, prioritering van de werkzaamheden. Voert een gevarieerd, meer ingewikkeld en breed takenpakket uit of de coördinatie of aansturing van dit type werkprocessen zoals: De contacten zijn voornamelijk gericht op management, medewerkers en derden waarbij het gaat om tot afstemming te komen van werkwijzen, procedures, uitvoering en interpretatie van regels en procedures. Voert een gevarieerd, complex en breed takenpakket uit of de coördinatie of aansturing van dit type werkprocessen zoals: - verschaft informatie over regelingen en procedures en is behulpzaam bij het invullen van diverse aanvraagformulieren (levensloop, pensioen en wachtgeld); - zendt ingeleverde aanvraagformulieren naar behandelende instanties door, verstrekt zonodig (telefonisch) aanvullende informatie en voert hierover standaardcorrespondentie; - maakt brief voordracht voor benoeming op en/of laat arbeidsovereenkomsten controleren en ondertekenen;brengt mutaties aan in formatiebezettingsoverzichten en houdt deze actueel; - houdt de ziekte- en verlofregistratie bij; - verricht administratieve werkzaamheden op personeelsgebied en beheert personeelsdossiers. - verschaft informatie over complexe regelingen en procedures aan personeelsleden; - verstrekt algemene informatie aan sollicitanten over functie-inhoud, sollicitatieprocedure, salaris, e.d.; - verzorgt de intake van nieuwe personeelsleden; - verstrekt werkgeversverklaringen ten behoeve van bijvoorbeeld gemeentelijke instellingen, woningbouwcorporaties, bedrijfsverenigingen, banken; - bewaakt de planning en voortgang in verband met reïntegratietrajecten bij arbeidsongeschiktheid beoordelingsprocedures, opleidingsplannen, e.d.; - onderhoudt contacten met medewerkers, het schoolmanagement en externe instanties; - geeft binnen de geldende regels voorwaarden aan bij indiensttreding, niveau, salarisnummer, aard van het dienstverband, te volgen opleidingen; - ziet toe op de uitvoering van de rechtspositionele regelingen en verstrekt informatie daarover aan het management en personeelsleden; - plant en organiseert introductie-, stage- en opleidingsprograma's; - bewaakt ontslagformaliteiten: levensloop, pensioen en wachtgeld; - beheert en onderhoudt de applicatie voor les- en taaktoedeling; - stelt personele mutaties op en levert deze aan aan het Bestuursbureau; - levert gegevens aan voor overzicht vacatures en aanbod. - genereert sturingsinformatie voor het management; - - verstrekt informatie aan management en personeelsleden over gecompliceerde rechtspositionele aangelegenheden; - adviseert het management bij de voorbereiding en uitvoering van het personeelsbeleid en ten aanzien van de te nemen rechtspositionele beslissingen. - bewaakt de vastgestelde formatiebudgetten voor directie/op/oop;

3 - verwerkt mutaties in de personeelsen salarisadministratie; - past regels toe betreffende verlof en vergoedingen; - gaat de rechtmatigheid en juistheid van de aanvragen na; - controleert en/of herberekent declaraties; - handelt aanvragen betreffende verlof en vergoedingen, administratief af; - Verzorgt de ziekte- en verlofadministratie. - controleert aangeleverde mutaties en pleegt zo nodig overleg hierover; - maakt arbeidsovereenkomsten aan; - verzorgt de afdracht van loonbelasting, sociale premies, pensioenbijdragen, e.d.; - zorgt voor de toepassing en berekening van de lopende CAO-afspraken; - verzorgt de input van salarisgegevens en controleert de output. - Maakt uitputtingsoverzichten; - geeft informatie over de werkwijze en procedures op het gebied van personeelsbeheer en over de inhoud van rechtspositie-, vergoedings- en tegemoetkomingregelingen en voert deze rechtspositionele regelingen uit; - (naar P&O)draagt bij (langdurige) ziekte van personeelsleden zorg voor het uitvoeren van de wet- en regelgeving ; - verzorgt de aanvraag van uitkeringen (ABP, UWV etc.); - maakt overzicht vacatures/boventalligheid en mobiliteit; - beheert de vacature-website. - past regelingen toe betreffende secundaire arbeidsvoorwaarden.; - bestudeert regelingen (waaronder gevoelige rechtspositionele regelingen, zoals loonbeslag en disciplinaire straffen) en daarmee samenhangende arbeidsvoorwaarden en beoordeelt de gevolgen ervan voor het personeel en de toepasbaarheid ervan in concrete situaties; - geeft 2 e lijns ondersteuning aan decentrale P&O-medewerkers op het gebied van PSA en rechtspositie; - stelt loonkostenbegroting op. 2. Personeels- en salarisadministratie - ontwikkelt voorstellen voor de inrichting van de personeels- en salarisadministratie; - coördineert de werkzaamheden van de personeels- en salarisadministratie; - onderhoudt en past de PSA aan ten behoeve van het interne beheer en de informatievoorziening. En/of 3. financieel administratieve werkzaamheden - controleert ingekomen facturen, codeert deze ten behoeve van de verwerking in de boekhouding en zorgt voor een tijdige betaling; - verifieert en controleert declaraties en facturen, op volledigheid, vereiste parafen en prestatieverklaringen; - verzorgt het kasverkeer en levert kasstaten aan 3. financieel administratieve werkzaamheden - controleert aangeleverde financiële stukken (opdrachtbrieven, facturen, e.d.) op volledigheid, juistheid en rechtmatigheid, codeert t.b.v. de verwerking (brondocumenten) in de boekhouding en zorgt voor een tijdige betaling; - voert de debiteuren- en crediteurenadministratie en het vorderingenbeheer en controleert of de subsystemen administraties aansluiten met En/of 3. financieel administratieve werkzaamheden - stelt periodiek inkomsten- en uitgavenoverzichten samen; - verstrekt financiële gegevens ten behoeve van het opstellen van deelbegrotingen en meerjarenramingen; - signaleert verschillen tussen het vastgestelde budget en de ingediende rekeningen, bespreekt mogelijke oorzaken met de budgethouders en doet aanbevelingen ter bijsturing; - verzamelt en verwerkt gegevens voor 3. Begrotingsvoorbereiding en - uitvoering - ondersteunt bij het opstellen van de conceptbegroting inclusief de bijbehorende toelichting; - bereidt overleg voor over de financiële consequenties van ingediende (beleids)plannen, inventariseert knelpunten en bespreekt gewenste en/of noodzakelijke wijziging(en) met budgethouders; - bereidt wijzigingen in de begroting

4 - controleert bankafschriften en bereidt verwerking in de boekhouding voor; - voert de debiteuren- en crediteurenadministratie; - controleert de voortgang van nog af te handelen facturen en verzendt facturen en aanmaningen; - draagt zorg voor archivering van alle boekhoudkundige bescheiden; - stelt overzichten met betrekking tot inkomsten en uitgaven samen; - verleent assistentie bij werkzaamheden t.b.v. de begrotingssamenstelling en de jaarrekening. de grootboekadministratie; - stelt overzichten van inkomsten en uitgaven op; - verstrekt informatie uit de administraties over de nog bestaande budgettaire ruimte voor het aangaan van verplichtingen; - informeert over de toepassing van wet- en regelgeving, procedures, interne afspraken, e.d.; - informeert over de voortgang van afhandeling van lopende financieeladministratieve aangelegenheden; - doet op basis van praktijkervaringen voorstellen tot verbetering van de gehanteerde systematiek. voortgangsrapportages, adviseert over budgetaanvragen en stelt financiële overzichten op ten behoeve van het budgetbeheer; - levert een bijdrage aan het opstellen van kengetallen, verantwoordingsrapportages en de jaarrekening; - adviseert met betrekking tot de uitvoering van de debiteuren- en crediteurenadministratie; levert een bijdrage aan het onderhoud van de administratieve organisatie van het eigen werkgebied; - volgt nieuwe ontwikkelingen op het vakgebied en doet verbeteringsvoorstellen op financieel-administratief gebied. voor; - stelt kengetallen, verantwoordingsverslagen en managementrapportages op over de begrotingscyclus; - stelt onderdelen van de jaarrekening op; - stelt delen van financiële beleidsnotities op. 4. Coördinatie financiële administratie en -procedures - richt (sub)administraties in, in overeenstemming met de informatiebehoefte, richtlijnen van het management en automatiseringsrichtlijnen; - coördineert en zorgt voor de uitvoering van de financiële administratie, incl. het uitvoeren van rechtmatigheidcontroles; - fiatteert na controle, registratie en verificatie betaalbaarstellingen; - signaleert budgetover- of - onderschrijdingen en bespreekt mogelijke oorzaken met budgethouders; - geeft toelichting aan accountants over bij controles gesignaleerde onduidelijkheden in de administratie; - doet voorstellen voor budgetwijziging, begrotingswijziging, e.d.; - ziet toe op de uitvoering van de financiële procedures, zoals vastgelegd in de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) en doet voorstellen tot aanpassing daarvan; - doet voorstellen voor aanpassing en verbetering van de AO.

5 5. Uitvoering interne controles - beoordeelt de juistheid, rechtmatigheid en doelmatigheid van delen van de (financiële) administraties; - stelt (deel)rapporten op met conclusies en aanbevelingen; - stelt knelpunten en afwijkingen vast in de naleving van het interne controlebeleid en doet suggesties ten aanzien van de opzet van standenregisters en andere interne controle-instrumenten. - Vaktechnische kennis van administratieve procedures en inzicht in de administratieve organisatie. - Inzicht in organisatorische en functionele verhoudingen; - Inzicht in werkwijzen en procedures van de organisatie; - Vaardigheid in administratief beheer; - Dienstverlenende vaardigheden. Zie 5. - Theoretische en praktisch gerichte kennis van financiën of personele zaken. - Kennis van relevante wet- en regelgeving. - Inzicht in organisatorische, financiële of personele processen. - Communicatieve en organisatorische vaardigheden en/of leidinggevende vaardigheden. Zie 7.