Patiëntenlogistiek in het UMC Utrecht. Ir. Arjan van Hoorn Programmamanager CBC

Transcriptie

1 Patiëntenlogistiek in het UMC Utrecht Ir. Arjan van Hoorn Programmamanager CBC

2 Medische Faculteit

3 Wilhelmina Kinderziekenhuis

4 Academisch Ziekenhuis Utrecht bedden opnamen 8,3 dagen gem. ligduur poli bezoeken dagbehandelingen SEH bezoeken

5 Organisatie & Kerncijfers Raad van Bestuur Concernstaf 5 directies 12 divisies Waaronder OK/Anes/SEH IC Heelkundige Spmen Hart & Longen Hersenen Kinderen Radio/Nucleair

6 Organisatie & Kerncijfers Raad van Bestuur Concernstaf 5 directies 12 divisies Waaronder OK/Anes/SEH IC Heelkundige Spmen Hart & Longen Hersenen Kinderen Radio/Nucleair

7 Abstract Patientenlogistiek in het UMC Utrecht is belangrijk, helemaal in en krijgt vorm in verschillende programma s. Eén van die programma s heeft als doel logistieke processen rondom de chirurgische patiënten te optimaliseren middels een scheiding in voorspelbare zorg en complexe cq. spoed zorg van poli tot ontslag. De thema s Voorspelbaar, Vriendelijk en Veilig zijn leidend in dit programma rondom het Chirurgisch Behandel Centrum (CBC). Dit krijgt uitwerking in vier projecten: de ontwikkeling van zorgpaden, een onestop-shop opnameplein met een gecombineerde POS en opnamescreening, een zorginformatiemodel en verbeterde OK-planning. De presentatie gaat kort in op de uitdaging patiëntvriendelijkheid te combineren met doelmatige bedrijfsvoering. De meeste aandacht zal liggen op de logistieke vragen binnen dit programma zoals instroomplanning bij een POS-poli op inloop en verbeterde OK-planning. Daarnaast komen logistieke uitdagingen in de doorstroom van electieve patiënten in de keten OK-IC-beddenhuis aan bod. Deze presentatie bevat geen resultaten, wel oplossingsrichtingen waar het UMC Utrecht mee aan de gang gaat.

8 Patiëntenlogistiek in het UMC is belangrijk voor het realiseren van medische speerpunten (patiëntgroepen) medische afdelingen kiezen meer en meer wat ze wel/niet doen uitwerking van keuzes in ondernemingsvoorstellen per specialisme met beslag op resources uitgewerkt in aantallen en netwerk van relaties voor het behoud van concurrentiepositie voorspelbare zorg scheiden van complexe en onvoorspelbare zorg vriendelijk, veilig en voorspelbaar aanbieden

9 Patiëntenlogistiek in het UMC is helemaal in Dreigend capaciteitstekort door aanbodzijde: tekort verpleegkundigen & OK-medewerkers door vraagzijde: verpleegduur stijgt (zorgzwaarte, ontslagbeleid, combi?) Divisieoverstijgende samenwerking poortdivisies gebruiken samen schaarse OK-IC-MC capaciteit doorstroom afhankelijk van onderliggende planningen & realisaties gezamenlijk op zoek naar afstemming Wie heeft mandaat? Directe betrokkenheid van de top voorzitter steunt en geeft ruimte binnen duidelijke divisiestructuur strategische thema s: Investeren, Samenwerken, Innoveren Slimmer Beter: investeren in kansrijke innovaties in organisatie van zorg

10 Patiëntenlogistiek in het UMC krijgt vorm in verschillende programma s In de uitvoering van zorg Cancer Center: stroomlijnen multidisciplinaire zorg rondom oncologische patiënten Chirurgisch Behandel Centrum: optimaliseren zorglogistieke processen rondom chirurgische patiënten Polikliniek van de Toekomst: efficiënt en klantgericht inrichten van de poliklinische organisatie In de ondersteuning van zorg MyUMC patiëntenportaal via internet, digitale deur met mogelijkheden Vervanging ZIS (samen met LUMC) plannen voor nieuwe werkwijze door nieuwe ICT-mogelijkheden

11 Het CBC-programma Chirurgisch behandelcentrum Scheiding planbaar vs. complex/spoed van poli tot ontslag Uitwerking in Zorgpaden Opnameplein Zorginformatiemodel OK-planning ZOZO! Blijham matrix, Med Contact, sept 2005

12 Terugblik 1 e Fase CBC-programma: conceptontwikkeling & eerste resultaten Conceptontwikkeling Voor 2006: Renovatie OK tot CBC leidt tot plan optimalisatie patiëntstromen (scheiding voorspelbaar vs. spoed/complex i.p.v. dag vs. klinisch) 2006 McKinsey: verbeteren OK-proces alleen = suboptimaal, optimaliseer gehele zorglogistiek van chirurgische patiënten; d.w.z. van binnenkomst tot ontslag Start CBC-programma met vijf werkstromen Resultaten werkstromen op hoofdlijnen (december 2007) Fysieke inrichting KPI/Zorginfo Zorgpaden Integrale capaciteitsplanning POS-poli Programma van Eisen voor 2 aanpalende OK-locaties in harmonicamodel. Vanaf nu buiten CBC-programma. Oplevering CBC: Vastgoed & Huisvesting Set KPI s voor (bij)sturing binnen zorgpaden door zorgverleners. Geslaagde pilot voor ontsluiting logistieke stuurinformatie zorgpaden. Formats & werkwijze ontwikkeld. Diagnosepaden urologie en orthopedie compleet. Zorgpaden orthopedie: totale heup, totale knie, wervelkolomchirurgie. Voor ieder duidelijk: divisieoverstijgend probleem. Gedachtegoed omarmd, geen akkoord plan planningsbestuur, wel zicht op knelpunten integrale planning. Vanaf nu buiten CBC-programma. Concept POS op inloop ontwikkeld. Multidisciplinair akkoord inhoud algemene gezondheidsvragenlijst. Taaksubstitutie & procesoptimalisatie: VPK en & ass. zien meeste patiënten Terugblik Visie Programma Deelprojecten Fasering Organisatie 11

13 Vanuit visie op CBC-zorg CBC-zorg: patiënt komt graag naar het UMC Utrecht want het zorgproces is voorspelbaar, vriendelijk & veilig georganiseerd Voorspelbaar Vooraf opgesteld zorgpad is bekend bij zorgverleners en patiënt I.p.v. sturen op uitzonderingen, sturen op meerderheid Vriendelijk Minder bezoeken aan het ziekenhuis Nakomen van afspraken, want voorspelbaar Veilig Eenduidig proces met minder kans op fouten en verstoringen Generieke onderdelen van zorgpaden SAFER maken

14 Uitdaging 1: POS-poli op inloop Huidige situatie: - Patiënten komen apart of op een combi-spreekuur naar het UMC Utrecht voor een screening & voorlichting door de anesthesiologie & VPK-intake - Door taaksubstitutie is doelmatigheidswinst behaald Logistieke uitdaging: zonder verlies van servicegraad (langere wachttijden), toch patiëntgericht Vriendelijk: - keuze voor alle patiënten: poli op inloop of afspraak andere dag - flexibiliteit ten koste van doelmatigheid = beleidskeuze Voorspelbaar: Uitstroom uit chirurgische poli s voorspellen/sturen waar mogelijk B.v.: nieuwe patiënten spreiden over spreekuur

15 Huidig & Gewenst stroomschema Patiënt meldt zich telefonisch met onbekende klacht Patiënt met onbekende klacht op poli Tussenstappen OK-indicatie ja VPK screening Verpleegkundig dossier Perioperatieve vragenlijst invullen nee POS Anesthesie dossier Brief opvragen cardio & long Andere behandelwijze Lab & ECG verwijzing door POS HUIDIG Opnameburo Bezoek 1 00 Bezoek x 00 Pt op WL Bezoek x+1 0 Pt gepland Patiënt meldt zich telefonisch met onbekende klacht Patiënt met onbekende klacht op poli Tussenstappen OK-indicatie Brief opvragen cardio & long Fax POS Verwijzing LAB & ECG VPK screening Gezondheidsvragenlijst thuis digitaal invullen nee Andere behandelwijze GVL Perioperatief deel digitaal invullen LAB & ECG verwijzing via protocol POS Gezondheidsvragenlijst POS- Fiat GEWENST Bezoek 1 00 Bezoek x 00 Opnameburo Pt gepland One-stop-shop: 1 bezoek minder; bij simpele ingrepen direct klaar Digitale vragenlijst algemene gezondheid thuis invullen (BSN) voor 1 e bezoek/consult Brief cardio/long beschikbaar bij POS-screening Perioperatief deel vragenlijst digitaal invullen LAB & ECG indien nodig voorafgaand aan POS bezoek POS-fiat tenzij (cardio) En Patiënt met OK-datum naar huis POS- Fiat Patiëntenbrief Verpleegkundig dossier Anesthesie dossier Patiëntenbrief VPK Anamnese Operatie Bezoek x+2 00 VPK Anamnese Operatie Bezoek x+1 00

16 Huidig & Gewenst stroomschema Patiënt meldt zich telefonisch met onbekende klacht Patiënt met onbekende klacht op poli Tussenstappen OK-indicatie ja VPK screening Verpleegkundig dossier Perioperatieve vragenlijst invullen nee POS Anesthesie dossier Brief opvragen cardio & long Andere behandelwijze Lab & ECG verwijzing door POS HUIDIG Opnameburo Bezoek 1 00 Bezoek x 00 Pt op WL Bezoek x+1 0 Pt gepland Patiënt meldt zich telefonisch met onbekende klacht Patiënt met onbekende klacht op poli Tussenstappen OK-indicatie Brief opvragen cardio & long Fax POS Verwijzing LAB & ECG VPK screening Gezondheidsvragenlijst thuis digitaal invullen nee Andere behandelwijze GVL Perioperatief deel digitaal invullen LAB & ECG verwijzing via protocol POS Gezondheidsvragenlijst POS- Fiat GEWENST Bezoek 1 00 Bezoek x 00 Opnameburo Pt gepland One-stop-shop: 1 bezoek minder; bij simpele ingrepen direct klaar Digitale vragenlijst algemene gezondheid thuis invullen (BSN) voor 1 e bezoek/consult Brief cardio/long beschikbaar bij POS-screening Perioperatief deel vragenlijst digitaal invullen LAB & ECG indien nodig voorafgaand aan POS bezoek POS-fiat tenzij (cardio) En Patiënt met OK-datum naar huis VPK Anamnese POS- Fiat Operatie Patiëntenbrief Bezoek x+2 00 Verpleegkundig dossier VPK Anamnese Anesthesie dossier Operatie Patiëntenbrief Bezoek x+1 00 Opnameplein op inloop

17 Onderzoeken (0-meting) 1. Patiënttevredenheid (o.a. wachttijd) 2. Tijdsmeting (o.a. wacht- en consultduur) Mening & meting zijn 1-op-1 te koppelen Tevens koppelen aan medische & organisatorische gegevens Daarmee: Voorspellende variabelen consultduur te achterhalen Oordeel over werkelijke wachttijd mogelijk Inzicht in proces

18 Uitdaging 2: Voorspelbaarheid OK-planning TACTISCH Voorspelbaarheid / betrouwbaarheid van sessieverdeling NU: op jaarbasis uitdelen op maandbasis definitief PLAN: X% garanderen, indien sluiting nodig, uit andere sessies Geeft spmen duidelijkheid, vooruit denken/plannen wordt mogelijk Met OK-datum naar huis wordt mogelijk ongeacht lengte wachtlijst

19 Uitdaging 2: Voorspelbaarheid OK-planning OPERATIONEEL Kwaliteit van planning Inschatting chirurgische & anesthesiologische tijd apart Planning van beide op schipholbord Plancodes (operatiecodes) als beslissingondersteuning Lerend vermogen aanspreken in Keek op de week Keek op de week - items: 1. Aantal IC/REC-bedden per dag 2. Onderbenutting (heeft iemand een patiënt voor dit gat?) 3. Overbenutting (te veel verwachte uitloop op zelfde dag/sector) 4. Goudomrande OK s benoemen (bottleneck in keten) Sturen op korte termijn, met lange termijn (jaarafspraken) als ijkpunt

20 Voorstel voor Keek op de week Kengetallen per werkdag en per OK: Specialisme Benutting tenzij meerdere sessies (spmen) op 1 dag % van sessietijd met patiënt op OK, ook gemiddelde van dag en week (som zittingstijd / sessietijd) Late start Op tijd ( 0 min), Kort ( 7), Middel (8-29) of Lang (30+) Wisseltijd Gemiddelde duur: in getal & categorie (Negatief, 0-15, 16+) Aantal wisselingen Einde sessie Tijdstip waarop sessie volgens planning eindigt Einde laatste zitting Tijdstip waarop laatste zitting daadwerkelijk geëindigd is Vroeg einde Op tijd (± 15 min), Vroeg (16-60), Zeer vroeg (60+) Uitloop Op tijd (± 15 min), Kort (16-30), Middel (31-60) Lang (61+) Afgezegde patiënt Elke afzegging wordt besproken, reden = beschikbaar

21 Uitdaging 3: de OK in de keten Chirurgische zorgpaden (aandoening en behandelwijze), vallen uiteen in drie stromen: Stroom 1: Electief Stroom 2: Semi-electief Stroom 3: Spoed De (semi-)electieve OK-patiënten zijn het handvat voor sturing. Niet chirurgische IC-patiënten blijven (nog) buiten beschouwing Aanname: grootste doorstroom bij gelijkmatige instroom

22 Uitdaging 3: de OK in de keten Kortom: ordening patiëntengroepen (na indicatie) op basis van: 1. Aandoening 2. Behandelwijze 3. Patiëntenstroom (voorspelbaarheid) Capaciteitsbeslag wordt duidelijk door per patiëntgroep elke stroom te kwantificeren. Tactisch vraagstuk: verdeling capaciteit (op OK) zodanig dat elk van de stromen voor elk zorgpad de in-, door- en uitstroom nivelleert.

23 Uitdaging 3: de OK in de keten Huidige oplossingsrichting: OK-jaarrooster van sessiesverdeling per specialisme met gekoppelde IC slots zodat instroom IC nivelleert (nog te realiseren) Stroom 1: Electief Stroom 2: Semi-electief Stroom 3: Spoed

24 Uitdaging 3: de OK in de keten Nieuwe technieken nodig om: OK-jaarrooster met gekoppelde IC én MC slots (incl. kliniek?) zodat instroom, doorstroom én uitstroom nivelleert Daarmee is ook doorstroom van nietchirurgische patiënten beter te sturen Maar: patiëntgroepen opdelen naar stroomtype explosie complexiteit Nodig: data & algoritmen Stroom 1: Electief Stroom 2: Semi-electief Stroom 3: Spoed

25 Uitdaging 3: de OK in de keten Meerdere snijdende divisies gebruiken capaciteit van divisies OK & IC Opdracht: benut beschikbare capaciteit samen zo goed mogelijk Oplossing: Voor planningsprobleem ligt handvat bij electieve OK-patiënten Gecombineerde OK-IC slots (tevens goudomrand & gegarandeerd) Lastig: Triageregels voor spoedopvang vs. Logistieke regels voor doorstroom