What s new in FleCreaS 2016?

Transcriptie

1 What s new in FleCreaS 2016? Referentie: DP_FLECREAS2016_ _V1.0 Datum: 25/02/2016

2 1 Algemeen: De rekenbladen in FleCreaS 2016 werken sneller dan vroeger en zijn performanter; Tal van formulieren hebben een nieuwe lay-out gekregen en zijn gebruiksvriendelijker; Heel wat cellen bevatten cel-commentaar of verwijzen naar de kennisdatabank van de FleCreaS-portal; De FleCreaS-portal, een website enkel toegankelijk voor gebruikers, staat volledig op punt en wordt regelmatig geactualiseerd. - Onder agenda kan men de datums en de inhoud van de open opleidingen en webinars raadplegen; - deze webinars worden opgenomen zodat men deze onder video s steeds kan herbekijken. Tevens bevatten deze modules een tijdsschaal zodat men onmiddellijk een onderwerp kan raadplegen; - Onder documentatie kan men de volledige kennisdatabank voor bouwmanagement raadplegen. Hier worden de verschillende aspecten van bouwmanagement inhoudelijk besproken en geactualiseerd. 2 Bouwmanagement in de ontwerp- of voorstudiefase De projectgegevens worden bijgehouden in een centraal bestand waar men o.a. via tal van filters overzichtelijke overzicht-lijsten met totaalresultaten over alle projecten heen kan creëren; Opstellen van de gedetailleerde meetstaat met eenheidsprijzen verbonden met de overeenkomstige omschrijving van het algemeen bestek; (x) Verschillende printmogelijkheden van de gedetailleerde meetstaat (b.v. voor heel het project, per lot of deelofferte ); Prijsraming van het project aan de hand van actuele eenheidsprijzen; (x) Opstellen van de prijsaanvraag van het project voor alle loten of per lot naar verschillende ondernemingen met de administratieve opvolging; Opstellen van het bijzonder bestek met of zonder vermelding van de eenheidsprijzen en/of hoeveelheden per meetstaatpost. (x): Volledige integratie met het algemene bestek van de VMSW (Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen) zelfs in FleCreaS 2016 nog verder uitgediept, inclusief richttijden en richtprijzen of integratie met het Standaardbestek 250 versie 3.1 Wegen & verkeer. 3 Bouwmanagement in de kostprijsberekenings- of offertefase FleCreaS 2016 voldoet volledig aan de technische publicaties van het WTCB in verband met bedrijfsbeheer. Zo wordt de kostprijsberekening niet alleen gebruikt om mooie offerten te genereren, maar (en minstens even belangrijk) kan men vanuit deze kostprijsmodule gemakkelijk de werkvoorbereiding en de budgettering van de bewerkingen (uitvoeringsactiviteiten) opstellen. De voorcalculatie werd verder uitgediept en aan de hand van geactualiseerde menu s uitgebouwd. Zo kan men o.a. de technieken van activity based costing (ABC) eenvoudiger toepassen. Daarnaast kan men aan de offerte tal van standaarddocumenten toevoegen zoals bv verschillende titelpagina s, algemene voorwaarden, contracten, De externe meetstaat van de opdrachtgever kan op een eenvoudige wijze overgenomen worden in de kostprijsberekening. Tevens wordt deze externe meetstaat toegevoegd aan de kostprijsberekening zodat men na de calculatie de eenheidsprijzen kan laten invullen in de tabel van de opdrachtgever en dit als een afzonderlijk Excel-tabel bewaren. De FleCreaS bibliotheek 2016 is verder uitgebouwd en geactualiseerd in functie van de feedback van de talrijke gebruikers uit alle beroepssectoren van de bouwwereld: - Tijdnormen (uitvoeringstijden) zijn verder uitgebouwd, zeker wat betreft de voltooiingssector; - In het werkblad materiaalkosten zijn de materiaaleigenschappen volledig toegevoegd aan de materiaalkostprijslijst zodat dit een heel grote flexibiliteit inhoudt op niveau van calculatiesteekkaarten per meetstaatpost; Pagina 2

3 - Onderaannemingskosten zijn verder aangevuld en conform de huidige markt; - Materieelkosten kunnen volledig uitgerekend worden enerzijds volgens de methodiek van het WTCB of volgens de CMK 2016 (overheidsopdrachten); - Typeposten met calculatiesteekkaarten en typeformules werden geactualiseerd en andere werden toegevoegd (deze nieuwe calculatiefiches zijn vooral van toepassing in ondernemingen uit de voltooiingssector & technieken). 4 Bouwmanagement op vlak van prijsaanvragen, prijsvergelijkingen en analytisch verslag FleCreaS 2016 bevat een nieuwe toepassing Analytisch verslag op basis van het Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 2011 (bewerkt in 2014). - In deze toepassing kan men op een eenvoudige wijze de samenvattende meetstaat inlezen vanuit andere FleCreaS-toepassingen en prijsaanvragen opstellen naar verschillende ondernemers, dit voor heel het project of voor een lot van de offerte (deelofferte), inclusief gekoppelde documenten; - In het gedeelte Analytisch verslag wordt eerst een administratieve controle gemaakt van de verschillende ondernemers (of onderaannemers). - Na de controle op de vereiste documenten worden de ondernemers geselecteerd die in aanmerking komen voor de prijsvergelijking. De prijsvergelijking verloopt in verschillende fazen: controle op rekenfouten in de ontvangen offertes en controle op abnormale eenheidsprijzen t.o.v. het toegelaten gemiddelde van alle ondernemers; controle op opmerkingen in verband met de voorziene hoeveelheden en aanpassingen naar aanvaarde hoeveelheden; controle op ontbrekende eenheidsprijzen en berekenen van opgelegde eenheidsprijzen conform het hierboven vermeld Koninklijk besluit m.b.t. overheidsopdrachten; invullen van ontbrekende meetstaatposten en berekening van leemtebedragen; - Na deze verschillende stappen van de prijsvergelijking wordt de grenswaarde berekend volgens het KB van 2011 en de onderneming geselecteerd die deze offerte of dit lot mag uitvoeren. - In functie van de aanvaarde hoeveelheden, invulling van ontbrekende eenheidsprijzen en leemteberekeningen wordt voor deze onderneming het totaalbedrag uitgerekend; - Men stelt dan uiteindelijk de aangepaste offerte op, inclusief de hierbij horende documenten zoals b.v. het contract. 5 Bouwmanagement in de uitvoeringsfase Registreren van de verbruikte kostenelementen: - In de materiaal- en onderaannemingsopvolging worden de directe kosten per project en per bewerking op een eenvoudige wijze bijgehouden. Vanuit de registratie van deze kosten kan men in FleCreaS 2016 rechtstreeks de materiaal- of onderaannemingsgegevens in de kostenbibliotheek actualiseren Daarnaast zijn dit essentiële gegevens voor facturatie van werken in regie en voor de projectopvolging per bewerking; - De registratie van de gepresteerde werkuren en de materieelinzet per project werd door een vernieuwde invulfiche vereenvoudigd. Werkuurgegevens van externe informatiebronnen zoals track- en tracingsystemen kan men eenvoudig inlezen en verder aanvullen. Aan de hand van deze gegevens kan men verschillende tabellen opstellen voor de loonadministratie én voor de projectopvolging (gepresteerde werkuren en materieelinzet per bewerking en per project, gebudgetteerd in de offerte of te verrekenen niet voorziene bewerkingen); Pagina 3

4 Facturatie in FleCreaS 2016: - Het facturatiemodel in FleCreaS 2016 heeft bijkomende mogelijkheden. Zo kan men per factuur verschillende BTW-percentages hanteren. De facturen zijn automatisch gekoppeld met een verkoopboek, kwartaallijst, statistiekgegevens en documenten. Alle factuurgegevens worden bewaard zodat men steeds vroegere facturen in dit Excel-model kan opvragen. Tevens kan men Franstalige facturen opstellen. Daarnaast bevat deze toepassing tal van documenten zoals BTW-attesten, verschillende types van aanmaningsbrieven in functie van de factuur-vervaldatum, en dit in de twee talen. Vorderingsstaten versus productiestaten: - In de nieuwe toepassing Projectopvolging kan men op een eenvoudige wijze vorderingsstaten maken met tal van opties met betrekking tot meerdere herzieningsformules per meetstaatpost of verdeelsleutels voor meerdere klanten binnen één meetstaatpost. Van iedere meetstaatpost kan men de te factureren hoeveelheid staven aan de hand van uittrekformulieren en wordt er per meetstaatpost een historiek bijgehouden van de uitgevoerde hoeveelheden over al de periodes van de vorderingsstaat. Aan deze vorderingsstaat kan men tal van documenten koppelen zoals o.a. een titelblad, verschillende vormen van schuldvorderingen, Daarnaast kan men deze toepassing ook gebruiken als volwaardige projectopvolging. Bij deze keuze worden de budgetten van de goedgekeurde kostprijsberekening overgenomen en bewerkt in functie van de reële situatie bij de werkvoorbereiding of tijdens de uitvoering van het project (verrekeningen). Aan de hand van de gevorderde periodegegevens in de vorderingsstaat (op meetstaatpost-niveau) wordt de productiestaat opgesteld per bewerking (of activiteit) waar men de toegestane kosten (arbeidsuren, materiaal-, onderaannemings- en materieelkosten) in de periode, gecumuleerd en geëxtrapoleerd (in functie van de nog uit te voeren hoeveelheden) kan raadplegen; - Per maand kan men de productiestaat met deze toegestane kosten volgens de kostprijsberekening en de gefactureerde hoeveelheden uit de vorderingsstaat aanvullen met de effectieve kosten uit de uuropvolging, de materiaalopvolging,... Op deze wijze wordt het goede verloop van het project regelmatig gecontroleerd. De vergelijking van de gegevens uit het offerteproces worden systematisch vergeleken met de reële cijfers uit het uitvoeringsproces. Met FleCreaS 2016 kan men in één handomdraai de afwijkingen of verschillen tussen toegestane en werkelijke kosten evalueren; bijvoorbeeld de prijsverschillen (gecompenseerd door de herzieningsformule) en efficiëntieverschillen, waarbij de geëxtrapoleerde efficiëntieverschillen ons toelaten om bij minder goede resultaten snel te anticiperen. De controle van de kostprijs tijdens de uitvoering voldoet volledig aan de artikels van het WTCB over dit thema; In deze toepassing Projectopvolging werd een bijkomende module toegevoegd: het opstellen van een weerverletkalender en het opstellen en het actualiseren van een Gantt-kaart. In een basiskalender kan men de niet werkbare dagen, specifiek voor dit project, aanvullen. Met deze informatie kan men een weerverletkalender opstellen. De uurbegroting per bewerking uit de productiestaat wordt overgenomen en de planning-relaties tussen de bewerkingen worden toegevoegd (start-start; einde-einde, start-einde, ). Aan de hand van deze gegevens en de weerverletkalender wordt een Gantt-kaart opgesteld en krijgt men visueel een dashboard van het uitvoeringsproces binnen de toegestane werkperiode. Pagina 4

5 6 Office 365 voor efficiënt , agenda en documentbeheer Heel wat ondernemingen hebben problemen bij het beheer van de talrijke s en het documentenbeheer in het algemeen. Het mailsysteem van Office 365 is een gehoste Exchange Online. Dit is het meest gebruiksvriendelijke mailsysteem dat u vandaag op de markt zult vinden. U kunt heel eenvoudig mails, afspraken (zie puntje agenda hieronder) en contacten bijhouden. U kunt ook een Out-of-office instellen als u afwezig bent zodat de mensen die u mails sturen weten wanneer u terug op hun mails kunt antwoorden. Ook kunt u de mails gestructureerd bijhouden. Er is ook een mogelijkheid om gedeelde mailboxen op te zetten. Met de handige agenda hoeft u zich niet meer af te vragen waar uw collega s zich nu weeral bevinden. U kunt zonder problemen zijn agenda inkijken. Ook private afspraken kunnen aangemaakt worden. Zo weet uw collega dat u op die tijdstippen een afspraak heeft, maar hoeft hij niet noodzakelijk te weten met wie of waar, zo wordt ook de privacy gerespecteerd. GMI group is een Microsoft Office 365 Cloud Partner die u kan assisteren om deze omgevingen eenvoudig op te zetten op maat van uw onderneming en om ze te ondersteunen. 7 Mogelijke koppelingen met FleCreaS 7.1 Integratie met Office 365 Door de integratie van FleCreaS 2016 met Office 365 worden de gebruiksmiddelen die standaard in Office 365 aanwezig zijn geoptimaliseerd aan de hand van de basisinformatie vanuit FleCreaS. Zo kan men o.a. een efficiënt beheer op punt stellen. Deze koppeling laat u ook toe om op basis van sharepoint projectportaalsites op te zetten om op een eenvoudige manier informatie en/of documenten te delen met meerdere gebruikers (interne medewerkers, andere bouwpartners zoals onderaannemers of zelfs met uw eindklanten). Vanuit FleCreaS kunt u van ieder project eenvoudig een portaalsite opzetten op basis van een template die u dan toegankelijk maakt voor specifieke gebruikers. Deze portaalsite bevat allerlei informatie die u eenvoudig met je relaties wenst te delen. Prijs voor nieuwe module: Link met Sharepoint is gratis te activeren binnen FleCreaS bij aankoop van Office 365 en/of Sharepoint project bij GMI group. 7.2 Integratie met verschillende uurregistratiesystemen Indien u het uurregistratiesysteem van GeoDynamics of OneTwo heeft, kunnen we deze koppelen aan onze module uurregistratie, zodanig dat u deze kunt importeren. U hoeft dan enkel nog de lijnen aan te vullen of te wijzigen waar nodig. Op deze manier hoeft u geen twee keer uw uren in te geven en kunt u toch rapporten trekken voor een goede projectopvolging! Prijs voor nieuwe module: Link met OneTwo: eenmalige prijs 500, ,- jaarlijkse vergoeding voor upgrade- en support overeenkomst Link met GeoDynamics : eenmalige prijs 500, ,- jaarlijkse vergoeding voor upgrade- en support overeenkomst Pagina 5