Handboek Documentair Informatiemanagement (DIM) Bureau HWBP

Transcriptie

1 Handboek Documentair Informatiemanagement (DIM) Bureau HWBP Aart Mul (Doxis) in opdracht van Bureau HWBP september 2009

2 Inhoud Inhoud... 2 Inleiding Wat is archief? Algemeen overzicht: wie doet wat, waar, waarmee Samenvatting: wie doet wat? DIM-aanspreekpunt HWBP, DIM-coördinatie Archieflocaties Informatiebeheerinstrumenten voor HWBP Belangrijkste kaderstellende regelgeving Documentbeheer, postregistratie Postontvangst Documentregistratie Criteria Documentregistratie: wat registreren? Afspraken documentomschrijving bij registratie Registratie berichten Scannen en digitaal verspreiden Routering, bewaking afhandeling ingekomen documenten Dossierbeheer Dossiervorming Dossierregistratie Wat registreren? Afspraken opbouw dossieromschrijving bij registratie Koppeling geregistreerde documenten aan geregistreerde dossiers Fysiek invoegen Koppelen registraties in systeem Dossieruitleen Dossierafsluiting Formele afsluiting Opvragen overgebrachte dossiers SharePoint Overige onderwerpen in relatie tot post en archief Werk- en schaduwarchieven Versiebeheer Concepten Archiefmateriaal vs. documentatie Onderhoud DIV-instrumentarium Bijlage 1 Opbouw archief HWBP Bijlage 2 Schema s documentregistratie

3 Inleiding Het Programmabureau HWBP heeft als taken om waterschappen en Rijkswaterstaat te faciliteren bij het voorbereiden en realiseren van de versterkingswerken en houdt toezicht op de voortgang van het programma. Het Programmabureau dient, als het gaat om het aansturen en faciliteren van het HWBP, te opereren op het niveau van het gehele programma èn op het niveau van de individuele beheerders. Ik verwacht daarbij veel aandacht op het beheersen van risico's. Het Programmabureau c.q. de Waterdienst verleent de subsidies en doet voorstellen inzake marktbenadering en innovatieve contracten en werkwijzen. De opdracht van het Programmabureau is verder het voorbereiden van de lijkse rapportage aan de Tweede Kamer over het HWBP en de actualisatie van het HWBP binnen de beschikbare financiële reeks. En ten slotte is het de opdracht van het Programmabureau de SNIP2a- en SNIP3-besluiten voor de projecten van RWS te toetsen ter voorbereiding van de besluitvorming door DGW. DGW adviseert als bevoegd gezag de Staatssecretaris over deze besluiten. (Bron: Opdrachtbrief tot instelling Bureau HWBP) Het programmabureau HWBP is, samenvattend, belast met het aansturen, coördineren en (financieel) managen van het Hoogwaterbeschermingsprogramma. Dit programma is van groot financieel, politiek, landschappelijk, juridisch en cultureel belang. Het is dan ook zaak dat het Bureau HWBP zijn regisserende taken goed kan uitvoeren en zich goed achteraf kan verantwoorden. Een middel dat daaraan bijdraagt is een transparant informatiebeheer. Dit Handboek DIM beschrijft kort hoe het informatiebeheer (het archief) bij het bureau is georganiseerd: procedures, 'wie doet wat', enz. NWAH HRM BIO DG Rijkswaterstaat Waterdienst Staf DG Programmabureau Hoogwaterbescherming BCT DG Water Min V&W Kern is dat het Bureau HWBP zelfstandig, maar binnen de VenW-RWS-kaders haar document- en dossierbeheer uitvoert. Daartoe worden in dit handboek de algemene procedures beschreven en worden er specifieke en concrete aanwijzingen gegeven. Daarnaast is er aandacht voor (de rol van) SharePoint, dat vooral bedoeld is als samenwerkingsomgeving, maar waarbij de informatiestructuur (ongeveer) dezelfde is als die welke wordt gebruikt bij de archivering. De informatiestructuur van het HWBParchief als geheel - programmabreed, projectspecifiek en bedrijfsvoering - is als bijlage toegevoegd. Deze indeling zal op haar beurt weer worden aangeleverd als input voor het voor de Waterdienst op te stellen wettelijk verplichte documentair structuurplan, dat bij RWS bekend is onder de naam Structuurplan Documentaire Informatievoorziening (SDI). Dit Handboek DIM dient als basis om de DIM-functie binnen Bureau HWBP structureel vorm te geven. Mogelijke wijzigingen en aanpassingen als gevolg van ontwikkelingen, ervaringsgegevens en constateringen uit de dagelijkse praktijk zullen zo spoedig mogelijk in dit handboek moeten worden verwerkt, zodat het steeds up-to-date blijft.

4 0. Wat is archief? De Archiefwet 1995 geeft als definitie voor archiefbescheiden: bescheiden die, ongeacht hun vorm, door overheidsorganen worden ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Vrij vertaald gaat het om alle documenten (informatie, gegevensverzamelingen, enz.) die worden opgemaakt of ontvangen uit hoofde van de uitvoering van de taken en bevoegdheden van de eigen organisatie en die de organisatie nodig heeft om haar taken te kunnen uitvoeren en daarover verantwoording te kunnen afleggen. Dit betekent ten minste ook het volgende: - niet alle documenten zijn ook daadwerkelijk archief ; - tegelijk: het archief is meer dan nu in de praktijk vaak wordt gedacht; het gaat bijvoorbeeld niet alleen om geregistreerde documenten, maar ook om interne documenten als gespreksverslagen, vergaderstukken e.d., die niet per definitie worden geregistreerd; - met de aanduiding ongeacht hun vorm, wordt tot uitdrukking gebracht dat noch het uiterlijk, noch de aard van de informatiedrager, van belang is voor de vraag of er sprake is van archiefbescheiden. Zo gaat het niet uitsluitend om brieven en nota s, maar ook bijvoorbeeld om tekeningen, kaarten en formulieren. En zo gaat het niet uitsluitend om gegevens die op papier zijn vastgelegd, maar ook om andere informatiedragers zoals microfiches, tapes, disks, CD-ROM, calques, enz. Ook digitale gestructureerde (databasegegevens) of ongestructureerde bestanden zoals tekstverwerkings-, grafische, -, faxen CAD/CAM-bestanden, internetpagina s, en -discussieplatforms, vallen onder de regeling.

5 1. Algemeen overzicht: wie doet wat, waar, waarmee 1.1 Samenvatting: wie doet wat? DIM-medewerker = Mirjam Both, Marina de Vries (reserve) Post IN ontvangen en naar HWBP distribueren Post IN registreren Post IN digitaal distribueren Digitale post IN/UIT (mails) ter registratie/invoeging doorsturen naar DIM-medewerker Post UIT registreren Post UIT verzenden Dossiers registreren Documenten invoegen in dossiers Beheren afgesloten dossiers (semistatisch archief) DIM Waterdienst DIM-medewerker DIM-medewerker Medewerker HWBP DIM-medewerker DIM-medewerker DIM-medewerker DIM-medewerker DIM Waterdienst 1.2 DIM-aanspreekpunt HWBP, DIM-coördinatie Contact- en informatiegegevens HWBP: Mirjam Both, Management-Assistent (MA), DIM-medewerker kamer 3.78 telefoonnr mailadres mirjam.both@rws.nl account HWBP-archief: archief.hwbp@rws.nl Opmerking: Marina de Vries neemt de DIM-taak over bij afwezigheid van Mirjam Both. Contact- en informatiegegevens DIM-WD, beleid: Louw de Jong, uitvoeringscoördinator DIM kamer telefoonnr mailadres louw.de.jong@rws.nl Contact- en informatiegegevens DIM-WD, semi-statisch archief: Machiel Buitenom, medewerker DIM kamer telefoonnr mailadres machiel.buitenom@rws.nl

6 Contact- en informatiegegevens TRIM-key user voor HWBP: Hans Stasse, medewerker DIM kamer telefoonnr mailadres Opmerking: Christien Krop vervult eveneens de taak van TRIM-key user. Contact- en informatiegegevens DIM Corporate Dienst: Wim Vader, adviseur DIM, Facilitair Bedrijf, Advies & Projecten kamer D4, RWS-hoofdkantoor Utrecht (Griffioenlaan 2) telefoonnr mailadres 1.3 Archieflocaties Soort archief Omschrijving Locatie Dynamisch archief De verzameling van dossiers die nog niet Kamers 3.78 en 3.79 zijn afgesloten en nog actief worden gebruikt. Lopende zaken. Semi-statisch archief Het archief waar zich de dossiers bevinden die zijn afgesloten en niet meer frequent worden gebruikt. Deze dossiers worden daar tot het moment van vernietiging bewaard. Ze kunnen voor raadpleging worden opgevraagd. DIM Waterdienst, archief Smedinghuis Gedeeltelijk: tussentijdse opslag elders (bijv. CAS, Statisch archief Een archiefbewaarplaats waarheen de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archieven worden overgebracht. Winschoten) Nationaal Archief 1.4 Informatiebeheerinstrumenten voor HWBP Document Handboek DIM Documentair Structuurplan (DSP) / Structuurplan Documentaire Informatievoorziening (SDI) Uitleg Bevat alle relevante afspraken en procedures betreffende het informatiebeheer (archiefbeheer) bij HWBP. Een informatieplattegrond in Excel dat op een rijtje zet: - wat HWBP doet (werkprocessen); - wat voor soort documenten of digitale bestanden daaruit voortkomen; - hoe die documenten en bestanden worden beheerd (locatie, applicatie; bewaartermijnen; dossierordeningen, enz.). Binnen RWS/WD wordt er één enkel DSP/SDI gemaakt. De voor HWBP opgestelde structuur (zoals uitgeschreven in het Handboek DIM) zal hierin worden opgenomen.

7 Basisselectiedocumenten (BSD s) Een wettelijk voorgeschreven document voor de archiefbeheerder dat aangeeft hoe lang dossiers behorend bij een bepaald werkproces moeten worden bewaard ( na X vernietigen of voor altijd bewaren ). Voor HWBP gelden verschillende BSD s. De toepasselijke selectiebeslissingen zijn verwerkt in het overzicht van de opbouw van het archief van HWBP (Handboek DIM). Applicatie TRIM Excel SharePoint Uitleg Het digitale postregistratiesysteem T² e-records (TRIM), dat per 1 januari 2009 bij de Waterdienst alle andere postregistratiesystemen (zoals NDM) vervangt. De Waterdienst volgt daarmee de andere diensten waar het vervangingstraject is gestart. Het digitaliseren van het postregistratiesysteem is een eerste stap op weg naar een volledig digitaal archief. Rijkswaterstaat streeft naar een situatie waarin steeds meer werkprocessen digitaal worden ondersteund en uitgevoerd. Deze digitalisering wordt ingezet om efficiënter, goedkoper en transparanter te kunnen werken. Dit betekent dat er uiteindelijk een digitaal archief ontstaat waarin alle medewerkers documenten, dossiers, beeldmaterialen enzovoorts kunnen raadplegen. Oud. Bestand met documentregistratiegegevens tot ca. juni Deze gegevens zullen als afzonderlijk Excel-bestand in TRIM worden geregistreerd en opgeslagen. Onder de aanduiding Virtuele Project Ruimte (VPR) heeft RWS een samenwerkingsportaal ingericht, m.b.v. MS SharePoint Dit samenwerkingsportaal (collaboration tool) biedt de mogelijkheid om informatie en kennis te delen binnen en buiten Rijkswaterstaat. Het is bedoeld ter ondersteuning van projecten/afdelingen bij de opslag, uitwisseling en samenwerking van/met documenten e.d. SharePoint is daarmee nog geen officiële archiveringstool (dat is TRIM), maar een portal van waaruit toegang kan worden verkregen tot allerlei gegevensbronnen (naast archief ook andere bestanden en applicaties). 1.5 Belangrijkste kaderstellende regelgeving Naam Archiefwet 1995 Iets over de inhoud De Archiefwet 1995 legt overheidsorganen een zorgplicht op voor hun archieven en regelt het toezicht daarop. In deze kaderwet zijn (overigens heel algemene) bepalingen betreffende selectie en vernietiging, overbrenging, vervanging, vervreemding, uitlening, kwaliteitseisen en openbaarheid opgenomen. In de Archiefwet 1995

8 Archiefbesluit 1995 Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Stcrt. 2002, 43) Beheersregeling documentaire informatieverzorging Verkeer en Waterstaat 2005 (Stcrt. 2005, 123) Richtsnoer gebruik voor het ministerie van Verkeer en Waterstaat, 2001 worden verder de begrippen 'zorg', 'beheer' en 'toezicht' gedefinieerd. Het doel van deze wet is het scheppen van voorwaarden en het toekennen van verantwoordelijkheden waardoor gegevensbestanden van overheden hun functies kunnen vervullen. Hoofdregel van de Archiefwet 1995 is dat archiefbescheiden, ongeacht hun vorm (dus papier of digitaal of anderszins) zich in goede, geordende en toegankelijke staat bevinden. Daarmee worden bestuurlijke zorgvuldigheid, continuïteit en democratische controle op het bestuur optimaal gediend. Het Archiefbesluit 1995 is de voornaamste uitvoeringsregeling van de Archiefwet Het besluit regelt onder meer het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten, het vervangen van archiefbescheiden door reproducties, het overbrengen van gegevensbestanden en de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid van gegevensbestanden. Deze regeling bepaalt dat de archieven zodanig geordend en toegankelijk moeten zijn dat de daarin opgeslagen informatie ook daadwerkelijk beschikbaar is. Het archiefmateriaal moet altijd op basis van bepaalde kenmerken (zoals werkproces) terugvindbaar zijn. Daarnaast moet de zorgdrager weten wat hij aan archiefmateriaal in huis heeft ("De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende documentaire structuurplan, van: a. de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden; en b. de bestanden waarin deze bewaard worden, met daarin ten minste de in artikel 9 bedoelde gegevens, alsmede de verblijfplaats van de archiefbescheiden." De in artikel 9 van de 'regeling ex artikel 12 Archiefbesluit 1995' bedoelde gegevens hebben betrekking op de digitaal beheerde gegevensbestanden en moeten 'digitale duurzaamheid' van die bestanden waarborgen. Op grond van het Archiefbesluit 1995 dienen zorgdragers zelf archiefbeheersregels op te stellen. De formele zorgdrager voor HWBP is het moederministerie van VenW. Dat beschikt over een archiefbeheersregeling: Beheersregeling documentaire informatieverzorging Verkeer en Waterstaat 2005 (Stcrt. 2005, 123). In deze regels worden de kaders en hoofdlijnen van het documentair informatiebeheer beschreven (o.a. verantwoordelijkheden, documentregistratie, dossierbeheer). Dit richtsnoer bevat de basisomgangsregels die gelden voor het omgaan met door de rijksoverheid. Deze basisregels zijn opgesteld omdat het berichtenverkeer via steeds meer status krijgt. Burgers en maatschappelijke organisaties die via met de overheid willen communiceren moeten hiertoe in de gelegenheid worden gesteld. Aan een van de overheid kan de ontvanger rechten ontlenen die overeenkomen met de rechten die aan berichten op papier kunnen worden ontleend. (uit de inleiding)

9 2. Documentbeheer, postregistratie 2.1 Postontvangst Alle papieren post bestemd voor HWBP (zowel bureau als individuele medewerkers, m.n. ook extern werkenden) wordt uitsluitend gestuurd naar het kantoor in Lelystad: Bureau Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP) Postbus AA LELYSTAD De post komt centraal binnen bij DIM WD, die alle post meteen doorstuurt naar HWBP. 2.2 Documentregistratie Om goed zicht te hebben op de binnenkomende en uitgaande post (van belang voor bedrijfsvoering en verantwoording) en om de voortgang van af te handelen post te bewaken, worden bepaalde poststukken geregistreerd, dat wil zeggen: er wordt een set gegevens van vastgelegd. Ten behoeve van het overzicht voor de programmamanager genereert de DIM-medewerker uit TRIM periodiek een rapportage betreffende de documenten die zijn ingekomen en uitgegaan, met een indicatie van de afhandeldatum. Het betreft hier een overzicht van de registraties, niet van de gescande documenten zelf. De documenten worden wel gescand en vervolgens digitaal in TRIM 'gehangen' èn gedistribueerd naar de medewerkers. Zie verderop in dit document Criteria Er gelden enkele universele criteria voor het registreren van documenten. Achterliggende gedachte voor registratie is dat de documenten van belang (kunnen) zijn voor de bedrijfsvoering en de verantwoording achteraf. Het onderstaande biedt geen waterdicht, afgetimmerd kader. Voor een deel blijft het ook een kwestie van afwegen. Bij twijfel kan altijd een beroep worden gedaan op de afdeling DIM-WD. De volgende categorieën stukken worden in elk geval geregistreerd uitgaande en inkomende: - stukken waarop een inhoudelijke reactie wordt verwacht; - stukken waarin wordt verwezen naar een voorgaand correspondentienummer; - stukken met financiële consequenties (bijv. documenten waarmee verplichtingen worden aangegaan, zoals overeenkomsten/contracten); - stukken met juridische consequenties; - stukken met verantwoordingswaarde (bijv. beschikkingen, ambtelijke standpuntbepaling, ambtelijke correspondentie met burgers);

10 - beleidsbepalende stukken. Handboek Documentair Informatiemanagement Bureau HWBP Vertaald naar HWBP komt dit neer op onder meer de volgende stukken: - formele, projectgerelateerde brieven, met bijlagen (bijv. rapportages); - (veelal digitaal ingestuurde/verzonden) voortgangsrapportages, toetsverslagen; - formele brieven betreffende het HWBP-programmamanagement, met financiële, juridische, politieke of verantwoordingswaarde; - formele interne memo's van ene organisatieonderdeel naar andere. Niet geregistreerd worden onder meer de volgende stukken: - reclamemateriaal; - toegezonden tijdschriften; - materiaal dat ter kennisneming is verzonden; - adreswijzigingskaartjes; - antwoordformulieren van mailings; - deelnameformulieren aan voorlichtingsbijeenkomsten; - kopieën van documenten, zonder aanvullende aantekeningen; - verzendformulieren; - afspraakbevestigingen; - privé-mailtjes; - algemene bedrijfscommunicatie. Bepaalde interne stukken worden eveneens niet geregistreerd, maar in de meeste gevallen wel gearchiveerd in geregistreerde dossiermappen: - interne overleggen (agenda, vergaderstukken, verslagen) N.B.: archiefvormer aanwijzen!; - informele mailwisselingen over bijv. een project. Een plaatje zegt meer dan bovenstaand schema Zie de illustratie op de volgende pagina.

11 Zijn mijn documenten/ berichten archiefwaardig? ofwel Moeten mijn documenten/ s worden gearchiveerd? Gebruik dit schema om dat te bepalen. niet archiveren Bron: VenW, SSO/DIV misschien wel archiveren prive uitnodigingen adreswijzigingen algemene bedrijfscommunicatie Heeft u voor uw werk bij VenW een document/ ontvangen afkomstig van een andere directie of afdeling, een ander ministerie, externe organisatie of bedrijf, een burger een document/ gemaakt èn voor uw leidinggevende of ondergeschikte, een andere directie of afdeling, een ander ministerie, externe organisatie of bedrijf, een burger bevat dit document / deze belangrijke gegevens om de totstandkoming van beleid, uiteindelijke beslissingen, standpunten, afspraken en toezeggingen te kunnen reconstrueren en verantwoorden of belangrijke gegevens die de organisatie opnieuw kan gebruiken voor dezelfde of andere werkprocessen? Zo ja wel archiveren = info over HOE, WANNEER en WAAROM,

12 2.2.2 Documentregistratie: wat registreren? Van te registreren documenten worden de volgende gegevens vastgelegd: - registratienummer (automatische toekenning) registratienummers kunnen eventueel worden gereserveerd; - afzender (post IN) / geadresseerde (post UIT); - bij uitgaande documenten: auteur; - bij inkomende documenten niet: t.a.v. invullen; - door afzender aangegeven kenmerk document; - datum document; - datum registratie (automatische toekenning); - aanduiding onderwerp; - soort document; - in / uit Afspraken documentomschrijving bij registratie De zorgvuldigheid en duidelijkheid van de onderwerpsaanduiding bepalen in belangrijke mate de kans op succes bij het terugzoeken van documenten in het systeem. De volgende punten moeten in acht worden genomen: 1. formulering helder, zo kort als kan, zo uitgebreid als moet (vaak geeft de aanduiding op de brief al een goede omschrijving of voorzet daarvoor); 2. opbouw van de onderwerpsaanduiding: Opbouw documentomschrijving Bij Voorbeeld [RUBRIEK] - [NADERE AANDUIDING DOCUMENT] HWBP-project [PROJECTNUMMER] [PROJECTNAAM] - [NADERE AANDUIDING DOCUMENT] Bedrijfsvoering HWBP, [RUBRIEK] - [NADERE AANDUIDING DOCUMENT] niet-projectgebonden, programmabrede documenten projectgebonden documenten documenten betreffende ondersteunende functies binnen HWBP, zoals: Personeel, Financiën, Informatiebeheer Programmabeheersing HWBP Rekenkamer - Verzoek betreffende aanwezigheid sleuteldocumenten HWBP-project WZ-007 Flaauwe Werk Waterbouwkundige rapportage versterking dijk Bedrijfsvoering HWBP, Informatiebeheer - Brief Erfgoedinspectie betreffende inspectiebezoek juni 2009 Zie de HWBP-archiefstructuur achter in dit document voor de toepasselijke rubrieksaanduidingen. Bij een brief met bijlage(n) worden brief en bijlagen afzonderlijk, maar wel aan elkaar verbonden, geregistreerd. De bijlagen kunnen daarbij afzonderlijk worden benoemd. In geval van mailings wordt er slechts één exemplaar geregistreerd en wordt een verzendlijst als bijlage toegevoegd. De documentomschrijving bevat dan ten minste de aanduiding 'mailing'. Ingekomen en daarbij horende uitgaande documenten worden in TRIM aan elkaar gekoppeld Registratie berichten

13 Voor wel of niet registreren maakt het niet uit of je te maken hebt met een papieren of een elektronisch bericht. De inhoud is bepalend, niet de drager. Dit betekent dat ook bepaalde s, die voldoen aan de registratiecriteria, moeten worden geregistreerd. Over het decentrale mailberichtenverkeer is nog geen centrale technische, gestructureerde en organisatorisch geborgde controle mogelijk. De ter registratie aangeboden s dienen daarom conform de daarvoor geldende BZK-richtlijn te worden geprint en ingevoegd. Afspraken: - De HWBP-medewerker stuurt de te registreren mail, voorzien van gegevens over plaats document (bijv. project, dossier, tab) en eventuele aanvullende info, aan de DIMmedewerker door. - De DIM-medewerker registreert en print het document en voegt het in in het papieren dossier. - De DIM-medewerker koppelt het digitale document aan de registratie in TRIM. - De HWBP-medewerker plaatst het mailbericht als werkdocument op de juiste plaats in de SharePoint-structuur. (Alleen van toepassing wanneer SharePoint is uitgerold.) Scannen en digitaal verspreiden Papieren documenten die worden geregistreerd, worden ook gescand. De images worden in TRIM aan de registratie gekoppeld. Dit geldt zowel voor inkomende documenten als voor uitgaande documenten, uiteraard met bijbehorende bijlage(n). De DIM-medewerker stuurt het gescande image digitaal door naar de behandelend medewerker(s). Het papieren exemplaar blijft na registratie in het papieren archief. Let op: sommige documenten zijn digitaal zo groot dat ze niet per mail kunnen worden doorgestuurd. In dat geval licht de DIM-medewerker de desbetreffende HWBP-medewerker met een mailtje in en overlegt over de distributie van het document (anderszins digitaal, of een papieren kopie). De behandelend medewerker plaatst indien gewenst - het digitale document zelf op de juiste plaats in de SharePoint-structuur. 2.3 Routering, bewaking afhandeling ingekomen documenten Om de voortgang van de documentafhandeling te bewaken, is in TRIM een routeringsfunctie ingebouwd. Ook HWBP is gebonden aan wettelijk of intern opgelegde behandeltermijnen (de periode tussen registratie en voltooide afhandeling). Overschrijding van deze termijnen kan worden gemonitored met deze standaard documentvolgfunctie. De gehanteerde routeringsstappen zijn voor ingekomen documenten: - aangeven routing (AR); - behandelen (TB); voor uitgaande documenten: - opstellen (OS); - mede paraferen (MP);

14 - tekenen (TEK); - verzenden (VER); - deponeren (DEP). Handboek Documentair Informatiemanagement Bureau HWBP Voor wat betreft het volgen van de afhandeling van documenten wordt op de volgende manier gehandeld: - elke stap krijgt een standaard afhandeltermijn mee; - periodiek wordt een overzicht van ingekomen documenten met hun afhandelingsdatum gegenereerd; de DIM-medewerker informeert de HWBP-medewerker bij (naderende) overschrijding; de programmamanager krijgt een afschrift van de lijst.

15 3. Dossierbeheer Het beheer van de papieren dossiers is een gedeelde verantwoordelijkheid. Inhoudelijk is de rolhouder/projectbegeleider verantwoordelijk. Het administratieve en fysieke beheer van de dossiers is in handen van de DIM-medewerker. Bij het Programmabureau HWBP is het dossierbeheer centraal geregeld. Dit betekent dat de dossiers centraal, bij HWBP zelf, in archiefkasten worden beheerd. De hoofdstructuur van het HWBP-archief is: - Programma: alle dossiers met documenten voortkomend uit de uitvoering van programmabrede taken; - Projecten: alle projectspecifieke dossiers, met per project een map Planstudie (HWBP) en een map Subsidie (BIO, kopieën); - Bedrijfsvoering: alle dossiers met documenten die voortkomen uit de uitvoering van ondersteunende taken (zoals personeel, facilitair, informatievoorziening). Deze hoofdindeling, en de verdere invulling ervan, is verder uitgewerkt in Bijlage 1 Opbouw archief HWBP en wordt ook gehanteerd in het Documentair Structuurplan (DSP), zie hoofdstuk 1. Er is (nog) geen sprake van een formeel digitaal archief. Op SharePoint kunnen (wanneer het is uitgerold) wel digitale documenten worden geplaatst, maar het HWBP-archiefbeheer gaat hier niet over. 3.1 Dossiervorming Afspraken: - Dossiervorming: niet achteraf, maar zodra documenten zich aandienen. - Dossiervorming: door DIM-medewerker. - Dossiervorming en -registratie gaan hand in hand. 3.2 Dossierregistratie Wat registreren? De dossiers worden geregistreerd in de dossierregistratiemodule van TRIM. Ten minste de volgende kenmerken (velden) worden - al dan niet geautomatiseerd - geregistreerd: - archiefvormende organisatieonderdeel; - dossiermapnummer; - bewaarplaats dossier; - dossieromschrijving; - looptijd dossier;

16 BSD- en handelingnummer en daaraan gekoppelde selectiebeslissing ('B' of 'V x ') worden in de initiële dossierregistratie in TRIM meegenomen. Dossiersticker Uit TRIM kan automatisch een dossiersticker worden gegenereerd, die op het dossier wordt aangebracht. De volgende gegevens komen op de dossiersticker: - archiefvormende organisatieonderdeel; - dossiermapnummer; - dossiermaptitel; - looptijd dossier; - BSD- en handelingnummer, met ingebouwde selectiebeslissing ('B' of 'V x ') Afspraken opbouw dossieromschrijving bij registratie - Dossierregistratie: door DIM-medewerker. - Dossierregistratie in TRIM is er alleen op dossiermapniveau ('platte registratie ). Er is geen diepere mappenstructuur zoals bij Windows-verkenner. De gestructureerdheid en duidelijkheid van de dossieromschrijvingen is daardoor erg belangrijk voor het terugvinden. Bij registratie moet de dossiermaptitel worden opgebouwd conform onderstaande afspraken: 1. formulering helder, zo kort als kan, zo uitgebreid als moet; 2. opbouwdossieromschrijving: Opbouw dossieromschrijving Bij Voorbeeld omschrijving [RUBRIEK] - [NADERE AANDUIDING DOSSIERINHOUD] niet-projectgebonden, programmabrede dossiermappen HWBP Programmabeheersing - Risicoregister HWBP-project [PROJECTNUMMER], [NAAM PROJECT] ([NAAM BEHEERDER]) - [NADERE AANDUIDING DOSSIERINHOUD] HWBP-projecten - Beheerdersdossier [NAAM BEHEERDER] [RUBRIEK] - [NADERE AANDUIDING DOSSIERINHOUD] projectgebonden dossiermappen dossiermappen betreffende ondersteunende functies binnen HWBP, zoals: Personeel, Financiën, Informatiebeheer HWBP Technisch management Toetscriteria HWBP HWBP-project WZ-007, Flaauwe Werk (Waterschap Hollandse Delta) - Projectbegeleidersoverleg HWBP-projecten Beheerdersdossier Hoogheemraadschap van Delfland HWBP Informatiebeheer - Archiefwettelijke verklaringen vanaf 2007 Zie de Archiefstructuur achter in dit document voor de toepasselijke rubrieksaanduidingen.

17 3.3 Koppeling geregistreerde documenten aan geregistreerde dossiers Fysiek invoegen De DIM-medewerker voegt geregistreerde documenten in de dossiermappen in. De HWBP-medewerker voegt niet geregistreerde documenten in Koppelen registraties in systeem Bij het invoegen worden de registratiegegevens van de dossiermap en die van het document aan elkaar gekoppeld. Zo ontstaan virtuele dossiers. Per geregistreerd dossier kan worden bekeken welke geregistreerde documenten zich daarin bevinden. 3.4 Dossieruitleen Uitleen van papieren dossiers kan alleen intern, binnen de organisatie. Dossiers mogen het pand niet verlaten. 3.5 Dossierafsluiting Formele afsluiting Een project of een programmabrede activiteit, en daarmee de bijbehorende dossiermappen, kan alleen formeel worden afgesloten op aangeven van de verantwoordelijke projectmanager of rolhouder. Binnen maximaal zes maanden worden afgesloten dossiermappen gedocumenteerd (met 'verklaring van overdracht') naar het semi-statisch archief gebracht. (Informeren bij DIM WD.) Na ontvangst sluit de DIM WD-medewerker de dossiermap(pen) ook administratief af in TRIM Opvragen overgebrachte dossiers Overgebrachte dossiers verdwijnen niet in een zwart gat. Ze zijn altijd opvraagbaar via de DIMmedewerker, die de aanvraag doorgeleidt naar de DIM-WD.

18 4. SharePoint Het op MS SharePoint gebaseeerde samenwerkingsportaal (collaboration tool) biedt de mogelijkheid om informatie en kennis te delen binnen en buiten Rijkswaterstaat. Het is bedoeld ter ondersteuning van projecten/afdelingen bij de opslag, uitwisseling en samenwerking van/met documenten e.d. SharePoint is daarmee nog geen officiële archiveringstool (dat is TRIM), maar een portal van waaruit toegang kan worden verkregen tot allerlei gegevensbronnen (naast archief ook andere bestanden en applicaties). Op SharePoint kunnen welzeker digitale documenten worden geplaatst, ook in een bepaalde 'structuur'. Echter, de daarop geplaatste documenten vormen niet het formele archief zelf maar staan er - veelal in kopie - in een werkomgeving voor raadpleging. Op dit moment is SharePoint nog in een pilotfase. Het is technisch nog onvoldoende geborgd. De inrichting is nog niet geheel uitgekristalliseerd. 5. Overige onderwerpen in relatie tot post en archief 5.1 Bij HWBP wordt veel afgehandeld via . Met name voor belangrijke (archiefwaardige) documenten kan dit een risico inhouden ten aanzien van authenticiteit (is dit het echte document wel?) en integriteit (kan iemand anders dit document veranderen?). En hoe zit het met de digitale duurzaamheid, het op lange termijn toegankelijk en reproduceerbaar houden van de digitale documenten? Zolang al die bovengenoemde zaken niet zijn geborgd, is papieren archief leidend: Bron Beheersregeling documentaire informatieverzorging Verkeer en Waterstaat 2005 Richtsnoer gebruik voor het ministerie van Verkeer en Waterstaat, 2001 Tekst Artikel Indien een archiefvormend orgaan geen gebruik maakt van een Record Management Applicatie (hierna: RMA) ten behoeve van het beheer van e- mail, geschiedt het beheer hiervan in overeenstemming met de richtlijnen uit het Richtsnoer Gebruik Opslag nog op papier in de nabije toekomst Het bewaren van een gebeurt door de verschillende componenten ervan op papier uit te draaien en in een dossier op te nemen. [ ] De papieren versies van de documenten worden als het originele document behandeld. In het bijzondere geval dat een via ontvangen document (bijvoorbeeld een verzoekschrift of bezwaarschrift) wordt gevolgd door een op papier ondertekende versie van hetzelfde document dienen beide versies bewaard te

19 worden. De vereiste ondertekening staat op het papieren exemplaar terwijl het elektronische exemplaar van belang is voor de datering van het verzoek of het bezwaar. Door te kiezen voor opslag op papier worden twee huidige belangrijke problemen van digitale bewaring opgelost: 1. Het ontbreekt nog aan een uniform opslagformaat voor digitale documenten waarbij ook zeker is dat de documenten in de komende jaren en decennia toegankelijk blijven. Door het invoeren van nieuwe releases van applicaties (of zelfs van andere applicaties) is niet te garanderen dat een oud digitaal document in de originele lay-out is te reproduceren. Dit is het probleem van de digitale duurzaamheid. 2. De authenticiteit van een elektronisch bericht kan nog niet voldoende worden gewaarborgd. Dit is het gevolg van het ontbreken van mogelijkheden om met zekerheid aan te tonen dat een elektronisch document niet is gewijzigd door onbevoegden en door het ontbreken van waterdichte garanties dat de afzender / opsteller van het document juist is vermeld. Departementen die technisch en organisatorisch al vooruitlopen op de ontwikkelingen ten aanzien van digitale archivering kunnen besluiten de archivering van digitaal te doen plaatsvinden. Daarbij blijven de regels ten aanzien van het in een geordende en toegankelijke staat houden van het archief onverminderd van kracht. 5.2 Werk- en schaduwarchieven Schaduwarchieven zijn bestanden van al dan niet geordende stukken die zowel kopieën als originele documenten bevatten. Schaduwarchieven kunnen niet worden geaccepteerd. Werkarchieven zijn persoonlijke verzamelingen van kopieën die door de medewerkers zelf worden aangehouden en waarvan de originelen zich in de formele HWBP-dossiers bevinden. Het wordt afgeraden om veel werkarchieven te vormen, dit met name om het ontstaan van schaduwarchieven te voorkomen. Bovendien is het ruimtebeslag dat daarmee samenhangt, onwenselijk in een gebouw met flexibele werkplekken en relatief weinig kastruimte. Medewerkers met een eigen werkarchief zijn zelf verantwoordelijk voor de verwijdering en vernietiging daarvan. Er worden geen werkarchieven overgenomen! 5.3 Versiebeheer Voor reconstructie van gebeurtenissen en voor een goede dossierordening is een goed versiebeheer van belang. Bijvoorbeeld voor voortgangsrapportages. Het is dan ook zaak om in

20 kop- of voettekst en op te titelpagina ten minste een datumveld en een versienummer te plaatsen. (In SharePoint geen archief! is automatisch voorzien in de mogelijkheid tot versiebeheer.) Het verdient ook zeker aanbeveling om definitieve documenten (eindversies) ook als zodanig in de naamgeving te markeren: def. 5.4 Concepten Ook concepten maken onderdeel uit van het formele dossier. Vuistregel is de volgende: indien een concept het eigen domein verlaat voor inhoudelijke toetsing door een derde (bijvoorbeeld een afdelingshoofd of een deskundige), dan horen de concepten met aantekeningen en de concepten met de daarin verwerkte aantekeningen in het dossier thuis. Concepten die de medewerker zelf maakt en het eigen domein niet verlaten en concept-versies waarbij alleen redactionele correcties plaatsvinden, hoeven niet in het dossier te worden opgenomen. 5.5 Archiefmateriaal vs. documentatie Het onderscheid tussen archiefmateriaal en documentatie is niet altijd even scherp te maken. Een praktisch verschil tussen archief en documentatie is in ieder geval dat archiefbescheiden worden ontvangen en verzonden op grond van taken en bevoegdheden die een organisatie(onderdeel) heeft en de handelingen die hieruit voortkomen. Bij documentatie gaat het eerder om het gericht verzamelen en verfijnd toegankelijk maken (ontsluiten) van documenten (met name krantenartikelen, tijdschriftartikelen, brochures, rapporten, boeken, naslagwerken, voorlichtingsmateriaal, geautomatiseerde bestanden, cd-rom s en internetpagina s), door het vastleggen van gegevens over deze documenten en het verstrekken van informatie hieruit. 6. Onderhoud DIV-instrumentarium Het is van belang om de vinger aan de pols te houden als het gaat om de uitvoering van de taken en de daarbij horende dossiervorming. Wijzigingen moeten worden gesignaleerd of actief gemeld en worden vastgelegd in de daartoe bestemde documenten.te denken valt aan: - nieuwe taken en dus nieuwe werkprocessen; - afspraken dossierbeheer bij nieuwe werkprocessen (locatie, dossierordening, rangschikking); - wijzigingen in afspraken dossierbeheer bij bestaande werkprocessen (bijv. andere dossierindeling).