Leren doe je samen! > Onderzoek naar opzetten van een regionaal leeragentschap binnen de organisatie van de Regionale Brandweer Zuid-Holland Zuid

Transcriptie

1 Leren doe je samen! > Onderzoek naar opzetten van een regionaal leeragentschap binnen de organisatie van de Regionale Brandweer Zuid-Holland Zuid Steven van der Kruijff Integrale Veiligheidskunde

2 Leren doe je samen! Onderzoek naar het opzetten van een regionaal leeragentschap binnen de organisatie van de Regionale Brandweer Zuid-Holland Zuid Afstudeerscriptie Integrale Veiligheidskunde Haagse Hogeschool Opdrachtgever Regionale Brandweer Zuid-Holland Zuid Scriptiebegeleiding Drs. J.A. Doting Docent Integrale Veiligheidskunde, Haagse Hogeschool Dhr. A. Blok Bureauhoofd Operationale Zaken, Regionale Brandweer Zuid-Holland Zuid Auteur Steven van der Kruijff Studentnummer Mei 2011

3 Als je mensen die fouten gemaakt hebben ontslaat, gooi je waardevolle ervaring weg. John de Vaan

4 VOORWOORD Voor u ligt mijn afstudeerscriptie voor de opleiding Integrale Veiligheidskunde aan de Haagse Hogeschool. Deze scriptie gaat over het opzetten van het regionale leeragentschap in de organisatie van de Regionale Brandweer Zuid-Holland Zuid. Door de Regionale Brandweer Zuid-Holland Zuid is mij de gelegenheid geboden om deze scriptie te schrijven. Hiervoor ben ik zeer dankbaar. Het onderwerp sluit goed aan bij de genoten opleiding waardoor ik de mogelijkheid heb gekregen mijn opgedane kennis en kunde binnen het veiligheidsdomein aan te tonen. Verder bedank ik de begeleiding die ik heb gekregen vanuit de Regionale Brandweer Zuid-Holland Zuid en de mensen van binnen en buiten de regio waarmee ik interviews en gesprekken heb gehouden over het leeragentschap. De begeleiding vanuit de Haagse Hogeschool is buitengewoon goed geweest wat de kwaliteit van de scriptie zeker ten goede is gekomen. Ook hiervoor mijn dank. Ik hoop dat mijn aanbevelingen voor het leeragentschap door de Regionale Brandweer Zuid- Holland Zuid meegenomen zullen worden en dat het structureel leren een vaste plek krijgt in de organisatie. Dordrecht, mei 2011 Steven van der Kruijff Pagina 1

5 INHOUDSOPGAVE Samenvatting...4 Inleiding...5 Opdrachtformulering...5 Probleemstelling...6 Doelstelling...6 Onderzoeksvragen...6 Centrale vraag...6 Deelvragen...6 Onderzoeksmethoden...7 Afbakening Verwachtingen in de regio Het leeragentschap in hoofdlijnen Landelijke verwachtingen Profiel van de Kennisregisseur Processen rondom de leerarena Systeem voor Organisatorisch Leren Regionale verwachtingen Verwachtingen van de kennisregisseur Vertaalslag maken in de leerarena Input en output Deelconclusies Het leeragentschap in andere regio s Stand van zaken regionale leeragentschappen Regio Groningen Regio Gelderland-Zuid Leerproces Inrichten van de leerarena Regio Limburg-Noord District Zuid Deelconclusies Betrokken organisatieonderdelen Betrokken organisatieonderdelen Organisatie van de Brandweer Organisatiestructuur Organisatiecultuur Betrokken onderdelen van de organisatie Mono- of multidisciplinair Lokale kennisregisseurs Verticaal betrokken organisatieonderdelen Horizontaal betrokken organisatieonderdelen Samenwerking in de leerarena Deelconclusies Inbedding Afdeling Regionale Brandweerzorg Bureau Operationele Zaken (OZ) Bureau Opleiden & Onderwijs (O&O) Pagina 2

6 Afdeling Regionale Brandweerzorg (RBZ) Staf & Ondersteuning Afweging en consequenties Onafhankelijkheid Positie ten opzichte van verticale samenwerking Deelconclusies Regionalisering Over de regionalisering Veranderingen Regionaal opzetten Deelconclusies Conclusies Aanbevelingen Literatuurlijst Bijlagen Bijlage 1: Geïnterviewden Bijlage 2: Vragenlijst interviews (Open interview) Bijlage 3: Resultaten interviews Bijlage 4: Lijst van afkortingen Pagina 3

7 SAMENVATTING Aanleiding Het lerend vermogen van de brandweer is momenteel onder de maat. Dit is geconcludeerd door de Inspectie Openbare Orde en Veiligheid (IOOV, 2004). De Nederlandse Vereniging voor Brandweerzorg en Rampenbestrijding (NVBR) heeft het programma Verbeteren lerend vermogen gestart. Eén van de projecten is het opzetten van het landelijk en regionaal leeragentschap. Dit regionaal leeragentschap zal ook bij de Regionale Brandweer Zuid-Holland Zuid (RBZHZ) worden opgezet. Echter is hierover nog maar beperkt informatie beschikbaar, waardoor het voor de organisatie nog niet duidelijk is hoe het leeragentschap opgezet gaat worden. Doel Om het leren structureel borgen in de organisatie, wordt het leeragentschap opgezet. In deze scriptie wordt onderzocht welke organisatieonderdelen hier aan verbonden zijn, op welke manier zij dit zijn en op welke plek in de organisatie het leeragentschap weggezet kan worden. Werkwijze Om antwoord op de onderzoeksvragen te krijgen is gebruik gemaakt van interviews, notities en onderzoeken met betrekking tot het leeragentschap. Er zijn interviews en gesprekken geweest binnen de regio en er heeft een interview met de landelijk projectleider van het leeragentschap plaatsgevonden. Daarnaast zijn notities van andere regio s en notities vanuit het landelijk leeragentschap gebruikt. Resultaat Begin klein bij het opzetten van het leeragentschap, hierdoor kan de organisatie wennen en kan het leeragentschap zelf leren hoe zij het beste te werk kan gaan. Houdt het leeragentschap voorlopig monodisciplinair. Het leeragentschap zal vanzelf groter groeien. Om het leeragentschap verder op te zetten en in te richten is de aanstelling van een regionaal kennisregisseur (leider leeragentschap) noodzakelijk. Daarbij is het verstandig op clusterniveau een lokale kennisregisseur aan te stellen. Door de lokale oefencoördinatoren deze taak te geven hoeft er geen extra FTE worden vrijgemaakt, zij houden zich namelijk al bezig met het leren in de organisatie. Om de onafhankelijkheid van de kennisregisseur te borgen en hem de gelegenheid te geven onderzoek uit te voeren, heeft de kennisregisseur een eigen budget nodig. Zo kan hij invulling geven aan zijn jaarprogramma (met akkoord van de regionaal commandant of CAB). Het delen van kennis is behalve het doel ook een middel voor het leeragentschap tijdens het opzetten en inrichten. Andere regio s bevinden zich in hetzelfde proces,. Maak hier gebruik van, bijvoorbeeld door deelname aan district-overleggen. Door het regionaal leeragentschap direct onder de afdeling Regionale Brandweerzorg te plaatsen, ontstaat een goede balans in de horizontale en verticale samenwerking van het leeragentschap. Verticaal is afstemming met de top essentieel en is samenwerking met de onderkant van de organisatie onmisbaar voor de input en output. Horizontaal wordt samenwerkt met alle onderdelen van de organisatie, afhankelijk van het leeronderwerp. Het is mogelijk het leeragentschap vooruitlopend op de regionalisering al als geregionaliseerd, monodisciplinair onderdeel van de organisatie te laten werken. Zo wordt er beter en efficiënter samengewerkt tussen de clusters. Pagina 4

8 INLEIDING Stilstand is achteruitgang. Om als organisatie optimaal te presteren moet je blijven leren. Leren van het verleden en van nieuwe ontwikkelingen die voortkomen uit innovatie. In deze scriptie zal de studentmedewerker Operationele Zaken vanuit zijn leerarbeidsplaats bij de brandweer Zuid- Holland Zuid onderzoek doen naar het opzetten en inrichten van het regionaal leeragentschap. Dit is een nog op te zetten organisatieonderdeel dat zal bijdragen aan het vergroten van het lerend vermogen. Dat het lerend vermogen van de brandweer momenteel onder de maat is, is geconcludeerd door de Inspectie Openbare Orde en Veiligheid (IOOV). Zij heeft in 2004 onderzoek gedaan naar de vraag: Leert de Brandweer van lessen uit eerdere ongevallen met brandweerlieden?. Belangrijkste conclusie was dat er momenteel nauwelijks wordt geleerd van eigen ongevallen. Het gemiddelde korps komt daar niet aan toe en is daarvoor ook niet toegerust. Ernstige ongevallen worden standaard door de IOOV onderzocht en hier volgen aanbevelingen uit. Uit het onderzoek blijkt dat deze aanbevelingen niet altijd op regionaal of lokaal niveau worden opgevolgd. De Nederlandse Vereniging voor Brandweerzorg en Rampenbestrijding (NVBR) heeft de conclusies en aanbevelingen uit het rapport ter harte genomen en is het programma Verbeteren lerend vermogen gestart. Eén van de projecten is het opzetten van het landelijk en regionaal leeragentschap. Dit leeragentschap wordt het centrale punt voor het delen van kennis, zowel regionaal als landelijk. Dit zal leiden tot een kennisproductieve organisatie, waarin medewerkers op alle niveaus relevante informatie signaleren, verzamelen en interpreteren. Het NVBR is de landelijke trekker van het project en heeft de regio s benaderd om een regionaal leeragentschap in te richten. Opdrachtformulering Binnen de Regionale Brandweer Zuid-Holland Zuid (RBZHZ) is een notitie 1 gemaakt om het regionaal leeragentschap op te zetten. Deze is in februari 2011 goedgekeurd. Het bureau Operationele Zaken van de afdeling Regionale Brandweerzorg is opdrachtnemer van dit project. Er zijn al meerdere onderzoeken gedaan naar het leeragentschap. Zowel landelijk als regionaal. Binnen de regio Zuid-Holland Zuid is een scriptie geschreven over de noodzaak van het leeragentschap. Hoe dit leeragentschap vervolgens geïmplementeerd gaat worden in de organisatie dient nu onderzocht te worden. In de eerdergenoemde notitie zijn de doelen van het leeragentschap vastgesteld. Door het inrichten van een leeragentschap op regionaal niveau wordt beoogd te bereiken: 1. Dat (waar nodig) lessen worden getrokken uit het operationele optreden en oefeningen. 2. Dat deze lessen worden vertaald in verbetermaatregelen die SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) zijn geformuleerd. 3. Dat bewaakt wordt dat deze verbetermaatregelen ook daadwerkelijk worden doorgevoerd. 4. Dat de lessen en ervaringen worden bewaard in een toegankelijke kennisbank. 5. Dat de lessen actief worden gecommuniceerd, primair binnen de regio, maar ook in het landelijk netwerk. 1 Van der Kruijff, C.D.S. (2010, september). Regionale Brandweer Zuid-Holland Zuid: Notitie Leeragentschap. Pagina 5

9 6. Dat de organisatiecultuur rondom het leerproces veranderd naar een cultuur waarin het melden van (bijna-)ongevallen en afwijkingen van de norm wordt gezien als algemeen gebruikelijke handeling. 7. Dat door goede registratie trends worden waargenomen en hier actie op plaats vindt. 8. Het kennisnemen van lessen van anderen en deze zo goed mogelijk spiegelen aan de eigen organisatie. 9. Dat de effectiviteit van de genomen maatregelen beoordeeld wordt: hebben deze inderdaad het gewenste effect bereikt? Probleemstelling De RBZHZ heeft opdracht gegeven tot het opzetten en inrichten van het leeragentschap. Echter is zowel regionaal als landelijk is nog weinig informatie te vinden over het opzetten en inrichten van het regionale leeragentschap waardoor het voor de organisatie nog niet duidelijk is hoe het leeragentschap opgezet moet worden. Het is op dit moment onduidelijk hoe het leeragentschap geïmplementeerd moet worden om haar doelstellingen te kunnen behalen. Doelstelling De RBZHZ wil een plek in de organisatie hebben waar het leren structureel geborgd wordt. Deze plek wordt het leeragentschap. Er zal duidelijk worden welke personen en organisatieonderdelen hier aan verbonden zijn, op welke manier zij hieraan verbonden zijn en op welke plek in de organisatie het leeragentschap weggezet kan worden. Doel van dit onderzoek is te komen met een beschrijving waarmee het leeragentschap constructief verankerd kan worden in de organisatie. Onderzoeksvragen Centrale vraag Hoe moet het regionaal leeragentschap van de brandweer Zuid-Holland Zuid in de organisatie worden geïmplementeerd om zijn doelen te kunnen bereiken? Deelvragen 1. Wat zijn de verwachtingen van de Regionale Brandweer Zuid-Holland Zuid met betrekking tot het leeragentschap? 2. Op welke wijze wordt er in de andere regio s gewerkt aan het opzetten en inrichten van het leeragentschap? 3. Welke onderdelen van de organisatie worden betrokken bij het opzetten en inrichten van het leeragentschap? 4. Waar in de organisatie wordt het leeragentschap weggezet en wat betekent dit voor de onafhankelijkheid? 5. In hoeverre moet er rekening worden gehouden met de regionalisering van de brandweer Zuid-Holland Zuid in 2013? Pagina 6

10 Onderzoeksmethoden Als onderzoeksmethode wordt gebruik gemaakt van interviews om informatie te verzamelen. Voor de tweede deelvraag zal dit een interview zijn met een persoon van buiten de regio Zuid-Holland Zuid. Voor de andere vier deelvragen zullen dit twee interviews zijn binnen de regio. Vanuit het landelijk netwerk leeragentschap is er veel onderzoek voorhanden over het opzetten van het leeragentschap, deze zullen gebruikt worden als literatuur. Ook onderzoeken en notities van andere regio s zullen gebruikt worden. Afbakening Er wordt in deze scriptie niet ingegaan op de cultuurverandering die zal moeten plaatsvinden, om de werknemers ook daadwerkelijk er toe te zetten om hun fouten te delen om er van te leren. Deze scriptie beperkt zich tot de vraag hoe het leeragentschap moet worden opgezet en wat daar voor nodig is. Pagina 7

11 1. VERWACHTINGEN IN DE REGIO In de regio Zuid-Holland Zuid is opdracht gegeven om een notitie op te stellen wat het leeragentschap precies inhoudt en wat er verwacht wordt van de regio. Deze notitie is goedgekeurd en daarmee is toestemming gegeven het leeragentschap daadwerkelijk op te gaan zetten. Om het leeragentschap succesvol te implementeren in de organisatie is draagvlak nodig in de organisatie. Om deze te creëren zal gekeken worden wat de verwachtingen zijn van de organisatie met betrekking tot het leeragentschap, zodat daar rekening mee gehouden wordt. > Wat zijn de verwachtingen van de Regionale Brandweer Zuid-Holland Zuid met betrekking tot het leeragentschap? 1.1 Het leeragentschap in hoofdlijnen In het kort is het doel van het leeragentschap het verbeteren van het lerend vermogen van de brandweer. Maar wat houdt dit nu precies in? Zoals in de inleiding is aangegeven blijkt uit onderzoek van de IOOV dat de brandweer niet genoeg van zijn eigen fouten. Momenteel ligt het probleem bij het delen van kennis. Dat zijn de bevindingen van de Inspectie Openbare Orde en Veiligheid (IOOV) die onderzoek hebben gedaan naar het lerend vermogen van de brandweer. 2 De geleerde lessen worden vaak nog wel binnen de ploeg gedeeld, soms binnen het korps. Maar zelden gebeurt dit regionaal of landelijk. De verwachting is dat met het opzetten van een leeragentschap het delen van kennis, zowel binnen als buiten de regio, structureel wordt geborgd. Het leeragentschap dient leerpunten uit ploegen en korpsen te verzamelen, te analyseren en wanneer nodig deze landelijk te delen met de andere regio s. In de andere regio s dienen hiervoor ook leeragentschappen te zijn opgezet, zodat een structuur ontstaat om kennis landelijk te delen met de andere regio s om van en met elkaar te leren. De kennisregisseur leidt het leeragentschap en begeleidt het proces. De kennisregisseur zorgt voor het verzamelen van gegevens voor het leeragentschap en zorgt het delen van deze informatie. Het verkrijgen van input zal zowel binnen als buiten de regio plaatsvinden. Dit geldt ook voor de output, zowel binnen de regio als landelijk zal de kennis gedeeld gaan worden. De kennisregisseur is de procesbegeleider wanneer een kennisvraagstuk binnen komt waar het leeragentschap mee aan de slag gaat. Wanneer er input binnen komt en de kennisregisseur besluit om dit verder te onderzoeken wordt een leerarena samengesteld. Een leerarena is een ontmoetingsplek waar personeel uit de gehele organisatie samenkomt om met elkaar te leren. Een belangrijk aspect van de leerarena is dat niet wordt gekeken naar wie wat fout heeft gedaan, maar hoe geleerd van kan worden. Men gaat elkaar dus niet verwijten, maar op zoek naar hoe het in het vervolg kan worden vermeden. (Citaat: Leerarena Moerdijk, maart 2011) 2 Inspectie Openbare Orde en Veiligheid [IOOV] (2004, december) Veiligheidsbewustzijn bij brandweerpersoneel. Verkregen: februari, 2011, via b1.pdf Pagina 8

12 De samenstelling van de leerarena is afhankelijk van het te bespreken onderwerp. Deelnemers komen uit alle verschillende lagen en functies binnen de organisatie. Bijvoorbeeld bij een duikongeval, kan men een leerarena samenstellen waar in plaats hebben: - Kennisregisseur - Oefencoördinator - Medewerker opleiden, trainen en oefenen - Officier van Dienst (wanneer deze betrokken was) - Duikploegleider - Duiker Vervolgens bespreken deze personen in alle vertrouwelijkheid openlijk met elkaar wat geleerd kan worden van dit incident zonder dat hierbij verwijten gemaakt worden. De geleerde lessen die voortkomen uit dit leeragentschap worden vervolgens regionaal en landelijk gedeeld. 1.2 Landelijke verwachtingen Het project leeragentschap is een landelijk opgezet door het NVBR (Nederlandse Vereniging voor Brandweerzorg en Rampenbestrijding). Het NVBR is in 2005 begonnen met het opzetten van een landelijk netwerk leeragentschap en heeft de regio s benaderd om hier aan deel te nemen. De richtlijnen voor het opzetten van een regionaal leeragentschap zijn door het NVBR opgesteld. Deze richtlijnen zijn ook voor de RBZHZ het uitgangspunt om het regionaal leeragentschap op te zetten. Informatie uit dit hoofdstuk is gebaseerd op de informatie uit de notitie Van leeragentschap naar leerarena van het landelijk leeragentschap. Het landelijk leeragentschap is het centrale punt voor alle regionale leeragentschappen om informatie en kennis te delen tussen de regionale leeragentschappen. Vanuit het NVBR zijn de verwachtingen betreffende het functioneren van het regionaal leeragentschap duidelijk gemaakt in verschillende notities. Vanuit deze notities zal achtereenvolgens gekeken worden naar de landelijke verwachtingen omtrent het profiel van de regionaal kennisregisseur, het gebruik van de leerarena en het Systeem voor Organisatorisch Leren (SOL) Profiel van de Kennisregisseur Het NVBR heeft een profiel voor de regionale kennisregisseur geschetst. 3 Dit profiel is een richtlijn voor de regionale leeragentschappen. Landelijk is er de volgende verwachting voor de kennisregisseur. De regionaal kennisregisseur heeft tot doel het bevorderen van het lerend vermogen van de brandweer door zorg te dragen voor leerprocessen zodat kennis ontwikkeld, gedeeld, toegepast en geëvalueerd wordt. De kennisregisseur werkt in opdracht van de regionaal commandant en heeft een adviserende rol tegenover het management team van de brandweer. De kennisregisseur is verantwoordelijk voor de processen van de regionale leerarena. Deze onderhoudt contact met de landelijk kennisregisseur en de andere regionale kennisregisseurs om goed zicht te houden op ontwikkelingen en om kennis over te dragen naar de eigen regio. 3 Franssen, H. (2010, mei) NVBR: Project inrichten leeragentschap: van leeragentschap naar leerarena. Verkregen: februari, 2011, via Pagina 9

13 Het is mogelijk om de kennisregisseur als functie in te vullen of als een rol (als onderdeel van een functie). Het NVBR adviseert om de kennisregisseur als rol weg te zetten, zodat de kans wordt verkleind dat de verantwoordelijkheid voor het lerend vermogen alleen bij de kennisregisseur komt te liggen. Ook is het mogelijk om de functie over meerdere functionarissen te verdelen, bijvoorbeeld om onderscheid te maken tussen beleid en uitvoering. De beste keuze is afhankelijk van hoe de regio zijn eigen beleid voert en in hoeverre de regio is geregionaliseerd. De kennisregisseur is samen met de leiding verantwoordelijk voor het verbeteren van het lerend vermogen. Volgens het landelijk leeragentschap bieden de wijze van organiseren en de fase van regionalisering genoeg speelruimte om tot een passende organisatorische keuze te komen. Belangrijk is dat de rol goed wordt neergezet in de organisatie en dat de rol goed is verbonden met andere processen zoals Repressie, Preventie en Kwaliteitszorg. Een programma gerichte aanpak van het leeragentschap is het beste. Wanneer het leeragentschap als een programma wordt georganiseerd, dan wordt de lijnorganisatie overstegen. Op deze manier kan het leeragentschap worden ingevuld door verschillende mensen uit de organisatie, met de kennisregisseur als trekker van dit programma. De belangrijkste taken van de kennisregisseur zijn initiëren, coördineren en borgen. Initiëren houdt in dat de kennisregisseur het lerend vermogen van de organisatie kritisch beoordeeld en initiatieven neemt om dit te verbeteren. Bij coördineren kan er gedacht worden aan het regelen van de leerarena bijeenkomsten om kennis te ontwikkelen en te delen. Met borgen wordt het verzamelen, vertalen en uitdragen van kennis bedoeld. De kennis wordt vastgelegd en toegankelijk gemaakt. Verbeterpunten worden uiteindelijk doorgevoerd in de organisatie Processen rondom de leerarena Het landelijk leeragentschap ziet de regionale leerarena als een plek waar verbinding gemaakt wordt tussen verschillende functionarissen die bij brandweer werken en elk vanuit hun achtergrond iets kunnen toevoegen aan de leerarena. Naast de landelijke input zijn de regionale inzetdata (harde data, evaluaties en onderzoek), operationele audits en brandonderzoek belangrijke inputbronnen voor de regio. Een goede evaluatietechniek is hiervoor wel noodzakelijk. Het leeragentschap heeft namelijk wel goede informatie nodig om de evaluaties te kunnen analyseren. Wanneer de informatie onvolledig is, is de input in de leerarena dus niet juist en dit heeft gevolgen voor de output van de leerarena. Momenteel wordt er vanuit de NVBR gewerkt aan een goede evaluatieformat. Door het NVBR zijn de regionaal leeragentschappen ingedeeld in districten. Er zijn zes districten. Zuid-Holland Zuid vormt samen met de regio s Haaglanden, Rotterdam-Rijnmond en Hollands- Midden het district Zuid-West. In deze districten kunnen de regionale leeragentschappen hun krachten bundelen door elkaar te helpen in de werkzaamheden die bij het leeragentschap horen. Naast de leerarena bepleit het landelijk leeragentschap dat elke regio zich specialiseert in één of meerdere expertises passend bij de regio. Er kan worden gedacht aan een expertise in duiken, bosbranden of bijvoorbeeld overstromingen. Deze expertises worden weggezet in vakgroepen. Zo kunnen meerdere regio s die gespecialiseerd zijn in bosbrandbestrijding de vakgroep bosbrandbestrijding vormen. Pagina 10

14 Wanneer dit onderwerp aandacht behoeft in de landelijke leerarena dan kan de vakgroep met zijn expertise een actieve rol spelen in deze leerarena Systeem voor Organisatorisch Leren In 2005 is voor de brandweer een model ontwikkeld die het leren in de organisatie mogelijk maakt. Dit model, ontwikkelt en gepresenteerd door Floor Koornneef (Risk Centre TU Delft sectie Veiligheidskunde, 2005) is op het IOOV congres (2005) als onderdeel van de presentatie over het veiligheidsbewustzijn bij brandweerpersoneel gepresenteerd. Het SOL-model is gebaseerd op de wisselwerking tussen elementen. In het figuur hiernaast is een schematische weergave van het model te zien en de verbindingen tussen de elementen. Elementen Werkproces Organisatorisch geheugen Leeragentschap Relevant management Uitleg Werkzaamheden die horen bij de taken van de brandweer Alle procedures, protocollen, onderzoeken en geleerde lessen Kennisregisseur en leerarena Regionaal Management team De werking van het leeragentschap is gebaseerd op dit model. Tussen de genoemde elementen vindt een wisselwerking plaats om het leren in de organisatie goed te kunnen laten werken. 4 Werkproces Leeragentschap: Meldingen uit ongevallen, incidenten, onderzoeken, enzovoorts. Leeragentschap Werkproces: Delen van geleerde lessen uit ongevallen, incidenten en onderzoeken. Werkproces Organisatorisch geheugen: Geleerde lessen controleren Organisatorisch geheugen Werkproces: Nieuwe en aangepaste lessen inbrengen Leeragentschap Organisatorisch geheugen: Uitwisseling van casusinformatie, zoals incidentgegevens, geleerde lessen en evaluaties. 1.3 Regionale verwachtingen De verwachtingen van de RBZHZ zijn minder duidelijk in kaart te brengen dan de landelijke verwachtingen. Om de regionale verwachtingen te peilen, hebben er interviews plaatsgevonden met de Commandant Brandweerzorg Dordrecht en het bureauhoofd Opleiden en Onderwijs. De Commandant Brandweerzorg Dordrecht heeft een goed inzicht over de mogelijkheden voor de inbedding in de organisatie en de samenwerking tussen verschillende organisatieonderdelen. Het bureauhoofd Opleiden en Onderwijs heeft ervaring op het vlak van leren in de organisatie. Ook hebben er gesprekken plaatsgevonden met diverse andere personen die betrokken zijn bij het 4 Van t Hoff, A. (2009, november) Scriptie: We zullen leren!. Verkregen: februari, 2011, via Pagina 11

15 leeragentschap, zoals het Hoofd Repressie van de Brandweerzorg Dordrecht en de Arbocoördinator. Uit deze gesprekken is het volgende gebleken betreffende de verwachtingen Verwachtingen van de kennisregisseur De geïnterviewden delen de notie dat voor de kennisregisseur een nieuwe functie vrijgemaakt zal worden. Om het leren in de organisatie echt serieus op te pakken is het niet gewenst om het leeragentschap aan te laten sluiten bij een al bestaande functionaris. Zij vinden ook dat een volledig FTE vrijgemaakt nodig is om het leren in de organisatie overtuigend neer te zetten. Er heerst overeenstemming over het profiel van deze persoon. Een ervaren medewerker, die weet waar hij zijn informatie kan vinden en goed kan netwerken. De kennisregisseur niet als enige verantwoordelijk is voor het leren in de organisatie, maar wel voor het oppakken van leerpunten en de uitwerking hiervan. De kennisregisseur zal er voor zorgen dat de input voor het leeragentschap wordt opgepakt en dat hier een adviesaanpak voor komt. Maar dat er daadwerkelijk uitvoering aangegeven gaat worden ligt niet in de verantwoordelijkheid van de kennisregisseur maar het regionaal management team. Wanneer leerpunten doorgevoerd gaan worden in de organisatie, zal ook een verantwoordelijke worden aangesteld. Die zorgt voor de uitvoering van het leerpunt. Het leeragentschap heeft de tijd nodig om zijn output te kunnen verzorgen. Zeker voor het overdragen van kennis aan de vrijwilligers, die maar beperkt beschikbaar zijn, is dit erg belangrijk. Het bureau Opleiden en Onderwijs heeft momenteel niet genoeg tijd hebben om nieuwe kennis te kunnen delen en dat er extra tijd vrijgemaakt zal moeten worden om deze nieuwe kennis te gaan delen. Het aantal uren dat zij paar jaar krijgen voor opleiding wordt geheel besteed aan al bestaande kennis Vertaalslag maken in de leerarena De leerarena weet de input te vertalen naar concrete actiepunten. De aanbevelingen worden vertaald zo dat duidelijk is wat precies gaat worden en welk onderdeel van de organisatie zich hier mee bezig gaat houden. Dit kunnen bijvoorbeeld de afdelingen Preventie, Repressie, Materieel en Logistiek of Opleiden en Onderwijs zijn. Wanneer meer aandacht besteedt gaat worden op het gebied van blussen van chemiebranden in de opleiding van de brandweer, dan zal dit bij het bureau Opleiden en Onderwijs worden weggezet. De actiepunten moeten SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) worden opgeschreven, dus als volgt: Vanaf juli 2011 moet het bureau Opleiden en Onderwijs van de Regionale Brandweer Zuid-Holland Zuid in de aangeboden basisopleiding manschap een module chemiebrandbestrijding opnemen. Deze zal worden getoetst in het examen van deze opleiding en moet met een voldoende worden afgesloten. In (landelijk) evaluatierapporten staan vaak aanbevelingen welke niet meteen concreet zijn toe te passen. Door deze SMART te maken voor de organisatie, zal duidelijk worden wat de overname van een aanbeveling nu precies betekent voor de organisatie, wat er nu concreet gedaan moet worden, wat de gevolgen zijn en wie de verantwoordelijke is om dit uit te voeren. Pagina 12

16 Leerpunten worden gecategoriseerd in een prioriteitenlijst. Het is niet mogelijk om alle punten op korte termijn te behandelen. Door prioriteit te geven aan de belangrijkste punten, is meteen duidelijk waar de aandacht op korte termijn aan gegeven moet worden. Zo zal voor de regio Zuid- Holland Zuid de aanbevelingen uit een rapport over een grote bosbrand minder belangrijk zijn dan de aanbevelingen uit een rapport over instortingsgevaar van muren. Onze regio heeft namelijk geen bossen, maar muren kunnen ook in onze regio instorten. De kennisregisseur adviseert het management team over de prioritering. Zij stellen dit vervolgens vast Input en output Waar de input voor het leeragentschap gezocht wordt, zijn in de landelijke en regionale verwachtingen gelijk. Landelijke input, trends, (bijna-)ongevallen en evaluatierapporten. Zowel binnen als buiten de regio zal de kennisregisseur een groot netwerk opzetten, om informatie tot zich te krijgen. Voor het verzorgen van de output wordt gekeken naar de bestaande structuren in de organisatie. Tijdens de interviews is voor dit onderzoek navraag gedaan naar de mogelijkheden om de output vorm te geven binnen de RBZHZ. Het leeragentschap kan gebruik maken van de huidige mogelijkheden en er kan gekeken worden naar nieuwe mogelijkheden voor de output. Beide mogelijkheden zijn voor het leeragentschap. Door gebruik te maken van de huidige mogelijkheden, zijn er meteen al een groot aantal lezers, maar dit is niet persé de doelgroep. Nieuwe mogelijkheden (worden later in deze paragraaf besproken) zullen specifiek op de doelgroep gericht zijn, maar zijn nog niet bekend in de regio. Een combinatie van meerdere media om de output te verspreiden zal de beste uitkomst zijn. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen informeren en instrueren. Via nieuwsbrieven en het intranet kan worden geïnformeerd over de geleerde lessen en eventueel genomen maatregelen. De doelgroep waarop de geleerde lessen en eventuele maatregelen van toepassing zijn, zullen hier over geïnstrueerd worden en eventueel bijgeschoold. Zij moeten daadwerkelijk leren. Dit gaat niet via een nieuwsbrief of een verhaal op het intranet. Hiervoor wordt gedacht aan verhalenvertellers, kennisavonden en regionale kaderdagen. Een verhalenverteller verteld zijn verhaal of deelt zijn ervaring aan de doelgroep. Hij is een ervaren brandweerman die wordt geaccepteerd (deskundige of specialist als verhalenverteller). Brandweermensen leren van verhalen en leren van het delen van ervaringen. Dit kan bijvoorbeeld ook door het gebruik van een DVD. Kennisavonden bestaan nog niet onder deze naam binnen de regio. Wel worden er al avonden georganiseerd om vakbekwaam te blijven. Aan deze avonden moet het leeragentschap aansluiting zoeken. Door per jaar 48 uur vrij te maken voor het leeragentschap, kunnen er twaalf avonden per jaar worden georganiseerd om geleerde lessen te delen binnen de regio. Regionale kaderdagen worden eens per half jaar georganiseerd binnen het oefenprogramma van de regionale brandweer. Deze dagen staan in het kader van informatie-uitwisseling, evaluatie van incidenten en actuele ontwikkelingen. Het is van groot belang dat het leeragentschap hier nauw bij betrokken is. Het schema op de volgende pagina is samengesteld op basis van de regionale interviews betreffende de mogelijkheden voor de output. Pagina 13

17 Medium Regionaal (Informeren) Intranet VRZHZ (Viadesk) Brandend Nieuws (Nieuwsbrief) Eigen nieuwsbrief verspreiden Veilig ZHZ (Regionaal Nieuwsblad) Nieuwsbrief via Regionaal (Instrueren) Verhalen vertellers Kennisavonden Regionale Kaderdagen Landelijk (Alleen informeren) MijnNVBR (Viadesk) Brandweer brandweer (nieuwsblad) BrandweerKennisnet (BKN) Plus- en minpunten + Groot bereik, voor iedereen toegankelijk + Algemeen bekend Onoverzichtelijk, iedereen kan er op zetten wat hij/zij wil Niet interactief + Algemeen bekend Wordt (nog) niet goed verspreid in de regio Niet interactief + Kan naar eigen inzicht worden gemaakt Niet bekend Niet interactief + Groot bereik + Algemeen bekend Breder dan doelgroep Niet interactief + Specifiek voor doelgroep Mails worden niet altijd (goed) gelezen + Specifiek voor doelgroep + Verhaal wordt goed overgebracht + Interactief Kost veel tijd Kost veel geld + Specifiek voor doelgroep + Zeer groot bereik bij de doelgroep + Interactief Kost veel tijd Kost veel geld + Veel informatie-uitwisseling + Interactief Breder dan alleen leren + Voor iedereen toegankelijk + Algemeen bekend Onoverzichtelijk Iedereen kan er op zetten wat hij/zij wil Niet interactief + Niet digitaal + Algemeen bekend Wordt niet door iedereen gelezen Niet interactief + Voor iedereen toegankelijk + Algemeen bekend Breder dan doelgroep Wordt niet door iedereen gelezen Pagina 14

18 1.4 Deelconclusies Er zal een leeragentschap komen die er voor gaat zorgen dat er beter geleerd wordt. Landelijk zijn de lijnen geschets hoe dit leeragentschap opgezet kan worden in de regio s. Maar het is ook belangrijk om te voldoen aan de regionale verwachtingen en daarmee de regionale behoeftes. Voor de kennisregisseur zal een nieuwe functie worden gecreëerd. Wanneer deze taak niet serieus wordt opgepakt, dan zal het leeragentschap nooit goed neergezet worden. De kennisregisseur is verantwoordelijk voor de input en output van kennis, maar niet voor de uitvoering van de actiepunten, hiervoor zullen in de leerarena de verantwoordelijke worden aangewezen. In de leerarena zal de vertaalslag gemaakt worden naar concrete actiepunten (SMART) die doorgevoerd worden in de organisatie. Zo is duidelijk wat de overname van een aanbeveling nu precies betekent voor de organisatie, wat er nu concreet gaat worden gedaan, wat de gevolgen zijn en wie de verantwoordelijke is om dit uit te voeren. De output van de geleerde lessen en eventuele maatregelen worden gesplitst in informeren en instrueren. De gehele regio wordt geïnformeerd over de uitkomsten, maar de doelgroep die er daadwerkelijk mee aan de slag gaat wordt geïnstrueerd om daadwerkelijk te leren. Hiervoor is het wenselijk dat er 12 avonden per jaar (48 uur) worden vrijgemaakt. > Voor het leeragentschap zal er een nieuwe functie worden gecreëerd. > Kennisregisseur is verantwoordelijk voor input en output, maar niet voor de uitvoering van de actiepunten. > De leerarena maakt een vertaalslag naar concrete actiepunten. > De output wordt verdeeld in informeren en instrueren. Voor het instrueren is het wenselijk dat 12 avonden per jaar (48 uur) worden vrijgemaakt. Pagina 15

19 2. HET LEERAGENTSCHAP IN ANDERE REGIO S Momenteel worden er in het gehele land leeragentschappen opgezet in de regio s. De stand van zaken is per regio verschillend. De regio Zuid-Holland Zuid bevindt zich in een middenpositie. Om het wiel niet twee maal uit te vinden is het goed om te kijken bij de regio s die al ver gevorderd zijn. > Op welke wijze wordt er in de andere regio s gewerkt aan het opzetten en inrichten van het leeragentschap? 2.1 Stand van zaken regionale leeragentschappen Door de NVBR is in december 2010 een inventarisatie gedaan naar de stand van zaken van de verschillende leeragentschappen. De uitwerking hiervan is in onderstaand overzicht te vinden. Zoals op de kaart 5 is te zien zijn de regio s vooral in het oosten van het land al ver gevorderd. Zuid- Holland Zuid staat nu aan het begin van dit proces. Het is daarom nuttig om bij de andere regio s 5 Nederlandse Vereniging voor Brandweerzorg en Rampenbestrijding [NVBR] (2010, december) Grafische stavaza Leeragentschap. Verkregen: 6 april, 2011, via Intranet MijnNVBR Pagina 16

20 te kijken op welke manier zij het leeragentschap hebben geïmplementeerd. In de volgende hoofdstukken wordt aandacht besteed aan het leeragentschap van Groningen, Gelderland-Zuid en Limburg-Noord. Daarnaast wordt gekeken hoe er in het district Zuid (zie ook paragraaf 1.2.2) wordt samengewerkt tussen de bijhorende regionale leeragentschappen. 2.2 Regio Groningen In de regio Groningen is het regionaal leeragentschap al ver gevorderd. Echter wordt hier niet de term leeragentschap gebruikt, maar wordt het Versterken Lerend Vermogen genoemd. Om verwarring te voorkomen zal hier gebruik gemaakt van de term leeragentschap. In februari 2011 verscheen de definitieve versie van het Plan van Aanpak Versterken Lerend Vermogen. 6 Hierin wordt de visie op het leeragentschap weergegeven. Er wordt gebruik gemaakt van een aantal termen/sporen om de visie kracht bij te zetten. Aan de hand hiervan is het leeragentschap ingericht, dit zijn: Termen Verhaleren Structuleren Cultuleren Etaleren Stimuleren Uitleg De gemiddelde brandweermens houdt niet van lezen. Brandweermensen leren van verhalen: verhaleren. Verhaleren is het vertellen en delen van ervaringen op een manier die aansluit bij de belevingswereld van brandweermensen. Bij voorkeur door een ervaren brandweerman/-vrouw die wordt geaccepteerd. Om onder meer het verhaleren optimaal tot zijn recht te laten komen, dient het delen van leermomenten georganiseerd en gestructureerd te worden: structuleren. Een vorm van structuleren is de leerarena. Daarnaast gaat het ook om het borgen van geleerde lessen en de manier waarop informatie gedeeld wordt. De cultuur binnen de brandweer dient te worden beïnvloed, zodat brandweermensen niet bang zijn om te praten over hun optreden en de redenen waarom zij handelden zoals ze deden: cultuleren. Er moet geen sprake zijn van een afrekencultuur. Dit kan onder andere door het inzetten van verschillende instrumenten, zoals het verhaleren en structuleren. Dat de organisatie en de mensen daarbinnen leren, moet zichtbaar zijn en blijven: etaleren. Door het inzetten van de juiste communicatiemiddelen wordt het proces Versterken Lerend Vermogen nog meer zichtbaar. Cultuleren hangt erg nauw samen met het bevorderen dat brandweermensen hun ervaringen willen delen: stimuleren. Het is niet gebruikelijk dat dingen die goed gaan ( best practices ) en dingen die minder goed gaan, met elkaar gedeeld worden. Vooral door goede communicatie dient dit te worden gestimuleerd. Stimuleren is een continu proces. 6 Werkgroep Versterken Lerend Vermogen, Brandweer Regio Groningen (2011, 18 februari) Plan van Aanpak Versterken Lerend Vermogen. Verkregen: april, 2011, via Intranet MijnNVBR Pagina 17