DRAAIBOEK Oproepen van vrouwen in het kader van het bevolkingsonderzoek Baarmoederhalskanker

Transcriptie

1 DRAAIBOEK 2011 Oproepen van vrouwen in het kader van het bevolkingsonderzoek Baarmoederhalskanker 1

2 INLEIDING Voor u ligt het draaiboek Oproepen van vrouwen in het kader van het bevolkingsonderzoek. Het draaiboek biedt de zelfoproepende huisartsenpraktijk een leidraad m.b.t. het bevolkingsonderzoek en is afgestemd met de samenwerkende partijen binnen het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. Voor de uitvoering van het draaiboek in de huisartsenpraktijk kunnen de huisarts en de praktijkassistente ondersteuning en advies krijgen van de adviseurs van zijn of haar ROS. Deze adviezen hebben met name betrekking op de organisatie van het bevolkingsonderzoek binnen de huisartsenpraktijk en de cervixmodule. Voor de daadwerkelijke uitvoering blijft de huisarts vanzelfsprekend eindverantwoordelijk. Mocht u toch nog vragen hebben, neemt u dan even contact met ons op. Onze gegevens vindt u achter in dit draaiboek. Uitslagbrieven In 2010 zijn wij gestart, samen met alle screeningsorganisaties voor baarmoederhalskanker in Nederland, met het verzenden van uitslagbrieven. De door ons verzonden uitslagbrief is een aanvulling op het verstrekken van de uitslag door de huisarts. Het verstrekken van de uitslag door de huisarts verandert niet; deze blijft uitgevoerd worden volgens de NHG-standaard. In hoofdstuk 6 staat het hoe en waarom van het verzenden van de uitslagbrieven door de screeningsorganisaties. De verschillende uitslagbrieven (A t/m G) zijn als bijlage toegevoegd aan dit draaiboek. Contracten huisartsen Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem wil met alle dienstverleners contracten aangaan. Wij vinden het belangrijk en duidelijk dat onze samenwerkingsafspraken op papier staan. Er is overeenstemming bereikt over een landelijk standaardcontract voor huisartsen. Alle screeningsorganisaties hebben vorig jaar geleden het standaardcontract in samenspraak met de huisartsenvertegenwoordiging opgesteld. In 2010 gaan wij vanuit Arnhem met de huisartsen, waar wij mee samen werken, contracten aan. Wij willen met het contract onze goede samenwerking bevestigen. In de loop van 2010 zult u daarom het contract ontvangen en zullen wij u vragen om het getekend aan ons terug te sturen. Wij hebben hiermee gewacht tot na de fusie, zodat het contract niet binnen korte tijd herzien hoeft te worden. Met andere dienstverleners (bijvoorbeeld laboratoria) zijn in de afgelopen drie jaar al contracten getekend. Ten slotte Het zelf oproepen door huisartsen zorgt voor een gemiddeld 10% hogere opkomst. Wij vinden het fijn dat u dus aantoonbaar bijdraagt aan een goed resultaat van het bevolkingsonderzoek! Margje Lubbers Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem manager Business Unit baarmoederhalskanker Juli 2010 Thea Hageman Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem management assistente 2

3 DRAAIBOEK ALGEMEEN MATCHEN Praktijkorganisatie Het matchrapport Vrouwen uitgenodigd door de huisarts Vrouwen uitgenodigd door Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem Uitnodigingen Eerste uitnodiging Tweede uitnodiging (herinnering) Uitnodiging na zwangerschap Nieuwe patiënten in de huisartsenpraktijk Wat te doen bij spontane meldingen Uitstrijkjes op medische indicatie Vrouwen die niet willen/kunnen deelnemen Vrouwen met Uterus Extirpatie Definitieve afmeldingen Tijdelijke afmeldingen HET ONDERZOEK Informeren van vrouwen die contact opnemen n.a.v. de oproep Maken van een afspraak met de betreffende vrouw die reageert op de oproep Maken van het uitstrijkje, door de huisarts of de praktijkassistente Sterilisatie van het speculum Uitstrijkmethode HET VERSTUREN VAN HET UITSTRIJKJE Versturen van het uitstrijkje naar het laboratorium Herhalingsuitstrijkjes die vallen onder het bevolkingsonderzoek Uitstrijkjes op medische indicatie ( bepalen van de follow-up ) Verzendmateriaal DE UITSLAG Screeningsorganisaties versturen uitslagbrieven Hoe zijn de uitslagbrieven ontwikkeld Hoe wordt de vrouw op de hoogte gebracht als er afwijkingen zijn gevonden Bepalen van de follow-up Registreren van de uitslag van het uitstrijkje in de computer (volgens KOPAC-codering) STATISTIEKSCHEMA Terugsturen labaoratoriumformulieren in verband met afmelding Niet gebruikte laboratoriumformulieren NIET DECLAREREN Vergoeding SAMENVATTING Kopac - classificatiesysteem Afvinklijst werkzaamheden Bijlage A (voorbeeldbrief uitnodiging) Bijlage B (voorbeeldbrief herinnering) Bijlage C (voorbeeldbrief Uterus Extirpatie) Uitslagbrief A: er zijn geen afwijkingen gevonden Uitslagbrief B: het uitstrijkje was van onvoldoende kwaliteit Uitslagbrief C: er zijn lichte afwijkingen gevonden Uitslagbrief D: er zijn afwijkingen gevonden Uitslagbrief E: er is een andere uitslag Uitslagbrief F: uitstrijkje onterecht bevolkingsonderzoek Uitslagbrief G: Het uitstrijkje was van onvoldoende kwaliteit herhaling valt niet onder BVO Veelgestelde vragen en antwoorden uitslagbrieven Adressen/telefoonnummers bevolkingsonderzoek Adressen/telefoonnummers Ros en Gebruikte afkortingen / verklaringen

4 1 ALGEMEEN Fusie Bevolkingsonderzoek Oost Per 1 januari 2010 vormen vijf organisaties voor bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker en borstkanker in Gelderland en Overijssel samen Bevolkingsonderzoek Oost. Wat verandert er voor u? Voor u als huisarts verandert er niets. De onderzoeken worden op dezelfde manier en op dezelfde locaties uitgevoerd als u gewend bent. Alleen zijn we nu één grote organisatie met een nieuwe naam en een nieuw logo. Waarom deze fusie? De fusie maakt deel uit van een landelijke reorganisatie van het bevolkingsonderzoek. Nederland is per 1 januari 2010 opgedeeld in vijf landsdelen met vijf organisaties. Deze organisaties kunnen uitstekend voldoen aan de hoge kwaliteit die geëist wordt van bevolkingsonderzoek naar kanker. Vijf organisaties De vijf organisaties die samen Bevolkingsonderzoek Oost vormen zijn: - Stichting Bevolkingsonderzoek Baarmoederhalskanker Stedendriehoek (SBBS), Beekbergen - Stichting Bevolkingsonderzoek Baarmoederhalskanker Twente (SBBT), Enschede - Stichting Bevolkingsonderzoek Oost (SBO), Arnhem - Stichting Vroege Opsporing Kanker Oost-Nederland (SVOKON), Nijmegen - Stichting Vroege Opsporing Borstkanker (SVOB), Enschede Ondersteuning huisartsen door de ROS De ondersteuning van de huisartsen in het kader van preventiemaatwerk door de adviseurs gebeurt vanuit vier Regionale Ondersteuning Structuren (ROS). Dit zijn: - Stichting OOGG voor het gebied Gelders Rivierenland en Gelderse Vallei en Zaltbommel; - Caransscoop voor het gebied Arnhem en Oost Gelderland; - Fasteerstelijn voor het gebied Nijmegen en - Raedelijn voor het gebied Gooi, Eemland, Noord West Veluwe en Utrecht. Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem stimuleert dat de huisartsen de betreffende vrouwen zelf oproepen. Uit onderzoek blijkt dat er een hogere opkomst wordt verkregen als de huisarts de oproep aan de vrouwen verstuurt. Meer informatie hierover kunt u opvragen bij de adviseur van uw ROS. 4

5 Samenwerking screeningsorganisatie automatisering De screeningsorganisatie behoudt een 'vangnet-functie', d.w.z. dat vrouwen zonder (oproepende) huisarts, door de screeningsorganisatie worden opgeroepen. Om te voorkomen dat vrouwen een dubbele oproep of geen oproep krijgen, is een vergelijking ( 'matching') nodig tussen (een selectie uit) het patiëntenbestand van de huisarts en de gemeentelijke bevolkingsgegevens (GBA). Deze selectie is inclusief vrouwen die om bepaalde reden niet opgeroepen dienen te worden; zij moeten ook gematcht worden zodat de screeningsorganisatie hen niet oproept. In verband met de vele verschillende (automatiserings-) systemen, die door huisartsen gebruikt worden, is het noodzakelijk dat de huisarts de gegevens elke keer op dezelfde wijze aanlevert. Daarom dient de selectie te gebeuren m.b.v. de cervixmodule van het Huisartsen Informatie Systeem (HIS). De lay-out mag (indien dit al mogelijk is) niet aangepast worden. Vraag indien nodig advies aan de adviseur van uw ROS.. Landelijk wordt gewerkt aan het digitaal up-loaden van deze matchgegevens. Dat zou u en ons veel werk hebben gescheeld. Helaas gaven de HISsen geen prioriteit aan de ontwikkeling van dit deel van de automatisering. Daardoor is automatisch up-loaden dit jaar nog niet mogelijk. Na matching van de gegevens door de screeningsorganisatie is de huisarts verantwoordelijk voor de vrouwen, die door de huisarts uitgenodigd moeten worden. Dat zijn de vrouwen waarvoor de huisarts het laboratoriumformulier (per jaarcohort) ontvangt van Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem. Daarom is het noodzakelijk dat de praktijkadministratie met betrekking tot de cervix-screening correct is. Wettelijke bepalingen Op de organisatie en uitvoering van het bevolkingsonderzoek zijn enkele wetten van toepassing. Dit zijn: de Wet op het Bevolkingsonderzoek (WBO), de Wet Persoonsregistratie (WPR) en de Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO). De WPR en de WGBO stellen eisen ten aanzien van: - het informeren van de cliënt/patiënt over hetgeen haar te wachten staat bij deelname; - de voor- en nadelen daarvan; - welke gegevens daarvoor gebruikt worden; - hoe hier tegen bezwaar kan worden gemaakt. De huisarts is in het kader van de WGBO zelf verantwoordelijk voor het informeren van de deelnemende vrouw over: - de wijze waarop het uitstrijkje wordt gemaakt; - wanneer en hoe ze de uitslag krijgt; - eventueel noodzakelijk verder onderzoek en behandeling. 5

6 2 MATCHEN Algemeen Het matchen betekent dat de gegevens van de vrouwen uit het huisartsenbestand worden vergeleken met de gegevens die in het systeem staan van Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem, die de gegevens aangeleverd krijgt vanuit de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA). De matching tussen de gegevens uit het huisartsenbestand en het GBA bestand vindt plaats via een geautomatiseerd systeem. Deze programmatuur probeert een unieke match tot stand te brengen op basis van drie gevens. - Geboortedatum. - Postcode. - Huisnummer. Als dit niet lukt zoekt het programma alle vrouwen uit die in ieder geval in geboortedatum en postcode overeenkomen. Uit dit lijstje kan dan door de screeningsorganisatie een vrouw gekozen worden die aan de overige kenmerken voldoet, zodat alsnog een match tot stand gebracht kan worden. Op deze wijze wordt ongeveer 95% van de vrouwen, die door de huisartsen worden aangeleverd, gematcht. Het verder uitzoeken van de redenen waarom de resterende 5% niet gematcht kan worden (door bijv. alleen op naam en geboortedatum te zoeken) kost zoveel tijd dat dit niet opweegt tegen het kleine percentage extra matches dat daardoor bereikt zou kunnen worden. 2.1 Praktijkorganisatie De aangegeven "deadline" voor het aanleveren van gegevens vormt het uitgangspunt voor de organisatie in de huisartsenpraktijk. Het is aan te raden deze deadline in de agenda te noteren, zodat in de week daarvoor de benodigde werkzaamheden gepland kunnen worden. De usb-stick met gegevens van vrouwen uit uw praktijk moet 1x per jaar voor 15 oktober 2010 aangeleverd worden bij de Regionale Ondersteuning Structuren (ROS). Wat moet de huisarts doen - Selecteren van alle vrouwen uit een bepaald geboortejaar (= een jaarcohort) in de cervixmodule. Zie handleiding cervix-module. - De USB stick, met vermelding van huisarts, AGB-code en naam HIS, vóór 15 oktober 2010 opsturen naar uw ROS. Gegevens van de Ros en vindt u achter in het draaiboek 6

7 2.2 Het matchrapport Als de gegevens van de huisarts door Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem zijn gematcht met de gegevens in haar systeem ontvangt de huisarts een matchrapport van Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem. Hierop staat vermeld: - vrouwen die door de huisarts uitgenodigd worden; - vrouwen die niet door de huisarts uitgenodigd worden. Deze vrouwen worden door de Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem uitgenodigd. 2.3 Vrouwen uitgenodigd door de huisarts Als op het matchrapport staat vermeld uitnodiging toegevoegd dan nodigt de huisarts de vrouw uit. Als huisarts bent u verantwoordelijk voor het uitnodigen van deze vrouwen De huisarts ontvangt 7 keer per jaar van Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem de laboratoriumformulieren en een setje niet-deelname formulieren van de vrouwen die, volgens het oproepschema, worden uitgenodigd voor het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. De huisarts ontvangt de laboratoriumformulieren in de maanden januari, februari, april, juni, september, oktober en november. Op het laboratoriumformulier staan o.a. de volgende gegevens vermeld: - gegevens van de vrouw; - het uitnodigingsnummer; - BSN-nummer. De gegevens op het laboratoriumformulier zijn uniek en mogen op geen enkele wijze vervangen worden door gegevens van een andere vrouw. Tevens is het niet toegestaan om een kopie te maken van het laboratoriumformulier. Alleen het originele laboratoriumformulier mag ingestuurd worden met het uitstrijkje naar het laboratorium. Het aantal laboratoriumformulieren moet overeen komen met het aantal vrouwen dat door de huisarts uitgenodigd wordt. De gegevens, vermeld op het laboratoriumformulier, zijn afkomstig uit het GBA, de gegevens op de lijst zijn afkomstig van de huisartsen. Het GBA is leidend. 2.4 Vrouwen uitgenodigd door Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem Als op de lijst staat vermeld niet gevonden in GBA etc, dan nodigt Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem de vrouw uit. Als huisarts bent u niet verantwoordelijk voor het uitnodigen van deze vrouwen. Redenen waarom een huisarts geen laboratoriumformulier ontvangt van de vrouw(en) kunnen zijn: - de vrouw staat bij de gemeente ingeschreven op een postadres en bij de huisarts op een bezoekadres; - geboortedatum en/of postcode staan bij de gemeente of bij de huisarts verkeerd ingevoerd; - de vrouw staat bij twee huisartsen ingeschreven; - naar aanleiding van eerdere uitnodigingen heeft de vrouw bij de screeningsorganisatie of huisarts aangegeven geen baarmoeder/baarmoederhals meer te hebben en om die reden definitief niet meer in aanmerking te willen komen voor een uitnodiging; - de vrouw woont in een gemeente die onder het werkgebied van een andere screeningsorganisatie valt (u kunt op zien onder welke screeningsorganisatie de vrouw valt en indien nodig bij deze screeningsorganisatie een laboratoriumformulier opvragen van de vrouw). Landelijk is afgesproken dat het GBA-bestand uitgangspunt is voor het oproepen. Vrouwen die 'niet gematcht' zijn worden door de screeningsorganisatie opgeroepen. De huisarts controleert deze lijst en neemt eventueel contact op met de screeningsorganisatie als er naar eigen inzicht in de gegevens van de vrouw absoluut geen fout te vinden is De vrouwen die door de screeningsorganisatie worden uitgenodigd ontvangen bij de uitnodiging het laboratoriumformulier dat ze naar de praktijk moeten mee nemen. 7

8 Op onze website kunt u de handleiding aanmaken cervixbestand downloaden. 3 Uitnodigingen 3.1 Eerste uitnodiging De huisarts ontvangt 7 keer per jaar van Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem de laboratoriumformulieren en een setje niet-deelnameformulieren van de vrouwen die volgens het oproepschema worden uitgenodigd voor het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. De huisarts ontvangt de laboratoriumformulieren in de maanden januari, februari, april, juni, september, oktober en november. Vrouwen niet meer in de praktijk Van vrouwen die niet meer in uw praktijk ingeschreven staan, moet het laboratoriumformulier door de huisarts zo spoedig mogelijk teruggestuurd worden naar Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem, zodat zij deze vrouw kunnen uitnodigingen voor het bevolkingsonderzoek. Het versturen van de uitnodigingsbrief (bijlage A) De uitnodigingsbrief bestaat uit de volgende onderdelen: - de uitnodigingsbrief (eventueel kan alvast de datum en het tijdstip van de afspraak vermeld worden); - het niet-deelname formulier; - de folder hoe wordt uw privacy beschermd? ; - de voorlichtingsfolder van het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM). LET OP: altijd de meest recente versie gebruiken en de oude folders weggooien. De folders van het RIVM en de privacyfolder zijn te bestellen met het faxbestelformulier bij uw ROS. Actie huisarts: - Registreren in het HIS van alle oproepen die zijn verzonden. Dit gebeurt bij de meeste automatiseringssystemen automatisch. 3.2 Tweede uitnodiging (herinnering) Volgens de richtlijnen van het RIVM is de oproepende instantie (in dit geval de huisarts) verplicht om éénmaal een herinneringsuitnodiging te sturen aan de niet opgekomen vrouwen. Tijdstip van rappelleren is 4 tot 5 maanden na de eerste uitnodiging. Wij adviseren om de vrouw een herinneringsbrief plus het laboratoriumformulier of niet-deelname formulier te sturen. Het versturen van de herinneringsuitnodiging (bijlage B) De herinneringsbrief bestaat uit de volgende onderdelen: - de herinneringsbrief; - het laboratoriumformulier of niet-deelname formulier; - folder hoe wordt uw privacy beschermd? ; - voorlichtingsfolder van het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM). LET OP: altijd de meest recente versie gebruiken en de oude folders weggooien. De folders van het RIVM en de privacyfolder zijn te bestellen met het faxbestelformulier bij uw ROS. 8

9 3.3 Uitnodiging na zwangerschap Een vrouw die heeft aangegeven zwanger te zijn wordt zes maanden na de bevallingsdatum uitgenodigd om een uitstrijkje te laten maken. Zij ontvangt hiervoor een uitnodiging van de huisarts of Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem. Op het laboratoriumformulier of het niet-deelname formulier wordt de vermoedelijke bevallingsdatum aangegeven door de vrouw of de huisarts. - De huisarts verwerkt dit in zijn/haar systeem en nodigt de vrouw zes maanden na de bevalling uit om een uitstrijkje te laten maken OF - De huisarts stuurt het niet-deelname formulier met daarop ingevuld de vermoedelijke bevallingsdatum van de vrouw terug naar Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem, die de gegevens haar systeem verwerkt en de vrouw zes maanden na de bevallingsdatum een nieuwe uitnodiging stuurt. Het versturen van de uitnodiging na zwangerschap door de huisarts De uitnodiging bestaat uit de volgende onderdelen: - de brief 1 e uitnodigingsbrief of herinneringsbrief ; - het laboratoriumformulier of niet-deelname formulier; - folder hoe wordt uw privacy beschermd? ; - (meest recente) voorlichtingsfolder van het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM). 3.4 Nieuwe patiënten in de huisartsenpraktijk Vrouwen die nieuw zijn in een huisartsenpraktijk, vanwege verhuizing of anderszins, en die vallen binnen de oproep te roepen jaarcohorten, worden door de screeningsorganisatie in december uitgenodigd op het adres waar zij zich gedurende het jaar hebben laten inschrijven. Dit wordt de zgn. veeg- of sleepronde genoemd. Dan wordt gekeken naar alle vrouwen die na een bepaalde datum zijn ingeschreven binnen de betreffende gemeente. De huisarts heeft deze vrouwen niet aangeleverd (op USB-stick) en is dus in principe ook niet verantwoordelijk voor de uitnodiging. Het is wel aan te raden om de vrouw tijdens een praktijkbezoek op het bevolkingsonderzoek te attenderen of hiervoor een memoregel aan te maken in de computer. 3.5 Wat te doen bij spontane meldingen Het kan voorkomen dat vrouwen die aan eind van het jaar een uitnodiging kunnen verwachten al enkele maanden daarvoor (bijvoorbeeld tijdens een regulier consult) zelf vragen om een uitstrijkje in het kader van het bevolkingsonderzoek. Van deze vrouw is nog geen uitnodigingsnummer en laboratoriumformulier beschikbaar en daarom valt ze (administratief gezien) nog buiten het bevolkingsonderzoek. Het is daarom aan te raden het uitstrijkje toch uit te stellen. Als u sterk de indruk heeft dat de vrouw dan geen gehoor meer zal geven aan de uitnodiging kunt u voor uitzonderingen wel een uitstrijkje maken en bij de screeningsorganisatie uitsluitend per fax een laboratoriumformulier met uitnodigingsnummer opvragen, wat handmatig aangemaakt zal moet worden. 3.6 Uitstrijkjes op medische indicatie De doelmatigheid van het bevolkingsonderzoek kan worden vergroot door het aantal uitstrijkjes zonder medische indicatie buiten het bevolkingsonderzoek terug te dringen. Redenen voor een uitstrijkje op medische indicatie zijn: - contactbloedingen, dat wil zeggen bloedverlies na een coïtus of een makkelijk bloedende cervix bij lichamelijk onderzoek; - tussentijds bloedverlies op een wisselend tijdstip in de cyclus, dat niet wordt verklaard door het gebruik van orale anticonceptie, een vaginale of cervicale infectie of door een laesie van de vulva of vagina. Andere vaginale klachten en onderbuikpijn zijn in de regel geen indicatie voor een uitstrijkje. 9

10 4 Vrouwen die niet willen/kunnen deelnemen 4.1 Vrouwen met Uterus Extirpatie Om te voorkomen dat vrouwen met een UE ten onrechte iedere vijf jaar gematcht c.q uitgenodigd worden, verzoeken wij de huisarts deze vrouwen een brief te sturen (bijlage C), inclusief het laboratoriumformulier of niet-deelname formulier. In de brief wordt de vrouw verzocht om aan te geven dat ze een UE heeft ondergaan en daardoor niet meer uitgenodigd hoeft te worden. De vrouw moet het laboratoriumformulier of niet-deelnameformulier invullen, ondertekenen en terugsturen naar de huisarts. De huisarts stuurt het formulier kosteloos naar: Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem Antwoordnummer 1542, 6800 WC Arnhem De huisarts mag het formulier niet ondertekenen!! Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem kan een formulier dat door de huisarts is ondertekend niet in behandeling nemen. Hierdoor ontvangt de vrouw weer een nieuwe uitnodiging. Alleen als de vrouw het formulier heeft ondertekend, kan Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem de vrouw in het systeem definitief afmelden en ontvangt de vrouw ontvangt geen uitnodiging meer. Actie huisarts: - registreren in HIS; - laboratoriumformulier/niet-deelname formulier door de vrouw laten invullen en ondertekenen. Het formulier (laten) terugsturen naar Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem. 4.2 Definitieve afmeldingen Vrouwen, die te kennen geven dat ze nooit meer in aanmerking wensen te komen voor het bevolkingsonderzoek moeten hiervoor de achterkant van het laboratoriumformulier of niet deelnameformulier invullen en ondertekenen. De formulieren moeten worden teruggestuurd naar Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem. Een definitieve afmelding mag door Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem alleen in behandeling worden genomen als de vrouw het formulier ondertekent. Actie huisarts: - registreren in HIS; - het laboratoriumformulier of niet-deelname formulier, ondertekend door de vrouw, terug sturen naar Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem. Een uitnodiging is 5 jaar geldig. Als een vrouw zich heeft afgemeld en zich alsnog bedenkt, kan zij weer deelnemen aan het bevolkingsonderzoek. De huisarts of de vrouw kan dan een nieuw laboratoriumformulier bij Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem opvragen. 10

11 4.3 Tijdelijke afmeldingen Onder tijdelijke afmeldingen wordt verstaan zwangerschap, uitstel wegens operatie, uitstrijkje <12 maanden geleden of andere redenen. Vrouwen die te kennen geven dat ze eenmalig niet in aanmerking wensen te komen voor het bevolkingsonderzoek kunnen hiervoor het laboratoriumformulier of niet-deelname formulier invullen en terugsturen naar de huisarts. Ook de huisarts kan het formulier invullen voor de vrouw. Sinds dit jaar kunnen tijdelijke afmeldingen ook (door de vrouw of de huisarts) gemeld worden via Zorg wel dat altijd de naam, geboortedatum en BSNnummer van de vrouw duidelijk in de mail staat aangegeven, zodat persoonsverwisselingen uitgesloten zijn. De ingevulde formulieren moeten worden teruggestuurd naar Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem die de vrouw tijdelijk afmeldt in het systeem. Dit betekent dat deze vrouw geen herinnering ontvangt, maar wel in de volgende ronde na vijf jaar een uitnodiging. Een uitnodiging is 5 jaar geldig. Als een vrouw zich heeft afgemeld en zich alsnog bedenkt, kan zij weer deelnemen aan het bevolkingsonderzoek. De huisarts of de vrouw kan dan een nieuw laboratoriumformulier bij Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem opvragen. Actie huisarts: - registreren in HIS; - laboratoriumformulier of niet-deelname formulier ingevuld door de vrouw indien nodig door de huisarts terugsturen naar Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem; - laboratoriumformulier in de praktijk bewaren i.v.m. later te verrichten uitstrijkje en - indien van toepassing: 6 maanden na bevalling op aangegeven datum de vrouw opnieuw uitnodigen. Eenmaal per jaar dient het hele bestand doorgelicht te worden. Zo kan gecontroleerd worden of vrouwen die nieuw in de praktijk zijn gekomen een uitstrijkje hebben laten maken (n.a.v. een uitnodiging door de screeningsorganisatie of de vorige huisarts). 11

12 5 HET ONDERZOEK 5.1 Informeren van vrouwen die contact opnemen n.a.v. de oproep. De vrouw is door middel van de uitnodigingsset geïnformeerd. De huisarts/assistente licht zo nodig de gang van zaken mondeling toe. De huisarts geeft voorlichting over het bevolkingsonderzoek conform de NHG-standaard. 5.2 Maken van een afspraak met de betreffende vrouw die reageert op de oproep. Bij voorkeur binnen twee weken na ontvangst van de uitnodiging. 5.3 Maken van het uitstrijkje, door de huisarts of de praktijkassistente. - Maak gebruik van de cervixbrush. - Vul alle patiëntgegevens in op het potje en het originele laboratoriumformulier - Spoel de cervixbrush meteen uit in het potje met PreserCyt oplossing door hem 10 keer op de bodem van het potje te drukken waardoor de borstelhaartjes uit elkaar komen te staan. Draai de borstel tenslotte krachtig rond zodat er meer materiaal vrijkomt. - Gebruikt u een andere uitstrijkmethode, volg dan de gebruiksaanwijzing daarvan. 5.4 Sterilisatie van het speculum. Na het maken van het uitstrijkje dient men: - het speculum gedurende minimaal 10 minuten laten weken in een bak/emmertje met desinfectans (bijvoorbeeld water met een Staflex-tables = chlooroplossing 0,1 50; - vervolgens het speculum huishoudelijk schoonmaken en steriliseren. Het instrumentarium dat met bloed in aanraking kan komen (dus ook het speculum) dient na reiniging gesteriliseerd te worden. Sterilisatie van instrumentarium in de huisartsenpraktijk geschiedt in veel gevallen nog met een hete lucht sterilisator maar dit is niet toereikend,. Wij willen alle huisartsen die hun sterilisator willen of moeten vervangen adviseren een autoclaaf aan te schaffen. De voorkeur gaat hierbij uit naar een eenvoudige sterilisator, voorzien van een CEmarkering, met een voorziening om instrumenten aan het eind van het proces te kunnen drogen. Voor algemene richtlijnen voor het steriliseren van instrumentarium verwijzen wij u naar de website van de werkgroep infectie preventie: Uitstrijkmethode. Er zijn situaties denkbaar waarbij het maken van de uitstrijk moeilijker is. In onderstaand overzicht worden deze genoemd. Tevens wordt aangegeven hoe het beste gehandeld kan worden in deze situatie. De bijzonderheden dienen op het laboratoriumformulier aangegeven te worden bij opmerkingen omdat ze van belang kunnen zijn bij de beoordeling. - Kleine bloeding: standaardprocedure volgen. - Snel bloedende baarmoedermond: alarmerend. Toch gewoon uitstrijken en afwachten. - Slijmprop in baarmoeder: slijm eerst verwijderen met wattenstok of gaasje. Vervolgens standaardprocedure volgen en uitslag afwachten. - Veel afscheiding: afscheiding eerst verwijderen met wattenstok. Vervolgens standaardprocedure en uitslag afwachten. - Bij een ectropion of uitpuilende baarmoeder: eerst proberen met de cervix-brush. Indien dit niet lukt de cytobrush voor de endocervix en de spatel voor de ectocervix gebruiken. Het verdient aanbeveling bij een ruim ectropion ook de distale rand op de ectocervix uit te strijken. Bij gebruik van cytobrush /spatel op twee glaasjes uitstrijken (wel reden vermelden op laboratoriumformulier). 12

13 6 HET VERSTUREN VAN HET UITSTRIJKJE 6.1 Versturen van het uitstrijkje naar het laboratorium Voor het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker worden speciale identieke laboratoriumformulieren gebruikt. Het uitstrijkje stuurt de huisarts binnen vijf werkdagen tezamen met het origineel laboratoriumformulier naar het laboratorium. Het laboratoriumformulier dient de volgende gegevens te bevatten: - aanvragend arts (incl AGB-code voor betaling)! - uitstrijker + functie - datum laatste uitstrijkje - anticonceptie - gebruik oestrogeen anders dan anticonceptie - datum uitstrijkje - datum laatste menstruatie - aspect portio - opmerkingen Alleen als een correct ingevuld origineel laboratoriumformulier met het uitstrijkje wordt ingestuurd naar het laboratorium kan Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem de huisarts betalen en is het onderzoek voor de vrouw gratis. Indien u het laboratoriumformulier van een vrouw niet in uw bezit heeft, kunt u bij Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem per fax een nieuw laboratoriumformulier aanvragen. Het faxnummer is LET OP: Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem verstuurt sinds 1 januari 2010 uitslagbrieven. Daarom mag NOOIT een laboratoriumformulier van een vrouw gekopieerd worden en gebruikt worden voor een andere vrouw. 6.2 Herhalingsuitstrijkjes die vallen onder het bevolkingsonderzoek Alleen een eenmalige uitslag met een PAP O (herhaling bevolkingsonderzoek wegens onbeoordeelbaarheid), valt onder het bevolkingsonderzoek. Alle andere herhalingsuitstrijkjes zijn op basis van medische indicatie. Hiervoor ontvangt de vrouw van Bevolkingsonderzoek Oost een nieuw laboratoriumformulier 6.3 Uitstrijkjes op medische indicatie ( bepalen van de follow-up ) In principe zijn alle uitstrijkjes tussendoor (dus zonder dat men een uitnodiging heeft) voor het bevolkingsonderzoek alleen mogelijk indien er sprake is van een medische indicatie. Volgens de NHG-standaard uitstrijkjes zijn de indicaties: - contactbloedingen en - onverklaard tussentijds bloedverlies op wisselend tijdstip in de cyclus. Ook de herhalingsuitstrijkjes naar aanleiding van een vorige uitslag vallen onder de uitstrijkjes op medische indicatie. Voor uitstrijkjes op medische indicatie dienen de reguliere formulieren gebruikt te worden. Hiervoor mag u geen laboratoriumformulier van Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem gebruiken. Bij twijfel kunt u het beste eerst contact opnemen met Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem. 6.4 Verzendmateriaal Bij het laboratorium kan de huisarts (gratis) verzendmaterialen aanvragen. Het uitstrijkje mag niet aan de vrouw meegegeven worden. Huisarts en laboratorium zorgen voor de verzending, niet de vrouw. 13

14 7 DE UITSLAG 7.1 Screeningsorganisaties versturen uitslagbrieven Vrouwen ontvangen vanaf 1 januari 2010 schriftelijk de uitslag van de screeningsorganisatie in haar regio. Voor de huisarts verandert de werkwijze niet. Bij afwijkingen neemt de huisarts actief contact op met de vrouw. De uitslagbrief van de screeningsorganisatie is aanvullend op de informatie door de huisarts. De huisarts ontvangt de uitslag minimaal vijf dagen vóór de vrouw. Daardoor heeft de huisarts voldoende tijd om de vrouw eerst op de hoogte te brengen van de uitslag. Er zijn verschillende uitslagbrieven, afhankelijk van de uitslag (zie bijlage) Hieronder kunt u zien welke brieven er zijn. A. Er is geen afwijking gevonden, u wordt over 5 jaar weer opnieuw uitgenodigd B. Het uitstrijkje was niet te beoordelen, u moet een afspraak maken bij de huisarts. C. Er zijn lichte afwijkingen gevonden. U moet voor vervolgonderzoek naar de huisarts. D. Er zijn afwijkingen gevonden. U moet voor vervolgonderzoek naar de gynaecoloog. G: Het uitstrijkje was van onvoldoende kwaliteit herhaling valt niet onder BVO. Daarnaast zijn er nog brieven voor de zeer beperkte uitslagen waarbij het laboratorium ander advies als bovenstaand geeft (E). Of als een laboratoriumkaart is ingevuld, maar het onderzoek niet in het kader van het bevolkingsonderzoek was (F). In beide gevallen wordt in de brief aangegeven dat de vrouw voor de uitslag contact moet opnemen met de huisarts. 7.2 Hoe zijn de uitslagbrieven ontwikkeld Bij de opstelling van de brieven zijn vertegenwoordigers van alle relevante partijen zoals huisarts, gynaecoloog, patholoog en vrouwen van de patiëntenvereniging Olijf betrokken. De brieven zijn ook getest door vrouwen die ervaring hebben met verschillende uitslagen. 7.3 Hoe wordt de vrouw op de hoogte gebracht als er afwijkingen zijn gevonden Uit het onderzoek onder vrouwen is duidelijk geworden hoe zij de uitslag willen ontvangen. Als er afwijkingen zijn gevonden waardoor de vrouw in aanmerking komt voor vervolgonderzoek bij de huisarts (brief C) of gynaecoloog (brief D), dan ontvangt zij niet eerst een brief. De huisarts neemt eerst contact met de vrouw op om de uitslag mee te delen. De vrouw kan een afspraak bij haar huisarts maken om de uitslag en vervolgonderzoek verder te bespreken. De huisartsenvereniging ontwikkelt patiëntenbrieven die de vrouw mee krijgt van haar huisarts. 7.4 Bepalen van de follow-up Naar aanleiding van de uitslag van het laboratorium wordt de follow-up termijn geregistreerd in de computer. Indien het advies van het laboratorium afwijkt van het advies in de cervixmodule, dan dient u het advies van het laboratorium aan te houden. - Pap 1, herhalen na 1 jaar Uitstrijkjes op medische indicatie - Klasse 2 - Klasse 3a met hoogste code P4, A3, C4 of C5 - Klasse 3a met hoogste code P5 Uitstrijkjes op medische indicatie vallen niet onder het bevolkingsonderzoek en worden dus niet door Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem vergoed. In dit geval maakt de huisarts bij het volgende onderzoek gebruik van de normale laboratoriumformulieren. De huisarts is verantwoordelijk voor het doorgeven van de uitslag aan de vrouwen. 7.5 Registreren van de uitslag van het uitstrijkje in de computer (volgens KOPACcodering) Bij juiste registratie wordt de follow-up automatisch bijgehouden en is deze uit te draaien. Deze gegevens kan de huisarts eventueel ook bijhouden in een apart schrift of kaartenbak. Hierin kan ook einde zwangerschap genoteerd worden. 14

15 8 STATISTIEKSCHEMA Om inzicht te kunnen geven waarom vrouwen om bepaalde redenen niet hebben deelgenomen aan het bevolkingsonderzoek is het van belang dat de huisarts op het laboratoriumformulier/nietdeelname formulier de reden van niet deelname invult c.q. laat invullen door de vrouw. Bij een definitieve afmelding moet de vrouw altijd zelf het formulier ondertekenen. Wij vragen u om het ingevulde laboratoriumformulier/niet-deelname formulier terug te sturen naar Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem Antwoordnummer WC Arnhem Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem verwerkt deze formulieren in het systeem. Hiermee wordt inzicht verkregen in de aantallen vrouwen die om een bepaalde reden geen uitstrijkje willen/kunnen laten maken. Deze gegevens gebruiken wij onder meer voor het ontwikkelen van specifiek beleid voor een hogere opkomst. Daarnaast is het belangrijk dat deze vrouwen na registratie tellen als passieve participatie aan het bevolkingsonderzoek. Dat is van belang voor de deelnamecijfers. Een keer per jaar ontvangt u van Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem een overzicht waarin staat welke vrouwen om welke redenen zich hebben afgemeld voor het bevolkingsonderzoek. Als het ingevulde laboratoriumformulier/niet-deelname formulier wordt teruggestuurd naar Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem is het niet nodig dat de huisarts een statistiekschema bijhoudt. Deze gegevens zijn nodig voor de eindverantwoording naar het RIVM en dienen daarnaast om de uiteindelijke beschermingsgraad van vrouwen tegen baarmoederhalskanker te bepalen. 8.1 Terugsturen labaoratoriumformulieren in verband met afmelding Tijdelijke afmelding De ingevulde formulieren moeten worden teruggestuurd naar Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem die de vrouw tijdelijk afmeldt in het systeem. Dit betekent dat deze vrouw geen herinnering ontvangt. Na vijf jaar krijgt zij weer een uitnodiging. Definitieve afmelding Vrouwen, die te kennen geven dat ze nooit meer in aanmerking wensen te komen voor het bevolkingsonderzoek moeten hiervoor de achterkant van het laboratoriumformulier of niet deelnameformulier invullen en ondertekenen. Alleen als de vrouw een definitieve afmelding zelf ondertekent, kan Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem deze in behandeling nemen. Het is van belang dat de vrouw de definitieve afmelding ondertekent en niet de huisarts. Gebeurt dit niet dan krijgt de vrouw na 5 jaar weer een nieuwe oproep. Dit kan voor de vrouw heel pijnlijk zijn. 8.2 Niet gebruikte laboratoriumformulieren Als een vrouw niet heeft gereageerd op de eerste uitnodiging en en de daarop volgende herinnering, dan kunnen de laboratoriumformulieren teruggestuurd worden naar Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem. Een uitnodiging is 5 jaar geldig. Als een vrouw zich heeft afgemeld en zich alsnog bedenkt, kan zij weer deelnemen aan het bevolkingsonderzoek. De huisarts of de vrouw kan dan een nieuw laboratoriumformulier bij Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem opvragen. 15

16 9 NIET DECLAREREN 9.1 Vergoeding - Het tarief voor het maken van een uitstrijkje in het kader van het bevolkingsonderzoek is De huisarts die zelf oproept ontvangt daarvoor een vergoeding van 4.32 per gematchte vrouw. Deze huisartsen zijn bekend bij Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem en ontvangen deze vergoeding automatisch bij de uitbetaling van de uitstrijkjes (1 keer per kwartaal:april, juli, oktober en januari) - Het is belangrijk dat de huisarts zorg draagt voor het invullen van de juiste AGB-code op het laboratoriumformulier en het doorgeven van wijzigingen in de praktijk (denk aan bankrekeningnummers, adreswijzigingen en wijzigingen van artsen in de praktijk). Alleen zo is het voor Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem mogelijk om de uitslagen op een juiste en correcte wijze te verwerken en te betalen. - Wijzigingen die van belang kunnen zijn voor een correcte en juiste wijze van betaling kunnen via de fax worden doorgeven aan Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem faxnummer Uitstrijkjes op medische indicatie (bijv. een follow-up uitstrijkje) vallen onder het consulttarief en dus niet onder het bevolkingsonderzoek. - Uitstrijkjes in het kader van het bevolkingsonderzoek met een uitslag PAP 0 (B2 = verminderd onbeoordeelbaar) moeten opnieuw gemaakt worden. Deze uitstrijkjes komen nog eenmalig in aanmerking voor de vergoeding in het kader van het bevolkingsonderzoek. - Wanneer een verzekerde naast het maken van het uitstrijkje in het kader van het bevolkingsonderzoek een andere relevante hulpvraag heeft, kunt u hiervoor het consulttarief declareren, naast de vergoeding die u vanuit Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem ontvangt voor het uitstrijkje. - Het Laboratorium Pathologie houdt bij hoeveel uitstrijkjes de huisarts maakt in het kader van het bevolkingsonderzoek. Het uitnodigingsnummer op de laboratoriumkaart is hierbij een essentieel onderdeel. Dit wordt doorgegeven aan de betreffende huisarts en aan Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem. Vanuit Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem ontvangt u de vergoeding. Resumerend: - De huisarts hoeft niet zelf te declareren, maar ontvangt per kwartaal een vergoeding voor gemaakte uitstrijkjes op basis van de opgave van het laboratorium. Van het laboratorium ontvangt de huisarts hiervan een specificatie. - Alleen uitstrijkjes in het kader van het bevolkingsonderzoek worden vergoed (inclusief eenmalig PAP 0). TIP: Omdat niet zelf aan Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem gedeclareerd hoeft te worden, kan het tarief voor het uitstrijkje in het kader van het bevolkingsonderzoek in uw HIS veranderd worden in Deze verrichting wordt dan niet doorberekend aan de patiënt. 16

17 10 SAMENVATTING Uitnodiging - Vrouwen tussen de jaar ontvangen eenmaal per vijf jaar een uitnodiging om deel te nemen aan het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. De vrouw ontvangt de uitnodiging van haar huisarts of van Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem. Een uitnodiging is vijf jaar geldig. - De huisarts ontvangen 7 maal per jaar de laboratoriumformulieren en niet-deelname formulieren van Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem. - De vrouw maakt een afspraak bij haar huisarts voor het maken van een uitstrijkje. Het insturen van het uitstrijkje - De huisarts stuurt het uitstrijkje binnen vijf werkdagen samen met het originele laboratoriumformulier naar het laboratorium. - De huisarts zorgt ervoor dat alle gegevens volledig en duidelijk zijn ingevuld op het originele laboratoriumformulier. Betaling huisarts - Wijzigen in de praktijk moeten zo spoedig mogelijk worden doorgeven aan Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem. - Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem kan de huisarts niet betalen voor zijn/haar verrichte werkzaamheden in het kader van het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker, als het uitstrijkje niet op een correcte wijze wordt aangeleverd bij het laboratorium met het origineel laboratoriumformulier. Het laboratoriumformulier - Als een vrouw recht heeft op een uitstrijkje in het kader van het bevolkingsonderzoek en zij is niet meer in het bezit van het laboratoriumformulier dan kunt u dit per fax opvragen bij Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem. - Gegevens op het laboratoriumformulier mogen nooit worden vervangen door die van een andere vrouw in verband met versturen uitslag. - Het is niet toegestaan om een kopie te maken van het laboratoriumformulier en deze te gebruiken om dezelfde reden als hierboven. - Als het origineel laboratoriumformulier niet met het uitstrijkje wordt ingestuurd naar het laboratorium ontvangt de vrouw ten onrechte een factuur voor het maken van het uitstrijkje en de huisarts wordt niet betaald door Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem. - Een uitnodiging is 5 jaar geldig. Als een vrouw zich heeft afgemeld en zich alsnog bedenkt, kan zij weer deelnemen aan het bevolkingsonderzoek. De huisarts of de vrouw kan dan een nieuw laboratoriumformulier bij Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem opvragen. Terugsturen laboratoriumformulieren naar Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem Om inzicht te kunnen geven waarom vrouwen om bepaalde redenen niet hebben deelgenomen aan het bevolkingsonderzoek is het van belang dat de huisarts op het laboratoriumformulier/nietdeelname formulier de reden van niet deelname invult c.q. laat invullen door de vrouw. Bij een definitieve afmelding moet de vrouw altijd zelf het formulier ondertekenen. Deze formulieren dienen teruggestuurd te worden naar Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem Herhalingsonderzoek - Alleen een herhalingsonderzoek PAP 0 valt, eenmaal, onder het bevolkingsonderzoek. baarmoederhalskanker. De vrouw ontvangt hiervoor een nieuw laboratoriumformulier. - Alle andere herhalingsonderzoeken vallen niet onder het bevolkingsonderzoek maar onder medische indicatie. Folders De folders van het RIVM wat u moet weten en de privacyfolders zijn te bestellen met het fax-bestelformulier bij uw ROS. Altijd de meest recente versie gebruiken! 17

18 11 Kopac - classificatiesysteem K O P A C Kwaliteit Ontstekings- Verschijnselen Plaveisel-epitheel Andere afwijkingen endometrium 0. onvoldoende n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. Cilinderepitheel endocervix 1. Endocervicale (ec) Virusinfectie Epitheel aangetroffen 2. Squameus metaplastische (sm) cellen aangetroffen Trichomonas vaginalis 3. Endometrium (em) Bacteriële infectie aangetroffen 4. Ec + sm cellen Candida (monilia) aangetroffen albicans 5. Ec + em cellen Haemophilus aangetroffen (gardnerella) vaginalis 6. Sm + em cellen Geen tekenen van aangetroffen ontsteking 7. Ec + sm + em cellen aangetroffen Geen afwijkingen Abnormale plaveiselcellen Atypische sq. Metaplasie Geringe dysplasie Matige dysplasie Geen andere afwijkingen epitheelatrofie Atypische reparatie reactie Geringe atypie endometrium Matige atypie endometrium Ernstige dysplasie Ernstige atypie endometrium Actinomyces Carcinoma in situ Adeocarcinoom endometrium 8. Uitsl. plaveiselcellen Chlamydia Microinvasief Metastase maligne carcinoom tumor 9. n.v.t. Niet-specifieke Invasief plaveisel cel n.v.t. ontsteking carcinoom Geen afwijkingen Geen endocervicaal epitheel Enkele atypische endocervicale cellen Geringe atypie endocervicaal epitheel Matige atypie endocervicaal epitheel Ernstige atypie endocervicaal epitheel Adenoca in situ endocervicaal epitheel n.v.t. Adenocarcinoom endocervix B Beoordeelbaarheid 1. Goed beoordeelbaar 2. Voldoende beoordeelbaar, maar beperkt door: (probleem typering *) 3. Niet beoordeelbaar door: (probleem typering *) C Probleem m.b.t. de beoordeelbaarheid * A = B = C = D = E = F = G = H = J = Veel bloed Veel leukocyten Te weinig epitheelcellen Slechte fixatie Mechanische beschadiging Cytolyse Te dikke uitstrijk Te weinig plaveiselepitheel cellen bij veel endocervicale cilindercellen Ontbreken van endocervicale cilindercellen 18

19 12 Afvinklijst werkzaamheden 2010 Afvinklijst werkzaamheden 2011 Werkzaamheden in de maand: Brieven aangemaakt en verstuurd Herinneringen aangemaakt en verstuurd Januari Februari Maart 1955 April 1971 Mei 1976 Juni Juli Augustus 1971 September 1966 Oktober November 1956 December 19

20 13 Bijlage A (voorbeeldbrief uitnodiging) Geachte mevrouw, Hierbij nodigen wij u uit om deel te nemen aan het bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker. Vrouwen van 30 tot en met 60 jaar ontvangen eenmaal in de 5 jaar een uitnodiging. Wat is het doel van het bevolkingsonderzoek? Het vroegtijdig opsporen en behandelen van baarmoederhalskanker en de voorstadia ervan. Bij vroege ontdekking is genezing in de meeste gevallen mogelijk. Uw deelname aan dit onderzoek is daarom ook van belang. Meer informatie vindt u in de bijgevoegde folder. Wat moet u doen om deel te nemen? Wij nodigen u hierbij uit om, het liefst binnen twee weken, een afspraak met de assistente te maken voor het laten maken van een uitstrijkje of: Wij nodigen u hierbij uit om, het liefst binnen twee weken, een afspraak met de assistente te maken voor het laten maken van een uitstrijkje. Het uitstrijkje wordt in principe gemaakt door de assistente, wilt u daarom aan de assistente vertellen waarom u de afspraak maakt? of: Wij nodigen u hierbij uit om op...om...uur een uitstrijkje te laten maken. U kunt ons 4 weken na het onderzoek bellen voor de uitslag Tijdens de menstruatie is het uitstrijkje minder goed te beoordelen, daarom dient u te wachten tot de menstruatie over is. Het blijft belangrijk om, ook al is er pas een uitstrijkje gemaakt, attent te blijven op klachten. Neemt u daarom contact met ons op als u klachten heeft. Wat kost het u? Het bevolkingsonderzoek is gratis voor alle uitgenodigde vrouwen. Wat moet u doen, als u niet kunt of wilt deelnemen aan het bevolkingsonderzoek? Indien u dit aan ons doorgeeft, sturen wij u geen herinnering meer. U krijgt over 5 jaar weer een nieuwe uitnodiging, behalve als u dan ouder dan 60 jaar bent, of als u heeft aangegeven nooit meer opgeroepen te willen worden. U treft bij deze uitnodiging een formulier aan waarop u zich kunt afmelden voor het onderzoek. We verzoeken u dit formulier ondertekend in te leveren op de praktijk zodat uw afmelding op correcte wijze in onze registratie kan worden verwerkt. Wij zorgen er dan voor dat uw afmelding terecht komt bij de Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem zodat u ook daar wordt afgemeld voor dit bevolkingsonderzoek. Wat gebeurt er met uw gegevens? De gegevens uit het bevolkingsonderzoek worden opgenomen in de registratie van het bevolkingsonderzoek. Hiermee kan de kwaliteit van het bevolkingsonderzoek worden bewaakt. Met uw gegevens wordt uiterst zorgvuldig omgegaan en uw privacy wordt volledig gewaarborgd. Hebt u bezwaar tegen registratie van uw gegevens dan kunt u dit schriftelijk kenbaar maken aan de praktijk. Heeft u nog vragen over het onderzoek, neemt u dan contact met ons op. Vriendelijke groet, Uw huisarts 20

21 14 Bijlage B (voorbeeldbrief herinnering) Geachte mevrouw, Enige tijd geleden hebt u een uitnodiging ontvangen voor het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. Uit onze gegevens blijkt, dat u (nog) niet hebt deelgenomen aan het bevolkingsonderzoek. Het is ook mogelijk, dat u de eerste uitnodiging niet ontvangen hebt. Daarom sturen wij u deze brief. Wat is het doel van het bevolkingsonderzoek? Het vroegtijdig opsporen en behandelen van baarmoederhalskanker en de voorstadia ervan. Bij vroege ontdekking is genezing in de meeste gevallen mogelijk. Uw deelname aan dit onderzoek is daarom ook van belang. Meer informatie vindt u in de bijgevoegde folder. Wat moet u doen om deel te nemen? Wij nodigen u hierbij uit om, het liefst binnen twee weken, een afspraak met de assistente te maken voor het laten maken van een uitstrijkje of: Wij nodigen u hierbij uit om, het liefst binnen twee weken, een afspraak met de assistente te maken voor het laten maken van een uitstrijkje. Het uitstrijkje wordt in principe gemaakt door de assistente, wilt u daarom aan de assistente vertellen waarom u de afspraak maakt? of: Wij nodigen u hierbij uit om op...om...uur een uitstrijkje te laten maken. U kunt ons 4 weken na het onderzoek bellen voor de uitslag Tijdens de menstruatie is het uitstrijkje minder goed te beoordelen, daarom dient u te wachten tot de menstruatie over is. Het blijft belangrijk om, ook al is er pas een uitstrijkje gemaakt, attent te blijven op klachten. Neemt u daarom contact met ons op als u klachten heeft. Wat kost het u? Het bevolkingsonderzoek is gratis voor alle uitgenodigde vrouwen. Wat moet u doen, als u niet kunt of wilt deelnemen aan het bevolkingsonderzoek? Indien u dit aan ons doorgeeft, sturen wij u geen herinnering meer. U krijgt over 5 jaar weer een nieuwe uitnodiging, behalve als u dan ouder dan 60 jaar bent, of als u heeft aangegeven nooit meer opgeroepen te willen worden. U treft bij deze uitnodiging een formulier aan waarop u zich kunt afmelden voor het onderzoek. We verzoeken u dit formulier ondertekend in te leveren op de praktijk zodat uw afmelding op correcte wijze in onze registratie kan worden verwerkt. Wij zorgen er dan voor dat uw afmelding terecht komt bij de Bevolkingsonderzoek Oost Arnhem, zodat u ook daar wordt afgemeld voor dit bevolkingsonderzoek. Wat gebeurt er met uw gegevens? De gegevens uit het bevolkingsonderzoek worden opgenomen in de registratie van het bevolkingsonderzoek. Hiermee kan de kwaliteit van het bevolkingsonderzoek worden bewaakt. Met uw gegevens wordt uiterst zorgvuldig omgegaan en uw privacy wordt volledig gewaarborgd. Hebt u bezwaar tegen registratie van uw gegevens dan kunt u dit schriftelijk kenbaar maken aan de praktijk. Heeft u nog vragen over het onderzoek, neemt u dan contact met ons op. Vriendelijke groet, Uw huisarts. 21