Jaarverslag GMR

Transcriptie

1 Jaarverslag GMR Vastgesteld op 6 september

2 Inleiding Dit is het jaarverslag van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad van Proloog Stichting primair openbaar onderwijs Leeuwarden. Dit jaarverslag is een weergave van de werkzaamheden van de GMR in het schooljaar Het verslag is bedoeld voor de leden van de MR-en van de aangesloten scholen en voor de diverse gesprekspartners van de GMR. Proloog Leeuwarden bestaat gedurende deze rapportageperiode uit de volgende scholen: Eestroom; locatie Brandemeer en Leeuwarder Montessorischool De Pionier De Wynwizer Uniaskoalle Wiardaskoalle en de Pionier Prof. Wassenberghskoalle Plataanschool Oldenije en locatie Joodse school Oud Oost Potmarge De Trilker Het Palet De Wielen en Trianova Trianova De Wester De Weide De Vosseburcht De Finne It Tredde Sté De Twa Fisken De Twamêster Trije Doarpen Skoalle 1. Samenstelling GMR De GMR bestond in uit de volgende leden Oudergeleding Personeelsgeleding Jacco den Dulk, voorzitter Petra Torenga, secretaris Ron Hekman, vicevoorzitter José Eshuis, penningmeester Roelof Adema Francien van der Veen, tot september Albert Koopman, tot januari Hennie de Boer Jellie Moed Mariëtte Gros Andries Posthumus, tot januari Hennie Zwart 2

3 2. Bijeenkomsten Er zijn 5 GMR vergaderingen met CvB geweest. 21 september november januari april juni 2016 Voor iedere GMR vergadering vond een week eerder ter voorbereiding op de vergadering een vooroverleg plaats. Op 19 november en 4 april heeft de GMR gesproken met de RvT. In februari en april heeft een evaluatiebijeenkomst met CvB plaats gevonden. De PGMR is vier keer op een maandagmiddag bij elkaar gekomen voor de personeelsgeleding specifieke onderwerpen en organisatorische zaken. Een aantal GMR-leden was aanwezig op de toezichthouderconferentie in oktober en op het WMScongres in november. Vanuit de GMR is een basiscursus WMS voor GMR-leden en MR-leden van Proloog georganiseerd. Deze heeft in november plaats gevonden. De jaarlijkse avond die de GMR organiseert voor de MR-leden, schooldirecteuren en CvB heeft helaas niet plaats gevonden in verband met te weinig aanmeldingen. 3. De werkzaamheden Tijdens de vergaderingen heeft de GMR aandacht besteed aan de hieronder beschreven onderwerpen. Huishoudelijk reglement, jaarverslag, activiteitenplan en communicatieplan Het huishoudelijk reglement van de GMR is geactualiseerd. De GMR heeft een jaarverslag uitgebracht en een communicatieplan opgesteld. Voor dit schooljaar is een activiteitenplan gemaakt. Deze zijn allen in september 2015 vastgesteld. In juni is het activiteitenplan van de GMR met CvB besproken. Daarin heeft de GMR verdere verandering in de eigen organisatie doorgevoerd en is slag gemaakt waardoor minder faciliteiten nodig zin. CvB heeft de gevraagde faciliteiten toegezegd. Communicatie met achterban De GMR had de communicatie en zichtbaar van de GMR als speerpunt voor dit jaar gesteld. In de tweede helft van het jaar is hiertoe de informatie op de website van Proloog over de GMR geactualiseerd en wordt er na iedere vergadering met CvB een kort verslag van de vergadering gepubliceerd. Rondom de kandidaatstelling van nieuwe GMR-leden heeft de GMR een aantal oproepen naar personeel en ouders doen uitgaan. Tijdens de studiedag heeft de GMR het personeel op hartjes getrakteerd: Hart voor Proloog? Stel je kandidaat voor de GMR. Interne organisatie en samenwerking CvB Er is veel energie gestoken in een andere organisatie binnen de GMR en de samenwerking met CvB. De extern voorzitter van de overlegvergaderingen en de ambtelijk secretaris hebben daarin een belangrijke rol gespeeld. In februari en april is de voorzichtig ingezette nieuwe werkwijze en samenwerking met CvB geëvalueerd. Daarna zijn verdere stappen gezet in de gekozen werkwijze. Nieuwe GMR-leden Door tussentijds vertrek van 1 personeelslid en 2 ouders en aftreden van 3 personeelsleden en 2 ouders per 1 augustus 2016 is de GMR op zoek gegaan naar 8 nieuwe leden. Na drie rondes kandidaatstelling hebben zich 6 enthousiaste kandidaten gemeld. Er is nog 1 zetel voor personeel en 1 voor ouders vacant. 3

4 Gesprekkencyclus Het geactualiseerde en deels gewijzigde beleid ten aanzien van de gesprekkencyclus is door de GMR zeer zorgvuldig doornomen en besproken. Hierover is extern advies ingewonnen. Na beantwoording van de vragen van de GMR door CvB en een aantal inhoudelijke aanscherpingen, heeft de GMR in een extra vergadering met het beleid ingestemd. Er zijn afspraken gemaakt over het ontvangen van de nog ontbrekende competentieprofielen, de communicatie naar personeel en de evaluatie in het najaar van Huisvestingsplan Het integraal huisvestingsplan is in september besproken en positief door de GMR ontvangen. IKC Dit onderwerp was een speerpunt voor de GMR en is op een aantal vergaderingen aan de orde geweest. CvB heeft de hele ontwikkeling tot nu toe toegelicht tijdens de bijeenkomst met de Raad van Toezicht in april. Jaarstukken en meerjarenperspectief In september 2015 zijn de jaarstukken 2014 en meerjarenperspectief met CvB besproken. CvB heeft alle vragen van de GMR naar tevredenheid beantwoord. Begroting 2016 In december hebben de portefeuillehouders de begroting besproken met de controller. Dat gaf veel inzicht en duidelijkheid. In januari zijn door CvB nog een aantal vragen van de GMR beantwoord onder andere over budget externe communicatie, duurzame inzetbaarheid en liquiditeit. De GMR heeft positief geadviseerd. Jaarplan In november 2015 is het jaarplan besproken. Omdat deze al lopende was, heeft de GMR deze ter informatie aangenomen. Er is afgesproken dat het jaarplan in het voorjaar van 2016 door de GMR ter bespreking ontvangen zou worden. Werkkostenregeling De portefeuillehouders personeel van de GMR zijn in overleg met de controller en P&O bij de ontwikkeling van dit beleid betrokken geweest. Dit heeft de GMR ervaren als een prettige manier van werken en in een goede samenwerking. De personeelsgelding heeft in januari met de werkkostenregeling ingestemd. NT2 onderwijs CvB heeft de GMR steeds op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen ten aanzien van NT2 onderwijs aan asielzoekerskinderen. Passend onderwijs De GMR heeft de evaluatie passend onderwijs onder IB-ers ontvangen en daarover een aantal verduidelijkingsvragen gesteld. CvB heeft deze in een memo toegelicht. De GMR heeft zorgen geuit over de uitvoering van passend onderwijs in de klas. Leerkrachten ervaren een hoge werkdruk en bureaucratie bij de aanvraag van extra ondersteuning. De meeste middelen voor passend onderwijs zijn ingezet ten behoeve van het expertisecentrum en de (coördinerende) IB-ers. Er is onvoldoende budget beschikbaar voor extra ondersteuning in de klas. Ook signaleert de GMR een spanning tussen de kwaliteitseisen en beoordeling van de onderwijsinspectie en de wens om zoveel mogelijk leerlingen dicht nabij huis onderwijs te geven. Met CvB is afgesproken hier in september 2016 verder over te spreken. 4

5 Managementstatuut en reglement directieberaad De GMR is eerder al meegenomen in de wijziging van besturing Proloog naar een raad van toezicht college van bestuur model. In januari is door de GMR het voorstel voor een wijziging van het managementstatuut ontvangen met daarin de rol en taak van het directeurenberaad. De GMR heeft vragen gesteld over de functiescheiding en dubbele rol van CvB als voorzitter en gesprekspartner. De GMR heeft positief geadviseerd met de opmerking dat het besluitvormingsproces door CvB nog wordt ontvangen. In juni heeft de GMR de suggestie gedaan om aan ieder te bespreken nieuw of gewijzigd beleid een oplegger toe te voegen zodat de besluitvorming voor alle gremia duidelijk is. De CvB neemt dit over. Medezeggenschapsstatuut, reglementen en notitie deelraad CvB heeft de GMR een nieuw medezeggenschapstatuut en reglement voor de GMR voorgelegd. Dit betrok vooral een actualisatie van de stukken en een aanvulling van een bepaling waarmee een lid maximaal drie termijnen zitting kan hebben in de GMR. De GMR heeft met 2/3 e meerderheid ingestemd met de wijzigingen. Ter informatie ontving de GMR tevens het model reglement voor de MR-en en de deelraden. Formatiesleutels De personeelsgeleding heeft, na een goede onderlinge en inhoudelijke discussie, ingestemd met de formatiesleutels waarmee de formatie op iedere school wordt bepaald. Deze geeft duidelijkheid aan de scholen. De GMR vraagt aandacht voor de scholen die door bijzondere omstandigheden en een nadelige uitkomst van de formatiesleutels in de problemen komen met de formatie. Binnen deze verdeling en met het huidige leerlingaantal is hiervoor weinig tot geen ruimte. Monitorverslagen De GMR heeft twee monitorverslagen ontvangen. De portefeuillehouders hebben deze besproken met de beleidsadviseur kwaliteit en opgemerkt dat er spanning zit tussen de harde cijfers en het gevaar voor een negatieve beoordeling wanneer meer maatwerk en passend onderwijs wordt geleverd. Scholingsbeleid De GMR heeft deze ter instemming ontvangen. Dit betrok geactualiseerd beleid. De GMR ontving deze daardoor direct ter instemming maar was graag in een eerdere fase al betrokken geweest. Door CvB zijn de gestelde vragen beantwoord waarna de personeelsgeleding heeft ingestemd. Bestuursformatieplan In april is het bestuursformatieplan besproken. Ten opzichte van vorig jaar was de opzet gelijk. Toegevoegd is de financiële koppeling. De GMR merkt op dat een aantal functienamen en - beschrijvingen zijn aangepast en opnieuw gewaardeerd. Er is nagelaten deze aan de GMR voor te leggen. Er is afgesproken dat alle gewijzigde en nieuwe functies in het najaar van 2016 aan de GMR worden voorgelegd. De personeelsgeleding van de GMR stemt in. Nieuwe cao Door CvB is de GMR een aantal keer op de hoogte gebracht door de ontwikkelingen ten aanzien van de cao. Er was onduidelijkheid en onzekerheid over de wijzigingen mede ook ten aanzien van de invoering Wet werk en zekerheid. Risicoanalyse vervangingsfonds en flexpool In april en juni heeft CvB de GMR ingelicht over de risicoanalyse vervangingsfonds en de flexpool. In verband met de uitvoering Wet werk en zekerheid per 1 juli en de wens om goede invalkrachten binnen Proloog te houden, hebben een aantal invalkrachten een vaste aanstelling gekregen. De 5

6 GMR was overtuigd van de noodzaak hiertoe maar niet tevreden over de wijze waarop het proces is gelopen. De informatie naar de medewerkers was niet duidelijk en consistent. Ook is er niet altijd sprake geweest van gelijke behandeling van de invalkrachten die niet voor deze regeling in aanmerking kwamen. Hiervoor heeft de GMR aandacht gevraagd. CvB heeft dit overgenomen. Klachtenregeling CvB stelt voor om aan de klachtenregeling een onafhankelijke klachtencommissie toe te voegen. De GMR stemt in met deze wijziging. Speerpunten De GMR heeft op verzoek van CvB input gegeven voor de speerpunten De GMR denkt graag mee over de toekomst van Proloog. Belangrijke onderwerpen zijn ICTontwikkelingen, ouderbetrokkenheid, huisvesting, arbobeleid en leeftijdsbestending personeelsbeleid. Duurzame samenwerkingen Proloog is een aantal samenwerkingen aangegaan. De GMR is stuk voor stuk positief over deze samenwerkingen en adviseert positief. Informatiegids De oudergeleding heeft ingestemd met de schoolgids Vakantierooster De GMR stemt in met het voorgestelde vakantierooster en is positief over het streven naar een meer eenduidige invulling van de meivakantie. Arbeids- en rusttijden bij continurooster De GMR is door een MR op dit onderwerp geattendeerd en ook CvB heeft aangegeven het beleid hiervan opnieuw te willen bezien. Hier zitten financiële consequenties aan waardoor dit onderwerp in oktober een vervolg krijgt. Protocol medisch handelen Het huidige protocol functioneert onvoldoende. CvB stelt een nieuw protocol voor d at meer handelingsvrijheid biedt. De GMR is kritisch op het risico dat een leerkracht loops als er zaken mislopen. Er wordt binnen Proloog heel verschillend met dit onderwerp omgegaan. De GMR stemt in met het nieuwe protocol. Schooljaar De vergaderdata van de GMR voor het schooljaar en de doelen die de GMR stelt voor komend jaar zijn te vinden in het activiteitenplan van de GMR. Deze is op te vragen bij de ambtelijk secretaris van de GMR via gmr@proloog.nl. 6