Handleiding. HB-plus Communicatie Snel aan de slag. Versie /5/2015

Transcriptie

1 Handleiding HB-plus Communicatie Snel aan de slag Versie /5/2015 5/5/2015

2 Inhoud Inhoud 1. Over dit document Authenticatie via wachtwoord Error! Bookmark not defined Een contactpersoon zoeken en toevoegen Favorieten binnen handbereik Een chatbericht verzenden Een gesprek beantwoorden Uw bureaublad of programma delen Het audioapparaat controleren Nieuwe weergaveopties Gesprekken op tabbladen Nieuwe videofuncties Ingebouwde toegankelijkheid Woordenlijst Veelgestelde vragen over Documenteigenschappen Handleiding Naam project

3 Over dit document 1. Over dit document Gebruikers worden steeds mobieler en werken steeds meer van op verschillende plaatsen en met verschillende toestellen. Ze hebben steeds meer nood aan een efficiënte manier van communiceren en samenwerken ongeacht hun locatie en ongeacht of dat mobiel of vanaf een vaste locatie is HB-plus Communicatie is hét communicatieplatform om dit te ondersteunen. In HB-plus Communicatie zijn meerdere communicatievormen geïntegreerd binnen een toepassing. HB-plus Communicatie vervangt in de eerste plaats de klassieke telefoon, maar u kunt het ook gebruiken om uw aanwezigheidsstatus door te geven, chatberichten te versturen, eenvoudig samen te werken en online te vergaderen. Het is een online toepassing dat u overal, waar internet is, kan gebruiken op verschillende apparaten (Pc, Laptop, Smartphone, Tablet). Daarnaast is HB-plus Communicatie toegankelijk vanuit andere Microsofttoepassingen zoals Outlook en Word. De belangrijkste functies van HB-plus Communicatie worden in dit document beschreven. 1

4 Authenticatie via wachtwoord 2. Authenticatie via wachtwoord Achtergrondinformatie: Om veiligheidsredenen is een wachtwoord vereist voor toegang tot alle werkplekdiensten. Er werd beslist om het wachtwoord niet te synchroniseren tussen het platform van de Werkplekdiensten en het Centrale VO-platform. De wachtwoorden van de Werkplekdiensten worden bewaard in specifieke directory binnen de HB-plus omgeving. Dit betekent dat de wachtwoorden van de HB-plus Werkplekdiensten niet dezelfde zullen zijn als degene die worden gebruikt binnen de centrale VO-platformen. Het is wel mogelijk om de beide paswoorden gelijk te stellen op de twee platformen. Het wachtwoord van de HB-plus werkplekdiensten kan via het HB-plus Wachtwoordportaal worden ingesteld. Dit portaal is speciaal opgezet binnen het HB-plus ecosysteem en is bereikbaar op de locatie: Het gebruik van het HB-plus Wachtwoordportaal : Het HB-plus Wachtwoordportaal laat de gebruiker alleen toe om het wachtwoord voor de HB-plus werkplekdiensten te activeren. Hiervoor zal het HB-plus Wachtwoordportaal maar twee velden tonen waar de gebruiker zijn/haar nieuwe wachtwoord kan ingeven (tweede veld is ter verificatie). Na de validatie wordt het wachtwoord veranderd binnen het HB-plus platform voor werkplekdiensten. De gebruiker hoeft niet eerst zijn oude wachtwoord in te geven omdat het systeem automatisch de identiteit van de gebruiker meekrijgt. 2

5 3. HB-plus Communicatie maakt momenteel gebruik van de Microsoft toepassing. Met de nieuwe, strakke vormgeving van kunt u snel en eenvoudig communiceren. Verder zijn er nieuwe functies beschikbaar, zoals chatruimten, gedeelde notities en mobiliteit, waarmee u aan uw eigen persoonlijke werkstroom kunt aanpassen, ongeacht of u op kantoor, thuis of onderweg bent. Nieuwe weergaveopties In de weergave Contactpersonen zijn diverse nieuwe weergaveopties beschikbaar: Klik op Groepen om contactpersonen en chatruimten te sorteren op groepen die u hebt gedefinieerd. Klik op Status om contactpersonen te sorteren op hun beschikbaarheid (Online, Afwezig, Niet beschikbaar of Onbekend). Klik op Relaties om de weergave te sorteren op de privacyrelaties die u hebt gedefinieerd, of klik op Nieuw voor een lijst met mensen die hebben gevraagd of u hen aan uw lijst met contactpersonen wilt toevoegen. -snelmenu In wordt nu het Skype voor bedrijven-snelmenu gebruikt, zodat u meer functies overzichtelijk binnen handbereik hebt. Het -snelmenu bevat knoppen die zichtbaar worden zodra u de muisaanwijzer op de foto van een contactpersoon plaatst. Met één klik kunt u een chatgesprek, een oproep of videogesprek starten of een visitekaartje bekijken. Als u de muisaanwijzer op de drie puntjes aan de rechterkant plaatst, worden er meer opties weergegeven. 3

6 3.1. Een contactpersoon zoeken en toevoegen In zijn contactpersonen de online-identiteiten van de personen waarmee u het meest contact hebt. Ze vormen een belangrijk onderdeel van. Een van de eerste dingen die u moet doen wanneer u gaat gebruiken, is een lijst met contactpersonen maken. 1. Typ in het zoekveld in het hoofdvenster van de naam, het adres of het telefoonnummer van de persoon die u wilt toevoegen. 2. Wanneer de lijst met contactpersonen wordt weergegeven, wijst u de foto (of het fotoweergavegebied) van die persoon aan en klikt u op Meer opties 3. Wijs Toevoegen aan lijst met contactpersonen aan en selecteer de groep waaraan u de nieuwe contactpersoon wilt toevoegen. 4. 4

7 3.2. Favorieten binnen handbereik In de nieuwe groep Favorieten kunt u een lijst samenstellen met de mensen met wie u het meest contact hebt, zodat deze sneller toegankelijk zijn. Klik met de rechtermuisknop op een contactpersoon en klik vervolgens op Toevoegen aan Favorieten in de vervolgkeuzelijst Een chatbericht verzenden In zijn contactpersonen de online-identiteiten van de personen waarmee u het meest contact hebt. Ze vormen een belangrijk onderdeel van. Een van de eerste dingen die u moet doen wanneer u gaat gebruiken, is een lijst met contactpersonen maken. Zoek de persoon aan wie u een chatbericht wilt sturen, via de zoekfunctie of in de lijst met contactpersonen. Voer vervolgens een van de volgende handelingen uit: 1. Dubbelklik ergens op de vermelding van de contactpersoon 2. Klik met de rechtermuisknop op de vermelding en klik op Een chatbericht verzenden 3. Houd de muisaanwijzer op de foto van de persoon in de lijst met contactpersonen en klik op de knop IM in het -snelmenu 4. Typ uw bericht in het tekst vak onder in het venster 5

8 1. (Optioneel) Als u speciale inhoud wilt toevoegen of het uiterlijk van uw bericht wilt aanpassen, kunt u: Als volgt een bestand of een foto verzenden: Sleep het bestand of de foto van uw computer naar het berichtvenster of tekstinvoergebied. Kopieer en plak het bestand of de foto vanuit een Office-programma in het berichtvenster of tekstinvoergebied. Druk op het toetsenbord op PrtScn om een afbeelding rechtstreeks van het scherm vast te leggen en plak deze vervolgens in het berichtvenster of het tekstinvoergebied. Opmerking: Uw verzonden bericht bevat een kleine weergave van het toegevoegde bestand of de toegevoegde foto. De geadresseerde kan het bestand of de foto op volledige grootte weergeven door te klikken op Opslaan of Kopiëren, waarna het bestand naar de computer van de geadresseerde wordt overgedragen. Wanneer u koppelingen van andere Microsoft Office-producten kopieert, plakt u deze rechtstreeks in het chatgebied. (Gebruik de volledige URL van de locatie waarnaar u verwijst.) Klik op het lettertypepictogram om de tekenstijl of -grootte, de nadruk of de kleur van uw tekst te wijzigen. Klik op het emoticonpictogram om een emoticon uit een reeks emoticons te kiezen en aan de chatsessie toe te voegen. Klik op het prioriteitspictogram om uw chatbericht als urgent te markeren. 2. Druk op Enter om uw chatbericht te verzenden. 6

9 3.4. Een gesprek beantwoorden Wanneer iemand u belt, verschijnt er een melding op het scherm. Voer een van de volgende handelingen uit: U beantwoordt de oproep door ergens in het fotogebied te klikken. Klik op Negeren om de oproep te negeren en door te sturen naar de voic . Klik op Opties als u iets anders wilt doen: De oproep doorsturen naar Voic Als u de oproep wilt doorschakelen, klikt u op Mobiel of Thuis. Beantwoorden via IM in plaats van audio of video Instellen op Niet storen om het gesprek te negeren en andere oproepen te voorkomen. Als u een video-oproep ontvangt, maar alleen met audio wilt antwoorden, klikt u op Alleen beantwoorden met audio. 7

10 3.5. Uw bureaublad of programma delen Met kunt u informatie op uw computer op verschillende manieren delen: Bureaublad delen, wanneer u moet schakelen tussen programma's of werkt aan documenten uit verschillende programma's. Programma's delen, wanneer u specifieke programma's of documenten moet presenteren, maar niet wilt dat mensen andere items op uw bureaublad zien. 1. Houd de aanwijzer op de presentatieknop (beeldscherm) > tabblad Presenteren. 2. Voer vervolgens een van de volgende handelingen uit: Dubbelklik op Bureaublad om de inhoud op het bureaublad te delen. Klik op Programma en selecteer de specifieke programma's of documenten die u wilt delen. 3. De -status wordt nu gewijzigd in Presenteren en u ontvangt geen chatberichten of oproepen. Gebruik de werkbalk voor delen boven aan het scherm om het delen te stoppen of de besturing over te geven aan deelnemers 8

11 3.6. Het audioapparaat controleren Voordat u kunt gebruiken om te bellen of deel te nemen aan een vergadering, moet u het audioapparaat instellen en de kwaliteit controleren. U kunt de microfoon en luidsprekers van de computer gebruiken of een headset aansluiten. 1. Klik op Selecteer uw hoofdapparaat in de linkerbenedenhoek van. 2. Klik op Instellingen voor audioapparaat. 3. Klik op het menu onder Selecteer het apparaat dat u voor gesprekken met geluid wilt gebruiken. 4. Als u meerdere audioapparaten hebt, selecteert u het apparaat dat u het meest gebruikt. 5. Versleep de schuifregelaar onder Apparaat aanpassen om de luidsprekers en de microfoon aan te passen. 6. Klik op de groene pijlknop naast de luidspreker om naar een voorbeeld te luisteren. Stel de microfoon af en test deze. De blauwe aanduiding helpt u bij het kiezen van het juiste volume. Als u een handset gebruikt, of een vaste telefoon, neemt u de hoorn op en spreekt u in het mondstuk. Als u een headset hebt, spreekt u in de microfoon. 9

12 3.7. Nieuwe weergaveopties In de weergave Contactpersonen zijn diverse nieuwe weergaveopties beschikbaar: Klik op Groepen om contactpersonen en chatruimten te sorteren op groepen die u hebt gedefinieerd. Klik op Status om contactpersonen te sorteren op hun beschikbaarheid (Online, Afwezig, Niet beschikbaar of Onbekend). Klik op Relaties om de weergave te sorteren op de privacy relaties die u hebt gedefinieerd, of klik op Nieuw voor een lijst met mensen die hebben gevraagd of u hen aan uw lijst met contactpersonen wilt toevoegen. Op de nieuwe pagina met opties voor Lijst met contactpersonen kunt u instellen hoe u contactpersonen wilt sorteren en weergeven. U kunt kiezen voor een uitgevouwen weergave met twee regels waarin de foto's van contactpersonen worden weergegeven of voor een beknopte weergave met één regel. Verder kunt u contactpersonen alfabetisch of op beschikbaarheid sorteren. 10

13 3.8. Gesprekken op tabbladen Met de nieuwe functie voor gesprekken op tabbladen kunt u al uw gesprekken, chatberichten en chatruimten in één gespreksvenster onderbrengen. Via de tabbladen aan de linkerkant van het gespreksvenster kunt u eenvoudig door alle actieve gesprekken navigeren. (Als u liever voor ieder gesprek een apart venster gebruikt, kunt u deze optie inschakelen op de pagina met opties voor Lijst met contactpersonen.) Met de pop-outknop kunt u een bepaald gesprek weergeven in een eigen venster, waarvan u de grootte naar eigen inzicht kunt aanpassen. Met de pop-inknop kunt u het venster vervolgens weer toevoegen aan het hoofdgespreksvenster. U kunt deze pop-out/pop-infunctie ook gebruiken in een vergadering waarin video of inhoud wordt gepresenteerd. In wordt uw gespreksstatus zelfs onthouden wanneer u zicht afmeldt en opnieuw aanmeldt. Met de pictogrammen onder aan het gespreksvenster kunt u in een handomdraai anderen toevoegen aan een chatgesprek of een chatgesprek upgraden naar een audiogesprek, een videogesprek of een presentatie met functies voor het delen van bestanden en webvergaderingen (whiteboard, notulen, gedeelde notitieblokken en bijlagen). Als u de muisaanwijzer op een pictogram houdt, ziet u de communicatiemodus en de beschikbare opties. Als u op het pictogram klikt, wordt het chatgesprek naar die modus omgezet. 11

14 3.9. Nieuwe videofuncties Via het -snelmenu kunt u met één klik een videogesprek met een contactpersoon starten. Voordat u een videogesprek start of accepteert, kunt u een voorbeeld van uw eigen video in de uitnodiging zien. Als aan een videovergadering meer dan vijf mensen deelnemen, worden in de bovenste rij de videovensters van de vijf meest actieve deelnemers weergegeven, en daaronder foto's van de andere deelnemers. U kunt ook instellen dat een of meer deelnemers altijd zichtbaar zijn. 12

15 3.10. Ingebouwde toegankelijkheid ondersteunt nu hoge DPI-waarden, zodat u de schaal van tekst en afbeeldingen kunt vergroten tot 125% en 150% dots per inch. Ondersteuning voor hoog contrast betekent dat visueel aantrekkelijk is, zelfs bij gebruik met de verschillende hoogcontrastthema's van Windows. Daarnaast ondersteunt nu meer dan 100 sneltoetsen voor belangrijke functies, zodat u ook zonder een muis direct toegang hebt tot deze functies. U kunt nu bijvoorbeeld op ALT+C drukken om een binnenkomende oproep aan te nemen of op ALT+I om de oproep te negeren. U hoeft dus helemaal niet op de Tab-toets te drukken of de focus te bepalen. U kunt ook via het toetsenbord een oproep beëindigen (ALT+Q), OneNote starten (CTRL+N) en het menu Extra openen (ALT+T). De uitgebreide ondersteuning voor schermlezers in zorgt ervoor dat alle meldingen, verzoeken voor oproepen en chatberichten worden opgelezen en u dus helemaal niets hoeft te missen. 13

16 Woordenlijst 4. Woordenlijst Woord Beschrijving 14

17 Veelgestelde vragen over HB-plus Communicatie 5. Veelgestelde vragen over HB-plus Communicatie Op de website van Microsoft staat een overzicht van de meest gestelde vragen en antwoorden. Op onderstaande link staat dit overzicht: 15

18 Documenteigenschappen 6. Documenteigenschappen Wijzigingshistoriek Versie Datum Auteur Opmerkingen /03/2015 Martijn Reijnen Initiële versie /05/2015 Joelle Boon Redactie /05/2015 Kris Badts Nederlandstalige screenshots /01/2016 Samuel Heirewegh Aanpassing naar Skype voor Bedrijven 16