Automatisering (af)meldprocedure Brimel

Transcriptie

1 Automatisering (af)meldprocedure Brimel Tijdsbesparing vrijwilligers bridgeclub Inleiding (Bridge) verenigingen zijn afhankelijk van vrijwilligers. Het is moeilijk om voldoende bezetting van vrijwilligers te hebben. Vaak zien we dat bridge-verenigingen gerund worden door 1 of 2 vrijwilligers. Dit is slecht voor de continuïteit van de club. Wanneer die vrijwilligers weg vallen ontstaan er grote problemen. Het bestuur van Bridgeclub Assen 1935 (Assen35) realiseert zich dat terdege en voert een stringent beleid om de vrijwilligersactiviteiten over zoveel mogelijk leden te verdelen. Tevens wordt ernaar gestreefd het werk van de vrijwilligers zo gering mogelijk te laten zijn. T.a.v. het laatste is veel aandacht besteed om zoveel mogelijk zaken te automatiseren. Communicatie gaat inmiddels voor een belangrijk deel via en website (geen gedrukt clubblad meer...). Hierbij is in Assen aandacht voor leden die geen PC hebben (nog slechts 3% van de leden). De laatste 2 jaar is veel aandacht besteed aan het automatiseren van de (af)meldingsprocedure bij een bridgeavond (ochtend of middag). Electronische afmelding Afmelding gaat tegenwoordig per of via een afmeldingsformulier op de website van de club. Dit laatste wordt ook gefaciliteerd door de NBB op de clubsites. Wij hadden aanvankelijk ook een afmeldingsformulier in onze eigen website via aangekochte software (plugin). Dit was al een verbetering t.o.v. het per en telefonisch afmelden. Echter deze wijze van afmelding kent ook zijn nadelen: 1. Wanneer een verkeerd is ingetikt gaat de afmelding de mist in. 2. Tijdsbesteding bij het overbrengen van de afmeldingsgegevens naar een afmeldlijst. 3. Kans op fouten bij het overbrengen van gegevens naar afmeldlijsten. 4. Tijdsbesteding voor het koppelen van paren, wanneer één van beiden wel wil spelen. Deze nadelen zijn allemaal op te lossen door het gebruik van Google Forms. Google Forms Assen35 is aan het begin van het bridgeseizoen 2014 begonnen de afmelding via Google Forms. Zo n formulier is vrij eenvoudig te maken. Wanneer het formulier gemaakt is, wordt direct door Google een spreadsheet gemaakt waar alle afmeldingen, na verzending van het formulier, direct geregistreerd worden. Dus zonder tussenkomst van een heb we hier de (centrale) afmeldlijst. Dit is allemaal gratis en je hoeft er niet eens een website voor te hebben Maar er is veel meer mogelijk. Google apps script In een Excel spreadsheet kun je macro s maken, in de spreadsheets van Google, deze zijn Web based: elk sheet is een website, kun je iets soortgelijks met google apps script (gebaseerd op Java script). In de script editor kun je allerlei functies programmeren die je via een in te stellen trigger kunt activeren. We hebben bijv. een functie gemaakt, die na de wekelijkse bridge alle afmeldingen van de vorige avond verwijderd. De trigger voor deze functie is ingesteld op de nacht na de bridgeavond tussen 2 en 3 uur s nachts. pagina 1 van 7

2 Brimel bestaat inmiddels uit 17 functies en 11 bestanden, waarvan de belangrijkste hieronder besproken worden. Paren koppelen zich zelf Een fraaie toepassing is dat wanneer één van het paar wel wil spelen dat hij of zij zelf kan zien wie ook alleen zit en ook zit te popelen om toch te gaan bridgen. Je kunt spreadsheets koppelen met google apps script. Wij hebben een spreadsheet gemaakt met de naam Beschikbare Bridgers. In het afmeldformulier kun je aangeven dat jij wel wil bridgen en jouw vaste bridgepartner kan helaas niet (of andersom). Je kunt dan direct melden dat ie met een invaller gaat spelen, maar je kunt je ook melden dat je een bridgepartner zoekt. Je moet in dat geval ook jouw (of jouw partner's) telefoonnummer opgeven. Dit komt op de centrale afmeldlijst. Via een geprogrammeerde functie worden de gegevens van personen die voor een bepaalde datum een bridgepartner zoeken er uitgezocht en hun gegevens worden in 2 spreadsheets Beschikbare Bridgers gekopieerd: 1 lijst die beschikbare bridgers laat zien voor de eerstkomende bridge bijeenkomst en 1 lijst die beschikbare bridgers laten zien over een langere periode. Deze spreadsheets zijn voor alle leden (al of niet via een website) in te zien. Zij kunnen dan de beschikbare bridger bellen en afspreken samen te gaan bridgen die avond. Wanneer ze dit overeenkomen moet één van beiden het afmeldformulier invullen, waarin de mogelijkheid aanwezig is om je te melden met een invaller. Om te voorkomen dat degene die op de lijst van Beschikbare Bridgers daarna nog gebeld wordt door anderen, wordt die melding automatisch verwijderd. Ook is de mogelijkheid geprogrammeerd, dat wanneer iemand niet eenmalig maar voor een periode een bridgepartner zoekt en in die periode eenmalig of voor een periode gekoppeld wordt, dat dan de oorspronkelijke afmelding automatisch in 2-en gesplitst wordt met uitneming van de eenmalige datum/periode dat men wel een bridgepartner gevonden heeft. Daglijst Dit spreadsheet is van groot belang voor de wedstrijdleider die de bridge zitting voorbereid. Omdat op de centrale afmeldlijst meldingen voorkomen voor vele bridgeavonden en gegevens bevat die niet direct van belang zijn (23 kolommen ), is deze lijst wat onhandig voor de Technische Commissie (TC) die op de bewuste avond alleen de afmeldingen nodig heeft die voor die avond van toepassing. Er is een apart spreadsheet gemaakt zijn (slechts 9 kolommen) waarin alleen de afmeldingen van die avond in gekopieerd zijn. Deze worden overzichtelijk gerangschikt op de lijn waarin gespeeld wordt. Deze lijst wordt door de dienstdoende wedstrijdleider/rekenmeester geprint en meegenomen naar de bridgeavond (of ter plekke online op de PC zichtbaar gemaakt) om de zittingen in te richten (kan overigens ook thuis). De daglijst en de lijsten van Beschikbare Bridgers worden direct na elke inzending van het (af)meldingsformulier automatisch bijgewerkt (instelling trigger). Bridgekalender Er is een (gekoppeld) spreadsheet Bridgekalender gemaakt waarin de datums van het hele bridgeseizoen zijn opgenomen. Deze datums worden automatisch overgenomen in het formulier. In het formulier kiest men dan de juiste datum aan waarvoor de melding gedaan wordt. pagina 2 van 7

3 Ledenlijst Er is een apart spreadsheet ledenlijst. In dit spreadsheet zijn de voor- en achternamen en de adressen van de leden opgenomen. Mutaties in leden worden automatisch verwerkt in de naamlijsten in het formulier. Rooster van rekenmeesters Er is een spreadsheet gemaakt met aan de bridgekalender gekoppeld rooster van de dienstdoende rekenmeester en zijn/haar telefoonnummer. Dit wordt gebruikt wanneer iemand op de dag dat er gebridged te laat afzegt. Er geldt meestal een bepaald tijdstip waarop nog afmeldingen mogelijk zijn. Wanneer men een instelbare hoeveelheid minuten (kan 0 zijn) na dat tijdstip een melding doet krijgt de inzender en de rekenmeester automatisch een waarschuwings . Backup Tot slot is er een spreadsheet gemaakt, waarin elke dag een werkblad aangemaakt wordt met daarin een backup van de centrale afmeldingslijst (tot maximaal ca. 60 dagen terug). Regels die uit de centrale (af)meldlijst worden verwijderd worden voordat ze verwijderd worden gekopieerd naar het eerste blad van het backupspreadsheet. Ook regels in de centrale afmeldlijst, die door het programma een datumwijziging ondergaan, worden voor deze wijziging eerst gekopieerd naar dit voorblad. Deze backupregels worden gedurende dezelfde termijn als boven genoemd bewaard. Daarnaast is het mogelijk dat alle bevestigings- s ook naar een backup- adres verzonden kan worden. s Ja, we gebruiken toch s.er zijn een aantal verschillende voorgeprogrammeerde s gemaakt. De belangrijkste is dat de inzender, zijn bridgepartner en mogelijke invaller automatisch een (bevestigings) krijgt met alle gegevens van de afmelding. Wanneer iemand zich op de speeldag na de deadline nog afmeldt, gaan er direct waarschuwingsmails uit naar de rekenmeester/wedstrijdleider en naar de afmelder zelf. Deze s zijn via programmering persoonlijk gemaakt. Invulformulier Er is veel aandacht besteed om het formulier zo eenvoudig mogelijk te houden. Vragen die niet van toepassing zijn worden niet getoond. Aanvankelijk moest men voor- en achternaam en adres (ook van bridgepartner) invullen. Hier werden nogal eens fouten gemaakt. We hebben dat nu zo gewijzigd dat men zijn eigen naam, die van de bridgepartner en die van een mogelijke invaller (wel lid van de club) uit een lijst moet kiezen. Via programmering wordt automatisch de bijbehorende adressen gezocht uit de ledenlijst en worden de bevestigingsmails daar naar toe gezonden. In de datumvelden van het formulier zijn de datums van de bridgekalender overgenomen. Wekelijks wordt deze lijst bijgwerkt zodat de eerstkomende bridgedatum altijd bovenaan staat. Bij een standaard afmelding hoeft men niets meer in te tikken, alleen maar klikken.(dit kan ruim binnen 1 minuut: minder tijd dan een normale versturen of een telefoontje voor het melden van een afwezigheid). Bibliotheek De 17 programma onderdelen (functies) die dit allemaal mogelijk maken zijn centraal ondergebracht in een bibliotheekbestand (library functie van Google). In het script van het afmeldformulier worden deze functie s (meerdere malen) uit dit bestand aangeroepen d.m.v. 1 commandoregel. Omdat dit programma voor meer bridge dagen pagina 3 van 7

4 en bridgeclubs te gebruiken is, is het gebruik van een centrale bibliotheek erg handig. Een wijziging hoef maar op 1 plaats doorgevoerd worden. Dit maakt het allemaal goed beheersbaar en zijn wijzigingen snel te realiseren. Uitbreiding naar meer bridgeclubs Het hele programma (Brimel genoemd) is verder ontwikkeld van stand-alone naar multi toepassing. De club specifieke gegevens zijn variabel gemaakt en ondergebracht in een apart spreadsheet data bridgeclubs. De software kan via de google drive gedeeld worden met andere gmail accounts (bridgeclubs). Het software-hart (de bibliotheek) is alleen vanuit het centrale account wijzigbaar. De verzonden s worden vanuit het gmail account van de club verzonden. Dit laatste is duidelijk voor de leden die deze e- mails ontvangen, maar ook technisch noodzakelijk omdat het aantal s per dag, die op deze wijze verzonden worden, door google gelimiteerd is tot 100 per dag. Vanuit het centrale account kan ondersteuning worden geleverd indien zich problemen voordoen. NBB clubsite Het formulier is op eenvoudige manier op te nemen in een NBB clubsite. Daar kan, zo nodig, de beveiliging ingesteld worden op alleen toegankelijk voor Clubleden. Het formulier kan zelf ook door een wachtwoord voorzien worden. Onderhoud Wanneer een club Brimel wil gebruiken moet, na de inrichting van de software voor de club, alleen de ledenlijst in Brimel, (jaarlijks) de bridgekalender en zo nodig het rooster van de rekenmeesters bijgehouden worden. Een simpele taak die in een club eenvoudig te rouleren is. Een complete handleiding is beschikbaar. Rob Bos, herzien februari 2016 pagina 4 van 7

5 pagina 5 van 7

6 Schema bestanden Brimel pagina 6 van 7

7 lschema Brimel accounts bestanden op G-drive account Bridgeclub. bestanden op G- drive Centraal account. bestanden worden gedeeld pagina 7 van 7