Flow voor dienstverlening. Lerend netwerk Onderzoek & Innovatie

Transcriptie

1 Flow voor dienstverlening Lerend netwerk Onderzoek & Innovatie

2 Agenda Waarom? Wie betrokken? Wat? Welke flow? Intellectuele eigendom? Waar aanmelden? Hoe? Vragen

3 Waarom? Duidelijk overzicht: wie doet wat wanneer, hoe en waarom? Administratief directeurs voorstellen als eerste aanspreekpunt binnen faculteit/instituut.

4 Wie betrokken? Onderzoeker Kredietcel DOC: Contactpersoon: Daphné Vermin Aanmaak R-nummers: Annemie Hermans TTO FIN: Technische ondersteuning CAPBS: Kathleen Vandevorst

5 Wat? Wetenschappelijke of maatschappelijke dienstverlening: alle prestaties ten behoeve van derden; tegen vergoeding geleverd; door diensten van een universiteit of een hogeschool of hieraan verbonden personen in uitoefening van hun opdracht aan de universiteit of hogeschool; en die voortvloeien uit aan de universiteit of hogeschool aanwezige kennis, resultaten van wetenschappelijk of projectmatig wetenschappelijk onderzoek of technologie. Deze infosessie handelt enkel over standaard wetenschappelijke dienstverlening.

6 Waar aanmelden? Type Aanmelden bij Opvolging door Offerte voor dienstverlening Kredietcel Contract voor dienstverlening (geen offerte) Duurovereenkomst voor dienstverlening TTO TTO Overige aanmeldingen Vernieuwend contractonderzoek Geheimhoudingsovereenkomsten met bedrijven Material transfer agreements Licentieovereenkomsten Intentieverklaringen voor projecten Overheidsopdrachten (aanbestedingen) CONTRACT- BEHEER TTO TTO TTO TTO DOC DOC

7 Welke flow volgen? Offerte : indien vergoeding maximum euro bedraagt en indien (intellectuele) rechten op resultaten mogen worden overgedragen aan de opdrachtgever. Contract : in alle andere gevallen.

8 Intellectuele eigendom Standaard wetenschappelijke dienstverlening: De resultaten bouwen in principe voort op informatie van de opdrachtgever en zijn dus custom made (vaak ook vertrouwelijk!). De resultaten worden volledig overgedragen aan de opdrachtgever. UHasselt kan deze resultaten niet verder aanwenden voor verder onderzoek.

9 Intellectuele eigendom OPTIE 1 : Offerte De opdrachtgever verwerft alle eigendomsrechten op de resultaten van de opdracht. De opdrachtgever kan evenwel op geen enkele manier aanspraak maken op de reeds bestaande kennis van de UHasselt (zoals bijvoorbeeld de methodes of formules). OPTIE 2 : Afwijkend contract Noodzakelijk indien resultaten relevant zijn voor verder onderzoek / dienstverlening door de UHasselt: zo overeenkomen met opdrachtgever! Voorbeeld: Alle (intellectuele) eigendomsrechten die rusten op de resultaten komen toe aan de opdrachtgever. UHasselt verwerft echter een kosteloos, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht op voornoemde resultaten voor eender welke doeleinden.

10 Offerte

11 Aanvraag offerte via Capbsintranet Automatisch recht voor budgetverantwoordelijke. Recht aan te vragen via de financiële cel voor niet budgetverantwoordelijke.

12 Flow offerte aanvraag CAPBS (1) Aanvraag wordt goedgekeurd door budgetverantwoordelijke. Offerte wordt aangemaakt door de fin. cel en eventueel goedgekeurd door de budgetbeheerder. Offerte wordt door de fin. cel of de aanvrager bezorgd aan de klant. De fin. cel dient op de hoogte te worden gebracht van het al dan niet aanvaarden van de offerte. Hoe? Via intranet; Via bericht aan fin. cel.

13 Flow offerte aanvraag CAPBS (2) Indien offerte is aanvaard, dient de ondertekende offerte, de bevestigingsmail, bezorgd te worden aan de fin. cel. Het bewijs van de aanvaarding wordt in Capbs aan de offerte toegevoegd. Dit krijgt als bijlagetype: contract/tegengetekende offerte. Van zodra het bijlagetype contract/tegengetekende offerte is toegevoegd, wordt deze offerte doorgestuurd naar de contractendatabank. DOC geeft er een R-nummer aan en bepaalt of het een IOF-contract is of niet. Aan de hand van het R-nummer kan dan de factuur geboekt worden.

14 Hoe flow indien via offerte? O-nummer : wordt aangemaakt in CAPBS en doorgestuurd naar de CDB. R-nummer : wordt gegenereerd in de databank Factuur kan worden opgemaakt/uitgestuurd. 2 keer per dag is er een overdracht tussen CAPBS en CDB voor uitwisseling O- en R-nummers : Over de middag (tussen 13u en 14u); s Nachts.

15 Contractendatabank : import offertes

16 Contractendatabank: import offertes Contactpersoon op offerte = promotor in CDB Belangrijk voor academisch dossier; geen ATP voor gebruiken. Datum offerte: begindatum in CDB + termijn = 1 maand Indien dit aangepast moet worden, contractbeheer contacteren. Indien onderliggende duurovereenkomst : vermelding V-nr op offerte.

17 IOF-regels Dienstverlening onderzoek voor bedrijf. Nodig om te registreren: Volledig getekende offerte OF Getekende PO OF verkeer tussen UHasselt en betrokken bedrijf

18 (Afwijkend) contract

19 Hoe flow indien (afwijkende) overeenkomst? Aanmelding bij TTO voor opmaak overeenkomst; Aanmaak A-nummer (afwijkend contract) in de CDB. Overeenkomst finaal en getekend; A-nummer wordt omgezet naar R-nummer; Factuur kan worden opgemaakt / uitgestuurd; GEEN aanmaak O-nummer nodig.

20 Overzichtstabel: wie doet wat? Stap Verantwoordelijke Ondersteunende dienst CAD Bepalen type Onderzoeker - kredietcel DOC - TTO OF Aanmaak O-nr Aanmaak A-nr Kredietcel Contractbeheer FIN DOC - TTO Aanmaak R-nr Contractbeheer DOC IOF -toekenning Contractbeheer TTO

21 Vragen en suggesties

22 Meer info en presentatie op