Hou de website netjes!

Transcriptie

1 Hou de website netjes! Inleiding Uw organisatie onderhoudt de website met het content management systeem (CMS) WebGenerator ProSite. Het voordeel van dit systeem is dat iedereen tamelijk eenvoudig inhoud op de website kan toevoegen of wijzigen, zonder kennis van HTML en met relatief grote vrijheid in de opmaak. Maar: met vrijheid komt verantwoordelijkheid... Uw organisatie heeft belang bij een website die op de bezoeker een nette en consistente indruk maakt. Hoe mooi het design van uw website ook is, als de inhoud niet op een uniforme wijze wordt beheerd kan er toch een rommelig of onverzorgd totaalbeeld ontstaan. En bepaalde handelingen kunnen zelfs tot gevolg hebben dat uw website langzaam wordt of - in extreme gevallen - foutmeldingen geeft Het CMS helpt u als gebruiker die uniformiteit en consistentie in stand te houden, bijvoorbeeld door te voorzien in vaste opmaakstijlen die u kunt gebruiken. En bij normaal gebruik van het CMS is de kans miniem dat uw handelingen vertragingen of foutmeldingen op de website tot gevolg hebben. Maar uiteindelijk is website-onderhoud vooral mensenwerk. Daarom is het goed om een aantal richtlijnen en adviezen in acht te nemen en - bij websites met meerdere redacteuren - daarover intern duidelijke afspraken te maken. Met dit document hopen wij u daarin te helpen. Het is geen uitgebreide handleiding (die kunt u te allen tijde downloaden via het CMS) maar een overzicht van aandachtspunten ter ondersteuning van gebruikers in hun streven naar een verzorgde website. Wij wensen u veel succes én plezier in het beheer van uw website! Hou de websites netjes... Pagina 1 van 10

2 Het opmaken van tekst Bij het opzetten van uw website zijn vaste opmaakstijlen vooraf ingeprogrammeerd (voor de kenners: dit gebeurt d.m.v. CSS). Dit wil zeggen dat u zich als gebruiker van het CMS eenvoudig van vaste stijlen kunt bedienen. Hieronder een overzicht van de stijlen die wij voor elke website instellen (uiteraard per website ingesteld en afgestemd op het design van de website): Normale tekst heeft een vaste opmaak: u hoeft in principe geen opmaak uit te voeren. Hyperlinks worden automatisch correct opgemaakt. U kunt gebruik maken van vooraf ingestelde koppen: Kop 1 (grootst) t.m. Kop 6 (kleinst) Zie voor nadere toelichting figuur 1 op de volgende pagina. Uiteraard kunt u met de teksteditor van het CMS tekst ook helemaal naar eigen inzicht opmaken. Wij adviseren echter te werken met de vooraf ingestelde stijlen en opmaak te beperken tot eenvoudige zaken als vet en eventueel cursief wanneer u bepaalde accenten wilt leggen. Onderstreping raden we af: op internet geeft een onderstreping aan dat een tekst een hyperlink is. Als dat niet zo is, kan dat tot verwarring leiden. Figuur 1 Een voorbeeld van een pagina zoals u die bewerkt in de tekstverwerker van het CMS. Koppen en tussenkoppen kunnen eenvoudig consistent worden opgemaakt door gebruik te maken van de functie "Paragraaf" en 1 van de 6 kopstijlen te kiezen. Gewone tekst wordt automatisch al in het goede lettertype gezet en ook hyperlinks krijgen automatisch de bij de website passende stijl. Uiteraard gelden voor uw website andere stijlen: het gaat hier om een voorbeeld. Hou de websites netjes... Pagina 2 van 10

3 Zelf centraal beheren van vooraf gedefinieerde stijlen Sinds ongeveer medio 2007 voorziet WebGenerator in de mogelijkheid om via het CMS de hierboven genoemde stijlen zelf centraal te beheren via de Ontwerpopties (in het CMS onder het menu "Optiebeheer"). Eerder opgeleverde websites zullen over het algemeen niet over die mogelijkheid beschikken. Als u met die functie instelt dat bijvoorbeeld een hyperlink altijd vet, rood en onderstreept moet zijn, wordt dit door de hele website doorgevoerd (ook met terugwerkende kracht). Tip: maak goede afspraken over wie dit centrale beheer uitvoert of stel daartoe rechten(beperkingen) in via het rechtenbeheer. Dit draagt bij aan een goede stijlbewaking. Hou de websites netjes... Pagina 3 van 10

4 Teksten kopiëren vanuit Word-documenten en andere externe teksbronnen: gebruik de speciale plakfunctie Vaak zal een tekst voor een website uit een Word-document komen. U kunt deze teksten vanuit zo'n document naar het CMS kopiëren, maar daarbij is het goed om het volgende te weten: Als u tekst vanuit een Word-document direct naar het CMS kopieert (d.m.v. rechtermuistoets of CTRL + V), zal de tekst de opmaak uit het Word-document behouden (en dus niet de stijl van uw website aannemen). Bovendien zal er "onder water" ongewenste code meekomen, die u danig parten kan gaan spelen. Wij zetten deze waarschuwing niet zomaar in rode letters neer: met name de genoemde ongewenste code kan vervelende gevolgen hebben voor de opmaak van uw webpagina's. Gelukkig voorziet het CMS in een speciale functie om deze ongewenste effecten te voorkomen. Deze functie werkt voor gebruikers van Internet Explorer wat anders dan voor gebruikers van Firefox (laatstgenoemde browser wordt door veel Mac-gebruikers gebruikt). Op de volgende pagina's vindt u de uitleg voor beide browsers én een uitleg hoe u zaken kunt herstellen als het per ongeluk toch fout is gegaan. Hou de websites netjes... Pagina 4 van 10

5 Voor gebruikers van Internet Explorer (Windows) U ziet in de werkbalk van de teksteditor een speciaal "clipboard" icoontje met daarin de herkenbare W van Word. Figuur 2 Speciale functie om te plakken vanuit Word bij gebruik van Internet Explorer Ga als volgt te werk om een tekst vanuit Word naar een pagina in het CMS te kopiëren: Selecteer en kopieer de tekst in het Word-document. Ga naar de pagina in het CMS waar u de tekst wilt inplakken. Klik op het "Plakken vanuit Word" icoon Een nieuw venstertje komt omhoog: Plak uw tekst in dit venstertje door middel van de toetsencombinatie Ctrl + V op uw toetsenbord. Klik vervolgens op OK De tekst is nu in de stijl van uw website in de teksteditor geplakt en ontdaan van alle ongewenste code die Word-teksten "onder water" met zich mee brengen. Basale opmaak uit het Word-document (vet, cursief, witregels, uitlijning, tabellen, etc.) wordt wel behouden. U kunt de tekst nu eventueel verder opmaken als dat nog nodig is. Tip: dit principe geldt ook als u teksten uit Excel of andere Office-documenten wilt plakken, of teksten uit PDF's, of andere websites, of s... kortom: elke tekst die uit een andere bron komt dan uw eigen website. Wilt u teksten plakken zonder ook maar enige opmaak, gebruik dan het clipboardje met de T (tekst plakken). Hou de websites netjes... Pagina 5 van 10

6 Voor gebruikers van Mozilla Firefox (Mac/Windows) U ziet in de werkbalk van de teksteditor een speciaal "clipboard" icoontje met daarin de de letter "T": Figuur 2 Speciale functie om te plakken vanuit Word bij gebruik van Mozilla Firefox Ga als volgt te werk om een tekst vanuit Word naar een pagina in het CMS te kopiëren: Selecteer en kopieer de tekst in het Word-document. Ga naar de pagina in het CMS waar u de tekst wilt inplakken. Klik op het "Tekst Plakken" icoon Een nieuw venstertje komt omhoog: Plak uw tekst in dit venster door middel van de toetsencombinatie Ctrl + V (Windows) of Command + V (Mac) op uw toetsenbord. Klik vervolgens op "OK" De tekst is nu ontdaan van opmaak maar ook van alle ongewenste code van Word. U zult wel even door de tekst heen moeten om deze netjes op te maken. Denk aan de tips op de eerste pagina's van het dit document die u dit makkelijk maken! Hou de websites netjes... Pagina 6 van 10

7 Is het toch fout gegaan? Doe dan het volgende: Selecteer alle tekst in de teksteditor (met uw muis of m.b.v. CTRL + A) Knip de tekst (met het "schaartje' of CTRL + X) Open het broncode venster en controleer daar of echt alle tekst weg is. Ziet u nog een klein stukje code staan, haal dit dan weg. Sluit het venster met "OK". Plak de eerder geknipte tekst terug met behulp van:» Internet Explorer: "Plakken uit Word", dus clipboard-icoontje met de W» Firefox: "Tekst plakken", dus clipboard-icoontje met de T En maak de tekst vervolgens weer netjes op indien nodig. Het is dus even "uithuilen en opnieuw beginnen", maar toch adviseren we u dit wel te doen omdat Word-codes u anders lang kunnen blijven achtervolgen... Hou de websites netjes... Pagina 7 van 10

8 Afbeeldingen uploaden en plaatsen Foto's en afbeeldingen geven kleur aan uw website. Bij het uploaden en in de content plaatsen van afbeeldingen geven we u de volgende adviezen: Upload geen zware, zeer grote afbeeldingen Maak de afbeelding voordat u deze uploadt op het juiste formaat en zo licht mogelijk. En foto hoeft in Kb's echt niet zwaar te zijn om in goede kwaliteit op de pagina te worden weergegeven. Zware foto's op een webpagina vertragen de weergave van die pagina. Pas het formaat van een beeld niet in de site aan, maar voordat u het beeld uploadt Het is mogelijk om het formaat van een afbeelding in de teksteditor aan te passen, maar dit is niet aan te bevelen. Ten eerste zal het beeld waarschijnlijk vervormen en kan de kwaliteit alleen maar slechter worden. Ten tweede wordt het beeld niet lichter als u dit op deze manier verkleint: ook al maakt u van een grote foto op deze manier een "postzegeltje", het gewicht blijft hetzelfde. Opmerking: een verkleining met tot ca. 15% kunt u eventueel nog wel in het CMS uitvoeren, de kwaliteit blijft dan acceptabel. Doe dat echter niet door met uw muis de afbeelding kleiner te slepen: de verhouding blijven dan niet bewaard (dat kan bijvoorbeeld voor "lange gezichten" zorgen). Gebruik volgende werkwijze:» Klik 1 keer op de afbeelding zodat deze geselecteerd wordt.» Klik in de werkbalk op het afbeeldingsicoontje (onderste werkbalk, helemaal rechts)» Geef óf de gewenste breedte óf de gewenste hoogte op: de verhouding past zich vanzelf aan. Tip: er zijn verschillende gratis programma's waarmee u eenvoudig een foto kleiner en lichter kunt maken. "PicMonkey" ( is daar een mooi voorbeeld van. Dit beeldbewerkingsprogramma is gratis, werkt in de browser (u hoeft er dus niets voor te installeren en kunt er altijd bij) en werkt erg gebruiksvriendelijk. Een echte aanrader! Hou de websites netjes... Pagina 8 van 10

9 Overige tips... Werk samen in een logische mappenstructuur Zowel bij 'Content' als bij 'Bestanden' kunt u mappen aanmaken om webpagina's en bestanden overzichtelijk onder te verdelen. Contentmappen Een overzichtelijke manier om content in mappen op te slaan is om mappen (en eventueel submappen) aan te maken waarvan de namen corresponderen met de hoofdmenu's (cq. submenu's) van uw website. Voor het hoofdmenu 'Producten' maakt u bijvoorbeeld een map 'Producten' waarin u alle pagina's met productomschrijvingen opslaat. Tip: Door de mapnamen een voorloopnummer te geven, kunt u ze precies in de volgorde van uw menustructuur in het CMS zetten (de mappen worden namelijk alfabetisch gesorteerd weergegeven). Laat ruimte tussen de nummers, zodat u er makkelijk een map tussen kunt zetten zonder alle nummer aan te hoeven passen. Bestandsmappen Ook bestandsmappen kunt u duidelijke namen geven, zoals bijvoorbeeld 'Afbeeldingen', 'PDF', 'Downloads', etc. Geef ook de bestanden zelf duidelijke namen die makkelijk te herkennen zijn (dus liever 'Teamfoto_Heren_1_Zondag.jpg' dan 'A12647.jpg'. Verwijder overbodige documenten (pagina's) en bestanden Is een bestand of pagina niet meer nodig op de website, verwijder het dan ook uit het CMS. Met name de snelheid van het publiceren van de website wordt ten dele beïnvloed door de hoeveelheid inhoud in het CMS. Door overbodige of verlopen informatie te verwijderen kunt u voorkomen dat dit hinderlijk wordt. Controleer regelmatig op dode links In het CMS kunt u eenvoudig controleren of er "dode" links in de website staan. Dode links zijn links naar pagina's die niet meer bestaan of verwijzingen naar afbeeldingen die verwijderd of verplaatst zijn. U vindt deze controlepagina onder Administratie > Link validatie. Opmerking: de controle geldt alleen voor links en verwijzingen binnen de eigen website. Hou de websites netjes... Pagina 9 van 10

10 Rood kruisje i.p.v. afbeelding? Als op de website een rood kruisje wordt getoond i.p.v. een afbeelding die er eerder stond, is dat in feite ook een dode link. Dit kan twee dingen betekenen. De afbeelding is weggegooid in het CMS In dat geval kunt u in het document de verwijzing naar de afbeelding verwijderen zodat het kruisje verdwijnt. De afbeelding is verplaatst in het CMS of heeft een andere naam gekregen De afbeelding is er dus nog wel, maar heeft een ander 'adres' gekregen. Door de site te publiceren wordt de verwijzing automatisch hersteld en de afbeelding weer zichtbaar. Werken in de broncode Via het broncodevenster van de teksteditor kunt u in (het bewerkbare deel van) de HTML van een pagina werken. Voor normaal websitebeheer is dit niet nodig. Ervaren webmasters vinden het wellicht prettig om zo nu en dan toch iets direct in de HTML te doen, bijvoorbeeld om een script, iframe of anderssoortige code te plaatsen. Wij wijzen erop dat het plaatsen van scripts voor eigen risico is en eventuele herstelwerkzaamheden buiten de scope van de normale service van WebGenerator vallen en dus in rekening kunnen worden gebracht. Scripts zullen bovendien niet altijd werken omdat veel scripts een component nodig hebben in een deel van de broncode dat u als CMS-gebruiker niet kunt beheren. Handige "tooltjes" voor de content manager Er bestaan veel 'handige hulpjes' die u kunnen helpen bij het bewerken van content en beeldmateriaal voor uw website. Veel van deze tools zijn gratis of tegen lage kosten te vinden op internet. We hebben ze op onze website voor u verzameld: zie U vindt daar (informatie over): PDF, Word, Excel, PowerPoint en ZIP icoontjes Zelf PDF's maken Foto's en plaatjes bewerken voor internet Screenshots maken en bewerken Afmetingen op uw scherm vaststellen met een 'virtueel' lineaaltje Kleuren meten op uw beeldscherm Hou de websites netjes... Pagina 10 van 10