LOGO WATERSCHAP. Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Waterschappen

Transcriptie

1 LOGO WATERSCHAP Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Waterschappen Definitieve versie juli 2016

2 Voorwoord De Unie van Waterschappen (UvW) stimuleert de verdere professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk van de waterschappen. Professionalisering van deze praktijk is niet alleen een kwestie van het naleven van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullend beleid. Het doel van het aanvullend beleid is om richting te geven aan de inkoop- en aanbestedingspraktijk, een verdere professionalisering van het opdrachtgeverschap te ondersteunen en meer uniformiteit tussen waterschappen en andere overheidsinstellingen te bevorderen. Sinds april 2013 werken de waterschappen met een geharmoniseerd inkoopbeleid. Met het geharmoniseerd waterschapsbeleid voor inkoop en aanbesteden dragen de waterschappen bij aan de uniformering van de decentrale overheden. Nieuwe Europese richtlijnen zorgen ervoor dat dit beleid dient te worden herzien. Volgens afspraak zal Nederland voor 18 april 2016 de nieuwe richtlijnen moeten implementeren in de Aanbestedingswet In 2015/2016 is dit beleid geëvalueerd en waar nodig herzien. Hierbij is tevens rekening gehouden met de nieuwe Europese regelgeving en daarop gebaseerde nationale wetgeving die op dat moment beschikbaar was. Met dit beleid beogen waterschappen de volgende doelstellingen na te streven: Op een goede en verantwoorde wijze inkopen en aanbesteden; Aandacht te besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk in het licht van doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit; Niet alleen bijdragen aan mogelijke besparingen, maar tevens zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten realiseren; Mogelijkheden om bij het aanbesteden van opdrachten een rol toe te bedelen aan marktpartijen, gericht op het verkrijgen van duurzame en innovatieve oplossingen en ideeën. Den Haag, juli 2016 Toine Poppelaars Portefeuillehouder Inkoop en Aanbesteden In het bestuur van de Unie van Waterschappen 1 De Inwerkingtreding wijziging was uitgesteld tot 1 juli 2016: Dit betekent dat de wet pas in werking is getreden na het verlopen van de implementatietermijn. 1

3 Inhoudsopgave Voorwoord... 1 Inhoudsopgave... 2 Inleiding Definities Doelstellingen Juridische uitgangspunten Algemeen juridisch kader Uniforme documenten Algemene beginselen bij Inkoop Grensoverschrijdend belang Waardebepaling van een opdracht Mandaat en volmacht Samenwerken bij aanbestedingen Sociale en andere specifieke diensten Afwijkingsbevoegdheid Toetsing Geschillenregeling Klachtenregeling Aanbesteden Aanpassen beleid Ethische en ideële uitgangspunten Integriteit Maatschappelijk Verantwoord Inkopen Innovatie Economische uitgangspunten Product- en/of Marktanalyse Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie Lokale economie en MKB Samenwerken Eerlijke mededinging en commerciële belangen Inkoopprocedure Bepalen van de inkoopprocedure Shortlistmethode

4 6.1.2 Vergoeding inschrijvingskosten Aanbestedingsreglementen Raming en financiële budget Dossiervorming Organisatorische uitgangspunten Inkoopproces Inkoop in de organisatie Verantwoordelijken Contractmanagement Leveranciersmanagement

5 Inleiding HET WATERSCHAP spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt het Inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop bij HET WATERSCHAP plaatsvindt. Daarnaast dient dit beleid te worden gezien als toetsingskader 2. Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient HET WATERSCHAP continu bezig te zijn met het verbeteren van de Inkoopprocessen. Dit beleid draagt bij aan het realiseren van de doelen van het algemeen beleid van HET WATERSCHAP. Bij het inkopen van Werken, Leveringen of Diensten gaat HET WATERSCHAP uit van: 1. Centrale doelstellingen (hoofdstuk 2); 2. Juridische uitgangspunten: hoe gaat HET WATERSCHAP om met de relevante regelgeving? (hoofdstuk 3); 3. Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat HET WATERSCHAP om met integriteit, de maatschappij en het milieu in haar Inkoopproces? (hoofdstuk 4); 4. Economische uitgangspunten: hoe gaat HET WATERSCHAP om met de markt en leveranciers? (hoofdstuk 5); 5. Inkoopprocedure: hoe bepaalt HET WATERSCHAP welke inkoopprocedure er wordt gevolgd? (Hoofdstuk 6) 6. Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt HET WATERSCHAP in? (hoofdstuk 7). Inkooppakketstrategieën Aanvullend op dit beleid is het mogelijk dat HET WATERSCHAP alleen of in samenwerking met andere waterschappen / aanbestedende diensten, per inkooppakket of een samenstel van inkooppakketten, beleid opstelt. <Handboek Inkoop en Aanbesteden> In een separaat <handboek Inkoop en Aanbesteden> zullen de uitvoeringsregels (processen en handelingen) ten aanzien van inkoop van Werken, Diensten en Leveringen worden uitgewerkt. Op deze wijze wordt een scheiding aangebracht tussen beleid (wat) en uitvoering (hoe). De scheidslijn tussen beiden is niet altijd even strikt te maken en er kan enige overlap bestaan. 2 Dit beleid vervangt Inkoop- en Aanbestedingsbeleid

6 1. Definities In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder: Concessieopdracht Een concessieopdracht voor diensten of een concessieopdracht voor werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet Contractant De in de overeenkomst genoemde wederpartij van HET WATERSCHAP. Diensten Overheidsopdracht voor diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet Eigen Initiatief Inkoop Een concreet zakelijk voorstel, ontwikkeld door een private partij, voor de oplossing van een bij HET WATERSCHAP bestaand probleem, waar HET WATERSCHAP niet zelf om heeft gevraagd, en welk voorstel voor HET WATERSCHAP meerwaarde biedt. Rechtshandelingen van HET WATERSCHAP gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben. Inschrijver(s) Een ondernemer die een inschrijving heeft ingediend Leveringen Overheidsopdracht voor leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van HET WATERSCHAP voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet 2012 en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/24/EU. Ondernemer(s) Een aannemer, een leverancier of een dienstverlener. Overheidsopdracht Een overheidsopdracht voor werken, een overheidsopdracht voor leveringen, een overheidsopdracht voor diensten of een raamovereenkomst als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet Sociale en andere specifieke diensten Diensten als bedoeld in bijlage XIV van richtlijn 2014/24/EU. HET WATERSCHAP [Hoogheemraadschap van../waterschap ] Werken Overheidsopdracht voor werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet

7 2. Doelstellingen HET WATERSCHAP wil met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren: a. Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. HET WATERSCHAP leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt HET WATERSCHAP efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven dienen daadwerkelijk bij te dragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen staan centraal. HET WATERSCHAP houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers (binnen het beheersgebied) tot opdrachten van HET WATERSCHAP. b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en dus professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen HET WATERSCHAP en de Contractant. HET WATERSCHAP spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. c. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs - kwaliteit verhouding. Bij het inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan HET WATERSCHAP ook interne en andere (externe) kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de te verwerven Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol. d. HET WATERSCHAP stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop. Zowel HET WATERSCHAP als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het Inkoopproces. HET WATERSCHAP verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt Inkoopproces uit te voeren. HET WATERSCHAP streeft er naar het Inkoopproces volledig digitaal te laten verlopen. Naast de procedurele verlichting zorgt dit ook voor rechtmatigheidsborging. e. Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van HET WATERSCHAP. Inkoop dient ondersteunend te zijn aan de doelstellingen van de organisatie van HET WATERSCHAP, daar direct en voortdurend aan bij te dragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds afgeleid van de doelstellingen van HET WATERSCHAP. Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt. 6

8 3. Juridische uitgangspunten 3.1 Algemeen juridisch kader HET WATERSCHAP leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving worden door HET WATERSCHAP restrictief toegepast. De voor dit Inkoopen Aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit: Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De Europese Richtlijnen 2014/24/EU ( Aanbestedingsrichtlijnen ) en Richtlijn 2007/66/EG ( Rechtsbescherming richtlijn ) vormen momenteel de belangrijkste basis. (Herziene) Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit (AMvB): dit nieuwe wettelijk kader implementeert de Aanbestedingsrichtlijnen. Deze wet biedt één kader voor Overheidsopdrachten boven en onder de (Europese) drempelwaarden en rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Gids proportionaliteit: In de Aanbestedingswet 2012 is proportionaliteit als beginsel geïntroduceerd. Dit beginsel is uitgewerkt in de Gids Proportionaliteit en heeft een directe relatie met de voorgenomen opdracht, de keuze voor een aanbestedingsprocedure en de contractvorm met inkoopvoorwaarden. De Gids Proportionaliteit geeft door middel van voorschriften een uitleg aan de bedoeling van de wetsartikelen, onder het motto: toepassen of gemotiveerd afwijken. Burgerlijk Wetboek: het wettelijk kader voor overeenkomsten. Mededingingswet: Het opereren van marktpartijen wordt onder andere gereguleerd door de Mededingingswet. Bij aanbestedingen is het niet toegestaan dat Inschrijvers door concurrentievervalsing een opdracht gegund krijgen. 3.2 Uniforme documenten 3 HET WATERSCHAP hanteert uniforme documenten, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien zo min mogelijk met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. HET WATERSCHAP past bij betreffende Inkopen in ieder geval toe: Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA); Aanbestedingsreglement werken 2016 ( ARW 2016 ); Klachtenafhandeling bij aanbesteden: Optie 1: Advies klachtenafhandeling, deel 1, Ministerie van Economische Zaken, maart 2013; Optie 2: Model: Uniforme klachtenregeling Aanbesteden, Waterschappen juli 2014; Algemene Waterschap Inkoop Voorwaarden versie 2016: AWIV, AWVODI, AWBIT; Geschillenregeling Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 ( UAV 2012 ) en de UAV-GC 2005; Marktvisie De Waterschappen als Publieke Opdrachtgever met daarin integraal opgenomen de Gedragscode Publiek Opdrachtgeverschap van het Opdrachtgeversforum in de bouw; Optie 1: Nota Scheiding van Belang, 14 sept 2007 RWS (Rijkswaterstaat); 3 HET WATERSCHAP hanteert altijd de meest recente versie van genoemde documenten. 7

9 Optie 2: Een op deze nota gebaseerde eigen nota van het waterschap. In het handboek inkoop en aanbesteden kunnen aanvullende documenten per waterschap verplicht worden gesteld. Voor WATERSCHAP zijn dit de documenten uit <iwriter>. Hierin zijn standaarddocumenten opgenomen voor alle soorten marktbenadering en overige acties binnen het inkoopproces. 3.3 Algemene beginselen bij Inkoop a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht HET WATERSCHAP neemt bij Overheidsopdrachten en Concessieopdrachten boven de (Europese) drempelwaarden en bij Overheidsopdrachten en Concessieopdrachten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers, inschrijvingen en contracten zijn evenredig in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. Objectiviteit: De gestelde eisen en criteria om te bepalen of een Inschrijver geschikt is, zijn relevant voor de te verstrekken opdracht. Non-Discriminatie (gelijke behandeling): Gelijke omstandigheden worden niet verschillend behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Ook discriminatie op grond van nationaliteit mag niet. Transparantie: De gevolgde procedure is navolgbaar (en dus controleerbaar). Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende Inschrijvers behoren te weten waar ze aan toe zijn. b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur HET WATERSCHAP neemt bij zijn inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel en het vertrouwensbeginsel. 3.4 Grensoverschrijdend belang Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij Overheidsopdrachten en Concessieopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past HET WATERSCHAP de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en Concessieopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn Overheidsopdrachten en Concessieopdrachten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse. Of een Overheidsopdracht of een Concessieopdracht een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Voor Overheidsopdrachten of Concessieopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal HET WATERSCHAP een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal HET WATERSCHAP op zijn website plaatsen, publiceren op TenderNed en/of in/op andere gebruikelijke media en websites. 8

10 3.5 Waardebepaling van een opdracht Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze dient te worden gevolgd, wordt de totale opdrachtwaarde (excl. BTW) vastgesteld conform de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit. HET WATERSCHAP wordt gezien als één opdrachtgever. Het splitsen van een opdracht is in principe toegestaan, mits de splitsing niet als doel heeft om de opdracht te onttrekken aan de toepassing van de aanbestedingsregels. Diensten of Leveringen die identiek zijn mogen niet gesplitst worden, onderdelen van een opdracht die bij elkaar horen mogen ook niet gesplitst worden. Dit houdt eveneens in dat een opdracht niet in tijd beperkt mag worden om de hoogte van de kostenraming te kunnen beïnvloeden. Daarnaast geldt het clusterverbod. Het is hierbij niet toegestaan opdrachten onnodig samen te voegen. Eventuele clustering dient in de aanbestedingsstukken deugdelijk gemotiveerd te worden. 3.6 Mandaat en volmacht Inkoop vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaat- en volmachtregeling van HET WATERSCHAP. 3.7 Samenwerken bij aanbestedingen Als er een samenwerkingspartner is gevonden, is het van belang met deze partner een overeenkomst te sluiten waarin de essentiële voorwaarden voor het samenwerken worden geregeld. In de aanbestedingsstukken wordt vermeld dat er sprake is van een gezamenlijk optreden waarbij goed gelet dient te worden op het eerder genoemde clusterverbod. Het kan zijn dat het wenselijk is aan te besteden in percelen om te voorkomen dat kleinere Ondernemers opdrachten mislopen door het samenwerken. 3.8 Sociale en andere specifieke diensten Sociale en andere specifieke diensten betreffen uitsluitend de in Bijlage 14 bij Richtlijn 2014/24 genoemde concrete diensten en kennen een verlicht regime. De procedure hoeft pas toegepast te worden als de opdracht een waarde van ,- of meer heeft. Als deze vereenvoudigde procedure niet wordt toegepast, dan is HET WATERSCHAP verplicht een van de gangbare procedures toe te passen. 3.9 Afwijkingsbevoegdheid Afwijken van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is enkel toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd voorafgaand besluit van <het bestuur> van HET WATERSCHAP en voor zover een en ander op basis van de geldende regelgeving mogelijk is. Deze paragraaf kan ook als volgt worden ingevuld: Aan de hand van de inhoudelijke kenmerken van een opdracht, de marktsituatie en/of de specifieke omstandigheden van het geval, kan men vooraf gemotiveerd afwijken van de gestelde inkoopprocedure, voor zover een en ander op basis van de geldende regelgeving mogelijk is. Het toepassen van een andere procedure moet in het kader van rechtmatigheid ter goedkeuring worden voorgelegd aan <het algemeen bestuur>. Uitzondering geldt voor spoedeisende gevallen in het kader van calamiteiten. Hiervoor kunnen onderhands enkelvoudig opdrachten worden verleend. Onder spoedeisende omstandigheden wordt 9

11 verstaan: omstandigheden waarbij door het niet onverwijld verstrekken van een opdracht schade ontstaat. Boven de drempel van de Europese aanbesteding bestaat in principe, de uitzonderingen in de Europese richtlijnen daargelaten, de verplichting Europees aan te besteden. Afwijken van de Inkoopvoorwaarden of het van toepassing verklaren van voorwaarden van de wederpartij is alleen mogelijk met toets van <cluster Inkoop> en <cluster Juridische Zaken> Toetsing Om in de praktijk te borgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn in <het handboek Inkoop en Aanbesteden> procedures opgenomen die een correct verloop van het aanbestedingsproces waarborgen. <Het handboek> zal steeds aan ontwikkelingen, zoals jurisprudentie en wetswijzigingen aangepast worden. Een toets op de naleving van de Europese aanbestedingsregels en de uitvoering van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid maakt onderdeel uit van de accountantscontrole Geschillenregeling HET WATERSCHAP heeft er voor gekozen alle geschillen die mochten ontstaan rond aanbestedingen, voor te leggen aan de bevoegde rechter te <NAAM INVULLEN>. Ditzelfde geldt ook voor geschillen ontstaan tijdens de precontractuele fase. Dit wordt in de aanbestedingsdocumenten opgenomen Klachtenregeling Aanbesteden HET WATERSCHAP heeft ten behoeve van een snelle en laagdrempelige afhandeling van klachten bij aanbestedingen en conform de landelijke standaard - een klachtenregeling vastgesteld. In de aanbestedingsdocumenten wordt duidelijk opgenomen hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze HET WATERSCHAP de klacht zal behandelen. De klachtenregeling staat ook op de internetsite van HET WATERSCHAP. < Aanpassen beleid Het vaststellen van wijzigingen aan dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid is een bevoegdheid van <het bestuur>. <Het bestuur> mandateert de organisatie om dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid zelfstandig aan te kunnen passen indien veranderde wet- en regelgeving (inclusief rechtspraak) deze aanpassingen vereisen (zoals bijvoorbeeld aangepaste drempelbedragen). <Het bestuur> wordt zo spoedig mogelijk geïnformeerd over deze aanpassingen. De waterschappen streven ernaar het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid uniform te houden. 10

12 4. Ethische en ideële uitgangspunten 4.1 Integriteit Het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsprocedures is vanuit integriteitsoogpunt een kwetsbaar proces. Met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt beoogd om dit proces transparant, objectief en niet-discriminerend te laten verlopen. Dit beleid is daarmee een belangrijk onderdeel van het integriteitsbeleid van HET WATERSCHAP. a. HET WATERSCHAP stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. Van bestuurders en ambtenaren wordt verwacht dat zij te allen tijde integer zijn en zich houden aan de binnen HET WATERSCHAP vastgestelde gedragscode integriteit. Zij dienen zakelijk en objectief te handelen, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Dit betekent dat men altijd in staat is verantwoording af te leggen over gemaakte keuzes zowel naar interne als externe betrokkenen. Deze transparantie geldt voor alle activiteiten binnen het inkoopproces. b. Publiek Opdrachtgeverschap In aanvulling op de eigen gedragscode integriteit onderschrijft HET WATERSCHAP bij Werken de Gedragscode Publiek Opdrachtgeverschap van het Opdrachtgeversforum in de Bouw. Deze code biedt medewerkers kaders voor de uitvoering van hun werkzaamheden in relatie tot opdrachtnemers. Daarnaast geeft de code aan wat opdrachtnemers van ons mogen verwachten en wat wij van de opdrachtnemers verwachten, van de voorbereiding van een project tot en met de afronding en evaluatie ervan. c. Nota Scheiding van Belang 2007 In het contact met marktpartijen hanteert HET WATERSCHAP <de Nota Scheiding van Belang 2007 van Rijkswaterstaat> /< Een op deze nota gebaseerde eigen nota van het waterschap>. Daarin zijn richtlijnen en maatregelen vastgelegd om belangenverstrengeling tegen te gaan bij aanbestedingen, zoals voorkennis en betrokkenheid bij de voorbereiding. In het verlengde daarvan kan HET WATERSCHAP Ondernemers vragen om een belangenbeschermingsplan. Dit plan dient aan te geven hoe een Ondernemer belangenverstrengeling voorkomt en biedt een goede basis voor vertrouwen, openheid en bewustzijn. d. HET WATERSCHAP contracteert uitsluitend integere Ondernemers HET WATERSCHAP verwacht ook dat Ondernemers integer handelen. HET WATERSCHAP wil enkel zaken doen met betrouwbare Ondernemers die zich bijvoorbeeld niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) leverancier. Potentiële leveranciers kunnen hierop worden getoetst met inachtneming van de uitsluitingsgronden van de Aanbestedingswet Als er reële vermoedens zijn van onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals bijvoorbeeld vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, zal de inkopende afdeling aan <de directie> een voorstel voorleggen om daarvan melding te doen bij de Autoriteit Consument & Markt (ACM). 4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen HET WATERSCHAP onderschrijft het belang van maatschappelijk verantwoord inkopen. Het volgt de ontwikkelingen en zal adequaat reageren op wet- en regelgeving. 11

13 a. Duurzaam inkopen HET WATERSCHAP heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. HET WATERSCHAP onderschrijft dan ook het Klimaatakkoord Unie en Rijk waarin de afspraak is opgenomen dat de waterschappen de ambitie hebben om duurzaam in te kopen, 2015 e.v. 100% (Programma Duurzame Bedrijfsvoering Overheid; DBO). Dit betekent dat voor de relevante productgroepen waarvoor criteriadocumenten zijn opgesteld deze in inkoopprocedures zijn toegepast. (zie PIANOo.nl) 4 Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale- en milieuaspecten in het inkoopproces zodanig dat dit leidt tot een daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat voldoet aan de gestelde milieu- én sociale aspecten. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende: Bij de product- en marktanalyse inventariseert HET WATERSCHAP welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden; voor Werken vindt dit plaats in een zo vroeg mogelijk stadium van het project of van het ontwerpproces; In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningcriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidcriteria opgenomen, minimaal de criteria voor de kwalificatie van leveranciers, de minimumeisen en daar waar mogelijk ook de gunningcriteria, voor de productgroepen waarvoor criteria bekend zijn. (zie ). Bij duurzaam inkopen dient sprake te zijn van een realistisch ambitieniveau waarbij het streven naar duurzaamheid in balans is met bedrijfseconomische doelstellingen. Concurrentie dient mogelijk te blijven en er dient geen sprake te zijn van hoge meerkosten. Meerkosten moeten in verhouding tot de opdracht staan. Duurzaam is niet per se duurder. Door duurzaam in te kopen kan HET WATERSCHAP zijn invloed gebruiken om duurzame ontwikkelingen in ondernemingen te bevorderen. Social Return OPTIE 1: Social Return HET WATERSCHAP heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Het stimuleert daarom, waar mogelijk en doelmatig, de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Social return wordt als voorwaarde bij Inkopen opgenomen, tenzij gemotiveerd wordt aangegeven waarom dit niet mogelijk of gewenst is ( pas toe of leg uit ). OPTIE 2: eigen tekst voor totale paragraaf. (Internationale) sociale voorwaarden Werken, Leveringen en/of Diensten die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen worden geweerd. 4 PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden heeft als taak het inkopen en aanbesteden bij alle overheden te professionaliseren. Met oog voor rechtmatigheid én doelmatigheid. Professionele inkoop draagt bij aan het beleid van de organisatie en biedt value for tax payers' money. 12

14 Aanpak Duurzaam GWW HET WATERSCHAP onderschrijft bij het aanbesteden van werken de Aanpak Duurzaam GWW waarbij duurzaamheid onderdeel is van het aanbestedingsproces. De aanpak wordt toegepast voor aanbestedingen op het gebied van grond-, weg en waterbouw (GWW) met een geraamde waarde vanaf 0,5 miljoen. b. Plan van aanpak maatschappelijk verantwoord inkopen De Rijksoverheid heeft het Plan van aanpak maatschappelijk verantwoord inkopen overheden opgesteld (september 2015). Dit plan is tot stand gekomen met bijdragen van Unie van Waterschappen (UvW) namens de waterschappen. In dit plan verschuift de ontwikkelrichting voor MVI/Duurzaam Inkopen van het toepassen van minimumeisen naar het aanmoedigen en/of uitnodigen van leveranciers om zo duurzaam mogelijke producten en diensten te leveren. 4.3 Innovatie HET WATERSCHAP moedigt, daar waar mogelijk, innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat HET WATERSCHAP ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product. HET WATERSCHAP heeft hiervoor een proces ingericht welke is beschreven in de <Handleiding Eigen Initiatief>. 13

15 5. Economische uitgangspunten 5.1 Product- en/of Marktanalyse Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. HET WATERSCHAP acht het van belang om de markt te kennen door, indien mogelijk, een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het product en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die in deze markt opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. 5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie a. HET WATERSCHAP acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk. HET WATERSCHAP streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. HET WATERSCHAP behoort in beginsel vrij te zijn in het maken van keuzes bij zijn Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en)) maar met inachtneming van de (Europese) wet- en regelgeving. b. HET WATERSCHAP kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van HET WATERSCHAP door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. HET WATERSCHAP kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers. 5.3 Lokale economie en MKB a. HET WATERSCHAP heeft oog voor de lokale economie zijnde de ondernemers binnen het beheersgebied van HET WATERSCHAP, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie wordt daarbij voorkomen en HET WATERSCHAP laat geen onnodige regionale, nationale, Europese of mondiale kansen liggen. Local sourcing kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop. b. HET WATERSCHAP heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB). Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen behoren te krijgen. HET WATERSCHAP houdt echter bij zijn inkopen de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan HET WATERSCHAP doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. 14

16 5.4 Samenwerken <De directie van> HET WATERSCHAP heeft de wens dat, indien mogelijk, er bij aanbestedingen naar samenwerkingsmogelijkheden met andere aanbestedende diensten, waterschappen en/of overheden (Rijk, provincie, gemeente), wordt gekeken. Deze samenwerkingsverbanden m.b.t. de inkoopsamenwerking kunnen structureel zijn of incidenteel maar hebben allen ten doel om door middel van samenwerking zowel financiële- als kwaliteitsvoordelen voor alle waterschappen te realiseren. Dit alles voor zover een en ander op basis van de geldende regelgeving mogelijk is. Zie ook paragraaf Eerlijke mededinging en commerciële belangen HET WATERSCHAP bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers dienen een eerlijke kans te krijgen bij het gunnen van een/de opdracht. Door proportioneel, objectief, nondiscriminerend en transparant te handelen, bevordert HET WATERSCHAP een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). HET WATERSCHAP wenst geen Ondernemers te betrekken die de mededinging vervalsen. 15

17 6. Inkoopprocedure 6.1 Bepalen van de inkoopprocedure Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert HET WATERSCHAP de volgende methode: HET WATERSCHAP zal, met inachtneming van de Gids Proportionaliteit, bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij: Complexiteit van de opdracht; Gewenst eindresultaat; Aantal potentiële inschrijvers; Transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers; Omvang van de opdracht; het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. HET WATERSCHAP kan ook gemotiveerd kiezen voor een lichtere procedure maar dit zal met een afwijking (zie paragraaf 3.9) binnen HET WATERSCHAP dienen te worden geregeld. Indien wordt gekozen voor een zwaardere procedure dient dit te worden gemotiveerd in de aanbestedingsstukken. Schema drempelbedragen van inkoopprocedures (Bedragen zijn Werken Leveringen Diensten 5 exclusief BTW) Enkelvoudig < < < Meervoudig > < > < EU-drempel > < EU-drempel Nationaal > < EU-drempel Europees > EU-drempel > EU-drempel > EU-drempel HET WATERSCHAP hanteert bij het bepalen van de procedure voor zijn INKOPEN het kleurenschema zoals opgenomen in de Gids Proportionaliteit. Zie voor nadere uitwerking het <Handboek Inkoop en Aanbesteden>. Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag HET WATERSCHAP vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte. Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag HET WATERSCHAP vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers 6 een Offerte en is in staat de keuze van de uitgenodigde Ondernemers te motiveren, indien daartoe een verzoek komt. Het ARW 2016 is van toepassing, hoofdstuk 7, ook bij niet-werken gerelateerde opdrachten. 5 Bij Sociale en overige Specifieke diensten hanteert het WATERSCHAP de enkelvoudige procedure tot aan de EU-drempel en de meervoudig onderhandse procedure bij opdrachten tussen de EU drempel en EURO ,-. 6 Deze aantallen komen uit de Gids Proportionaliteit. 16

18 Nationaal aanbesteden Onder de (Europese) drempelbedragen zal HET WATERSCHAP conform het Schema drempelbedragen van inkoopprocedures nationaal aanbesteden. Het ARW 2016 is van toepassing, hoofdstuk 2, 3 of 4, ook bij niet-werken gerelateerde opdrachten. Europees aanbesteden Boven de Europese drempelbedragen zal HET WATERSCHAP in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving Shortlistmethode HET WATERSCHAP kan bij enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen de zogenaamde shortlist-procedure hanteren. Shortlisten zijn lijsten waarop ondernemers, leveranciers en dienstverleners staan die in aanmerking komen voor meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen van HET WATERSCHAP. HET WATERSCHAP heeft vooraf beoordeeld of deze ondernemers voldoen aan de geschiktheidseisen (kwaliteit en vaardigheden bij de uitvoering) en is bevoegd om bij een concrete aanbesteding een keuze te maken uit deze shortlist. Zo wordt transparant gehandeld. Doordat niet bij iedere inschrijving alle bewijsmiddelen betreffende geschiktheid te hoeven worden overlegd, worden op deze wijze de administratieve lasten teruggedrongen voor ondernemers en HET WATERSCHAP Vergoeding inschrijvingskosten HET WATERSCAHP hanteert het beleid om geen vergoeding van inschrijvingskosten toe te kennen, tenzij die noodzakelijk zijn om te komen tot een goed aanbestedingsresultaat Eigen Initiatief Een Eigen Initiatief met een geraamde opdrachtwaarde onder de Europese drempelbedragen kan door HET WATERSCHAP rechtstreeks aan de indiener gegund worden, zonder dat hiervoor een (meervoudig) onderhandse of nationale procedure gevolgd hoeft te worden. 6.2 Aanbestedingsreglementen Voor de aanbesteding van Werken of Diensten en Leveringen, die gerelateerd zijn aan Werken, wordt verplicht het Aanbestedingsreglement voor Werken 2016 (ARW 2016) gehanteerd. Hiervan kan alleen gemotiveerd worden afgeweken. Voor de aanbesteding van Diensten en Leveringen zijn geen aanbestedingsreglementen vastgesteld. Daarvoor zijn specifieke regelingen in de aanbestedingsdocumenten geregeld. 6.3 Raming en financiële budget Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de overheidsopdracht of raamovereenkomst. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. HET WATERSCHAP wil niet het risico lopen dat verplichtingen niet nagekomen kunnen worden. 17

19 6.4 Dossiervorming Tijdens het verloop van een inkooptraject (waarbinnen een aanbestedingstraject) wordt een veelheid aan documenten geproduceerd, zowel intern als extern, die voor het vormen van het dossier van belang zijn. Het is belangrijk dat dossiers van aanbestedingen en inkooptrajecten centraal te raadplegen zijn o.a. vanwege: - voldoen aan de archiefwet; - verantwoording achteraf, maar ook tijdens de uitvoering om aan te kunnen tonen bij controles (door bijvoorbeeld controller of accountant) dat alles rechtmatig is verlopen; - (verdere) contractmanagement. Daartoe wordt een centraal inkoopdossier aangelegd. Dit wordt gedaan in <invullen DMS systeem>. <invullen wie verantwoordelijk is> is de verantwoordelijke voor het dossier (samenstelling en volledigheid). 18

20 7. Organisatorische uitgangspunten 7.1 Inkoopproces Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Stap Fase Inkoopproces Toelichting 1. Voortraject - Bepalen van inkoopbehoefte; - Bepalen van het aanbod (bijv. via bedrijfskolom-, product- en marktanalyse; - Raming en bepalen van het financiële budget; - Keuze inkoopprocedure of aanbestedingsprocedure. 2. Specificeren - Opstellen van eisen en wensen; - Omschrijven van de opdracht; - Opstellen Offerteaanvraag. 3. Selecteren - Eventuele voorselectie leveranciers; - Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of TenderNed; - Offertes evalueren; - Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van aanbestedingsregelgeving); - Gunning aan winnende Inschrijver. 4. Contracteren - Informeren afgewezen leveranciers; - Tekenen (raam) overeenkomst met winnende Inschrijver (Contractant); - Registreren getekende overeenkomst. 5. Bestellen - Uitvoeren van de opdracht; - Eventueel met het doen van bestellingen. 6. Bewaken - Bewaken termijnen; - Controleren nakoming afgesproken prestaties; - Tijdige betaling facturen. 7. Nazorg - Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen, looptijd; - Evalueren overeenkomst met Contractant. 19

21 7.2 Inkoop in de organisatie De inkoopfunctie bij HET WATERSCHAP is georganiseerd volgens het <gecoördineerde> <Centraal> <decentraal> model. Deze werkwijze is vastgelegd in <het handboek Inkoop en Aanbesteden> met daarin opgenomen eenduidige procedures, richtlijnen en hulpmiddelen voor het inkopen van Werken, Leveringen en Diensten. <Nader uitwerken> 7.3 Verantwoordelijken Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Wie is verantwoordelijk voor wat (portefeuille houder/ dagelijks bestuur/ algemeen bestuur). <Nader uitwerken> 7.4 Contractmanagement In het kader van risicobeheersing en beheer van uitstaande verplichtingen is het van belang dat er registratie, beheer en evaluatie van contracten plaatsvindt. Binnen HET WATERSCHAP wordt contractmanagement ondersteund door een systeem dat registratie, beheer en evaluatie mogelijk maakt. <Nader uitwerken> 7.5 Leveranciersmanagement Leveranciersmanagement leidt tot het vaststellen, structureren, inrichten, onderhouden en monitoren van het juiste type leveranciersrelatie. Het continue proces van identificeren en ontwikkelen van relaties op het juiste niveau met leveranciers speelt een belangrijke rol bij de realisatie van de inkoopvoordelen, dat een professioneel inkoopproces met zicht meebrengt. Optimaal wordt dit proces gestuurd vanuit de inkooppakketstrategie. Bij het opstellen van een inkooppakketstrategie houdt HET WATERSCHAP minimaal rekening met wet- en regelgeving en de uitgangspunten zoals geformuleerd in Hoofdstuk 5. <Nader uitwerken> 20