REFERENCE TABLE OF FIRA PLATFORM TO NPR 9026

Transcriptie

1 REFERENCE TABLE OF FIRA PLATFORM TO NPR 9026 FIRA Sustainability BV Netherlands, February 2015

2

3 Reference table of FIRA Platform to NPR, August 2014 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING FIRA Platform Hoe werkt de referentietabel van FIRA Platform naar NPR 9026? Verschillen NPR 9026 en FIRA Publicatie van de zelfverklaring REFERENTIETABEL VAN FIRA NAAR NPR Inleidende vragen uit paragraaf 4.2 van de NPR 9026 die de scope van de Zelfverklaring ISO aangeven vragen voor zelfonderzoek ten behoeve van Zelfverklaring ISO zoals beschreven in NPR Versie

4

5 1 INLEIDING 1.1 FIRA Platform Het FIRA Platform is vormgegeven op basis van de ISO Richtlijn voor maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties. FIRA helpt niet alleen om duurzaamheidsinformatie transparant te maken, maar ook om MVO gestructureerd in een organisatie te implementeren op een wijze die past binnen het gedachtengoed van ISO Hans Kröder, die namens Nederland deel heeft uitgemaakt van de International Drafting Task Force, de internationale kerngroep die ISO geschreven heeft, zegt hierover: FIRA heeft ISO geïmplementeerd in het FIRA Platform. FIRA beschikt hiermee mijns inziens over een ZEER geavanceerde tool om ISO toe te passen op uw bedrijf en uw value chain. Het gebruik van het FIRA Platform ondersteunt u om duurzaamheid een duidelijke en doordachte plaats te geven binnen uw bedrijfsvoering. Organisaties die het FIRA MVO-rapport Goud of Platinum hebben afgerond* kunnen derhalve met recht verklaren dat zij ISO hebben toegepast. Indien zij dat willen, kunnen zij hierover een Zelfverklaring ISO publiceren waarbij de informatie uit het FIRA Platform helpt bij het beantwoorden van de vragen en het vaststellen van de onderbouwing van deze zelfverklaring. De Zelfverklaring ISO komt tot stand volgens de richtlijn NPR 9026+C1:2012 Handleiding zelfverklaring NEN-ISO (kortweg NPR 9026). Deze Referentietabel is geen vervanging voor de NPR 9026, maar is bedoeld om organisaties te helpen FIRA zo efficiënt mogelijk in te zetten bij het beantwoorden van de 40 vragen uit de NPR Het bijbehorende onderzoek en de publicatie van de Zelfverklaring ISO dient een organisatie zelf uit te voeren volgens de stappen die staan beschreven in de NPR Deze Referentietabel is tot stand gekomen met medewerking van NEN. *Ook organisaties die ISO hebben toegepast maar in FIRA MVO-rapport Brons of Zilver hebben afgerond kunnen een Zelfverklaring ISO publiceren. Zij kunnen daarvoor echter minder gebruik maken van FIRA voor de onderbouwing. In de referentietabel staat met medaillekleuren (Brons, Zilver, Goud) aangegeven welke antwoorden in welke rapporten aan de orde komen. Bronzen of Zilveren medailles kunnen derhalve dienen ter onderbouwing voor organisaties die desbetreffende MVO-rapporten afgerond hebben. Overige informatie zullen zij zelf moeten aanvullen en onderbouwen. 1.2 Hoe werkt de referentietabel van FIRA Platform naar NPR 9026? De NPR 9026 bevat vijf stappen om te komen tot een zelfverklaring: A. voorbereiden B. uitvoeren onderzoek C. beoordelen resultaten D. publiceren van de zelfverklaring E. bepalen noodzaak herbeoordeling. 1

6 Deze referentietabel helpt bij het uitvoeren van Stap B, uitvoeren van onderzoek door middel van beantwoording van 40 vragen. De referentietabel is gebaseerd op bijlage B uit de NPR Bijlage B is een referentiematrix en bevat de onderbouwing van de zelfverklaring in de vorm van de antwoorden op de vragen uit de NPR Overigens hoeft een organisatie niet meer te controleren of de informatie uit het FIRA Platform klopt (stap C.), omdat dat al door FIRA is geverifieerd. Voordeel van FIRA is dus niet alleen dat het onderzoek wordt gedaan, maar dat structuur en tools worden geboden om de stappen uit de NPR 9026 ook daadwerkelijk uit te voeren en transparant te maken. Voor de volledigheid start deze referentietabel niet met de 40 vragen, maar met zes vragen die in de NPR 9026 te vinden zijn in paragraaf 4.2 met een korte inleiding van de organisatie, het toepassingsgebied van NEN-ISO en de zelfverklaring, waarmee de scope van de zelfverklaring wordt bepaald. Daarna komen de 40 vragen uit de hoofdstukken 5 tot en met 8 van de NPR De vragen zijn in het Engels, dit omdat de voertaal in het FIRA Platform ook Engels is. De referentiematrix (Bijlage B) van de NPR 9026 bestaat uit een kolomsgewijze opbouw van 4 gegevensvelden per vraag. Wij hebben er om de leesbaarheid te vergroten in deze referentietabel voor gekozen om niet met kolommen te werken, maar de informatie per vraag onder elkaar weer te geven. Iedere vraag ziet er derhalve als volgt uit: Het nummer van de vraag/ De vraag zelf Indien van toepassing, de bulletlijstjes uit de NPR 9026 waarbij de punten die d.m.v. FIRA standaard gelden al zijn aangevinkt met daarbij de medaillekleur waar onderbouwing hiervoor te vinden is; De overige punten uit de bulletlijstjes die niet standaard uit FIRA aan te vinken zijn. Indien dit punt geldt voor uw organisatie vinkt u het zelf aan en zorgt voor onderbouwing. Indien het niet geldt voor uw organisatie laat u dit punt open. anders, namelijk [mogelijkheid om zelf punten toe te voegen] Een antwoordbox waarin standaardantwoorden vanuit FIRA zijn opgenomen of in geel gearceerd, aanwijzingen waar u de informatie in FIRA kunt vinden om hier weer te geven, bijvoorbeeld:. Content overnemen uit U kunt deze antwoorden naar behoefte aanvullen met uw eigen informatie. Bronvermelding: locatie waar onderbouwing te vinden is. Indien gewenst kunt u hier eigen bronnen aan toevoegen. FIRA report Commitment Declaration Organization - Company profile [Indien van toepassing: Onze financiële informatie kunt u vinden op ] Bij veel vragen uit de NPR 9026 zijn lijsten van mogelijke invullingen, voorbeelden en/of aandachtspunten opgenomen (de zogenaamde bulletlijsten). Ze zijn niet bedoeld als afvinklijstje, maar om richting aan en verdieping in het zelfonderzoek en de beantwoording van de 2

7 vragen te geven. Sommige van deze punten worden standaard vanuit FIRA behandeld en zijn dus al aangevinkt. Andere punten kunnen alleen worden aangevinkt indien dit punt bij de betreffende organisatie aan de orde is. Deze punten hebben een open bullet maar wel met de FIRA kleur van waar deze informatie te vinden is indien aan de orde. De NPR 9026 vraagt niet dat alle bullets worden aangevinkt, is een onderwerp niet van toepassing in uw organisatie, dan wordt het simpelweg niet aangevinkt. 1.3 Verschillen NPR 9026 en FIRA Er zijn twee belangrijke verschillen in de methodieken van FIRA en die van ISO / NPR 9026 waarmee in deze referentietabel rekening dient te worden gehouden: 1. MVO kernthema s en onderwerpen ISO bevat 37 onderwerpen die, verdeeld over zeven kernthema s, beoordeeld dienen te worden op relevantie, significantie en prioriteit. FIRA vraagt beoordeling van 32 van die onderwerpen. De overige vijf onderwerpen zijn op een andere wijze in FIRA ondergebracht. Het gaat dan om: Kernthema Bestuur van de organisatie : FIRA gaat ervan uit dat goed bestuur een sleutelvoorwaarde is voor een duurzame bedrijfsvoering en derhalve altijd relevant is en hoge prioriteit heeft. Het MVO-rapport Goud in FIRA is ingericht om weer te geven op welk manier een organisatie risico s en kansen (van MVO onderwerpen) inschat, beheerst en verbeterplannen doorvoert. Het geeft derhalve inzicht in het management systeem van de organisatie en de resultaten ervan. De eerste vier onderwerpen uit ISO onder het kernthema Mensenrechten zijn procesgericht en in de methodiek van FIRA van toepassing op alle kernthema s, niet alleen op Mensenrechten. Dit is toegelicht in de manual van FIRA die voor iedere deelnemer beschikbaar is en opgevraagd kan worden via info@fira.nl. 2. Methodiek voor het bepalen van relevantie, significantie en prioriteit ISO geeft handreikingen voor het integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheid in een organisatie. ISO heeft criteria opgesteld waarmee bepaald kan worden welke van de 37 MVO onderwerpen relevant zijn voor de betreffende organisatie, welke van de relevante onderwerpen significant zijn, en welke significante onderwerpen actie behoeven en derhalve prioriteit krijgen. In dit gehele proces dient een organisatie stakeholders te betrekken. Vervolgens bepaalt een organisatie op welke prioritaire onderwerpen ze actie gaat ondernemen. 3

8 FIRA werkt met het begrip materialiteit. De in FIRA komt middels een aantal stappen tot stand. Eerst bepaalt een organisatie welke onderwerpen relevant zijn, door te onderzoeken of er scenario s zijn waarbij een onderwerp invloed gaat uitoefenen op de organisatie of omgekeerd, of beide. Vervolgens bepaalt de organisatie van alle relevante onderwerpen de mate van relevantie (significantie op een schaal van 1 tot 5). Belangrijke stakeholders geven via de stakeholder engagement ook hun input over relevantie en significantie. Beide beoordelingen komen in de samen, waarin duidelijk wordt welke onderwerpen door beide groepen als belangrijk worden ervaren (Material). Deze onderwerpen hebben prioriteit. Alle Material issues dienen in MVO-rapport Goud in ieder geval te zijn ondergebracht in het managementsysteem van de organisatie. Dit betekent dat er op al die onderwerpen beleid wordt geformuleerd, indien nodig verbeterplannen worden uitgevoerd, en er middels KPI management wordt gemonitord of de organisatie aan haar doelstellingen voldoet. Daarnaast kan een organisatie ervoor kiezen ook actie te ondernemen op andere dan de materiële onderwerpen Tot welke acties de issue analyse heeft geleid of gaat leiden komt in MVO-rapport Goud tot uiting in KPI management en Collaboration met stakeholders, en vanaf MVO-rapport Brons ook in Best pratices en Improvement plans. 1.4 Publicatie van de zelfverklaring Het Publicatieplatform ISO van NEN kent drie opties voor publicatie van een zelfverklaring. In optie 1 publiceert een organisatie alleen de verklaring zelf (bijlage A van de NPR 9026) en verwijst naar een plek waar de onderbouwende informatie gevonden kan worden. In optie 2 publiceert de organisatie naast de verklaring ook de antwoorden op de 40 vragen (bijlage B). In optie 3 publiceert de organisatie daarnaast ook nog een Issue matrix (bijlage C), waarin voor de 37 MVO onderwerpen is aangegeven hoe is omgegaan met relevantie, significantie en prioriteit. Organisaties die gebruik maken van deze Referentietabel komen in aanmerking voor publicatie in optie 1 of 2. De Referentietabel kan daarbij als bijlage B worden toegevoegd. Indien ze in aanmerking willen komen voor optie 3 moet een vertaalslag worden gemaakt van de FIRA issue analyse en naar de wijze waarop bijlage C wordt weergegeven. Er zijn organisaties die ervoor kiezen hun zelfverklaring extern te laten verifiëren. Zij voegen de verificatie verklaring die hieruit voortkomt bij hun zelfverklaring (Bijlage A). Op deze wijze kan ook de FIRA Assurance statement worden toegevoegd aan de zelfverklaring, als bewijs dat de onderbouwende informatie in het FIRA Platform is geverifieerd door een onafhankelijke partij. Bovendien kan aan bijlage B de FIRA rapportage van de organisatie worden toegevoegd, zodat stakeholders deze informatie direct beschikbaar hebben en daarvoor niet hoeven inloggen op de FIRA website. 4

9 2 REFERENCE TABLE FROM FIRA TO NPR Preliminary questions from section 4.2 of the 9026 NPR indicating the scope of the self-declaration ISO Section 4.2 question a). What is the name of the organization? Copy content from Header (Formal name) Organization - Company details (Formal name) If the has not been added to this attachment, you can see the report on You can submit a free login code from info@fira.nl. Section 4.2 question b). What are the most important activities (trademarks, products and/or services) of the organization? Copy content from Company profile (Description of company activities) Organization - Company profile (Description of company activities) Section 4.2 question c). In which countries is the organization active? Copy content from Company details (Company sites) Organization - Company details (Company sites) Section 4.2 question d). Where is the head office of the organization located? Copy content from Company details (Visitor address HQ) Organization - Company details (Visitor address HQ) Section 4.2 question e). Does the organization have other divisions, operating companies, subsidiaries, etc.? Copy content from Company details (Company ownership) Organization - Company details (Company ownership) 5

10 Section 4.2 question f). To what parts of the organization does the application of NEN- ISO relate and does the self-declaration apply (only the head office, establishments in the Netherlands, etc.)? Copy content from Company profile (Scope for FIRA) Organization - Company profile (Scope for FIRA) 6

11 questions for self-examination for the purpose of self-declaration ISO as described in NPR 9026 Question 1. Our organization is accountable for its impacts on society, the economy and the environment. Which activities does your organization undertake to give substance to this principle? We are accountable for: the impacts of our decisions and activities on society, the environment and the economy, especially significant negative consequences; the actions taken to prevent repetition of these negative consequences; other, namely. Our organization has FIRA CSR Report Bronze/Silver/Gold/Platinum (Delete what is not applicable ). FIRA is a platform designed to share CSR information with stakeholders. Also, the FIRA Platform is designed in the way that it helps an organization implement ISO and report about their CSR performances. FIRA verifies this information, which enhances reliability of the information presented. FIRA has four reports, which show how the level of implementation and the degree of transparency of an organization. These reports are cumulative: an organization starts with CSR Report Bronze, then if desired goes through with CSR Report Silver, Gold and Platinum. The information from CSR Report Bronze is therefore not 'transferred' to CRS Report Silver and Gold, but is always kept at Bronze (and is updated annually and re-assessed). CSR Report Platinum provides no additional information, but means that a FIRA or a 3 rd party, in addition to the claims review for the first three reports done annually, also carried out onsite audits to verify the level of implementation of policies, programs and practices. Under is indicated from what report and where in the FIRA report the relevant information can be found. [Other, namely ] Declaration Commitment to this principle; Improvement plans; Best practice & Innovation Stakeholders - Transparency Performance management KPI management 7

12 Question 2. Our organization is transparent about decisions and activities which have an impact on our environment. Which activities does your organization undertake to give substance to this principle? We are transparent regarding: the purpose, nature and location of our activities; the identity of any controlling interest in the activity of our organization; the manner in which decisions are made, implemented, and reviewed; the definition of the roles, responsibilities, accountabilities and authorities across the different functions in our organization; the standards and criteria against which our organization evaluates its own performance relating to social responsibility; our performance on relevant and significant issues of social responsibility; the sources, amounts and application of our funds; the known and likely impacts of our decisions and activities on our stakeholders, society, the economy and the environment; our stakeholders and the criteria and procedures used to identify, select and engage them; other, namely. This information is: Public and easily available. [check if the organization has chosen the option Automatically disclose to all in FIRA ] Understandable for our stakeholders. Timely, factual correct, clear and objective. Add details about availability financial information [other, namely ] Commitment Declaration Organization - Company profile Organization - Company details Organization - Value chain Organization - Responsibilities Achievements - Best practice & Innovation Stakeholders - Stakeholder Matrix Organization - Governance Stakeholders Transparency Stakeholders - Collaboration Commitment Management approach & review Performance management KPI management [If applicable: You can find our financial information at ] 8

13 Question 3. Our organization behaves ethically. Which activities does your organization undertake to give substance to this principle? We: identify and state our core values and principles; develop and use governance structures that promote ethical behavior within our organization, in its decision making and in its interactions with others; identify, adopt and apply standards of ethical behavior appropriate to our purpose and activities and consistent with the principles outlined in NEN-ISO 26000; encourage and promote the observance of these standards; define and communicate the standards of ethical behavior expected from our governance structure, personnel, suppliers, contractors, owners and managers, and particularly from those that have the opportunity, while preserving local cultural identity, to significantly influence the values, culture, integrity, strategy and operation of our organization and people acting on its behalf; prevent or resolve conflicts of interest throughout the organization that could otherwise lead to unethical behavior; establish and maintain oversight mechanisms and controls to monitor, support and enforce ethical behavior; establish and maintain mechanisms to facilitate the reporting of unethical behavior without fear of reprisal; recognize and address situations where local laws and regulations either do not exist or conflict with ethical behavior; adopt and apply internationally recognized standards of ethical behavior when conducting research with human subjects; respect the welfare of animals, when affecting their lives and existence, including by providing decent conditions for keeping, breeding, producing, transporting and using animals; other, namely... How is this ethical behavior formalized? Code of behaviour, namely Whistle-blower policy, namely.. Policy or standard for ethical behavior, namely Other, namely.. [other, namely ] Commitment - Declaration Commitment - Code of conduct Commitment - Code of conduct for suppliers Organization - Responsibilities Organization - Governance Performance management KPI management Performance management Awareness & competence 9

14 Question 4. Our organization respects the interests of our stakeholders and take them into account. Which activities does your organization undertake to give substance to this principle? We: identify our stakeholders; recognize and have due regard for the interests as well as the rights of our stakeholders and we respond to their expressed concerns; recognize that some stakeholders can significantly affect the activities of the organization; assess and take into account the relative ability of stakeholders to contact, engage with and influence the organization; take into account the relation of our stakeholders' interests to the broader expectations of society and to sustainable development, as well as the nature of the stakeholders relationship with our organization; consider the views of stakeholders whose interests are likely to be affected by a decision or activity even if they have no formal role in the governance of the organization or are unaware of these interests; other, namely. [other, namely ] Commitment - Declaration Organization - Value chain Stakeholders Stakeholder matrix Stakeholders Engagement planning Stakeholders Transparency Stakeholders Collaboration Question 5. Our organization respects the applicable laws and regulations. Which activities does your organization undertake to give substance to this principle? We: comply with legal requirements in all jurisdictions in which the organization operates, even if those laws and regulations are not adequately enforced; ensure that our relationships and activities comply with the intended and applicable legal framework; keep ourselves informed of all legal obligations periodically review our compliance with applicable laws and regulations; other, namely. [other, namely ] 10

15 Commitment Declaration Commitment to this principle Question 6. Our organization respects the international norms of behavior. Which activities does your organization undertake to give substance to this principle? We: respect international norms of behavior in situations where the law or its implementation does not provide for adequate environmental or social safeguards, or conflicts with international norms of behavior; reconsider our relations and activities in areas where the law or its implementation is in conflict with international norms of behavior and where not following these norms would have significant consequences; consider legitimate opportunities and channels to seek to influence relevant organizations and authorities to remedy conflicts of laws and regulations with the international norms of behavior; avoid being complicit in the activities of another organization that are not consistent with international norms of behavior; other, namely. [other, namely ] Commitment - Declaration Commitment to this principle Organization - Value chain Commitment - Improvement plans Stakeholders Collaboration Performance management Awareness & competence (not public) Question 7. Our organization respects and recognizes the universal human rights. Which activities does your organization undertake to give substance to this principle? We: respect the universality of these rights, that is, that they are indivisibly applicable in all countries, cultures and situations; take action in situations where human rights are violated in the course of our business, the value chain and / or our sphere of influence; adhere to the principle of respect for international norms of behavior in situations where the law or its implementation does not provide for adequate protection of human rights; other, namely. Clarficiation/examples [other, namely ] 11

16 Commitment - Declaration Organization - Value chain Stakeholders - Stakeholder matrix Stakeholders Collaboration Performance management Awareness & competence Question 8. How did your organization identified its stakeholders (who were involved and how were they consulted)? : We have identified our stakeholders using the FIRA Platform tooling. We have identified all stakeholder groups that are relevant to our organization and considered mutual interest and influence for each group. The results of this analysis are shown in the stakeholder matrix, in which four categories of stakeholders are to be found: Engage stakeholder groups where both (mutual) influence and (mutual) interest are high; Satisfy stakeholder groups where (mutual) influence is high, but (mutual) interest is limited; Inform stakeholder groups where mutual) influence is low, but (mutual) interest is high; Monitor stakeholder groups where both (mutual) influence and (mutual) interest is low. The following persons have been involved in the identification of our stakeholders: Organization - Value chain Stakeholders - Stakeholder matrix Stakeholders Engagement planning Stakeholders Management (not public) Stakeholders - Collaboration Internal Documents (not public) Materiality Matrix Question 9. Who are the stakeholders of your organization? : Our Stakeholder matrix in FIRA shows which stakeholder groups are involved in our organization Stakeholders - Stakeholder matrix. 12

17 Question 10. Why and how does your organization engage its stakeholders? Give examples. We engage our stakeholders to: increase our understanding of the likely consequences of our decisions and activities on specific stakeholders; determine how best to increase our beneficial impacts of our activities and decisions and how to lessen any adverse impact; determine whether our claims about our social responsibility are perceived to be credible; help us review and improve our social responsibility performance; reconcile conflicts involving our own interests, those of our stakeholders and the expectations of society as a whole; fulfill legal obligations we have towards stakeholders; increase transparency of our activities and decisions; form partnerships to achieve mutually beneficial objectives other, namely We are questioning our key stakeholders, as shown in the Stakeholder Engagement Planning in FIRA, to understand the impact of our decisions and activities to specific stakeholders.. Copy content from [Organization -Governance] [Stakeholders Collaboration] [Stakeholders Transparency] Stakeholders - Stakeholder matrix Stakeholders Engagement results (public through materiality) Organization Governance (not public) Organization Governance issues (not public) Stakeholders Engagement planning Stakeholder Management (not public) Stakeholders - Transparency Stakeholders - Collaboration Question 11. State whether during the determination of relevant issues you have looked at: The activities and decisions of your own organization. Activities and decisions of organizations in the value chain and sphere of influence of your organization. Daily activities as well as extraordinary situations. : The issue analysis in FIRA CSR Report Silver is performed based on the activities described in the Scope for FIRA. The issue analysis in FIRA CSR Report Silver is conducted on the basis of 13

18 the value chain shown in the Value Chain in CSR Report Bronze. The materiality matrix is created based on the issues analysis combined with stakeholder views on the issues. FIRA has verified whether daily and special situations (emergencies) have been accounted for in the analysis. If this is not executed properly then this is recorded in the verification statement. Company profile Scope for FIRA Value Chain Stakeholder matrix FIRA Assurance statement Question 12. Which subjects are relevant? : In FIRA Platform relevance is determined for 32 issues as described in the introduction to Reference table. The outcomes are shown in the in the. The remaining five subjects are considered relevant in the FIRA method for all organizations and are applicable to all core subjects. Question 13. Which criteria did you use in determining the significant issues? The extent of the impact of the issue on stakeholders and sustainable development. The potential effect of taking action or failing to take action on the issue. The level of stakeholder concern about the issue. The societal expectations of responsible behavior concerning these impacts. Other criteria, namely the degree of impact on society. In the FIRA Platform significance is shown as degree of relevance from 1-5 by the organization and its stakeholders. Criteria are used involving: the extent to which risks are present regarding business and image, to what extent there are opportunities for sustainable value creation for products and/or the business in general, and the values and objectives of the organization. FIRA manual, (request info@fira.nl as desired) Question 14. Which issues are significant? See in FIRA. In terms of significance, the Material issues are most significant, the Business Case and Stakeholder focus issues less significant and Immaterial issues not significant. 14

19 Question 15. Which criteria did you use in determining the issues of high priority? The current performance of the organization with regard to legal compliance, international Standards and international norms of behavior. The current performance of the organization with regard the state-of-the-art and best practice. Whether the issue can significantly affect the ability of the organization to meet important objectives. The potential effect of the related action compared to the resources required for implementation. The length of time to achieve the desired results. Whether there can be significant cost implications if not addressed quickly. The ease and speed of implementation, which may have a bearing on increasing awareness of and motivation for action on social responsibility within the organization. the quick wins. Other criteria, namely. These questions are addressed in the FIRA manual (appendix). [other, namely ] Question 16. Which issues have priority? Material (significant) issues that have priority are marked in the management approach. Vraag 17. Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? Question 17. Which actions have been taken as a result of these priorities or which actions are you going to take? Best Practices and Collaborations indicate which sustainable measures and collaborations have been established. Improvement Plans show what measures are intended. Performance is measured through KPI s. Improvement plans Best practice & Innovation KPI management 15

20 Governance - Management approach Collaborations Question 18. Explanation on determining priorities (explain also why certain issues are or are not considered).: In Management Approach all Material Issues are considered and policy is defined. Actions to be taken are recorded in Improvement Plans. Best practices show measures on issues that have already been taken. In addition, an organizations can also decide to take other measures (for non-material issues). What issues are concerned and why the organization chooses to prioritize these issues is described in Management Approach. Improvement plans Best practice & Innovation Governance - Management approach KPI management Question 19. Indicate which stakeholders you have involved in determining relevancy, significance and the issues of priority and how you have done this.: : The is based on the issues analysis of the organization, combined with stakeholders views. It states which and how stakeholders are involved (however, this information is currently not public). Governance states which stakeholders are involved in improvement projects or partnerships. Stakeholder matrix Stakeholder planning Engagement results Collaboration Question 20. Which (types of) organizations are in your sphere of influence and how are they related to your organization? : The FIRA Platform implements the concept of "sphere of influence" by evaluating mutual influence on stakeholders. The Stakeholder matrix includes all stakeholder groups that are relevant to an organization, and indicates the level of influence for each stakeholder group. The following (type of) organizations are in our sphere of influence: [complete all stakeholder groups that you have recorded in FIRA, in which your organization can exert influence]. The Stakeholder matrix shows how these groups relate to our organization. 16