Evaluatie verbeterplan 2013

Transcriptie

1 Evaluatie verbeterplan 2013 Urtica de Vijfsprong

2 Utrecht, oktober 2014 Geschreven door: Drs. Emiel Dekker Postbus RE Utrecht Telefoon: Fax: Copyright 2014 LSR, landelijk steunpunt medezeggenschap Postbus 8224, 3503 RE Utrecht Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze vragenlijst mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder voorafgaand schriftelijke toestemming van het LSR. 2

3 Samenvatting Verbeterpunt / afspraken Naleving afspraken Reactie cliëntenraad Nieuwe afspraak Tijdpad 1 Informatievoorziening over cliëntenrechten Ontwerpen, maken en beheren informatiebord Nee Tevreden Alternatieven: 1. Terugkoppelen uit vergadering en vragen input achterban tijdens ochtendkring 2. De PVP voorstellen tijdens de koffiepauze en vooraf folders neerleggen. Hierbij ook uitleg over de cliëntenraad Vanaf heden, continu 2 Sociale contacten Bespreken tijden OPbespreking Onderzoek naar ondersteuningsmogelijk heden Cliënten wisselen onderling ervaringen uit Ja Tevreden 1. Reader over sociale contacten ook gebruiken voor hulpvragers 2. 1 à 2 bijeenkomsten voor cliënten om ervaringen uit te wisselen Per direct 1 e helft 2015 Eigen regie 3 EIM onder de aandacht brengen Onderzoek naar effect EIM Ja Tevreden Geen - 4 Informatie over het eten Cliënten informeren Ja Tevreden Geen - 3

4 Informatie over werkverdeling Cliënten informeren Samenwerking Kleine Koning en CR Samenwerken Achtertuin Kleine Koning Aanpassen aan wensen kinderen Inrichting serre en kinderkamers Aanpassen aan wensen kinderen Nee Tevreden Geen - Ja Tevreden Cliëntenraad gaat in gesprek met kinderen over de cliëntenraad Ja Tevreden Geen - Deels Deels Tevreden Cliëntenraad gaat in gesprek met kinderen over hun wensen voor de eigen kamers en geeft advies aan de Kleine Koning Vóór maart 2015 Vóór maart 2015 Datum: Datum: Handtekening voor akkoord Handtekening voor akkoord Directeur Cliëntenraad 4

5 Inleiding In 2013 heeft het LSR, landelijk steunpunt medezeggenschap, bij Urtica de Vijfsprong een cliëntenraadpleging uitgevoerd. De cliëntenraad en de directeur (Ed Taylor) hebben in 2013 afspraken gemaakt naar aanleiding van de uitkomsten van de cliëntenraadpleging. Deze afspraken zijn vastgelegd in een verbeterplan. Het verbeterplan maakt onderdeel uit van het rapport Cliëntenraadpleging bij Urtica de Vijfsprong. Op 27 oktober 2014 is het verbeterplan geëvalueerd. Hierbij waren aanwezig: de cliëntenraad, directeur Ed Taylor, coördinator Zorg Henk Poppenk, hoofdgroepsleider Humphrey Scipio (namens de Kleine Koning) en de ondersteuner van het LSR, Annemieke Bijkerk. Per onderwerp zijn de afspraken geëvalueerd onder leiding van Emiel Dekker (kwaliteitsmedewerker LSR). In het evaluatieverslag is een samenvatting van verbeterpunten en afspraken opgenomen. Deze samenvatting wordt als losse bijlage meegeleverd en voor akkoord getekend door de cliëntenraad en de directeur. 5

6 Verbeterpunten voor VG en GGZ cliënten Verbeterpunt 1: Informatievoorziening over cliëntenrechten Uit de raadpleging komen bij het onderwerp De rechten van de cliënt de meeste aandachtspunten naar voren. Dit geldt zowel voor de doelgroep VG als GGZ. De cliëntenraad, de zorgcoördinator en de bestuurder vinden het belangrijk om de aandachtspunten aan te pakken. Het idee is om een informatiebord op de plek van het atrium-bord te hangen. Op dit nieuwe bord komt informatie over de klachtenregeling, de patiëntvertrouwenspersoon (met foto) en de cliëntenraad. Alle overige informatie (wat er nu hangt) gaat de cliëntenraad opnieuw ordenen en bekijken hoe en waar ze die het beste kunnen ophangen. Daarnaast vindt de cliëntenraad het belangrijk dat de cliënten ook naar de cliëntenraad toe komen. De cliëntenraad gaat verschillende dingen doen om cliënten te stimuleren meer contact met hen op te nemen. Als eerste gaan ze de notulen van hun vergadering ophangen op het informatiebord. Ook gaat de cliëntenraad een nieuwsbericht schrijven. Tot slot gaat de cliëntenraad foto s van zichzelf ophangen, zodat iedereen weet wie er in de cliëntenraad zit. Hierbij schrijven de cliëntenraadsleden waarom ze in de cliëntenraad zitten en waarvoor de cliënten bij hen terecht kunnen. Daarnaast wil de cliëntenraad met de patiëntvertrouwenspersoon in gesprek over resultaten van de raadpleging. De patiëntvertrouwenspersoon komt twee keer per jaar op de locatie, maar is toch niet erg bekend bij de cliënten. De cliëntenraad wil met de patiëntvertrouwenspersoon bespreken hoe ze dit kunnen verbeteren. Alle afspraken staan hieronder kort weergegeven: Afspraken De cliëntenraad bespreekt in de vergadering van december 2013 hoe zij willen dat het informatiebord eruit komt te zien. Hun wensen geven ze door aan Ed Taylor. Ed Taylor geeft Kees de opdracht om het bord te maken. Kees maakt het bord vóór eind maart De cliëntenraad bespreekt onderling hoe men het informatiebord gaat beheren/ bijhouden. Wie zorgt dat de informatie actueel blijft? Moeten er nog nieuwe informatiematerialen worden ontwikkeld? Bijvoorbeeld flyer pvp-er met foto, stukje voor nieuwsbrief, notulen cliëntenraad, foto s raadsleden (tijdpad: vóór eind maart 2014). De cliëntenraad gaat met de patiëntvertrouwenspersoon in gesprek over de resultaten van de raadpleging en bedenken met elkaar hoe de patiëntvertrouwenspersoon bekender kan worden voor de cliënten (tijdpad: vóór eind juli 2014). 6

7 Evaluatie 2014: De cliëntenraad heeft de mogelijkheden om te werken met het informatiebord verder onderzocht en heeft geconcludeerd dat dit niet gaat werken, omdat het onoverzichtelijk wordt. Ook heeft de cliëntenraad twijfels over of notulen wel gelezen zullen worden. In overleg met de directeur heeft de cliëntenraad alternatieven verzonnen om de cliëntenraad beter zichtbaar te maken. De cliëntenraad is daarnaast in gesprek geweest om de patiëntvertrouwenspersoon om te werken aan haar bekendheid. De volgende nieuwe afspraken zijn naar ieders tevredenheid gemaakt. Na elke cliëntenraadsvergadering doet de cliëntenraad op de eerstvolgende maandag tijdens de ochtendkring verslag van de afgelopen vergadering en vraagt om input van de achterban. De patiëntvertrouwenspersoon komt twee keer per jaar op locatie. De cliëntenraad legt voor haar komst flyers neer op centrale plekken, zodat cliënten weten dat zij langs zal komen. Tijdens de koffiepauze stelt de cliëntenraad de patiëntvertrouwenspersoon voor. Tijdens dit moment geeft de cliëntenraad ook kort uitleg over de cliëntenraad zelf. Beide afspraken gelden vanaf heden. 7

8 Verbeterpunt 2: Sociale contacten Uit de raadpleging komt naar voren dat een aantal cliënten knelpunten ervaart met betrekking tot sociale contacten. Het gaat hier bijvoorbeeld om contacten met collega s, huisgenoten, vrienden, familie en/ of met begeleiders. Er zijn ook cliënten die meer contacten willen. Zij hebben bijvoorbeeld de wens om meer vrienden te hebben of behoefte aan een relatie. Dit geldt vooral voor de VG cliënten, maar de aanwezigen tijdens de verbeterplanbespreking denken dat dit ook een aandachtspunt is voor de GGZ cliënten. De cliëntenraad, de coördinator zorg en de bestuurder vinden het belangrijk om cliënten hier meer handvatten in te bieden als ze daar behoefte aan hebben. Om dit te realiseren zijn de volgende afspraken gemaakt: Afspraken Voorzitter van de ondersteuningsplanbespreking zal nadrukkelijk aandacht schenken aan het thema sociale contacten gedurende de bespreking. Is een cliënt tevreden over zijn huidige contacten? Welke knelpunten ervaart de cliënt? Heeft de cliënt nog wensen voor wat betreft zijn sociale contacten? De resultaten van deze besprekingen koppelt coördinator zorg aan de cliëntenraad terug eind november De cliëntenraad bespreekt de resultaten van de uitkomsten van de ondersteuningsplanbesprekingen en bekijkt of vervolgacties nodig zijn (tijdpad: november / december 2014). Coördinator zorg gaat een medewerker vragen om te onderzoeken welke manieren er zijn om cliënten te ondersteunen in (het vergroten van) hun sociale contacten (tijdpad: 2014). Doel onderzoek: dit overzicht beschikbaar stellen aan persoonlijk begeleiders waarmee zij zorgvragers kunnen ondersteunen bij het vergroten van hun sociale netwerk. Cliënten gaan met elkaar ervaringen uitwisselen over het krijgen en onderhouden van sociale contacten. Dit gebeurt waarschijnlijk in een paar bijeenkomsten. Coördinator zorg gaat met de cliëntenraad deze bijeenkomsten organiseren (tijdpad: tweede helft 2014). Evaluatie 2014: De coördinator Zorg geeft aan dat er extra aandacht is voor het thema sociale contacten tijdens de ondersteuningsplanbesprekingen. In pakweg 90% van de besprekingen afgelopen jaar is dit thema aan de orde gebracht. Tenzij er bijzondere omstandigheden zijn (urgente zaken die meer aandacht vragen) wordt dit thema standaard besproken. Tijdens de evaluatie van het verbeterplan is de cliëntenraad hierover geïnformeerd. Er zijn geen vervolgacties nodig. De coördinator Zorg heeft een medewerker gevraagd onderzoek te doen naar informatie over en verschillende methodieken om cliënten te ondersteunen in (het vergroten van) 8

9 hun sociale contacten. Deze medewerker heeft een reader opgesteld met methodieken om het netwerk van cliënten te vergroten. De reader is verspreid onder de persoonlijk begeleiders. Vier persoonlijk begeleiders werken nu met de methodieken en zijn hier tot op heden enthousiast over. Onderling bespreken zij casuïstiek. Nu de eerste stappen zijn gezet tijdens de ondersteuningsplanbesprekingen en het opstellen van de reader voor begeleiders, wordt gestart met de bijeenkomsten voor cliënten onderling. In de eerste helft van 2015 worden de in de laatste afspraak genoemde bijeenkomsten gepland waarin cliënten ervaringen uitwisselen over het krijgen en onderhouden van sociale contacten. Al naar gelang de interesse van cliënten gaat dit om 1 à 2 bijeenkomsten. De genoemde reader met methodieken ten behoeve van de sociale contacten zal behalve voor zorgvragers ook gebruikt gaan worden voor hulpvragers die knelpunten ervaren of wensen hebben omtrent dit thema. Zodoende brengt de coördinator Zorg de reader in 2014 nog onder de aandacht van de behandelcoördinator voor hulpvragers. 9

10 Verbeterpunt 3: Eigen regie Uit de raadpleging komt naar voren dat een aantal cliënten behoefte heeft aan meer regie. Ze zouden bijvoorbeeld meer beslissingen willen nemen. Ze vinden het belangrijk vertrouwen te krijgen van de medewerkers dat ze eigen beslissingen kunnen maken. De cliëntenraad, de coördinator zorg en de bestuurder vinden het belangrijk om met dit punt aan de slag te gaan. Hiervoor zijn twee acties bedacht: Afspraken Coördinator zorg brengt het Eigen Initiatief Model (EIM) specifiek onder de aandacht van het team de Roos. In samenwerking met persoonlijk begeleiders onderzoek doen of dit instrument geschikt is voor toepassing. Zo ja, werken door middel van casuïstiek aan dit thema. Voorbeelden worden verzameld (2014). Evaluatie 2014: Op 24 januari 2014 heeft het team van de Roos een teamdag gehad over het EIM. Het team werkt nu met dit model en medewerkers bespreken op regelmatige basis casuïstiek met elkaar. De coördinator Zorg geeft aan dat het EIM om de twee weken kort wordt toegelicht en besproken in het team om het op het netvlies van de medewerkers te houden. Dit is nodig, omdat er een gedragsverandering in de medewerkers tot stand gebracht zal moeten worden. Geen. 10

11 Verbeterpunt 4: Informatie over het eten Een paar cliënten zijn niet tevreden over het eten bij Urtica de Vijfsprong. Ze vinden bijvoorbeeld dat er te veel granen worden gegeten. De cliëntenraad weet dat er een gedachte zit achter de maaltijden. Het lijkt hen goed om dit nog eens uit te leggen aan de cliënten. Afspraak Jet legt één keer aan alle cliënten uit welke gedachten er zit achter de maaltijden (vóór maart 2014) Evaluatie 2014: Niet Jet, maar een externe diëtiste is twee keer uitgenodigd om aan cliënten uitleg te geven over de maaltijden en gezond eten. Vooralsnog zijn er geen negatieve geluiden over de maaltijden meer vernomen. Geen. 11

12 Verbeterpunt 5: Informatie over werkverdeling Een paar cliënten zou willen weten hoe het komt dat er op bepaalde werkgebieden veel cliënten werken en op andere werkgebieden weinig cliënten werken. Henk Poppenk legt uit dat iedereen het werk doet dat hij/ zij leuk vindt. Op basis van interesse worden de cliënten dus ingedeeld op de werkgebieden. Het lijkt de cliëntenraad zinvol om dit aan de cliënten te laten weten. Hiervoor is de volgende afspraak gemaakt. Afspraak Coördinator Zorg / behandelcoördinator zal in het volgende overleg Bedrijf in Zicht verduidelijken hoe de verdeling over de werkgebieden tot stand komt. (Tijdpad: januari 2014). Evaluatie 2014: De coördinator Zorg geeft aan dat dit niet gebeurd is, maar ook niet meer nodig is, omdat alle werkgebieden vol zitten. De cliëntenraad kan zich hierin vinden. Er zijn geen vragen of opmerkingen van cliënten vernomen. Geen. 12

13 Verbeterpunten voor de Kleine Koning Verbeterpunt 1: Samenwerking Kleine Koning en cliëntenraad De cliëntenraad van Urtica de Vijfsprong is benieuwd hoe de zeggenschap van de kinderen is georganiseerd. Regula Signer vertelt dat er wekelijks een groepsvergadering is. De cliëntenraad en Regula Signer gaan bekijken welke samenwerkingsmogelijkheden er zijn. Regula Signer benadrukt dat dit contact voorzichtig opgebouwd moet worden om een goede vertrouwensband te krijgen. Hiervoor is de volgende afspraak gemaakt: Afspraak De cliëntenraad bespreekt met Regula Signer hoe ze kunnen samenwerken met de kinderen van de Kleine Koning (tijdpad: vóór juni 2014). Evaluatie 2014: De cliëntenraad heeft in overleg besloten om twee keer per jaar de Kleine Koning bezoeken om met kinderen in gesprek te gaan over de cliëntenraad. Het doel is om informatie van de achterban te krijgen en te ontdekken of er interesse bestaat bij cliënten om plaats te nemen in de cliëntenraad. Om te beginnen zal een afvaardiging van de cliëntenraad vóór maart 2015 op bezoek gaan bij de Kleine Koning om met de kinderen te praten over de cliëntenraad. 13

14 Verbeterpunt 2: Achtertuin van de Kleine Koning Meerdere kinderen hebben opmerkingen gemaakt over de tuin van de Kleine Koning. De kinderen willen graag dat de tuin wordt aangepast, zodat ze beter kunnen spelen. Regula Signer vertelt dat ze bezig zijn om de tuin aan te pakken. De mogelijkheden zijn echter beperkt, omdat ze het pand huren. Toch willen ze bekijken wat er mogelijk is voor de kinderen: Afspraak De medewerkers van de Kleine Koning gaan met de kinderen in 2014 bespreken hoe ze de tuin willen aanpassen. Vervolgens wordt de tuin (naar de mogelijkheden) aangepast (tijdpad: 2014). Evaluatie 2014: Medewerkers en kinderen hebben overlegd over het aanpassen van de tuin. Hoewel wensen blijven veranderen, staat gepland om een terras en kindertuintjes aan te leggen en een schommel en waterwerk te plaatsen. Aan verlichting in de tuin wordt op dit moment gewerkt. Geen. 14

15 Verbeterpunt 3: Inrichting serre en kinderkamers Er zijn in een raadpleging een paar opmerkingen gemaakt over de inrichting van het huis. Regula Signer gaat bekijken wat ze met deze opmerkingen kan doen. Dit doet ze in overleg met de medewerkers en de kinderen van de Kleine Koning. Afspraak Regula Signer gaat bekijken hoe ze de serre en de kinderkamers mogelijk kan aanpassen aan de wensen van de kinderen (tijdpad: 2014). Evaluatie 2014: De serre is aangepast met de wensen van de kinderen. Het is een stuk gezelliger geworden met verschillende hoekjes. Ook is er een zithoek ingericht. De kinderkamers zijn grotendeels aangepast met de wensen van de kinderen (plankjes aan de muur, verlichting, kasten). Het schilderen van de muren blijkt lastiger te realiseren, omdat kinderen regelmatig verhuizen naar een andere kamer. Tijdens het te plannen bezoek (vóór maart 2015) van de cliëntenraad aan de kinderen op de Kleine Koning, zal de cliëntenraad ook met de kinderen in gesprek gaan over of er nog wensen leven met betrekking tot het schilderen van de kamers. Aan de hand van de uitkomsten zal de cliëntenraad adviseren aan de Kleine Koning of en hoe dit punt opgelost zou kunnen worden. 15