Stein Digitaal. Communicatieplan Programma Dienstverlening Centraal gemeente Stein

Transcriptie

1 Stein Digitaal Communicatieplan Programma Dienstverlening Centraal gemeente Stein Opdrachtgever: Erik Hoffman Opdrachtnemer: Charlotte van Voorst en Paul van Alphen Versie: 0.1 Verspreid Versie aan Datum Wijzigingen 0.1 MO Eerste concept 1

2 1. Inleiding Om de realisatie van het programma dienstverlening centraal(e-overheid) succesvol uit te voeren is betrokkenheid van medewerkers belangrijk. Hoewel met ICT en informatie goede en handige voorzieningen ontwikkeld worden, zijn het toch de medewerkers die bepalen hoe er mee gewerkt wordt en wat de klant daarvan beter wordt. Om de benodigde verandering gemeentebreed te realiseren is goede communicatie op alle niveaus en terreinen noodzakelijk. Aangezien het programma over meerdere jaren zal lopen is voor de communicatie en draagvak een speciaal project opgezet. Hier wordt voor de verschillende doelgroepen bepaald wanneer en in welke vorm over de voortgang van het traject zal worden gecommuniceerd. 2. Doelgroepen 2.1. Interne doelgroepen In eerste instantie is de communicatie gericht op de interne organisatie. Hierbinnen zijn specifieke doelgroepen te onderscheiden: - Stuur-, programma- en projectgroep; - Direct betrokkenen vanuit hun eigen werkgebied; - Alle andere medewerkers; - Ondernemingsraad; - Directie en management; - Portefeuillehouder; - College en raad Externe doelgroepen Externe doelgroepen worden betrokken vanaf het moment dat het realisatieplan in de uitvoeringsfase of afgeronde testfase is. Het is niet verstandig om al in de projectfase van dit project met de externe doelgroepen te communiceren. Afbreukrisico en imagoschade (kun je daadwerkelijk waar maken wat je wellicht te ambitieus communiceert?) liggen dan al snel op de loer. Daarom worden onderstaande externe doelgroepen pas betrokken vanaf het moment dat het realisatieplan in de uitvoeringsfase of afgeronde testfase is. De volgende externe doelgroepen zijn te onderscheiden: - toekomstige) inwoners van Stein; - (toekomstige) ondernemers van Stein; - Overige bezoekers en klanten van gemeente Stein (onder meer toeristen); 3. Communicatiedoelstelling Om een daadwerkelijke en effectieve bijdrage te leveren aan de realisatie van Stein digitaal, zijn de communicatiedoelstellingen in dit project gericht op: - Kennis: De doelgroep is bekend met het project Stein digitaal en de daarbij behorende invoering van de elektronische dienstverlening. - Houding: Het creëren van draagvlak. - Gedrag: Verandering brengen in kennis, houding en gedrag ten opzichte van de e- ontwikkelingen en alle betrokkenen juist laten handelen. Kennis De nadruk ligt op het informeren over het hoe, wat en waarom van de veranderingen zodat de doelgroep (medewerkers) er de noodzaak van in (blijven) zien. Houding en gedrag - Vlak voor de invoering van de veranderingen verschuift het accent meer naar motiveren (houding) en instrueren (gedrag); - Het accent ligt dan met name op de mondelinge, persoonlijke communicatie; - De afdelingsmanagers spelen hierbij een belangrijke rol; - Schriftelijke communicatie is in deze fase ondersteunend. 2

3 4. Boodschap Over onderstaande aspecten van dit project moet in ieder geval gecommuniceerd worden: tijdens de projectfase - Wat houdt elektronische dienstverlening precies in? - Welke wijzigingen brengt de elektronisch dienstverlening met zich mee? - Wat betekent dat in de praktijk voor de medewerkers (accent op de voordelen leggen)? - Het wie, wat, wanneer, waarom en hoe van dit project? - De rol van Stein Digitaal in het algemeen en de rol van de programmamanager in dit project tijdens de realisatiefase - Wijzigingen voor inwoners; wat betekent dat in de praktijk voor hen (voordelen)? Aandachtspunten zijn verder: - Herhalen van de hoofddoelen en kernachtig aan (blijven) geven hoe de verschillende onderdelen met elkaar samenhangen, is van groot belang om het voor de betrokkenen helder en overzichtelijk te houden. - Maak waar mogelijk een vertaalslag naar de (individuele) medewerker (what s in it for me), dit werkt motiverend. - Bouw momenten van reflectie in (bijvoorbeeld door te laten zien wat er al is veranderd of hoe de situatie blijft als er niets verandert) 5. Strategie Visie: Wij werken van buiten naar binnen. Doelstelling: Wij maken samen het verschil. Manieren van werken: - Wij werken in opdracht (projectmatig). - We werken samen (integraal). - Wij werken nieuw en slim. Kernboodschap: - We werken voor anderen. - Ambtenaar is een dienstverlenend beroep. Resultaten/Effecten: - Tevreden opdrachtgevers - Zichtbare resultaten - Continuïteit van beleid en bedrijfsuitvoering - Tevreden opdrachtnemers Toon: - positief; - open; - informatief; - ondersteunend; - herhalen; - medewerkers betrekken; - eenduidig; - interactief; - enthousiasmerend: Stein digitaal is leuk! 3

4 Waar mogelijk moet informatie beschikbaar gesteld worden aan de organisatie en moet deze makkelijk toegankelijk zijn. Medewerkers moeten in hun eigen taal begrijpen waar we mee bezig zijn. Zodat het project gaat leven. Dit is mede een factor die bijdraagt aan het creëren van draagvlak in de organisatie. 6. Communicatiemiddelen 1. Logo Het logo van Stein Digitaal markeert het gehele communicatietraject. Dit vormt een rode draad en hierdoor zijn alle producten van Stein Digitaal direct herkenbaar. 2. Slogan Er kan wellicht een slogan worden ontwikkeld voor gebruik bij het logo. Deze slogan kan dan gebruikt worden tijdens het communicatietraject en deze moet zo pakkend zijn dat deze snel bij iedereen tussen de oren zit. Hiervoor kan een prijsvraag worden uitgeschreven. Uiteraard zijn er leuke digitale prijzen te winnen, bijvoorbeeld digitale fotolijstjes. Elke deelnemer ontvangt sowieso een leuke digitale attentie, bijvoorbeeld een digitale stopwatch met opdruk. De prijswinnaars kunnen worden gehuldigd als de slogan wordt onthuld tijdens de kick-off (najaar 2010). 3. Interne digitale nieuwsbrief De interne digitale nieuwsbrief wordt gebruikt om te informeren over voortgang van projecten en verloop. De stijl van deze nieuwsbrief is informeel, magazine-achtig met vooral korte en krachtige berichtgeving in begrijpelijke taal met veel beeldmateriaal. Wellicht kan de nieuwsbrief worden ontwikkeld in smartsite-template, dat zou dan direct een eerste quick win zijn van het project doorontwikkeling website. 4. Servicecorner(nog inrichten) In de servicecorner wekelijks een nieuwe sheet omtrent Stein Digitaal laten verschijnen. Geen moeilijke of lange verhalen, maar het logo met bijvoorbeeld een alleszeggende foto, of een kreet bijvoorbeeld Eerste bestemmingsplan online, kijk op 5. Intranet Stein Op Intranet Stein worden alle plannen, projecten, projectleden e.d. gepubliceerd in een overzichtelijke rubriek. Daarnaast is er een FAQ aanwezig waarin de programmamanager antwoord geeft op vragen/onduidelijkheden die leven. Uiteraard worden ook alle digitale nieuwsbrieven daar gearchiveerd. In de nieuwsrubriek worden regelmatig berichten gepubliceerd over de voortgang en de successen. Bij Mijn Projecten hebben de projectleiders toegang tot een afgeschermd gedeelte waarin specifieke projectinformatie staat die niet geschikt is voor algemene publicatie. 6. Vast agendapunt op afdelingsoverleggen Het project Stein digitaal moet als standaard agendapunt bij elk werkoverleg besproken worden. 7. Kick-off Stein Digitaal Najaar 2010 zodra planning en actiehouders bekend zijn een centrale Kick-off organiseren voor de hele organisatie, maar met name voor alle direct betrokkenen. Tijdens deze professionele kick-off worden de projecten en actiehouders voorgesteld, de one minute pitch per projectleider en wordt de slogan onthuld en het programmabureau geïnstalleerd. Na de kick-off is er aansluitend een informatiemarkt, deze kan ook bezocht worden door de mensen die niet bij de kick-off konden/wilden zijn. 8. Informatiemarkt De informatiemarkt biedt actiehouders/projectleiders de gelegenheid om hun projecten te presenteren aan de rest van de organisatie op een informele manier. Hier worden de factsheets gepresenteerd in flyer-achtige vorm. De projectleiders op ludieke wijze 4

5 voorgesteld (onder andere staande posters van de projectleiders met de tekst Ik ben Stein Digitaal ). 9. Infosessie van adviseurs Overheid heeft Antwoord Veel van de voorgenomen projecten vallen binnen of hebben raakvlakken met het overheidsprogramma Overheid heeft Antwoord. Zij kunnen bij een gemeente desgewenst presentaties geven over de diverse richtlijnen en verplichtingen die op de gemeente af komen. 10. Overleg programmateam Uiteraard worden de deelnemers van het programmateam voortdurend op de hoogte gebracht van de stand van zaken. Binnen het programmateam is er ruim aandacht voor de interne communicatie en signalen uit de organisatie. Projectleiders gedragen zich als ambassadeurs en zorgen voor draagvlak in hun eigen kring. Op verzoek voorziet Communicatie hen van ondersteunend informatiemateriaal of organiseert workshops. 11. Themabijeenkomsten/Inloopmomenten/Workshops Om de projectleden maar ook de rest van de organisatie op de hoogte te houden van alle ontwikkelingen/richtlijnen en wetgeving worden er themabijeenkomsten en workshops georganiseerd. Deze zijn vooral gericht op de praktijk en het laten landen van de stroom van informatie die op de gemeente af komt. 12. Postbus in Outlook Interne digitale postbus/vraagbaak die snel voor de juiste antwoorden zorgt. Vragen en antwoorden kunnen meteen in de nieuwsbrief gepubliceerd worden. 13. Ambassadeurs Om draagvlak te vergroten is het aan te raden een gemotiveerde vertegenwoordiging van de toekomstige gebruikers op te nemen in de projectgroep. Medewerkers worden zo actief betrokken bij de invoering van elektronische dienstverlening en kunnen als spreekbuis fungeren voor de afdeling. 14. Screensaver voor dagelijkse aandacht Bij het opstarten van de computer verschijnt het logo van Stein digitaal, eventueel in combinatie met een slogan. Daarnaast functioneert dit als screensaver. Op deze manier blijft Stein digitaal dagelijks onder de aandacht. 15. Factsheets over de projecten Van elk (deel)project wordt een factsheet gemaakt met daarin een aantal standaard onderwerpen. In een A4tje wordt elk project uiteengezet in een aantal standaard rubrieken. Deze factsheets worden aan de organisatie beschikbaar gesteld zodat iedereen snel kennis kan nemen van de inhoud van een project. 16. Mijlpalen vieren In elk project is het belangrijk om successen te vieren. Dat kan natuurlijk ook met een beperkt budget bijvoorbeeld in de vorm van een cadeaubon, bos bloemen, borrel. In het geval van grote inzet van een bepaalde medewerker of projectgroep verdienen zij het om extra in het zonnetje gezet te worden. Daarnaast kan dat ook meegenomen worden bij de gratificaties/bonussen (Budget P&O). 17. Personeelsblad Stein In Stein kan regelmatig aandacht worden besteed aan Stein Digitaal. Juist dit medium kan informatie op een luchtige manier brengen en hiermee het draagvlak vergroten. 18. Bezoeken van congressen en externe informatiebijeenkomsten over dit onderwerp Het bezoeken van externe informatiebijeenkomsten kan een handige manier zijn om de kennis en het draagvlak van medewerkers te vergroten. Er worden regelmatig gratis 5

6 bijeenkomsten door de verschillende overheidsorganen georganiseerd op het gebied van de e-overheid. Bij de gemeente Stein wordt daar op dit moment nog erg weinig gebruik van gemaakt. 19. Web 2.0 Er zijn web 2.0 toepassingen zoals community-websites, twitter, hyves die in de lijn liggen van dit project. Er moet gekeken worden in hoeverre deze kunnen worden ingezet binnen de projectgroep of binnen de gemeente Stein om medewerkers vertrouwd te maken met deze communicatiemiddelen. 6

7 7. Budget Nr Post Kosten in Bijzonderheden 1 Logo 500,00 2 Slogan 1.000,00 3 Interne Digitale Nieuwsbrief 5.500,00 Software zoals adobe, e-zine. en e-zine 4 Informatiemarkt 1.000,00 5 Informatiesessie(s) 1.000,00 Overheid heeft Antwoord 6 Themabijeenkomsten 1.000,00 7 Factsheets 1.000,00 8 Mijlpalen vieren 2.000,00 9 Web ,00 Totaal ,00 7