WEGWIJZER AANVRAAG FACILITEITEN

Transcriptie

1 [ ] HOWEST WEGWIJZER AANVRAAG FACILITEITEN [Toelichting procedure faciliteiten versie student] Talent coach

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Welkom aan de Hogeschool West-Vlaanderen Aanvraagprocedure faciliteiten Je aanmelden Jouw talent coach Nodige documenten Attest Jouw dossier Duur overeenkomst Wanneer aanvragen Doelgroepen en faciliteiten Studenten met functiebeperkingen Studenten met specifieke sociale of individuele omstandigheden Topsportstudenten Studenten met een cultuurstatuut Studenten met een mandaat in een bestuurs- of adviesorgaan van HOWEST en/of de associatie Universiteit Gent Studenten met een politiek mandaat Bijkomende ondersteuningsmogelijkheden Aantekenen beroep Contact Talent coaches SOVOWES-medewerkers Studiecoaches (= studiebegeleiders) P a g i n a

3 1 Welkom aan de Hogeschool West-Vlaanderen Beste student Aan de Hogeschool West-Vlaanderen (H0WEST) willen we ons onderwijs open stellen voor een zo ruim mogelijk publiek. Iedere student maximale kansen bieden om zich te ontplooien, daar staan wij voor. Vandaar dat wij extra inspanningen doen die voor jou een wereld van verschil kunnen betekenen: we bieden voor heel wat bijzondere situaties faciliteiten aan. Faciliteiten zijn speciale voorzieningen, die de weg naar je diploma iets makkelijker kunnen maken. Faciliteiten worden op maat voorzien, omdat elke situatie en persoon steeds verschillen. De sleutelpersoon in dit proces is de talent coach. Deze talent coach overlegt binnen de faciliteitenprocedure met alle betrokkenen en zoekt naar oplossingen waar iedereen zich in kan vinden. Misschien studeer jij ook wel onder bijzondere omstandigheden? Neem deze Wegwijzer dan zeker grondig door. Je krijgt hier alle informatie over de procedure om faciliteiten aan te vragen. Voldoe ik aan de voorwaarden? Welke documenten moet ik voorleggen? Wat zijn de mogelijke faciliteiten? Binnen welke termijn moet dit alles gebeuren? Waar gaan mijn persoonlijke gegevens naartoe? Wat wanneer er problemen rijzen? Je vindt hier ook de contactgegevens van jouw talent coach terug, die je verder zal begeleiden bij het opstellen van jouw faciliteitenaanvraag. Mail of bel hem/haar gerust, ook als je niet meteen weet of je wel in aanmerking komt om faciliteiten te krijgen. Jouw talent coach zorgt voor jouw toekomst. Wij wensen jou een boeiende studietijd toe aan HOWEST. 3 P a g i n a

4 2 Aanvraagprocedure faciliteiten 2.1 Je aanmelden Wil je faciliteiten aanvragen, dan moet je je officieel aanmelden. Aanmelding gebeurt via de aanvraagformulieren voor faciliteiten. Je vindt deze formulieren op de website ( dokeos of op het studentensecretariaat. Je dient dit document in, samen met de nodige bewijzen en/of attesten, bij de talent coach in jouw departement (zie hoofdstuk 6). Het is de verantwoordelijkheid van iedere student die wenst gebruik te maken van faciliteiten, zich hiervoor aan te melden. Zonder een officiële aanmelding kan de opleiding niet voorzien in bepaalde studie- of examenfaciliteiten. Het kan natuurlijk zijn dat bepaalde problemen maar tijdens de loop van het academiejaar opduiken, bijvoorbeeld door een ongeluk, een chronische ziekte, een verandering in de levensomstandigheden. Belangrijk hierbij is dat je deze verandering in situatie onmiddellijk meldt, waardoor je alsnog bepaalde faciliteiten kan aanvragen. 2.2 Jouw talent coach Een tweede stap in de aanvraag voor faciliteiten is een contact met de talent coach en/of met iemand van de opleiding, naar wie je talent coach jou zal doorverwijzen. De inhoud van dit gesprek hangt af van welke faciliteiten je aanvraagt (zie hoofdstuk 3). Tijdens dit gesprek inventariseert de talent coach welke belemmeringen, beperkingen (kunnen) optreden tijdens jouw studietraject en welke maatregelen van toepassing kunnen zijn om jouw traject zo optimaal mogelijk te laten verlopen. In dit gesprek komen ook jouw verantwoordelijkheden aan bod, zoals bijvoorbeeld melden van ziekte en afwezigheden, maken van afspraken met individuele lesgevers Een gesprek kan soms ook overbodig zijn, bijvoorbeeld daar waar bepaalde faciliteiten standaard worden gekoppeld aan bepaalde veel voorkomende omstandigheden. De talent coach zoekt steeds naar een efficiënte oplossing. Daarbij zal hij/zij een evenwicht trachten te vinden tussen wat voor jou haalbaar is, wat voor de docent aanvaardbaar is en wat voor jouw medestudenten verdedigbaar blijft. 2.3 Nodige documenten Gebruik maken van bepaalde voorzieningen en faciliteiten kan alleen maar als jouw specifieke omstandigheden, die aanleiding geven tot de faciliteiten, bewezen zijn. Al naargelang van het soort aanvraag zal je hiervoor bepaalde bewijsstukken moeten voorleggen (zie punt 3). 4 P a g i n a

5 2.4 Attest Op basis van jouw aanvraag voor faciliteiten (inclusief de bewijsstukken) overlegt de talent coach met het opleidingsteam. Na dit overleg maakt de talent coach een attest op met de faciliteiten waarvan je gebruik kan maken. Dit attest legt de talent coach in tweevoud ter goedkeuring voor aan het departementshoofd. Eén exemplaar wordt bewaard in jouw dossier bij de talent coach. Jij ontvangt het tweede exemplaar. De opleidingscoördinator en het studentensecretariaat van jouw departement krijgen een kopie van het attest. In sommige omstandigheden kan de talent coach in samenspraak met het opleidingsteam en het departementshoofd beslissen dat je de/enkele aangevraagde faciliteiten niet kan verkrijgen. De talent coach zal jou in dat geval informeren over de redenen hiervan. Je krijgt dan een attest waarop staat welke faciliteiten je hebt aangevraagd en waarom je ze niet hebt verkregen. 2.5 Jouw dossier Jouw talent coach bewaart je vertrouwelijke informatie (werkattesten, medische of andere attesten, verslagen) in jouw individuele dossier. Dit dossier volgt jou tijdens je studieloopbaan en je kan het altijd inkijken. Behalve het attest krijgt het opleidingsteam geen informatie uit jouw dossier, tenzij met jouw uitdrukkelijke toestemming. 2.6 Duur overeenkomst De overeenkomst is geldig gedurende één academiejaar. 2.7 Wanneer aanvragen Je doet een officiële aanvraag via een van de aanvraagformulieren (zie punt 3) binnen de vier weken na de start van het academiejaar of na je inschrijving en je bezorgt dit aan de talent coach. Een uitzondering op deze termijn bestaat voor die situaties die zich voordoen in de loop van een academiejaar. Als dergelijke wijzigingen zich voordoen, moet je je onmiddellijk richten tot de talent coach. Na jouw contact bezorgt de talent coach het voorstel tot attest aan het departementshoofd. Het departementshoofd beslist binnen de 15 werkdagen over de toekenning van de faciliteiten en ondertekent het attest in tweevoud. 3 Doelgroepen en faciliteiten 3.1 Studenten met functiebeperkingen Studeren in het hoger onderwijs met een functiebeperking is niet altijd eenvoudig. Daarom kan je faciliteiten aanvragen. Volgende studenten komen in aanmerking voor een aanvraag: studenten met een visuele beperking; studenten met een auditieve beperking; studenten met een motorische beperking; 5 P a g i n a

6 studenten met een chronische medische aandoening; studenten met geestelijke gezondheidsproblemen; studenten met een autisme spectrum stoornis; studenten met een meervoudige handicap; studenten met leerstoornissen (dyslexie, dysorthografie, dyscalculie) eventueel studenten met een andere beperking die niet wordt vermeld op deze lijst Bewijsstukken Als je beschikt over één van volgende documenten, dan voeg je een kopie daarvan toe aan je aanvraagformulier voor faciliteiten: een erkenning door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH); een G.On-attest; een erkenning van handicap van het Directoraat Generaal voor Personen met een handicap; een CLB-attest Als je niet beschikt over één van bovenstaande documenten, dan kan je faciliteiten aanvragen door een aangepast registratieformulier in te vullen. Hiervoor richt je je tot de talent coach van jouw departement Faciliteiten Iedere functiebeperking is anders en heeft andere gevolgen voor de onderwijssituatie. Daarom worden de onderwijsfaciliteiten waar nodig op maat gemaakt. De talent coach streeft hierbij naar een evenwicht: enerzijds moet je als student de eindcompetenties bereiken die de opleiding vooropstelt, anderzijds zijn er jouw mogelijkheden naar bijvoorbeeld tijdsbesteding, deelname aan onderwijsactiviteiten. Hieronder vind je een overzicht van mogelijke/redelijke faciliteiten die zowel betrekking hebben op onderwijs als op examens. Deze lijst is niet volledig. Het is ook zo dat je niet automatisch recht hebt op iedere faciliteit. Mogelijke faciliteiten voor onderwijsactiviteiten (volgen lessen, studiemateriaal, taken, stages, studietraject): mogelijkheden van en oplossingen voor afwezigheid; mogelijkheden om een onderwijsactiviteit vroeger te verlaten; elektronisch ter beschikking stellen van studiemateriaal; toestaan afwijkingen bij deadlines; mogelijkheid tot monitoraat op afspraak; verplaatsen van practica en/of stages; extra aandacht en ondersteuning in het kader van stages; flexibiliteit in het studieverloop/-tempo; communicatie naar lesgevers over specifieke aandachtspunten; toelating gebruik van hulpapparatuur in de lessen of op stage (PC, tolken, leesregel); wijzigen van contract of traject (bijvoorbeeld van diploma naar creditcontract) buiten de voorziene periodes; Mogelijke faciliteiten voor examens: aanpassen examenvorm aan individuele noden; flexibele examenplanning; 6 P a g i n a

7 mondelinge toelichting van het schriftelijk examen; check of vragen goed begrepen zijn; gebruik van PC toelaten, al dan niet met specifieke software; Voor deze aanvraag gebruik je het aanvraagformulier HOW01-AVRG- FUNCTIEBEPERKING. Je vindt dit formulier op de website ( Dokeos of bij je talent coach. 3.2 Studenten met specifieke sociale of individuele omstandigheden De combinatie van studeren in het hoger onderwijs met een andere tijdrovende bezigheid of een individuele omstandigheid in jouw privéleven is niet steeds eenvoudig. De belangen van beide activiteiten zijn soms tegenstrijdig. Daarom kan je faciliteiten aanvragen. Je kan faciliteiten krijgen omwille van specifieke sociale of individuele omstandigheden, zoals bijvoorbeeld: Zwanger- en ouderschap; tewerkstelling (arbeidscontract met minimum 50% prestaties op permanente basis); eventueel andere uitzonderlijke sociale en individuele omstandigheden Bewijsstukken Al naargelang van het soort omstandigheid waarvoor je faciliteiten aanvraagt, zullen de bewijsstukken verschillend zijn, maar steeds gaat het om een bewijsstuk door een bevoegde instantie ter zake, zoals een doktersattest bij zwangerschap Faciliteiten Elke situatie is anders en kan andere gevolgen hebben voor de onderwijssituatie. Daarom worden de onderwijsfaciliteiten, waar nodig, op maat gemaakt. De talent coach streeft hierbij naar een evenwicht: enerzijds moet je als student de eindcompetenties bereiken die de opleiding vooropstelt, anderzijds zijn er jouw mogelijkheden naar bijvoorbeeld tijdsbesteding, deelname aan onderwijsactiviteiten. Hieronder vind je een overzicht van mogelijke/redelijke faciliteiten die zowel betrekking hebben op onderwijs als op examens. Deze lijst is niet volledig. Het is ook zo dat je niet automatisch recht hebt op iedere faciliteit. Mogelijke faciliteiten voor onderwijsactiviteiten (volgen lessen, studiemateriaal, taken, stages, studietraject): mogelijkheden van en oplossingen voor afwezigheid; mogelijkheden om een onderwijsactiviteit vroeger te verlaten; elektronisch ter beschikking stellen van studiemateriaal; mogelijkheid tot monitoraat op afspraak; toestaan afwijkingen bij deadlines; verplaatsen van practica en/of stages; flexibiliteit in het studieverloop/-tempo; communicatie naar lesgevers over specifieke aandachtspunten; wijzigen van contract of traject buiten de voorziene periodes; 7 P a g i n a

8 Mogelijke faciliteiten voor examens: aanpassen examenvorm aan individuele noden; flexibele examenplanning; Voor deze aanvraag gebruik je het aanvraagformulier HOW02-AVRG- OMSTANDIGHEDEN. Je vindt dit formulier op de website ( Dokeos of bij je talent coach. 3.3 Topsportstudenten De combinatie van topsport en studeren in het hoger onderwijs is een hele uitdaging. De belangen van beide activiteiten zijn soms tegenstrijdig. Om je te helpen studie en topsport te combineren, kan je bepaalde faciliteiten aanvragen. Dankzij het statuut van topsporter kan je jouw sport op hoog niveau blijven beoefenen en tegelijkertijd een diploma hoger onderwijs behalen. Volgende studenten kunnen een aanvraag tot erkenning indienen: studenten die officieel erkend zijn als topsporter of beloftevolle jongere door het Belgisch Olympisch Interfederaal Comité (BOIC); studenten die officieel erkend zijn als topsporter door het Vlaams Bureau Topsport (VBT-BLOSO); studenten die erkend zijn als topsporter bij een door de Vlaamse Gemeenschap erkende sportfederatie; studenten die aangeduid zijn als kandidaat-deelnemer aan een studentenwereldkampioenschap of Universiade; studenten die geselecteerd zijn voor deelname aan een EK of WK (individueel), voor de nationale ploeg of Europabeker (ploeg). studenten die behoren tot een ploeg in eerste of tweede nationale klasse, of tot een ploeg in ere- of eerste divisie, of tot een nationale juniores- of senioresploeg, of tot de top 20 in België in een individuele sport Bewijsstukken Volgende bewijsstukken en/of attesten zijn geldig: een officiële erkenning als topsporter door het Belgisch Olympisch Interfederaal Comité (BOIC); een officiële erkenning als topsporter door het Vlaams Bureau Topsport (VBT- BLOSO) of door een door de Vlaamse Gemeenschap erkende sportfederatie; een attest van aanduiding voor deelname aan studentenwereldkampioenschappen of selectie voor deelname aan EK, WK, nationale ploeg of Europabeker; een attest van het behoren tot een ploeg in eerste of tweede nationale klasse, of tot een ploeg in ere- of tweede divisie, of tot een nationale juniores- of senioresploeg, of tot de top 20 in België in een individuele sport. Je voegt deze bewijsstukken en/of attesten toe aan je aanvraagformulier voor faciliteiten Faciliteiten Iedere topsport is anders en kan andere gevolgen hebben voor de onderwijssituatie. Daarom worden de onderwijsfaciliteiten waar nodig op maat gemaakt. De talent coach streeft hierbij naar een evenwicht: enerzijds moet je als student de eindcompetenties 8 P a g i n a

9 bereiken die de opleiding vooropstelt, anderzijds zijn er jouw mogelijkheden naar bijvoorbeeld tijdsbesteding, deelname aan onderwijsactiviteiten. Hieronder vind je een overzicht van mogelijke/redelijke faciliteiten die zowel betrekking hebben op onderwijs als op examens. Deze lijst is niet volledig. Het is ook zo dat je niet automatisch recht hebt op iedere faciliteit. Faciliteiten voor onderwijsactiviteiten (volgen lessen, studiemateriaal, taken, stages, studietraject): mogelijkheden van en oplossingen voor afwezigheid; mogelijkheden om een onderwijsactiviteit vroeger te verlaten; elektronisch ter beschikking stellen van studiemateriaal; mogelijkheid tot monitoraat op afspraak; toestaan afwijkingen bij deadlines; verplaatsen van practica en/of stages; flexibiliteit in het studieverloop/tempo; Faciliteiten voor de examens: aanpassen examenvorm aan individuele noden; flexibele examenplanning; Voor deze aanvraag gebruik je het aanvraagformulier HOW03-AVRG-SPORT- CULTUUR. Je vindt dit formulier op de website ( Dokeos of bij je talent coach. 3.4 Studenten met een cultuurstatuut Culturele activiteiten combineren met studeren in het hoger onderwijs is vaak een ware act. De belangen van beide activiteiten zijn soms tegenstrijdig. Daarom kan je faciliteiten aanvragen. Dankzij het cultuurstatuut kan je op hoog niveau culturele activiteiten uitoefenen en tegelijkertijd een diploma hoger onderwijs behalen. Studenten die een artistiek engagement op hoog niveau beoefenen, dat zich afspeelt binnen een erkende kunst- en/of culturele (beroeps)organisatie, kunnen een aanvraag tot erkenning indienen Bewijsstukken Als je contractueel verbonden bent aan kunst- en/of culturele organisaties, dan bezorg je een kopie van je contract. Als je hier niet over beschikt, kan je eventueel faciliteiten verkrijgen door een portfolio in te dienen, waarin je aantoont dat je gedurende het academiejaar gemiddeld minstens 20 uur per week actief bezig bent met je kunstbeoefening of culturele activiteit. Je voegt je contract of portfolio toe aan je aanvraagformulier voor faciliteiten Faciliteiten Elk cultuurstatuut is anders en kan andere gevolgen hebben voor de onderwijssituatie. Daarom worden de onderwijsfaciliteiten, waar nodig, op maat gemaakt. De talent coach streeft hierbij naar een evenwicht: enerzijds moet je als student de eindcompetenties bereiken die de opleiding vooropstelt, anderzijds zijn er jouw mogelijkheden naar bijvoorbeeld tijdsbesteding, deelname aan onderwijsactiviteiten. 9 P a g i n a

10 Hieronder vind je een overzicht van mogelijke/redelijke faciliteiten die zowel betrekking hebben op onderwijs als op examens. Deze lijst is niet volledig. Het is ook zo dat je niet automatisch recht hebt op iedere faciliteit. Faciliteiten voor onderwijsactiviteiten (volgen lessen, studiemateriaal, taken, stages, studietraject): mogelijkheden van en oplossingen voor afwezigheid; mogelijkheden om een onderwijsactiviteit vroeger te verlaten; elektronisch ter beschikking stellen van studiemateriaal; mogelijkheid tot monitoraat op afspraak; toestaan afwijkingen bij deadlines; verplaatsen van practica en/of stages; flexibiliteit in het studieverloop/tempo; Faciliteiten voor de examens: aanpassen examenvorm aan individuele noden; flexibele examenplanning; Voor deze aanvraag gebruik je het aanvraagformulier HOW03-AVRG-SPORT- CULTUUR. Je vindt dit formulier op de website ( Dokeos of op het studentensecretariaat. 3.5 Studenten met een mandaat in een bestuurs- of adviesorgaan van HOWEST en/of de associatie Universiteit Gent Studenten die verkozen werden en bijgevolg een mandaat opnemen in een bestuurs- of adviesorgaan van HOWEST en/of de associatie Universiteit Gent, kunnen een aanvraag tot erkenning indienen Bewijsstukken Volgende bewijsstukken zijn geldig: in geval van studentenraad, departementsraad, raad van bestuur of SOVOWES: de officiële verkiezingsuitslag; in geval van associatiewerkgroepen: attest van de voorzitter van de betreffende werkgroep of een officieel verslag van de werkgroep (met vermelding van aanwezigheden) Je voegt dit bewijsstuk toe aan je aanvraagformulier voor faciliteiten Faciliteiten Faciliteiten voor onderwijsactiviteiten (volgen lessen en stages): mogelijkheden van en oplossingen voor afwezigheid (eventueel ook tijdens stage); mogelijkheden om een onderwijsactiviteit vroeger te verlaten; verplaatsen van practica. Voor deze aanvraag gebruik je het aanvraagformulier HOW04-AVRG-MANDATEN. Je vindt dit formulier op de website ( Dokeos of bij je talent coach. 10 P a g i n a

11 3.6 Studenten met een politiek mandaat Iedereen die tijdens politieke verkiezingen werd verkozen en dit minstens op niveau van gemeente (dus ook stad, OCMW en parlement - Vlaams federaal - Europees) kan een aanvraag tot erkenning indienen Bewijsstukken Volgend bewijsstuk is geldig: De officiële verkiezingsuitslag Je voegt dit bewijsstuk toe aan je aanvraagformulier voor faciliteiten Faciliteiten Faciliteiten voor onderwijsactiviteiten (volgen lessen en stages): mogelijkheden van en oplossingen voor afwezigheid (eventueel ook tijdens stage); mogelijkheden om een onderwijsactiviteit vroeger te verlaten; verplaatsen van practica. Voor deze aanvraag gebruik je het aanvraagformulier HOW04-AVRG-MANDATEN. Je vindt dit formulier op de website ( Dokeos of bij je talent coach. 4 Bijkomende ondersteuningsmogelijkheden Het kan zijn dat de bijzondere omstandigheden waarin je je studies doorloopt, nog andere noden eisen dan die in verband met jouw studieverloop. Hiervoor kan je steeds terecht bij Sovowes vzw, de studentenvoorzieningen van HOWEST. Sovowes kan je bijstaan voor alle vragen die niet onmiddellijk iets met de inhoud van je studies te maken hebben. Je kan bij een campusmedewerker aankloppen voor financiële steun en advies, een babbel, een doorverwijzing naar een gespecialiseerde dienst of naar een training, hulp bij je zoektocht naar huisvesting, vragen over mobiliteit, enz. Daarnaast is het mogelijk dat je naast de faciliteiten waarvoor je in aanmerking komt, extra studie-ondersteuning wenst omtrent het leren leren. Hiervoor kan je terecht bij de studiecoach (=studiebegeleider) van jouw departement en dit volledig kosteloos. Je vindt zijn/haar contactgegevens onder hoofdstuk 6. 5 Aantekenen beroep De aanvrager kan bij de ombudspersoon beroep aantekenen over het verloop en de uitkomst van de procedure. De ombudspersoon handelt de beroepsprocedure af. 11 P a g i n a

12 6 Contact 6.1 Talent coaches Departement Aanspreekpunt Telefoon HIEPSO Kortrijk PIH Kortrijk Simon Stevin - Brugge Laurence Dhaene laurence.dhaene@howest.be Hanne Bossaer hanne.bossaer@howest.be Ilse Mestdagh ilse.mestdagh@howest.be / / (nummer actief vanaf 15/09) Lerarenopleiding/Vesalius- HISS campus Brugge Lerarenopleiding/Vesalius- HISS campus Oostende Hanne Bossaer hanne.bossaer@howest.be Hanne Bossaer hanne.bossaer@howest.be 0473/ / Sovowes-medewerkers Departement SOVOWES-medewerker Telefoon Hiepso Kortrijk PIH Kortrijk Simon Stevin Brugge Lerarenopleiding/Vesalius- HISS campus Brugge Lerarenopleiding/Vesalius- HISS campus Oostende Celine Ver Eecke celine.ver.eecke@howest.be Bjorn Thienpont bjorn.thienpont@howest.be Han Crevits han.crevits@howest.be Chris Mestdagh chris.mestdagh@howest.be Hanne Bossaer hanne.bossaer@howest.be Studiecoaches (= studiebegeleiders) Departement Studiebegeleider Telefoon Hiepso Kortrijk PIH Kortrijk Simon Stevin Brugge Laurence Dhaene laurence.dhaene@howest.be Industriële wetenschappen: Philippe Bocher philippe.bocher@howest.be MCT: Ivo De Pauw ivo.de.pauw@howest.be Walter Vanparys walter.vanparys@howest.be Lerarenopleiding/Vesalius- Lerarenopleiding: Christiane Dedrie: 12 P a g i n a

13 HISS campus Brugge Lerarenopleiding/Vesalius- HISS campus Oostende Christiane Dedrie Toegepaste psychologie: Walter Vanparys Walter Vanparys Walter Vanparys: P a g i n a